BAB 3 Landasan Teori - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2007-2-00580-TISI_Bab 3.pdf ·...
Transcript of BAB 3 Landasan Teori - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2007-2-00580-TISI_Bab 3.pdf ·...
BAB 3
LANDASAN TEORI
3.1 Gudang dan Pergudangan
Gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk
menyimpan barang. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam
gudang. Dalam arti yang lebih luas adalah untuk membahas pemindahan dan
penanganan barang. Selama dalam perjalanan, barang tersebut akan berhenti
untuk sesuatu maksud, tetapi akibat dari berhentinya barang ini harus diperiksa
dan akan menanyakan apakah perlu berhenti begitu sering, apakah kecepatan
arus barang dapat ditingkatkan, atau apakah sistem penggeraknya harus
diperbaiki.
Memindahkan barang dari suatu tempat, berhenti di tempat lain,
kemudian berpindah lagi adalah persoalan yang umum terjadi akibat dari adanya
kebutuhan. Pemindahan barang akan ditinjau dari:
1. Karakteristik barang; Bentuk dari barang tersebut, apakah padat, cair.
2. Sumber dari mana barang itu diterima dan bagaimana mengantarkannya.
3. Apa yang terjadi pada barang tersebut didalam gudang atau tempat
berhentinya barang.
4. Tujuan terakhir barang tersebut, siapa yang memerlukannya dan untuk
keperluan apa.
Masalah barang sering digarap secara keuangan, menggunakan uang
sebagai standar pembanding, tetapi dapat juga dikaitkan dengan orang dan
mesin, unsur pengkait untuk ini adalah waktu. Dapat diukur jumlah waktu yang
20
digunakan untuk menangani sejenis atau banyak jenis barang, selain waktu juga
dapat diambil jarak.
Gudang itu menempati ruangan (sebuah gedung) dan supaya berguna
untuk pergudangan atau penyimpanan, gedung itu harus mengandung manfaat
tertentu dan harus diperhitungkan apabila kita menganggap gedung tersebut
sebagai sumber daya. Dengan melihat kedalam gedung, maka akan dijumpai
barang persediaan, barang jadi, perkakas atau barang setengah jadi dan barang-
barang ini dapat dikukur, barangkali dalam satuan fisik atau dalam satuan
kilogram, ton atau liter. Mereka juga mempunyai kualitas yang melekat ada
barang yang penanganannya lebih berbahaya dari barang lain, sehingga waktu
atau kesulitan penanganan itu harus merupakan segi yang harus diperhatikan.
Orang adalah sumber daya. Apabila gedung itu tidak sesuai dengan
keperluan, dan tidak nyaman untuk bekerja didalamnya, maka orang tidak akan
bekerja sehebat mungkin menurut kemampuannya, dan dengan demikian sumber
daya ini akan terboroskan. Ternyata lokasi gudang dan tata letak, terutama dalam
hubungannya dengan manusia dapat juga dikatakan sebagai sumber daya.
3.2 Lean Warehousing
Lean didefinisikan sebagai suatu proses yang terdiri dari lima langkah:
mendefinisikan nilai bagi pelanggan, menetapkan value stream, membuatnya
“mengalir”, “ditarik” oleh pelanggan, dan berusaha keras untuk mencapai yang
terbaik. (menurut Womack, Jones). Bahkan menurut Taiichi Ohno, pencipta TPS
(Toyota Production System), Lean adalah:
21
“Segala yang kami lakukan hanyalah mengamati garis
waktu sejak pelanggan memberikan pesanannya hingga
saat kami mengumpulkan uang tunai. Dan kami
mengurangi garis waktu tersebut dengan menyingkirkan
pemborosan (muda) yang tidak memberi nilai tambah.”
Dengan kata lain sebenarnya lean adalah bagaimana menyingkat lead time yang
dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan apa yang diinginkan oleh pelanggan
disaat dan ditempat yang tepat dengan menghilangkan muda yang terjadi
sepanjang proses.
Gambar 3.1 Model “4P"
Pendekatan yang tepat adalah untuk memusatkan perhatian pada “lapisan proses”
model 4P (Liker, 2004, p361), kemudian diikuti dengan perubahan budaya.
22
Warehouse difungsikan sebagai tempat penyimpanan entah itu barang
mentah, setengah jadi atau barang jadi dan biasanya memiliki operasi
penerimaan barang, menyimpan, mengambil, mensortir, mengirim, dan
mempacking. Pengelolaan warehouse berkaitan dengan tempat dan waktu.
Dengan demikian lean warehousing adalah suatu prinsip dalam
mengidentifikasi dan menghilangkan muda (pemborosan) dalam operasi/proses
warehouse dan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan. Dalam hal ini pelanggan warehouse merupakan pihak yang menerima
pelayanan dari warehouse bisa bagian produksi atau bagian lain didalam
perusahaan (untuk warehouse raw material) atau pihak luar seperti konsumen,
distributor (untuk warehouse finished goods). Jadi muda didalam warehouse
adalah segala kegiatan yang tidak menambah nilai bagi pihak-pihak yang
menerima pelayanan dari warehouse. Nilai yang dimaksud disini dalam konteks
lean adalah semua kegiatan yang merubah material atau informasi menjadi
sesuatu yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan. Namun yang menjadi
tantangan bukanlah sekedar menghilangkan muda tapi adalah untuk
mengembangkan metode sistematik untuk terus mengidentifikasi dan
menghilangkan muda. Perlu ditekankan bahwa yang dihilangkan bukanlah muda
tetapi akar permasalahan yang menyebabkan muda tersebut.
Kesuksesan yang sebenarnya datang dari proses yang berkembang terus
dalam mengidentifikasi dan memahami akar permasalahan. Kesuksesan
tergantung dari 3 hal:
1. Fokus pada pemahaman konsep mengenai filosofi lean, strategi implementasi
dan penggunaan metode lean yang benar.
23
2. Penerimaan sepenuhnya terhadap konsekuensi penerapan lean, termasuk
semua kegiatan yang mengakibatkan ketidaknyamanan sementara.
3. Dengan hati-hati melaksanakan rencana penerapan yang mencakup idetifikasi
muda yang sistematis, bersiklus dan berkelanjutan.
3.3 Muda / Waste
Telah disebutkan bahwa lean berarti menghilangkan muda (pemborosan)
yang terjadi, dan berikut adalah muda yang mungkin terjadi dalam warehouse
sesuai dengan delapan tipe muda oleh Taiichi Ohno:
1. Over Production (produksi berlebih)
Memproduksi barang lebih cepat atau dalam jumlah yang lebih banyak dari
yang dibutuhkan konsumen, dan akan menghasilkan muda lain seperti biaya
penyimpanan dan transportasi karena persediaan berlebih. Dalam warehouse,
maka produksi berlebih ini sama saja dengan terdapatnya persediaan material
yang berlebih, dimana muda ini akan menghasilkan pemborosan tempat serta
memperbesar kemungkinan kerusakan material. Persediaan disini dapat
berupa barang fisik ataupun informasi.
2. Waiting (muda waktu)
Pekerja hanya sebagai penjaga terhadap mesin otomatis yang sedang bekerja,
atau hanya berdiri menunggu kegiatan selanjutnya atau menunggu peralatan,
material dan lain-lain. Bisa juga tidak melakukan apa-apa karena terjadinya
penundaan atau kerusakan peralatan. Dalam warehouse muda yang sama
dapat ditemui, dimana sumber daya (pekerja, material, informasi) menunggu
untuk proses selanjutnya diakibatkan oleh menunggu peralatan, material tiba
24
sehingga menyebabkan proses pemenuhan pesanan menjadi jauh dari kata
optimal.
3. Transportation (transportasi yang tidak perlu)
Termasuk didalamnya adalah memindahkan barang dalam proses dari satu
tempat ke tempat lain, dari satu proses ke proses lain. Dalam lean,
transportasi dianggap sebagai suatu muda. Dalam kaitannya didalam
warehouse, maka muda terjadi apabila jarak yang ditempuh untuk
mengambil suatu material terlalu jauh.
4. Over Processing (memproses secara berlebih atau memproses secara keliru)
Melakukan tindakan-tindakan yang sebenarnya tidak diperlukan dalam
proses sehingga menimbulkan gerakan yang tidak seharusnya ada. Membuat
kualitas yang melebihi kebutuhan juga termasuk dalam muda ini. Berkaitan
dengan warehouse, maka muda ini dapat dilihat dari pengecekan kualitas
yang berlebih, persetujuan yang berulang-ulang, review pesanan pada akhir
pengepakan atau pengiriman.
5. Excess Inventory / Ineffective Inventory Control
Sebenarnya merupakan muda dimana terdapat persediaan yang menumpuk,
namun didalam warehouse, muda ini disebut sebagai Ineffective Inventory
Control (Inventory control yang tidak baik) seperti terjadinya kehabisan stok
atau dapat dikatakan persediaan yang tidak stabil, terkadang berlebih
terkadang kehabisan, terkadang cukup yang disebabkan oleh pendataan
mengenai persediaan yang tidak benar, tidak sinkron dan tidak terupdate.
25
6. Unnecessary Movement (gerakan yang tidak perlu)
Segala gerakan yang dilakukan pekerja dalam melaksanakan tugasnya yang
tidak menambah nilai bagi pelanggan adalah muda, seperti kegiatan mencari,
menyusun dan bahkan berjalan. Di warehouse, muda ini hadir dalam bentuk
pencarian material, pencarian tempat untuk menyimpan material, pencarian
peralatan yang sesuai, penyusunan material yang berulang-ulang.
7. Defects (produk cacat)
Menghasilkan barang cacat dan memperbaikinya merupakan suatu pekerjaan
yang sia-sia dan memboroskan sumber daya. Sama halnya dengan di
warehouse, apabila mengirim material yang salah dalam jumlah yang tidak
benar sehingga mengharuskan adanya pengiriman ulang dan pengecekan
ulang. Metode pengambilan dan penempatan material yang salah juga
termasuk dalam muda jenis ini.
8. Unused Employee Creativity (kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan)
Pendapat, suara, dan keahlian pekerja yang tidak terperhatikan merupakan
suatu kehilangan bagi perusahaan. Hal ini berlaku pula dalam warehouse.
Bagaimana pun juga pekerjalah yang setiap harinya melaksanakan secara
langsung pekerjaan.
Perlu ditekankan bahwa dalam lean tidak ada kata berakhir, karena muda
dan masalah akan terus muncul sehingga kegiatan menghilangan muda pun tidak
akan pernah berakhir. Diperlukan suatu pengertian mendalam dari manajemen
mengenai prinsip lean, dan standarisasi kerja yang dimengerti dan diikuti oleh
semua pekerja sehingga akan menjadi suatu proses pembelajaran terus menerus
26
dimana masalah akan terus muncul dan tim dibekali dengan peralatan untuk
mengidentifikasi dan menghilangkan muda.
Dengan menerapkan Lean Warehousing diharapkan dapat:
1. Melayani konsumen dengan lebih cepat.
2. Mempunyai tingkat keakurasian yang lebih tinggi.
3. Menggunakan tempat yang lebih sedikit.
4. Memiliki persediaan yang lebih sedikit.
3.4 Value Sream Mapping (VSM)
Value Stream adalah semua aktivitas dari Raw Material sampai pada
pengiriman kepada konsumen, sedangkan value stream mapping adalah suatu
metode untuk memahami proses aktual untuk memproduksi barang dengan
memetakan baik aliran material dan juga aliran informasi dan pada semua level
tidak hanya pada proses individual tetapi juga mencakup konsumen dan supplier.
Dalam VSM akan dihitung rasio dari waktu untuk kegiatan yang
menambah nilai (value added time) kemudian mempelajari bagaimana untuk
mengembangkan future VSM, aliran informasi dan material berdasarkan flow
dan pull dan sesuai dengan tingkat permintaan konsumen (takt time). Dari sana
kemudian dibuat rencana action yang lebih mendetail dan melakukannya (do).
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam value stream mapping,
diantaranya adalah:
1. Menggunakan current state map hanya sebagai dasar bagi future state map.
Jangan sampai terjebak untuk memperbaiki masalah pada current state map
sehingga untuk mencapai pemecahan masalah tersebut yang dipetakan
27
hanyalah satu proses tertentu, karena value stream mapping digunakan untuk
memahami semua proses bukan hanya salah satu yang paling bermasalah.
2. Future map merupakan representasi dari apa yang ingin dicapai.
3. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk melaksanakan suatu tindakan.
Saat yang paling penting adalah pada saat ingin menjalankan apa yang telah
dipetakan dalam future state map.
4. Jangan memetakan sebelum waktunya.
Adalah lebih baik untuk memetakan satu jenis produk kemudian
mengimplementasikannya pada produk tersebut daripada memetakan seluruh
proses dalam pabrik tapi diikuti dengan sepotong-sepotong dan penerapan
yang tidak konsisten. Mulailah dengan satu peta kemudian implementasi,
kemudian pindah ke peta yang lain.
5. Seseorang dari manajemen harus memimpin.
Harus ada seseorang dari manajemen apakah itu manajer pabrik atau manajer
divisi yang mempunyai semangat untuk terus melakukan inovasi yang
memimpin pelaksanaan.
6. Jangan hanya merencanakan (plan) dan melaksanakan (do), tetapi juga
mengecek (check) dan bertindak (act).
Kegiatan lean tidak pernah berhenti, ketika kita selesai implementasi future
state map, pada saat itulah sebenarnya pekerjaan dimulai. Semua yang telah
dirubah akan kembali pada keadaan semula apabila tidak ditinjau kembali,
ditingkatkan lebih jauh. Setelah sebagian besar dari future VSM tercapai,
maka future VSM tersebut akan menjadi current VSM dan berlanjut kembali
ke pembuatan future VSM selanjutnya.
28
Dengan menggunakan value stream mapping, membantu dalam
menghubungkan rantai dalam proses dan untuk memvisikan future lean value
stream sekaligus memvisualkan integrasi dari semua proses beserta dengan aliran
material dan informasi.
3.4.1 Langkah-langkah dalam Value Stream Mapping
1. Menggambar icons yang merepresentasikan konsumen, supplier dan
production control.
2. Menggambar kotak data dibawah icon konsumen dan masukkan kebutuhan
konsumen didalamnya termasuk jumlahnya dalam hari dan bulan.
3. Masukkan data pengiriman dan penerimaan, gambarkan media pengiriman
beserta dengan frekuensinya, gambarkan icon pengiriman dan arahnya
dibawah media pengiriman. Terakhir gambarkan media pengiriman di bawah
supplier beserta frekuensi dan arah.
4. Gambarkan operasi yang berlangsung dari supplier sampai ke konsumen.
5. Masukkan data proses seperti waktu siklus, uptime.
6. Gambarkan aliran informasi baik secara elektronik dan manual.
7. Gambarkan persediaan diantara proses termasuk barang dalam proses. Hitung
waktu untuk persediaan tersebut.
8. Gambarkan aliran push, pull atau gabungannya
29
3.4.2 Simbol dalam Value Stream Mapping
Tabel 3.1 Simbol VSM
Simbol Keterangan
Customer/Supplier
Representasi dari pemasok dan konsumen
Dedicated Process
Proses, operasi, mesin atau departemen dimana material mengalir.
Shared Process
Proses, operasi, mesin atau departemen dimana saling berbagi dengan value stream yang lain.
Data Box
Tempat untuk menuliskan informasi.
Workcell
Indikasi dari multi operasi yang terintegrasi dalam workcell .
Inventory
Menunjukkan persediaan diantara 2 proses. Juga untuk raw material dan barang jadi
Shipments
Menunjukkan pergerakan dari raw material dari pemasok dan dari tempat pengiriman ke konsumen.
Push Arrow
Menunjukkan aliran push
30
Tabel 3.1 Simbol VSM (Lanjutan)
Simbol Keterangan
Supermarket
Persediaan yang sedikit tersedia dan operasi-operasi dibawahnya kan datang untuk mengambil sesuai dengan yang dibutuhkan.
