BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2006-2-00836-KA-Bab...

57

BAB 4

EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

PT. GIWANG KANAKA

Dalam era globalisasi saat ini, kemajuan teknologi merupakan salah satu

faktor penting yang sangat berpengaruh dalam perindustrian yang telah terkomputerisasi.

Komputer mempunyai peranan yang besar dalam awal sampai akhir proses pengolahan

suatu data mentah menjadi informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.

Dalam pengevaluasian hasil informasi tersebut, diperlukan adanya

pengendalian internal maupun eksternal sehingga adanya suatu control yang baik, untuk

menghindari kemungkinan – kemungkinan negative yang tidak diinginkan. Control dapat

dilakukan dengan menjalankan proses pengendalian ( audit ) pada setiap proses

pengolahan data tersebut.

Dalam bab ini akan dijelaskan tentang proses pelaksanaan evaluasi terhadap

sistem informasi sumber daya manusia PT. Giwang Kanaka. Hasil temuan yang

diperoleh berasal dari sumber prosedur dan kebijakan, hasil kuesioner berdasarkan hasil

analisa, pengamatan dan pengujian juga adanya wawancara dengan manager General

Affair ( GA ) beserta staff / karyawan pada departemen yang berkaitan.

Adapun tahap – tahap proses audit antara lain :

4.1 Perencanaan Audit

Tahap ini merupakan tahap awal dalam proses audit yang penetapan

persiapan audit, ruang lingkup, tujuan pelaksanaan evaluasi dan persiapan

penelitian lapangan.

58

1. Persiapan audit

Audit dimulai dengan pencarian informasi mengenai sejarah perusahaan baik

yang berhubungan dengan latar belakang, history, bahan bacaan / buku yang

berhubungan dengan teori audit sistem informasi sumber daya manusia

sehingga mempunyai tahap dasar persiapan audit yang baik utnuk dapat

memulai ke proses berikutnya.

2. Penentuan ruang lingkup dan sasaran

Penentuan ruang lingkup bermanfaat agar audit dapat dilaksanakan

berdasarkan perencanaan yang baik sehingga dapat menghindari kekacauan

atau ketidakteraturan selama dalam proses pelaksanaan audit. Juga perlunya

menentukan sasaran yang ingin dicapai sehingga proses yang dilaksanakan

selalu mempunyai sasaran dan tidak keluar dari jalur sasaran yang telah

ditetapkan. Sehingga proses audit lebih terstruktur dan terkendali dengan

adanya ruang lingkup dan sasaran yang jelas.

• Ruang lingkup dari sistem informasi sumber daya manusia PT. Giwang

Kanaka adalah pengendalian ( control ) terhadap prosedur dan kebijakan

yang berlaku, proses pelaksanaan sistem informasi sumber daya manusia

dengan melakukan evaluasi terhadap pengendalian umum dan

pengendalian aplikasi yang berjalan dalam perusahaan.

59

• Sasaran yang hendak dicapai dari audit sistem informasi sumber daya

manusia PT. Giwang Kanaka adalah pengumpulan bukti-bukti audit yang

terkait dengan audit, dalam menentukan:

i Reliabilitas dan integrasi sistem informasi dalam sistem yang

berjalan

ii Kebijaksanaan , pengendalian, perencanaan dan peraturan.

• Metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah metode audit

around the computer yang pembahasannya mencakup pembahasan input

dan output sistem informasi sumber daya manusia yang dimulai dari

permintaan karyawan baru oleh departemen terkait sampai dengan

pemutusan hubungan kerja oleh general affair. Hasil evaluasi ini diperoleh

setelah mengadakan observasi di tempat kerja perusahaan dan

memberikan kuesioner pada manajer dan para karyawan sesuai dengan

divisi / departemen yang bersangkutan.

3 Tujuan pelaksanaan evaluasi

Tujuan audit atas prosedur sumber daya manusia yang berjalan pada PT.

Giwang Kanaka antara lain:

• Mendeteksi, mengumpulkan dan mengevaluasi kelemahan dan

kekurangan dalam penerapan sistem pengendalian internal yang ada.

• Memberikan rekomendasi atas hasil temuan sebagai masukan bagi

manajemen perusahaan.

60

• Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan sistem informasi

sumber daya manusia telah berjalan lancar, sesuai dengan prosedur dan

kebijaksanaan yang berlaku serta sesuai dengan tanggung jawab yang

telah diberikan untuk dijalankan dengan baik.

• Untuk mengetahui kehandalan sistem informasi sumber daya manusia

yang sedang berjalan pada PT. Giwang Kanaka.

4 Persiapan penelitian lapangan

Dalam melakukan penelitian lapangan, para auditor memerlukan persiapan

dengan mempunyai instrument penelitian yang dapat digunakan dalam audit

sistem informasi sumber daya manusia seperti kuesioner, wawancara,

pengamatan, studi dokumentasi sistem dan pemeriksaan bukti dokumen.

Pengumpulan bukti audit dapat dilakukan dengan cara memberikan kuesioner

dan wawancara, studi dokumentasi dan pengamatan serta pengujian kebenaran

dalam proses audit sumber daya manusia.

5 Kuesioner

Kuesioner merupakan suatu formulir atau bentuk pernyataan pendapat tentang

suatu hal yang ditanyakan, untuk dapat memberikan saran atau masukan

kepada para auditor, kuesioner berisi pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan

langsung kepada manajer GA ( General Affair ) dan karyawan yang

berwenang / berkaitan dengan bidang yang ditelusurinya.

61

Kuesioner disusun dibagi menjadi 2 ( dua ) bagian dimana masing-masing

kuesioner diberikan kepada departemen yang bersangkutan, yaitu :

• Pengendalian umum yang terdiri dari:

1. Pengendalian umum terhadap manajemen operasional, yang

dilakukan dalam pengendalian ini adalah pengoperasian

komputer dan pengoperasian jaringan.

2. Pengendalian umum terhadap manajemen keamanan, yang

dilakukan dalam pengendalian ini adalah upaya pengamanan data

baik melalui keamanan fisik maupun akses.

• Pengendalian aplikasi yang terdiri dari:

1. Pengendalian aplikasi terhadap kontrol input, yang dilakukan

dalam proses input adalah mulai dari menyiapkan data sumber

hingga validasi atas input yang telah dilakukan.

2. Pengendalian aplikasi terhadap output, yang dilakukan atas hasil

keluaran atau output yang ada.

3. Pengendalian aplikasi terhadap sumber daya manusia yang

dilakukan atas pemrosesan transaksi mulai dari permohonan

tenaga kerja sampai pemutusan hubungan kerja

4. Pengendalian boundary, yaitu batas dalam pengaksesan data

antara user dengan entity.

62

6 Pengamatan ( observasi )

Evaluasi sumber daya perusahaan PT. Giwang Kanaka dilakukan melalui

penelitian yang berdasarkan pengamatan langsung dengan mengunjungi

perusahaan untuk memperoleh gambaran umum mengenai keadaan atau

kondisi perusahaan. Selain itu, penelitian ditujukan untuk mengetahui apakah

karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan tanggung

jawab diberikan, terutama pada ruang lingkup yang diaudit, yaitu bagian GA (

General Affair ).

Contoh:

• Apakah permohonan tenaga kerja yang baru yang diminta oleh

departemen yang terkait kepada general affair benar – benar telah

memenuhi syarat dan layak untuk dikabulkan ?

• Atau apakah penempatan calon karyawan telah sesuai dengan

persyaratan dari lowongan dan jabatan yang ada ?

Pengamatan ( observasi ) ini dilakukan pada bagian:

• Aplikasi yang tertera pada monitor komputer harus disesuaikan dengan

seluruh informasi yang diterima dan senantiasa dilakukan pengecekan

ulang sebelum dilakukan closing.

• Internal kantor

Pengawasan ini dilakukan terhadap seluru aktivitas atau kegiatan

operasional kantor, termasuk pengawasan terhadap pemberdayaan sumber

daya manusia yang dimiliki perusahaan.

63

• Pemeriksaan bukti-bukti dokumen

Dilakukan dengan cara pengumpulan dan pengevaluasian dokumen-

dokumen yang ada misalnya dengan memeriksa kelengkapan dokumen

pada sistem informasi sumber daya manusia.

• Eksternal kantor

Kegiatan pengawasan ini dilakukan terhadap seluruh aktivitas calon

karyawan.

7 Wawancara ( Interview )

Proses wawancara merupakan suatu proses atau tindakan yang diambil oleh

para auditor untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan

mengajukan pertanyaan untuk dijawab oleh personil yang bersangkutan.

Penelitian ini dapat dilakukan dengan cara lisan maupun tertulis dengan

manajer GA ( General Affair ) para karyawan dalam departemen atau divisi

yang berkaitan.

Pertanyaan yang diajukan dapat berhubungan dengan prosedur atau tata

laksana sistem informasi yang berjalan pada bagian tersebut untuk

mendapatkan gambaran aktivitas dan kegiatan bagian tersebut setiap harinya.

Sehingga dapat diperoleh kesimpulan apakah mereka sudah melakukan

tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan.

64

Untuk tanya jawab lisan dan tertulis didasarkan pada pertanyaan yang terdapat

pada kuesioner yang telah dibuat pada tahap pertama audit yaitu perencanaan

audit. Kuesioner yang dibuat harus dapat menanyakan secara detail, agar

tujuan dari pengumpulan bukti dapat tercapai, yaitu dengan mendapatkan

bahan bukti yang kompeten ( berhubungan ) guna mendukung kesimpulan

yang akan diambil.

Untuk bagian GA ( General Affair ), auditor melakukan wawancara langsung

dengan manajernya dan karyawan yang berwenang dalam departemen

tersebut, berdasarkan kuesioner yang telah dibuat dan disertai dengan

penjelasan yang men-detail mengenai pelaksanaan prosedur dan kebijakan GA

( General Affair ) ..

4.2 Pengumpulan Bukti Audit

Proses berikutnya adalah pengumpulan bukti audit setelah auditor

mempelajari dan memahami tentang situasi dan kondisi PT. Giwang Kanaka

terutama pada bagian sistem informasi sumber daya manusia, kemudian dalam

proses ini dilakukan pengevaluasian dengan melakukan wawancara langsung pada

bagian sumber daya manusia yang berwenang, wawancara dilakukan pada para

manajer dan karyawan perusahaan untuk mengetahui data-data mengenai sistem

informasi sumber daya manusia yang berlaku di perusahaan.

65

Tujuan dari pengumpulan bukti audit adalah :

• Untuk mendapatkan keakuratan data dan informasi antar manajemen dan

karyawan.

• Untuk mendapatkan pendapat langsung yang lebih obyektif dari para

karyawan maka auditor membagikan kuesioner kepada para manajer dan

karyawan untuk diisi dan dikumpulkan kembali.

• Untuk menilai kehandalan sistem informasi sumber daya manusia yang

dimiliki perusahaan

• Menguji tingkat pemahaman para karyawan atas prosedur yang berlaku di

dalam perusahaannya.

4.3 Penjelasan Bukti Audit dan Evaluasi Hasil Temuan Audit

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Giwang Kanaka

maka diperoleh bahwa perusahaan PT. Giwang Kanaka telah memiliki sistem

manajemen perusahaan yang baik dan terkendali serta telah memiliki pembagian

tugas dan wewenang yang baik, namun demikian masih adanya beberapa bagian

dalam sistem informasi sumber daya manusia yang memiliki beberapa kelemahan –

kelemahan.

Metode yang digunakan dalam mengevaluasi adalah metode analisis data,

dari jawaban yang diperoleh dari koresponden melalui kuesioner yang telah diisi

oleh karyawan perusahaan. Jawaban kuesioner memiliki kriteria penilaian yaitu

jawaban ‘YA’ dan jawaban ‘TIDAK’ Berikut beberapa kuesioner yang dapat

membantu menjelaskan hasil temuan audit antara lain :

66

Petunjuk Pengisian Kuesioner

Berikan tanda “ √ “ pada kolom “ Ya “ jika menurut Anda jawaban dari pertanyaan

yang diberikan benar atau

Berikan tanda “ √ “ pada kolom “ Tidak “ jika menurut Anda jawaban dari

pertanyaan yang diberikan tidak benar

4.3.1 Pengamatan Pengendalian Umum Terhadap Manajemen Keamanan

NO. PERTANYAAN YA TIDAK KETERANGAN

1. Apakah perusahaan memiliki

tempat penyimpanan data yang

baik dan terstruktur ?

√

2. Apakah setiap pengunjung ke

perusahaan diwajibkan melapor

kepada petugas keamanan?

√

Harus

meninggalkan

identitas diri

3. Apakah dalam pengaksesan

informasi perusahaan dan

penggunaan komputer

memerlukan password ?

√

4. Apakah perusahaan membuat

back up data internal perusahaan

secara berkala ?

√

5. Apakah dilakukan perubahan

secara berkala untuk password

67

pengaksesan informasi

perusahaan?

√

6. Apakah ada pemeriksaan terhadap

work station dan server?

√

7. Apakah setiap karyawan

memiliki kartu identitas yang

disertai dengan foto?

√

8. Apakah setiap ruangan terdapat

alat pemadam kebakaran otomatis

untuk melindungi peralatan dan

perlengkapan karyawan ?

√

9. Apakah dilakukan pengecekan

terhadap alat pemadam kebakaran

dan peralatan perlengkapan

karyawan secara periodik?

√

10. Apakah perusahaan memiliki

prosedur khusus untuk menangani

sabotase, bencana alam,

pemogokan, dan penanganan

resiko?

√

11. Apakah setiap computer

menggunakan Stabilzer dan UPS

(Uninteruptable power supply) ?

√

68

12. Apakah setiap komputer

menggunakan program anti virus

yang selalu terupdate?

√

Norton antivirus

2005 yang

terupdate

13. Sebagai tindakan preventif,

apakah setiap komputer dilakukan

scanning dengan program anti

virus yang ada?

√

14. Apakah fasilitas komputer telah

diletakkan pada tempat yang

mudah dikontrol ?

√

Tabel 4.1 Pengendalian Umum terhadap Manajemen Keamanan

4.3.1.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Umum Terhadap Manajemen

Keamanan

Berdasarkan hasil kuesioner yang diperoleh, dapat

diketahui bahwa :

PT. Giwang Kanaka memiliki tempat penyimpanan yang baik dan

terstruktur untuk data perusahaan. Setiap pengunjung yang

mengunjungi perusahaan tersebut diwajibkan melaporkan kepada

petugas keamanan dengan memberikan kartu identitas diri.,

menyebutkan orang yang dicari serta apa yang menjadi

keperluannya dan petugas akan mencatatnya di dalam buku tamu

sebelum disampaikan kepada orang yang berwenang. Kartu

69

identitas PT. Giwang Kanaka telah dilengkapi foto masing-masing

personil. Dalam pengaksesan informasi dan penggunaan komputer

perusahaan harus memasukkan password terlebih dahulu.

Perusahaan tidak membuat back up data secara berkaladan tidak

melakukan perubahaan password secara berkala . Adanya

pemeriksaan terhadap work satation dan server. Perusahaan

memiliki alat pemadam kebakaran otomatis tersedia di setiap

ruangan untuk melindungi peralatan dan perlengkapan komputer

dan sistem, dan dilakukan pengecekan secara periodik terhadap

alat-alat pemadam kebakaran yang tersedia. Perusahaan juga

memiliki prosedur yang khusus untuk menangani sabotase,

bencana alam, pemogokan, and penanganan resiko lainnya. Setiap

unit komputer dalam perusahaan ini telah menggunakan stabilizer

dan UPS (uninteruptable power supply). Perusahaan ini dalam

menjaga keamanan data agar terhindar dari ancaman virus dalam

setiap komputer, menggunakan program anti virus, yaitu Norton

antivirus 2005 yang di update secara periodic akan tetapi tidak

discanning pada setiap komputer secara berkala serta peletakkan

fasiltias komputer tidak pada tempat yang mudah dicontrol.

70

4.3.1.2 Temuan dan Rekomendasi dari Evaluasi Hasil pengamatan

Pengendalian Umum Terhadap Manajemen Keamanan

Pada manajamen keamanan terdapat beberapa kelemahan

yang merupakan temuan masalah yaitu :

• Perusahaan tidak membuat back – up data internal

perusahaan secara berkala.

• Tidak dilakukan perubahan password pengaksesan data

perusahaan secara berkala.

• Tidak dilakukan scanning anti virus pada setiap komputer

yang ada di perusahaan

• Fasilitas komputer tidak diletakkan pada tempat yang

mudah dikontrol.

Rekomendasi yang disarankan atas temuan yang

ditemukan adalah sebagai berikut :

• Seharusnya perusahaan membuat back – up data internal

secara berkala untuk menghadapi atau menghindari hal

yang tidak diinginkan seperti adanya kehilangan data,

data yang terhapus ataupun akibat bencana alam.

Sehingga kita mempunyai dua kemungkinan data yang

tidak terhapus / hilang. Back- up data internal dapat

71

dilakukan 1 minggu sekali dan diletakkan di tempat yang

terpisah dengan sumber data aslinya.

• Perusahaan harus melakukan perubahan password

pengaksesan informasi perusahaan secara berkala ,

minimal 2 minggu sekali. Hal ini untuk mencegah

penyalahgunaan atas password yang telah diketahui.

• Harus dilakukan scanning anti virus pada setiap

komputer yang ada di perusahaan, hal ini untuk

mencegah adanya serangan virus yang masuk ke dalam

komputer perusahaan sehingga dapat merusak data,

merusak software, jalannya sistem dan dapat juga

menjebol keamanan informasi perusahaan kita. Scanning

seharusnya dilakukan oleh manager sistem dan dilakukan

2 minggu sekali untuk mengurangi resiko.

• Fasilitas komputer tidak diletakkan pada tempat yang

mudah dikontrol, hal ini berkaitan dengan sekuriti fisik

yaitu dimana seharusnya fasilitas komputer harus

diletakkan pada tempat yang dapat dikontrol, karena

kemungkinan penyalahgunaan dapat terjadi ( user yang

tidak disiplin meninggalkan computer dalam keadaan

hidup, sehingga orang yang tidak berhak dapat

menggunakan fasilitas komputer tersebut ).

72

4.3.2 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Input


1. Apakah input devices yang

digunakan perusahaan adalah

direct reading ?

√

Dengan

menggunakan

keyboard

2. Apakah terdapat pencatatan

komputer terhadap setiap

kesalahan yang terjadi pada data

masukan mencakup identifikasi

catatan, kesalahan data dan sebab-

sebabnya?

√

3. Apakah data entry selalu

berdasarkan dokumen sumber (

source documents ) ?

√

4. Apakah perusahaan menggunakan

program khusus pada saat

mengentry data ?

√

Perusahaan

menggunakan

Visual Basic 6.0

5. Apakah adanya pengecekan

sistem secara otomatis pada saat

terjadi error dalam mengentry ?

√

6. Apakah tampilan input pada layar

telah didesign dengan baik, jelas,

dan mudah dimengerti sehingga

73

mudah digunakan oleh user ? √

7. Apakah semua transaksi yang

akan diinput / diproses telah

diotorisasi terlebih dahulu?

√

8. Apakah dalam mengentry data

hanya dapat dilakukan oleh orang-

orang tertentu saja?

√

9. Apakah setiap terjadi perubahan

data manual segera dilakukan

penyesuaian dengan data di

komputer?

√

10. Apakah terdapat prosedur khusus

dalam melakukan pengentry-an

data ?

√

Tabel 4.2 Pengendalian Aplikasi Terhadap Input

4.3.2.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Input


diketahui bahwa :

PT. Giwang Kanaka tidak menggunakan input devices berupa

direct reading , akan tetapi menggunakan keyboard. Apabila

terjadi kesalahan pada data masukan maka terdapat pencatatan

komputer. Untuk mengentry data, selalu berdasarkan dokumen

74

sumber ( source documents ). Sistem tidak melakukan pengecekan

secara otomatis pada saat user melakukan entry data. Tampilan

input yang disediakan pada tampilan layar sudah mudah

dimengerti , baik dan jelas, sehingga dapat mempermudah user

dalam melakukan entry data. Semua transaksi yang akan diinput

telah diotorisasi terlebih dahulu dan hanya orang – orang tertentu

saja yang boleh melakukan pengentry –an data. Apabila terjadi

perubahan pada data manual maka akan segera dilakukan

penyesuaian dengan data yang telah diinput. Perusahaan

menetapkan adanya prosedur atau kebijakan khusus dalam

melakukan pengentry – an data, seperti bagian yang melakukan,

prosedur , aturan dalam menjalankan sistem aplikasi , dan prosedur

laiinya.


Pengendalian Aplikasi Terhadap Input

Pada input terdapat satu kelemahan yang merupakan

temuan masalah yaitu tidak adanya pengecekan sistem secara

otomatis pada saat terjadi error dalam mengentry.


ditemukan adalah seharusnya adanya pengecekan sistem secara

otomatis apabila adanya kesalahan dalam mengentry. Sehingga

adanya pengendalian terhadap data yang dientry. Contoh : pada

75

saat adanya kesalahan yaitu menginput kode karyawan yang sudah

pernah diinput sebelumnya, secara otomatis sistem langsung

memunculkan message box yang menyatakan data yang dientry

sudah pernah dimasukkan. Hal ini untuk mencegah terjadinya

penduplikasian data yang dientry.

4.3.3 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Output


1. Apakah setiap laporan yang dihasilkan

selalu dicantumkan tanggal dan waktu

pencetakkan ?

√

2. Apakah ada copy laporan yang diberikan

kepada pihak yang berwenang ?

√

3. Apakah laporan – laporan yang

dihasilkan didistribusikan tepat waktu ?

√

4. Apakah terdapat prosedur dalam

pembuatan laporan ?

√

5. Apakah personnil yang

bertanggungjawab atas dikeluarkannya

laporan dicantumkan pada masing –

masing laporan ?

√

6. Apakah setiap laporan yang dihasilkan

sesuai dengan input yang dimasukkan ?

√

76

7. Apakah terdapat pemisahan tugas antara

pihak yang melakukan input dan output ?

√

Tabel 4.3 Pengendalian Aplikasi Terhadap Output

4.3.3.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Output


diketahui bahwa :

Setiap laporan yang dihasilkan oleh PT. Giwang Kanaka

mencantumkan tanggal dan waktu pencetakkan laporan. Dan

memberikan copy laporan pada pihak yang berwenang atas laporan

tersebut. Akan tetapi selama ini, laporan tidak didistribusikan tepat

waktu dan dalam pembuatan laporan harus mengikuti prosedur

yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pada laporan juga

dicantumkan personnil yang bertanggungjawab atas pembuatan

laporan , setiap laporan yang dihasilkan sesuai dengan input yang

dimasukkan dan telah dicocokkan dengan dokumen sumber. Akan

tetapi tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan

input dan output.


Pengendalian Aplikasi Terhadap Output

Pada output terdapat beberapa kelemahan yang

merupakan temuan masalah yaitu :

77

• Laporan – laporan yang diperlukan tidak didistribusikan

secara tepat waktu

• Tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang

melakukan input dan yang melakukan output.


ditemukan adalah sebagai berikut :

• Laporan harus didistribusikan secara tepat waktu apabila

ada pihak yang membutuhkan. Karena laporan

merupakan salah satu jenis informasi yang sangat

diperlukan terutama dalam hal pengambilan keputusan,

dalam hal pengendalian perusahaan.

• Harus adanya pemisahan tugas antara pihak yang

melakukan input dan pihak yang melakukan output. Hal

ini bertujuan untuk menghindari hal – hal yang tidak

diinginkan seperti adanya manipulasi data yang dapat

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Dengan adanya

pemisahan, maka kebenaran dan kehandalan data atau

informasi yang dihasilkan akan lebih terjamin

kebenarannya.

78

4.3.4 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary


1. Apakah karyawan bisa mengakses hasil

pelatihan yang diperoleh karyawan

lainnya ?

√

2. Apakah departemen lain selain

departemen yang terkait bisa melihat

tampilan persetujuan calon tenaga kerja

yang diterima ?

√

3. Apakah calon tenaga kerja dapat melihat

hasil penilaian wawancara yang

diberikan departemen terkait kepada

General Affair ?

√

4. Apakah adanya pihak tidak berwenang

dalam Rumah Sakit yang bisa mengakses

hasil kesehatan dari calon tenaga kerja ?

√

5. Apakah adanya pihak lain selain

departemen yang terkait yang dapat

mengakses tampilan jenis pelatihan yang

disediakan oleh perusahaan ?

√

Tabel 4.4 Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary

79

4.3.4.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary


diketahui bahwa :

Karyawan bisa mengakses hasil pelatihan yang diperoleh

karyawan lainnya. Dalam pengaksesan tampilan persetujuan calon

tenaga kerja yang diterima, dapat diakses oleh departemen lain

selain departemen yang terkait. Calon tenaga kerja tidak dapat

melihat hasil penilaian wawancara , hal ini bertujuan untuk

mengurangi resiko adanya kurangnya interdependensi penilai

dalam memberikan penilaian. Hasil kesehatan calon tenaga kerja

tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang dalam Rumah

Sakit serta tampilan jenis pelatihan dapat diakses oleh semua

bagian di dalam perusahaan.


Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary

Pada boundary terdapat satu kelemahan yang merupakan

temuan masalah yaitu departemen lain dapat mengakses

persetujuan calon tenaga kerja yang diterima selain departemen

yang terkait.


ditemukan adalah seharusnya departemen lain tidak dapat

mengakses persetujuan calon tenaga kerja yang diterima selain

80

departemen yang berkaitan karena hal tersebut merupakan

informasi internal departemen tersebut.

.

4.4 Tampilan Pengendalian Pada Aplikasi Sumber Daya Manusia

4.4.1 Tampilan Login Awal Aplikasi

Gambar 4.1 Pengendalian Input ( Login )

Form Login Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan pada keseluruhan

bagian sebagai tanda pengendalian aplikasi perusahaan.

Pengendalian input yang ada pada Form Login antara lain :

• Pada saat membuka program aplikasi perusahaan PT. Giwang

Kanaka, otomatis yang muncul pertama kali adalah form login

sebagai proses otorisasi, apabila bukan merupakan karyawan

81

perusahaan PT. Giwang Kanaka, maka user tidak dapat membuka

database perusahaan.

• Saat menginput user name, karyawan harus menulis nama mereka

baik dengan menggunakan huruf capital ataupun huruf kecil,

karena dalam program aplikasi ini tidak mengenal adanya CASE –

SENSITIVE.

• Password yang diinput sesuai dengan password yang diinginkan

user pada awal regristrasi.

• Button Ok dilklik apabila user telah selesai menginput user name

dan password yang diinginkan.

• Button Cancel diklik apabila user tidak merasa yakin dan ingin

membatalkan masuk program aplikasi.

Pengujian Tampilan Login

No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan

1 Menginput user name

dengan angka atau huruf

saja, atau dapat juga

merupakan kombinasi

antara keduaanya

Aplikasi akan mencocokannya

dengan database, apabila sesuai ,

maka aplikasi akan

menampilkan message box “

Login anda berhasil “

User name yang

diinput harus sesuai

dengan database dan

diinput dengan

batasan 20 digit

2 Menginput password

dengan menggunakan

angka saja

Aplikasi akan mengotorisasi dan

mencocokkan dengan password

user yang dipilih

Password yang

ditampilkan dalam

bentuh char (*) dan

82

batasan input

password adalah 6

digit

3 Menginput password

dengan menggunakan

huruf saja

Aplikasi akan menampilkan

message box “ Password yang

anda salah “

Password yang

digunakan hanya

berupa angka.

4 Apabila password atau user

name tidak dinput salah

satunya.


message box “Silakan

melakukan login terlebih

dahulu“

Setelah menginput

user name dan

password , maka

menekan button

“OK”

Tabel 4.5 Tampilan Login

4.4.2 Tampilan Awal Menu Aplikasi

Gambar 4.2 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Aplikasi )

83

Menu Awal Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan terutama pada bagian

Sumber Daya Manusia untuk mengakses data mulai dari proses perekrutan

sampai proses pelatihan.

Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Aplikasi antara lain :

• Setelah memasukkan password, tampilan pertama yang akan

muncul adalah tampilan menu awal aplikasi SDM PT. Giwang

Kanaka.

• Pada tampilan tersebut terdapat 3 pilihan dengan menggunakan

Command Button, apabila user mengklik proses perekrutan, maka

kemudian akan muncul tampilan menu perekrutan.

Pengujian Tampilan Menu Awal Aplikasi


1 Tidak mengklik salah satu

menu yang ada di tampilan

Aplikasi tidak akan memperoses

apapun sampai dipilih menu

yang

Harus memilih salah

satu menu pada

tampilan dengan cara

“ diklik “

84

2 Tidak mengklik icon

“Exit”

Aplikasi akan tetap dijalankan

dan tidak berhenti

Apabila ingin keluar

dari aplikasi harus

mengklik icon “exit“

Tabel 4.6 Menu Awal Aplikasi

4.4.3 Tampilan Awal Menu Perekrutan

Gambar 4.3 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Perekrutan )

85

Awal Menu Perekrutan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada

bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data perekrutan.

Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Perekrutan antara lain :

• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu perekrutan

maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan menu

awal perekrutan dan penyeleksian SDM PT. Giwang Kanaka.


Command Button, apabila user mengklik identitas calon tenaga

kerja, maka kemudian akan muncul tampilan identitas calon tenaga

kerja .

Pengujian Tampilan Menu Awal Perekrutan






yang

Harus memilih salah

satu menu pada


“ diklik “


“Exit”


dan tidak berhenti


dari aplikasi harus


Tabel 4.7 Menu Awal Perekrutan

86

4.4.3.1 Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja

Gambar 4.4 Pengendalian Input ( Identitas Calon Tenaga Kerja )

Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja ini digunakan oleh perusahaan

terutama pada bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data

identitas calon tenaga kerja.

Pengendalian input yang ada pada Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja

adalah :

87

• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu identitas

calon tenaga kerja maka tampilan pertama yang akan muncul

adalah tampilan identitas calon tenaga PT. Giwang Kanaka.

• Pada Kode Calon, penginputan kode dilakukan secara manual.

• Field Nama harus diinput secara manual.

• Pada field Bagian, diinput secara manual oleh user dengan memilih

sesuai dengan bagian user dalam ComboBox.

• Pada field Tanggal Lahir diinput secara manual oleh user dengan

kombinasi angka dan huruf dengan batasan 12 digit serta dengan

format dd - mm - yyyy.

• Field Alamat , field Tempat Lahir , field Pendidikan Terakhir, field

Jurusan Akademik diinput oleh user secara manual dengan

keterangan yang lengkap dan jelas tanpa adanya batasan.

• Field Telepon dan Field HP diinput oleh user secara manual

dengan batasan 12 digit dalam bentuk number.

• Field Agama diinput secara manual oleh user dengan cara memilih

agama yang terdapat dalam ComboBox

• Field Status dan field Jenis Kelamin dapat diinput oleh user dengan

memilih salah satu pilihan pada RadioButton yang ada di

bawahnya.

• Field Type Employment dapat diinput oleh user dengan menandai

CheckBox yang tersedia.

88

• Filed Hobbies, Field Award, Field Organisasi dan Field

Keterangan diinput secara manual oleh user yang dianggap perlu

untuk diketahui oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja

perusahaan

Pengujian Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja

No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan

1 Tidak Menginput Kode

Calon


message box “ Kode Calon

Harus Diisi “

Kode Calon diinput

dengan batasan 6

2 Tidak Menginput Nama Aplikasi akan menampilkan

message box “Nama Harus

Diisi“

Nama dapat diinput

dengan kombinasi

huruf dan angka.

3 Menginput Bagian secara

manual

Bagian tidak dapat diinput secara

manual, akan tetapi dengan

memilih.

Memilih bagian yang

diinginkan dalam

pilihan yang terdapat

dalam ComboBox

Bagian.

4 Menginput Tanggal Lahir


saja


message box “ Tanggal Lahir

yang dimasukkan salah”

Tanggal Lahir diinput

dengan kombinasi

huruf dan angka

dengan format dd

mm yyyy dan dengan

89

batasan 12 digit

5 Tidak menginput Alamat Aplikasi akan menampilkan

message box “Alamat harus

diinput”

Alamat diinput

dengan lengkap dan

jelas

6 Tidak menginput Tempat

Lahir


message box “ Tempat Lahir

harus diinput”

Tempat Lahir diinput

dengan lengkap dan

jelas

7 Agama diinput secara

manual

Agama tidak dapat diinput

secara manual, akan tetapi

dengan memilih.

Memilih agama yang

dianut dalam pilihan

yang terdapat dalam

ComboBox Agama.

8 Tidak menginput

Pendidikan Terakhir


message box “Pendidikan

Terakhir harus diinput”

Pendidikan Terakhir

harus diinput dengan

lengkap dan jelas

9 Menginput Jurusan

Akademik dengan angka

saja


message box “ Jurusan

Akademik yang dimasukkan

salah”

Jurusan Akademik


huruf tanpa batasan

10 Menginput Telepon dengan

huruf saja


message box “yang dimasukkan

salah”

Telepon diinput

dengan angka saja

dan batasan 12 digit.

11 Menginput HP dengan

huruf saja


message box “yang dimasukkan

HP diinput dengan

angka saja dan

90

salah” batasan 12 digit.

12 Tidak memilih salah satu

button yang tersedia pada

Status

Aplikasi secara otomatis akan

memilih button “ Single “ karena

default dari sistem adalah “

Single “

Status harus dipilih

oleh user sesuai

dengan status

karyawan tersebut



Jenis Kelamin


memilih button “ Pria “ karena

default dari sistem adalah “ Pria

“


oleh user sesuai

dengan jenis kelamin

karyawan tersebut


check box button yang

tersedia pada Type

Employment


memilih checkbox “ Full Time

“ karena default dari sistem

adalah “ Full Time “

Type Employment

harus dipilih oleh

user sesuai dengan

type yang diinginkan

Tabel 4.8 Identitas Calon Tenaga Kerja

91

4.4.3.2 Tampilan Hasil Tes Tertulis

Gambar 4.5 Pengendalian Output ( Hasil Tes Tertulis )

Tampilan Hasil Tes Tertulis ini digunakan oleh perusahaan terutama pada

bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes tertulis.

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Tertulis :

• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu hasil tes

tertulis maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan

hasil tes tertulis PT. Giwang Kanaka.

• Pada Tampilan, user memilih hasil tes tertulis dalam ComboBox.

• Tampilan yang akan ditampilkan dapat diurutkan sesuai dengan

kode calon, nama calon dan hasil yang diperoleh.

92

Pengujian Tampilan Hasil Tes Tertulis


1 Tidak Memilih Tampilan

yang diinginkan.


tampilan “ Hasil Tes Tertulis “

karena default dari sistemnya

adalah “ Hasil Tes Tertulis “

Default dari menu

hasil tes tertulis

adalah “ Hasil tes

tertulis “

2 Tidak Memilih Sort By

yang diinginkan.


tampilan yang disort by “ Kode

Calon“ karena default dari

sistemnya adalah “ Kode Calon “

User dapat memilih

tampilan ingin

diurutkan menurut

kode calon, nama

calon ataupun hasil

yang diperoleh.

Tabel 4.9 Hasil Tes Tertulis

4.4.3.3 Tampilan Hasil Tes Kesehatan

Gambar 4.6 Pengendalian Output ( Hasil Tes Kesehatan)

93

Tampilan Hasil Tes Kesehatan ini digunakan oleh perusahaan terutama

pada bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes kesehatan.

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Kesehatan :


kesehatan maka tampilan pertama yang akan muncul adalah

tampilan hasil tes kesehatan PT. Giwang Kanaka.

• Pada Tampilan, user memilih hasil tes kesehatan dalam

ComboBox.



Pengujian Tampilan Hasil Tes Kesehatan



yang diinginkan.


tampilan “ Hasil Tes Kesehatan

“ karena default dari sistemnya

adalah “ Hasil Tes Kesehatan “

Default dari menu

hasil tes kesehatan


kesehatan “


yang diinginkan.





User dapat memilih

tampilan ingin

diurutkan menurut

kode calon, nama

94

calon ataupun hasil

yang diperoleh.

Tabel 4.10 Hasil Tes Kesehatan

4.4.3.4 Tampilan Hasil Tes Wawancara

Gambar 4.7 Pengendalian Output ( Hasil Tes Wawancara)

Tampilan Hasil Tes Wawancara ini digunakan oleh perusahaan terutama

pada bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes wawancara.

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Wawancara :


wawancara maka tampilan pertama yang akan muncul adalah

tampilan hasil tes wawancara PT. Giwang Kanaka.

95

• Pada Tampilan, user memilih hasil tes wawancara dalam

ComboBox.



Pengujian Tampilan Hasil Tes Wawancara



yang diinginkan.


tampilan “ Hasil Tes Wawancara

“ karena default dari sistemnya

adalah “ Hasil Tes Wawancara “

Default dari menu

hasil tes wawancara


wawancara “


yang diinginkan.





User dapat memilih

tampilan ingin

diurutkan menurut

kode calon, nama

calon ataupun hasil

yang diperoleh.

Tabel 4.11 Hasil Tes Wawancara

96

4.4.3.5 Tampilan Rekap Hasil Tes

Gambar 4.8 Pengendalian Output ( Rekap Hasil Tes )

Tampilan Rekap Hasil Tes ini digunakan oleh perusahaan terutama pada

bagian departemen yang terkait untuk melihat rekap hasil tes penerimaan

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Rekap Hasil Tes :

• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu rekap

hasil tes maka tampilan pertama yang akan muncul adalah

tampilan rekap hasil tes PT. Giwang Kanaka.

• Pada Field Kode , user tidak melakukan input secara manual, akan

tetapi sistem akan secara otomatis memunculkan data calon tenaga

kerja yang pertama dari database.

97

• Pada Field nama, tes tertulis, tes kesehatan, score, tes wawancara ,

user tidak melakukan input secara manual, akan tetapi sistem akan

secara otomatis memunculkan data calon tenaga kerja yang

pertama dari database

Pengujian Tampilan Rekap Hasil Tes


1 Melakukan input Kode

secara manual


Message Box “ Kode tidak dapat

diinput secara manual “

Untuk melakukan

input secara manual

harus memilih

command button

“Add new” terlebih

dahulu

2 Melakukan input Nama

secara manual


Message Box “ Nama tidak

dapat diinput secara manual “

Nama secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

3 Melakukan input Tes

Tertulis secara manual


Message Box “ Tes Tertulis

tidak dapat diinput secara

manual “

Tes Tertulis secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

98


Kesehatan secara manual


Message Box “ Tes Kesehatan


manual “

Tes Kesehatan secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

5 Melakukan input Score

secara manual


Message Box “ Score tidak dapat


Score secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

Tabel 4.12 Rekap Hasil Tes

4.4.4 Tampilan Awal Menu Penempatan

Gambar 4.9 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Penempatan )

99

Awal Menu Penempatan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada

bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data penempatan.

Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Penempatan antara lain :

• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu penempatan


awal penempatan SDM PT. Giwang Kanaka.


Command Button, apabila user mengklik persetujuan calon tenaga

kerja yang diterima, maka kemudian akan muncul tampilan

persetujuan calon tenaga kerja .

Pengujian Tampilan Menu Awal Penempatan






yang

Harus memilih salah

satu menu pada


“ diklik “


“Exit”


dan tidak berhenti


dari aplikasi harus


Tabel 4.13 Menu Awal Penempatan

100

4.4.4.1 Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja Yang Diterima

Gambar 4.10 Pengendalian Input

( Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima )

Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima ini digunakan

oleh perusahaan terutama pada bagian departemen yang terkait untuk

memberikan persetujuan atas diterima atau tidaknya calon tenaga kerja

yang telah mengikuti tes .

Pengendalian input yang ada pada Tampilan Calon Tenaga Kerja Yang

Diterima :

• Setelah pada menu awal penempatan , user mengklik menu

persetujuan calon tenaga kerja yang diterima maka tampilan

101

pertama yang akan muncul adalah tampilan persetujuan calon

tenaga kerja yang diterima PT. Giwang Kanaka.

• Pada Field Kode , user tidak melakukan input secara manual, akan

tetapi dengan mencari di database pada database hasil tes sehingga

sistem secara otomatis langsung memunculkan kode calon .

• Pada Field Nama, user tidak melakukan input secara manual, akan

tetapi apabila field kode telah terisi maka sistem secara otomatis

langsung memunculkan nama calon .

• Pada Field tes tertulis, tes kesehatan, score, tes wawancara , user

tidak melakukan input secara manual, akan tetapi sistem akan

secara otomatis memunculkan data calon tenaga kerja sesuai

dengan kode yang telah dimunculkan.

• Pada Field Persetujuan, user melakukan input secara manual,

dengan menginput “ Diterima “ atau “ Tidak Diterima “

Pengujian Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima



secara manual


Message Box “ Kode tidak dapat


Kode dicari di

database hasil tes.


secara manual


Message Box “ Nama tidak

dapat diinput secara manual “

Nama secara

langsung

dimunculkan apabila

102

Field Kode telah

terisi.


Tertulis secara manual


Message Box “ Tes Tertulis


manual “

Tes Tertulis secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.


Kesehatan secara manual


Message Box “ Tes Kesehatan


manual “

Tes Kesehatan secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

5 Melakukan input Score

secara manual


Message Box “ Score tidak dapat


Score secara

langsung

dimunculkan apabila

Field Kode telah

terisi.

6 Status Persetujuan tidak

diinput


Message Box “ Status

Persetujuan belum diinput “

Status persetujuan

harus diinput user

dengan “Diterima“

atau “Tidak

Diterima”

Tabel 4.14 Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima

103

4.4.4.2 Tampilan Karyawan yang Dikontrak

Gambar 4.11 Pengendalian Output

( Karyawan yang Dikontrak)

Tampilan Karyawan yang Dikontrak ini digunakan oleh perusahaan

terutama pada bagian departemen yang terkait untuk melihat calon tenaga

kerja yang resmi dikontrak menjadi karyawan perusahaan.

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Karyawan yang Dikontrak :

• Setelah pada menu awal penempatan , user mengklik menu

karyawan yang dikontrak maka tampilan pertama yang akan

muncul adalah tampilan karyawan yang dikontrak PT. Giwang

Kanaka.

104

• Pada Tampilan, user memilih karyawan yang dikontrak dalam

ComboBox.



Pengujian Tampilan Karyawan yang Dikontrak



yang diinginkan.


tampilan “ Karyawan yang

Dikontrak “ karena default dari

sistemnya adalah “Karyawan

yang Dikontrak “

Default dari menu

Karyawan yang

Dikontrak adalah

“Karyawan yang

Dikontrak “


yang diinginkan.





User dapat memilih

tampilan ingin

diurutkan menurut

kode calon, nama

calon ataupun hasil

yang diperoleh.

Tabel 4.15 Karyawan yang Dikontrak

105

4.4.4.3 Tampilan Master Karyawan

Gambar 4.12 Pengendalian Input ( Master Karyawan )

Tampilan Master Karyawan digunakan oleh perusahaan khususnya bagian

staff personalia General Affair untuk mengetahui identitas para karyawan

perusahaan

106

Pengendalian input yang ada pada tampilan Master Karyawan antara lain :

• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan Master

Karyawan apabila user memilih / mengklik Menu Penempatan dan

memilih Master Karyawan.

• Pada field Kode ID, penginputan kode tidak dilakukan secara

manual akan tetapi harus mengklik icon open untuk membuka

database. Apabila telah memilih Kode ID yang diinginkan, maka

akan ditampilkan beserta keseluruhan data karyawan.

• Field Nama akan secara otomatis tampil apabila kita telah memilih

Kode Id yang terdapat dalam database.

• Field Kode Cost harus diinput secara manual oleh user sebagai

identitas atau status jabatan karyawan tersebut dalam perusahaan,

yang datanya diperoleh dari formulir penerimaan TK. Kode Cost

diinput dengan kombinasi huruf dan angka dengan batasan 5 digit.

• Pada field Bagian, diinput secara manual oleh user dengan memilih

sesuai dengan bagian user dalam ComboBox.

• Pada field Tanggal Lahir diinput secara manual oleh user dengan

kombinasi angka dan huruf dengan batasan 12 digit serta dengan

format dd - mm - yyyy.

• Field Alamat , field Tempat Lahir , field Pendidikan Terakhir, field

Jurusan Akademik diinput oleh user secara manual dengan

keterangan yang lengkap dan jelas tanpa adanya batasan.

107

• Field Agama diinput secara manual oleh user dengan cara memilih

agama yang terdapat dalam ComboBox

• Pada field Mulai Bekerja, akan ditampilkan secara langsung oleh

database sesuai dengan Kode Id karyawan, yang datanya diperoleh

dari formulir penerimaan TK yang telah disesuaikan dengan Surat

Perjanjian Kerja antara karyawan dengan perusahaan. Dan

disamping field Mulai Bekerja terdapat keterangan lamanya

karyawan tersebut telah bekerja di perusahaan.

• Field Nomor Rekening diinput oleh user secara manual dengan

batasan 15 digit .

• Field No JAMSOSTEK diinput oleh user secara manual dengan

kombinasi angka dan huruf , dengan batasan antara 15 digit.

• Field Status dan field Jenis Kelamin dapat diinput oleh user dengan

memilih salah satu pilihan pada RadioButton yang ada di

bawahnya.

• Field Nama Suami / Istri diinput oleh user secara manual dengan

huruf dengan batasan 25 digit.

• Field Jumlah Anak diinput oleh user dengan angka sebanyak 1

digit .

• Filed Keterangan diinput secara manual oleh user, input berupa

keterangan prestasi atau riwayat hidup user yang dianggap perlu

diketahui oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

108

Pengujian Tampilan Master Karyawan


1 Menginput Kode ID secara

manual

Kode ID tidak dapat diinput


dengan mengklik tanda icon

open dan memilih yang terdapat

dalam database.

Setelah Icon Open

diklik maka akan

tampil Kode ID dan

seluruh data

karyawan

2 Menginput Nama secara

manual

Nama tidak dapat diinput secara

manual

Nama hanya muncul

jika telah memilik

Kode ID dengan

mengklik icon open

3 Menginput Kode Cost

dengan dimulai dengan

angka


message box “ Kode Cost yang

dimasukkan salah”

Kode Cost tidak

dapat diinput dimulai

dengan angka, harus

dimulai dengan huruf

terlebih dahulu.


manual


manual, akan tetapi dengan

memilih.

Memilih bagian yang

diinginkan dalam


dalam ComboBox

Bagian.

5 Menginput Tanggal Lahir



message box “ Tanggal Lahir

Tanggal Lahir diinput

dengan kombinasi

109

saja yang dimasukkan salah” huruf dan angka

dengan format dd

mm yyyy dan dengan

batasan 12 digit

6 Tidak menginput Alamat Aplikasi akan menampilkan

message box “Alamat harus

diinput”

Alamat diinput

dengan lengkap dan

jelas

7 Agama diinput secara

manual

Agama tidak dapat diinput


dengan memilih.

Memilih agama yang

dianut dalam pilihan

yang terdapat dalam

ComboBox Agama.

8 Tidak menginput

Pendidikan Terakhir


message box “Pendidikan

Terakhir harus diinput”

Pendidikan Terakhir


lengkap dan jelas

9 Menginput Jurusan

Terakhir dengan angka

saja


message box “ Jurusan Terakhir


Jurusan Terakhir


huruf tanpa batasan

10 Menginput Mulai Bekerja


saja


message box “ Mulai Bekerja


Mulai Bekerja diinput

dengan kombinasi

huruf dan angka

dengan format dd -

mm - yyyy

110

11 Tidak menginput Nomor

Rekening


message box “ Nomor Rekening

harus diinput”

Nomor Rekening


lengkap dan jelas

12 Menginput Nomor

JAMSOSTEK lebih dari

15 angka / huruf


message box “ Nomor

JAMSOSTEK yang diinput salah

“

Nomor JAMSOSTEK


kombinasi huruf dan

angka dengan batasan

15 digit



Status


memilih button “ Single “ karena

default dari sistem adalah “

Single “


oleh user sesuai

dengan status

karyawan tersebut



Jenis Kelamin


memilih button “ Pria “ karena

default dari sistem adalah “ Pria

“


oleh user sesuai

dengan jenis kelamin

karyawan tersebut

15 Menginput Nama Suami /

Istri dengan angka.


message box “ Nama Suami /

Istri yang dimasukkan salah”

Nama Suami / Istri


huruf

16 Menginput Jumlah Anak

dengan huruf.


message box “ Jumlah Anak


Jumlah Anak harus

diinput dengan angka

Tabel 4.16 Master Karyawan

111

4.4.5 Tampilan Awal Menu Pelatihan

Gambar 4.13 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Pelatihan )

Awal Menu Pelatihan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada bagian

Sumber Daya Manusia untuk mengakses data pelatihan.

Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Pelatihan antara lain :

• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu pelatihan


awal pelatihan SDM PT. Giwang Kanaka.

112


Command Button, apabila user mengklik kebutuhan pelatihan,

maka kemudian akan muncul tampilan kebutuhan pelatihan.

Pengujian Tampilan Menu Awal Pelatihan






yang

Harus memilih salah

satu menu pada


“ diklik “


“Exit”


dan tidak berhenti


dari aplikasi harus


Tabel 4.17 Menu Awal Pelatihan

113

4.4.5.1 Tampilan Kebutuhan Pelatihan

Gambar 4.14 Pengendalian Input ( Kebutuhan Pelatihan )

Tampilan Kebutuhan Pelatihan ini digunakan oleh perusahaan terutama

pada bagian departemen yang terkait untuk mengajukan adanya

kebutuhan pelatihan yang diinginkan di departemen yang terkait.

Pengendalian input yang ada pada Kebutuhan Pelatihan :

• Setelah pada menu awal pelatihan , user mengklik menu kebutuhan

pelatihan maka tampilan pertama yang akan muncul adalah

kebutuhan PT. Giwang Kanaka.

114

• Pada Field Kode , user melakukan input secara manual dengan

batasan 10 digit dan dengan menggunakan angka saja.

• Pada Field Nama, bagian, pelatihan yang dibutuhkan, lamanya

pelatihan user input secara .

Pengujian Tampilan Kebutuhan Pelatihan



dengan menggunakan

huruf


Message Box “ Kode yang

dimasukkan salah “

Kode hanya dapat

diinput dengan

menggunakan angka

dengan batasan 10

digit.


dengan menggunakan

angka


Message Box “ Nama yang


Nama hanya dapat

diinput dengan

menggunakan huruf

3 Melakukan input Bagian

dengan menggunakan

angka


Message Box “ Bagian yang


Bagian hanya dapat

diinput dengan

menggunakan huruf

4 Melakukan input Pelatihan

yang diinginkan dengan

menggunakan angka


Message Box “ Pelatihan yang

diinginkan yang dimasukkan

salah “

Pelatihan yang

diinginkan hanya

dapat diinput dengan

menggunakan huruf

5 Melakukan input Lamanya Aplikasi akan menampilkan Lamanya Pelatihan

115

Pelatihan yang diinginkan

dengan menggunakan

huruf

Message Box “Lamanya

Pelatihan yang dimasukkan

salah“

hanya dapat diinput

dengan menggunakan

angka

Tabel 4.18 Kebutuhan Pelatihan

4.4.5.2 Tampilan Karyawan yang Mengikuti Pelatihan

Gambar 4.15 Pengendalian Input

(Karyawan yang Mengikuti Pelatihan )

Tampilan Karyawan yang Mengikuti Pelatihan digunakan oleh

perusahaan khususnya bagian staff personalia General Affair untuk

116

mengetahui karyawan yang mengikuti pelatihan - pelatihan yang

disediakan oleh perusahaan.

Pengendalian input yang ada pada Tampilan Karyawan yang mengikuti

Pelatihan antara lain :

• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan Karyawan

yang Mengikuti Pelatihan apabila user mengklik Menu Pelatihan

Karyawan pada menu awal Pelatihan.

• Kode ID Karyawan diinput dengan cara mengklik icon open, untuk

mencari ID Karyawan yang diinginkan, yang terdapat dalam

database. Kode ID Karyawan akan muncul secara otomatis dan

tidak dapat diubah.

• Field Bagian diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan

yang ada dalam ComboBox Bagian.

• Field Kode Pelatihan akan muncul secara otomatis apabila field

Bagian telah diinput atau apabila ingin melakukan pengupdatean

data dapat dilakukan dengan cara mengklik icon open, untuk

mencari Kode Pelatihan yang diinginkan, yang terdapat dalam

database.

• Field Tanggal Pelatihan diinput oleh user dengan kombinasi angka

dan huruf dengan format dd/mm/yyyy.

• Field Kota diinput oleh user secara manual dengan menggunakan

huruf dengan batasan 30 digit.

117

• Field Negara diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan

yang ada dalam ComboBox Negara.

• Penginputan field Lama Pelatihan diinput oleh user dengan cara

memilih sesuai dengan yang ada dalam ComboBox Lama

Pelatihan.

• Penginputan field Hasil Pelatihan diinput oleh user dengan cara

memilih sesuai dengan yang ada dalam ComboBox Hasil

Pelatihan.

• Button Save digunakan untuk menyimpan data apabila adanya

penambahan data baru ataupun perubahan data lama.

• Button Reset digunakan untuk mengembalikan tampilan data ke

dalam keadaan default.

• Button Exit digunakan untuk keluar dari aplikasi tampilan training

/ pelatihan karyawan.

Pengujian Tampilan Pelatihan Karyawan


1 Menginput Kode ID secara

manual

Kode ID tidak dapat diinput


dengan mengklik tanda icon

open dan memilih yang terdapat

dalam database.

Setelah Icon Open

diklik maka akan

tampil Kode ID .

2 Menginput Bagian secara Bagian tidak dapat diinput secara Memilih bagian yang

118

manual manual diinginkan dalam


dalam ComboBox

Bagian.

3 Menginput Kode Pelatihan

secara manual.

Kode Pelatihan tidak dapat

diinput secara manual, akan

tetapi dengan mengklik tanda

icon open dan memilih yang

terdapat dalam database.

Setelah Icon Open

diklik maka akan

tampil Kode

Pelatihan.

4 Menginput Tanggal

Pelatihan dengan huruf

saja.


message box “ Tanggal Pelatihan


Tanggal Pelatihan

diinput dengan

kombinasi huruf dan

angka dengan format

dd/mm/yyyy.

5 Menginput Kota dengan

angka saja


message box “Kota yang

dimasukkan salah”

Kota harus diinput

dengan huruf .

6 Menginput Negara secara

manual

Negara tidak dapat diinput

secara manual

Memilih negara yang

diinginkan dalam


dalam ComboBox

Negara.

7 Menginput Lama Pelatihan Lama Pelatihan tidak dapat Memilih Lama

119

secara manual diinput secara manual Pelatihan yang

diinginkan dalam


dalam ComboBox

Lama Pelatihan.

8 Tidak menginput Hasil

Pelatihan


message box “Hasil Pelatihan

harus diinput”

Memilih Hasil

Pelatihan yang

diinginkan dalam


dalam ComboBox

Hasil Pelatihan.

Tabel 4.19 Pelatihan Karyawan

4.4.5.3 Tampilan Jenis Pelatihan

Gambar 4.16 PengendalianOutput ( Jenis Pelatihan )

120

Tampilan Jenis Pelatihan digunakan oleh perusahaan khususnya

departemen yang terkait untuk mengetahui jenis pelatihan yang tersedia

dalam perusahaan .

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Jenis Pelatihan antara lain :

• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan form Jenis

Pelatihan apabila user mengklik Menu Jenis Pelatihan pada menu

awal Pelatihan.

• Field Bagian diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan

yang ada dalam ComboBox Bagian.

• Apabila telah memilih bagian yang diinginkan, maka rincian

tampilan data akan muncul secara keseluruhan sesuai dengan yang

terdapat dalam database.

• Button Save digunakan untuk menyimpan data apabila adanya

penambahan data baru ataupun perubahan data lama.

• Button Add New digunakan untuk menambahkan database baru

dalam database jenis pelatihan.

• Button Exit digunakan untuk keluar dari aplikasi tampilan jenis

pelatihan.

121

Pengujian Tampilan Jenis Pelatihan



manual


manual.

Memilih bagian yang

diinginkan dalam


dalam ComboBox

Bagian.

2 Tidak Menginput Bagian Tidak ada reaksi dari aplikasi. Dalam transaksi

memerlukan Bagian.

Tabel 4.20 Jenis Pelatihan

4.4.5.4 Tampilan Hasil Pelatihan

Gambar 4.17 Pengendalian Output ( Hasil Pelatihan Karyawan)

122

Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan ini digunakan oleh perusahaan

terutama pada departemen yang terkait dan karyawan untuk melihat hasil

pelatihan yang telah diikuti .

Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan :

• Setelah pada menu awal pelatihan , user mengklik menu hasil

pelatihan karyawan maka tampilan pertama yang akan muncul

adalah tampilan hasil tes wawancara PT. Giwang Kanaka.

• Pada Tampilan, user memilih bagian dalam ComboBox.

Pengujian Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan


1 Tidak Memilih Bagian

yang diinginkan.


tampilan “ Accounting “ karena

default dari sistemnya adalah “

Accounting “

Harus memilih

bagian yang

diinginkan pada

ComboBox

2 Ingin merubah hasil

pelatihan


MessageBox “ Hasil Pelatihan

tidak dapat diedit “

Dalam tampilan

output ini tidak dapat

melakukan edit,

hanya dapat

menambah hasil dari

karyawan yang baru

Tabel 4.21 Hasil Pelatihan Karyawan

123

4.5 Laporan Evaluasi

Kepada : PT. GIWANG KANAKA

Perihal : Laporan Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Periode : September 2005 s/d Januari 2006

LAPORAN EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA

MANUSIA PADA PT. GIWANG KANAKA

Oleh :

Christian

Christian Halim

Eirine Ekacahaya. S

I. Tujuan

1. Melalui penelitian penyusunan skripsi ini, penulis dapat

mengetahui dan meningkatkan pemahaman dan

pengetahuan mereka secara practical berdasarkan

pengetahuan theorical yang telah diajarkan selama

mengikuti perkuliahan.

2. Dapat mengerti prosedur dan sistem informasi sumber daya

manusia pada PT. GIWANG KANAKA

3. Mengetahui apa kelebihan dan kelemahan pada sistem yang

sedang berjalan dalam perusahaan khususnya pada sistem

124

informasi sumber daya manusia di dalam organisasi

tersebut.

4. Mengidentifikasi berbagai masalah yang terdapat selama

dilakukan pengujian sistem sumber daya manusia.

5. Memberikan rumusan , usulan dan rekomendasi perbaikan

demi meningkatkan mutu dan kualitas perusahaan PT.

Giwang Kanaka setelah masalah telah teridentifikasi.

6. Dengan meningkatkan kualitas input yang dimasukkan di

perusahaan secara otomatis akan memberikan hasil

keluaran ( output ) yang lebih baik dan lebih dipercaya..

II. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi sumber daya

manusia PT. GIWANG KANAKA adalah perekrutan dan

penyeleksian calon karyawan, penempatan karyawan dan pelatihan

karyawan.

III. Metode Evaluasi

Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, bahan

bacaan dan makalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia,

dan penelitian lapangan yang meliputi wawancara ( interview ),

pengamatan ( observasi ), daftar pertanyaan ( questioner ) serta

analisa sistem , sedangkan metode evaluasi yang digunakan yaitu

audit arround the computer.

125

IV. Hasil evaluasi

Hasil evaluasi yang dihasilkan berdasarkan pengendalian umum

perusahaan yang diperoleh berdasarkan hasil daftar pertanyaan /

kuesioner yang mencakup bidang pengendalian manajemen

keamanan, manajemen operasional dan pengendalian aplikasi yang

mencakup input, output dan boundary sehingga dari pengendalian-

pengendalian yang dilakukan maka terdapat temuan permasalahan

dalam sistem sumber daya manusia PT. Giwang Kanaka dan kita

sebagai pengevaluasi memberikan rekomendasi perbaikan terhadap

masalah – masalah yang ditemukan dalam pengujian tampilan

Login, tampilan Master Karyawan, Tampilan Identitas Calon

Tenaga kerja, Tampilan Tes Tertulis, Tampilan Tes Kesehatan,

Tampilan Tes Wawancara, Tampilan Rekap Tes, Tampilan

Persetujuan Calon Tenaga kerja yang diterima, Tampilan

Karyawan yang dikontrak, Tampilan Kebutuhan Pelatihan,

Tampilan Karyawan Yang Mengikuti Pelatihan, Tampilan Jenis

Pelatihan, Tampilan Hasil Pelatihan

V. Kesimpulan

Simpulan yang diperoleh adalah berdasarkan penyebaran kuesioner

dan sampai pengendalian-pengendalian yang telah kami lakukan

sudah cukup baik dan saling menunjang untuk keadaan internal

perusahaan dan juga kami telah memberikan rekomendasi dari

kelemahan-kelemahan dari sistem yang ada perusahaan dan

126

diharapkan meningkatkan kinerja perusahaan dan mendukung

proses pengambilan keputusan dari pihak manajemen. Karena itu

sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan audit terhadap

kontrol internal, kontrol manajemen, dan kontrol aplikasi secara

berkala supaya dapat selalu meningkatkan mutu dan kualitas

perusahaan.

BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2006-2-00836-KA-Bab...

Documents

Transcript of BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2006-2-00836-KA-Bab...