BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filehotel dan mengajukan work order ke...
Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id filehotel dan mengajukan work order ke...
43
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Setelah penulis melakukan analisa sistem berjalan pada Hotel Santika
Pontianak, maka penulis merancang sistem susulan terhadap sistem perawatan
yang merupakan perkembangan dari sistem yang sudah berjalan pada Hotel
Santika Pontianak.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Sistem usulan ini adalah perkembangan dari sistem berjalan yang sedang
terjadi pada Hotel Santika Pontianak tentang pengajuan pengerjaan perawatan dan
perbaikan fasilitas kamar. Adapun sistem usulan adalah sebagai berikut:
1. Proses log in
Semua staff yang meliki ID dan Password dapat melakukan log in ke system.
2. Proses Pengajuan Work Order
Supervisor house keeping mengecek jika terjadi kerusakan pada fasilitas kamar
hotel dan mengajukan work order ke supervisor engineering dan menfile kan
work order di dalam sistem work order.
3. Proses Project List
Supervisor Engineering menerima laporan work order dari supervisor house
keeping berupa file work order dan kemudian mengupdate nya ke file project
list untuk dikerjakan oleh staff engineering.
44
4. Proses Maintenance
Admin engineering melaporkan ke supervisor engineering berupa file
maintenance bahwa sudah jadwal maintenance yang di tentukan di sistem,
Supervisor engineering membuat maintenance job dan menyimpan file
maintenance, Staff engineering mengecek lewat sistem tersebut.
5. Proses Pengerjaan Project in Progres
Supervisor engineering membuat list pekerjaan dan menyimpan file ke work
in progres
Staff engineering mengecek list pekerjaan di sistem untuk melakukan
pengerjaan yang didalam list project, jika melakukan perbaikan maka staff
engineering akan mengupdate data file project done.
6. Proses Laporan
Admin Engineering menerima laporan hasil pengerjaan work order dan
menerima laporan dari file maintenance job dan laporan kemudian file project
done di simpan dan di update ke data General untuk di laporkan ke General
Manager.
Pada format laporan terdapat 3 level, yaitu level 1 untuk Staff, level 2 untuk
Admin dan Supervisor, kemudian level 3 untuk General manager dan Head
Departement
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Adapun Diagram Alir Data sistem usulan yang diusulkan oleh penulis
dalam sistem peerawatan dan pengajuan work order sebagai berikut.
45
Keterangan:LG = Log inWO = Work orderMTN = MaitenanceMJ = Maintenance jobPL = Project listPD = Project doneDG = Data General
Sumber: Engineering Departement (2017)
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
46
Keterangan:LG = Log inWO = Work orderMTN = MaitenanceMJ = Maintenance jobPL = Project listPD = Project doneDG = Data General
Sumber: Engineering Departement(2017)
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
PD
47
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Adapun bentuk kamus data sistem usulan yang dirancang oleh penulis
adalah sebagai berikut:
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Work Order
Bentuk Data : File Komputer
Arus Data : Supervisor house keeping – Proses 2.0 – File Work
Order - Supervisor Engineering
Penjelasan : File Pengajuan Work Order
Volume : Tidak Tentu
Struktur Data : Header+Isi
Header : No_Room
Isi : No_Work_Order+Tanggal+Keterangan
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Project List
Bentuk Data : File Komputer
Arus Data : Supervisor Engineering – Proses 5.0 – File Detail
Work Order – File Penugasan – Staff Engineering
Penjelasan : Berkas Pekerjaan Work Order
Volume : Tidak Tentu
Struktur Data : Header+Isi
Header : No_Room
Isi : No_Work_Oerder+Keterangan
48
2. Nama Dokumen : Project Done
Bentuk Data : File Komputer
Arus Data : Staff Engineering – Proses 6.0 – File Laporan
Penjelasan : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order
Volume : Tidak tentu
Struktur Data : Header+Isi
Header : No_Room
Isi : No_Work_Order +Keteranga+Riwayat
3. Nama Dokumen : Miantenance Job
Bentuk Data : File Komputer
Arus Data : Supervisor Engineering – Proses 4.0 – Staff
Engineering
Penjelasan : File pemberitahuan bahwa pekerjaan Maintenance
Akan dikerjakan
Volume : Tidak tentu
Struktur Data : Header+Isi
Header : No_Room
Isi : keteranga
4. Nama Dokumen : Data General
Bentuk Data : File Komputer
Arus Data : File Laporan Project Done – File Data General
– Proses 6.0 – General Manager
Penjelasan : Laporan Maintenance
Volume : Tidak Tentu
49
Struktur Data : Header+Isi
Header : No_Laporan
Isi : No_Wo+No_Room+Tanggal+Riwayat+
Keterangan
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan ini adalah sistem yang akan diusulkan
oleh sang penulis. Dimana sistem usulan ini diharapkan bisa membatu dalam
proses Maintenance di perusahaan tersebut. Isi dari sistem usulan ini ialah struktur
navigasi, dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran, hubungan antara table
dalam rancangan basis data atau entity relationship diagram, spesifikasi file atas
table, struktur kode, dan spesifikasi program
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.3. Hierarchy Input Process Output (HIPO)
0.0Home
1.0Pengajuan
Work Order
2.0Project List
4.0Laporan
5.0Keluar
2.2Project Done
2.1Project inProgres
3.0Maintenance
4.1Data General
50
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah dokumen-dokumen usulan yang akan diusulkan
oleh penulis di perusahaan tersebut, adapun bentuk dokumen usulan adalah
sebagai berikut.
1. Nama Dokumen : Berkas Work Order
Fungsi : Pengajuan Work Order
Sumber : Supervisor House Keeping Proses 2.0
Tujuan : Supervisor Engineering
Media : File Komputer
Jumlah : 1 File
Frekuensi : Tidak Tentu
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Project List
Fungsi : List Pekerjaan Work Order
Sumber : Supervisor Engineering Proses 3.0
Tujuan : Staff Engineering
Media : File Komputer
Jumlah : Tidak Tentu
Frekuensi : Tidak Tentu
2. Nama Dokumen : Project Done
Fungsi : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order
Sumber : Staff Engineering
Tujuan : File Work Order
51
Media : File Komputer
Jumlah : Tidak Tentu
Frekuensi : Tidak Tentu
3. Nama Dokumen : Maintenance
Fungsi : File pemberitahuan jadwal perawatan
Sumber : Supervisor Engineering
Tujuan : Staff Engineering
Media : File Komputer
Jumlah : 1File
Frekuensi : Tidak Tentu
4. Nama Dokumen : Data General
Fungsi : Laporan Maintenance dan Project Done
Sumber : File Laporan – File Work Order
Tujuan : General Manager
Media : File Komputer
Jumlah : Tidak Tentu
Frekuensi : Tidak Tentu
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan
perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun
hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan
berupa gambar di bawah ini.
52
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan
ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih
jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record
structure (LRS) yang dirancang oleh penulis dapat dilihat di bawah ini.
53
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.5. Logical Record Structure (LRS)
4.5.5. Spesifikasi File
Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan didalam bentuk
ERD dan LRS akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini:
1. Spesifikasi Staff
Nama File : Staff
Akronim : user.sql
Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna
Tipe file : File Master
Organisasi file : Indexed Sequential
Akses file : Random
54
Media : Harddisk
Panjang record : 81
Kunci field : id_user
Software : My SQL
Tabel IV.1. Spesifikasi File Staff
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Id_user User Varchar 10 Primary Key2 Username Username Varchar 303 Password Password Varchar 204 Level Akses_level Int 1
2. Spesifikasi File Work Order
Nama File : Work Order
Akronim : wo.sql
Fungsi : untuk pengajuan Work Order
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 81
Kunci Field : no_wo
Software : MySQL
Tabel IV.2. Spesifikasi Work Order
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang
Ket
1 Id Work Order No_wo Varchar 10 Primary Key2 No Room No_room Varchar 103 Keterangan Keterangan Text
55
3. Spesifikasi Project in Progres
Nama File : Project in Progres
Akronim : project.sql
Fungsi : untuk pemberitahuan bahwa Work Order dalam list
pengerjaan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 81
Kunci Field : pip
Software : MySQL
Tabel IV.3. Spesifikasi Detail Project in Progres
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key2 Id Id Varchar 10 Primary key3 No_room No_room Varchar 104 Keterangan Keterangan Text
4. Spesifikasi Project Done
Nama File : Project Done
Akronim : done.sql
Fungsi : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
56
2 hurufsebelahkiri adalahlevelakses
3 huruf iniadalah noid user
Panjang record : 61
Kunci Field : done
Software : MySQL
Tabel IV.4. Spesifikasi Project Done
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key2 Keterangan Keterangan Text3 Riwayat Riwayat Varchar 50
4.5.6. Struktur Kode
Kode yang dibuat dalam pengkodean terhadap field-field yang akan
dijadikan sebagai primary key ataupun foreign key menggunakan struktur kode.
Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis antara lain:
1. Struktur kode user
Sumber: Hasil Penelitian (2017)Gambar IV.6. Struktur Kode User
X X XX
57
3 hurufini adalahkodenomorkamar
3 huruf iniadalahnomorWO
3 huruf iniadalahkodenomorWO
3 huruf iniadalah idstaffengineering
1 hurufsebelahkiri adalahlevelakses
3 hurufadalahkode divisi
2. Struktur kode work order
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.7. Struktur Kode Work Order
3. Struktur kode project in progres
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.8. Struktur Kode Detail Project in Progres
4. Struktur kode staff engineering
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.9. Struktur Staff Engineering
X X XX XX
X XX X X X
X X XX
58
4.5.7. Spesifikasi Program
Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau
tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi pengajuan work
order pada maestro hotel kota baru Pontianak beserta fungsinya. Adapun
spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut:
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Akronim : login.php
Fungsi : sekuritas dalam penggunaan aplikasi.
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-1
Proses Program :
a. Isi username, password untuk masuk ke dalam aplikasi.
b. Klik Login untuk masuk dalam aplikasi dan memiliki hak akses masing-
masing.
2. Spesifikasi Program Home
Nama Program : Home
Akronim : home.php
Fungsi : Induk dari aplikasi
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-2
59
Proses Program :
a. Klik work order untuk menampilkan pilihan menu pengajuan work order.
b. Klik Project in Progres untuk menampilkan menu work order yang
sedang dikerjakan.
c. Klik Maintenance untuk menampilkan pilihan menu Maintenance Job
Staff Engeneering.
d. Klik Project Done untuk menampilkan menu Work Order yang telah
selesai dikerjakan.
e. Klik Project List untuk melihat work order yang belum selesai atau
menunggu pengerjaan.
f. Klik Laporan untuk menampilkan menu data pekerjaan Work Order dan
Maintenance Job yang telah selesai dikerjakan dan untuk menampilkan
Data General.
g. Klik Keluar untuk keluar dari sistem.
3. Spesifikasi Program work order
Nama Program : work_order
Akronim : wo.php
Fungsi : melakukan pengajuan work order
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-3
Proses Program :
a. Klik pengajuan work order untuk melakukan pengajuan
b. Klik simpan untuk mengirim pengajuan work order
c. Klik update untuk mengupdate pengajuan work order
60
d. Klik X untuk kembali ke menu Home
4. Spesifikasi Program Project in Progres
Nama Program : PIP
Akronim : pip.php
Fungsi : untuk melihat work order yang dalam pengerjaan
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-4
Proses Program :
a. Klik status work order untuk melihat status work order
b. Klik kembali untuk kembali ke menu sebelumnya
5. Spesifikasi Program Maintenance
Nama Program : maintenance
Akronim : job.php
Fungsi : untuk melihat jadwal perawatan atau maintenance
fasilitas
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-5
Proses Program :
a. Klik Simpan untuk menyimpan data terakhir maintenance
b. Klik Update untuk mengupdate data maintenance yang baru
c. Klik X untuk ke menu Home
6. Spesifikasi Program Project Done
Nama Program : project_done
Akronim : done.php
61
Fungsi : untuk melihat pekerjaan yang telah selesai
dikerjakan
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-6
Proses Program :
a. Klik Riwayat untuk melihat perawatan yang dilakukan
b. Klik X untuk kembali ke menu Home
7. Spesifikasi Program Project List
Nama Program : Project_list
Akronim : list.php
Fungsi : data list maintenance dan work order
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-7
Proses Program :
a. Klik Process untuk mengambil Project List
b. Klik Update untuk menambah atau menyimpan data list pekerjaan
c. Klik X untuk kembali ke menu Home
8. Spesifikasi Program laporan
Nama Program : Laporan
Akronim : laporan.php
Fungsi : pengolahan laporan data work order dan
maintenance job
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-8
62
Proses Program :
a. Klik Riwayat untuk melihat laporan data pengerjaan
b. Klik Update untuk mengupdate data
c. Klik X untuk kembali ke menu Home
9. Spesifikasi Program keluar (X)
Nama Program : keluar
Akronim : keluar.php
Fungsi : keluar dari menu utama
Bahasa Pemograman : Php
Bentuk Tampilan : Lampiran B-9
Proses Program :
a. Klik X untuk keluar dari menu utama
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan
sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian
dari spesifikasi sistem komputer yang diusulkan oleh penulis terbagi atas umum,
perangkat keras dan perangkat lunak.
4.6.1. Umum
Sistem komputer yang terbagi menjadi dua yaitu perangkat lunak dan
perangkat keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang
dirancang. Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap
perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk perancangan ini.
63
4.6.2. Perangkat Keras
Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam
merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru
Pontianak terdiri dari:
1. CPU (Central Processing Unit)
a. Processor : 1.8 GHz
b. Memory : 2 GB
c. Harddisk : 320 GB
2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)
3. Keyboard : 86 keys
4. Mouse : Optical
4.6.3. Perangkat Lunak
Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam
merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru
Pontianak terdiri dari:
1. Sistem Operasi : Windows 7 Enterprise
2. Web Server : Wamp Server. 1e – x32
a. Apache : Apache 2.2.11
b. MySQL : MySQL 5.1.36
c. PHP : PHP 5.3.0
d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1
3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.1
4. Web Browser
64
a. Mozzila Firefox : Versi 44.0
b. Google Chrome : Veri 48.0.2564.82
4.7. Jadwal Implementasi
Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-
tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.
Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar 2 bulan. Adapun
rincian kegiatannya yaitu:
Tabel IV.5.
Jadwal Implementasi
No. Tahapan KegiatanWaktu Kegiatan Per -Minggu
November Januari
1. Analisis Kebutuhan
2. Perancangan Sistem
3. Pengimplementasian
4. Memperbaiki SDM
5. Memperbaiki dan Menguji Program