DIPLOMA PENGURUSAN PERNIAGAAN KVSEMESTER 6:

PENTADBIRAN keselamatan

pejabat

Pn Kamizatul Liyana Kamarudin

KVMT

HASIL PEMBELAJARANLANGKAH KESELAMATAN PERSEKITARAN PEJABAT

KENALPASTI SISTEM PENTADBIRAN KESELAMATAN PEJABAT

MELAPORKAN AKTIVITI SISTEM PENTADBIRAN KESELAMATAN PEJABAT

KOMPENTENSI 1Mengenalpasti Jenis Ancaman

Mengenalpasti Langkah Keselamatan Pejabat

Mengenalpasti Akta OshaMengenalpasti Jenis Dokumen Kawalan Dan Sistem Keselamatan

Apa Itu Ancaman?Suatu penyataan niat untuk

mencederakan atau menghukum, atau sesuatu yang mendatangkan bahaya atau mudarat.

Penyata niat untuk menimbulkan rasa sakit, kecederaan, kerosakan atau tindakan lain yang bermusuhan pada seseorang sebagai balasan untuk sesuatu yang dilakukan atau tidak dilakukan.

Hazard & Threats??Ancama

n/ threats

?Bencan

a/ hazard

Bahaya yang disebabkan oleh bukan manusia

Bahaya yang disebabkan oleh manusia

Jenis – Jenis Ancaman

Keganasan

•?

Kecurian

•?

Penceroboham

•?

TUGASAN KUMPULAN

Bincangkan 3 jenis ancaman yang tersebut di atas dalam kumpulan anda dalam masa 15 minit dan bentangkan di hadapan kelas.

Pencerobohan Keganasan

Merupakan satu tindakan ugutan atau ancaman di tempat kerja yang berbentuk fizikal atau bukan fizikal yang boleh mempengaruhi keselamatan pekerja.

Jenis – Jenis Ancaman

Kecurian

Merupakan tindakan mengambil sesuatu barang berharga milik syarikat tanpa izin yang mana boleh berlaku dari pihak dalam organisasi atau pihak luar.

Merupakan satu tingkah laku memasuki sesuatu kawasan larangan tanpa kebenaran pihak yang bertanggungjawab.

Contohnya: perkauman, penghinaan, gangguan seksual.

Contohnya : pecah

amanah

Contohnya: kes

pencerobohan lahad

datu

Jenis Keganasan Di Tempat Kerja

Keganasan dari orang asing

Keganasan dari pelanggan

Keganasan dari rakan sekerja

Keganasan dari perhubungan peribadi

Contoh Keganasan Di Tempat Kerja

Pembulian Lisan •Bahasa kesat atau menyakitkan hati, gerak isyarat atau kelakuan tidak sopan lain terhadap penyelia, rakan sekerja, atau orang awam

Kelakuan tidak sopan •Seperti menjerit, membuang atau melontar objek, menumbuk dinding, dan menghempas pintu

Kenyataan yang tidak wajar •Kenyataan yang delusi.

Apakah maksud Delusi?Bincangkan.

Jawapan: penipuan, palsu, tidak berasas

dan tidak tepat

Faktor risiko keganasan di tempat kerjaKetidakpastian tugasPenggunaan maklumat dan teknologi baru

yang semakin meningkat membawa kepada perubahan tugas sesuatu pekerjaan, perubahan komunikasi dan perubahan interaksi. Faktor-faktor ini dikaitkan dengan beban kerja yang meningkat.

Amalan pengurusan yang bertujuan untuk mengurangkan pekerja (downsizing), yang menyebabkan beban kerja intensif yang lebih berat dan banyak.

