Chuong 1 tổng quan về HTTT kế toán
-
Upload
dlmonline24h -
Category
Documents
-
view
1.914 -
download
4
description
Transcript of Chuong 1 tổng quan về HTTT kế toán
CHƯƠNG 1TỔNG QUAN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1
Mục tiêu
• Nắm được cái khái niệm cơ bản về HTTT, HTTTKT
• Biết được các thành phần của HTTT• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp• Vai trò của HTTTKT trong HTTT Doanh nghiệp
2
Nội dung
• Các khái niệm– Hệ thống (System) – Tổ chức (Organization)– Nguồn lực (Resource)– Quản lý (Management)– Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Hệ thống thông tin: khái niệm, các thành phần, phân loại
• Hệ thống thông tin kế toán
3
Hệ thống
• Khái niệm– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành
phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định
4
B
A
C
D
Mục tiêu
Ví dụ - Câu hỏi??????
Dùng khái niệm hệ thống để phát biểu về các hệ thống sau:
• Hệ thống giao thông• Hệ thống khuyếch đại âm thanh• Hệ thống điện trong phòng học• Hệ thống kế toán• Hệ thống thông tin kế tóan
5
• Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản sau :– Mục tiêu của hệ thống– Cấu trúc của hệ thống : là sự sắp xếp các thành phần
bộ phận bên trong của hệ thống– Các yếu tố đầu vào, đầu ra– Môi trường của hệ thống : là các yếu tố, điều kiện nằm
ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống đó
6
7
Environment
Input
Interface
Inter-relationship
Component Boundary
Output
Đường biên và nơi giao tiếp
• Đường biên : nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống con trong tổ chức
• Nơi giao tiếp : Là nơi gặp nhau giữa các đường biên của các hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
8
Hệ thống cha và hệ thống con• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và
được gọi là hệ thống con. • Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống
9
A1A2
A
B
D
C
A
Mục tiêu
Ví dụ - Câu hỏi????
Xác định hệ thống con của các hệ thống sau: Hệ thống giao thông Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế tóan• Các hệ thống con có phương thức hoạt động
khác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khác nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu chung của hệ thống cha
10
Tổ chức (Organization)
• Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý chúng để sản xuất đầu ra.
Tổ chức có phải là hệ thống hay không???
11
Tổ chức (Organization)
• Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
• Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động của nó. Mỗi hoạt động của tổ chức được khái quát hóa thành một tiến trình
12
Tiến trình (process)
• Tiến trình là một (hoặc một chuỗi) hành động tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn.
• Trong tổ chức có 2 loại tiến trình:– Tiến trình sản xuất là các tiến trình trực tiếp
tạo ra sản phẩm/dịch vụ– Tiến trình quản lý là các tiến trình hoạch định,
điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các công việc sản xuất
13
Nguồn lực (Resource)
Nguồn lực hữu hình (physical resource)
•Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động
• Công cụ: phương tiện được sử dụng trực tiếp để thực hiện công việc
•Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật, công nghệ
Nguồn lực ý niệm
(conceptual resource)
• Thông tin: nội dung mô tả các loại nguồn lực • Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết thông
qua thị trường • Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi
14
Quản lý (Management)
• Khái niệm:
Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức
15
Quản lý (Management)
• Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:– Hướng tới mục tiêu– Thông qua con người– Sử dụng các kỹ thuật, các nguồn lực– Bên trong một tổ chức
16
Hoạt động quản lý
• Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định…– Vấn đề không có cấu trúc : Là các vấn đề có thể được
giải quyết bởi nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất
– Vấn đề có cấu trúc :Là các vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện
– Vấn đề bán cấu trúc: Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc
17
Quản lý (Management)
• Vai trò của người quản lý trong tổ chức– Vai trò phối hợp: đại diện cho tổ chức (hoặc một bộ
phận trong tổ chức) chịu trách nhiệm về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của tổ chức; thuê mướn, huấn luyện, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên; làm cầu nối liên kết các cấp quản lý trong tổ chức; và đại diện cho tổ chức để làm việc với các tổ chức bên ngoài.
– Vai trò thông tin: tiếp nhận thông tin, xử lý, và phổ biến thông tin cho những người cộng sự.
– Vai trò ra quyết định: xác định mục tiêu, hoạch định công việc thực hiện mục tiêu, cấp phát nguồn lực cho công việc và chọn giải pháp thực hiện để hiện thực hóa mục đích của tổ chức
18
Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)
• Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc một số vấn đề nào đó
19
Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
Ngữ cảnhNgữ cảnh
Nhận biết,đo lường
Nhận biết,đo lường
Thế giới thực Dữ liệu Suy diễn,trích lọc
Suy diễn,trích lọc
Thông tin
“trung thực” “chủ quan”
20
21
Ví dụ - Câu hỏi????
Dữ liệu hay là thông tin?• Nguyễn Văn A có tổng số điểm thi đại học
là 20• File Excel tổng hợp điểm của sinh viên• Báo cáo tài chính công ty A năm 2011
Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Đặc điểm của thông tin tốt:– Thông tin phải thích hợp– Thông tin phải kịp thời– Thông tin phải chính xác– Thông tin làm giảm điều chưa rõ– Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ
22
Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức– Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu– Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp
sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức
– Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt– Sự xuất hiện của các doanh nghiệp số (digital
firm)
23
24
Thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức
(James A. Hall, 2007)
Hệ thống thông tinCác khái niệm
• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức
• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu. (Ralph M. Stair, 2003)
• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems)
25
Hệ thống thông tinCác khái niệm
• Hệ thống thông tin quản lý là một chuyên ngành đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng, điều hành và phát triển hệ thống thông tin của tổ chức
• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi chung của tất cả hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức
• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi của một loại hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho các nhà quản lý cấp trung
26
27
Vai trò của Hệ thống thông tin
• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh, sản xuất chính.
• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp
• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến
Hệ thống thông tin
• Các thành phần nhìn theo chức năng:– Bộ phận thu thập thông tin, – Bộ phận kết xuất thông tin, – Bộ phận xử lý– Bộ phận lưu trữ– Bộ phận truyền nhận tin
28
Hệ thống thông tin
• Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý:
IS
Con Người
Phần mềm máy tínhHệ điều hành
Phần mềm ứng dụngHệ quản trị cơ sở dữ liệu
Cơ sở vật chấtPhần cứng máy tínhViễn thông và mạng
Quy trình nghiệp vụGiao dịch
Môi trường
29
Hệ thống thông tin Phân loại
Söï phaân loaïi HTTT khoâng
coù nghóa laø 1 HTTT
trong thöïc teá thuoäc
veà 1 loaïi duy
nhaát
30
Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý
DSS
Trợ giúp giải quyết vấn đề, mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm
phán đoán của chuyên gia
TPS
Thực hiện tự động và ghi vết các giao dịch
MIS
Gồm nhiều các kênh
thông tin cung cấp thông tin
cho người quản lý cấp
trung
ESS
Cung cấp thông tin toàn
diện về tổ chức, phản
ánh môi trường bên ngoài cho
CEO
31
Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý
32
Phân loại HTT theo chức năng
Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư
nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân
phối
HTTT quản lý Sản xuất
XĐ khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển
sản, khuyến mãi, bán sản
phẩm, và duy trì quan hệ với KH
HTTT Tiếp thị - Bán hàng
Phản ánh mọi diễn biến của nguồn
vốn/tài sản do quá trình hoạt động
HTTTTài chính –
Kế toán
Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm
của nhân viên trong tổ
chức
HTTT quản lý
Nhân lực
33
Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin
Chiến lược
Chiến thuật
Tác nghiệp
Mức
quả
n lý
Số năm hoạch định cho tương lai: 1 2 3
Tầm hoạch định
34
35
HT TT b.haøng & T.tröôøng
HT TT Saûn xuaát
HT TT taøi chính
HT TT keá toaùn
HT TT nhaân löïc
Xöû lyùñ.haøng
X.ñònh giaù baùn
Ngh.cöùu TT, khuyeán maõi
Söû duïng maùy moùc
Söû duïng VL
XN kho VL v.v
Thu, chi Chính
saùch thanh toaùn cuï theå
v.v
KT taøi chính
Laäp BC thueá
Kieåm toaùn
v.v
Tuyeån duïng
Huaán luyeän
Chính saùch löông, thöôûng
v.v
Caáp ñoä hoaït ñoäng
TPSï
Quaûn lyù baùn haøng
Phaân tích baùn haøng
Kieån soaùt haøng toàn kho
Laäp keá hoaïch saûn xuaát
Laäp ngaân saùch haøng naêm
Keá hoaïch Ñaàu tö voán Phaân tích lôïi nhuaän-
giaù caû Phaân tích chi phí
Phaân tích söï phaân boá lao ñoäng
Phaân tích chi phí hôïp ñoàng LÑ
Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung)
DSS
Döï baùo khuynh höôùng baùn haøng- 5 naêm
Keá hoaïch hoaït ñoäng 5 naêm
Döï baùo ngaân saùch 5 naêm
Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän
Laäp keá hoaïch nguoàn nhaân löïc
ESS
Caáp ñieàu haønh (caáp cao)
ESS: Executive Support System- HT hoã trôï ñieàu haønh
MIS: Management Information System-HT thoâng tin quaûn lyù
DSS: Decision Support - HT hoã trôï quyeát ñònhTPS: Transaction Processing System-HT xöû lyù nghieäp vuï
Hệ thống thông tin kế toán
36
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS) là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính
Dữ liệu`
AIS
Thông tin
Người sử dụng
AISQuyết Định
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS)
37
Doanh nghiệp
Thực hiện các hoạt động
cung cấp hàng hóa dịch vụ có
giá trị cho khách hàng
Kế toán
Cung cấp các thông tin hỗ trợ
hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động
của DN
HTTT Kế toán
Là 1 hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho
người sử dụng
Chức năng của HTTT kế toán
• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài
• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp
• Hoạch định và kiểm soát• Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
38
Phân loại HTTTKT
39
2 Phân loại theo phương thức xử lý
1
22
Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng1
40
Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Mục tiêu và đối tượng sử dụng
Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Phân loại hệ thống thông tin kế toán
HTTT kế toán tài chính
1. Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài DN theo luật định Phạm vi hệ thống
2. Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3. Quy trình xử lý
4. Cấu trúc
41
Chứng từPhân loại
và ghi nhật ký
Lập báo cáo
Ghi sổ chi tiết
và sổ cái
HT kế toán tài chính
HT doanh
thu
HT phải thu
HT hàng tồn kho
HT báo cáo
...
HTTT kế toán tài chính
42
Chu trình doanh thu
Chu trình chi phí
Chu trình chuyeån ñoåi
Chu trình taøi chính
Ch.trình Bc t.chính: soå caùi vaø baùo
caùo taøi chính
Döõ lieäu
Quyõ
Quyõ
Döõ lieäuDöõ lieäu
Döõ lieäu
TPhaåm
Vaät lieäu
HTTT kế toán quản trị1. Mục tiêu
Cung cấp thông tin bên trong DN theo yêu cầu quản lý của ban quản lý Phạm vi hệ
thống2. Đầu vào
Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác
3. Cấu trúc
43
HT NGÂN SÁCH(Lập kế hoạch) HT BÁO CÁO
TRÁCH NHIỆM
TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
HT xử lý nghiệp vụ (thực thể)
Dòng thông tin dưới lên
Kế hoạchDòng thông
tin trên xuống
So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị
44
Cả hai loại kế tóan đều có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin kế tóan, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tam tới doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn
Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thông tin. Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi tiết
Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý
45
Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
Đối tượng sử dụng thông tin về kế tóan tài chính là: các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngòai doanh nghiệp (nhà đầu tư,ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê
Cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh
Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán quản trị là : Các nhà quản lý doanh nghiệp( hội đồng quản trị, ban giám đốc_
46
Kế tóan tài chính phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ đòi hỏi có tính khách quan và có thể kiểm tra được. Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị
Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự thích hợp và tính linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau. Thông tin ít chú trọng đến sự chính xác mà mang tính chất phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo vì vậy thông tin kế tóan quản trị phục vụ cho việc đánh giá và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hình thái hiện vật
47
Kế tóan tài chính phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận và sử dụng phổ biến, nói cách khác KTTC phải đảm bảo tính thống nhất theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định để mọi người có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo TC và KTTC phải tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành đặc biệt là những yêu cầu quản lý tài chính và các yêu cầu của xã hội thông qua việc công bố những số liệu mang tính bắt buộc
Kế tóan quản trị không có tính bắt buộc, các nhà quản lý đuợc toàn quyền quyết định và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp
48
Phạm vi thông tin của Kế tóan tài chính liên quan đến việc quản lý tài chính trên qui mô tòan doanh nghiệp
Kế tóan tài chính có kỳ lập báo cáo thông thường là : quí, năm
Phạm vi thông tin Kế tóan quản trị liên quan đến việc quản lý trên từng bộ phận(phân xưởng phòng ban) cho đến từng cá nhân có liên quan
Kế tóan quản trị có thể lập báo cáo từng thời điểm, không có qui định bắt buộc, có kỳ lập báo cáo nhiều hơn : quí, năm , tháng, tuần, ngày
Phân loại HTTTKT
49
Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công
Phương thứcxử lý
Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính
Yêu cầu của thông tin kế toán
• Phù hợp: phù hợp với việc ra quyết định
• Tin cậy: Có khả năng xác nhận, không sai sót, chính xác, trung lập,
• Đầy đủ: không bỏ sót các khía cạnh quan trọng
• Đúng thời điểm: Được cung cấp khi cần thiết
• Có thể hiểu: Được trình bày có thể hiểu được
50
AIS thủ công và AIS trên nền máy tính
• AIS thủ công
51
Chứng từSự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài
chính
Ghi sổ
nhật ký
Sổ nhật ký
Chuyển sổ cái
Sổ cáiLập báo cáo
Báo cáo tài chính
Quá trình SXKD
AIS thủ công và AIS trên nền máy tính
• AIS trên nền máy tính
52
Chứng từSự kiện của
quá trình SXKD
Nhập liệu
Cácdữ liệu liên quan đến
hoạt động
Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Thông tin theo yêu
cầu
Truy xuất thông tin theo
yêu cầu
Các đối tượng sử dụng HTTTKT
• Người sử dụng trực tiếp• Nhà quản lý• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán• Kiểm toán viên• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology
in the Accounting Curriculum, 1995)
53
Tương lai của HTTT Kế toán
• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ
• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán
• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp
• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh
54
Kế toán viên và HTTTKT
• Kế toán viên là người sử dụng HTTTKT• Kế toán viên là người tham gia vào quá trình
phân tích và thiết kế HTTTKT• Kế toán viên là người kiểm toán HTTTKT
55
Câu hỏi ôn tập
• 1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?• 2. Chức năng của HTTTKT đối với doanh
nghiệp?• 3. HTTTKT là hệ thống thông tin độc lập trong
doanh nghiệp, đúng hay sai? Giải thích cho ý kiến của anh/ chị?
• Trình bày các thành phần theo cấu trúc vật lý của HTTTKT?
• Phân loại HTTTKT?• Kế toán viên có vị trí gì trong HTTTKT?
56
Yêu cầu
• Đọc lại slide chương 1• Đọc tài liệu chương 1 trong sách• Trả lời câu hỏi ôn tập• Đọc trước chương 2
57