Bonnes Méthodes - Animation de Réunion

8/17/2019 Bonnes Méthodes - Animation de Réunion

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Bonnes méthodes Animation de réunion :

préparer, animer et organiser des réunions productiveset interactives dans le cadre des conseils de quartier

Animateur : Annie Augier– iddest Lyon

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Quelles peuvent être les divers types de réunion

dans le cadre des conseils de quartier ?

•

Réunion de travail (bureau, commission!• Réunion de présentation (bilan, présentation d"un pro#et

au$ %abitants!

•

Réunion de négociation, arbitrage (budget prévisionnel!• Ateliers de concertation

• &obilisation de nouveau$ membres

•

'

Bonnes pratiques: animation de réunion 2


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Quelles peuvent être les diverses attentes et

donc les diérents ob#ectis d"une réunion dansle cadre des conseils de quartier ?

• )$poser une problématique ain de décider ensemble• *avoriser l"ad%ésion et la participation

• +réer de l"émulsion, donner l"envie de aire

• usciter l"engagement du plus grand nombre• -éinir des ob#ectis atteignables (réalistes et opérationnels!

• Résoudre des probl.mes ensemble

• Améliorer le quotidien de c%acun• /rganiser l"activité du conseil de quartier, des commissions



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Les points cles de la conduite de réunion

0' La préparation1' La posture de l"animateur

2' La conduite de la réunion

3' Les suites d"une réunion4' Les principales diicultés rencontrées



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0' La préparation



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0' La préparation

Les questions qu"il est indispensable de se poser dans le cadre de la préparation d"uneréunion sont :

0'Quels sont les ob#ectis de la réunion ?

1'Quels sont les su#ets pouvant ou devant être traités dans ce cadre ?

2'Qui doivent être les participants incontournables ?3'Quelle est la meilleure organisation 5 prévoir : date ? %eure ? lieu?

4'Quelle communication en amont?

+ette préparation nécessite également de prendre en compte le degré de mobilisation desparticipants par le biais des outils suivants :

•6nvitation 7 ordre du #our de la réunion0' sous quelle orme (mail, courrier, tél! ?

1' quels arguments pour susciter la motivation ?

2' quel délai ?

3' demande de réponse ? Relance ? Rappel ?

4' envoi de données préalables ?

•/rganisation logistique et convivialité0' taille de la salle ?

1' disposition de la salle ?

2' conditions d"accueil ?(pot 5 l"issue de la réunion!

3' &atériel et supports 5 diuser (vidéopro#ecteur!



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0' La préparation

1. Quels sont les sujets pouvant ou devant être traités dans ce cadre ?

Il s’agit là de l’ojet même de la préparation et nous devons :

• "assurer que le su#et est compris et éventuellement prévoir une p%ase deprésentation en amont

• )valuer si le su#et tel qu"il est e$primé peut être résolu en une séance ou s8il est

nécessaire de planiier une série de rencontres (autres réunions, visites !• Recueillir un ma$imum de données pour les partager avec le groupe

• *aire le tri, regrouper, synt%étiser les inormations re9ues ou nécessaires et prioriseren onction des ob#ectis poursuivis

• +ontacter les éventuelles personnes ressources pour apporter de la mati.re au$ uturs

participants'

)$primer 7 énoncer clairement la question 5 poser au$ participants

ou#ours veiller 5 apporter les inormations nécessaires 5 la bonnecompré%ension de tous



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!. Quels sont les ojecti"s de la réunion ?

-éinir les ob#ectis de la réunion avec rigueur est certainement le point le plus important

et le plus diicile que rencontre tout animateur';n ob#ecti correctement rédigé évite au groupe de s8égarer et permet 5 l8animateur de

recentrer les débats lorsqu8il constate une dérive du groupe'

#n ojecti" doit être:

• suisamment précis pour être per9u de a9on identique par tous les participants• adapté au temps imparti donc ambitieu$ mais pas inabordable

• tenir compte des temps d"éc%anges avec les participants

• ormulé dans un style direct (généralement avec un verbe d"action!, par e$emple :

– identiier les diicultés rencontrées dans le pro#et

– %iérarc%iser ces diicultés en onction de leur importance – proposer des solutions permettant de aire avancer ces pro#ets

– répartir les divers aspects 5 traiter entre les participants

– ainer un calendrier de conduite du pro#et avec des éc%éances pertinentes


0' La préparation


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0' La préparation

$. Qui doivent être les participants incontournales ?


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0' La préparation%. Quelle est la meilleure organisation de sa tenue : date ? heure ? lieu ?

+onvenons ensemble qu"il est sou%aitable que la réunion soit programmée :

• >ors des veilles ou retours de congés scolaires

• )n tenant compte des contraintes de déplacements ou d"acc.s du plus grand nombre

• -"une durée ma$imale d"0%2

• Avec une %eure de début respectée et communiquée

• )t une %eure de in (respectée et communiquée également! au risque si le temps ilede perdre de précieu$ participants avant les derniers points prévus

• Avec des conditions matérielles optimales sans être ostentatoires (état de marc%e dumatériel par e$emple!

• )n pensant 5 la disposition des participants selon le ormat de la réunion et sesob#ectis : participants installés autour de l"animateur, devant lui



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0' La préparation

&. Invitation ' ordre du jour de la réunion:

6l s"agit de la premi.re communication qui met en relation les participants avec le ou lessu#ets traités' @ous devons donc veiller 5:

• sa "orme : plusieurs possibilités : mail, courrier, invitation télép%onique, aic%esdans les immeubles ou commerces, sa date d"envoi, une demande de réponse, lamention des %eures de début et de in, le lieu précis (#usqu"au nom de la salle!, ainsiqu"éventuellement les noms de participants conirmés ou pressentis, le programme'

• sa rédaction : et notamment quels arguments pour susciter la motivation, unéventuel pré=dossier pour que tous soient au même niveau de partage del"inormation, les ob#ectis poursuivis'



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1' La posture de l"animateur



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1' La posture de l"animateur


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;ne réunion doit être ryt%mée et ses trois temps orts sont:

• L8ouverture,

•

Les éc%anges,• La clture des débats'



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()ouverture:

+8est un moment important, surtout si les participants ne se connaissent pas' L8animateur doit aciliterles premi.res prises de parole'

•

Le tour de table : si les participants ne se connaissent pas, ce type de présentation est nécessaire car ilpermet d8identiier le statut des diérentes personnes du groupe C il acilite une premi.re prise de paroleinstitutionnalisée et permet de détendre l8atmosp%.re'

Le tour de table peut cependant être tr.s consommateur de temps : bien anticiper l8impactéventuellement négati de cette tec%nique, en particulier quand les participants sontnombreu$'


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(es échanges sont r*thmés par :

0'L"accueil des participants

1'L" énoncé du point 5 traiter

2'Les éventuelles présentations d"inormations supplémentaires

3';ne conclusion intermédiaire

4'Les éc%anges avec les participants ou réponses 5 leurs questions

F';ne conclusion et des remerciements

+ans le cadre d’une réunion de travail :

Le principe qui doit guider cette conduite de réunion est de ne pas aborder le point suivant sans avoiracter ensemble :

•-e l"accord du groupe sur le point traité

•

-e savoir qui se c%arge de le traiter•-e se donner une proc%aine étape concr.te pour soit établir un bilan soit le aire évoluer'

L"animateur a une responsabilité importante dans la conduite de ces éc%anges, mais les participantsdoivent également respecter les r.gles énoncées et au$quelles ils ont ad%éré'



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(es spéci"icités d’une réunion puli,ue-avec un élu un représentant d’une organisation /0 :

•La réintroduction du su#et est ondamentale non seulement pour e$primer les ob#ectis de la réunion, mais

également pour partager avec l"ensemble des participants présents les éléments du su#et 5 traiter :inormations essentielles, nouvelles données, c%ires

•La présentation des éventuels intervenants

•Le ait d"assurer le lien entre le public et le ou les intervenants : l"animateur garde la main sur les éc%anges(donc pas d"interpellation directe et pas d"aparté!

•La distribution des prises de parole : régulation de la réunion

•L"écoute (des questions, comme des réponses!

•La vigilance quant 5 la qualité de la réponse apportée au$ questions des participants : est=ce une réponseimmédiate ? -oit=on prendre l"engagement de l"apporter ultérieurement (quand ? et par quel biais!

•L"apport des avis au$ su#ets traités

•Les conclusions intermédiaires

•Le consensus de la décision collective



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(a clture des déats :

•Le groupe doit se séparer sur des conclusions claires pour tous'

•;n accord s8est dégagé, un avis a été recueilli, certaines actions sont prévues, il est nécessaire d8endéinir les modalités pratiques d8application pour rendre la décision opérationnelle'

•+e peut être un plan d"actions par e$emple avec une répartition des actions, calendrier, retoursattendus

•i nécessaire, se quitter avec une nouvelle date de réunion programmée ou pressentie'



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3' Les suites d"une réunion



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3 ' Les suites d"une réunion

+eu2 éléments peuvent être considérés pour donner une suite à la réunion :

1.(e compte3rendu ou relevé des décisions

Le compte rendu de la réunion est destiné au$ participants et au$ personnes intéressées par lesconclusions du groupe' +e résumé doit être suisamment complet et e$plicite' 6l doit être court etacile 5 lire' +e document est rédigé par l8animateur ou par unG secrétaire de séance H 5 partir despoints reormulés tout au long de la réunion' +e document reprend l8ordre du #our, la liste desparticipants, le dossier préparatoire, les diérentes étapes de la réle$ion, les solutions possibles etactées, les modalités pratiques d8application, et la date (éventuellement! de la proc%aine réunion'

6l doit être rédigé le plus rapidement possible, pour éviter de perdre des inormations, pour contribuer5 l8application des décisions prises'

Avant de diuser le compte rendu, il est parois nécessaire de le aire valider par les participants

(ou par la hiérarchie) qui peuvent ainsi, au préalable, le vériier ou l8amender'

!.(’évaluation de la réunion

Apr.s une réunion, il appartient de porter un regard critique notamment sur son animation, lapertinence de l8(ou les! ob#ecti(s! de la réunion, la mét%ode de travail suivie, le comportement desparticipants, leurs réactions'

6l est indispensable d"écouter les critiques ormulées par les participants pendant ou apr.s la réunion'



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4' Quelles sont les principales diicultés

rencontrées ?

• Le manque de constance dans les présences des participants

• Le c%angement d"animateur d"une réunion sur l"autre• Le manque d"écoute collective

• La capacité 5 mettre le groupe en mouvement

• Le ait de passer de l"idée 5 l"action

• avoir bien communiquer sur son idée

• Le respect des temps de parole

•



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23Bonnes pratiques: animation de réunion

&erci et bonne mise en pratique

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