Bài 4: Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Bài 4:Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Nhắc lại bài trước

Tìm hiểu và sử dụng hệ thống quản lý quan hệkhách hàng (CRM)Tìm hiểu và sử dụng các hệ thống nghiệp vụkhác của doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Kế toán (Accounting)Chăm sóc khách hàng (Help Desk)Quản trị nhân sự (HR)Quản lý kho (Inventory)ERP

Tìm hiểu và sử dụng hệ thống quản lý quan hệkhách hàng (CRM)Tìm hiểu và sử dụng các hệ thống nghiệp vụkhác của doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Kế toán (Accounting)Chăm sóc khách hàng (Help Desk)Quản trị nhân sự (HR)Quản lý kho (Inventory)ERP

Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu 2

Giới thiệu Hệ thống lịch biểuGiới thiệu Hệ thống quản lý tài liệu

Mục tiêu bài học


Hệ thống quản lý lịch biểu giúp quản thời khóa biểu; lýlịch làm việc của cá nhân, nhóm hay tổ chức.Chức năng chính:

Đặt lịchNhắc lịchChia sẻ lịch với nhiều ngườiĐồng bộ lịch trên nhiều thiết bịTích hợp lịch với ứng dụng khác

Một số hệ thống phổ biến:Thương mại: MS OutlookMã nguồn mở: WebCalendarDịch vụ: Google Calendar, Zoho Calendar

Giới thiệu

Hệ thống quản lý lịch biểu giúp quản thời khóa biểu; lýlịch làm việc của cá nhân, nhóm hay tổ chức.Chức năng chính:

Đặt lịchNhắc lịchChia sẻ lịch với nhiều ngườiĐồng bộ lịch trên nhiều thiết bịTích hợp lịch với ứng dụng khác

Một số hệ thống phổ biến:Thương mại: MS OutlookMã nguồn mở: WebCalendarDịch vụ: Google Calendar, Zoho Calendar


Web Calendar


Google Calendar


Zoho Calendar


Đa số các hệ thống calendar đều hỗ trợ đồng bộlịch với các thiết bị khác như di động hay máyđể bàn.

Đồng bộ với thiết bị khác


Demo Google Calendar

1. Tạo một calendar mới cho nhóm làm project2. Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới3. Import một lịch có sẵn4. Mời các thành viên nhóm tham gia5. Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)

1. Tạo một calendar mới cho nhóm làm project2. Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới3. Import một lịch có sẵn4. Mời các thành viên nhóm tham gia5. Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)


Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.Các chức năng chính:

Lưu trữ tài liệu số hóaXem được nhiều định dạng tài liệuChia sẻ tài liệuQuản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệuCung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệuTruy cập được từ nhiều thiết bịTích hợp được vào các ứng dụng khácKhả năng scan và nhận dạng tài liệu dạng scanTích hợp trình diệt virusMã hóa, bảo mật cho tài liệuĐánh chỉ mục và tìm kiếm nhanh

Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.Các chức năng chính:

Lưu trữ tài liệu số hóaXem được nhiều định dạng tài liệuChia sẻ tài liệuQuản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệuCung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệuTruy cập được từ nhiều thiết bịTích hợp được vào các ứng dụng khácKhả năng scan và nhận dạng tài liệu dạng scanTích hợp trình diệt virusMã hóa, bảo mật cho tài liệuĐánh chỉ mục và tìm kiếm nhanh


Tình huống thực tiễn

Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email chobạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng.Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vàotrưa cùng ngày. Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau củatài liệu.Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất nhữngthay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự. Tuy nhiên khi Thủy đãtiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bảngốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda vàthiếu sót một số điểm chính của bạn.Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoảnkhách hàng đòi hỏi thay đổi. Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồngdo sót mất một số điểm tính chi phí.Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùngmột hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu

Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email chobạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng.Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vàotrưa cùng ngày. Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau củatài liệu.Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất nhữngthay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự. Tuy nhiên khi Thủy đãtiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bảngốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda vàthiếu sót một số điểm chính của bạn.Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoảnkhách hàng đòi hỏi thay đổi. Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồngdo sót mất một số điểm tính chi phí.Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùngmột hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu


Giải pháp mã nguồn mở

Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệthống quản lý tài liệu, ví dụ:

Subversion (SVN)OpenKMAlfresco…

Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệthống quản lý tài liệu, ví dụ:

Subversion (SVN)OpenKMAlfresco…


Có thể lên mạng tìm kiếm thêm với từ khóa:“top open source document management”

Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mởTính năng:

Ghi nhận thay đổi của thư mục, fileCó thể khôi phục, trộn giữa các phiên bảnKhóa fileGiải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệuSo sánh các phiên bản tài liệu

Hay dùng kết hợp vớiPhần mềm client: Tortoise SVNHệ thống trên web: Redmine

Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổinhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùngsource code)

Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mởTính năng:

Ghi nhận thay đổi của thư mục, fileCó thể khôi phục, trộn giữa các phiên bảnKhóa fileGiải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệuSo sánh các phiên bản tài liệu

Hay dùng kết hợp vớiPhần mềm client: Tortoise SVNHệ thống trên web: Redmine

Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổinhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùngsource code)


OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồnmở.Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, hỗ trợ tốtcho việc quản lý tài liệu và tri thức.OpenKM cung cấp nhiều hình thức sử dụng:

Dịch vụ trên CloudBản nguồn mở dành cho cộng đồngBản chuyên nghiệp có hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp

OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồnmở.Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, hỗ trợ tốtcho việc quản lý tài liệu và tri thức.OpenKM cung cấp nhiều hình thức sử dụng:

Dịch vụ trên CloudBản nguồn mở dành cho cộng đồngBản chuyên nghiệp có hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp


Giải pháp dịch vụ Freemium

Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đámmây, điển hình như:

Google Drive & Google DocsZoho DocsDropbox

Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đámmây, điển hình như:

Google Drive & Google DocsZoho DocsDropbox


Là giải pháp dịch vụ dạngfreemiumLà dịch vụ cho phép mang tàiliệu như hình ảnh, văn bản,video đến bất cứ đâu. Điềunày có nghĩa rằng, bất cứufile nào lưu trên Dropbox, nósẽ được tự động lưu lại vàtruy cập được trên tất cả cácmáy tính, điện thoại của bạnvà thậm chí cả website củadropbox.Miễn phí 2GB ban đầu

Là giải pháp dịch vụ dạngfreemiumLà dịch vụ cho phép mang tàiliệu như hình ảnh, văn bản,video đến bất cứ đâu. Điềunày có nghĩa rằng, bất cứufile nào lưu trên Dropbox, nósẽ được tự động lưu lại vàtruy cập được trên tất cả cácmáy tính, điện thoại của bạnvà thậm chí cả website củadropbox.Miễn phí 2GB ban đầu


Xem video giới thiệu:


Các tính năng chính:Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nàoChia sẻ đơn giảnLuôn luôn an toànTự động đồng bộ giữa nhiều thiết bịQuản lý được phiên bản fileCộng tác làm việc, giải quyết xung đột

Các tính năng

Các tính năng chính:Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nàoChia sẻ đơn giảnLuôn luôn an toànTự động đồng bộ giữa nhiều thiết bịQuản lý được phiên bản fileCộng tác làm việc, giải quyết xung đột


Lúc ngồi máy tính hay lúc đi chơi bạn có thể dễdàng lưu file hay hình chụp lên dropbox từ máy tínhhay từ điện thoại.Lưu trữ đơn giản như việc lưu file vào thư mục

Lưu trữ từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào


Mời người khác nhận tài liệu cùngHoặc có thể đơn giản gửi link trên mạng

Chia sẻ đơn giản


Không bao giờ lo mất tài liệu cho máy hỏngTài liệu được lưu trên máy chủ của Dropbox nên dùmất trên máy cá nhân vẫn phục hồi lại được

Luôn luôn an toàn


Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào củabạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cậptài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt.Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mớinhất. Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tàiliệuDropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được cáctài liệu cũ.

Tính năng khác

Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào củabạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cậptài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt.Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mớinhất. Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tàiliệuDropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được cáctài liệu cũ.


1. Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại2. Lưu tài liệu vào dropbox3. Chia sẻ thư mục4. Truy cập tài liệu từ trình duyệt5. Xử lý xung đột tài liệu6. Khôi phục phiên bản cũ7. Tắt đồng bộ một số thư mục không cần thiết8. Xóa hẳn thư mục9. Mời người khác dùng dropbox để tăng dung lượng

Demo Dropbox

1. Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại2. Lưu tài liệu vào dropbox3. Chia sẻ thư mục4. Truy cập tài liệu từ trình duyệt5. Xử lý xung đột tài liệu6. Khôi phục phiên bản cũ7. Tắt đồng bộ một số thư mục không cần thiết8. Xóa hẳn thư mục9. Mời người khác dùng dropbox để tăng dung lượng


Xem video giới thiệu:


Chức năng chính tương tự như dropbox, tuynhiên hỗ trợ khả năng cộng tác làm việc trên tàiliệu tốt hơnMiễn phí 5GBDịch vụ quản lý tài liệu cũ Google Docs được tíchhợp luôn trong Google Drive

Chức năng chính tương tự như dropbox, tuynhiên hỗ trợ khả năng cộng tác làm việc trên tàiliệu tốt hơnMiễn phí 5GBDịch vụ quản lý tài liệu cũ Google Docs được tíchhợp luôn trong Google Drive


Xem phần giới thiệu các tính năng của Google Docs ởvideo sau


Tạo tài liệu trực tuyến

Tạo các tài liệu từ đầu hoặc từ templateBạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản của bộ soạn thảo vănbản như chèn danh sách, sắp xếp theo cột, chèn bảng, ảnh, chú thích, côngthức, thay đổi font… Tất cả đều miễn phíUpload file đã có sẵn lênGoogle Docs chấp nhận hầu hết các định dạng file thông dụng, gồm DOC,XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT… Hãy upload file có sẵn lên để làm việconlineMàn hình soạn thảo quen thuộcChỉ cần nhấn vào các biểu tượng trên thanh toolbar để thực hiện các thaotác định dạng như: in đậm, gạch chân, thụt đầu dòng, thay đổi font hayđịnh dạng số, thay đổi màu nền ô…

Tạo các tài liệu từ đầu hoặc từ templateBạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản của bộ soạn thảo vănbản như chèn danh sách, sắp xếp theo cột, chèn bảng, ảnh, chú thích, côngthức, thay đổi font… Tất cả đều miễn phíUpload file đã có sẵn lênGoogle Docs chấp nhận hầu hết các định dạng file thông dụng, gồm DOC,XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT… Hãy upload file có sẵn lên để làm việconlineMàn hình soạn thảo quen thuộcChỉ cần nhấn vào các biểu tượng trên thanh toolbar để thực hiện các thaotác định dạng như: in đậm, gạch chân, thụt đầu dòng, thay đổi font hayđịnh dạng số, thay đổi màu nền ô…


Chia sẻ và cộng tác trực tuyến

Chỉ định ai có quyền truy cập tài liệu của mìnhChỉ cần nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ mộttài liệu nhất định, họ sẽ nhận được thư mời.Chia sẻ tức thìBất cứ ai được bạn mời để biên tập hay xem văn bản, bảng tính haythuyết trình có thể truy cập nó ngay khi họ đăng nhập vào.Biên tập và trình bày với người khác theo thời gian thựcNhiều người cùng xem và thay đổi tài liệu đồng thời. Có một cửa sổchat cho bảng tính và bảng phiên bản tài liệu chỉ ra chính xác aithay đổi cái gì, vào thời điểm nào. Xem bài thuyết trình cùng nhau,tham gia vào cả thời điểm bài thuyết trình đang diễn ra.

Chỉ định ai có quyền truy cập tài liệu của mìnhChỉ cần nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ mộttài liệu nhất định, họ sẽ nhận được thư mời.Chia sẻ tức thìBất cứ ai được bạn mời để biên tập hay xem văn bản, bảng tính haythuyết trình có thể truy cập nó ngay khi họ đăng nhập vào.Biên tập và trình bày với người khác theo thời gian thựcNhiều người cùng xem và thay đổi tài liệu đồng thời. Có một cửa sổchat cho bảng tính và bảng phiên bản tài liệu chỉ ra chính xác aithay đổi cái gì, vào thời điểm nào. Xem bài thuyết trình cùng nhau,tham gia vào cả thời điểm bài thuyết trình đang diễn ra.


Lưu trữ vàtổ chức công việc một cách an toàn

Biên tập và truy cập từ bất cứ đâuKhông cần phải download gì cả, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ máytính nào có nối mạng Internet và có trình duyệt. Hoàn toàn miễn phí.Lưu trữ tài liệu công việc một cách an toànLưu trữ trực tuyến và tính năng tự lưu auto-save giúp bạn không sợ lỗi ổcứng hay mất điện.Dễ dàng lưu thành fileBạn có thể download và lưu tài liệu từ trên mạng về máy tính dưới các địnhdạng DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF và HTML.Tổ chức tài liệuDễ dàng tìm kiếm các tài liệu và tổ chức chúng trong thư mục. Kéo và thảtài liệu vào bao nhiêu thư mục tùy thích.