Langkah PENCEGAHAN KEGANASAN di tempat kerja

SEBELUM SEMASA SELEPAS

SEBELUM•Mengamalkan dan menggalakkan dasar pencegahan dan pampasan terhadap gangguan

•Mewujudkan Kod tingkah laku yang jelas

•Menganjurkan sesi kesedaran dan latihan

•Tidak membenarkan konflik bertukar kepada gangguan atau tindakan ganas

•Sediakan garis komunikasi yang berkesan

•Beri perhatian khusus kepada kualiti hubungan di kalangan ahli-ahli satu pasukan kerja

•Menggalakkan penerimaan perbezaan individu

SEMASA

•Jangan mencetuskan penyerang

•Tegas dan memberikan jawapan pendek seperti "Ya atau tidak”

•Jangan berdebat atau bercanggah dengan penyerang

•Bawa berbincang terhadap sesuatu masalah

SELEPAS•Menggalakkan mangsa untuk memfailkan aduan rasmi

•Sediakan langkah-langkah untuk membantu mangsa

•Menjalankan siasatan

•Menawarkan bantuan dalam tuntutan ganti rugi

•Menyimpan rekod semua insiden keganasan di tempat kerja dalam organisasi

•Memastikan bahawa tindakan undang-undang dan disiplin sewajarnya diambil terhadap penyerang atau kumpulan yang menceroboh.

•Mengukuhkan langkah-langkah pencegahan yang sedia ada

KESELAMATAN PEJABAT

STESEN KERJA

Desktop area

Drawers

Chairs/Mats/Static control

PROSEDUR KECEMASANNO TELEFON KECEMASAN

PERTOLONGAN CEMAS

KEBAKARAN PELAN KECEMASAN BANGGUNAN

TERCATAT BERDEKATAN DENGAN TELEFON

NO POLIS, BOMBA DAN LAIN-LAIN

BINCANGKAN Tindakan bagi 3 prosedur

kecemasan tersebut:Pertolongan cemas

kebakaran

Pelan

kecemasan banggunan

Security Measures Filing Room:

◦ Secured filing room.

◦ Movement Card

◦ SOP for Filing Room Access

Workplace◦ SOP for access to office keys

◦ SOP for employee doing overtime

Computer Hardware / Software:◦ Security cable for pc

◦ Antivirus

◦ Firewall

◦ Software download policy

Security Measures Network [LAN / WiFi]:

◦ Branded router switch

◦ Server in secured server room

◦ WiFi

Workplace◦ SOP for access to office keys

◦ SOP for employee doing overtime

◦ Perimeter access system [biometric, swipe card, touch & go] etc

THE OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH ACT (OSHA)

AKTA KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN

TUJUAN AKTA OSHA 1994Untuk mempromosi dan

menggalakkan kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan di kalangan pekerja dan mewujudkan organisasi yang mempunyai langkah-langkah keselamatan dan kesihatan yang berkesan.

SKOP AKTA OSHA, 1994 Ia meliputi, Pembuatan, Perlombongan dan

Kuari, Pembinaan, Pertanian, Perhutanan dan Perikanan, Utiliti (Elektrik, Gas, Air dan Perkhidmatan Kebersihan), Pengangkutan, Penyimpanan dan Komunikasi, Perdagangan Borong dan Runcit, Hotel dan Restoran Kewangan, Insurans, Harta Hartanah dan Perkhidmatan Perniagaan, Perkhidmatan Awam dan Pihak Berkuasa Berkanun

Kecuali: 1. Kerja di atas kapal kapal 2. Angkatan Tentera

Nota: Akta Kilang dan Jentera 1967 hanya meliputi, pembuatan, perlombongan, kuari dan pembinaan industri

KAWALAN DOKUMENKawalan yang sesuai mesti disediakan supaya kebenaran dan ketepatan rekod yang akan dikekalkan.

FAIL INTEGRITI (berdasarkan fakta, tepat, dan benar)Hanya boleh diakses dan / atau diubah suai yang diberi kuasa untuk berbuat demikian. Contoh = rekod perubatan, rekod kewangan, rekod pendidikan

KERAHSIAAN REKODMaklumat yang terkandung perlu digunakan hanya untuk tujuan yang dimaksudkan. Contoh = rekod perubatan pesakit, tahun lepas penyata cukai pendapatan untuk pelanggan

REKOD KESELAMATAN PERLINDUNGAN REKODMelindungi rekod daripada kemusnahan, kerosakan dan

melindungikerahsiaannya.

KESELAMATAN REKODMelindungi rekod daripada bahaya fizikal yang wujud dalampersekitaran pejabat seperti lonjakan elektrik dan bencanasemula jadi

KESELAMATAN REKODMelindungi rekod daripada capaian yang tidak dibenarkan:Keselamatan fizikal - menyekat akses melalui penggunaan

perkakasan, kemudahan, atau storan elektronikKeselamatan logikal - berkaitan dengan prosedur yang terdapat

dalam program perisian untuk menyekat capaian individu kepada rekod

Prosedur rekod keselamatan

Salinan rekod (backup)Menukar kepada salinan keras atau cakera padat untuk penyimpanan

jangka panjang

Ciri-ciri keselamatan dokumen

Keselamatan kertas

•Kertas yang tahan lasak•Melindungi dokumen daripada pemalsuan.

Keselamatan Pantograph

•Pada dokumen asal, perkataan keselamatan, seperti SAH tidak dapat dilihat.•Apabila pengguna memalsukan dokumen itu, perkataan TIDAK SAH akan muncul.

Penggunaan dakwat yang tahan lama

•Dakwat akan kekal lama.

Percetakan mikro•Pada asalnya, perkataan boleh dibaca di bawah kanta pembesaran.•Pada salinan, cetakan mikro tidak boleh dibaca.

Ciri-ciri keselamatan dokumen

Yey kuiz!Terangkan langkah PENCEGAHAN

KEGANASAN di tempat kerja berserta contoh.

(6 markah)Bincangkan langkah-langkah untuk

memastikan keselamatan rekod.(4 markah)

(MASA DIBERI SELAMA 15MINIT)

KOMPENTENSI 2Prosedur keselamatan pejabatMengamalkan teknologi baru keselamatan pejabat dan sistem keselamatan

Menguatkuasakan langkah-langkah keselamatan di dalam bilik pemfailan

Menguatkuasakan langkah-langkah keselamatan di tempat kerja

Tahap keselamatan dan pergerakan dokumen

POLISI KESELAMATANSemua majikan yang mempunyai lebih daripada 5 pekerja mesti menggubal dasar keselamatan dan membuat prosedur keselamatan kepada pekerjanya. Dasar-dasar keselamatan yang terlibat adalah:

KURSUS PENGURUSAN PERNIAGAAN/PMJJUN2015

Satu kenyataan daripada komitmen

organisasi untuk menyediakan tempat kerja yang selamat

dan sihat

Penjelasan siapa yang bertanggungjawab bagi keselamatan dalam organisasi - semua peringkat

hendaklah mempunyai orang bertanggungjawab

Keterangan mana-mana prosedur atau struktur yang wujud untuk melaksanakan amalan kerja yang

selamat

Majikan mempunyai beberapa kaedah untuk merangka dasar keselamatan. Mereka boleh:

Melantik sebuah jawatankuasa dalaman untuk merangka prosedur dan dasar yang sesuai.

Sewa perunding untuk menyediakan suatu draf pertama.

Menyesuaikan dasar yang sedia ada dari firma lain.

JAWATANKUASA KESELAMATAN

Fungsi jawatankuasa itu termasuk:

Mewujudkan dasar mengenai perkara-perkara keselamatan dan kesihatan. Termasuk penetapan peraturan dan peraturan-peraturan

Menganalisis rekod kemalangan dan masalah kesihatan

Penyiasatan kemalangan dan membuat cadangan untuk mengelakkan kejadian yang sama

Merancang dan melaksanakan program-program kesedaran keselamatan dan kesihatan

Mengesyorkan pembelian peralatan keselamatan yang sesuai, di mana berkaitan

Setiap polisi dan prosedur keselamatan berbeza antara setiap firma. Ia bergantung kepada jenis perniagaan firma tersebut.

