BÀI 1 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT...

Bài 1: Quản trị cung ứng nguyên vật liệu

TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 1

BÀI 1 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.

Đọc tài liệu:

Giáo trình Tài chính quốc tế (2011),

Tài chính quốc tế hiện đại trong nền kinh tế mở (2005). Tác giả: GS.TS. Nguyễn Văn Tiến.

Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.

Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Bài 1 trong học phần Quản trị kinh doanh 2 nghiên cứu những vấn đề:

Khái lược quản trị cung ứng nguyên vật liệu.

Các chỉ tiêu trong cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu.

Lựa chọn người cung ứng.

Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng.

Tổ chức hoạt động vận chuyển.

Mục tiêu

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:







2 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

Tình huống dẫn nhập

Nhà thầu đã trúng gói thầu cung cấp thiết bị, nhưng có một số thiết bị khi dự thầu nhà thầu chào của một nhà sản xuất từ Mỹ. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, do thiết bị trên cung cấp tại thị trường châu Á (Việt Nam) thì không được cung cấp trực tiếp từ Mỹ mà thay thế cùng hãng nhưng được sản xuất ở Đài Loan. Nhà thầu đề nghị Chủ đầu tư chấp nhận.

Vậy trong tình huống này nếu bạn là Chủ đầu tư thì giải quyết thế nào? Chấp nhận hàng hóa xuất xứ từ Đài Loan hay có biện pháp gì khác?


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 3

1.1. Khái lược quản trị cung ứng nguyên vật liệu

1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu

1.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm

Khái niệm: Nguyên vật liệu là phạm trù mô tả các loại đối tượng, được con người tác động trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm biến đổi nó để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.

Phân loại

Chung nhất, có thể phân chia nguyên vật liệu ra thành 3 loại:

o Nguyên liệu: Là phần được được đưa vào sản xuất, chưa qua chế biến, chưa qua tác động của con người. Đó là quặng hoặc nông lâm, hải sản.

o Vật liệu: Là những đối tượng lao động đã trải qua chế biến và được tiếp tục sử dụng vào quá trình chế biến sản phẩm khác.

o Nhiên liệu: Là những đối tượng lao động được sử dụng để tạo ra nguồn năng lượng phục vụ cho quá trình sản xuất.

Đặc điểm

o Mọi loại nguyên vật liệu đều chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm. Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng nguyên vật liệu theo ý muốn của con người.

o Khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị toàn bộ của mọi loại nguyên vật liệu không bị mất đi mà kết tinh vào giá trị sản phẩm được tạo ra từ nguyên vật liệu đưa vào sản xuất.

o Các nguyên vật liệu khác nhau tham gia vào quá trình sản xuất ở những thời điểm khác nhau và với số lượng khác nhau.

1.1.1.2. Lựa chọn, đảm bảo và tận dụng nguyên vật liệu

Lựa chọn nguyên vật liệu: Là quá trình xác định, lựa chọn các nguyên vật liệu phù hợp với quá trình sản xuất.

o Điều kiện cần: để sản xuất sản phẩm/dịch vụ, phù hợp công nghệ cần nguyên vật liệu đúng chủng loại, số và chất lượng.

o Điều kiện đủ:

Dù nguyên vật liệu do con người chế biến hoặc khai thác từ tự nhiên cũng đều có rất nhiều phẩm cấp, quy cách, cỡ loại khác nhau.

Mặt khác, công nghệ kỹ thuật sản xuất cho phép con người có thể sử dụng nguyên vật liệu thay thế nhau.

Phải lựa chọn nguyên vật liệu phù hợp.

Đảm bảo nguyên vật liệu: Là quá trình sẵn sàng cung ứng các mức nguyên vật liệu theo yêu cầu của quá trình sản xuất vào các thời điểm khác nhau.


4 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

o Để tiến hành sản xuất doanh nghiệp thường sử dụng rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau với số lượng, chất lượng, mẫu mã khác nhau và ở các thời điểm khác nhau. Vì thế, phải tiến hành dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

o Một vấn đề các nhà quản trị luôn quan tâm là làm thế nào để dự trữ mọi loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất ở mức tối ưu?

Tận dụng nguyên vật liệu: Là phương thức nhằm sử dụng triệt để và hiệu quả nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

o Trong nhiều trường hợp, giá trị nguyên vật liệu chiếm tổng giá trị cao trong tổng chi phí sản xuất.

o Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ với quy cách, kích cỡ rất khác nhau mà người sản xuất có thể tận dụng để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau.

Vì thế, việc nghiên cứu tận dụng nguyên vật liệu trong quá trình chế biến là vấn đề rất quan trọng.

1.1.2. Vị trí của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu

Khái niệm: Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là hoạt động đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, ứng với từng thời kỳ, với số lượng, chất lượng theo yêu cầu.

Nội dung: Mọi hoạt động cung ứng nguyên vật đều bao gồm 3 nội dung chủ yếu là mua sắm, vận chuyển và bảo quản nguyên vật liệu.

o Mua sắm: doanh nghiệp phải mua cái gì? Như thế nào? Ở đâu? Căn cứ để mua?

o Vận chuyển: Mua hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Trong hoạt động vận chuyển, doanh nghiệp phải trả lời các câu hỏi: Vận chuyển bằng phương tiện nào? Phương thức vận chuyển ra sao? Lộ trình vận chuyển? Thời gian vận chuyển?

o Bảo quản: Làm thế nào để đảm bảo nguyên vật liệu về phẩm cấp, chất lượng?…

Vị trí của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu

o Hoạt động cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào.

o Là điều kiện, tiền đề để đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh có hiệu quả: Cung ứng tốt thì hoạt động kinh doanh diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp và ngược lại.

o Thông qua hoạt động cung ứng sẽ tạo ra áp lực buộc doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, nâng cao năng suất lao động, đổi mới mày móc, thiết bị, công nghệ để đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất.

o Khi kinh doanh càng phát triển, hoạt động cung ứng diễn ra trên môt diện rộng sẽ xuất hiện một phạm trù mới là hậu cần kinh doanh (Logistics).

o Hậu cần kinh doanh được hiểu là tổng thể các hoạt động đảm bảo các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất - kinh doanh kịp thời và có hiệu quả.

o Hậu cần kinh doanh được coi là một trong sáu chức năng chủ yếu của doanh nghiệp: Tiêu thụ - Sản xuất - Hậu cần kinh doanh - Tài chính - Tính toán - quản trị doanh nghiệp.


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 5

1.1.3. Quản trị cung ứng nguyên vật liệu

Vai trò: Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất với chi phí kinh doanh tối thiểu. Và để thực hiện được điều đó, phải thực hiện tốt công tác quản trị mua sắm, vận chuyển, và dự trữ; tức là thực hiện tốt hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu.

Khái niệm: Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị, xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu; tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm bảo nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất.

1.2. Nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các nội dung chủ yếu sau:





1.2.1. Các chỉ tiêu trong cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu

1.2.1.1. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng

Đối với mỗi loại nguyên vật liệu cầu mua sắm trong thời kì kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, cầu do hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và cầu dự trữ đề phòng sự biến động thị trường.

Bộ phận thứ nhất thường chiếm tỉ trọng chủ yếu và được xác định theo công thức:

QDi = QĐM

ij QSPj

Với QDi - cầu loại nguyên vật liệu thứ i để sản xuất theo kế hoạch.

QĐMij - định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm thứ j.

QSPi - sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kì kế hoạch.

Bộ phận thứ hai là lượng nguyên vật liệu cần cung ứng thêm để bù đắp cho số nguyên vật liệu hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho. Bộ phận này chiếm tỉ trọng nhỏ và thường được xác định theo phương pháp thống kê kinh nghiệm kết hợp với các dự báo cho kỳ kế hoạch.

Bộ phận dự trữ đề phòng sự biến động thị trường hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất của loại nguyên vật liệu sẽ dự trữ, các kết quả dự báo thay đổi cung ứng cũng như giá cả của thị trường nguyên vật liệu; lãi suất tiền gửi; khả năng tài chính của doanh nghiệp; năng lực kho tàng và chi phí liên quan đến mở rộng kho tàng;…


6 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

1.2.1.2. Xác định chất lượng và dự kiến người cung ứng

Phải xác định chính xác mẫu mã và chất lượng từng loại nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất (có tính đến pha cắt tiết kiệm).

Xét trên phương diện lý thuyết, các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ cũng như các doanh nghiệp dịch vụ có cầu về nguyên vật liệu rất ít sẽ xác định người cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ được trong quá trình tổ chức mua sắm và dự trữ hoặc không cần chú ý đến điều này.

Các doanh nghiệp vừa và lớn có cầu về nguyên vật liệu cần cung ứng trong từng thời kỳ lớn sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đường, phương tiện và chi phí vận chuyển tương ứng (có xét đến khả năng vận chuyển hai chiều); tính tin cậy của việc cung ứng từng loại (nhóm loại) nguyên vật liệu; giá cả từng loại nguyên vật liệu ở từng lần cung ứng; hệ thống kho tàng trung gian;… để xác định người cung ứng.

1.2.1.3. Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu

Cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ kế hoạch không được cung ứng một lần mà phải chia ra làm nhiều lần cung ứng với số lượng xác định. Về nguyên tắc, số lần và lượng cung ứng ở mỗi lần cụ thể do tốc độ sản xuất sản phẩm, các thông số về kho tàng và lưu kho, diễn biến và dự báo về tình hình cung ứng, giá cả nguyên vật liệu trên thị trường,... qui định.

Vì vậy, vấn đề được đặt ra là phải xác định được lượng đặt hàng và dự trữ đem lại tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và dự trữ nhỏ nhất (lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu). Mô hình này dựa trên cơ sở giả định lượng đặt hàng và lượng dự trữ trùng nhau, đã xác định được tổng cầu về nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, dự báo được giá cả thị trường; tính toán được chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho; năng lực kho tàng, khả năng về tài chính,… đảm bảo phù hợp với lượng dự trữ tối ưu; việc xuất kho nguyên vật liệu không thay đổi theo thời gian.

Vì chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch là tổng của chi phí kinh doanh mua sắm, đặt hàng và kho (cả chi phí kinh doanh sử dụng vốn tương ứng với giá trị lưu kho) nên nếu gọi:

QD là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm).

PDK là giá mua 1 đơn vị nguyên vật liệu (dự kiến).

VCKDms là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp.

FCKDđh là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng, gắn với từng lần đặt hàng.

VCKDi là chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi tương ứng với số vốn liên quan

đến nguyên vật liệu lưu kho trong kỳ kế hoạch.

I là tỉ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lưu kho so với chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch.

TCKD là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch.

Qđh là lượng hàng đặt cho mỗi lần đặt hàng.


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 7

Qopt là lượng hàng đặt tối ưu cho mỗi lần đặt hàng.

Thì sẽ thiết lập được hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho sau:

VCKDms + FCKD

đh + VCKDi = TCKD

Muốn có lượng dự trữ tối ưu hàm này phải tiến tới cực tiểu: TCKD min. Có:

QD PDK + FCKDđh QD/Qđh + Qđh PDK i/2 = TCKD

dTCKD/dQ = - FCKDđh QD/Q2

đh + P i/2

Với mục tiêu TCKD min sẽ phải thoả mãn điều kiện: dTCKD/dQ = 0 nên phải có

FCKDđh QD/Q2

đh = P i/2

Qopt2 = 2 QD FCKD

đh/ Pi

Qopt = D KD DKh2Q FC P i´ / ´đ

Mô hình xác định lượng hàng đặt tối ưu ở trên chưa xét đến lượng nguyên vật liệu dự trữ cần thiết trong kho, giảm giá do mua hàng với khối lượng lớn. Vì vậy có thể có các trường hợp mở rộng mô hình sau:

Thứ nhất, tính đến khả năng kết hợp cung ứng và lưu kho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau có thể nhóm các đơn đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu do cùng một người cung cấp vào một đợt mua hàng. Khi đó mô hình đặt hàng tối ưu sẽ có dạng:

Qopt = 2QDi FCKD

đh/Pi i

với QDi - cầu loại nguyên vật liệu thứ i và

Pi - giá cả (dự kiến) loại nguyên vật liệu thứ i.

Thứ hai, nếu tính đến trường hợp được giảm giá do mua hàng với khối lượng lớn, vượt qua mức được người bán hàng giảm giá có thể xảy ra các trường hợp cụ thể sau:

Chi phí mua sắm và lưu kho giảm do giá cả nguyên vật liệu giảm.

Chi phí cố định đặt hàng bình quân giảm vì giảm số lần đặt hàng và tăng lượng đặt cho mỗi lần đặt hàng.

Thay đổi chi phí lưu kho nguyên vật liệu.

Thứ ba, nếu xét đến các giới hạn về vốn hoặc năng lực kho tàng thì phải đưa các ràng buộc này vào mô hình để giải quyết

Trong tính toán mô hình xác định lượng đặt hàng tối ưu có các ưu điểm cơ bản là:

Có tính khái quát cao, có thể sử dụng để xác định lượng đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau.

