COMUNICADO PFT 12 – PRORROGAÇÃO PRAZO ENCERRAMENTO DO PROJETO

A Equipe de Gerenciamento do Projeto “Planejamento da Força de Trabalho”, no exercício das competências que lhe confere o Ato Executivo nº 21.315/17, informa que o prazo previsto para encerramento do projeto foi alterado para o dia 23 de março de 2018.

Na oportunidade, comunicamos que a fase de consolidação dos mapas da força de trabalho das unidades organizacionais participantes até aqui foi concluída e os relatórios com os resultados estão em elaboração.

Agradecemos a participação de gestores, agentes integradores e servidores do TCE-RJ que contribuíram na produção das informações.

Consulte a página do projeto em: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho.

COMUNICADO PFT 11 – REUNIÕES DE FEEDBACK E VALIDAÇÃO DE RESULTADOS

A Equipe de Gerenciamento do Projeto – EGP “Planejamento da Força de Trabalho”, no exercício das competências que lhe confere o Ato Executivo nº 21.315/17, convoca os gestores das unidades organizacionais, abaixo relacionadas, para as reuniões de feedback e validação dos resultados da aplicação da metodologia PFT/TCE-RJ.

Todas as reuniões serão realizadas, na sala de reuniões da SGP, conforme agenda:

DATA HORÁRIO UNIDADE(S) ORGANIZACIONAL(IS)

05/03/2018 2ª feira

10:00 - 12:00 DGI/ASR/APU/ADS 13:00 - 15:00 DSI/COT/CSI/CSS/SSI/SPO/SCI 15:00 - 17:00 ECG/SEC/APE/COE/COA/CCA/COD/BBL

06/03/2018 3ª feira

10:00 - 12:00 SGA/CRH/COP/COL/COV 13:00 - 15:00 SGA/CMA 15:00 - 17:00 SGA

07/03/2018 4ª feira

10:00 - 12:00 SSE/CPR/CSO/CST/CSE 13:00 - 15:00 AUD 15:00 - 17:00 CCS/SPR

08/03/2018 5ª feira

10:00 - 11:00 GCG 11:00 - 12:00 PGT 13:00 - 15:00 SSA/CAF 15:00 - 17:00 SSA/CEN

09/03/2018 6ª feira

10:00 - 12:00 SSA/CGA 13:00 - 15:00 SSA 15:00 - 17:00 SGP/CAP/CAQ/COO

Dúvidas: ramais 4880/4881 ou diretamente na sala de suporte do projeto (3º andar/anexo).

Consulte a página do projeto em: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho.

COMUNICADO PFT 10 – PRAZO PARA ENTREGA DA PLANILHA-MODELO PFT

A Equipe de Gerenciamento do Projeto – EGP “Planejamento da Força de Trabalho” vem lembrar que o prazo para a entrega da “planilha-modelo PFT” (disponível na intranet) se encerra nesta sexta-feira, 19/01/2018.

O arquivo eletrônico deve ser encaminhado e-mail planejamentoft@tce.rj.gov.br, com a devida indicação do nome da unidade organizacional.

As orientações de preenchimento estão disponíveis em http://www.tce.rj.gov.br/web/intranet/planejamento-da-forca-de-trabalho).

Dúvidas: ramais 4880/4881 ou diretamente na sala de suporte do projeto (3º andar/anexo), sob agendamento.

COMUNICADO PFT 09 PROCEDIMENTO PARA PREENCHIMENTO DE PLANILHA-MODELO PFT

A Equipe de Gerenciamento do Projeto - EGP comunica que disponibilizará facilitadores para apoiar as unidades organizacionais no preenchimento da planilha-modelo PFT (disponível em http://www.tce.rj.gov.br/web/intranet/planejamento-da-forca-de-trabalho).

Para agendamento, basta que os agentes integradores façam contato com a EGP por meio do planejamentoft@tce.rj.gov.br ou dos ramais 4880/4881.

