Система документационного управления «Приоритет»

Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных

2

Регистрация входящего документа

Создание регистрационной карточки выбранного вида Автоматическая проверка уникальности поступившего

документа Поточное или ручное сканирование документа Установление типизированных связей Выделение регистрационного номера в

автоматическом и ручном режиме Возможность формирования регистрационного

номера, регистрация и передача документов на рассмотрение в одно действие

Возможность расширения состава полей для разных видов документов

3

Рабочее место регистратора

• Для работы регистраторов настроены папки для создания и автоматического отбора документов

• Состав папок и принцип отбора заданий в папки настраивается по требованиям заказчика

• Могут быть настроены разные рабочие места для регистраторов различных участков (например, регистратор входящих документов, регистратор исходящих документов, руководитель отдела делопроизводства)

4

Регистрация входящего документа

• При создании нового документа можно выбрать вид документа

• Перечень видов документов настраивается по требованиям заказчика

5

Регистрация входящего документа

• При создании документа можно добавить в справочник нового корреспондента непосредственно из регистрационной карточки

6

Регистрация входящего документа

• Система автоматически блокирует добавление корреспондента, уже присутствующего в справочнике

7

Регистрация входящего документа

• Если корреспондент уже добавлен в справочник, он отобразится в списке автоподбора при вводе названия

• Автоподбор выполняется при вводе любой части названия, например, можно начать ввод «Дидж…», будет найдена компания ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН»

8

Регистрация входящего документа

• Обязательные для заполнения поля выделены в карточке жирным шрифтом

• Содержание можно вводить вручную или выбрать из справочника

• Можно отнести документ к нескольким тематическим категориям

• Можно отнести документ к делу по номенклатуре дел

• Выполняется автоматическая проверка уникальности документа по данным корреспондента

9

Регистрация входящего документа

• Регистратор может распечатать штрих-код на документе и применить потоковое сканирование документов

• Регистратор может отсканировать документ со сканера, подключенного к рабочему месту

• После сканирования файлы автоматически прикрепляются к регистрационной карточке

10

Регистрация входящего документа

• Регистратор может добавить связь с одним или несколькими документами

• Можно выбрать тип связи между документами из заранее настроенного справочника

11

Регистрация входящего документа

• Связи отображаются в группировке по типу связи

• Можно просмотреть информацию о документе в нижней части карточки

• Можно просмотреть и открыть файлы связанного документа из списка связанных документов

12

Регистрация входящего документа

• При регистрации автоматически выделяется регистрационный номер согласно настроенным правилам нумерации

• Правила нумерации настраиваются по требованиям заказчика

• Можно выделить произвольный регистрационный номер в ручном режиме

• После регистрации документ можно передать на рассмотрение сотруднику, указанному в поле «Кому»

13

Подготовка проекта резолюции помощником руководителя Просмотр документов, поступивших руководителю на

рассмотрение Подготовка проекта резолюции Направление резолюции на утверждение Просмотр состояния утверждения резолюции

14

Подготовка проекта резолюции

• Документы, поступившие на рассмотрение руководителю, отображаются в папке «Новая корреспонденция»

• Набор папок помощника настраивается по требованиям заказчика

• Помощник может отслеживать документы, находящиеся на утверждении или с утвержденными резолюциями

15

Подготовка проекта резолюции

• В карточке документа отображается регистрационная информация и файлы документа

• Помощник может взять документ в работу и создать проект резолюции

16

Подготовка проекта резолюции

В блоке «Резолюция» можно выполнить одно из следующих действий: • Создать проект резолюции

руководителя• Передать документ на

рассмотрение другому сотруднику, например, заместителю руководителя

• Передать документ непосредственно исполнителю, если это предусмотрено регламентами организации

17

Подготовка проекта резолюции

• Резолюция может состоять из оного или нескольких пунктов

• В поле «Исполнители» автоматически отображается список наиболее часто выбираемых сотрудников

• Для каждого пункта может быть установлен свой уровень контроля и срок исполнения

18

Подготовка проекта резолюции

• Для каждого исполнителя можно установить тип исполнения

• Можно установить признаки необходимости предоставления отчета и подготовки документа во исполнение

• Можно указать проверяющего для каждого пункта резолюции

19

Подготовка проекта резолюции

• Перед отправкой на утверждение резолюцию можно просмотреть в компактном виде

20

Подготовка проекта резолюции

• Для отправки проекта резолюции руководителю нужно нажать на кнопку «На утверждение»