Sử dụng ít tham số và đơn giản.

Lượng đặt hàng tối ưu ít nhạy cảm với sai số của các tham số sử dụng trong mô hình.

1.2.1.4. Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

Lượng dự trữ thường xuyên

Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.

Trên phương diện lý thuyết, lượng dự trữ thường xuyên phải được xác lập trên cơ sở thời gian và/hoặc mức sử dụng nguyên vật liệu tính từ khi bắt đầu thông báo cho


8 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

người cung ứng cấp đợt hàng mới cho đến khi hàng đã về đến doanh nghiệp, kiểm tra và làm xong các thủ tục nhập kho, sẵn sàng đưa vào sử dụng. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau:

QDTTX = tcư QĐM

TD/ngày

Trong đó: QDTTX - lượng dự trữ thường xuyên.

QĐMTD/ngày - mức sử dụng trong một ngày đêm tính theo định mức và sản

lượng sản xuất kế hoạch.

tcư - số ngày cung ứng trong điều kiện bình thường.

Thời gian cung ứng bình thường được xác định ở mức bình quân theo thống kê kinh nghiệm kết hợp với dự báo các thay đổi trong kì kế hoạch.

Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong các điều kiện cung ứng bình thường.

Lượng dự trữ bảo hiểm

Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.

Về lý thuyết, lượng dự trữ bảo hiểm phải được xác lập trên cơ sở thời gian cấp hàng sai lệch bình quân so với dự kiến và mức sử dụng bình quân một ngày đêm. Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau:

QDTBH = tsl QĐM

TD/ngày

Trong đó: QDTBH - lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm.

QĐMTD/ngày - định mức tiêu dùng trong một ngày đêm.

tsl - số ngày cung ứng sai lệch bình quân 1 lần cung ứng.

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo các nhân tố ảnh hưởng trong kì kế hoạch. Với thời kì quá khứ, theo thống kê có thể xác định được tổng số ngày sai lệch trong kì và số lần cung ứng trong thời kì. Từ các số liệu này có:

tsl = Tsl/Lcư

Với: tsl - số ngày cung ứng sai lệch bình quân của một lần cung ứng.

Tsl - tổng số ngày cung ứng sai lệch trong thời kì quá khứ.

Lcư - tổng số lần cung ứng trong thời kì xem xét.

Cũng có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân bố xác suất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngẫu nhiên.

Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục, không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường.

Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết. Thông thường lượng dự trữ tối thiểu cần thiết là tổng của lượng dự trữ thường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm:

QDTmin = QDT

TX + QDTBH

Trong đó: QDTmin - lượng dự trữ tối thiểu cần thiết.


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 9

Như thế, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết đảm bảo sản xuất tiến hành liên tục cả trong điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường, gặp phải các trắc trở nhất định về thời gian, số lượng và/hoặc chất lượng.

1.2.1.5. Xác định lượng thông báo hay khoảng cách đặt hàng

Về nguyên tắc, trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Mặt khác, doanh nghiệp cũng xác định được lượng đặt hàng và lưu kho tối ưu phù hợp với các điều kiện cung ứng và lưu kho của mình. Vấn đề được đặt ra, vậy khi nào thì doanh nghiệp phải thông báo cho người cấp hàng để người cung ứng hàng chuẩn bị cấp hàng cho mình? Và liệu mức cấp hàng mỗi lần có thay đổi hay không?

Trong thực tế việc giải đáp các vấn đề trên không đơn giản bởi lẽ thực tế không phải lúc nào mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng trùng với định mức tiêu dùng chúng và còn có các yếu tố như hư hỏng, mất khi lưu kho,... Có thể có hai hệ thống đặt hàng mà các doanh nghiệp hay áp dụng là hệ thống đặt hàng theo thời điểm và hệ thống đặt hàng nhịp nhàng.

1.2.2. Lựa chọn người cung ứng

Thứ nhất, các loại người cấp hàng

Xét về mặt hình thức có hai loại người cấp hàng chủ yếu là ngươì cấp hàng đã có sẵn trên thị trường và người cấp hàng mới xuất hiện.

Những người cấp hàng cũ đã quen thuộc, hai bên đều đã quan hệ với nhau ổn định và đã khá am hiểu về nhau. Vì vậy, với những người này doanh nghiệp có lợi thế là lựa chọn chắc chắn, nhìn chung là không sợ rủi ro song cũng có nhược điểm lớn là hai bên cấp hàng với nhau hay theo lối mòn truyền thống đã có, ít có sự thay đổi về phương thức, chất lượng nguyên vật liệu hoặc sự thay đổi có thể chưa đủ độ cần thiết,…

Những người cấp hàng mới xuất hiện thường tự tìm đến và giới thiệu, xin được cung cấp hàng hóa mà doanh nghiệp có cầu. Con đường tìm đến doanh nghiệp có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp (gửi quảng cáo giới thiệu, cataloge, ấn phẩm liên quan,...). doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm những người cấp hàng mới qua các tài liệu như tạp chí kinh doanh, niên giám bưu điện, ấn phẩm quảng cáo, gọi thầu,...

Những người cấp hàng mới xuất hiện vừa có thể đem lại lợi thế mới cho doanh nghiệp mua nguyên vật liệu: có nhiều người hơn để doanh nghiệp lựa chọn, có thể có những nhân tố mới xuất hiện như chất lượng, giá cả, phương thức cung ứng, thanh toán,… nguyên vật liệu; vừa đem đến những nguy cơ chứa đựng những rủi ro nhất định về những vấn đề của người cung ứng mà doanh nghiệp chưa biết rõ như độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu, về sự đảm bảo thời gian cung ứng, về tính minh bạch trong thanh toán,…

Thứ hai, xây dựng các tiêu chuẩn cần thiết

Tuỳ thuộc vào số lượng, tầm quan trọng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu được cung cấp mà doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể thích hợp đối với người sẽ cấp hàng cho mình.

Thứ ba, cân nhắc lựa chọn người cấp hàng


10 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng, so sánh và cân nhắc giữa những người cấp hàng cả cũ và mới, doanh nghiệp có thể lựa chọn bạn hàng cho mình.

1.2.3. Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng

Xây dựng hệ thống kho tàng

Muốn lưu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp. Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ sau: mọi hàng hóa sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho (trừ ngoại lệ). Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất với tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và lưu kho tối thiểu.

Có thể có nhiều tiêu thức phân loại kho tàng khác nhau, dưới đây đề cập đến các cách phân loại phổ biến:

Thứ nhất nếu căn cứ vào công dụng của kho tàng sẽ có kho nhập, kho chuẩn bị, kho trung gian và kho xuất.

Thông thường doanh nghiệp phải xây dựng không phải chỉ kho nhập mà còn phải xây dựng cả kho chuẩn bị, kho trung gian và kho xuất nguyên vật liệu. Kho nhập chứa các loại nguyên vật liệu mua vào và cần thiết bố trí ở vị trí trước và gần với khâu sản xuất. Kho chuẩn bị được tổ chức như những nơi làm việc nhất định, hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. Kho trung gian cần cho các loại sản phẩm dở dang và bán thành phẩm ở các mức độ khác nhau, nằm trên dây chuyền sản xuất. Kho xuất thành phẩm chuẩn bị thành phẩm xuất cho nơi sử dụng. Kho xuất nằm ở cuối dây chuyền sản xuất và thường gắn với bộ phận tiêu thụ.

Về nguyên tắc ở các doanh nghiệp thương mại không cần có sự tách biệt giữa kho nhập, kho trung gian và kho xuất. Thông thường các doanh nghiệp này chỉ phân biệt kho hàng theo không gian, số lượng và thời gian lưu kho để hoàn thành việc chuyển hàng hóa giữa mua và bán.

Thứ hai, căn cứ vào không gian phân bố.

Căn cứ vào không gian phân bố có hình thức kho tập trung và phân tán. Kho tập trung là hình thức tổ chức ở doanh nghiệp một kho lớn cho mọi loại nguyên vật liệu lưu kho. Với hình thức xây dựng kho tập trung sẽ giảm được chi phí kinh doanh xây dựng, quản trị kho tàng so với hình thức xây dựng kho phân tán nhờ giảm khối lượng công việc xây dựng, lao động QT và hợp lí hóa khâu bố trí hàng hóa trong kho cũng như sử dụng thiết bị vận chuyển, bảo vệ kho tàng,…

Bố trí kho phân tán là hình thứ tổ chức nhiều kho nhỏ lẻ ở nhiều nơi khác nhau có vị trí cách xa nhau. Xây dựng kho tàng theo hình thức kho phân tán sẽ gây ra chi phí kinh doanh xây dựng và QT kho tàng lớn song nếu mỗi kho lại đều gần nơi cấp hàng và sử dụng, quãng đường vận chuyển nguyên vật liệu ngắn sẽ giảm nhiều chi phí kinh doanh vận chuyển. Mặt khác, hình thức kho phân tán còn đáp ứng yêu cầu đảm bảo cung ứng trực tiếp, tránh các nguy cơ không cung cấp kịp thời do những trục trặc trong quá trình vận chuyển gây ra.

