BPP Gestión Acreedores
Transcript of BPP Gestión Acreedores
SAP ECC 6.03
Diciembre 2008
Español
Acreedores (158)
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania
Modelo de proceso empresarial
SAP Best Practices Acreedores (158): BPD
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Copyright
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Iconos
Icono Significado
Advertencia
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
Proceso externo
Alternativa para el proceso de negocio o Selección de alternativas
Convenciones tipográficas
Estilo de escritura Descripción
Texto de ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones.
Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas.
TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de ejemplo Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
<Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
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Abreviaturas
Obl. Campo de entrada obligatoria
(utilizado en los procedimientos de usuario)
Opc. Campo de entrada opcional
(utilizado en los procedimientos de usuario)
C Campo condicional
(utilizado en los procedimientos de usuario)
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Contenido
1 Objetivo ........................................................................................................................... 6
2 Requisitos ........................................................................................................................ 6
2.1 Datos maestros ............................................................................................................... 6
2.2 Pasos preliminares .......................................................................................................... 7
2.3 Roles ............................................................................................................................... 7
3 Tabla de resumen del proceso ........................................................................................ 8
4 Etapas del proceso ........................................................................................................ 11
4.1 Creación de registros maestros de acreedores ............................................................ 11
4.2 Solicitud de anticipos ..................................................................................................... 11
4.3 Contabilización de anticipos .......................................................................................... 13
4.4 Contabilización de facturas de acreedor ....................................................................... 14
4.5 Compensación de anticipos .......................................................................................... 17
4.6 Contabilización de abonos de acreedor con referencia a la factura ............................ 18
4.7 Revisión y liberación de facturas bloqueadas .............................................................. 21
4.8 Selección de facturas a pagar ...................................................................................... 21
4.9 Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades ............................. 24
4.10 Contabilización de pagos mediante el programa de pagos .......................................... 25
4.10.1 Creación de medios de pago mediante el programa de medios de pago clásico. ....... 25
4.10.1.1 Creación de variante de programa ................................................................................ 25
4.11 Contabilización manual de pagos efectuados ............................................................... 30
4.12 Tratamiento de extractos de cuenta manuales ............................................................. 32
5 Apéndice ........................................................................................................................ 32
5.1 Anulación de las etapas del proceso ............................................................................ 32
5.2 Formularios utilizados ................................................................................................... 33
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Acreedores
1 Objetivo En este escenario se trata la contabilización de datos contables de acreedores en Accounts Payable. Desde aquí, los datos se clasifican por acreedor y se ponen a disposición en otras áreas, como el sistema de compras. Al contabilizar datos en Accounts Payable, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuación, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en función de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) afectadas de la transacción. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor.
El proceso empresarial Acreedores se centra en las siguientes actividades:
Solicitud de anticipo
Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos
Contabilización facturas de acreedor
Traslado de anticipos
Introducción de abonos de acreedor
Revisión y liberación de facturas bloqueadas
Selección de facturas a pagar
Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades
Contabilización de pagos mediante el programa de pagos Creación de medios de pago mediante Payment Media Workbench (alternativa 1) Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment Medium (alternativa 2)
Pago manual
Tratamiento de extractos de cuenta manuales
Visualización de documentos contabilizados
2 Requisitos
2.1 Datos maestros
Ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario. Compruebe que existen los siguientes datos maestros específicos del escenario antes de probarlo:
Área de servicio
Datos maestros Valor Selección Comentarios
Cost Center * Todos Seleccione todos los centros de costo
Material Master * Clase de material DIEN, SEMI, HAWA
Seleccione los materiales que pertenecen a esta clase de material
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Área de fabricación y comercialización
Datos maestros Valor Selección Comentarios
Centro de coste * Todos Seleccione todos los centros de coste.
Maestro de materiales * Clase de material FERT, HAWA
Seleccione todos los materiales que pertenecen a esta clase de material
2.2 Pasos preliminares
Ninguno.
2.3 Roles
Utilización
Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Los roles de este modelo de proceso empresarial se deben asignar al usuario o usuarios que prueben este escenario. Estos roles sólo son necesarios si se utiliza la interfaz NWBC. Si se utiliza el SAP GUI estándar, no son necesarios.
Requisitos
Los roles de usuario se han asignado al usuario que está probando este escenario.
Rol de usuario Detalles Actividades Transacción
SAP_BPR_AP_CLERK-S1
Contable de acreedores 1
F-47
FB60
F-54
FB65
MRBR
SAP_BPR_AP_CLERK-S2
Contable de acreedores 2
F110
F-53
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3 Tabla de resumen del proceso
Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
Creación de registros maestros de acreedor
Creación de un maestro de proveedores (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Se ha creado el registro maestro de acreedor y ahora se puede contabilizar la cuenta.
Solicitud de anticipos
Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos.
Contable de acreedores 1
F-47 La solicitud de anticipo se contabiliza en la cuenta de mayor especificada (solicitudes de anticipo (acreedores)) como apunte estadístico abierto.
Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos
Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante el programa de pagos.
Contable de acreedores 2
F110 El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación (anticipos).
Contabilización de facturas de acreedor
La factura contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de cuenta.
Contable de acreedores 1
FB60 Documento de facturación contable contabilizado para permitir el pago al acreedor.
Compensación de anticipos
Compensar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta.
Contable de acreedores 1
F-54 Se ha compensado el anticipo y el saldo de cuenta (anticipos) vuelve a ser cero.
Introducción de abonos de acreedor con referencia a la factura
El abono contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de cuenta.
Contable de acreedores 1
FB65 Se contabiliza el documento contable para permitir el crédito para el acreedor.
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Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
Revisión y liberación de facturas bloqueadas
Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas.
Contable de acreedores 1
MRBR Se liberan las facturas para el pago.
Selección de facturas a pagar
Selección de facturas a pagar
Contable de acreedores 2
F110 Partidas abiertas de acreedor seleccionadas para el pago.
Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades
Revisión y bloqueo de facturas para el pago.
Contable de acreedores 2
F110 Partidas abiertas de acreedor no necesarias bloqueadas para el pago.
Contabilización de pagos mediante el programa de pagos
Efectúe el pago del importe a pagar al acreedor.
Contable de acreedores 2
F110 El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo (en caso aplicable), el abono (en caso aplicable) y la factura.
Creación de medios de pago mediante Payment media Workbench (Alternativa 1)
Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta.
Contable de acreedores 2
F110
Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago.
Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment medium (Alternativa 2)
Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta.
Contable de acreedores 2
F110 Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago.
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Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
Contabilización de pagos efectuados manualmente
Contable de acreedores 2
F-53 El documento contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de acreedor. El sistema compensa los abonos y las facturas pendientes.
Tratamiento de extractos de cuenta manuales
Gestión de caja (160)
El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta.
véase el escenario Gestión de caja (160)
FF67 Las partidas que se habían contabilizado en la cuenta transitoria se han compensado con las partidas creadas durante el tratamiento de extractos de cuenta.
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4 Etapas del proceso
4.1 Creación de registros maestros de acreedores
Utilización
En esta actividad, se crea un maestro de acreedores.
Procedimiento
Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Creación de un maestro de acreedores (155.14), mediante los datos maestros de este documento.
4.2 Solicitud de anticipos
Utilización
Las solicitudes de anticipo son apuntes estadísticos que no afectan al balance. Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos.
Requisitos
Ninguno.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Down Payment Request
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores
Contabilización Anticipos Solicitud
Código de transacción F-47
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S1 (Contable de acreedores 1)
Menú NWBC Accounts Payable Payments
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea y seleccione down payment request.
3. En la pantalla Solicitud de anticipo:Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual - 1
Tipo * (Tipo de documento de pago de acreedor)
p. ej., <KA>
Sociedad 1000
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual - 1
Periodo p. ej., periodo actual
Moneda ARS
Referencia opcional p. ej., completar campo con cualquier número de referencia
Cuenta * Cuenta de acreedor
p.ej., 493000
In.CME dest A Indique el indicador de operación en cuenta de mayor especial apropiado.
4. Seleccione Continuar.
5. En la pantalla Solicitud de anticipo Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Importe * p. ej., 1000
Calc.impuesto X
Indicador de impuestos
p.ej,. C0 (IVA exento)
Vence el * p. ej., la fecha actual - 1
6. Aparecerá una advertencia de que “la fecha de vencimiento esta en pasado”, seleccione enter. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Document xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad 1000.
7. Anote el número de documento.
Resultado
La solicitud de anticipo se contabiliza como apunte estadístico abierto (indicador de cuenta mayor especial F). El atributo noted item causa que no se actualice el saldo de cuenta.
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4.3 Contabilización de anticipos
Utilización
Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante la transacción F-48.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Down Payment
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores
Contabilización Anticipo
Código de transacción F-48
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S2 (Contable de acreedores 2)
NWBC Menu Accounts Payable Payments Parameters for Automatic Payment
Menú NWBC Contabilidad de deudores -> Pagos -> Parámetros para pagos autom.
2. En la pantalla Contab. Anticipo Acreedor :Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Tipo * (Tipo de documento de pago de acreedor)
p. ej., <KZ>
Sociedad 1000
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Periodo p. ej., periodo actual
Moneda ARS
Referencia opcional
Acreedor Cuenta
* Cuenta de acreedor p. ej., 491000
Indicador CME
A Indique el indicador de operación en cuenta de
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
mayor especial apropiado.
Banco Cuenta Cuenta de Banco
p. ej., 113100
Importe p. ej., 1000
Fecha valor p. ej., la fecha actual
8. Seleccione Continuar.
9. En la pantalla Contab.anticipo acreedor: Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Importe * p. ej., 1000
Calc.impuesto X
Indicador de impuesto
p.ej,. C0
Vence el * p. ej., la fecha actual
10. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Document xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad 1000.
11. Anote el número de documento.
Resultado
El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación. Se contabiliza un anticipo en los acreedores, con indicador de cuenta mayor especial A.
4.4 Contabilización de facturas de acreedor
Utilización
Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema. Las facturas de acreedores para material se contabilizan en el módulo de materiales; consulte el documento al respecto. También se pueden contabilizar facturas que no sean para materiales en FI, como para gastos, por ejemplo, como se describe a continuación.
Nota: La mayoría de facturas de acreedores se contabilizan con logística. En estas facturas será necesario contabilizarlas para material con compras.
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Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Invoice
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización
Factura
Código de transacción FB60
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S1 (Contable de acreedores 1)
NWBC Menu Accounts Payable Invoices Enter Vendor Invoice w/o PO Reference
Menú NWBC Contabilidad de acreedores -> Facturación -> Registrar factura de acreedor
2. En la pantalla Registrar factura de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Acreedor * Datos maestros de referencia
p.ej,. 491000
Fecha de la factura
* p. ej., la fecha actual
Referencia (*)
El número legal de la factura debe indicarse teniendo en cuenta el siguiente formato:
SSSSLNNNNNNNN
Donde SSSS es el prefijo o número de sucursal legal de la factura emitida por el proveedor. Completar con ceros a la izquierda hasta tener 4 posiciones.
L es la letra del comprobante (A, B, C, etc.)
NNNNNNNN es el número legal asignado por el proveedor. Completar con ceros a la izquierda hasta
Número legal de la Factura.
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
tener 8 posiciones.
Importe * p. ej., 6200
Moneda ARS ARS
Calc.impuestos X Seleccionar
Ind.impuestos * Seleccionar
p.ej,. C1
3. Seleccione la etiqueta Impuestos. Un mensaje le informará de que existe un saldo de anticipos. Confirme el mensaje con Continue (Enter).
4. Si aparece un mensaje verifique el formato del número de factura.
5. Seleccione la etiqueta Pago.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Vía de Pago Seleccione la vía de pago p.ej., T
Condición de pago
Seleccione la condición de pago p.ej., 0001
6. Indique los datos siguientes en la pantalla grilla inferior:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Cuenta de mayor
* (todos los elementos de coste; cuentas de mayor )
p. ej., 416100
D/C Debe
Importe moneda doc.
* Importe bruto; p. ej., 6200
Ind.impuestos * IVA descontable, p. ej., C1 = 21% (Argentina)
Centro de coste
1601
Para permitir la entrada en la pantalla de entrada completa, haga doble clic en la partida individual e indique los datos aquí. A continuación, seleccione Back (F3) para volver a la pantalla inicial.
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7. Seleccione la etiqueta Basic Data. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S).
Si recibe un aviso indicando presione <ENTER>.
Resultado
Se ha contabilizado la factura. Para el tratamiento posterior, anote el número de documento.
4.5 Compensación de anticipos
Utilización
Ahora desea compensar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Down Payment Clearing
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores
Contabilización Anticipo Compensación
Código de transacción F-54
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S1 (Contable de acreedores 1)
NWBC Menu Accounts Payable Document Processing
Menú NWBC Contabilidad de acreedores -> Procesamiento documento
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Seleccione la etiqueta All Vendor Line Items Open.
3. Sólo para SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea del interlocutor comercial requerido y seleccione Clear Vendor Down Payments.
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4. En la pantalla Liquidar anticipo acreedor: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Cuenta * Cuenta de acreedor que desea trasladar.
Ej: 491000
Factura correspondiente
* Indique el número de documento de la factura contabilizada.
5. Seleccione Tratar anticipo. Aparece el documento de anticipo creado por el programa de pagos.
6. Seleccione el documento de anticipo y Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el resumen de documento. En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje para pedirle que corrija las posiciones de documento marcadas (con el texto en azul).
7. Para seleccionar la posición de documento resaltada en color azul, haga doble clic en ella. Indique un texto como Aplicación de anticipos.
Resultado
Se ha trasladado el anticipo y el saldo de cuenta vuelve a ser cero. El sistema contabilizará una nueva posición en la cuenta de acreedor. Ahora se puede gestionar la nueva posición como un pago parcial y se puede incluir y trasladar cuando se realiza un pago efectuado (o lo realiza el programa de pagos).
4.6 Contabilización de abonos de acreedor con referencia a la factura
Utilización
Usted recibe abonos de acreedor en relación con una entrega defectuosa de mercancías que había pedido. El abono se debe contabilizar manualmente en el sistema SAP.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Credit Memo
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores
Contabilización Abono
Código de transacción FB65
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Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S1 (Contable de acreedores 1)
NWBC Menu Accounts Payable Invoices Enter Vendor Credit Memo w/o PO Reference
Menú NWBC Contabilidad de acreedores -> Facturación -> Registrar abono de acreedor
2. Indique los siguientes datos, si no aparecen por defecto:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Sociedad 1000
3. Seleccione Continuar.
4. En la pantalla Registrar abono de acreedor: Sociedad 1000, efectúe las entradas siguientes
5. Datos básicos:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Acreedor * Datos maestros de referencia
p.ej,. 491000
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Referencia (*)
El número legal de la factura debe indicarse teniendo en cuenta el siguiente formato:
SSSSLNNNNNNNN
Donde SSSS es el prefijo o número de sucursal legal de la factura emitida por el proveedor. Completar con ceros a la izquierda hasta tener 4 posiciones.
L es la letra del comprobante (A, B, C, etc.)
NNNNNNNN es el número legal asignado por el proveedor. Completar con ceros a la izquierda hasta
Número de la Factura
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
tener 8 posiciones.
Importe * p. ej., 200
Moneda ARS ARS
Calc.impuestos X
Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1
Datos de posición:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Cuenta de mayor
* (todos los elementos de coste; cuentas de mayor >
p. ej.,
416100
D/H Haber Haber
Importe moneda doc.
* p. ej., 200 (debe ser el mismo importe indicado en la fila de importe)
Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1
Centro de coste
* p. ej., 1601
5. En la etiqueta Pago de la pantalla Registrar abono de acreedor Sociedad 1000: efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Ref.fact. Referencia Factura (*) Si existe la referencia a factura
Si indica el número de documento FI de la factura en el campo Ref.fact., los datos de pago de la factura se copian automáticamente (fecha base para el pago, condiciones de pago). De este modo se garantiza que la factura y el abono se tendrán en cuenta para el pago al mismo tiempo. Confirme el mensaje respectivo mediante Enter. Si no indica una referencia a factura, el abono creado vence inmediatamente.
Presione
Resultado
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Se contabiliza el abono.
4.7 Revisión y liberación de facturas bloqueadas
Utilización
Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Logistics Materials Management Logistic Invoice
Verification Further Processing Release Blocked Invoices
Menú SAP
Logística Gestión de materiales Verificación de facturas
logística Continuar proceso Liberar facturas bloqueadas
Código de transacción MRBR
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S1 (Contable de acreedores 1)
NWBC Menu Accounts Payable Invoices Release Blocked Invoice w/ PO Reference
Menú NWBC Contabilidad de acreedores -> Facturación -> Liberar facturas bloqueadas
2. En el campo Sociedad, indique 1000 y seleccione Ejecutar.
3. Si en la pantalla hubiera facturas bloqueadas, en la pantalla Liberar facturad bloqueadas,
seleccione las facturas a liberar y, a continuación, seleccione Liberar factura.
4. Seleccione Grabar.
Si la factura no se ha autorizado, resuelva el problema y vuelva a ejecutar esta transacción. De lo contrario, vaya al paso siguiente.
Resultado
Se liberan las facturas para el pago.
4.8 Selección de facturas a pagar
Utilización
Esta actividad selecciona las facturas a pagar.
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Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Periodic Processing Payments
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones
periodicas Pagos
Código de transacción F110
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S2 (Contable de acreedores 2)
NWBC Menu Accounts Payable Payments Parameters for Automatic Payment
Menú NWBC Contabilidad de deudores -> Pagos -> Parámetros para pagos autom.
2. En la pantalla Pagos automáticos: Status, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Día de ejecución
* p. ej., la fecha actual
Identificador * Información de identificaciónp.ej: 1
3. Seleccione la solapa Parámetro.
4. En la pantalla Pagos automáticos: Parámetros, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Docs creados hasta
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Vias de pago Métodos de pago * Seleccione el método de pago que desea contabilizar (p. ej., <T>).
Sgte fecha contabilizacion
Siguiente fecha de contabilización
* Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización.
Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores
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5. En la Pantalla Pagos automaticos: Log adicional, efectue las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Verificar vencimiento
Seleccionar
Seleccionar vía de pago siempre
Seleccionar
Posiciones de documento de pago
Seleccionar
Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores
6. Seleccione (Ctrl+S).
7. Aparecerá un mensaje indicando “indique la asignacion a la subsidiaria”. Seleccione enter, vuelva a la solapa parametro y en el campo asignar sucursal, coloque la sucursal adecuada (ej: 0000). Selecione guardar.
8. Seleccione la etiqueta Status.
9. Seleccione “Propuesta”.
10. En la pantalla Planificar pago, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X
11. Seleccione Planificar (Enter).El mensaje La ejecución propuesta ha sido planificada aparece al pie de la pantalla.
12. Seleccione la etiqueta Status.
13. Selecciones Refresh. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago.
14. No abandone la transacción ya que deberá continuar el proceso desde este punto.
Resultado
Las partidas abiertas de acreedor se seleccionan para el pago.
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4.9 Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades
Utilización
Esta actividad revisará y bloqueará/desbloqueará facturas para el pago.
Solo se puede bloquear o desbloquear una factura con indicador A. El resto de los indicadores son utilizados en los módulos logísticos y no pueden ser modificados desde FI
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Periodic Processing Payments
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones
periodicas Pagos
Código de transacción F110
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S2 (Contable de acreedores 2)
NWBC Menu Accounts Payable Payments Parameters for Automatic Payment
Menú NWBC Contabilidad de deudores -> Pagos -> Parámetros para pagos autom.
2. En la etiqueta Status, seleccione .
3. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores.
4. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas.
5. Para bloquear una factura concreta para la ejecución de pago, sitúe el cursor en esa factura y seleccione Modificar.
6. Indique el indicador de bloqueo de pago (p.ej,.A) y seleccione Continuar. Una vez bloqueada la factura aparecerá un cartel indicando “La pos. seleccionada ya no pertenece al grupo, no se puede modificar.”
7. Para desbloquear una factura concreta para la ejecución de pago, debe seleccionar back, situar el cursor en la factura del proveedor bloqueada y seleccione Modificar.
8. Borre el indicador de bloqueo de pago y seleccione Continuar. Podría aparecer en la pantalla Control de pagos, solicitando una vía de pago, un banco propio y una clave de banco
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para el banco propio. Si así fuera complete con lo que corresponda, p.ej., vía de pago: T, banco propio: BBCI, y clave breve para banco / cuenta: 00100.
9. Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente.
10. Seleccione Grabar. Seleccione Back 2 veces.
11. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago.
12. No abandone la transacción, puesto que deberá continuar a la siguiente transacción desde este punto.
Resultado
Las partidas abiertas de acreedor no necesarias se bloquean para el pago.
Para visualizar la salida de impresión y el medio de pago que el banco debe procesar, consulte la descripción siguiente: Creation of Payment Media and manual processing of the bank statement.
Una vez procesado el pago, se puede comprobar el resultado, por ejemplo visualizando los documentos que se han contabilizado, en las partidas individuales del proveedor.
4.10 Contabilización de pagos mediante el programa de pagos
Utilización
El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo, el abono y la factura.
Se pueden generar medios de pago mediante los programas de medios de pago clásicos (RFFO*) o los formatos de medios de pago de Payment Medium Workbench.
Solo describiremos la alternativa de medios de pago clásicos, usualmente más utilizada.
4.10.1 Creación de medios de pago mediante el programa de medios de pago clásico.
4.10.1.1 Creación de variante de programa
Código de transacción SE38
1. Inserte el Programa RFFOUS_C (solo para método de pago C), Programa RFFOM100 ((solo para método de pago T)
2. Pasar a Variantes
3. Inserte el nombre de variante SAP_OC (solo para método de pago C) Crear o SAPAROC (solo para método de pago T) Crear
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4.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Sociedad pagadora
1000
Via de pago C ó T
Banco Propio BCO1
ID de cuenta 01000
Nº remesa cheques
1
Imprimir cheques
LP01 Seleccionado
Imprimir avisos
LP01 Seleccionado
Imprimir lista adjunta
LP01 Seleccionado
Cantidad de impresiones de pru
Cantidad de impresiones de prueba
2
Nº partidas lista adjunta
9999
5. Grabar (Ctrl+S)
Utilización
Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema.
Requisitos
Para utilizar esta alternativa, deben estar configurados y seleccionados los métodos de pago.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menú
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Periodic Processing Payments
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores
Operaciones periódicas Pagos
Código de transacción F110
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Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S2 (Contable de acreedores 2)
NWBC Menu Accounts Payable Payments Parameters for Automatic Payment
Menú NWBC Contabilidad de deudores -> Pagos -> Parámetros para pagos autom.
2. En la pantalla Pagos automáticos: Status, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Día de ejecución
* p. ej., la fecha actual
Identificador * Información de identificación
3. Seleccione Parámetro.
4. En la pantalla Pagos automátcos: Parametros, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Doc.creados hasta
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Vías de pago Métodos de pago C ó T
Sig.fecha cont Siguiente fecha de contabilización
* Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización.
Acreedor * Acreedor
a * Acreedor, si se selecciona un intervalo.
5. Nota: Si desea seleccionar acreedores específicos, seleccione (selección múltiple) e indique valores individuales de acreedores.
6. Seleccione Continuar.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Asignar sucursal Especifique branch p. ej., 0001.
7. Seleccione la solapa “Log adicional”. Allí seleccione Verificar vencimiento, seleccionar vía de pago siempre y posiciones de documento de pago. En cuentas deseadas seleccione Acreedores (desde/hasta).
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8. Seleccione Grabar parametros (Ctrl+S).
9. Seleccione la etiqueta Status.
10. Seleccione “Propuesta”.
11. En la pantalla Planificar propuesta, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X
12. Seleccione la etiqueta Status.
13. Seleccione el boton Status. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago.
14. En la etiqueta Status, seleccione .
15. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores.
16. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas.
17. Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente.
18. Seleccione Grabar.
19. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago.
20. Seleccione Impresión y sop.datos
21. Efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Programa Para metodo de pago C
RFFOUS_C
Variante SCHECK Almacene la variante para el método de pago C
Programa Para metodo de pago T
RFFOM100
Variante SAPAROC Almacene la variante para el método de pago T
22. Una vez elegida la variante, ir a . Seleccionar:
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- Fecha ejec.programa; dia de ejecución de la corrida.
- Característica identificación: similar a la entrada al principio de la transacción.
- Sociedad pagadora:1000
- Via de pago: T ó C (según corresponda)
- Banco Propio: ej, BCO1
- ID de cuenta: ej, 01000
- Nuemro de remesa de cheque: ej, 1 (solo para via de pago C)
- Formato alternativo: ej, HR_GALICIA (para via de pago T)
- Formulario de cheque alternat.: ej, F110_PRENUM_CHCK (para vía de pago C)
- Dispositivo de salida: ej; LP01 (para vía de pago T)
23. Seleccione Save.
24. Seleccione la etiqueta Status.
25. Seleccione planificar Ejecución del pago (F7). Confirme la ventana de diálogo.
26. En la pantalla Planificar pago , efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X Seleccione el indicador
Crear medio de pago
X
27. Seleccione Planificar (Enter). Aparecerá el mensaje.
28. Para más de una vez, seleccione Status (Shift+F2) para actualizar el status.
29. En cuanto finalice la ejecución de pago, se mostrará en la pantalla Se ha realizado la ejecución de pago. Se muestra el número de órdenes de contabilización generadas y finalizadas.
30. Seleccione (F6).
31. En la pantalla efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Ejec.inmediata
X
Job Impresión
Complete un nombre para identificar el job
1. Seleccione Enter.
32. Aparecerá el nombre del job que ha sido creado.
33. Para visualizar el job creado ir a Sistemas… Job propios y seleccionar mediante un tilde el job
con el nombre creado. Luego ir a , seleccionar , y podrá visualizar el pago.
34. Para obtener información adicional sobre el pago, consulte el resumen de pagos, que se genera automáticamente como un lista SPOOL.
35. Además, puede crear la lista de pagos y la lista de excepción. Para ello, seleccione Tratar
Pagos Lista pagos o Tratar Pagos Lista excepción. Seleccione Continuar (Enter) para ejecutar la lista.
Resultado
Se han pagado las facturas teniendo y se han contabilizado en las cuentas bancarias de compensación.
4.11 Contabilización manual de pagos efectuados
Utilización
La contabilización de pagos efectuados se puede realizar de forma manual o automática (programa de pago SAPF110).
El proceso de contabilización manual se describe a continuación. Se procederá de esta manera especialmente en el caso de pago manual o de contabilización manual paso a paso del extracto de cuenta.
Requisitos
Para utilizar esta alternativa, se puede utilizar el método de pago C.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
SAP Menu
Accounting Financial Accounting Accounts Payable
Document Entry Outgoing payment Post
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores
Contabilización Salida de Pagos Contabilizar
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Código de transacción F-53
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_BPR_AP_CLERK-S2 (Contable de acreedores 2)
NWBC Menu Accounts Payable Payments Post Outgoing Payments
Menú NWBC Contabilidad de deudores -> Pagos -> Contabilizar salida pagos
2. En la pantalla Contabilizar salida pagos: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Moneda ARS ARS
Referencia (*) Opcional
Datos bancarios
Cuenta * p. ej., 113100
Importe * p. ej., el importe de una factura entrada en el sistema que sabemos que queremos pagar
Fecha valor * p. ej., la fecha actual
Selección de partidas abiertas
Cuenta * Indique el acreedor con factura pendiente existente.
p.ej,. 491000
Clase de cuenta
K
PA Normales * seleccionar
3. Seleccione Tratar PAs.
4. En la pantalla Contabilizar salida de pagos Procesar partidas abiertas, seleccione la partida correspondiente (facturas pendientes, abonos, etc.).
5. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S). El sistema mostrará el mensaje Doc XXXXXXXXXX se contabilizo en sociedad 1000. Compruebe el documento contabilizado, mediante Documento -> Visualizar.
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Resultado
El documento contabiliza la cuenta bancaria (transferencia bancaria nacional) en el Haber y el acreedor con la cuenta asociada alternativa (acreedores nacionales) en el Debe. El sistema compensa los abonos y facturas pendientes seleccionados durante el tratamiento de partidas abiertas junto con la realización del pago.
4.12 Tratamiento de extractos de cuenta manuales
Utilización
El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta.
Procedimiento
Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Gestión de caja (160), mediante los datos maestros de este documento.
5 Apéndice
5.1 Anulación de las etapas del proceso
En la siguiente sección, se encuentran los pasos de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento.
Solicitud de anticipos
Código de transacción (SAP GUI)
F-47
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario
NWBC Menu
Comentarios El documento de anulación no tiene partidas individuales; únicamente el documento original se compensa con el número del documento de anulación.
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Contabilización de facturas de acreedor
Código de transacción (SAP GUI)
FB60
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario
NWBC Menu
Comentarios Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original
Abono de acreedor
Código de transacción (SAP GUI)
FB65
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario
NWBC Menu
Comentarios Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original
5.2 Formularios utilizados
Utilización
En determinadas actividades de este proceso empresarial se han utilizado formularios. En la tabla siguiente se proporciona información acerca de estos formularios.
Nombre común del formulario
Tipo de formulario
Utilizado en la etapa del proceso
Tipo de salida
Nombre técnico
Bank Transfer (Germany)
SAPscript 4.3
4.8
4.9
4.10
Nuevo YB_F110_D_UEBERWEIS
Payment Advice Note
SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_AVIS
Check SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_SCHECK
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Accompanying Sheet for DME
SAPscript 4.10 Nuevo YB_PAY_DE_DTAUS0
Accompanying Sheet for DME
SAPscript 4.10 Nuevo YB_PAY_DE_DTAZV
EDI Accompanying sheet
SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_EDI_01