Material Pull
Supermarket terhubung ke operasi dibawahnya dengan aliran pull
FIFO Lane
First-In-First-Out inventory dengan maksimum persediaan
Safety Stock
Digunakan untuk persediaan yang berfungsi sebagai penahan terhadap masalah sehingga tidak terjadi kekurangan stok.
External Shipment
Pengiriman dari pemasok ke konsumen dengan transportasi luar.
Production Control
Pusat penjadwalan dan control.
Manual Info
Aliran informasi secara manual dapat berupa memo, laporan, percakapan.
Electronic Info
Aliran informasi secara elektronik.
Production Kanban
Sinyal untuk proses sebelumnya untuk menyediakan lebih lagi ke proses dibawahnya.
31
Tabel 3.1 Simbol VSM (Lanjutan)
Simbol Keterangan
Withdrawal Kanban
Menginstruksikan operator untuk pergi ke supermarket dan mengambil barang yang dibutuhkan.
Signal Kanban
Digunakan ketika level persediaan antara 2 proses telah mencapai titik minimum.
Kanban Post
Lokasi dimana sinyal kanban diletakkan.
MRP/ERP
Penjadwalan dengan sistem
Go See
Mengumpulkan informasi dengan melihat langsung.
Verbal Information
Aliran informasi verbal
Kaizen Burst
Menandakan perbaikan dan rencana untuk mencapai future state.
Operator
Menandakan pekerja.
Other
Informasi lainnya yang mungkin berguna.
Timeline
Menunjukkan waktu siklus dan waktu menunggu.
32
3.4.3 Continous Improvement
Penciptaan proses lean membutuhkan metodologi, pendekatan step by
step. Langkah pertama adalah untuk menciptakan proses yang stabil dalam
memnuhi kebutuhan konsumen, pembuatan flow dan standarisasi, setelah itu
melakukan peningkatan secara berkala sehingga menjadikan penciptaan proses
lean adalah sesuatu yang tidak pernah berakhir, hanya saja semakin lama
semakin ketat
Gambar 3.2 Spiral Continous Improvement
33
3.5 Menciptakan Stabilitas Proses
Stabilitas didefinisikan sebagai kapabilitas untuk menghasilkan hasil
yang konsisten sepanjang waktu. Pengukuran ini didasarkan pada hasil
keluarannya dan pada jumlah yang sama, sumber yang sama baik orang maupun
peralatan. Ketidakstabilan adalah hasil dari variabilitas didalam proses, bisa
merupakan hasil dari peralatan yang tidak dipelihara dengan baik sehingga rusak
secara berkala, atau mungkin tidak ada standar kerja dan waktu yang diperlukan
bervariasi sangat besar dari orang ke orang, dari shift ke shift atau berlainan dari
waktu ke waktu.
3.5.1 Indikator Ketidakstabilan
Melalui pengamatan langsung, proses yang tidak stabil diindikasikan
dengan kondisi berikut:
1. Tingkat variasi yang tinggi dalam pengukuran performansi, baik itu
banyaknya barang yang diproduksi atau barang per jam kerja.
2. Perubahan “rencana” yang sering terjadi ketika masalah terjadi. Termasuk
pemindahan pekerja atau tidak ada penggantian bila pekerja tidak masuk,
memindahkan produk ke mesin lain bila terjadi kerusakan dan pada akhirnya
tidak melaksanakan pesanan, serta menghentikan kerja di tengah-tengah
pesanan untuk berganti ke pesanan lain.
3. Tidak mungkin untuk mengamati pola atau metode kerja yang konsisten
4. Tumpukan kerja atau tumpukan WIP (Work in Process) bervariasi, terkadang
lebih terkadang kurang.
5. Operasi yang sekuensial berjalan secara independent (Island Process).
34
6. Penggunaan kata-kata “biasanya”,”kebanyakan” yang cukup sering ketika
menggambarkan operasi, misalnya “Biasanya kita melakukan…. Kecuali
ketika….. terjadi, maka kita akan melakukan….”.
7. Pernyataan seperti: “Kami mempercayai pekerja untuk membuat keputusan
tentang bagaimana kerja dilakukan”, bentuk yang salah dari employee
empowerment.
Pertimbangan utama adalah seberapa tidak stabilnya proses, dan sestabil
apa yang dibutuhkan untuk dapat mencapai flow. Tidak ada operasi yang
mencapai tingkat kestabilan yang sempurna secara langsung karena berdasarkan
spiral continous improvement, suatu proses akan mencapai suatu tingkat
kestabilan tertentu kemudian menghasilkan flow dan setelah itu proses akan
ditekan lagi untuk mencapai spesifikasi yang lebih tinggi.
Dalam mengobservasi operasi terkadang banyak ketidakjelasan yang
terjadi karena pekerja melakukan pekerjaan dengan cepat dan terlihat sangat
sibuk serta melakukan banyak hal, terkadang karena terlalu lama berada dalam
lingkungan tersebut malah menganggap suatu pekerjaan tertentu sebagai normal
dimana mamang harus dilakukan sehingga tidak memberikan pertimbangan dan
pemikiran lain, sehingga perlu adanya pandangan dari perspektif yang berbeda
sehingga keadaan yang sesungguhnya dapat terlihat.
35
3.5.2 Strategi untuk Menciptakan Stabilitas
Ada banyak lean tool yang dapat digunakan dan tidak semua harus
digunakan, tergantung dari kondisi masing-masing perusahaan, namun strategi
selalu diaplikasikan.
Tabel 3.2 Strategi dan lean tool dalam Fase Stabilitas
Strategi Primary Lean Tool Secondary Lean Tool
• Eliminasi muda besar
• Menggabungkan
berbagai aktivitas
muda untuk
menyediakan
visibilitas dan focus
• Meningkatkan
Operational
Availability
• Eliminasi atau
mengurangi variasi
• Genchi Genbutsu
• Standarisasi kerja
• 5S
• Organisasi tempat
kerja
• Changeover yang
cepat
• Preventive
Maintenance
• Problem Solving
• Basic Heijunka
• Pengumpulan data
dan pengukuran
• Story Board
Muda diidentifikasikan sesuai dengan 8 jenis muda yang telah disebutkan
sebelumnya baik yang terlihat dari VSM maupun dari Genchi Genbutsu,
kemudian dilihat apakah ada muda yang serupa yang dilakukan oleh banyak
operator, apabila ada maka kegiatan-kegiatan tersebut digabungkan.
36
Bagi kegiatan-kegiatan yang ada menjadi yang menambah nilai dan yang
tidak menambah nilai, kemudian bagi dalam 2 kategori yaitu:
1. In cycle: terjadi selama proses kerja, mesin atau peralatan bekerja. Dapat
berupa gerakan yang berlebihan dan jarak tempuh.
2. Out cycle: terjadi diluar proses kerja, mesin atau peralatan tidak bekerja.
Variabilitas dapat berbentuk:
1. Self inflicted : yang dapat dikontrol seperti absensi pekerja.
2. External : biasanya yang terkait dengan konsumen atau pemasok, dapat juga
berupa variasi produk itu sendiri seperti ukuran kemasan, bentuk dan
kompleksitas.
Pada fase ini sebagian besar dari perbaikan atau perkembangan berada
pada tingkat proses individu, bukan pada tingkat flow connected.
3.6 Menciptakan Connected Process Flow
Produk yang bergerak kontinu melalui tapahan-tahapan proses dengan
waktu menunggu minimal, jarak tempuh terpendek akan menghasilkan produksi
dengan efisiensi tertinggi. Tujuan utama dan filosofi dasar dari lean tetap untuk
mengeliminasi atau mengurangi muda dan salah satu cara untuk menghilangkan
muda di setiap proses adalah dengan menggunakan continous flow.
37
Filosofi
Eliminasi muda
Prinsip
Menciptakan ContinousProcess Flow
Strategi
Menciptakan connectedprocess yang saling
bergantung
Metode
Sistem Pull
Alasan
Masalah muncul kepermukaan dengan cepat
Efek
Masalah harus dikoreksidengan cepat
Metode Kontrol
Kontrol Visual agartidak ada masalahyang tidak terlihat
Lean Tool
Kanban,Supermarket, FIFO
Ukuran Performansi
Mengurangi LeadTime
Hasil
Pengurangan muda
Gambar 3.3 Hubungan antara Flow dengan Mengurangi Muda
Dalam one piece flow yang benar, tiap operasi hanya membuat apa yang
operasi selanjutnya butuhkan. Namun untuk mencapai hal ini sangat sulit dan
bahkan terkadang membutuhkan beberapa kali iterasi dari continous
improvement untuk dapat memperoleh flow, dan untuk mencapai tingkat presisi
yang tepat dari proses ke proses dibutuhkan keseimbangan waktu siklus yang
38
sempurna, oleh karena itu biasanya dipasang buffer untuk mengatasi variasi yang
terjadi, dan semakin banyak iterasi maka tingkat buffer itu semakin diturunkan.
Berikut adalah strategi, lean tool untuk menciptakan connected process
flow:
Tabel 3.3 Strategi dan Lean Tool untuk Menciptakan Connected Process Flow
Strategi Primary Lean
Tools
Secondary Lean
Tools
• Eliminasi muda yang terus
menerus
• Memaksa masalah untuk
muncul ke permukaan
• Membuat proses yang
terhubung untuk
menciptakan ketergantungan
• Identifikasi hubungan yang
lemah didalam flow
kemudian memperkuatnya.
• Workplace /
desain cell
• Teknik pull
• Visual Controls
• Kanban
• Supermarket
• FIFO
• Problem
Solving
3.6.1 Kunci Utama dalam Mencapai Flow
Beberapa kunci utama ini sudah ditemui dalam fase stabilitas, namun
masih tetap berkaitan:
39
1. Memastikan kapabilitas yang konsisten, maksud utama dalam fase stabilitas.
Paling tidak pastikan bahwa setiap harinya semua permintaan konsumen
terpenuhi.
2. Konsistensi dan ketersediaan sumber daya (orang, material dan peralatan).
Harus dipakai metode untuk menjamin ketersediaan sumber daya tanpa harus
menambah sumber daya (yang akan menambah biaya).
3. Waktu siklus operasi harus seimbang dengan takt time. Ketidakseimbangan
waktu kerja akan menyebabkan waktu menunggu dan produksi berlebih.
3.6.2 Pull
Pull dengan Flow sama-sama merupakan konsep dan keduanya saling
terhubung, namun keduanya berbeda, flow menyatakan status material saat
bergerak dari satu proses ke proses lain sedangkan pull menentukan kapan
material harus bergerak dan siapa konsumennya. Masih memungkinkan untuk
flow tanpa adanya pull
Perbedaan pull dengan push terletak pada ketiga karakteristik berikut:
1. Terdefinisi: Ada perjanjian yang terdefinisi dengan spesifikasi limit volume
produk, model dan urutan dari model diantara 2 pihak (pemasok dan
konsumen).
2. Terdedikasi: Barang yang dibagi bersama diantara kedua pihak harus
terdedikasi bagi mereka, termasuk lokasi, penyimpanan, referensi takt time,
dll.
3. Terkontrol: Metode control sederhana yang secara visual terlihat serta
menjaga perjanjian yang telah terdefinisi tadi.
40
Tabel 3.4 Perbedaan Push dengan Pull
Karakteristik Pull Push
Terdefinisi Ada perjanjian yang jelas
mengenai jumlah yang
harus dipasok dan kapan
Tidak ada perjanjian
jelas, pemasok bekerja
sesuai dengan
kecepatannya sendiri, dan
dikirim kapan pun
walaupun tidak diminta
Terdedikasi Lokasi, cara melakukan
penyimpanan, dan
informasi jelas
Tidak ada lokasi dan
informasi yang jelas,
dimanapun ada tempat
bisa dipakai.
Terkontrol Karena terdefinisi dan
terdedikasi maka lebih
mudah untuk melakukan
kontrol
Karena tidak terdefinisi
dan terdedikasi maka
tidak ada yang jelas pula
bagaimana untuk
melakukan kontrol.
Salah satu cara untuk melakukan pull adalah dengan menggunakan
kanban yaitu cara berkomunikasi untuk memberitahukan proses sebelumnya
bahwa proses selanjutnya sudah siap dan memerlukan masukan dari proses
sebelumnya dan dapat berupa kartu, tempat kosong, atau cara lain.
41
Batch Tradisional danAntrian
Kondisi Idealdari Lean
Push atauDijadwalkan
Menjadwalkansetiap proses
danmendorong ke
selanjutnya
SupermarketPull
Prosessebelumnya
menggantikanapa yang
diambil olehproses
selanjutnya
Sequenced Pull(broadcast)
Menarik darisebuah
pengumpandalam urutan
FIFOSequenced
Flow
Lintasan yangterdefinisi
dengan WIPstandar antaraproses-proses
yang tidakterhubung
dalam urutanFIFO
Continous Flow(1 pc flow)
Secara fisikmenghubungka
n langkahproses tanpapersediaandiantaranya
Gambar 3.4 Rangkaian Kesatuan dari Flow
Sequenced Pull atau Sequenced Flow adalah dimana setiap operasi akan
membuat barang selanjutnya dalam urutan yang sama dengan yang dilakukan
oleh operasi sebelumnya (biasanya untuk yang mempunyai variasi tinggi dengan
jumlah yang sedikit).
Persepsi umum mengenai lean adalah bahwa lean adalah selalu mengenai
just in time (barang, waktu, jumlah dan tempat yang tepat), namun sebenarnya
lebih dari pada itu, kunci dari lean adalah untuk menghilangkan muda dengan
cara menciptakan flow dengan metode pull yang membutuhkan prilaku just in
time. Jadi poin utama adalah bukan jika tidak menggunakan one piece flow tidak
lean, tapi yang paling penting adalah mengenai mengeliminasi muda yang
dilakukan secara terus menerus dalam spiral continous improvement.
42
3.7 Menciptakan Standarisasi Kerja dan Prosedur
Pembuatan standarisasi proses berdasarkan pada mendefinisikan,
menjelaskan secara visual dan terus menerus menggunakan metode yang dapat
memberikan hasil yang terbaik. Standarisasi tidak diterapkan pada elemen yang
berdiri sendiri dan hanya pada suatu interval waktu tetapi dilakukan secara terus
menerus untuk mengidentifikasi masalah, membangun suatu metode yang
efektif, dan mendefinisikan atau menjelaskan bagaimana caranya untuk
melaksanakan metode tersebut. Jadi apabila seseorang membuat suatu
perkembangan pada pekerjaannya tetapi tidak dijadikan standar maka
perkembangan hanya terjadi bila orang tersebut yang mengerjakannya.
Standarisasi memang sebagai suatu fase/tahapan namun dalam
kenyataannya konsep ini teraplikasi disepanjang perjalanan dan harus
diperhitungkan dalam mengembangkan metode apapun.
3.7.1 Tujuan dari Standarisasi
Perbedaan pemikiran tradisional dan konsep lean mengenai standarisasi.
Tabel 3.5 Perbedaan Pemikiran Tradisional dan Lean Mengenai Standarisasi
Tradisional Lean
Mempertimbangkan usaha individual
dengan biaya per satuan
Mempertimbangkan secara sistem
dengan biaya keseluruhan
Standarisasi sebagai suatu tujuan yang
harus dicapai
Standarisasi merupakan suatu titik
awal dalam usaha perkembangan
berikutnya
43
3.7.2 Strategi untuk Standarisasi Proses dan Prosedur
Tabel 3.6 Strategi dan Tool untuk Standarisasi Kerja dan Prosedur
Strategi Primary Lean Tool Secondary Lean Tool
• Menciptakan metode
kerja yang dapat
berulang yang menjadi
dasar dari kaizen
• Membangun ekspetasi
yang jelas
• Mengembangkan proses
untuk menjamin
konsistensi untuk semua
elemen kerja (pekerja,
metode kerja, material,
dan mesin)
• Dokumen
Standarisasi Kerja
(Chart
Standardized Work,
Production
Capacity Sheet,
Work Combination
Table)
• Kontrol Visual
• Kebijakan dan
Prosedur
• Process Check
Sheet
• Job Instruction
Training
44
3.7.3 Tipe Standarisasi
Instruksi Operator
Metode Kerja secara detaildidefin isikan un tuk
mengembangkan pengetahuandan kemampuan pekerja
Standarisasi Kerja
Spes
ifika
si S
tand
ar
Pros
edur
Sta
ndar
Kualitas - Keamanan - StandarLingkungan
Metode Operasionaldidefinisikan secara
internal
Metode kerja secaraumum yang
didefinisikan melaluipandangan mu da
Metode untukmendukung proses Lean
yang didefinisikansecara internal
Kebutuhan yan gdidefinisikan
oleh eksternal
Gambar 3.5 Hubungan dan Tujuan dari Standar
1. Kualitas, Keamanan dan Standar Lingkungan
Standar ini berasal dari ekspetasi konsumen terhadap kualitas barang yang
akan diberikan kepada mereka
2. Spesifikasi Standar
Informasi teknis akan pengoperasian yang benar atas peralatan dan
spesifikasi proses tertentu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk
bagi konsumen diantaranya adalah:
- Metode Proses
- Parameter operasi peralatan
- Informasi mengenai tindakan perbaikan
45
Spesifikasi Standar tidak dirinci dalam dokumen standarisasi kerja melainkan
terdapat pada dokumen instruksi kerja operator
3. Prosedur Standar
Digunakan untuk mendefinisikan aturan dalam pengoperasian, diantaranya:
- Kanban dan parameter seperti tingkat persediaan
- Rute dari aliran material
- 5S
- Pengkodean warna
Prosedur Standar tidak perlu didokumentasikan tapi harus dilakukan secara
visual karena prosedur ini akan berubah seiring dengan perbaikan dan
pengembangan proses sehingga akan menjadi paper work yang menyusahkan
apabila mencoba untuk mendokumentasikan standar ini. Buatlah suatu sistem
visual untuk menyampaikan standar dan menjaga kepekaan visual.
4. Standarisasi Kerja
Standarisasi kerja merupakan awal dari kaizen namun sebelum mencapai
standarisasi diperlukan suatu tingkat stabilitas tertentu dan tidak ada aturan
khusus kapan standarisasi ini harus dimulai. Tingkat stabilitas yang
dibutuhkan sebelum memulai ke standarisasi kerja:
- Pekerjaan harus dapat berulang, tidak mungkin melakukan standarisasi
apabila masih banyak terdapat aturan “jika…maka”.
- Peralatan harus dapat dihandalkan dan hanya tedapat sedikit downtime.
- Masalah kualitas harus minimal, produk mempunyai tingkat kerusakan
atau kesalahan yang sedikit
46
Beberapa hal mengenai standarisasi kerja:
- Orang tidak akan dapat belajar hanya dengan mengandalkan dokumentasi
karena lingkungan begitu kompleks untuk dapat memasukkan semuanya
kedalam suatu dokumen.
- Dengan standarisasi kerja tidak berarti kita dapat melatih siapa saja untuk
melakukan pekerjaan.
- Gunakan cara visual untuk menyampaikan standarisasi kerja.
- Pekerja dapat melaksanakan pekerjaan dengan cara masing-masing
namun masih mengikuti koridor dan aturan yang telah ditetapkan.
- Dengan adanya standarisasi kerja tidak berarti pekerja akan melakukan
sesuai dengan standar tersebut tanpa adanya penyimpangan sehingga
kontrol visual diperlukan sehingga penyimpangan terlihat.
3.7.4 Standardized Work Chart
Tidak ada aturan khusus dalam membuat dokumen ini namun mengikuti
tahapan berikut:
- Mencatat urutan kerja
- Menggambarkan pergerakan kerja
- Identifikasi muda.
- Menentukan perbaikan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
diinginkan
- Memasukkan pemakaian material
- Mencatat metode perbaikan
47
Standardized Work Chart dapat dijadikan alat untuk mengidentifikasi muda pada
tahap Stabilisasi.
3.7.5 Standarisasi sebagai Tool untuk Menghilangkan Muda
Standarisasi bukan hanya digunakan untuk menjelaskan bagaimana
pekerjaan dilakukan tetapi yang penting adalah menganalisa untuk
mengidentifikasi muda yang perlu untuk dihilangkan. Ketika standar kerja
dikembangkan dan pekerja telah dilatih, audit perlu dilakukan secara regular
untuk memastikan standar telah diikuti dan apabila tidak mengapa bisa demikian.
Pekerja perlu didorong untuk menyampaikan usulan perbaikan yang dapat
memperbaiki proses dan merivisi standarisasi kerja.
Kondisi standar juga perlu untuk dibangun secara visual agar
penyimpangan terhadap standar dapat terlihat. Indikator visual akan menjadi alat
yang berguna apabila digunakan sebagai kontrol visual dimana memperlihatkan
perbedaan antara standar dengan kenyataan di lapangan.
48
Standar
Membuat StandarTerlihat
Mampu untukVerifikasi
Perbedaan dariStandar
PenyimpanganTerlihat
LaporanPenyimpangan
MemperbaikiPenyimpangan
Pengertian danKejelasan
Gambar 3.6 Pentingnya Visual Indikator
3.8 Problem Solving
3.8.1 Definisi Masalah
Pertimbangan yang hati-hati perlu diberikan untuk memberikan
pengertian mengenai karakteristik masalah, dengan menimbang dampak dari
masalah terhadap konsumen, pegawai, dan perusahaan, dan pada akhirnya
memutuskan apakah masalah tersebut pantas untuk mendapatkan waktu dan
perhatian yang berharga.
Ada 4 ukuran performansi utama ketika mengidentifikasikan masalah,
yaitu keamanan, kualitas, produktivitas dan biaya. Kesemuanya ini saling terkait
49
sehingga dampak negatif dari salah satu ukuran akan secara otomatis
memberikan dampak negatif pula pada ukuran yang lain dimana semuanya akan
berujung pada kepuasan konsumen.
Dalam mendefinisikan masalah ada 4 macam informasi yang perlu
diketahui yaitu:
1. Keadaan aktual yang sekarang berlangsung.
2. Tujuan atau keadaan yang diharapkan.
3. Perbedaan antara yang diinginkan dengan kenyataan (gap).
4. Karakteristik masalah dan situasi.
Faktor-faktor untuk mengevaluasi suatu masalah:
1. Kepentingan, seberapa penting masalah tersebut terkait dengan kepuasan
pelanggan, tujuan departemen dan perusahaan.
2. Seberapa darurat masalah tersebut terkait dengan pemenuhan terhadap
pelanggan.
3. Kecenderungan, apakah masalah cenderung untuk semakin parah atau tetap.
3.8.2 Pencarian Akar Permasalahan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menganalisis penyebab
permasalahan:
1. Analisa harus bebas dari persepsi yang telah dibentuk sebelumnya mengenai
penyebab permasalahan (objektif).
2. Selalu mengikuti prinsip genchi genbutsu dalam verifikasi akar masalah,
lebih baik tidak mengandalkan seluruhnya pada data dan informasi dari pihak
50
lain, tetapi menggunakan data dan informasi tersebut sebagai langkah awal
untuk melihat langsung.
3. Terus menganalisa sampai yakin yang mana yang menjadi permasalahan
sesungguhnya. (5 Why)
4. Mengevaluasi penyebab melalui 4M: Manusia, Mesin, Material dan Metode.
5. Mencari akar permasalahan yang paling signifikan.
6. Terdapat langkah-langkah yang jelas dalam mendefinisikan masalah sampai
pada penyelesaiannya.
7. Analisa harus mempunyai dasar dan mempunyai prediksi mengenai efek
perkembangan yang dilakukan sebelum dilakukannya implementasi.
3.8.3 Pertimbangan dalam Mengambil Keputusan
Sama dengan banyaknya akar permasalahan, cara untuk menyelesaikan
masalah juga berbagai macam, sehingga perlu pertimbangan dalam mengambil
solusi yang tepat. Berikut adalah proses tipikal yang biasanya terjadi:
1. Melihat semua kemungkinan solusi.
2. Menyempitkan area pemilihan dengan mempertimbangkan factor-faktor
berikut:
a. Apakah implementasi berada dalam kontrol? (Tidak memerlukan bantuan
luar dalam menyelesaikan masalah).
b. Apakah memungkinkan untuk diimplementasi dengan cepat?
c. Apakah solusi merupakan yang paling simpel?
d. Apakah solusi mempunyai biaya yang rendah?
e. Apakah solusi dapat efektif sebagai tolak ukur?
