CA-TALLER 3.1A
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CONTROL DE GESTION
Luis Eduardo Pavn
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Control de gestin
Para controlar, primero hay que definirque es:
GESTIN y despus ver de que forma podemos...
CONTROLAR
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Control de Gestin
GESTIN
Implica un Plan Accin para llevaradelante un propsito
... Y toda accin
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Gestin
Accin
Estrategias
Tcticas
Procedimientos
Presupuestos
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El porqu del Control de Gestin
GerenciaGeneral
(Objetivos-Estrategias)
Descentralizacin de la Gestin
Obsolescencia mecanismos tradicionales
Aldea Global
Uso eficiente de recursos
Turbulencia del entorno
Bsqueda de oportunidades y uso defortalezas
Importancia de los procesos,no de las funciones
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Dnde radica el Control de Gestin?
DirectorioMisin- Visin
Definicin del negocioPolticas
Gerencia ObjetivosEstrategias
Contralora Procedimientos , Auditora Registros A = P
Operaciones Programas OK
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Proceso de Control de Gestin
ObjetivosEstrategias
Programasy Presupuestos
Operaciones
Informesy Resultados
Informacininterna
Informacinexterna
Control de Gestin
Contralora
Ctrol. operaciones
Informaciones
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Elementos Claves
Control deGestin Estrategias Objetivos
* Activos * Pasivos Auditora * Fijos * Circulantes* Realizaciones = * No exigibles* Otros * Largo plazo
* Item 1
Control Items * Item 2 Operativo * Item nContralora Contratos * Contrato 1
* Contrato n
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La empresa 2 Camisas
Dos mquinas; una que corta la tela y otraque las cose unidas, produciendo camisas deMujer y de Hombre.
CORTA COSE
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MUJERES HOMBRES
Demanda Semanal 120 Unidades 120 Unidades
Precio de Venta Unitario $105 $100
Costo Materia Prima $45 $50
Tiempo de Corte 2 Minutos 05 Minutos
Tiempo de Costura 13 Minutos 05 Minutos
Tiempo Total de Proceso 15 Minutos 10 Minutos
Cada mquina tiene un operario, y trabajan 2,400 minutos a lasemana.
Gastos Operacionales semanales: $10,500
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Y ahora?
Utilicemos nuestro proceso de toma dedecisiones para definir cul es la mezcla de producto que maximiza las utilidades de laempresa.
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US$ Ingresos $18,600Costo Materia
Prima$8,400
Margen Bruto $10,200Gastos deOperacin
-$10,500
Utilidad Neta -$300
Decidimos producir toda la demanda de camisasde mujer 120 un. (el ms rentable), que usa1,800 min., y usamos los 600 min. que quedan para producir 60 camisas de hombre. Se generael siguiente estado de resultados:
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US$Ingresos $20,400
Costo Materia Prima $9,600
Margen Bruto $10,800Gastos de Operacin -$10,500
Utilidad Neta $300
Qu pasara si producimos el producto menos rentable(CH) y slo despus vendemos parte del producto msrentable (CM)?
Qucambiamos en la empr esa?
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Reduciendo los Costos del
Producto Supuesto: Entre menor sea el costo de un
producto, mayores son las utilidades de la
empresa. Como el costo del producto resulta de la
utilizacin que el producto hace de los recursos dela empresa, entonces una forma de reducirlo esreduciendo el tiempo de proceso del producto enun recurso. Correcto?
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Una idea: Invertir US$100 para reducir
2 min. el tiempo de la mquina cortadorade camisas de Hombre.
Cul es el impacto sobre la rentabilidad de laempresa?
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Otra idea: Invertir US$1,000 en reducir 1min.en la mquina de coser para CM, y al mismo
tiempo, incrementar en 3 mins. el tiempo en lamquina de cortar.
Cul es el impacto sobre las utilidades dela empresa? Vamos a vender ms?
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Formas de Gestin
Clsica
Presupuestaria Por objetivos (Proyectos) Estratgica
Ultra
Administracin Basada enprocesos y actividades
Otras
Control de inversin Control de cuentas y flujos Gestin por valor Gestin de cambios Contabilidad de gestin
?
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Caractersticas de las diferentes gestiones
Presupuestaria Por Objetivos Estratgica Accin se asocia al
gasto No mide la eficiencia
Accin se asocia ametas
Subordina ycondicionada
Accin se asocia aventajas
Exige alta flexibilidad
ABM Accin se basa en
actividades (tareas) Requiere mucha
informacin (S.I.A.)
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Gestin por Presupuesto
Falencias Requerimientos
Cumplimiento de metas
Proyecciones
Grado de cumplimiento
Rendimiento
Eficiencia
Indicadores cruzados
Inductores de eficiencia
Evaluacin de gastos
Administracin de
proyectosOperativos(proyectos, tareas, misiones)
Gastos
Inversiones
Ventas
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Gestin por Presupuesto (Explicacin)
Presupuesto se transforma en meta y se desprecia su utilidad a lagestin.
Requiere ajustar los proyectos a sus disponibilidades y si sepresentan cambios en su desarrollo y afecta a las partidas, se puedefracasar.
La gestin se limita a saber si se pas a se qued corto con respecto
al presupuesto.
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Ambiente y condiciones para el C.G.