Thứ ba, căn cứ vào tính chất xây dựng.


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 11

Nếu căn cứ vào tính chất xây dựng kho tàng sẽ có kho ngoài trời và kho trong nhà. Sử dụng các kho chứa ngoài trời tuy đỡ được chi phí kinh doanh xây dựng kho tàng song lại không đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng hóa nên chỉ có thể sử dụng đối với các mặt hàng không bị mất phẩm chất bởi nắng, mưa và các thay đổi khác về khí hậu, thời tiết.

Thứ tư, căn cứ vào tính chất lưu kho.

Căn cứ vào tính chất lưu kho nguyên vật liệu người ta phân biệt giữa kho tiếp đất, kho bố trí theo khối và kho bố trí theo giá để hàng.

Kho tiếp đất là kho không có trang bị cách đất cho nguyên vật liệu lưu kho.

Lưu kho theo khối là hình thức mà nguyên vật liệu được đặt trên các kệ hàng trong suốt thời gian lưu kho.

Lưu kho theo giá hàng là hình thức lưu kho mà nguyên vật liệu lưu kho được bảo quản trên các giá hàng. Giá hàng càng nhiều tầng, càng tận dụng được không gian kho tàng. Vấn đề đầu tiên là phải thiết kế giá hàng phù hợp với tính chất, đặc điểm của nguyên vật liệu lưu kho, yêu cầu của việc lưu kho,… Các giá này có thể cao tới 2m. Hình thức lưu kho này được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại, càng ngày càng được sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp sản xuất.

Tuy mỗi kiểu bố trí kho tàng cũng như mỗi hình thức tổ chức và trang thiết bị kho tàng đều có những ưu nhược điểm riêng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cho quá trình vận chuyển và lưu kho song trong nhiều trường hợp không thể quyết định cứng nhắc mà phải dựa vào đặc điểm sản xuất – kinh doanh, lưu kho, nguyên vật liệu lưu kho,… mà lựa chọn và ra quyết định thích hợp. Đây là phương pháp tốt nhất để xây dựng được một hệ thống kho tàng đem lại hiệu quả kinh doanh cao.

Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Một là, diện tích kho tàng phải đủ lớn.

Hai là, kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát.

Ba là, yêu cầu bảo đảm an toàn.

Bốn là, trang thiết bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang thiết bị tối thiểu do chính đặc điểm của nguyên vật liệu lưu kho đòi hỏi, trang thiết bị nâng cao phụ thuộc vào năng lực tài chính của doanh nghiệp.

1.2.4. Tổ chức hoạt động vận chuyển

Có thể hiểu hoạt động vận chuyển của doanh nghiệp là việc tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển đối tượng cần vận chuyển, sản phẩm hàng hóa từ nơi cần chuyển đi đến mục tiêu cần chuyển đến.

Tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình mà doanh nghiệp có thể vận chuyển con người, nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và/hoặc hàng hóa.

Các nhân tố ảnh hưởng lớn đến quyết định bộ phận vận chuyển là khối lượng, quãng đường và đặc điểm của đối tượng vận chuyển. Các tính toán và quyết định về qui mô sản xuất, đặc điểm đối tượng vận chuyển, sự phân bố sản xuất (cung cấp nguyên vật


12 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

liệu, mua và bán hàng) về không gian, địa điểm của doanh nghiệp, của khu vực sản xuất cũng như sự cân nhắc về chi phí kinh doanh vận chuyển.

Có thể phân hoạt động vận chuyển của doanh nghiệp thành vận chuyển bên trong và vận chuyển bên ngoài. Vận chuyển bên trong có thể bao gồm vận chuyển người lao động đến nơi làm việc và từ nơi làm việc trở về (dịch vụ mặt đất ở sân bay, nhiều công ty sản xuất ở dọc đường quốc lộ 5 tổ chức vận chuyển người lao động từ Hà Nội đến công ty và ngưọc lại, Tổng công ty Than vận chuyển công nhân vào lò và từ lò về,…), nguyên vật liệu từ kho của doanh nghiệp đến các nơi làm việc, sản phẩm dở dang và bán thành phẩm từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác, thành phẩm vào kho của doanh nghiệp; ở các doanh nghiệp thương mại là việc vận chuyển hàng hóa từ kho của doanh nghiệp đến nơi làm việc sơ chế (nếu có) và từ nơi chế biến đến nơi bán hàng,…

Với các doanh nghiệp sản xuất vận chuyển bên ngoài bao gồm vận chuyển nguyên vật liệu (hàng hóa) từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp và vận chuyển thành phẩm từ kho của doanh nghiệp đến nơi bán hàng,…Với các doanh nghiệp vận tải vận chuyển bên ngoài có thể bao gồm vận chuyển hành khách (doanh nghiệp vận tải hành khách), hàng hóa (doanh nghiệp vận tải hàng hóa).

1.2.4.1. Khái lược

Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu bao gồm ba nội dung chủ yếu là mua sắm, vận chuyển bên trong và bên ngoài và bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Mục tiêu của cung ứng nguyên vật liệu là luôn luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng các loại nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất với chi phí kinh doanh tối thiểu.

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu gồm các nội dung chủ yếu là xây dựng chính sách mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lí; tính toán và xác định chính xác số lượng, chất lượng mỗi loại nguyên vật liệu cần mua sắm và dự trữ trong từng thời kỳ kế hoạch; xây dựng các phương án và quyết định phương án mua sắm, bố trí kho tàng, đường vận chuyển và sự kết hợp vận chuyển tối ưu; tổ chức mua sắm; tổ chức vận chuyển hàng hóa và quản trị kho tàng, cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất.

1.2.4.2. Xác định các chỉ tiêu cung ứng nguyên vật liệu

Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu theo mô hình: Qopt = D KD DKđh2Q ×FC /P ×i

Cần chú ý rằng mô hình xác định lượng hàng đặt tối ưu chưa xét đến lượng nguyên vật liệu dự trữ cần thiết trong kho, cũng chưa xét đến việc giảm giá do muc hàng với khối lượng lớn. Vì vậy cần mở rộng mô hình khi áp dụng trong thực tiễn.

Sau đó, cần xác định lượng dự trữ thường xuyên, lượng dự trữ bảo hiểm, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết. Ngoài ra, ở các doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa.


TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229 13

Tiếp theo cần xác định thời điểm đặt hàng. doanh nghiệp xác định khoảng cách đặt hàng cố định (tCĐ) hoặc cứ đến khi trong kho còn lượng lưu kho tối thiểu cần thiết doanh nghiệp sẽ thông báo cho người cấp hàng cung cấp một đợt hàng mới.

1.2.4.3. Lựa chọn người cung cấp

Việc lựa chọn người cấp hàng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm và làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn người cấp hàng: thường xuyên lựa chọn người cấp hàng hoặc không thường xuyên lựa chọn người cấp hàng.

1.2.4.4. Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng

Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất với tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và lưu kho tối thiểu. Xác định số lượng, hình thức xây dựng cũng như địa điểm đặt kho tối ưu là nội dung có ý nghĩa với các doanh nghiệp. Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản như diện tích kho tàng phải đủ lớn, kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát, yêu cầu bảo đảm an toàn và đáp ứng yêu cầu trang thiết bị ở mức cụ thể.

Mỗi doanh nghiệp thường lưu kho rất nhiều loại hàng khác nhau. Để quản trị hàng hóa trong kho phải tìm cách phân loại chúng.

Công tác quản trị nguyên vật liệu trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau như tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

1.2.4.5. Tổ chức hoạt động vận chuyển

Tổ chức hoạt động vận chuyển của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của các nhân tố: khối lượng, quãng đường và đặc điểm của đối tượng vận chuyển cũng như các tính toán và quyết định về qui mô, đặc điểm đối tượng vận chuyển, sự phân bố sản xuất (cung cấp nguyên vật liệu, mua và bán hàng) về không gian, địa điểm của doanh nghiệp, của khu vực sản xuất cũng như sự cân nhắc về chi phí kinh doanh vận chuyển.


14 TXQTTH02_Bai1_v1.0015106229

Tóm lược cuối bài

Kết thúc chương, sinh viên cần nắm được:






BÀI 1 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT...

Documents

Transcript of BÀI 1 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT...