LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT DINAMIS

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH

MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MYSQL

Disusun oleh :

Nama : Luky Triohandoko

Nim : 4112311002

Jurusan/Prodi : Matematika/Staterkom D3

JURUSAN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2013

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan telah disahkan oleh pihak Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah dan pihak Jurusan Matematika Universitas Negeri Semarang.

Hari :

Tanggal :

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Program Studi Staterkom, D3 Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

Putriaji Hendikawati, S.Si.,M.Pd.,M.Sc Sri Purwaningrum,A.Md

NIP 198208182006042001 NIP 196910141990031001

Mengetahui,

Ketua Jurusan Matematika Kasubbag Umum dan Kepegawaian

FMIPA UNNES Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

Drs. Arief Agoestanto, M.Si Susilo Adi, S.E.,M.Si

NIP 196807221993031005 NIP 195902181992031002

ii

ABSTRAK

Luky Triohandoko, “Sistem informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL”.

Semarang. Laporan PKL, Program Studi D3 Staterkom, Jurusan Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Semarang, 2013.

Universitas Negeri Semarang melalui prodi Staterkom berusaha mewujudkan upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan kualitas kerja melalui salah satu program yaitu Praktik Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan PKL ini dilaksanakan di instansi atau perusahaan, dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan alasan pemilihan tempat praktek kerja lapangan karena penulis ingin mencari suatu pengalaman baru dan ingin membuktikan sejauh mana prodi statistika terapan dan komputasi dapat memberikan kontribusi di dunia kerja selain bidang pengolahan data statistik dan komputasi.

Metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah metode observasi dengan mengamati langsung bagaimana proses perekapan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah berlangsung.

Setelah mengetahui prosedur sistem perekapan secara manual penulis mengaplikasikannya dalam bentuk aplikasi menggunakan software Visual Basic 6.0 yang digunakan untuk membuat form aplikasi dan MySQL Query browser sebagai tempat penyimpanan data.

Kesimpulan yang diperoleh dari kegiatan ini adalah dengan adanya penggunaan sistem secara terkomputerisasi, pengguna akan menjadi lebih mudah ketika melakukan perekapan, pencarian, pengeditan data surat yang masuk dan keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah. Adapun Saran yang dapat di berikan adalah untuk penulis berikutnya diharapkan membuat projek yang berbeda dan mencari suatu terobosan baru guna mempermudah proses kerja dilapangan.

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan pada kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga laporan kerja

praktek dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 dan

dapat terselesaikan dengan baik. Kerja praktek ini merupakan salah satu mata

kuliah wajib yang harus ditempuh oleh mahasiswa jurusan Matematika prodi

Statistik Terapan dan Komputasi D3–UNNES pada semester lima. Laporan

kerja praktek ini disusun berdasarkan tugas yang diberikan yaitu membuat

sistem informasi kearsipan surat dinamis dengan menggunakan aplikasi visual

basic 6.0 yang diintegrasikan dengan MySQL.

Dalam penyelesaian tugas ini tentunya tidak lepas dari bantuan

pembimbing kerja praktek, dosen pembimbing, segenap karyawan di Dinas

Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dan semua pihak yang terkait dalam

membantu kelancaran kegiatan praktek kerja di lapangan. Penulis sadar laporan

kerja praktek ini masih kurang sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan

adanya kritik dan saran dari semua pihak demi kesempurnaan laporan kerja

praktek. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca terutama pada

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.

Semarang, September 2013

Penyusun

iv

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………………i

HALAMAN PENGESAHAN…………………………………………………………………ii

ABSTRAK……………………………………………………………………………………iii

KATA PENGANTAR………………………………………………………………………..iv

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………..v

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………….1

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………………….1

1.2 Tempat dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan……………………………………………...2

1.3 Perumusan dan Batasan masalah…………………………………………………………..3

1.4 Metodologi………………………………………………………………………………...4

1.5 Sistematika Penulisan……………………………………………………………………...4

BAB II ISI……………………………………………………………………………………..6

2.1 DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH…………………………..6

2.1.1 Sejarah Dinas Pendidikan Jawa Tengah……………………………………6

2.1.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Jawa Tengah…………………………….7

2.1.3 Gambaran Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah ……………………………………………………..7

2.2 TEORI PENUNJANG ...........................................................................................9

2.2.1 Program………….........................................................................................9

2.2.2 Data …………...............................................................................................9

2.2.3 Sistem Basis Data .........................................................................................9

2.2.4 SQL .............................................................................................................11

2.2.5 Kearsipan ....................................................................................................11

v

2.2.6 Fungsi Surat ................................................................................................14

2.2.7 Pengurusan Surat Masuk …………………………………………………15

2.2.8 Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi

Jawa Tengah...............................................................................................16

2.2.9 Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi

Jawa Tengah………...................................................................................17

2.3 PROSES PENGINSTALAN SOFTWARE…………………………..................18

1. Microsoft Visual Basiv 6.0 ..…………………………………………………18

2. MySQL Query Browser………………………………………………………21

3. VB MySQL Direct……………………………………………………………22

2.4 DESAIN APLIKASI…………………………………………………………….23

2.4.1 Desain Tabel……………………………………………….……………...23

2.4.1.1. Tabel Surat Masuk……..……………………….………………..23

2.4.1.2. Tabel Surat Keluar.……..………………………………………..23

2.4.2 Desain Form Aplikasi pada Visual Basic 6.0…………….……………….24

2.4.2.1. Menu Login…….………………………………………………...25

2.4.2.2. Menu Input Surat Masuk……………………….………………..26

2.4.2.3. Proses Penggunaan Menu Surat Masuk..……….………………..27

2.4.2.4. Menu Input Surat Keluar ……………………….……………….32

2.4.2.5. Proses Penggunaan Menu Input Surat Keluar …………………..33

2.4.2.2. Menu Rekapan Surat…..……………………….………………...38

2.4.2.3. Proses Penggunaan Menu Rekapan Surat…..….………………...39

BAB III PENUTUP…………………………………………………………………………..41

A. Simpulan………………………………………………………………….41

B. Saran……………………………………………………………………...42

vi

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………..43

LAMPIRAN………...……………………………………………………………………….viii

vii