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Centre Africain d'études supérieures en gestion CESAG DAKAR SENEGAL
Contribution à l'amélioration de la
planification et la réalisation des supervisions
au district sanitaire sud de la région médicale de
Dakar au Sénégal
Mémoire de fin d'études pour l'obtention du diplôme d'études supérieures en gestion des services de santé (spécialisation gestion des programmes de santé)
Présenté et soutenu pub6quement il Dakar le 10 Juin 2000
par
Ousmane IBRAHIM
Formation réalisée grâce à un financement de :
L'OMS
DEDICACE
A
Ma sœur Mme Ouédraogo Makosso Adama dite Stélla.
qui n'a ménagé aucun effort dans le cadre de la préparation de la présente formation.
mais surtout pour nous avoir mis, ma fille et moi dans des conditions de vie excellentes
durant notre séjour à Dakar.
A
Mon père,
Ma mère,
Mon épouse et mes enfants
Pour toute l'affection que j'ai pour eux, la solidité de notre union et surtout pour le courage
qu'ils ont eu en affrontant ces durs moments de séparation.
A
Mes frères et sœurs,
Abdoulaye, Oumarou, Kadidiatou et Hassana.
Pour les encourager à poursuivre leurs efforts et à prendre l'exemple que je leur donne pour
qu'ils se perfectionnent d'avantage.
A
Mon beau-frère Makosso Jean Paul,
Mes neveu.x Sonia et Habib.
Pour les moments agréables que nous avons passé ensemble et surtout pour la chaleur
familiale que j'ai retrouvé avee eux
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 2
REMERCIEMENTS
Au terme de notre formation en gestion des serviees de santé, nous tenons à adresser nos
sincères remerciements à tous ceux qui de près ou de loin nous ont apporté leur soutien.
Il s'agit particulièrement:
De L'OMS qui a bien voulu nous accorder une bourse dans le cadre de cette formation.
Du Dr Mo MENA éconbmiste de la Santé, conseiller régional Afrique de l'OMS.
Pour la qualité de son encadrement, sa disponibilité permanente, l'expérience dont' il nous a
fait bénéficiée et sa grande sagesse qui nous servira d'exemple.
De Madame Laurence CODJIA, administratrice de la santé, chef du département santé au
cesag de Dakar. Pour nous avoir suivis patiemment et sans relâche durant toute notre
formation, et au cours de ce travail. Nous lui sommes très reconnaissant pour tous les outils
q' elle nous a fourni pour faire face à la vie et aux responsabilités qui nous seront confiées.
Du Docteur Léontine NGNASSOU spécialiste en santé publique, Pédiatrie et suivi
évaluation, Enseignante permanente au cesag de Dakar. Pour nous avoir encadrés sur le
terrain, pour la qualité de sa contribution dans l'élaboration de ce travail et pour le soutien
moral qu'elle nous a toujours apporté durant cette formation.
Du Docteur Moustapha DIENG pneumologue, Médecin chef du district sud de Dakar.
sans lequel ce travail n'aurait jamais pu être réalisé. Nous tenons très particulièrement à le
remercier pour sa grandeur d'esprit, sa disponibilité et sa générosité, enfin nous tenons à lui
présenter toutes nos excuses pour le préjudice moral qu'il a éventuellement subi au cours de
ce travail.
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 3
Du Docteur Abdoulaye L Y spécialiste en santé publique Médecin chef de la région
médicale de Dakar. Pour l'attention particulière qu'il a apportée à notre travail, son jugement
critique et toutes les dispositions qu'il a pris pour nous faciliter la tâche au niveau de la
région médicale et des districts sanitaires de Dakar.
Du Docteur Fatoumata DIA W ARA spécialiste en santé publique, Médecin chef du secteur
des grandes endémies de la région médicale de Dakar. Pour avoir contribuée à la réalisation de
notre travail mais aussi pour son soutien moral et sa grande disponibilité. Son expérience en
matière de supervision nous a beaucoup aidé à améliorer notre travail.
Du Docteur Colette GESLINE assistante au projet basics pour aVOIf accepté
d'examiner notre travail. Son expérience en matière de supervision nous a beaucoup aidé.
Du Docteur Fodé DIOUF Spécialiste en planification sanitaire, directeur adjoint de
la Cellule d'Appui et de Suivi du Plan de développement intégré de la santé au Sénégal. Pour
les précieux conseils et les bonnes orientations qu'il nous a apportées au cours de notre
travail.
Du Docteur Tankari KADRI Représentant de l'OMS au Sénégal. Pour tout le soutien
moral et matériel que sa famille et lui-même nous ont apportés dans le cadre de notre
formation et durant tout notre séjour à Dakar.
De M. Alioune NDIA YE: Juriste au conseil d'Etat de la république du Sénégal, enseignant
au cesag pour la qualité de son enseignement, son ouverture d'esprit, et tout le concours qu'il
nous a porté pour nous faciliter le séjour à Dakar.
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De Mme Fatimata GUEYE Secrétaire, assistante au département santé du cesag. Pour sa
grande disponibilité, sa patience mais surtout pour son courage au travail et le soutien
moral qu'elle nous a apporté tout le long de notre formation.
De L'ENSEMBLE du personnel administratif et enseignant du cesag pour les multiples
services qu'ils nous ont rendu durant toute la période de notre formation.
De l'ensemble de l'équipe cadre de la région médicale de Dakar pour nous avoir acceptés
permis eux en tant que frère et collègue de travail. leurs contributions à ce travail ont été
très précieuses.
De l'ensemble des médecins chefs des districts sanitaires de la région médicale de dakar.
pour nous avoir accordé du temps et pour avoir accepté de nous donner des informations qui
ont servi dans le cadre de ce travail.
Du personnel du distriet sanitaire sud de Dakar en particulier les superviseurs avec
lesquels nous avons durement travaillé sur le terrain dans une ambiance de
fraternité et de complémentarité. le présent travail est aussi le leur car ils n'ont ménagé
aUC1Ul effort pour permettre sa réalisation
Nous ne saurons oublier nos collègues de la neuvième promotion DSGS avec lesquels nous
avons évolué tout le long de la formation. En particulier mes amis les docteurs Mamadou
Cellou DIALLO de la Guinée et Jean NIZIGAMA du Burundi avec lesquels nous avons
passé des moments agréables de travail et de détel1te.
Que toutes ces personnes trouvent à travers ce travail la manifestation de notre profonde
gratitude, et de notre grande estime.
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TABLE DES MATIERES
Pages
Définition des sigles utilisés Liste des graphiques et annexes
8 9
INTRODUCTION 10
CHAPITRE· 1: LE CONTEXTE GENERAL 13
1.1 Présentation de la région médicale de Dakar. 1.2 Présentation du district sanitaire sud.
CHAPITRE II: LA METHODOLOGIE.
2.1 La nature de la recherche. 2.2 L'activité cible et le choix du lieu. 2.3 La population cible. 2.4 Les instruments de l'enquête. 2.5 Les difficultés rencontrées. 2.6 Le plan d'analyse des données.
CHAPITRE III: LA PROBLEMATIQUE
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28
3.1 La présentation du problème. 29 3.1.1 Les manifestations du problème. 3.1.2 L'ampleur du problème. 3.1.3 Les conséquences du problème.
3.2 L'analyse du problème. 35 3.2.1 Le processus d'exécution de la supervision au
district sud de Dakar. 3.2.2 L'examen du processus de planification de la supervision
au district sud de Dakar. 3.2.3 Comparaison avec le processus indiqué par l'OMS.
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3.3 L'analyse des causes.
3.3.1 La revue de la littérature. 3.3.2 Les causes qui ressortent de l'enquête. 3.3.3 Le tableau eauses effets. 3.3.4 La détermination des eau ses prioritaires.
CHAPITRE IV: LA RESOLUTION DU PROBLEME.
4.1 Le tableau des causes et solutions. 4.2 Les solutions retenues dans le eadre de notre travail.
57 4.3 Le plan de mise en œuvre.
4.3.1 Le but, les problèmes, les objectifs et les stratégies. 4.3.2 L'analyse de faisabilité 4.3.3 Les activités, responsables et le ealendrier
d'exécution 4.3.4 Les ressources humaines. 4.3.5 Les ressources matérielles. 4.3.6 Les indicateurs d'évaluation.
4.4 La mise en œuvre.
CHAPITRE V : L'EVALUATION.
5.1 Les résultats de la mise en œuvre. 5.2 L'impact de la recherche sur le personnel.
CONCLUSION
RECOMMANDATIONS
BIBLIOGRAPHIE.
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59
67
69
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DEFINITION DES SIGLES UTILISES
C.D.D Comité départemental de développement.
CPRS Centre de protection et de récupération sociale.
DSS District Sanitaire Sud
ECD Equipe cadre de district.
I.E.C Information Education Communication.
OMS Organisation Mondiale de la Santé.
ONG Organisation non Gouvernementale.
PDDS Plan de Départemental du district sanitaire.
PDIS Plan de Développement Intégré de la Santé.
PClME: Prise en Charge Intégrée des Maladies de l'Enfant.
SSP Soins de Santé Primaires.
SMIIPF: Santé Maternelle et Infantile / Planning Familial.
SIG Système d'information pour la gestion.
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LISTE DES TABLEAUX, GRAPHIQUE ET ANNEXES
1 les tablea ux :
1.1 Le tableau des causes et solutions.
1.2 Le tablcau dcs causes et des effets.
II Les Graphiques:
2.1 le Graphique des écarts observés en matière de réalisation des supervisions au niveau de quatre districts sanitaire sur trois ans.
2.2 Le Graphique des écarts observés en matière de réalisation des supervisions au niveau du district sud.
III Les Annexes:
3.1 Le questionnaire adressé aux superviseurs.
3.2 Le Formulaire de l'entretien avec le médecin chef.
3.3 Le Formulaire de l'entretien avec le personnel.
3.4 Les résultats du questionnaire.
3.5 Les résultats des formulaires d'entretien
3.6 L'Organigramme du district sanitaire sud.
3.7 Le calendrier et le diagramme de Gantt selon Microsoft Project
3.8 La grille du focus groupe.
3.9 La carte du district sanitaire sud.
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INTRODUCTION
La santé est considéréc comme un droit fondamental de chaque individu, la sourcc dc son
complet état de bien être, de son épanouissement moral, physique et psychique .. Elle occupc
une place très importante dans notre monde contemporain et plus particulièrement dans les
pays en développement où les indicateurs sanitaires sont peu reluisants. Elle apparaît comme
un facteur d'équilibre socio-économique et de développement mais aussi comme un facteur de
solidarité nationale et internationale à travers des aides locales, bilatérales et multilatérales.
C'est pourquoi le secteur de la santé bénéficie dans tous les pays en développement, d'une
attention particulière tant du côté des pouvoirs publics que des populations. Les nombreuses
rencontres sur la santé en sont les témoins, nous citerons par exemple la conférence d'Alma
Ata en 1977, sur les soins de santé primaire, celle de Lusaka en 1985 sur le scénario de
développement sanitaire en trois phases et celle de Bamako en 1988 sur l'Initiative de
Bamako.
Ces rencontres, particulièrement celles tenues en Afrique visent aussi bien la
bonne marche du secteur santé; son efficacité que son adaptation aux réalités socioculturelles
du continent, par des réformes dans ses systèmes de santé. Les changements annoncés
dans les réformes ont pour souci commun d'offrir à tous et partout en Afrique les meilleures
conditions d'accessibilité à des services de santé de bonne qualité.
Une approche de décentralisation des systèmes de santé est amorcée dans le cadre de ces
reformes, elle est centrée sur les hôpitaux et les districts sanitaires. Au fur et à mesure que
l'on avance dans ce processus, on observe de plus en plus que d'autres problèmes apparaissent
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 10
à propos de la performance des districts sanitaires. Ces préoccupations intéressent toutes
les dimensions de la performance en particulier celle de l'efficacité des districts à mettre en
œuvre les plans de supervision. ( Monékosso Réf nO 5 )
La supervision dans le domaine de la santé est définie par plusieurs experts de l'Organisation
Mondiale de la Santé comme une fonction de gestion et de leadership caractérisée par un
ensemble d'activités et de comportements visant à s'assurer que le personnel a accompli ses
misions avec efficacité et enthousiasme. ( A.. Franklin Réf nO 1 )
Souvent confondu avec l'inspection qui est un contrôle et une surveillance rigoureuse de
l'utilisation des ressources, de l'exécution des activités et du rendement, la supervision
s'adresse aux ressources humaines et met plus l'accent sur l'assistance et l'appui pour une
meilleure qualité des prestations. La tendance actuelle vise à la dissocier du processus de
détection de fautes et d'administration de sanctions.
Dans le cadre de la stratégie santé pour tous d'ici à l'an 2000 il était déjà indiqué
dans le volet santé pour tous que" les personnels de la santé de toutes les catégories selon les
besoins du pays devront être motivés et mobilisés par des supervisions régulières" (OMS 1981
la supervisions à tous les niveaux de la pyramide sanitaire p Il ). C'est donc ainsi qu'il est
unanimement admis que la réalisation effective des supervisions peut contribuer à l'atteinte
des objectifs visés dans les plans de développement sanitaire.
Au Sénégal le système de santé est composé de trois niveaux (les structures centrales,
régionales, et les districts sanitaires ). On retrouve dans tous les plans de développement
sanitaire du pays une rubrique consacrée à la supervision. Les cadres du niveau central sont
chargés de la supervision de ceux du niveau régional, ceux du niveau régional supervisent le
personnel des districts sanitaires et les responsables des districts supervisent les agents des
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 Il
centres et postes de santé. Il est à noter aussi qu'au Sénégal Le concept de l'intégration
s'applique à la supervision pennettant ainsi l'association de plusieurs niveaux et de plusieurs
domaines d'activités au cours de certaines sessions de supervision.
Il est généralement admis que tout plan de développement sanitaire se traduit dans les faits par
la mise en œuvre des plans opérationnels au sein desquels on trouve un micro plan de
supervision correspondant à une étape fondamentale dans le processus de sui vi, et
d'amélioration continue de la performance des services de santé.
Au Sénégal les nonnes figurant dans le plan national de développement sanitaire indiquent
pour les districts sanitaires une prévision idéale d'une supervision par mois et par poste de
santé soit douze supervisions par an et par poste. ( le PDIS du Sénégal ).
La supervision à une importance particuliére au niveau du district qui constitue un cadre de
mise en œuvre des soins de santé primaires et des plans opérationnels. Mais c'est aussi là que
les responsables sanitaires semblent avoir plus de difficultés pour réaliser les supervisions
programmées dans le cadre de leurs plans d'action.
Notre travail à pour but d'examiner la nature et les causes des difficultés rencontrées dans la
réalisation des supervisions programmées au niveau du district sanitaire sud de la région
médicale de Dakar et de contribuer à y apporter des solutions appropriées.
J. Ousmane 9 e promo/ion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 12
1.1 LA REGION MEDICALE DE DAKAR
Avec une superficie de 550 kilomètres carrés, la région de Dakar constitue l'aire de
couverture de la région médicale, c'est une presqu'île abritant la capitale du Sénégal. Ville à
position stratégique et carrefour international, la région de Dakar offre un climat côtier à deux:
saisons: sèche et pluvieuse. La région comporte trois départements (Dakar, Pikine, et
Rufisque), Une communauté urbaÎne, cmq communes, quarante-trois communes
d'arrondissement, deux communautés rurales et une commune rurale. La région abrite vingt
trOÎs pour cent de la population du Sénégal soit 2.012.303 habitants.
La région médicale de Dakar est située dans un espace d'environ mille mètres calTés sis au
quartier bel air. Actuellement la structure régionale est constituée de trois services, de cinq
bureaux régionaux, et huit districts sanitaires qui sont: les districts: centre, sud, ouest et nord
dans le département de Dakar; Pikine, Guédiawaye et Mbao dans le département de Pikine et
celui de Rufisque dans le département de Rufisque.
La région médicale dans ses attributions est chargée de veiller à la bonne planification et à
la mise en œuvre effective des activités programmées au niveau des districts sanitaires. Elle
est aussi chargée de coordonner et d'évaluer ces activités; à ce titre, elle est en principe
impliquée dans tout le processus de prévisions et réalisations des supervisions au niveau de
l'ensemble des structures sanitaires de la région.
Le bureau de la supervision permet à la région médicale de veiller à l'atteinte des objectifs
stratégiques, d'apporter des correctifs en cours d'exécution, de rationaliser son appui au niveau
périphérique, d'encadrer, de motiver le personnel et enfin de disposer d'informations pouvant
lui permettre de faire une synthèse sur le niveau de réalisation du plan régional de
développement sanitaire.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 14
Notons que la région médicale de Dakar comme toutes les autres régions dispose d'un plan
régional de développement sanitaire qni comprend entre autres la synthèse des plans de
développement sanitaire des districts. Dans son propre programme la structure régionale
prévoit de faire une supervision par trimestre el par distriet, or il semble que même à ce
niveau les prévisions ne sont pas entièrement réalisées.
1.2 LE DISTRICT SANITAIRE SUD DE DAKAR
Le district sud est situé dans la commune de la ville de Dakar, il couvre la zone de la terre
pleine constituée d'habitats essentiellement traditionnels. Le secteur plateau est constitué de
quatorze quartiers, celui de la Médina est constitué de plus de huit quartiers, le secteur de Bel
air est une zone industrielle et commerciale, et enfin il y à l'île de Gorée.
Le district couvre une population variant entre 250 000 et 300.000 habitants. Il est dirigé par
un médecin chef de district entouré d'une équipe cadre de district. Il dispose aussi d'un plateau
technique chargé de mettre en œuvre les actions de santé conformément au plan de
développement sanitaire du district (1996 - 2001) et aux différents plans opérationnels
annuels. sous la responsabilité et avec l'appui de la région médicale.
Au niveau du district, on trouve plusieurs types de structures:
• Un centre de santé de réference (au rond point de la poste de médina.)
• Des postes de santé ( Raffenel, Sandial, Gorée qui sont communaux, Bel air; Fass
Delorme qui relèvent du ministère de la santé. Enfin Saint Laurent à Gibraltar,
Saint Martin Rebeuss et Alfala à Colobane qui sont privés et confessionnels.)
• lin Centre de protection maternelle et infantile (la P.M.! de la médina)
• Une maternité au centre de santé.
Notons que depuis la décentralisation, toutes les structures du MSP sont sous la tutelle
de la municipalité de Dakar.
L Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 15
Les principales activités menées sont les suivantes:
Activités médico-sanitaires
Activités curatives
• Médicales, et de gynéco- obstétrique .
• Bucco-dentaires.
• Hospitalisation.
Activités préventives
• Consultations prénatales, post- natales
• Consultation de nourrissons sains.
• Consultation de planning familiale et santé de la reproduction.
• Assistance sociale.
• Vaccinations.
Autres activités médico-sanitaires
• Pharmacie, et laboratoire.
• Hygiène et assainissement
• Lutte contre les maladies en application des programmes nationaux (paludisme, diarrhées,
tuberculose etc.)
• Information, Education, Communication sur les problèmes de santé.
• Imagerie médicale (radiographie)
Activité d'administration et de gestion sanitaire:
• Planification des activités.
• Gestion des ressources.
• Statistique et épidémiologie.
• Formation du personnel
J. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 16
• Supervision des postes de santé .
• Coordination (rétmions, suivi )
Les structures de coordination sont:
1. Le comité de développement du département (CDD) présidé par le Préfet, ce comité
peut être convoqué à la demande des autorités sanitaires quand il se pose un problème
prioritaire de santé. Le comité est assisté par le chef du services des affaires sanitaires et
sociales de la mairie.
2. L'équipe cadre de district, présidé par le Médecin chef est composée du gestionnaire, du
pharmacien, des superviseurs, et du sous officier d'hygiène. Cette équipe doit se réunir
une fois par semaine et elle est chargée d'effectuer la supervision des postes de santé.
3. Le comité de coordination des structures sanitaires du district est présidé par le Médecin
chef du district. Il regroupe les Infirmiers chefs de postes, les présidents des comités de
santé, le représentant des centres de protection et de récupération sociale (CPRS), le sous
officier d'hygiène du district et les représentants des autres secteurs d'appui.
Hormis les structures citées plus haut on note la présence de plusieurs autres établissements
sanitaires dans la zone de couverture du district sanitaire sud il s'agit essentiellement:
- du centre hospitalier communal Abass NDAO
- des Hôpitaux nationaux et cliniques privés.
- des institutions et centres médico-sanitaires spécialisés.
des laboratoires et pharmacies privées.
- des cabinets médicaux et infinneries privées.
- des structures sanitaires militaires et paramilitaires
- des structures sociales et O.1'\.G à vocation socio-sanitaire.
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Toutes ces structures contribuent à l'amélioration de la couverture socio-sanitaire du district
sanitaire sud. La majorité de ces structures ne communiquent pas leurs statistiques ce qui
rend difficile l'appréciation de la couverture sanitaire et les besoins de supervision.
Actuellement la situation à tendance à s'améliorer grâce aux efforts menés par le Médecin
chef et son équipe. On constate que depuis 1999 certaines structures ont commencé
à transmettre des données coneement certaines activités. Il faut aussi noter que leur
participation s'accentue au niveau des campagnes de lutte contre les maladies ..
Le district sud dispose d'un plan de développement sanitaire (PDDS 1996 2001). Ce plan
a pour but l'amélioration de la vie socio-sanitaire de la population avce quatre objectifs
généraux et trente-cinq objectifs spécifiques dont la supervision.
Le contexte général dans lequel évolue le district sud de Dakar est à quelques différences
près le même que celui des autres districts sanitaires. Il faut cependant noter que:
1 Le district sud de Dakar contrairement aux autres districts de la région médicale a été crée
à partir de structures sanitaires préexistantes dont les tutelles étaient différentes. En
effet certains postes de santé relevaient du ministère de la santé publique, d'autres
étaient sous la tutelle de la mairie de Dakar et enfin il y a les postes sanitaires militaires et
confessionnels. Cette situation semblait poser des difficultés dans la gestion des
ressources, plus particulièrement les ressources humaines et financières.
2 La forte pression des populations citadines, qui demandent des services de qualité, fait
que les problèmes de santé et de gestion sont plus accentués.
3 La grande mobilité de la population rend difficile la maîtrise des cibles.
4 Le manque de coordination avec le niveau central se caractérise par de multiples
perturbations des activités du district sanitaire sud au point où j'on se demande s'il y a une
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Da!«Jr Juin 2000 18
communication sur les plans d'action entre toutes les parties concernées.
5 Les insuffisances dans la planification se traduisent par: l'absence de détail dans
la présentation des plans de supervision, malgré l'existence d'un canevas. La non
intégration des activités programmées par le niveau central et les programmes nationaux.
6 L'existence d'écarts défavorables, entre les prévisions et les réalisations des activités
de formation, de production de rapports, mais surtout de supervision.
7 Le système d'information et de gestion sanitaire n'est pas encore informatisé.
Le rapport annuel global des activités au niveau du district, et des postes de santé n'est
pas régulièrement effectué. Il y a aussi une insuffisance dans la circulation, le traitement
et le classement l'information.
S Les insuffisances dans la mobilisation et la gestion des ressources tel que la difficulté
de mobilisation et la non maîtrise des crédits de fonctionnement alloués par l'Etat et logés
au niveau de la mairie dans le cadre de la décentralisation, le retard dans la mise en
place des caisses d'avance pour la réalisation des activités de supervision et de formation,
les ruptures fréquentes des stocks (vaccins et produits contraceptifs en particulier ),
L'absence de certains outils de gestion tel que le budget de trésorerie, le bilan financier, et
la description des postes.
9 Les problèmes d'organisation du travail se caractérisent principalement, par l'absence
de calendrier de travail, l'absence de tableau de bord transcrit sur support, les difficultés
de gestion du temps face à la charge de travail (exemple du médecin chef manageur
clinicien ), et enfin l'insuffisance des réunions de coordination.
10 L'insuffisance des moyens de communication et de transport rendant difficile les
échanges avec les postes de santé et la réalisation de certaines activités. Hormis une
vieille ambulance affectée au centre de santé le district ne dispose que d'un seul véhicule.
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 19
Ces problèmes ne sont pas spécifiques au domaine de la planification et de la supervision
o(jjet de notre recherche au niveau du district sud de Dakar. Mais ils influencent
certainement la performance du district en particulier dans son efficacité à mettre en œuvre
les plans de supervision. L'actualité du problème de l'insuffisance de mise en œuvre des plans
de supervision vue sous l'angle des écarts entre les prévisions et les réalisations est apparue
comme un sujet de préoccupation au niveau de l'ensemble des responsables de la région
médicale et ceux du district sud,
En effet on constate après l'examen des bilans effectués par la région médicale que le niveau
d'exécution des plans de supervision est de 35 % au niveau de l'ensemble de la région
médicale. Ce faible niveau de réalisation se retrouve aussi dans plusieurs domaines d'activités
tel que la formation, la production des rapports périodiques, et la mobilisation des ressources
financières.
Le problème des écarts entre les prévisions et les réalisations a été souligné par l'ensemble
des responsables de la région médicale et des districts au cours de nos entretiens. Après un
inventaire rapide des supervisions réalisées nous avons pu constater que ce problème
varie selon les districts, les activités et les années.
Notre démarche consiste après cette constatation, à chercher une compréhension de ce
problème et les éléments qui sont en cause dans cette situation, afin de contribuer à la
réalisation effective de cette activité dans le cadre du plan opérationnel 2000 du district.
C'est l'acuité avec laquelle se pose le problème d'écart entre les prévisions et les réalisations
des supervisions du district sud qui a motivé le choix de notre sujet de mémoirc, Aussi nous
présentons dans le chapitre suivant les méthodes que nous avons utilisé pour mener cette
étude,
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 20
Dans ce chapitre consacré à la méthodologie, nous aborderons successivement les
points suivants: la nature de la recherche, l'activité cible, la population d'enquête, la
collecte des données, les diflieultés rencontrées, les avantages, les insuffisances et enfin la
méthode d'analyse,
2.1 La nature de la recherche:
Notre étude est de nature descriptive, de type associatif et causal. En effet d'une part elle
cherche à décrire le probléme de l'insuffisance de supervision au niveau du district
sanitaire sud tout en présumant une association de certains effets à des causes générales et
spécifiques. C'est surtout une recherche opératiOlmelle au cours de laquelle nous proposons
la mise en œuvre d'un plan d'action visant à corriger le problème de l'insuffisance de
la planification et de la réalisation des supervisions au DSS de Dakar.
2.2 L'activité cible et le choix du milieu d'étude:
L'objet de notre étude est la supervision du personnel des postes de santé, ce sont surtout
les aspects de la planification et le nombre de réalisation de cette activité qui sont visés. Le
choix de cette activité résulte d'une analyse d'opinion des responsables de la région
médicale, des districts sanitaires de la région et plus particulièrement du district sanitaire
sud.
Au cours d'une série d'entretiens que nous avons eu avec les responsables de la région
médicale, ceux des districts sanitaires et en particulier eeux du district sud, il est apparu
que la supervision est l'activité qui pose le plus de problème du fait de son irrégularité et de
sa faible fréquence. Nous avons ensuite mené une enquête rétrospective sur les rapports de
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supervisions, cela nous à permis de constater que le district sanitaire sud est celui qUi a le
moms réalisé les supervisions programmées dans les plans opérationnels durant les trois
dernières années. C'est donc ce qUi explique le choix du district sud dans cette étude.
2.3 La population cible.
Notre population cible est constituée de l'ensemble des superviseurs du district sanitaire
sud et de la région médicale, les responsables des postes de santé, les secrétaires et chauffeurs
du district. Nous, nous sommes adressés à eux parce que nous estimons qu'ils sont parmi
ceux qui peuvent nous donner des informations les plus sûres concernant le système
d'organisation de la supervision au niveau du district sanitaire sud.
Le médecin chef du district sud est la personne centrale de notre enquête, son rôle de dirigeant
de la structure lui confère la plus grande responsabilité dans le processus de la planification,
de l'organisation et de la réalisation de la supervision ; de ses connaissances, aptitudes et
attitudes dépendront la réalisation effective des supervisions au district sanitaire sud. Ce
sont les membres de l'équipe cadre qui constituent les superviseurs du district, il s'agit du
pharmacien, du gestionnaire, des deux sages femmes superviseurs SSP et SMVPF, de
l'assistante sociale et du sous officier d'hygiène. Les superviseurs de la région médicale sont
les correspondants de ceux du district ainsi le médecin chef du secteur des grandes endémies.
Les chefs de postes de santé et leurs responsables d'activités constituent le personnel
supervisé, il s'agit essentiellement de techniciens supérieurs de santé, sages femmes,
infirmières et agents de santé. C'est surtout à leur niveau que l'on observe les impacts de
l'insuffisance de supervision. La représentativité des secrétaires et chauffeurs se justifie par
leur implication dans la préparation et le déroulement des supervisions. Enfin les
instruments d'enquête varient selon les groupes de population.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 23
2.4 Les instruments de collecte des données.
Pour collecter les données qui nous ont permis d'identifier le problème de
l'insuffisance de supervision au niveau du district sanitaire sud, nous avons utilisé un
formulaire d'entretien adressé aux médecins chefs du district sud et de la région médicale
ainsi qu'aux superviseurs de ses structures. Ce formulaire est constitué uniquement de
questions ouvertes portant sur l'identité des intéressés, leurs qualifications, fonctions et les
problèmes que rencontrent Icurs structures.
La collecte s'est faite de manière instantanée après chaque entretien, l'analyse a consisté à un
recensement des problèmes, leur regroupement par domaine et la sélection du problème qui a
été le plus soulevé par les répondants. Le résultat de cette analyse a abouti comme
nous l'avons déjà vu à la sélection du problème d'insuftlsance de supervision au niveau du
district sanitaire sud au cours d'une réunion de synthèse tenue à la région médicale de Dakar.
Nous avons ensuite utilisé la technique de l'observation active au cours d'une session de
supcrvision. Cette technique préconisée par D. FLAHACLT et collaborateurs consiste à
regarder l'enquêté pendant l'exécution, à noter le déroulement et à apporter son assistance en
cas de nécessité ou de demande; l'enquêteur observe et participe souvent. Si cette méthode à
l'avantage de mettre en confiance les supervisés et de les corriger pendant l'action, elle ne
permet pas à l'enquêteur de noter le maximum d'observations.
Nous avons observé et pris des notes pendant la phase préparatoire durant deux semaines et
pendant la phase d'exécution de la supervision sur le terrain durant dix jours. Notons que
durant l'exécution nous avons utilisé un autre formulaire d'entretien à question ouverte pour
avoir les points de vue des supervisés sur les dlets de "insuffisance des supervisions,
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 24
Pour compléter les données ayant servi à l'analyse des causes nous avons utilisé un
questionnaire à questions fermées, adressé à l'ensemble des superviseurs du district sud et de
la région médicale soit douze personnes. La collette s'est déroulée pendant dix jours,
l'ensemble des enquêtés ont répondu et rendu leur questionnaire, les questions ont été
formulées sur la base des causes recensées après une revue de la littérature. Hormis la faible
représentativité quantitative de l'échantillon par rapport à la norme on peut noter que les
réponses à certaines questions fermées ont fait l'objet de vérification au niveau du SIG du
district sanitaire sud et de la région médicale.
Nous avons utilisé l'observation et deux formulaires d'entretiens, l'un adressé au médecin
chef et l'autre au personnel impliqué dans la supervision. l'objectif de cet instrument étant
d'avoir une idée sur les capacités managériales, le style de direction et les vertus de leadership
du médecin chef du district sud. Par ailleurs ces entretiens devaient permettre d'apprécier le
climat social et d'autres facteurs susceptibles de jouer sur la performance du district sanitaire
sud en matière de planification et d'organisation et de réalisation des supervisions.
La grille d'observation concerne la tenue générale les manières de faire et l'expression,
les formulaires d'entretien sont constitués de vingt questions identiques ; Les questions
portent sur les fonctions managériales et les qualités de leadership du médecin chef. Il s'agit
d'un outil que nous avons conçu et utilisé en 1999 dans le cadre des modules d'habilités de
direction et leadership, sa valeur n'est que relative et n'est basée sur aucune étude.
Cet outil à pour avantage de nous ouvrir en partie la fenêtre de JOAR! ( un instrument de
connaissance de soi) sur le médecin chef du district et nous permettre de voir s'il y a des
causes du problème de réalisation des supervisions qui sont liées à la personne du médecin
chef. Mais les données que J'on peut recueillir sont basées sur des aspects subjectifs.
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CES"AG-Dakar Juin 2000 25
Nous, nous sommes servi du logiciel Microsoft Project pour le traitement du plan de mise en
œuvre notamment le calendrier et le diagramme de Gantt.
En ce qui concerne l'évaluation, nous avons procédé à l'élaboration d'indicateurs de résultats
et d'impacts. A partir de ses indicateurs nous avons vérifié ce qui a pu être réalisé puisque
nous avons estimé que certains résultats ne seront atteints quo à moyen terme.
Enfin nous avons organisé une discussion de groupe avec six superviseurs pour parler des
causes prioritaires et des solutions à envisager dans le eadre de la recherche d'une résolution
de ce problème des supervisions
2.5 Les difficultés rencontrées:
Les difficultés rencontrées dans la réalisation de notre travail concernent essentiellement la
détermination de la cible étant donné que nous avons eu pour lieu de stage la région médicale
de Dakar, que l'ampleur du problème a suscité le besoin de l'aborder sur l'ensemble des
districts sanitaires de la région et que le vœu des responsables étaient justement de faire un
traitement d'ensemble du problème de l'insuffisance de réalisation des supervisions. Nous
avons aussi eu quelques réticences de certains enquêtés à répondre aux questions touchent
personnellement le médecin chef du district.
2.6 La méthode d'analyse des données:
Le dépouillement de nos données s'est fait selon les questions que nous avons posées.
Celles ci sont soit d'ordre général ou spécifique à la supervision. les questions d'ordre général
portent sur l'organisation du travail, et la gestion des ressources au district sud. Quant aux
questions spécifiques, elles concernent l'organisation de la supervision surtout dans les
aspects préparatoires allant de la planification à la mise en œuvre du plan.
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar JuÎn 2000 26
Le critère que nous avons choisi pour la validation des questions e"i la majorité simple
appuyée si nécessaire par une vérification sur le lieu de l'étude.
Les premières données recueillies par les entretiens et les observations ont servi à décrire
le problème, mettre en évidence son ampleur et ses conséquences. L'observation,
l'entretien et le questionnaire ont permis de déterminer et analyser les causes du
problème. Ces causes sont listées d'une manière générale et ensuite sélectionnées par priorités
avant l'élaboration des tableaux causes effets et causes solutions. Le prochain chapitre est
ainsi consacré aux résultats de l'analyse sur la problématique.
J. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 27
CHAPITRE III
LA PROBLEMATIQUE
-----::--=--~~ - ~____:=_=-::-:::-:=-:-::::_=_....,--------=-----=--::c :-----= 1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 28
3.1 LA PRESENTATION DU PROBLEME
3.1.1 Manifestations du problème:
Le plan quinquennal de développement sanitaire du district sud de Dakar
prévoit un nombre inférieur des supervisions par rapport à ce que propose le
niveau national, ainsi on note une prévision annuelle de six supervisions par
poste soit une supervision tous les deux mois pour chaque poste de santé alors que le plan
quinquennal national propose douze supervisions. Cette démarche du district sud vise à
réduire leur ambition afin de tenir compte du contexte des ressources disponibles.
Le plan indique par ailleurs que l'équipe cadre du district est responsable des programmes
de supervision du centre et des postes de santé. Les moyens affeetés à l'activité sont constitués
de véhicule, earburant, perdièm et grille de supervision. Dix jours sont prévus tous les deux
mois pour la réalisation des programmes de supervision, le financement de cette activité doit
provenir du budget national et des comités de santé. Notons aussi que ce financement est
estimé à un million sept cent dix mille (1.710.000) francs CFA par an.
L'indicateur objectivement vérifiable retenu dans le cadre de ce plan est le nombre de postes
de santé supervisés, le nombre de supervision par poste; et les moyens de vérification sont les
rapports de supervision.
Malgré cette planification et la réduction du nombre de supervision par rapport à la norme
nationale, force est de constater que depuis 1997, en moyenne et durant trois ans, seul 33,3 %
des prévisions ont été réalisées soit un écart moyen de 66,7 % .. Cependant il faut noter que le
monitorage semestriel qui eonstitue une forme de supervision et évaluation de certaines
activités a été réalisé. Le problème se traduit par les nombreuses observations contenues dans
le rapport de supervision de la région médicale effectuée du 8 au 26 février 1999. Ce rapport
l Ousmane 9 e promolion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 29
indique entre autres points faibles du district sud que les supervisions ne sont pas
régulièrement faites et qu'il n'y a pas de planning de supervision au district sud de Dakar.
On peut par ailleurs constater l'insuffisance de rapports de supervisions devant correspondre
aux prévisions établies, l'insuffisance de collaboration avec certaines struetures telle que la
PMI de la médina et le service régional d'bygiène qui abrite un poste de santé
relevant du distriet Sud.
3.1.2 L'Ampleur du problème
Comme nous venons de le voir ce problème persiste depuis 1997 et touche l'ensemble des
districts de la région médicale de Dakar. Il est plus important au niveau du district sud qui
présente les écarts les plus importants dont celui de l'année 1999 qui atteint 91,7 % de
non-réalisation pour une moyenne de 36,7 % sur l'ensemble des districts; En etIet durant
l'année 1999, seule une supervision a été réalisée hormis les deux sessions de
monitorage.
Le problème lié à la mise en œuvre des plans de supervision en particulier dans son étape
de réalisation des activités progranunées est encore d'actualité, et reste une préoccupation
majeure des professionnels et responsables de la santé comme le cite en ces termes le Docteur
Monékosso « L'irrégularité des supervisions est un facteur de démobilisation et de baisse de
la performance au niveau des districts sanitaires.» dans son ouvrage intitulé .. la gestion
sanitaire au niveau des districts sanitaires, directives de mise en œuvre".
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 30
Tableau nO 1
Graphique des écarts observés au niveau de quatre districts de la région médicale de Dakar en matière de supervision sur trois années
1997 1998 1999
Tableau nO 2
.Sud
BGuédiaw
o Centre
o Rufisque
BMoyenne -Graphique des écarts observés sur trois ans au niveau des supervisions du district sud
1000k~~~~~~~~~~~~----~~~~--~
90%~~~~~~~~----~~-=~
., .....
800k ~+-i 70% -f-~ 60% -f-~ 50% ..,..,..-,.".. ';':";"'..,.j lB ECARTS 1
400k -f-~ 30% -f-~ 20%-t'7..,...... 10% ....... .."...".
0% ....... .........
1997 1998 1999
Ces graphiques montrent l'ampleur du problème de l'insuffisance de réalisation au
niveau de certains districts de la région médicale avec des pourcentages de non-réalisation des
supervisions prograrrnnées. Ils varient entre vingt et quatre-vingt-dix pour-cent selon les
l. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 31
années et les districts témoins (quatre distriets tirés au sort sur les huit districts de la région
médicale ). Le second graphique sur les écarts entre les supervisions programmées
et réalisées du district sud au cours de ces trois dernières années montre que le problème s'est
beaucoup plus aggravé en 1999.
3.1.3 Les conséquences du problème
Nous avons pu effectuer des observations et des entretiens au cours d'une seSSIOn de
supervision portant sur les activités de vaccination. De ses observations et entretiens
ressortent plusieurs manifestations et conséquences de ce problème d'insuffisance de
supervision et cela â plusieurs niveaux :
Au niveau de la structure:
Les responsables du district sud ne disposent pas souvent d'informations fiables sur la
situation des postes de santé surtout en ce qui concerne les données du système d'information
et de gestion. Le processus d'organisation des activités au niveau des postes de santé non plus
n'est pas bien connu par les superviseurs. Il arrive aussi que les superviseurs du district sud
soient bloqués dans leurs travaux de synthèse et se trouver dans l'incapacité de donner
certaines réponses aux questions du niveau régional ou central. Cela s'expliqne par le fait
qu'il y a une rétention de l'information par les postes de santé; mais aussi parce que la
collecter de l'information qui aurait pu se faire au cours des supervisions, ne s'effectue pas.
La non-réalisation des supervISIOns aux dates prévues a entraîné le report et une
nouvelle programmation de cette activité à d'autres périodes, ce qui a perturbé les activités
du plan opérationnel du DSS. Le district a aussi perdu durant les trois années passées une
grande partie des fonds qui lui avaient été alloués pour la réalisation des supervisions.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 32
Au niveau du personnel:
Le Médecin chef et les superviseurs du district sud expriment un sentiment de frustration pour
le travail non accompli et surtout pour le bas niveau de réalisation des supervisions
programmées. On constate d'autre part que l'insuffisance de la pratique de supervision a fait
que les superviseurs du district sud ont souvent quelques difficultés à préparer ct à réaliser
des séances de supervision. Ces difficultés se caractérisent essentiellement par l'insuffisance
de l'étude documentaire sur les structures et les problèmes de formulation dans l'élaboration
des grilles de supervision.
Les responsables des postes de santé se plaignent de l'insuffisance de supervision et ont
tendance à culpabiliser l'équipe cadre du district pour certaines erreurs qu'ils commettent dans
l'exécution des activités. On constate aussi que certains agents exécutent des tâches sans avoir
reçu une formation adéquate. Plusieurs agents souhaitent d'ailleurs suivre une formation dans
le domaine de la supervision. Dans certains postes tels que Raffennel et l'infirmerie
du port, de veilles techniques de vaccination sont encore pratiquées cela prouve que le travail
est devenu routinier par insuffisance de supervision formative.
On peut aussi noter les difficultés du personnel des postes de santé à maîtriser les techniques
de gestion de leurs stocks. Notamment dans la gestion et le calcul des doses de vaccins
causes des ruptures de stocks dans certains postes. L'insuffisance de supervision se
traduit aussi par la démotivation du personnel qui s'est senti abandonné face aux problèmes
multiples qui se posent pendant l'exécution des activités. Enfin plusieurs informations sur des
changements intervenus dans l'exécution des activités des programmes de santé ne sont pas
connues ou sont mal comprises par le personnel,
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Damr Juin 2000 33
Au niveau du paquet d'activités:
La supervision du personnel des postes de santé porte sur plusieurs activités du paquet
minimwn de santé, l'insuffisance de supervision nous a permÎs de constater dans certains
postes, l'absence d'intégration des activités et des difficultés de coordination si bien que la
qualité des prestations s'en trouvent diminuée. Par exemple l'absence d'I.E.C systématique,
et l'indifférence devant des cas de maladies pendant les activités préventives. Ainsi la
conséquence majeure à noter est l'insuffisance dans la qualité des supervisions qui se traduit
par l'inadéquation des grilles de supervision avec les réalités du terrain.
Au niveau des populations:
Les conséquences à ce niveau sont secondaires car elles découlent des précédentes et se
traduisent par la non-satisfaction des bénéficiaires de prestations, par exemple le
comportement du personnel pouvant frustrer les clients comme nous l'avions vu au centre
médico-social de colobane. Les conséquences sont encore plus graves avec l'administration de
vaccins inefficaces par défaut de chaîne de froid dans certains postes qui participent aux
vastes campagnes de vaccination. Et enfin au cours de la supervision réalisée en avril 2000
nous avons constaté dans plusieurs postes de santé que les enfants étaient exposés à des
risques d'infections par la non-observance de certaines règles d'asepsie
C'est pour toutes ses raisons que nous nous proposons d'aborder ce problème qui nous
semble important du fait de ses conséquences sur les déterminants de la santé au niveau du
district sanitaire sud de Dakar
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 34
3.2 L'ANALYSE DU PROBLEME
3.2.1 Le processus d'exécution de la supervision au district sud:
Le processus de la supervision que nous avons observé au du district s'est schématisé de la
manière suivante.
1 Décision du médecin chef
Par cette décision, le médecin chef a donné l'ordre au superviseur des soins de santé primaires
de choisir un thème et de préparer une supervision à réaliser dans une semaine.
2 Une réunion de l'équipe cadre du district
La réunion a eu lieu une semaine après la décision, le superviseur des soins de santé primaires après avoir justifié le retard a présenté les documents relatifs à la supervision.
• Un thème: la supervision des activités de vaccination au niveau de dix postes.
• L'identification de quelques problèmes après exploitation des rapports transmis.
• Rappel des éléments sur la dernière supervision menées sur le même thème (en 1995 ).
• Un plan de la supervision avec les objectifs, les ressources, la période
• Une grille de supervision
• Un calendrier de supervision.
• Une note de servîce du médecin chef portant information sur la supervision.
3 Distribution de la note dc service
4 Préparation des outils et ressources
5 Démarrage effectif à la date prévu.
6 Réalisation totale de la supcrvision
l. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 35
3.2.2 Examen du processus de planification de la supervision au district sanitaire sud:
L'analyse de ce problème d'insuffisance de réalisation des supervisions programmées au
district sud nous a enmlené à examiner le plan de développement sanitaire et les différents
plans opérationnels annuels du DSS. Ainsi nous avons constaté que dans tous ses plans les
supervisions à réaliser n'avaient pas fait l'objet d'une planification suffisante comme dans le
cas des furmations, des activités IEC et bien d'autres activités. En effet on ne retrouve pas un
plan annuel de supervision ni pour les trois années passées ni pour l'année 2000.
Le PDDS de 1996 à 2000 indique de manière très vague un objectif spécifique, deux
stratégies six activités, des lieux, le rythme, les périodes, durées, responsables et moyens.
Le plan opérationnel du district sud pour J'année 2000 n'indique pas de manière
spécifique un volet de supervision. Le médecin chef du district est le principal acteur dans la
réalisation de la supervision, nous avons eu l'impression que sa récente décision d'organiser
une supervision fait plutôt suite à la constatation du fait que le district sud se trouve être celui
qui a réalisé moins de supervisions. Cette décision pour la réalisation de la supervision du
mois d'avril 2000 a d'ailleurs surpris le superviseur des soins de santé primaires qui a eu du
mal à effectuer la préparation dans le délai d'une semaine qui lui avait été indiqué.
La réunion présidée par le médecin chef s'est déroulée normalement avec un examen de la
proposition faite par le superviseur SSP. Les contributions ont porté sur la forme et sur le
fond; il faut aussi noter que l'essentiel du travail a été effectué par le superviseur SSP qui
semble être la personne centrale sur qui repose l'organisation et la coordination de plusieurs
activités du district.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 36
La distribution de la note de service a permis d'informer le personnel des dix postes de
vaccinations sur le domaine et le calendrier de supervision. Il faut cependant souligner qu'il a
eu un léger retard paree qu'à la date du démarrage de la supervision moins de la moitié des
postes avaient reçu la note. Ce retard était lié au fait que les documents devaient être frappés
sur une machine à écrire.
Un seul outil à été préparé il s'agit de la gtille de supervision qui est constituée
d'observations et de questions d'entretien en six volets. Il n'y avait pas de plan de travail
préétabli avec lcs étapes et les répartitions des tâches pour les sept superviseurs prévus .. Il n'y
avait pas non plus les documents d'informations sur les structures, le personnel et la situation
antérieur des postes dans le domaine supervisé.
Il n' y avait aucune précision sur les ressources matérielles, le véhicule, le chauffeur et le
carburant affectés ainsi que la gestion de ce matériel durant la période de la supervision.
Les ressources financières n'ont pas fait l'objet de description et de précision. Il faut noter
que traditionnellement seul les perdièms du personnel fond l'objet d'un traitement et d'un
paiement par le gestionnaire de la région médicale. Ce paiement s'effectue seulement après
réception du rapport de la supervision; ce qui veut dire que les fonds affectés à la supervision
sont gérés au niveau de la région médicale.
Durant ces trois dernières années il y a eu une mise en place tardive des fonds de l'état
Cette situation bloque souvent les districts sanitaires dans la réalisation des activités,
néanmoins elle ne peut pas à elle seule expliquer l'insuffisance de réalisation des supervisions
puisque l'on constate que les comités de gestion de plusieurs districts ont pré finaneé les
supervisions sur fonds propres et qui ont été remboursés par La circulaire 01976 du
9/12/1999 MS/DAGE/PDIS qui a permis la régularisation en 1999.
J, Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 37
3.2.3 Comparaison du processus du district sud à celui qui est proposé par l'OMS
L'examen et les observations que nous avons eu à faire nous amènent à classer le processus de
supervision du district sud dans la catégorie des supervisions anarchiques selon la
classification de l'OMS tel que définie dans l'ouvrage de D. Flahaut et collaborateurs. Ce
style de supervision est propice à la création des situations d'insuffisance de supervision car
elle est définie comme le style du " laisser faire" correspondant au mot d'ordre" faites ce que
vous pouvez". Là, le superviseur fait confiance à ses employés et à l'extrême il les laisse làire
en réduisant le contact avec eux, cela a pour conséquence prévisible un manque de
coordination des activités, la négligence de tâches importantes, des doubles emplois et une
baisse de la motivation dans le travail..
Bien que le style de supervision dépende des superviseurs, des circonstances, des nécessités,
du service et des capadtés du personnel D. Flahaut et collaborateurs recommandent:
d'appliquer un style démocratique auquel il faut en cas de nécessité, temporairement et avec
prudence, associer le style autocratique. En effet ces styles vont permettre au superviseur de
garder un contact régulier avec le personnel à travers les réalisations effectives des
supervisions.
La comparaison du processus tel qu'il est indiqué par l'OMS et tel que développé au district
sud fait ressortir des insuffisances à plusieurs étapes. Selon les experts de l'OMS les activités
de supervision au niveau district se tont en trois étapes:
1 La première étape est celle qui prépare la supervision ellc comporte:
• L'élaboration d'un volet globale et précis de la supervision dans le PDDS du district.
• L'élaboration d'un plan descriptif des supervisions par aunée dans le PDDS du district.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 38
• L'élaboration d'un programme annuel détaillé des supervisions dans chacun des plans
opérationnels.
• L'élaboration d'un plan de travail pour chaque session de supervision. A ce niveau pour
chacune des sessions une revue de la documentation disponible dans un ou plusieurs
domaines sera effectuée pour permettre aux superviseurs d'avoir plus de maîtrise dans ces
domaines. Il faudrait aussi à cette étape avoir connaissance des objectifs des postes à
superviser, les cibles et normes de travail, les descriptions de poste du personnel et les
organigrammes de ses postes de santé.
Ensuite il faut identifier les aspects prioritaires à superviser pour chaque domaine d'activité et
pour chaque session en se basant sur les écarts et insuffisances de performances constatées. Il
faut à ce stade pour chaque session fixer les objectifs et les indicateurs d'évaluation, s'assurer
de la disponibilité des moyens, leur répartition et établir les calendriers de supervisions.
Des contacts préliminaires doivent avoir lieux avec les partenaires impliqués (les responsables
des postes sanitaires, les autorités et les membres de l'équipe cadre de district ).
pour une bonne information et un meilleur travail en équipe;
L'élaboration des grilles de supervisions et la préparation des documents de référence est
effectuée à ce stade; les équipes de supervision sont constituées, chacun a des tâches précises
et dispose des moyens nécessaires. Enfin les notes d'informations et calendriers sont ventilés
au moins trois jours avant la date de la première séance.
A ce Illveau les éléments fondamentaux sont la capacité managériale et les vertus de
leadership des médecins chefs, en particulier leur promptitude à mobiliser l'équipe de
supervision et à douner le coût d'envoi pour la préparation des séances de supervisions tel que
cela a été prévu dans les plans opérationnels annuels des districts.
J Ousmane 9 e promotion DSGS-CFSAG-Dakar Juin 2000 39
2 J.a deuxième étape est celle de la supervision proprement dite.
3 La troisième étape est celle du suivi et de l'évaluation de la supenrision.
Ces deux dernières étapes dépendent de la première mais elles intéressent plus les aspects
qualitatifs de la supervision. Il est en effet rare que des supervisions bien préparées ne se
réalisent pas hormis les cas de force majeur et incidents en cours d'exécution. Nous n'allons
pas insister sur ces deux points mais plutôt sur le premier pour lequel nous essayerons de
réunir les causes d'une manière générale et en particulier au niveau du district sanitaire sud.
Au terme de cette comparaison on peut présumer les insuffisances suivantes dans le processus
de supervision du DSS :
• L'insuffisance de la planification à tous les niveaux.
• L'insuffisance d'organisation de la session de supervision.
• L'insuffisance d'infonnation sur le personnel et l'organisation des postes à superviser.
• Les insuffisances du profil des superviseurs.(eonnaissances, expériences, motivation)
• L'absence de participation de la région médicale.
L'étape de l'analyse des causes qui va suivre nous permettra de faire le détail et d'avoir
plus de précision sur les causes présumées.
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 40
3.3 L'ANALYSE DES CAUSES
Dans cette partie de notre travail nous allons voir dans un premier temps une revue de la
littérature sur les causes de l'insuffisance de réalisation des supervisions avancées par certains
auteurs. Ensuite en nous appuyant sur les interprétations des résultats de l'enquête que nous
avons mené pour déterminer les causes qui peuvent être citées dans le cas du district
sanitaire sud; enfin nous avons établi des tableaux causes effets et causes prioritaires.
3.3.1 La revue de la littérature:
De nombreuses études ont cherché à établir des relations entre la mise en œuvre des plans de
supervision et les facteurs susceptibles d'entraver la réalisation effectivement de cette activité
de supervision tel que prévue dans les plans opérationnels. Ils ont aussi évoqué les effets liés
aux différentes causes.
Dans l'ensemble on retrouve les mêmes causes et effets avec quelques éléments en plus qui
sont évoqués par certains de ces auteurs. La plupart de ces auteurs ont utilisé les mêmes
méthodes pour analyser le problème. Il s'agit pour l'essentiel, des enquêtes par grille
d'observation, des questionnaires fermés ou ouverts, et des analyses de plans et rapports de
supervisions.
Les causes communes citées par ces auteurs sont liées à l'étape d'élaboration des plans de
supervision et à l'étape de la mise en œuvre, plus particulièrement au niveau du
démarrage des activités. Les causes liées à l'étape d'élaboratîon des plans de supervisions sont
l'absence de détail sur les supervisions à réaliser, la grande ambition dans les prévisions, et
la sous estimation des ressources nécessaires, y compris Ic temps.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 41
Les causes liées à l'étape de la mise en œuvre sont:
• Le non-respect des plans.
• L'absence de prise de décision.
• La lenteur dans la phase préparatoire.
• La non-disponibilité des ressources humaines.
• La non-disponibilité des ressources financières.
• La non-disponibilité des moyens de transport.
• L'absence de motivation du personnel.
Un groupe d'étude de l'ISED (institut de Santé et Développement) de l'Université Check
Anta Diop de Dakar a effectué une évaluation des plans régionaux et de districts sanitaires en
janvier 1996. Il a ajouté aux causes précédentes, l'interférence du niveau central. Celle des
programmes nationaux et des régions médicales dans les activités du niveau
opérationnel qui perturbent les plans de supervision établis par les districts (p 5 à 15 ).
L'absence de pression et d'exigence du niveau supérieur à été aussi évoqué par une équipe
de la division des soins de santé primaires du ministère de la santé publique du Sénégal à
laquelle s'étaient joints des représentants de l'USAID et de l'UNICEF en 1992 pour
j'élaboration du guide méthodologique de supervision à l'intention des agents des différents
niveaux du système de santé (p 2 à 4 ).
D.Flahault, M.Piot et A.Franklin affirment dans leur livre: la supervision des personnels de
santé au niveau du district (OMS 1988 chapitre 2 et tableau Il ) que la non réalisation et
l'inefficacité de la supervision sont liées à l'insuffisance des éléments du processus de gestion
dont elles dépendent. Ils citent:
L'absence de planification avec des objectifs précis à atteindre, la mauvaise organisation
L Ousmane 9 e promotion DSGS-CFSAG-Dakar Juin 2000 42
du travail sans distribution précise des tâches et des responsabilités. Le manque de
programmation dans le temps avec le détail du déroulement séquentiel des activités.
Ils ont aussi constaté que le niveau de réalisation dépend très souvent de la capacité des
médecins chefs à mobiliser l'équipe chargée d'effectuer les supervisions.
Cette même cause avait été relaté par Katymies Moguirnodji de la deuxième promotion de
l'ENDS (Ecole Nationale de Développement Sanitaire) de Dakar dans son mémoire de fin
d'études qui avait porté sur: la supervision des services hospitaliers par les infirmiers majors
de l'hôpital central de N'Djaména au Tchad (p 2 à 15 ).
Deux autres causes concernant ce problème de supervision ont été avancées par une équipe
conjointe du Ministère de la Santé Publique du Sénégal et de l'OMS (à la page 74) dans
l'étude sur l'évaluation de la capacité opérationnelles des districts produit en 1997. 11 s'agit
de la surcharge de travail des équipes cadre (séminaires, formations, réunions etc.) et du
cumul de poste des membres de l'équipe cadre de district.
La même équipe a fait une observation particulière concernant le district sud de Dakar en ses
termes" Si pour les districts de Podor et de Linguère la supervision est assez difficile à
cause de l'étendue et la nature du terrain, par contre pour la région de Djourbel et le
district sud de Dakar, l'absence de supervision pose problème compte teou de la
proximité des structures et de la disponibilité des moyens". Ils éliminent ainsi dans le cas
du district sanitaire sud les facteurs distances et moyens qui semblent être mis en cause
ailleurs.
Peredes.J de Dios complête la liste des causes dans son document "la supervision,
l'identification des problèmes et solutions" (1980 P 132 ). Il incrimine plus l'absence de
formation des cadres, en matière de supervision. Il précise que les superviseurs doivent
l Ousmane 9 e promotion DSGS-CE'SAG-Dakar Juin 2000 43
nécessairement apprendre à maîtriser le processus de la supervision dans toute sa dimension.
Il faut noter que les eauses semblent être multiples et souvent spécifiques selon les cas. Nous
ne pouvons certainement pas être très exhaustif dans ce domaine mais nous pensons avoir
établi une base de données, à partir de la quelle nous pouvons commencer à examiner le cas
du district sanitaire sud de Dakar, et essayer d'identifier les causes qui sont à l'origine de
l'insuffisance de réalisation des supervisions programmées à son niveau.
3.3.2 Les causes qui ressortent de l'enquête:
A partir de l'interprétation des résultats de l'enquête par le questionnaire nous pouvons
énumérer les causes suivantes:
La première question qui porte sur l'existenee ou pas d'une incitation suflisante de la part des
supérieurs hiérarchiques du district nous a donné sept réponses négatives, quatre positive et
une sans avis. parmi les réponses négatives se trouvent celles des responsables de la région
médicale. L'examen des courriers au niveau du district sud et de la région médicale de Dakar
ne nous a pas permis de trouver une trace de note de service allant dans ce sens. Nous
pouvons donc conclure qu'il y' a un manque d'incitation à la réalisation des supervisions.
LE deuxième point du questionnaire portant sur la faisabilité des supervisions prograrumées
en tenant compte du contexte du district sud nous a donné onze réponses positives sur douze.
Cela veut dire qu'un avis général se dégage pour affirmer qu'il n ' y à pas de surestimation du
nombre dc supervisions dans la prograrumation faite, et que les superviseurs du district sud
devaient pouvoir réaliser une superviSion tous les deux mois au niveau de chaque poste de
santé. Ainsi on ne peut pas retenir parmi les causes la surestimation de la programmation.
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 44
Nous avons eu six réponses négatives, une sans avis et cinq négatives aux questions trois et
quatre qui devaient nous permettre de savoir s'il y a eu une bonne planification des
supervisions au district sud. L'analyse des doeuments que nous avons trouvés au DSS nous
a permis de constater que le volet des supervisions au sein du PDSD présente plusieurs
insuffisances dont l'absence de détail, le manq ue de précision dans les ressources.
Nous n'avons pas trouvé de programme annuel de supervision hormis les deux sessions de
monitorage semestriel. Il faut signaler que les enquêtés ayant répondu positivement sont
minoritaire et semble avoir confondu le plan de développement sanitaire et le plan
opérationnel annuel des supervisions. LE PDDS existe, il ne donne pas de détail sur les plans
de supervision et au niveau des plans opérationnels il n'y a aucune indication sur les
supervisions. Au terme de cette analyse on peut citcr l'insuffisance de planification parmi les
causes du problème au district sud.
La cinquième nous indique que les ressources humaines sont disponibles. Ce résultat
permet d'écarter l'insuffisance en ressources humaines puisque la majorité des enquêtés ont
estimé que l'effectif était suffisant. En dépit de ces résultats nous pouvons dire que l'absence
d'un titulaire au poste d'adjoint au médecin chef du district est à considérer comme un
facteur pouvant contribuer à la diminution de la performance du district dans la réalisation de
ses activités, en particulier celle de la supervision.
En ce qui concerne la sixième question, le résultat annonce l'existence d'une description
de poste pour chacun des membres de l'équipe cadre de district. Après vérification
nous avons effectivement trouvé le document portant description des postes du médecin chef
et des membres de l'équipe cadre de district. Ces descriptions de postes sont celles qui sont
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 45
définies par l'OMS, et adoptées par le Ministère de la santé publique du Sénégal. Il n'existe
pas de description de postes spécifique pour le personnel du district sud.
Les résultats obtenus dans le second volet de la sixième question donnent en majorité une
réponse positive en ce qui concerne le respect du profil emploi et attributions réelles. A ce
niveau il faut dire que nos investigations permettent de dire que dans deux cas sur sept
le profil n'est pas respecté. Il s'agit du poste de médecin chef ou le profil recommandé par
l'OMS est celui d'un médecin spécialisé en santé publique ct celui du superviseur SSP où le
profil recommandé est celui d'un technicien supérieur en santé publique.
Huit superviseurs sur douze affirment avoir reçu une formation sur le thème de la supervision.
Ce résultat permet à priori d'écarter le manque de formation parmi les causes de
l'insutlisance de supervision au niveau du district sud. Cette cause énoncée par un des auteurs
dans le sous chapitre précédent supposait que plus il y a des superviseurs non formés dans le
domaine de la supervision, moins il y aura de supervision dans le district et moins bien sera la
qualité des supervisions réalisées.
Dix répondants sur douze affmnent à la question neuf, qu'il y a une absence de prise de
décision devant lancer les activités préparatoires de la supervision. La décision qui donne
l'ordre d'exécuter une activité est l'acte qui suit la planification, dans le cas du distriet sud
l'absence de prise de décision au moment opportun a pour effet l'indifférence et le manque de
motivation des superviseurs dans l'exécution des supervisions. Toutefois il faut noter que
l'initiative de démarrage des activités de supervision aurait pu être prise par les superviseurs.
La dixième question a donné neuf réponses négatives contre trois, cela permet de
proposer la non-disponibilité en temps opportun des ressources fmancières destinées à la
réalisation des supervisions parmi les causes de l'insufiisance de supervision, Il faut dire
I. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 46
pourtant que même en cas de retard de mise en place des fonds par le niveau central, les
comités de gestions de certains districts prennent systématiquement ces dépenses en charge
pour se faire rembourser par la suite.
Selon les réponses à la onzième question le DSS a régulièrement disposé de véhicule
pour assurer les supervisions. Toutefois dans le second volet de la même question une
majorité de réponses indiquent que bien que le distriet sud dispose de véhicule ce dernier
n'a pas été disponible pour la réalisation des supervisions. La non-disponibilité du véhicule
aux périodes programmées pour la réalisation des supervisions peut être considéré comme
une des causes de l'insuffisance de supervision au district sud. li faut cependant noter qu'il
s'agissait d'un seul vieux véhicule souvent en panne alors qu'il doit tàire face à tous les
besoins de liaisons techniques du DS S.
A partir des réponses de la douzième question nous pouvons écarter l'insuffisance de dotation
en carburant panni les causes de l'insuffisance de supervision au district sud car huit réponses
sur douze indiquent que la dotation en carburant à toujours été suffisante pour mener les
activités de supervision du district sud surtout que sa situation dans la ville de Dakar fait que
des postes de santé sont assez proches des bureaux du district.
A la question de savoir s'il existe des arriérés de paiement des perdièms aux membres de
l'équipe cadre de district pour des supervisions déjà réalisées; la majorité des réponses est
positive, Cela permet de citer l'existence d'arriérés de paiement de perdièms parmi
les causes du problème, l'effet principal de cette situation est la démotivation des superviseurs.
L'absence d'eneadrement des superviseurs par leurs supérieurs au cours des ditlerentes
phases du processus de la supervision a été relatée par neufs répondants
sur douze aux questions quatorze et quinze. Nous pouvons considérer que cette situation
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 47
contribue à l'insuffisance de réalisation des superVISlOns car elle aussI a pour effet la
démobilisation des superviseurs.
La disponibilité du personnel des postes de santé pour les sessions de supervision a été
notifiée par la majorité des enquêtes à la seizième question. Cela écarte l'hypothèse d'une
indisponibilité du personnel pour la supervision ; d'ailleurs nous avons pu apprécier cette
bonne disponibilité au cours de la dernière supervision ( du 3 au 9 avril)
La perturbation des activités du district sud par les nombreuses interventions des
niveaux supérieurs ( région médicale, ministère de la santé et les programmes
nationaux ) Cette situation à pour effet la réalisation des ateliers, séminaires et autres
activités des niveaux supérieurs au détriment des activités du district en particulier les
activités de supervision. Cette cause a été relatée au moment de l'entretien par Il répondants
sur 12 personnes interrogées. Elle a été aussi mentionnée par 10 réponses sur 12 au niveau de
la dix-septième question du questionnaire d'enquête.
A partir des résultats de l'observation et des entretiens menés sur le style de direction, les
capacités managériales et les vertus de leadership du médecin chef nous pouvons données les
interprétations suivantes:
Le médecin chef du district sud nous est apparu comme un homme d'une grande stature
toujours bien habillé, l'expression du visage el le langage sont fermes et témoignent de sa
grande personnalité. Médecin spécialisé en pneumologie il exerce ses fonctions de médecin
ehef du district sud depuis près de dix ans. De par sa tenue et son allure on sent bien qu'il
s'agit du chef de service.
Il s'agit d'un responsable assez bien apprécié par son personnel, il a pu créer un climat
social favorable et arrive à gérer convenablement les conflits dans son service. Il a le sens de
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 48
la communication et délègue souvent ses responsabilités à ses collaborateurs. Il a en outre une
bonne compréhension de la direction et de la supervision.
Il a un style de direction plutôt consensuel qu'autoritaire, il n'aime pas sanctionner même
quand les agents commettent des fautes. Il a tissé de bonnes relations avec les responsables de
la hiérarchie supérieure. Il passe plus de temps dans son service qu' à l'extérieur et il fait
plusieurs tours dans ses services pour s' iuformer sur la situation.
Le médecin chef du district sud ne semble pas avoir un sens exact de la vision il est beaucoup
plus fixé sur les objectifs, en outre il semble avoir des difficultés dans la pratique des
fonctions de planification, de direction, d'organisation et d'évaluation. Ses efforts pour la
motivation et la mobilisation des superviseurs semblent insuffisants.
Au terme de cette interprétation nous nous proposons de retenir parmi les causes du problème
les difficultés du médecin chef en management et vertus de leadership
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 49
3.3.3 Le tableau des causes et des effets:
LES CAUSES LES EFFETS
1
• La perturbation du programme de Report ou annulation du programme de
1 i supervision du district par le manque de supervision, utilisation du temps pour • coordination et les interventions des satisfaire la demande des niveaux supérieurs
• niveaux supérieurs. aIL" dépens des activités de supervision.
-~
Insuffisance dc planification, absence de Impossibilité de situer les activités de 2 programme et de plan de travaîl concernant supervision dans le temps, ainsi que les
la supervision responsabilités et les ressources .. -
1
• Absence d'incitation du district par la région Les oublis, le laxisme, une indifférence à 3 médicale pour la réalisation des i voir passer le temps sans avoir le réflexe
supervisions d'agir pour réaliser les supervisions.
i
i L'existence d'arriérés de paiement de 4 perdièms des superviseurs pour des Démotivation des superviseurs
supervisions déjà réalisées.
· Absence d'encadrement des superviseurs 5 i dans les différentes étapes du processus de Démotivation des superviseurs
i réalisation des supervisions.
..-!
6 : Absence de prise de décision pour le 1 lancement des activités de préparation et Immobilisation des superviseurs i d'exécution des supervisions
7 La non disponibilité du moyen de transport Immobilisation, démotivation des superviseurs
8 La non-disponibilité des ressources Impossibilité d'achat et de paiement des finaneières en temps opportun. perdièms
9 Difficultés de leadership et style de i
La baisse de mobilisation. direction non adapté au type x , de la part du médecin chef de district
!
1 Ousmane 9 e promotion DSGS~CESAG-Dakar Juin 2000 50
3.3.4 Détermination des causes prioritaires:
Au cours des discutions qui ont eu lieu au moment du focus groupe l'équipe cadre de
district a examiné les causes qui sont ressorties de l'enquête. Parmi ses causes l'équipe
cadre a choisi cinq causes considérées comme prioritaires et alLxquelles des solutions
rapides doivent être trouvées pour espérer résoudre le problème de l'insuffisance de
réalisation des supervisions programmées.
L'insuffisance de planification a été la première cause retenue, l'équipe cadre du district
a justifié ce choix par le fait que sans une bonne planification il leur est diffieile d'avoir
une même compréhension du processus. En outre ils se sont rendu compte que
l'insuffisance de la planification de la supervision par rapport à la formation et aux
autres activités a contribué à la baisse de leur performance en matière de réalisation
des supervisions au cours de ses dernières années. Enfm l'absence d'un plan spécifique et
détaillé des supervisions est apparu comme un handicap pour j'élaboration de bonnes
requêtes de financement.
La non-disponibilité des ressources financières destinées à l'exécution des supervisions en
temps opporttm a été la seconde préoccupation de l'équipe cadre du district. Cette cause a
plusieurs effets dont les arriérés de paiement des perdicms, l'impossibilité de disposer de
moyens pour l'achat du matériel mais surtout pour acheter un goutter après plusieurs heures de
travail dans les strucntres visitées au cours des supervisions. Les superviseurs ont
particulièrement insisté sur le fait que la fatigue et la faim éprouvées au cours des supervisions
baissent leur motivation.
L Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dalwr Juin 2000 51
La perturbation des activités du district par les interventions multiples du niveau supérieur
( région médicale, ministère, programmes nationaux de santé) a été évoquée pamli les causes
prioritaires au cours du foçus groupe. Non seulement il n'y a jamais une information précoce
du programme du niveau supérieur, mais il est quasiment impossible de ne pas répondre à la
demande du niveau supérieur au risque de paraitre comme non coopératif et de perdre les
avantages qu'offrent ses interventions (les formations, les perdièms etc. )
L'insuffisance d'encadrement des supérieurs au différentes étapes du processus de la
réalisation des supervisions à été aussi évoquée par les superviseurs comme facteur de
démotivation en effet ils ont exprimé le besoin d'avoir une assistance et surtout des
orientations du médecin chef et des superviseurs de la région médicale au cours des
phases préparatoires et d'exécution de la supervision. Ils ont insisté sur le fait que la présence
de leurs supérieurs leur dontle plus d'imponance auprès des responsables et agents des
structures visitées et des agents supervisés.
1. Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 52
4.1 Le tableau des causes et solutions
Au cours du focus groupe l'équipe cadre a envisagé plusieurs solutions concernant les causes détenninées comme prioritaires .. Dans ce diagramme nous avons fait la synthèse de ses solutions.
LES CAUSES
La perturbati on du programme de supe 1 du district par le manque de coordination
interventions des niveaux supérieurs.
rvision
L'insuffisance de planification, l'absen 2 programme de travail concernant la supervis
3 L'absence d'incitation du district par la médicale pour la réalisation des supervisions
et les
;e de IOn.
région
LES SOLUTIONS
1 Informer avec insistance le niveau supérieur du désagrément causé 2 Refuser de répondre à la demande des nivealL'I. supérieurs si celle ci correspond
à une période déjà programmée pour la supervision. 2 Eviter à ce que tous les superviseurs soient pris en même temps par la demande du
niveau supérieur pour pennettre à un groupe de superviseurs d'effectuer la supervision
1 Elaborer un plan d'action spécifique des supervisions à mener au cours de la période allant de juin à décembre 2000.
1 Instituer l'élaboration et la transmission d'une correspondance régulière d'incitation à la réalisation des supervisions et à l'envoi des rapports de la part du médecin chef de région médicale au médecin chef du district sud
54
- - - - - - - --------------- --
.............. _...J... _________________________ J
l Ousmane 9 e Promofion DSGS-CRSAG-Dakar Juin 2000
L'existence d'arriérés de paiement de perdièms des 4 supervisions pour des supervisions déjà réalisées
L'insuffisance d'encadrement des superviseurs dans! 5 les différentes étapes du processus de réalisation des
supervisions.
Adressez une ou plusieurs leures de réclamation à la région médicale de Dakar pour le paiement des arriérés de perdièms des superviseurs.
2 Action de plaidoyer et de négociation du médecin chef auprès du médecin et du gestionnaire de la région médicale.
3 Demande de préfinancement auprès du comité de gestion pour le règlement de perdièms de supervision.
Elaborer médecin
une chef
liste du
d'activités spécifiques d'encadrement à district au cours du processus de
mener par le la supervision.
2 Instituer un cadre de rencontre et d'assistance de la part des superviseurs de la région médicale à ceux du district sud.
L'absence de prise de décision pour le lancement Il Instaurer un tableau de bord d'aide à la prise de décision pour le médecin chef du district. 6 des activités de préparation et d'exécution des
7
supervisions.
La non-disponibilité du moyen de traTlSport.
2 Mettre daTls le domaine de la délégation du médecin chef la prise de décision de démarrage du processus de la supervision.
Mettre à la disposition de l'équipe de superviSIOn un chauffeur el un véhicule fonctionnel du service ainsi que le carburant pour leur traTlSport aller retour.
2 Se doter d'un second véhicule de liaisons techniques.
1. Ousmane 9 e promo/ion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000,-,-_ 55
9
La non-disponibilité des ressources financières en temps opportun.
L'insuffisance de leadership et style de direction non adapté au type X, de la part du médecin de district.
Elaborer et soumettre la requête de financement auprès des bailleurs potentiels du district sud.
2 Solliciter un préfinancement auprès du comité de gestion du district.
1 Inviter le médecin ehef du district à développer ses aptitudes de leadership
2 Proposer au médecin chef de participer à un séminaire sur le leadership au Cesag ou dans un autre ccntre de f(lrmation.
L Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 56
4.2 Les solutions retenues dans le cadre de notre travail :
Nous avons pris comme critère de sélection, les solutions auxquelles nous pouvons
participer, les solutions pour lesquelles nous pouvons appliquer des outils que nous
avons reçus au cours de notre enseignement et enfin les solutions qui ne demandent
pas trop de temps pour être mise en œuvre
La solution nO 2
Nous avons choisi cette solution paree qu'il s'agit d'un souhait des superviseurs mais
aussi parce que nous estimons que cela pourrait corriger l'insuffisance constatée au
niveau du plan de développement sanitaire et des plans opérationnels du district sud. Il
faut aussi dire que cette solution est plus facile à entreprendre compte tenu de notre
position de personne ressource assistant le district.
Les solutions 4.1 et 4.3
En accord avec le médecin chef du district nous pensons pouvoir rédiger les
correspondances et les adresser au comité de gestion du district et au médecin chef de
la région médicale, de plus nous souhaitons voir au plutôt le règlement des arriérés de
perdièms car cela pourrait motiver les superviseurs à adhérer à notre plan d'action
pour les supervisions à venir
La solution 5.1
Les superviseurs ont à plusieurs repnses déploré le manque d'encadrement et
d'assistance par le médecin chef du district dans le processus de préparation et
de réalisation des supervisions. Nous pensons qu'il serait effectivement utile qu'une
précision soit apportée à travers la liste des tâches qui incomberont au médecin chef
dans le cadre de la supervision. Les superviseurs comprendront ainsi que le médecin 57
1 Ousmane e DSGS-CESAG-Dalwr Juin 2000
------------- ------------
chef, à cause de ses multiples fonctions ne pourra pas rester en permanence avec eux
mais en respectant cette liste il pourra effectuer des tâches essentielles qui leur
faciliteront la réalisation des supervisions.
La solution 6.1
Le médecin chef du district est en principe la première personne habilité à prendre la
décision du lancement des activités d'une session de supervision, à ce titre un tableau
de bord de prise de décision lui permettra de donner les instructions en temps
opportun. Le tableau de bord sera inséré dans le chrono gramme global des activités du
médecin chef du district. Nous pensons pouvoir apporter notre contribution à
l'élaboration de ce tableau de bord.
La solution 7.2
La présence d'un second véhicule va certainement contribuer à résoudre le problème
de disponibilité de moyen de transport en cas de panne du seul véhicule existant
actuellement, mais aussi en cas d'exécution d'activités parallèles. Nous pourrons
facilement élaborer avec le médecin chef une correspondance de rappel au ministère
de la santé pour relancer les requêtes déjà transmises par l'équipe cadre du district sud
au titre de ses plans opérationnels de 1999 et de l'an 2000.
La solution 8.1
La justification du choix de cette solution se trouve dans le souci de minimiser les
risques de manquer de fond pour la réalisation des supervisions, nous supposons q' en
menant une plus grande offensive auprès des baiIIeurs de fonds on a plus de chance
de disposer à temps d'un accord de financement.
1 Ousmane 9 e promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 58
4.3.1 Le but, les problèmes, les objectifs et stratégies:
Le présent plan d'action a pour de permettre la realisation effective des supervisions programmées au niveau du district sanitaire sud de Dakar
...
Rappel des problèmes Les objcctifs ..... _ ...... Les stratégies Insuffisance de planification des supervisions 1 Elaborer avant la fin du mois de mai 2000 1 Elaboration d'un plan détaillé des
! d'un plan global et détaillé des supervisions supervisions à effectuer de juin à décembre du district sanitaÎre sud de Dakar 2000.
" "~~ ~ ~~~~~~~
Arriérés de règlement des perdièms des 2 Régulariser au plus tard le 30 mai le règlement 2 Transmission d'une correspondance au superviseurs du district sud pour des supervisions des arriérés de perdièms des superviseurs du médecin chef de la région médicale pour
déjà effectuées. district sanitaire sud dc Dakar pour les réclamer le règlement des arriérés. supervisions déjà réalisées. 3 Transmission d'une correspondance au
comité de gestion du district sud pour demander une avance afin de pouvoir régler
- - - - - ------------ - - - - - -------------les arriérés de pen:lièmsdes
Insutlïsance d'encadrement des superviseurs 3 Encadrer à partir du premier juin 2000 4 Elaboration d'une liste de tâches par leurs supérieurs au cours du processus de les superviseurs du district sanitaire sud de spécifiques d'encadrement à cffectuer par réal isation des supervisions. Dakar par leur médecin chef. le médecin chef du district sud au cours des
sessions de supervision. La non disponibilité du moyen de transport 4 Equiper au plus tard le 30 mai d'un 5 Relancer la requête de dotation en véhicule
véhicule de liaison technique. du district sud par la transmission d'une lettre de relance
lnsutlïsance dans la prise de décision de 5 Prendre le 5 juin et le 23 Octobre 2000 les 6 Elaboration d'un tableau de bord d'aide à la lancement des activités des sessions de décisions de lancement des sessions décision de lancement des supervisions, à supervisions de supervision par le médecin chef du l'intention du médecin chef du district
district sanitaire sud ou son suppléant sanitaire sud. L'absence de ressource financière en temps 6 Mobiliser au 30 Mai et au 30 Septembre 2000 7 Elaboration et transmission d'une requête opportun pour réaliser les supervisions des fonds nécessaires pour la réalisation des de financement à un ou plusieurs bailleurs
supervisions du district sanitaire sud prévues de fonds du district sud. le 5 Juin et le 23 Septembre 2000 60
1 Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000
4.3.2 L'analyse de la faisabilité
Les sept stratégies retenues dans le cadre de la résolution des cinq problèmes secondaires au
problème principale de notre sujet ne pourront être appliquées sans l'accord préalable de
l'équipe cadre et surtout du médecin chef du district sanitaire sud. Les réticences aux
changements, le sentiment d'avoir un reproche sur la façon personnel d'organiser son travail
peuvent aussi être à l'origine d'un blocage dans la mise en œuvre de ses stratégies.
Nous avons la certitude qu'aucun de ses obstacles ne pourra se poser à nous car le médecin
chef et son équipe ont manifesté et prouver tout le long de ce travail leur adhésion malgré le
préjudice moral que comporte ce genre de travail, pourvu que cela se passe dans le respect et
la reconnaissance des valeurs humaines.
En tout état de cause nous nous sommes engagés à mener le travail selon un code de conduite
qui nous a été dicté dans notre cahier de stage. Le code de conduite est l'instrument qui nous
garantis le bon déroulement de notre travail. Il y a aussi le fait que bien avant notre travail
certaines démarches pour ressoudre les problèmes du district ont commencé et elles
comportent des éléments contenus dans notre plan de mise en œuvre .. Ainsi notre action
vient renforcer cette démarche et lui donner plus de chance de réussite.
61
1 Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000
4.3.3 Les activités, les responsables et le calendrier d'exécution:
Stratégies Activitésrrâches Responsables Calendrier d'exécution mois de mai 2000
1
2 et 3
4
5
Définir les besoins de supervision Déterminer les périodes Réunir la documentation Déterminer le temps de travail Rédiger le plan Soumettre le plan à l'ECO
Le stagiaire du cesag Le superviseur SSP Le superviseur SMIlPI<'
Le stagiaire du secag Le médecin cher Le planton
Réunir et examiner les documents' Le stagiaire du cesag sur la description du poste du médecin cher et son rôle dans la 1 Le superviseur SS}' supervision Faire la liste Le superviseur SMIlPF
1 ère semaine 2em semaine 13èm semai~e~ 14ém semain~
Soumettre la liste à l'ECD :------~~--~~~------~r_------------------------------------------_1
Rédiger et transmettre une lettre de Le stagiaire du cesag relance de la requête de dotation en Le médecin cher véhicule. Le lanton Elaborer le tableau de bord Le stagiaire du cesag
6 1 Soumettre le tableau à l'ECO Identifier le bailleur de fond Le stagiaire du cesag Elaborer une requête de financement
7 1 et le soumettre à l'ECD 1 Le médecin cher Transmettre la requête
I.e planton
Le suivi 1 L' F:CD [J VUI UlÇUU1U II; \ "\l'VU;:!' 'iU .1 "'<Il. .,ç t'\1UI ""YI .... II; AU , .. n':;J4 "U HI.., • .., "II; nu ... } 1
1. Ousmane 9 e Promo/ion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2i::.:/o"'0'--__
4.3.4 Les ressources humaines Les montants qui figurent dans ce tableau correspondent aux coût de la journée de travail au niveau district au Sénégal
itéslTâches Stratégies 1 Activ Défin Déte
ition des besoins supervision
1 1 Colle Déte Réda Soum Réac
mination des périodes :te de la documentation mination du temps de travail :tion du plan ission du [llan à l'ECD ion des correspondances re, corn.>t:tion et signature :mission
urres[londances ~-~~~~~~~~
2 , 3 et 5 1 Lect Tran des c Colle sur méd
:te et examen des documents l description du postes du
4 1 supe Elab Sourn
:in et son rôle dans vision ration de la liste ission de la liste à l'ECD
Elab oration du tableau de bord nission du tableau à l'ECD
la
6 1 Sourn Iden Elab
ification du bailleur de fond
7 1 finan l'EC
,Tran
~Les
'ration d'une requête de cement et sa soumission à )
Imi.~sion de la requête
4.3.5 Les ressources matérielles:
Humaines Jours de travail Coût Ijournée Total Source
2 Médecins !24x2=48 5000 Fr. CFA 240.000 POIS 1 budget Supervision
3 Superviseurs 24x 3 = 72 3000 Fr. CFA 216.000 POIS 1 budget Su pervision
Co 1 Secrétaire 1500 Fr. CFA 15.000 POIS 1 budget Supervision
1 Planton ,Y.x2= 1 1000 Fr. CFA 1.000
POIS 1 budget Supervision
Total = 472.000 - ------------upervlseurs our memOire
64
r-Straté!!ies Activités tfacbes i Nature Quantités Prix unitaire
Définition des besoins de supervision Détermination des période Rame de papier 4 4.500
1 Collection de la documentation Détermination du temps de travail Stylo 5 250 Rédaction du plan Soumission du~lan à l'ECO Crayons 5 100 Rédaction des correspondances
2 et5 Lecture, correction et signature Micro ordinateur 1 2.500.000 Transmettre les corrcsjJondances ___ Plus imprimante Identification du bailleur de fond
3 et4 Elaboration d'une requête de Photocopieuse 1 -financement ct sa soumission à l'ECD Transparent 20 500 Transmission de la requête couverture
6 Elaboration du tableau de bord Soumission du tableau à l'ECO Feuille cartonnée 20 250 ---
couverture Identification du bailleur de fond Elaboration d'une requête de Spiral couverture 10 750
7 financement et la soumettre à l'ECO Transmission de la requête Moto planton 1 -
Carburant 20L 344 Gas-oil
1
Pour mémoire f-- -- .~~~~~~
Iotal = 8 Le suivi .. ~~~~~
Le montant globale de la mise en œuvre est estimé à 3.021.130 ( Trois million vingt et un mille cent trente francs CFA)
Total Source financement --- --
18.000 Budget fonctionnement
1.250 "
500 "
2.500.000 Comité de gestion
i Celui du service déjà - Disponible
10.000 Budget fonctionnement
5.000 "
7.500 " Celui du service déjà
- disponible
6.880 Budget fonctionnement
': •• =>'1':1.1)111)
4.3.6 Les indicateurs d'évaluation.
• L'existence d'un plan global et détaillé des supervisions à mener du mois de juin à la fin
de l'année 2000 au district sanitaire sud de Dakar
• Constatation de l'élaboration et de la transmission effective de toutes les correspondances
prévues dans le cadre de se plan à leurs destinataires.
• Règlement effectif des arriérés de perdièms des superviseurs du district sanitaire sud.
• Disponibilité de la liste des tâches incombant au médecin chef du district sud dans le cadre
le la supervision.
• Présence d'un tableau de bord d'aide à la décision de lancement des activités de
supervision au district sud de Dakar.
• Elaboration et transmission effective des requêtes de financement concernant les
supervisions du 5 Juin ct du 23 Octobre 2000,
• Réponse favorable et mise à disposition du financement des supervisions du 5 Juin et
du 23 Octobre 2000.
• Dotation effective du district sanitaire sud, d'un véhicule de liaison technique
• Nombre de supervisions réalisées du l or Juin au 31 Décembre 2000.
66
1 Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000
4.4 LA MISE EN ŒUVRE
Conformément au calendrier de mise en œuvre nous avons pu effectuer les activîtés
prévues dans le plan. La planification pour les deux sessions est terminée et tous les
intéressés disposent d'une copie, les correspondances ont été établies et seront transmises à
leurs destinataires. La liste des tâches qui incomberont désormais au médecin chef du district
est aussi établie et distribuée aux superviseurs et au comité de gestion du district; enfin le
tableau de bord de prise de décision de lancement des activités des seSSIons de
supervision est élaboré et intégré dans le chronogramme général des activités du
médecin chef du district.
Le matériel technique a été suffisamment fourni, le comité de gestion a accepté le
financement du micro-ordinateur et de l'imprimante. Cela va contribuer à faciliter la
saisie, le traitement des textes, l'archivage, la gestion pendant les supervisions et les
autres activités du district.
Notons que pour le financement des perdièms relatifs au présent plan, le médecin
stagiaire et l'ensemble des acteurs qui sont intervenus ont décidé unanimement de
renoncer d'en bénéficier. Cela permettra d'alléger les charges surtout qu'il n'y avait
pas eu une programmation spécifique de cette activité au titre du pIan opérationnel
2000.
Nous noterons aussi que le district sud a reçu bien avant le début de la mise en œuvre un
véhicule neuf pour les liaisons techniques. En fait il s'agit d'une coïncidence qui s'est
caractérisée par la réponse à la requête de l'équipe cadre du district au moment où nous nous
proposons de transmettre une lettre de relance concernant cette requête qui entre dans le cadre
de la mise en œuvre du PDIS. 67
1 Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin
La seuJe difficulté qui est survenue au cours de cette mise en œuvre à été l'absence
momentanée du médecin du district appelé à participé à un important séminaire sur
l'application de la PCrME au Sénégal. Nous avons pu contourner cette difficulté en utilisant
l'intérimaire désigné du médecin chef, ce dernier nous a apporté tout son concours pour
mener à bien notre activité
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 68
Ce chapitre concernera l'évaluation de la mise en œuvre mais aussi les impacts de la
recherche sur le personnel. Compte tenu du temps à mettre pour avoir une large évaluation de
ce travail seuls les éléments qui ont pu être évalués à ce stade du suivi sont présentés.
5.1 L'évaluation de la mise en œuvre.
En nous référant aux indicateurs d'évaluation que nous avons formulés, nous pouvons
constater que:
• Le plan global et détaillé des supervisions du 5 juin et du 23 novembre est établi.
• Les différentes correspondances ont été rédigées et vont être transmises à leurs
destinataires conformément au plan de mise en œuvre.
• La liste des tâches qui incombent au médecin chef du district dans le cadre des
supervisions est établie.
• Le tableau de bord d'aide à la prise de décision de lancement des activités de supervision
est aussi établi.
• La requête du financement des supervisions du 5 juin et du 23 septembre est
effectivement élaborée celle du 5 juin et sera transmise au comité de gestion pour le
préfinancement et celle du 23 septembre sera transmise un autre bailleur de fonds du
district sanitaire.
• Un véhicule neuf a été livré au district sud pour assurer les liaisons techniques. Cependant
nous rappelons qu'il s'agit plus de l'effet de la première requête que du présent plan
d'action; bien que nous pensons sans être certain que l'écho du présent travail a pu servir
d'incitation.
1.0usmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 70
• Une supervision a été réalisée, une autre est en cours de réalisation et une troisième est
progranunée pour démarrer le 23 octobre 2000. Cela va porter à trois le nombre de
supervisions depuis le début de ce travail par rapport à une seule supervision en 1999.
5.1 L'impact de la recherche sur le personnel.
Nous avons été agréablement surpris de voir une réaction spontanée de l'équipe cadre
de district en particulier du médecin chef à l'annonce et au choix du problème de
l'insuffisance de supervision au district sud de Dakar. Aussitôt le constat fait
nous avons observé les réactions suivantes:
• Une tentative de contestation et de justification sur la situation de la part de certains
supervIseurs.
• Un sentiment de frustration pour le rang occupé parmi les districts sanitaires de la
région médicale de Dakar en matière de réalisation des supervisions.
• Une décision immédiate du médecin chef ordonnant l'organisation d'une session de
supervision dans la semaine qui suit la constatation du problème.
• Une forte détermination de l'équipe cadre du district pour relever le ruveau de
réalisation des supervisions.
Ces réactions nous confortent dans l'hypothèse que le manque d'incitation peut
bien contribuer à l'insuffisance de réalisation des supervisions, mais d'autant plus que
l'effet de l'annonce du problème à été la réalisation effective d'une session de
supervision et la création d'une volonté d'agir pour ne pas se trouver dans une
mauvaise situation.
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 71
CONCLUSION.
Au terme de ce travail, il apparaît que le problème de l'insuffisance de réalisation des
supervisions programmées au district sanitaire sud est une réalité bien admise par l'équipe
cadre du district. L'ampleur du problème dépasse largement le cadre du seul district sud car
ce travail à travers la revue de la littérature et l'enquête menée à permis d'être informé sur le
fait que le problème est aussi préoccupant au niveau régional, national et dans la sous région
africaine.
Nous avons pu détennÏner quelques causes et avons découvert les graves conséquences de ce
problème à différents niveaux du système de santé. Nous avons surtout constaté à quel point
les attitudes des superviseurs peuvent être influencées par le regard et la contribution
extérieure.
En dépit des nombreuses imperfections que pourraient comporte notre méthodologie, notre
démarche a permis d'amorcer un changement dans la planification et la réalisation des
supervisions au district sud de Dakar. Nos recommandations ont pour but de créer les
conditions d'une péreI1I1isation des acquis réalisés à partir de ce travail mais aussi
d'améliorer de la situation avec les recherches qui suivront certainement dans le domaine de la
supervision.
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 72
RECOMMANDATIONS
Au médecin chef du district sud
Tout en sachant que l'adoption de nouvelles attitudes n'est pas chose facile nous
recommandons au médecin chef du district sud de :
• S'investir d'avantage dans des actions de plaidoyer pour obtenir le paiement
régulier des artiérés de perdièms des superviseurs du district.
• Veiller à l'exécution des tâches qui lui reviennent dans le cadre de la supervision.
• Prendre les dispositions pour déléguer ces tâches à un suppléant en cas d'indisponibilité.
Aux superviseurs du district.
Nous leur recommandons de :
• Prendre plus d'initiatives en préparant à l'avance les sessions de supervision.
• A soumettre au médecin chef du district une proposition en temps opportun. Cela va
non seulement servir de rappel au médecin chef mais surtout cela permettra la
réalisation des supervisions qui sont une source de rémunération supplémentaire pour
eux, et aussi un outil d'amélioration de la qualité des services.
• D'avoir plus de compréhension en vers le médecin chef qui est ouvert et qui peut être
sensible à leurs doléances.
Aux responsables de la région médicale de Dakar.
Nous leur recommandons de :
• Créer davantage de cadres de rencontre avec leurs correspondants du district sud.
• Maintenir une pression et créer un système d'accompagnement des superviseurs dans
la réalisation de leur travail.
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 73
• Programmer des supervisions assortis de toutes les dispositions appropriées pour leur
exécution effective
Aux responsables du niveau central, et programmes nationaux.
11 serait souhaitable qu'une harmonisation soit faite entre leurs interventions et les plans
d'action des districts sanitaires pour cette raison nous recommandons de :
• Réduire la perturbation des activités de ces districts.
• Pennettre une meilleure coordination des activités entre eux et les districts sanitaires
• L'affectation d'un médecin spécialisé en santé publique pour seconder le médecin chef du district sanitaire sud.
• Organiser des ateliers sur la planification et la réalisation des superVlSlons au
niveau des districts sanitaires.
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 74
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUE
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Stewart N. Blumendel . 1986 PRICOR Méthodes de recherche opérationnelle: Une approche générale des soins de santé primaires 85 pages
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 76
LES ANNEXES
-------~~---------~ ............ ~ ....... _----
1.0usmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 77
QUESTIONNAIRE N o ...... )<'onction : ............ .. Lieu de trayail ................. . Dates! déliyrance ............... Retrait ................ .
AUX REPONDANTS DE CE QUESTIONNAIRE
Mesdames
Messieurs
Le but de ce questionnaire est de connaître avec plus d'indications les causes
qUI sont à l'origine de l'insuffisance de réalisation des supervisions
programmées par le district sanitaire sud de Dakar. Nous, nous adressons
à vous parce que nous estimons que vous êtes permIs ceux qui peuvent nous
donner des informations les plus sûres concernent le système d'organisation
de la supervision au niveau du district sanitaire sud de Dakar.
Nous comptons donc sur votre collaboration et vous remercions d'avance.
1.0usmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 78
QUESTIONS
1 Est-ce qu'il y a périodiquement des notes du niveau supérieur pour inciter le district à effectuer les supervisions programmées, et a transmettre les rapports?
OUI ~ON
2 Une supervision tous les deux mois au niveau de tous les postes de santé! Cela vous semble t'il réalisable dans le contexte actuel du district sanitaire sud de Dakar?
OUI NON
3 A vez vous parmi vos documents de travail, le programme des supervisions du district sanitaire sud, pour l'année 2000 ?
OUI NON
Si non pourquoi ne l'aviez vous pas?
4 Si vous avez le programme annuel de supervision ( an 2000 ) du district sanJtaire sud:
Le trouvez-vous suffisamment détaillé? OUI ; NON
Les ressources sont t'elles bien exprimées? OUI ; NON
Les objectifs, activités, tâches, responsabilités et périodes sont' ils biens indiqués? OUI , NON
LOusrnane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 79
5 Selon vous les membres de l'équipe cadre du district sud sont' ils suffisant pour mener les supervisions programmées ?
OUI NON
6 Existe t'il une description de poste pour chacun des membres de l'équipe cadre du district sanitaire sud?
OUI NON
Si oui, est ce qu'elle est respectée surtout du point de vue profil - emploi et attributions réelles?
OUI NON
Si non pouvez vous nous expliquer en quelques mots pourquoi :
7 Aviez vous déjà reçu une formation sur le thème de la supervision au niveau du district, de la région médicale ou ailleurs?
OUI NON
8 Combien de supervisions aviez vous, vous-même préparé, proposé à vos collaborateurs et réalisé avec eux au cours de l'année dernière?
9 Est-ce que les décisions concernant le lancement des activités préparatoires des supervisions sont prisent à temps par les responsables du district sud?
OUI NON
LOusrrume 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 80
10 Les Fonds devant servir à la réalisation des supervisions sont' ils disponibles à temps?
OUI NON
11 Durant ces trois dernières années le district sanitaire sud disposait' il d'un véhicule fonctionnel affecté aux liaisons techniques et aux supervisions?
OUI NON
Si oui était' il disponible aux périodes programmées pour les supervisions?
OUI NON
12 La dotation en carburant du district sanitaire sud était' elle suffisante ces trois dernières années pour assurer les supervisions programmées?
OUI NON
13 Ya t'il un ou des arriérés de payement des perdièms des membres de l'équipe cadre du district sanitaire sud concernant la supervision?
OUI NON
14 Les superviseurs du district sanitaire sud sont 'ils encadrés et assistés par leurs supérieurs du district et de la région médicale durant les différentes phases du processus de la supervision?
OUI NON
15 est ce qu'il arrive que les interventions du niveau central perturbent les programmes propres des districts sanitaires?
OUI NON
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 81
16 Le personnel devant être supervisé au niveau du district sanitaire sud est t'il dans l'ensemble disponible et disposer pour la supervision?
OUI NON
17 Disposez-vous d'un plan de travail périodique (hebdomadaire, mensuel) transcrit sur un tableau de bord du service où les objectifs dates, lieux, moyens et responsables sont indiqués pour chacune des activités?
OUI NON
18 Pouvez vous citer quelques causes pouvant expliquer la nonréalisation
des supervisions programmées au niveau des districts sanitaires de la région médicale de Dakar et en particulier au niveau du district sud:
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 82
GUIDE D'ENTRETIE~ AVEC LE MEDECI~ CHEF DU DISTICT Sk'lfITAIRE SUD DE DAKAR
Avril 2000
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 83
Questions
1 Pouvez vous nous faire une présentation sommaire de votre personne? ( formations carrière expériences)
2 Pouvez vous nous définir les mots suivant;
La direetion ;
Le management:
Le leadership :
La Supervision
3 A vez vous une vision dans le sens du souhaitable pour votre structure? Si oui pouvez vous nous en parler?
4 Quels sont les objectifs que vous vous êtes fixés vous-même pour votre structure au terme de cette année 2000 ?
5 Pouvez vous nous présenter votre tableau de bord pour la période en cours si vous en avez ?
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 84
6 Vous arrive t'il de déléguer c'est à dire de transmettre votre pouvoir de dirigent ?
Si oui à qui, quand et comment vous déléguer votre pouvoir?
7 Pouvez nous dire comment la commmllcatÎon est organisée dans votre structure?
8 Comment et qui décide, ordonne le démarrage des activités de supervision dans votre structure?
9 Comment exercez-vous votre autorité sur vos collaborateurs en particulier dans les prises de décision? est ce de manière catégorique ou consensuelle?
10 Quels sont les actions que vous entreprenez pour motiver votre personnel ?
Il Pouvez vous nous parler des derniers problèmes ou conflits que vous avez géré ?
12 Quel est le climat social qui règne en ce moment dans votre structure?
13 Pouvez vous nous parler des dernières sanctions que vous avez eu à administrer ?
I.Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 85
14 Avez vous un ou plusieurs agents à problème, si oui eomment vous comportez vous avec eux?
15 Quels sentiments avez vous eu après qu'on est constaté que le district sud est celui qui à le moins réalisé les supervisions programmées?
16 La séance de supervision qui s'est déroulée du 3 au 20 avril avait t'elle été prévue pour cette période ou bien on peut la considérer comme une réponse à la situation constatée et un engagement à la réalisation effective des supervisions ?
17 Quels sont les changements que vous avez déjà effectués et quels sont ceux que vous envisagez faire au cours de cette année 2000 en particulier dans le domaine de la supervision ?
18 Est ce que vous avez déjà fait l'objet de supervision dans vos fonctions de dirigent?
Habiletés de direction!
19 Quels sont vos rapports avec vos supérieurs hiérarchiques ?
20 Est ce qu'on peut avoir une idée sur la comparaison du temps que vous consacrez à la gestion interne de votre structure et de celui que vous consacré aux demandes professionnelles extérieurs.
I.Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 86
Guide d'entretien avec le personnel du district sanitaire sud de Dakar
Avril 2000
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 87
Questions:
1 Pouvez vous nous présenter le médecin chef, quel type de chef est' il ?
2 Pour vous qu'est ce que s'est que diriger, superviser ?
3 Le médecin chef vous a t'il fait part de sa vision lointaine pour le district sud ?
4 Le médecin chef vous à t'il parlé de ses propres objectifs pour cette année 2000 ?
5 Comment trouvez vous l'organisation du travail dans votre district est ce qu'il y a un tableau de bord pour l'équipe cadre de district ?
6 Est ce que le médecin chef délègue souvent son pouvoir ses collaborateurs ?
7 Comment trouvez-vous l'organisation de la communication dans votre structure ?
LOusmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 88
8 Comment et qui décide, ordonne le démarrage des activités de supervision dans votre service?
9 Le médecin chef est 'il nn chef dont le caractère dominant est autoritaire ou consensuel ?
10 Votre médecin chef vous motive t'il dans votre travail de superviseur?
II Comment le médecin chef gère t'il les conflits et problèmes qui surviennent dans le service et au cours des supervisions ?
12 Quel est le climat social qui règne dans votre service ?
13 Avez vous connaissance de sanctions que le Médecin chef a administré à des agents ?
14 Dans votre service est ce qu'il y à des agents à problème fessant obstruction à la réalisation des supervisions ?
15 Pouvez vous nous dire quels ont été vos sentiments après avoir appris que votre District est celui qui a réalisé le moins de supervision ?
16 De votre point de vue la supervision qui à été effectué du 3 au 20 avril 2000 avait t'elle été régulièrement programmée ou bien elle représente plus une réponse au constat de l'insuffisance de supervision ?
1.0usmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 89
17 Quels sont les récents changements menés par le médecin chef du district ?
18 Est ce que le médecin chef vous supervise dans vos propres activités?
19 Comment sont vos relations personnelles avec le médecin chef du district ?
20 Pouvez vous faire une comparaison entre le temps que vous consacré à vos aciivités propres et celui que vous consacré aux aciivités professionnelles extérieurs?
Faites nous cette comparaison au niveau de votre médecin chef de district.
I.Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 90
LES RESULTATS DU QUESTIONNAIRE
1
:
QUESTIONS REPONSES OBSERVATIONS ,
OUI NON 1 Il Est-ce qu'il y a des notes 4 7 1 Il y' a eu vérification ! d'incitation venant des supérieurs? 2 Une supervision bimensuelle cela 11 1
vous semble t'il réaliste? !
3 A vez vous le programme des 6 5 1 1\ y' a eu vérification !
4 supervisions du district pour l'an2000 ? 5 Les membres de l'ECD sont 'ils
,
suffisant pour mener les 10 2 , supervisions? 6 Existe t'il une deseription de poste Il y' a eu vérification
i flour les membres de l'ECD 7 5 7 Aviez déjà reçu une formation sur
1 le thème de la ,supervision? & 4 8 Avez vous, vous-même préparé,
proposé et réalisé avec l'ECD une 1 11 i supervision en 1999 ?
9 Les décisions de lancement de la
1 supervision sont t'elles prisent à 10 2 temps?
10 Les fonds pour la supervision 1
! sont' ils disponibles à temps? 3 9 _ ...
11 Durant ses trois dernières années
, le district sud disposait fil d'un 9 2 1 véhicule pour les liaisons
i techrlÎques ?
11 Si oui le véhicule était' il disEoniblc E()ur la supervision? 1 Il
12 La dotation en carburant était' elle suffisante ') 10 2
13 Y' a t'il des arriérés de paiement i
des perdièrns ? 12 -14 Y' a t'il un encadrement et une
1 assistanc~ des superviseurs? 3 9 15 Y' à t'il une perturbation du
i programme par le niveau supérieur ? 12 -
16 Le personnel supervisé est t'il disponible et disposé? 12 -,
. 17 Disposez-vous d'un plan de travail ~anserit sur un tableau de bo~d ? 10 2 l = Indéterminé
I.Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000 91
Tableau des résultats de l'entretien sur l'habilité de direction et le leadership du médecin chef du district sanitaire sud
Questions Les réponses Le médecin chef Les superviseurs Les auxiliaires Réponse + Réponse -
1 pour le MCn pour le MCn 1 Simple, ouvert, compréhensif et Amical, travailleur, calme, patient, Gentil, bon chef, travailleur, 11 4
travailleur peu coopérant, Iaxiste,peu tolérant motivant, expéditif
2.1 Planifier, coordonner, orienter, Gérer, planifier ,motiver, Commander, donner des ordres, motiver coordonner, exemplaire aider et défendre les agents.
2.2 Bonne connaissance Bonne connaissance
3 Pas de vision plutôt des objectifs Non, il ne la pas exprimé • 4 4 Prineipaux objectifs Non 5 OUI 1 2 5 5 T.B absent se base sur le PO 2000 Non 6 0 7 6 OUI OUI 4 NON 2 5 2 7 Bonne Bonne 4 InsuFfisante: 2 4 2
8 L'ECO Le Médecin chef 4 L'ECO 2 3 4 9 Consensuel Consensuel 3 Autoritaire 2
Les deux à la fois 1 10 OUI: délégation, Attribution OUI 1 NON 5 2 5
ristourne, visite dans les familles. 11 Médiation, écoute, conseils Bien 6 7 12 Bon Bon 5 Mauvais 1 6 1 13 Demande d'affectation hors du Sanction 1
district, d'un agent récidiviste. Ne sanctionne pas 5 14 Non Non 6 15 Déception, frustration Frustration 5 Indifférence 1 16 Une réponse OUI Un réponse OUI 6 7 17 4 changements Plusieurs 1 Aucun 5 2 5 18 OUI OUI 1 NON 5 1 6 19 Plus interne qu'externe Interne 5 Externe 1 6 1 19 BON Bonnes 5 Passable 1 7 20 Plus interne qu'externe Interne 5 Externe 1 6 1
l Ousmane 9 e Promotion DSGS-CESAG-Dakar Juin 2000
GRILLE DE LA DISCUTION DE GROUPE
Date; 24 Avril 2000.
Participants Les six superviseurs du district sanitaire sud ( 3 femmes, 3 hommes)
Facilitateur Le stagiaire du cesag.
Lieu; La salle de réunion du district sanitaire sud.
,1
Premier thème: discussion libre sur les causes du problème d'insuffisance de planification et de réalisation des supervisions.
durée = 1 heure
1 Causes liées au personnel ?
2 Causes liés à la structure ?
3 Causes externes ?
Deuxième thème: Avis sur causes prioritaires durée 30 minutes.
Troisième thème: Les avis sur les solutions possibles durée 1 heure.
f-"'. 0 "" .. , _. 1 o"'~ '"". r- ';'-l'":""~ Il Noms rGS$our~~~---4 ~.... EXAMENDOCUMENTS 1 3 jours. Lun 01/0~1er03l0Ô/oo .. -- _._ .. ;~TAGIAIRE CESAG;S
6 ~'FGER REQUETE 1 5 jours! Mor03/05/QO 1 MarOe/OS/OO i STAGIAIRE CESAG:S
1 ~jlliBciRATION PLAN . 1 12 IOU~.U o4/osioot Ven 19/05/00 14'-:STAC;IAIRE -CESAG;S
f-- 2 ~ IREO-IG-ERi-SjQurs jLUn~EV-05l-0-0i-v-eni2l-05-/0-0 1---_~~j:TAG-IA-I-RE CES-AG;S
7 ~ l TRANSMETTRE REQUETE: 210 ur.' Lun 08/05/00· Mar 09/0~ ----tLANTON
~-_- TRANSMISsIoN CORRESP --+-- 3 jours Ven 12105100! Mar 16105/o01-~=-- ~LANTON -:j 8 Q!3 i ELABORERT.BORD 1 710ùrs Mar 16105100' Mor 24/05/001 STAGIAIRE CESAG
9 'a IDENTlfIER-S fONDS --- 1 510urs lM~r "-6/05/00 Lun 22!05100.~ STAGIAIRE CESAG:S.
10 ~ èLABORER2e-REQUETE - 1_ 910~rs _ Marl6105iOO~26105100 __ uJ=TAGIAI:E.CESA~:ij 5 FAIRELISTETA:HES 1_ ~ours __ Mer 24105100 _ Lun 29/05/00 1 _ _ __ J'''''''"'''~''I
11 2e REQUEIT1 410urs Jeu 25/05/00 Mar 30/05100 16 1 CHAUFEUR
" ''''''''~=~ i _,"col = ~ o""'l___ .·1 ;O'~''''""[OOl 15 t-, 1
16-------------· -- -1 --- ----- .. ---------. +-- --e----
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Page 1 --_. -------------- ----
". TAGIAIRE CESAG;SUPERVISEUR[200%];MEDECIN CHEF
6
2
7 ~
31 m3 8 1m3 9 @3
10 iE3
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Projet: PLAN DE MISE EN OEUVRE Date: Mer 31105100
Tâche
Fractionnement
Avancement
Jalon
STAGIAIRE CESAG;SUPERVISEUR[200%];MEDECIN CHEF;SECRETAIRE
•
STAGIAIRE CESAG;SUPERVISEUR[400%];MEDEC(N CHEF;SECRETAIRE
PLANTON
RécFlpilulallve
Tâche reportée
Fractionnement reporté
Jaton reporté
Pag81
• • Avancement fAparté - 1
TâchAS externes
Récapitulatives du projet WlIIIlIIlIilllllllllilllllII
o
Mai 2000 Lundi Mardi
-
1 Mercredi
1 Jeudi
1 Vendredi
1 Samedi
-1 Dimanche
01' 02' 03' 04' 05' 06 07 , EXAMEN DOCUMENTS; 3 jours i ELABORATION PLAN; 12 jours
i REDIGER REQUETE; 5 jours ,
,
j ,
08' W 10 11: 12 13 14
ELABORATION PLAN; 12 jours
REDIGER CORRESP; 5 jours ,"
REDIGER REQUETE; 5 jours i TRANSMISSION CORRESP; 3 jours , , '
TRANSMETIRE REQUETE; 2 jours ,
: ,
i •
15' 16' 17: 18, 19 20, 21
ELABORATION PLAN, 12 jours :
TRANSMISSION CORRESP; 3 jours
ELABORER,T.BORD; 7 jours
, IDENTIFIERB FONDS; 5 jours
ELABORER 29 REQUETE; 9 jours 22, 23' 24 25' 26, 27, 28
•
[ FAIRE LISTE TACHES; 4 jours
ELABORER T,BORD; 7 jours
IDENTIFIER.B FONDS; 5 joUi:
ELABORER 29 REQUETE; 9 jours i
29: 30' 31, i
FAIRE LISTE TACHES; 4 joui 1 FAIRE LE SUIVI; 7 jours
1 0,2 sm 1
1 0,2 sm 1
0,2 sm ! 1 0,2sm , , ,
------- - ------------------------------------------
Juin 2000 ~,;.:
Jeudi Dimanche 041
FAIRE LE SUIVI; 7 jours
11 FAIRE LE SUIVI; 7 jours
14; 15 16 171 1
201 21' 22 2~ 2
261 27: 201 29 30:
1~;ORGANiGRAMMEDÙ DISTRICT sUD11
ECD
ISIEGE~!§IgIçT sllij
Médecin Chef! COGD
~armacie Idistric~ ~jointMCD!
[3ureau SupeITiseurs!
ISuperviseur sspi ISuperviseur SMIIPFI ,-------------- - - --------}~
ISuperviseur EP~
Soins santé pnmaIre
Santé maternelle et infantile, planning Familial
Education pour la Santé; Assistance
sociale
~----------- ---------------------1
entre de santé IHS ~~~~" - - - - --------------
iBrn-eau gestio~
ISupervisern-HAI
Hygiène et assainissement
Dispensaire Hospitalisation 1 M~t~~t~J mpMi[ Laboratoire 1 pharmacie Radiologie
Wostes de santél
1 Raffenel 1 Sandialml Goréé 1 rebeusl alfala 1 PMI médina 1 bel air 1 fàss belofl~~
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