Lembramos que o prazo para encaminhamento da planilha se encerra em 19/01/2017.

ORIENTAÇÕES

1. Como acessar a planilha-modelo PFT

Intranet >> menu “Planejamento” >> Planejamento da Força de Trabalho >> Documentos do Projeto >> Planilha-modelo do workshop de produção >> Download >> “Salvar Como”, renomeando o arquivo com a sigla da UO.

Link: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho

2. Conceitos básicos:

2.1. UNIDADE ORGANIZACIONAL (UO): é uma célula da estrutura organizacional (órgão, setor etc).

2.2. PROCESSO: conjunto de atividades coordenadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).

2.3. PRODUTO: é uma saída, entrega ou resultado de um processo. Pode se apresentar na forma de bem ou serviço. Um produto deve necessariamente ser destinado a um cliente/usuário da unidade organizacional.

2.4. CLIENTE: quem recebe/necessita do produto da UO. Pode ser uma pessoa, área, órgão, sociedade etc. a quem se destina o resultado do processo (saída, fora da UO).

2.5. DEMANDA: quantidade do produto demandada pelo cliente. 2.6. ESFORÇO: Tempo (em horas) de trabalho humano efetivamente empenhado na

geração de um produto.

3. Como preencher cada campo da planilha PFT:

3.1. UNIDADE ORGANIZACIONAL: indicar o nome e a sigla da UO. 3.2. PRODUTO(S): Relacionar todos os produtos ou serviços que a UO entrega aos seus

clientes. Toda UO tem produtos que são específicos (exclusivos de sua área de atuação) e também tem produtos comuns (aplicáveis a várias unidades organizacionais do TCE). Dica: identificar prioritariamente a relação de produtos

específicos e depois consultar a lista de produtos comuns, sugerida na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho.

3.3. CLIENTE(S): Relacionar, para cada produto identificado, quem são os clientes que o recebe. Uma UO nunca é cliente de si mesma.

3.4. DESDOBRAMENTO DO PRODUTO EM ETAPAS: especificar as etapas que são realizadas até a geração do produto final. O objetivo desse campo é evidenciar quais atividades estão sendo abrangidas na estimativa do esforço (tempo) necessário para a geração do produto final.

3.5. ESTIMATIVA DE ESFORÇO: tempo em horas estimado para o desenvolvimento de 1 (um) produto. A estimativa de esforço pode ser proposta por produto ou por etapa, conforme a necessidade da cada UO (ver exemplo ao final). Atenção: não confundir esforço (tempo efetivamente empenhado) com a duração (do processo). Para cada produto deverão ser propostos 3 (três) tempos:

3.5.1. MÍNIMO (h): lançar menor tempo (em horas) registrado para a geração do produto ou da etapa. Tempo recorde, melhor caso/cenário.

3.5.2. MAIS PROVÁVEL (h): tempo (em horas) gasto na maioria das vezes para geração do produto. Valor suficiente a concluir 2/3 das demandas.

3.5.3. MÁXIMO (h): maior tempo (em horas) registrado para geração do produto. Pior caso/cenário.

3.6. ESTIMATIVA ANUAL DE DEMANDA PELO PRODUTO: projetar a quantidade anual de demanda pelo produto. Analisar os dados dos últimos 5 anos (2013-2017), quando possível, e verificar tendências de crescimento, redução ou modificação da demanda e fatores atuais que possam impactar a demanda nos próximos 2 anos (ex. planejamento estratégico, novas deliberações etc.).

3.7. ESTOQUE (SE APLICÁVEL): registrar a quantidade de demanda pelos produtos não atendida no prazo ou ainda sem tratamento, se houver. Projeção de estoque tratado em 2 anos (lançar 50% por ano).

3.8. FONTE DA INFORMAÇÃO: registrar as evidências e/ou fontes de informação que baseiam a estimativa de demanda. Exemplo: SCAP, SIGA, relatórios, diretório/pasta de arquivos etc.).

4. Encaminhamento para revisão

Concluído o preenchimento da planilha-padrão PFT, cada unidade organizacional deverá, por meio da Equipe de Agentes Integradores - EAI, encaminhar o arquivo devidamente identificado para o e-mail: planejamentoft@tce.rj.gov.br, para que a Equipe de Gerenciamento proceda a revisão das informações.

5. Exemplo

UNIDADE ORGANIZACIONAL:

(Nome e sigla do setor)

MÍNIMO (h)(menor tempo

registrado)

MAIS PROVÁVEL (h)

(tempo gasto na maioria das

vezes)

MÁXIMO (h)(maior tempo

registrado)

Coleta de Informações 8 24 28 Não se aplica

Elaboração 1 4 16 Não se aplica

Revisão 0,5 1 2 Não se aplica

Elaboração 0,25 1 1,2 Não se aplica

Revisão e assinatura 0,17 0,25 0,5 Não se aplica

Protocolo TCE Recebimento e expedição de guias

0,02 0,05 0,12 1040 Não se aplica SCAP

Elaboração 0,5 8 24

Revisão e despacho 0,06 1 3SCAP200TCEInstrução processual 1000

MAPA DA UNIDADE ORGANIZACIONAL: IDENTIFICAÇÃO DE PRODUTOS E ESTIMATIVAS DE DEMANDA E ESFORÇO

Relatório técnico-gerencial SGP

Ofício TCE

4

20\\F: "UO >> Pasta

Ofícios"

Intranet

PRODUTO(bens ou serviços da UO)

ESTIMATIVA DE ESFORÇO (Tempo em horas gasto na geração de um produto.

Pode ser estimado o tempo total para o

FONTE DA INFORMAÇÃO

(evidências das fontes de informação que

baseiam a estimativa de demanda. Exemplo: SCAP, SIGA, relatórios,

diretório/pasta de arquivos etc.).

ESTOQUE (SE APLICÁVEL)

(demanda não atendida no prazo

ou ainda sem tratamento, se

houver. Projeção para 2 anos - 50%

por ano).

ESTIMATIVA ANUAL DE

DEMANDA PELO PRODUTO

(quantidade projetada/produção

anual)

CLIENTE(quem recebe/necessita do

produto)

DESDOBRAMENTO DO PRODUTO EM ETAPAS

(atividades realizadas para a geração do produto,

abrangidas na estimativa de esforço)

COMUNICADO PFT 08 – Resultado da dinâmica do Workshop de Sensibilização

Nos workshops de sensibilização, realizados entre os dias 06 e 08/12/2017 foi realizada uma dinâmica para captar a percepção dos participantes sobre a situação atual e futura da força de trabalho do TCE-RJ, a partir das seguintes perguntas:

• Situação atual: Como você percebe a força de trabalho do TCE? • Situação futura: Como você espera que seja a força de trabalho do TCE?

Os resultados apurados apontaram o seguinte: SITUAÇÃO ATUAL: com 394 manifestações tabuladas, tem-se que a força de trabalho hoje é percebida como:

SITUAÇÃO FUTURA: 415 manifestações indicam que a força de trabalho esperada no futuro seja:

Mais detalhes sobre o resultado da dinâmica estão disponíveis em: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças, participe!

De: Mensagem TCERJAssunto: COMUNICADO - PLANEJAMENTO DA FORÇA DE TRABALHOData: segunda-feira, 11 de dezembro de 2017 17:07:00

COMUNICADO PFT 07/2017 – PARTICIPAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS Amanhã (12/12) se iniciam os workshops de produção, em que serão identificados osprincipais produtos e processos de cada unidade organizacional. Os agentes integradores indicados já estão inscritos na turma específica de sua unidadeorganizacional, conforme agenda atualizada disponível na intranet. Os voluntários poderão participar no dia e horário agendados para o seu setor, até olimite de vagas disponíveis. A solicitação de inscrição deve ser encaminhada paraplanejamentoft@tce.rj.gov.br. Acesse mais informações e acompanhe o andamento na página do projeto na intranet:http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças com a sua participação!

COMUNICADO PFT 06/2017 – WORKSHOPS DE PRODUÇÃO

Os workshops de sensibilização do Projeto “Planejamento da Força de Trabalho” se encerraram nesta sexta-feira (08/12), totalizando a participação de 281 servidores que poderão atuar como agentes integradores. Na próxima terça (12/12) se iniciam os workshops de produção, conforme agenda atualizada disponível na intranet. Esclarecemos que o PFT é estruturado de forma colaborativa com todos os envolvidos, respeitadas as suas singularidades. Dessa forma, em consideração às questões trazidas nos workshops de sensibilização acerca das mudanças em curso na Secretaria-Geral de Controle Externo e respeitada sua autonomia institucional, informamos que os workshops de produção junto à SGE serão adiados e oportunamente agendados em momento mais adequado, a ser definido pela SGE. Acesse mais informações e acompanhe o andamento na página do projeto na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças com a sua participação!

COMUNICADO PFT 05/2017 – EVENTOS DE SENSIBILIZAÇÃO

Os workshops de Sensibilização começam hoje! A participação de líderes e agentes integradores de todas as unidades organizacionais (setores do TCE) é indispensável. Os demais servidores poderão participar, voluntariamente, até o limite de vagas disponíveis em cada turma (nos termos do Ato Executivo 21.315/17). As inscrições devem ser realizadas pelo Portal da ECG ou clicando em um dos links abaixo (não é necessário encaminhar memorando de inscrição), e também diretamente no local:

Agenda - Eventos de Sensibilização Projeto PFT Data Horário Local Evento Público-alvo Vagas Insc.

06/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 1 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

07/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 2 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

07/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 3 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

08/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 4 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

Acesse mais informações e acompanhe o andamento na página do projeto na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças com a sua participação!

COMUNICADO PFT 04/2017 – EVENTOS DE SENSIBILIZAÇÃO

Tendo em vista o início do projeto “Planejamento da Força de Trabalho no TCE-RJ” e o Ato Executivo 21.315/17, publicado em 29/11/2017, informamos que nesta semana, do dia 06 ao dia 08/12/17, serão realizados os workshops de Sensibilização, com duração de 2 horas, no intuito de disseminar os fundamentos e conceitos da metodologia que será empregada para diagnosticar e dimensionar a força de trabalho do tribunal. A participação de líderes (chefia ou substituto eventual) e agentes integradores de todas as unidades organizacionais (setores do TCE) é obrigatória. Outros servidores poderão participar voluntariamente, desta primeira etapa, até o limite de vagas disponíveis em cada turma (nos termos do Ato Executivo 21.315/17). Lembramos que, para a Equipe de Agentes Integradores do Projeto (líder e dois agentes integradores de cada setor), a participação no workshop de Sensibilização é pré-requisito para a etapa prática (workshop de Produção), cujos detalhes serão informados no primeiro evento. As inscrições devem ser realizadas pelo Portal da ECG ou clicando em um dos links abaixo (não é necessário encaminhar memorando de inscrição):

Agenda - Eventos de Sensibilização Projeto PFT Data Horário Local Evento Público-alvo Vagas Insc.

06/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 1 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 07/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 2 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 07/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 3 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 08/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 4 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

Acesse mais informações e acompanhe o andamento na página do projeto na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças com a sua participação!

COMUNICADO PFT 03/2017 – EQUIPE DE AGENTES INTEGRADORES

Prezado(a) Gestor(a), Considerando o COMUNICADO PFT 02/2017 – EVENTOS DE SENSIBILIZAÇÃO do projeto “Planejamento da Força de Trabalho no TCE-RJ” e o Ato Executivo 21.315/17, publicado em 29/11/2017, solicitamos a indicação dos servidores que comporão a Equipe de Agentes Integradores – EAI que representará sua unidade organizacional nas atividades do projeto. Lembramos que, nos termos do art. 2º, inciso II, do referido ato, a Equipe de Agentes Integradores - EAI será composta por, no mínimo, 03 (três) servidores indicados pelos titulares das unidades organizacionais do TCE-RJ, devendo, entre estes, participar o líder (chefia imediata ou o substituto eventual). Os servidores indicados deverão necessariamente participar da sensibilização (2h/a) e do workshop de produção (4h/a), conforme calendário a ser divulgado na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho. Nas reuniões de trabalho do workshop de produção serão identificados os principais produtos e processos de cada órgão, para cálculo das demandas e as estimativas de esforço, que permitirão o dimensionamento da força de trabalho. Assim, solicitamos que o nome e o CPF dos participantes sejam encaminhados para planejamentoft@tce.rj.gov.br impreterivelmente até o dia 04/12/17 (segunda-feira). Setor: Nome completo CPF Gestor (chefia ou substituto eventual)

Agente Multiplicador Agente Multiplicador Aguardamos seu retorno e, desde já, agradecemos a colaboração. Atenciosamente, Equipe de Gerenciamento do Projeto – EGP/PFT

COMUNICADO PFT 02/2017 – EVENTOS DE SENSIBILIZAÇÃO

Tendo em vista o início do projeto “Planejamento da Força de Trabalho no TCE-RJ” e o Ato Executivo 21.315/17, publicado em 29/11/2017, informamos que a partir da próxima semana serão realizados os eventos de sensibilização, com o objetivo disseminar os fundamentos e conceitos da metodologia que será empregada para diagnosticar e dimensionar a força de trabalho do tribunal. A participação de líderes e agentes integradores de todas as unidades organizacionais (setores do TCE) é obrigatória e, até o limite de vagas disponíveis em cada turma, outros servidores poderão participar voluntariamente (nos termos do Ato Executivo 21.315/17). As inscrições devem ser realizadas pelo Portal da ECG ou clicando em um dos links abaixo (não é necessário encaminhar memorando de inscrição):

Agenda - Eventos de Sensibilização Projeto PFT Data Horário Local Evento Público-alvo Vagas Insc.

06/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 1 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 07/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 2 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 07/12/2017 14:00 às 15:40 Auditório ECG Sensibilização – Turma 3 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever 08/12/2017 09:30 às 11:10 Auditório ECG Sensibilização – Turma 4 Líderes + EAI + voluntários 130 Inscrever

Acesse mais informações e acompanhe o andamento na página do projeto na intranet: http://intranet.tce.rj.gov.br/planejamento-da-forca-de-trabalho Some forças com a sua participação!

COMUNICADO – PLANEJAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO O Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro dá início hoje ao projeto “Planejamento da Força de Trabalho do TCE-RJ“, que tem o objetivo de dimensionar, por meio da análise dos processos finalísticos e de apoio, o quadro de pessoal da Corte de Contas, nos seus aspectos técnicos e gerenciais. Após esta avaliação, será desenvolvido o plano da força de trabalho para o cumprimento da missão e das metas estratégicas do tribunal, considerando as suas necessidades atuais e futuras, como prevê o PET 2016-2019, a Política de Gestão de Pessoas (Resolução 284/14) e o Marco de Medição do Desempenho dos Tribunais de Contas (MMD-TC). O projeto contará com a colaboração de servidores (lideranças e agentes integradores) de todas as áreas do tribunal, por meio da participação em workshops. A gestão do projeto se dará em parceria entre SPG, SGA e ECG, e o prazo previsto para sua conclusão é de 120 dias, com encerramento em 9 de março de 2018. Contamos com o auxílio de todos para elevarmos ainda mais a qualidade dos serviços prestados pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro à sociedade. Para conhecer mais sobre a iniciativa, confira aqui o Termo de Abertura do Projeto (TAP) na intranet. Informações, dúvidas ou sugestões: planejamentoft@tce.rj.gov.br Mensagem TCE-RJ enviada por e-mail a todos os servidores, no dia 16.11.2017.