Biên tập và truy cập từ bất cứ đâuKhông cần phải download gì cả, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ máytính nào có nối mạng Internet và có trình duyệt. Hoàn toàn miễn phí.Lưu trữ tài liệu công việc một cách an toànLưu trữ trực tuyến và tính năng tự lưu auto-save giúp bạn không sợ lỗi ổcứng hay mất điện.Dễ dàng lưu thành fileBạn có thể download và lưu tài liệu từ trên mạng về máy tính dưới các địnhdạng DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF và HTML.Tổ chức tài liệuDễ dàng tìm kiếm các tài liệu và tổ chức chúng trong thư mục. Kéo và thảtài liệu vào bao nhiêu thư mục tùy thích.


Kiểm soát ai có quyền xem tài liệu

Xuất bản tài liệu thành trang webBạn có thể xuất bản tài liệu trực tuyến chỉ với một nhấp chuột, nósẽ nhìn giống như trang web mà bạn không phải học gì thêmKiểm soát ai có thể xem các trang nàyBạn có thể xuất bản cho cả thế giới xem hay chỉ cho vài người, hoặcthậm chí không ai ngoài bạn. (Bạn cũng có thể gỡ xuống bất cứ lúcnào)Đăng tài liệu lên blogSau khi tạo tài liệu, bạn có thể đăng nó lên bất cứ blog nào mongmuốn.Xuất bản trong nội bộ nhóm hay công tyVới Google Apps, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu trong nhómhay công ty.

Xuất bản tài liệu thành trang webBạn có thể xuất bản tài liệu trực tuyến chỉ với một nhấp chuột, nósẽ nhìn giống như trang web mà bạn không phải học gì thêmKiểm soát ai có thể xem các trang nàyBạn có thể xuất bản cho cả thế giới xem hay chỉ cho vài người, hoặcthậm chí không ai ngoài bạn. (Bạn cũng có thể gỡ xuống bất cứ lúcnào)Đăng tài liệu lên blogSau khi tạo tài liệu, bạn có thể đăng nó lên bất cứ blog nào mongmuốn.Xuất bản trong nội bộ nhóm hay công tyVới Google Apps, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu trong nhómhay công ty.


Demo Google Docs

1. Tạo tài liệu mới2. Upload tài liệu có sẵn (convert dạng định dạng Google

Docs)3. Giới hạn sửa đổi từng phần trên tài liệu bảng tính4. Lưu tài liệu về máy tính5. Chia sẻ tài liệu cho người khác6. Cộng tác cùng làm việc trên bảng tính giữa nhiều người7. Chỉnh sửa từ thiết bị di động8. Xuất bản tài liệu thành trang web

1. Tạo tài liệu mới2. Upload tài liệu có sẵn (convert dạng định dạng Google

Docs)3. Giới hạn sửa đổi từng phần trên tài liệu bảng tính4. Lưu tài liệu về máy tính5. Chia sẻ tài liệu cho người khác6. Cộng tác cùng làm việc trên bảng tính giữa nhiều người7. Chỉnh sửa từ thiết bị di động8. Xuất bản tài liệu thành trang web


Đa phần các hệ thống quản lý lịch biểu hiện tạihỗ trợ tạo nhiều lịch biểu và đồng bộ với nhiềuthiết bịHệ thống quản lý tài liệu cần được xây dựng khicó nhiều nhu cầu cộng tác và chia sẻ tài liệuSubversion là giải pháp quản lý tài liệu phù hợpcho phát triển phần mềmDropbox phù hợp để quản lý fileGoogle Docs phù hợp để cộng tác tài liệuGoogle Docs là một dịch vụ con của GoogleDrive

Tổng kết bài học

Đa phần các hệ thống quản lý lịch biểu hiện tạihỗ trợ tạo nhiều lịch biểu và đồng bộ với nhiềuthiết bịHệ thống quản lý tài liệu cần được xây dựng khicó nhiều nhu cầu cộng tác và chia sẻ tài liệuSubversion là giải pháp quản lý tài liệu phù hợpcho phát triển phần mềmDropbox phù hợp để quản lý fileGoogle Docs phù hợp để cộng tác tài liệuGoogle Docs là một dịch vụ con của GoogleDrive


Bài 4: Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Documents

Transcript of Bài 4: Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu