Document Preparation第一組

王思涵、馮采苓、陳雅虹、黃郁庭、黃雅筠

Microsoft Office 的歷史：

Office 出現於九十年代早期，最初是一個推廣名稱，指一些以前曾單獨發售的軟體的合集。

之後Office 應用程式經過整合，共享了一些特性。而最近，微軟嘗試將 Office 作為一個開發平台。

Microsoft Office 最初的版本是在 1989 年所推出，但最初並不是運作於Windows 平台，而是在

蘋果電腦的Macintosh 平台之上。而Microsoft Office 自從他推出文字處理、試算表以及簡報製作的

軟體後，便一直居於領導地位。

微軟開發Office 主要是為Windows，其次是為Macintosh。

如何將 Word 2007 預設儲存成.doc 檔：

微軟新版的Office 2007 軟體多了一種全新的檔案格式叫「.docx」。當使用 2007 時，儲存的檔

案格式都是「.docx」；Excel 的話則是「.xlsx」。

然而這種格式在Office 97~2003 版本中是無法直接讀取的，所以須另外安裝擴充程式。但大

多數使用２００３的人不知道可以安裝擴充程式，這時候就會造成打不開檔案的問題，所以一開

始存檔存成２００３的格式才是最好的。

所以當文件無法被一般使用者讀取的話，必須在存檔時就自己手動選擇存成「.doc」或「.xls」

格式。先開啟Word 軟體，先點一下左上角的〔Office 按鈕〕，開啟選單後再按一下〔Word 選項〕。

然後點選左邊的【儲存】，然後在「以此格式儲存檔案」下拉選單中，點選【Word 97-2003 文件

（*.doc）】，設定完後再按下〔確定〕按鈕。

完成上面的設定之後，以後我們編輯好文件要存檔時，預設會幫我們選擇「Word 97-2003 文件

（*.doc）」格式，避免一不小心又存成舊版軟體使用者無法開啟的格式。

關於 Microsoft office word 2007：

Word 的用途：

1.基本文書處理技巧及認識螢幕工具。

2.字元的放大縮小，行距的調整、段落對齊。

3.表格及多欄製作，以方便製作各種報表。

4.加插圖片、圖表、文字藝術師等，以製作圖文並茂的檔案。

5.可以將不同資料大量的合併。

Word 檔案格式：

Microsoft Word 在當前使用中是佔有巨大優勢的文文書處理器，這使得 Word 專用的檔案格

式 Word 檔案（.doc）成為事實上最通用的標準。

Word 的版本：

MS-DOS 時期：

1983 年 11 月 Word 1

1985 年 Word 2

1986 年 Word 3

1987 年 Word 4 aka Microsoft Word 4.0 for the PC

1989 年 Word 5

1991 年 Word 5.5

Apple Macintosh 的版本包括

1985 年 1 月 Word 1 for the Macintosh 1998 年 Word 98

1987 年 Word 3 2000 年 Word 2001(最後一個與 Mac OS 9 相容的版本 )

1989 年 Word 4 2001 年 Word v.X( 第一個僅相容 Mac OS X 的版本 )

1991 年 Word 5 2004 年 Word 2004

1993 年 Word 6 2007 年 Word 2008

SCO UNIX 的版本包括

Microsoft Word for UNIX Systems Release 5.1

OS/2 的版本包括

1992 年 Microsoft Word for OS/2 版本 1.1B

Microsoft Windows 的版本包括

1989 年 11 月 Word for Windows

1991 年 Word 2 for Windows

1993 年 Word 6 for Windows

1995 年 Word 95，亦稱 Word 7

1997 年 Word 97，亦稱 Word 8

1999 年 Word 2000，亦稱 Word 9

2001 年 Word XP，亦稱 Word 2002 或 Word 10

2003 年 Word 2003，亦稱 Word 11，但官方稱之為 Microsoft Office Word 2003

2006 年 Word 2007（測試版亦稱 Word 12），但官方稱之為 Microsoft Office Word 2007

2009 年 Word 2010，亦稱 Word 14，但官方稱之為 Microsoft Office Word 2010

Word 的應用教學：

1.輸入方程式：

2.表格的應用：

(1) 插入表格

(2) 表格自動格式設定

選取快速表格選項，再選取所需的樣式即可。

(3) 分割、新增、修改表格

(4) 輸入資料的快捷鍵

方向鍵 移到上下左右的儲存格

Tab 鍵 移到下一個儲存格

Shift+Tab 鍵 移到前一個儲存格

Alt+Home 鍵 移到該列最左邊儲存格

Alt+End 鍵 移到該列最右邊儲存格

Alt+PageUp 鍵 移到該欄最上方儲存格

Alt+PageDown 鍵 移到該欄最下方儲存格

Ctrl+Backspace 鍵 將表格上移一行

(5) 編輯表格

1.移動整列資料 : 按住 alt+shift 鍵+上下方向鍵,即可整列移動。

2.插入欄、列 : 一是在一般工具列上選取,二是直接選取欄列後,按滑鼠右鍵。

(6) 欄寬與列高的調整

調整欄寬 : a.直接拖拉欄間隔符號,即可改變左右兩欄的寬度。

1.Alt 鍵+欄間隔符號,上方尺規上會有數值參考。

2.Shift 鍵+欄間隔符號拖拉,則只會改變左邊一欄的寬度,其他欄的寬度不變。

3.Ctrl 鍵+欄間隔符號拖拉,則會改變左邊一欄的寬度,右邊其他欄的寬度會等比例的放大縮小,

但總寬度不變。

調整列高 :1.直接拖拉列間隔符號,即可改變上方一列的高度。

2.Alt 鍵+列間隔符號,左方尺規上會有數值參考。

(7) 文字與表格的轉換

反白選取欲轉換表格的文字，並點選表格選項中的文字轉換成表格，在選擇需要的欄數。

3.改變行距：

點選版面配置，修改間距的數值。

4.繪圖物件：

快取圖案：

1.選取快取圖案快捷鈕

2.

按住 Shift 鍵+線條可以畫出直線。

按住 Shift 鍵+矩形可以畫出等比例正方形。

按住 Shift 鍵+橢圓形可以畫圓形。

5.文字藝術師：

1.在工具列上,按滑鼠右鍵將文字藝術師工具列開啟。

2.可以選擇各種樣式，並且自己設定需要的格式。

6.可重複使用的內容建置組塊：

“建立可重複使用的內容建置組塊”的作業能力遠超過中文系統中的“詞庫輸入法”。就類

似 MSN 的圖片功能，當你輸入「: )」時，就會跑出笑臉。2003 也有類似功能，但在 2003 中叫做「自動圖文集」。

7.繪製圖表：

點選插入面板，再選取圖表，然後可以選擇需要的格式，如樹狀圖、折線圖等等。這時會跑

出類似 excel 的表格，裡面可以輸入數據，這樣就可以製作出自己需要的圖表。

8.上下標：

在常用功能中可以輕易選擇，在需要下標的文字反白後點選下標選項即可。

9.註腳：

點選參考資料面板後，有插入註腳的選項，在要插入的文字後面點選此選項後，在右上角就

會出現數字，而在文件的最後面會出現相應的數字，可在此輸入參考資料來源或註解。

問題討論：

Q:文字間的距離如何設定?A:將需要改變間距的文字反白，按右鍵點選字型，再選擇字元間距，改變點數設定的數值即可改

變文字的間距了。

Q:請問可以提供讓 2003 版也能開啟 2007 版的擴充軟體嗎?A:微軟的網站就有提供了。

Q:方程式的使用在 2007 和 2003 中有何差別?A:他們出來的東西是一樣的，但是 2003 要經過很多步驟才叫得出方程式，所以 2007 把它擺在能

夠輕易選取的地方，對於需要使用方程式的人來說方便許多！

Q:如何左右分欄?A:版面配置中有欄的選項，這樣就可以選擇自己要的版面。

Q:如何自動對齊?A:在常用版面中的段落，有左右對齊的符號，點選之後就會自動對齊了。

Q:如何自動斷字?A:在版面配置中，有斷字選項，選擇自動後 Word 就會幫你自動斷字了。

Q:除了 Word 以外還有其他文書軟體嗎?是否可以稍微介紹?A:除了 microsoft office word 之外，比較知名的文書軟體為 open office，且為免費的軟體，可以自

己下載。

Q:為何 2007 要比 2003 副檔名多 x，有何差別?A:因為 2007 為了讓檔案容量比較小，所以格式和.doc 不太一樣。故不能互通，但經過轉檔程式轉

成.doc 檔之後，還是可以給 2003 使用，但因為整個格式經過轉換，所以檔案會變得極大。

Q:如何把文章段落第一個字變大?A:可以將你要變大的文字做成圖片，之後再使用文字方塊來做調整。