CONTOH:C:\Users\Liyana\Desktop\Workplace_Safety_Procedures_DW112204.pdf

C:\Users\Liyana\Desktop\AP 2014-2 Peraturan Keselamatan Pejabat.pdf

Contoh polisi dan prosedur keselamatan yang digunakan

di sekolah di Malaysia

C:\Users\Liyana\Desktop\JKKP JOHOR-Perlaksanaan Pengurusan KKP yang Lebih Efektif di Sektor Pendidikan.pdf

Tugasan individu:Setiap pelajar dikehendaki

mencari polisi dan prosedur keselamatan bagi firma atau organisasi sekolah dan perniagaan.

Sumber: internet, buku, majalah, dan lain-lain.

Print dan hantar.15/07/2015

TEKNOLOGI BARU DALAM SITEM KESELAMATAN PEJABATFirma digalakkan mengamalkan

teknologi baru mengikut peredaran zaman dalam memastikan keselamatan pejabat.

Antara teknologi baru yang sering digunakan seperti:

Kamera cctvAntivirusAlat imbasan badanSistem alarm/penggeraDll

KAWALAN DOKUMENKeselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.

KESELAMATAN BILIK FAIL

Disimpan di bilik berkunciMempunyai sistem cctvMempunyai sistem pasword keselamatan

Hanya boleh diakses oleh orng yang berkepentingan sahaja

Bilik fail mempunyai SOP tersendiri

AMALAN KESELAMATANBagaimana anda boleh membantu dalam keselamatan organisasi: Menjaga barang-barang peribadi anda.

Pengemasan baik di pejabat [Berikut adalah peringatan daripada apa tindakan yang perlu diambil untuk mengelakkan pelanggaran peraturan keselamatan]

Jangan sekali-kali meninggalkan sebuah beg tangan atau dompet di atas meja anda atau di dalam poket kot anda

Jangan meninggalkan pejabat tanpa dijaga dan tidak berkunci

Adalah penting untuk ingat bahawa walaupun kawalan akses mengehadkan pergerakan orang yang tidak memegang kad akses peribadi / ID, ia tidak mewujudkan persekitaran yang sama sekali selamat

Berhati-hati dengan pelawat yang tidak dijangka di pejabat dan jika anda mempunyai keraguan tentang status pelawat, jangan biarkan mereka bersendirian di pejabat

Melaporkan kerosakan premis kepada organisasi

Mempunyai first aid, langkah keselamatan kebakaran dan lain-lain

Melaporkan kecemasan yang berlaku di organisasi

sebagai contoh kemalangan, kecuaian dan lain-lain

Melaporkan kecurian

TAHAP KESELAMATAN DAN PERGERAKAN DOKUMEN MENGAWAL AKSES ORANG LUAR

Sesetengah syarikat mempunyai anggota keselamatan yang memastikan setiap pelawat menandatangani buku log.

Log menunjukkan nama, alamat pelawat, dan nama orang atau pejabat yang dilawati.

Beberapa syarikat menghantar pekerja untuk lobi mengiringi pengunjung kembali ke pejabat.

Dalam pejabat yang lebih kecil, penyambut tetamu boleh hadir di pejabat hadapan dan boleh menyaring pelawat.

MENGAWAL AKSES PEKERJADi sesetengah syarikat, pekerja mesti memakai

pengenalan (ID) lencana. Lencana ini digunakan untuk mendapatkan pintu masuk ke bahagian bangunan. Lencana mungkin mengandungi:

a. gambar pekerja atau cap jari.b. kod magnet dan boleh dibaca oleh pembaca

kad untuk membolehkan pintu masuk ke bilik dokumen dan peralatan.

.

Yey kuiz!Nyatakan dan lakarkan 5 alat

teknologi semasa yang boleh digunakan dalam sistem keselamatan pejabat.

(10 markah)

(MASA DIBERI SELAMA 15MINIT)

KOMPENTENSI 3Menilai prestasi keselamatan pejabat dan sistem keselamatan

Tulis laporan aktiviti keselamatan

Menyusun data prestasi sistem keselamatan keselamatan

Mengemukakan laporan kepada ketua