Objetivos de laOrganizacin
Sistemas deControl
Gerencial
PlanificacinEstratgica
Estado de laEconoma
EstiloGerencial
EstructuraOrganizacional
Cultura de laOrganizacin
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La situacin econmica afecta el desarrollo y mantencin del modeloaplicado.
Determinados gerentes requieren y emplean o enfatizan aspectos
que afectan tambin al medio.Las estructuras ms rgidas influyen en el nfasis de distintosaspectos considerados en el modelo.
La cultura puede generar efectos a la forma de concebir y desarrollarel modelo en cuestin
Amb. y cond. para el C.G. (Explicacin)
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Aspectos facilitantes para un Sist. C. G.
Centro de: - Gastos discrecionales- Costos estndares- Ingresos- Utilidades- Inversin
* Presupuestos* Proyectos e Inversiones* Flujos de Recursos* Programas de trabajo
* Asignacin de ingresos comunes* Asignacin de gastos comunes* Precios de Transferencia* Reportes a nivel agregado
Estructura Organizacional
Mecanismos de Planificacin
Mecanismos compensatorios
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C.G. Y los Sistemas de Administracin
MediantePresupuestos
Estratgicos
Planificacin ycontrol
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Planificacin y Control mediante Ppts(lamentable realidad)
Presupuestos
Estndares Medidas de rendimiento Productividad Performance Desempeo
Reformulacin
de Estrategias
Sistemasde
InformacinContabilidad
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INDICADORES DE GESTION
La planificacin institucional Sistema de gestin basado en indicadores El Gran Objetivo (Misin) Objetivos Corporativos Objetivos Operativos
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Sistema de Gestin Basado en
Indicadores
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Redaccin del Objetivo
Comienza con un verbo en infinitivo Sealan en forma puntual una meta, logro o
rea de resultado clave. Establecen los plazos de ejecucin Indican los costos o presupuestos asignado
para la consecucin de la meta relacionada.
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Definicin de variable
Representacin cualitativa y cuantitativa deuna caracterstica, la cual puede asumirdistintos valores.
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Ejemplo de Objetivo
Promocionar 120 alumnos en el ao 2005,con un presupuesto de $ 20.000 dlares.
Variables: los alumnos y los dlares
Es decir: las metas y los recursos
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Indicador, Estndar e ndice
Indicador: es la fuente de medicin decualquier objetivo, meta o proceso.
Estndar: es el nivel deseado de gestin.
ndice: Es la comparacin entre el indicadory el estndar.
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Preguntas guas para la construccin
de indicadores
Qu quiero medir? A qu nivel de profundidad quiero llegar? Con qu informacin se cuenta? De dnde obtendr la informacin?
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Diseo y caractersticas de los
indicadores Agregacin ms preposicin Cantidad de. Porcentaje de.. Total de..
Sustantivo plural (variable) Personas.. Cuentas por cobrar. Alumnos.
Verbo en participio pasado (accin) Capacitadas. Recuperadas Promocionados
Adjetivo En el rea tcnica. Oportunamente Por la UTECI
Complemento circunstancial (tiempo, lugar, etc.) En el ao 2002 Por el departamento de cobranzas En el ao 2004
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Caractersticas de los Indicadores Se ajustan a los cambios Son de orden cualitativo y cuantitativo Dan seales de alarma Son comparables Son medibles y cuantificables Confiables y neutralidad Oportuno Coherentes y Consistentes
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Qu se puede medir?
Eficiencia: Uso de los recursos Efectividad: Cumplimiento de metas Eficacia: Mide la satisfaccin lograda Productividad: Mide los beneficios
unitarios.
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Ficha Tcnica
Constituye una gua de aplicacin de losindicadores.
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Elementos de la Ficha Tcnica Nombre del indicador : es la redaccin del
indicador de acuerdo a los parmetrossemnticas.
Factores crticos de xito : son aquelloseventos o decisiones, principalmente externos,que favorecen o dificultan el logro de un buenindicador.
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Elementos de la Ficha Tcnica Clculo del indicador : es la frmula que se
utiliza para calcular el indicador, cuando seaaplicable.
Unidad de medida : es la forma como se leerel indicador una vez que este ha sidocalculado.
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Elementos de la Ficha Tcnica Frecuencia: es la periodicidad con que se medir
el indicador. Depende de la naturaleza de lasactividades y la reglamentacin en la institucin.
Rango o estndar : son los niveles planificados odeseados de gestin. Se definieron en la planificacin institucional.
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Elementos de la Ficha Tcnica Fuente : hacia dnde debo dirigirme y con quin
tengo que comunicarme para obtener lainformacin
Interpretacin : es el clculo del ndice, es decir larelacin entre el valor del indicador con elestndar o nivel planificado. De esta formaobtenemos la brecha con respecto a lo ptimo.
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Ejemplo de Ficha TcnicaNombre del
indicador Factores
crticos dexito
Calculodelindicador
Unidaddemedida
Frecuencia Rango oestndar
Fuente Interpretacin
Total de alumnos promocionados por laUTECI enel ao 2004
Apoyo de lasautoridadescompetencia
No aplicable alumnos anual 120 F.A.P.Secretariade laUTE
CI
ndice=80/120ndice=0.66ndice=66%Brecha=34%