51
3. Konsensus untuk solusi yang diajukan.
4. Mengecek efektivitas solusi.
5. Memilih solusi terbaik.
3.8.4 PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Plan mendeskripsikan apa, siapa, di mana, dan bagaimana langkah
pemecahan masalah dilakukan. Do adalah tahap dimana solusi diimplementasi
dengan batas akhir resmi adalah ketika masalah (sesuai dengan yang
didefinisikan) terpecahkan, namun dalam pelaksanaan di lapangan pasti akan ada
perkembangan atau perbaikan kecil yang dilakukan yang tidak pernah
direncanakan sebelumnya. Pada tahap Check, dilakukan verifikasi terhadap
solusi yang ingin diimplemetasi, bagaimana efeknya pada masalah yang telah
didefinisikan sebagai dasar perbandingan untuk mengetahui apakah perbaikan
benar tercapai, setelah solusi diimplementasi dilakukan pengecekan kembali atas
hasil yang telah dicapai, apakah berjalan dengan lancar atau menimbulkan
masalah baru, kemudian setelah itu dipirkan kembali masalah apa lagi yang
dapat diperbaiki.
3.8.5 A3 Report
A3 Report pada pokoknya adalah suatu cara penyampaian informasi
mengenai pemecahan masalah yang dilakukan mulai dari definisi masalah
sampai pada langkah masa depan yang perlu dilakukan dan semuanya ditaruh
dalam satu kertas (biasanya dalam ukuran kertas A3).
52
Format A3 Report dapat dilihat pada gambar berikut, namun ukuran dari
masing-masing bagian bersifat fleksibel, dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Judul dan Deskripsi A3 Report
Definisi danDeskripsi Masalah
Analisa Masalah
RencanaImplementasi
Hasil
Langkah MasaDepan
Gambar 3.7 Format A3 Report
Ada beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam membuat A3
report sehingga informasinya lebih mudah dimengerti:
1. Menyajikan data dalam bentuk grafik yang cepat dan mudah dimengerti.
2. Menggunakan format yang konstan untuk informasi yang serupa seperti skala
pada grafik.
3. Menggunakan poin-poin dalam menjelaskan inti utama.
4. Hindarkan untuk mencampurkan banyak permasalahan didalam satu grafik
sehingga data akan menjadi kecil dan sulit untuk dibaca.
5. Ukuran dari tulisan, grafik disesuaikan sehingga mempermudah pembacaan.
53
6. Bagian dalam format A3 Report disesuaikan dengan keperluan untuk
mempermudah pembacaan.
7. Menggunakan arah tanda panah untuk mempermudah pengertian tentang alur
informasi dan hubungan dari setiap bagiannya.
8. Hindari penggunaan bahasa teknis dan penyingkatan.
3.9 Istilah dalam Lean
5 Why adalah suatu metode yang dipakai dalam mencari akar
permasalahan dengan cara mengajukan pertanyaan mengenai mengapa masalah
dapat terjadi sebanyak 5 kali secara bertahap sehingga pada akhirnya penyebab-
penyebab masalah semakin mengecil dan mengecil dan mencapai suatu alasan
mengapa masalah terjadi.
Genchi Genbutsu bila diterjemahkan secara harafiah maka genchi berarti
lokasi sebenarnya, genbutsu adalah material atau produk sesungguhnya, dan
pengertiannya dalam konteks lean adalah pergi ke tempat untuk melihat situasi
yang sebenarnya agar paham, atau yang lebih dikenal dengan Gemba.
5S terdiri dari :
1. Seiri (Ringkas, Memilah)
Memilih barang-barang dan menyimpan hanya yang diperlukan dan
menyingkirkan yang tidak diperlukan.
2. Seiton (Rapi, Menata)
Setiap barang memiliki tempat dan setiap barang ada di tempatnya.
3. Seiso (Resik, Membersihkan)
54
Proses pembersihan sering kali berbentuk pemeriksaan yang mengungkapkan
ketidaknormalan dan kondisi sebelum terjadinya kesalahan yang dapat
berdampak buruk terhadap kualitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin.
4. Seiketsu (Rawat, Menciptakan Aturan)
Mengembangkan system dan prosedur untuk mempertahankan dan
mengawasi ketiga S pertama.
5. Shitsuke (Rajin, Mendisiplinkan Diri)
Menjaga agar tempat kerja tetap stabil merupakan proses yang terus menerus
dari peningkatan yang berkesinambungan.
Muda (tidak menambah nilai), aktivitas yang tidak berguna yang
memperpanjang lead time, menimbulkan gerakan tambahan untuk memperoleh
komponen atau peralatan, menciptakan berbagai jenis waktu tunggu.
Muri (memberi beban berlebih), memanfaatkan mesin atau manusia
melebihi kemampuan atau kapasitasnya, membebani orang secara berlebih
menimbulkan masalah dalam keselamatan kerja dan kualitas, memberi beban
berlebih pada peralatan akan menyebabkan kerusakan dan produk cacat.
Mura (ketidakseimbangan), diakibatkan oleh jadwal yang tidak teratur
atau volume yang berfluktuasi karena masalah internal seperti kerusakan mesin
atau kekurangan komponen atau barang cacat.
3.10 Analisa ABC
Klasifikasi ABC diperkenalkan oleh HF Dickie pada tahun 1950-an.
Klasifikasi ABC merupakan aplikasi persediaan yang menggunakan prinsip
Pareto (the critical few and trivial many). Idenya untuk memfokuskan
55
pengendalian persediaan kepada jenis persediaan yang bernilai tinggi (critical)
daripada yang bernilai rendah (trivial). Klasifikasi ABC membagi persediaan
dalam tiga kelas berdasarkan atas nilai persediaan. Dengan mengetahui kelas-
kelas itu, dapat diketahui jenis persediaan tertentu yang harus mendapat
perhatian lebih intensif/serius dibandingkan dengan yang lain.
Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC adalah:
1. Kelas A; Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun
jumlahnya hanya sedikit, bias dari 20% dari seluruh item. Persediaan yang
termasuk dalam jenis ini memerlukan perhatian tinggi.
2. Kelas B; Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan, dan
sekitar 30 dari jumlah item. Disini hanya diperlukan pengendalian yang
moderat.
3. Kelas C; Hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri
dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan, dan memerlukan pengendalian
yang sederhana, pemeriksaan hanya dilakukan sekali-sekali.
Nilai persentase diatas tidak mutlak, namun tergantung dari kebijakan
perusahaan. Demikian pula jumlah kelas, terbatas pada tiga kelas, tetapi dapat
dilakukan untuk lebih dari 3 kelas atau kurang.
Dalam pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC perlu untuk
melihat karakteristik fisik dari persediaan itu, apa terdapat persediaan yang cepat
rusak, bau, mudah terbakar dan semacamnya. Untuk item yang seperti itu perlu
ada perhatian tersendiri meskipun mereka masuk dalam kelas C misalnya. Dalam
penerapannya, analisis ABC hanya dilakukan sekali-kali, terutama jika terjadi
perubahan volume produksi atau penambahan item persediaan lain, sehingga
56
relatif tidak menyita waktu manajemen, sebaliknya, banyak manfaatnya dalam
proses pengendalian persediaan.
3.11 Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja
bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta
menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem pada
umumnya memiliki elemen-elemen, seperti input, transformasi (transformation
element), output, kontrol (control mechanism), feedback loop dan tujuan
(objective element). Sistem yang memiliki 3 (tiga) elemen – kontrol, feedback
loop dan tujuan – adalah sistem yang dapat melakukan kontrol terhadap
kegiatannya sendiri dan disebut sebagai closed-loop system. Model dari sistem
ini dideskripsikan pada Gambar 3.8 berikut.
Input Transformation Output
Control Mechanism
Objectives
Gambar 3.8 Model Closed-Loop System
57
Di samping itu, sistem tanpa ketiga elemen tersebut disebut sebagai open-
loop system. Elemen-elemen dalam sistem tersebut dapat dilihat pada Gambar
3.9.
Input Transformation Output
Gambar 3.9 Model Open-Loop System
Berdasarkan hubungan sistem dengan lingkungannya, terdapat 2 jenis
sistem. Sistem terbuka atau open system adalah sistem yang terhubung dengan
lingkungannya oleh karena aliran sumber daya antara sistem dan lingkungannya.
Sedangkan sistem yang tidak terhubung dengan lingkungannya disebut dengan
sistem tertutup atau closed system.
Berdasarkan bentuk sumber daya yang membentuk sistem, sistem terbagi
menjadi 2 jenis, yaitu sistem fisik (conceptual system) dan sistem konsep
(conceptual system). Sistem fisik adalah sistem yang terbentuk dari sumber daya
fisik. Perusahaan adalah salah satu contoh sistem fisik. Sedangkan sistem konsep
adalah sistem yang menggunakan sumber daya konsep untuk menggambarkan
sistem fisik. Sumber daya konsep terdiri dari informasi dan data.
Sistem memerlukan sumber daya untuk menjalankan sistem itu sendiri. 5
(lima) sumber daya utama yang diperlukan oleh sistem adalah manusia (man),
bahan (material), mesin (machines), uang (money) dan informasi (information).
58
Sumber daya seperti manusia, bahan, mesin dan uang digambarkan sebagai
sumber daya fisik (physical resource), karena tersedia secara fisik, dapat
dirasakan dan dapat diukur. Lain halnya dengan sumber daya informasi, karena
itu informasi disebut sebagai sumber daya konsep (conceptual resource).
Gambar 3.10 Komponen-komponen Sistem Informasi (O’Brian,2005,p34)
Informasi adalah data yang telah diproses dan telah mempunyai arti bagi
pihak tertentu, misalnya manajer. Sedangkan data itu sendiri adalah berbagai
fakta dan gambaran dari keadaan atau situasi yang belum mempunyai arti apa-
apa bagi penggunanya.
Proses transformasi dari data menjadi informasi dapat dilakukan dengan
menggunakan information processor yang dapat berupa komputer, bukan
komputer maupun kombinasi dari kedua metode tersebut.
59
Ada tiga peran dasar sistem informasi dalam bisnis, yaitu:
1. Mendukung proses dan operasi bisnis
2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
Sistem informasi yang diproses berdasarkan computer (Computer-Based
Imformation System) atau yang lebih sering dikenal dengan singkatan CBIS
mempunyai 5 subsistem atau aplikasi yang menggunakan komputer dalam
information processes. Kelima subsistem tersebut adalah:
1. AIS (Accounting Information System), yaitu sistem yang melakukan
pemrosesan terhadap data-data perusahaan.
2. MIS (Management Information System), yaitu sistem komputer yang
diimplementasikan bagi tujuan utama untuk menghasilkan informasi
manajemen.
3. DSS (Decision Support System), yaitu sistem penghasil informasi yang
bertujuan memberikan dukungan bagi pemecahan masalah serta bagi
pengambilan keputusan oleh manajer.
4. Virtual office, yaitu sistem pengaturan modern bagi pekerjaan di perusahaan
yang dapat dilakukan dengan mudah menggunakan otomatisasi kantor (office
automation) dan aplikasi elektronik lainnya.
5. Knowledge-based system, yaitu sistem yang mencakup ragam sistem dengan
tujuan mengaplikasikan intelejensi buatan (artificial intelligence) untuk
kepentingan pengambilan keputusan.
Output yang dihasilkan oleh CBIS akan menjadi informasi bagi
pengambilan keputusan. Model CBIS ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
60
AccountingInformation
System
ManagementInformation
System
DecisionInformation
System
The Vir tualOffice
Decisions
Knowledge-based
Systems
ProblemSolution
Information
Problem
Gambar 3.11 Model CBIS
Sistem Informasi Manajemen
Arti informasi manajemen adalah keseluruhan kegiatan pengumpulan
data, penggunaan data secara efektif serta menghapus data pada saat yang tepat.
Sedangkan sistem informasi manajemen dalam konteks sistem atau aplikasi
memiliki arti sistem penghasil informasi yang memberikan dukungan bagi pihak
manajer maupun dari berbagai unit organisasi, baik yang berasal dari tingkat
manajemen maupun area bisnis untuk kepentingan pengambilan keputusan
terhadap pemecahan masalah perusahaan. Gambar 3.12 berikut memperlihatkan
model sistem informasi manajemen.
61
ReportWriting
Software
MathematicalModels
Database
ManagementInformation
System
OrganizationalProblem Solvers
Environment
Environment
Gambar 3.12 Model Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen bagi satu perusahaan mencakup area atau
unit organisasi yang sangat luas. Oleh sebab itu, desain sistem informasi
manajemen sering diimplementasikan secara tersendiri bagi manajer beserta
kepentingannya di dalam area fungsionalnya (functional area) masing-masing.
Marketing information system, manufacturing information system, human
resources information system, marketing information sistem, financial
information system adalah subsistem informasi manajemen yang diaplikasikan
bagi area fungsional di dalam perusahaan. Seluruh subsistem informasi ini
terintegrasi dalam enterprise information system yang menggambarkan seluruh
62
proses komputer dalam perusahaan mulai dari pemrosesan data sampai persiapan
informasi manajemen.
Database dan Database Management System
Data telah diatur ke dalam suatu hierarki yang terdiri atas fields, records,
dan files. Data fields adalah bagian terkecil dari data contohnya nomor pegawai.
Record adalah kumpulan dari data fields yang saling berhubungan, contohnya
record pegawai, dan kumpulan dari record disebut dengan file.
Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara
logika saling berhubungan, mengkonsolidasikan berbagai catatan yang disimpan
dalam file-file terpisah ke dalam satu gabungan umum elemen data yang
menyediakan data untuk banyak aplikasi. Database Management System adalah
aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur dari database, data itu
sendiri, hubungan antar data dalam database begitu pula dengan laporan yang
tersimpan di dalamnya.
Keuntungan dari Database Management System adalah:
1. Mengurangi data berulang
2. Memperoleh kebebasan data. Perubahan dapat dilakukan pada struktur data
tanpa mengubah program yang mengakses data.
3. Mengintegrasi data dari berbagai file.
4. Mengambil data dan informasi secara cepat.
5. Meningkatkan keamanan
Wide Area Network (WAN) merupakan jaringan telekomunikasi yang
mencakup area geografis yang luas. Jaringan yang mencakup area kota yang luas
63
atau metropolitan (Metropolitan Area Network) dapat juga termasuk dalam
kategori ini.
Local Area Network (LAN) menghubungkan computer dan alat
pemrosesan informasi lainnya pada area fisik terbatas, misalnya kantor, ruang
kelas, gedung, pabrik manufaktur atau tempat kerja lainnya. LAN telah menjadi
sesuatu yang umum bagi banyak organisasi untuk menyediakan jaringan
telekomunikasi yang menghubungkan pemakai akhir dengan kantor, departemen
atau kelompok kerja lainnya.
3.12 Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Analysis and
Design)
Object oriented telah menjadi pendekatan yang dominan dalam kegiatan
analisa dan perancangan sistem terkomputerisasi. Analisa berorientasi obyek
(object oriented analysis) dapat diartikan sebagai kegiatan penelitian terhadap
problem domain untuk mendapatkan spesifikasi dari behavior yang dapat diamati
secara eksternal, juga mendapatkan pernyataan yang layak, konsisten dan
lengkap terhadap apa yang dibutuhkan serta mendapatkan karakteristik
fungsional dan operasional terkuantifir. OOAD merupakan kegiatan untuk
mengambil behavior yang dapat diamati secara eksternal dan menambahkan
detail yang dibutuhkan bagi implementasi sistem komputer actual, termasuk di
dalamnya intraksi manusia, manajemen tugas serta detail manajemen data.
Secara singkat, analisis adalah kegiatan melakukan investigasi dari
permasalahan yang ada. Sedangkan perancangan atau desain adalah solusi logis
(logical solution) dari permasalahan yang ada agar sistem dapat memenuhi
64
kebutuhan yang ada. Dengan demikian, OOAD dapat diartikan sebagai kegiatan
untuk mencari problem domain dan solusi logisnya dari perspektif obyek.
Penggunaan metode object oriented ini mempunyai keunggulan
dibandingkan dengan metode lainnya dalam pengembangan sistem. Keunggulan
tersebut adalah:
1. Menyatakan situasi yang nyata dalam konteks yang intuitif dan natural
2. Lebih mudah pada saat melakukan implementasi
3. Hemat dalam hal biaya perawatan sistem
Sistem secara konteks dalam OOAD dideskripsikan terdiri dari 2 (dua)
bagian, yaitu problem domain dan application domain. Sistem secara nyata
mempunyai beberapa komponen di dalamnya. Arsitektur dari komponen sistem
ini merefleksikan konteks dari sistem. Gambaran mengenai sistem konteks dapat
dilihat pada Gambar 3.14 berikut, sedangkan arsitektur sistem ditampilkan pada
Gambar 3.15 .
Gambar 3.13 System Context
65
Gambar 3.14 System Architecture
Aktivitas dalam OOAD terdiri dari beberapa aktivitas yang menjadi
aktivitas utama dan aktivitas tambahan. Aktivitas utama ini terdiri dari beberapa
kegiatan, seperti problem domain analysis, application domain analysis,
architectural design dan component design. Keempat aktivitas ini merupakan
aktivitas analisa dan perancangan pada daur hidup dalam pengembangan sistem.
Aktivitas preliminary analysis pada daur hidup pengembangan sistem dilakukan
melalui system choice sebagai aktivitas tambahan dalam OOAD. Aktivitas ini
dilakukan sebelum aktivitas analisa dan desain dilakukan. Untuk
mendeskripsikan aktivitas OOAD ini, Gambar 3.16 berikut akan menampilkan
berbagai aktivitas tersebut serta hubungannya.
66
Gambar 3.15 Aktivitas-aktivitas dalam OOAD
3.12.1 Pemilihan sistem (system choice)
Awal dari suatu proyek pengembangan sistem informasi adalah
pengumpulan ide yang berbeda-beda mengenai sistem yang diinginkan. Analisa
awal ataupun daftar keputusan yang telah dibuat dapat menjadi awal yang baik.
System choice ini dapat dilakukan dengan terlebih dahulu
mendeskripsikan sistem yang diinginkan. Untuk dapat memformulasikan sistem
yang akan digunakan, perlu dilakukan pengamatan terhadap situasi yang terkait
dengan sistem serta pemahaman orang-orang yang berhubungan dengan situasi
tersebut. Pengamatan dapat dilakukan dengan membuat suatu rich picture, yaitu
sebuah gambaran umum yang menjelaskan pandangan si penggambar mengenai
situasi. Pengamatan terhadap situasi ini pun perlu didukung dengan penciptaan
dan evaluasi ide untuk desain sistem. Dengan demikian, pemilihan sistem akan
menjadi maksimal setelah melakukan diskusi serta evaluasi terhadap alternatif-
alternatif dari sistem yang lain.
67
Gambar 3.16 Aktivitas dalam Memilih Sistem
System definition menggambarkan sifat-sifat dasar dari pengembangan
dan penggunaan system, menjelaskan informasi yang harus tersedia, fungsi-
fungsi yang harus ada, kapan dan dimana sistem digunakan dan dalam kondisi
apa. System definition harus singkat dan jelas dan mencakup prinsip dasar dari
sistem.
Untuk memberikan dukungan bagi definisi sistem tersebut, pengujian
dilakukan dengan menganalisa 6 elemen yang sering disingkat menjadi
FACTOR. Keenam elemen tersebut adalah functionality, application domain,
conditions, technology, objects serta responsiliility. FACTOR dapat juga menjadi
kriteria yang dapat memberikan penilaian kepuasan dari system definition.
3.12.2 Problem Domain Analysis
Tujuan dari problem domain analysis ini adalah untuk mengidentifikasi
dan memodelkan problem domain. Fokus Problem Domain Analysis adalah
informasi apa yang terkait dengan sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam
problem domain analysis ini adalah aktivitas pendefinisian class, structure serta
behavior.
68
Gambar 3.17 Aktivitas dalam Problem Domain Modelling
Tabel 3.7 Aktivitas dan Hasil Problem Domain Analysis
Aktivitas Isi Konsep
Classes Objek dan event apa saja
yang merupakan bagian
dari Problem Domain?
Class, Object, Event
Structure Bagaimana class dan event
secara konseptual saling
terkait ?
Generalization,
Aggregation, Association,
Cluster
Bahaviour Sifat dinamis apa saja yang
dipunya oleh object?
Event trace, Behavioral
Pattern, Attribute
Aktivitas class
Aktivitas ini bertujuan untuk mencari elemen dari problem domain, yaitu
objects, classes dan events yang terdapat dalam sistem. Tugas utamanya adalah
abstraksi, klasifikasi dan seleksi, dimana fenomena problem domain diabstraksi
dengan melihatnya sebagai class dan event, kemudian class dan event tersebut
diklasifikasikan dan yang terakhir adalah memilih class dan event mana yang
69
akan di maintain informasinya. Object adalah suatu entitas yang mempunyai
identitas, state dan behavior. Class adalah deskripsi dari kumpulan object yang
mempunyai struktur, behavior pattern (urutan dari event) dan attribute yang
sama, sedangkan event adalah kejadian yang terjadi seketika yang melibatkan
satu atau lebih object.
Aktivitas structure
Aktivitas structure bertujuan untuk membuat model dengan didasarkan
pada hubungan struktural antara class dan object yang dipilih., struktur antara
object dan class dapat ditentukan dan hubungan struktur tersebut digambarkan
dalam class diagram. Class diagram adalah diagram dari problem domain secara
umum yang menggambarkan seluruh hubungan struktural antara class dan object
yang terdapat di dalam model sistem yang telah ditetapkan.
Untuk menggambarkan hubungan antar object, terdapat 2 jenis hubungan
struktural yang dapat digunakan, yaitu aggregation dan association. Struktur
object ini mengekspesikan hubungan yang dinamis dan konkrit antara object
yang ada. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa membuat perubahan
pada class description. Aggregation adalah hubungan definitif dan fundamental
object-superior yang terdiri dari beberapa inferior-object. Association adalah
hubungan atau relasi yang menyerupai hubungan aggregation, namun
hubungannya tidak tetap. Contoh dari kedua hubungan object ini ditampilkan
pada Gambar 3.18 dan Gambar 3.19.
70
Gambar 3.18 Contoh Hubungan Aggregation
Gambar 3.19 Contoh Hubungan Association
Hubungan antar class dapat digambarkan dalam 2 jenis hubungan, yaitu
generalization dan cluster. Struktur class ini mengekspresikan hubungan
konseptual yang statis antar class yang tidak akan berubah-ubah. Generalization
adalah suatu hubungan antara 2 subclass atau lebih dengan satu atau lebih super
class. Super class atau general class ini merupakan deskripsi properties umum
dari subclass atau specialized class. Cluster adalah sebuah kumpulan dari class
yang saling berhubungan. Contoh dari generalization dan cluster dapat dilihat
pada Gambar 3.20 dan Gambar 3.21 berikut ini.
71
Gambar 3.20 Contoh Hubungan Generalization
Gambar 3.21 Contoh Hubungan Cluster
Aktivitas behavior
Aktivitas ini adalah aktivitas yang bertujuan mendefinisikan interaksi
atau dynamic properties antara object dan class serta behavior dari object dan
class tersebut. Behavior perlu dibuat bagi semua class dan ditampilkan dalam
bentuk statechart diagram yang merupakan bentuk yang paling umum
digunakan, regular expression atau state table. Contoh dari statechart diagram
ditampilkan pada Gambar 3.22 di bawah ini.
72
Gambar 3.22 Contoh Statechart Diagram
3.12.3 Application Domain Analysis
Application domain analysis bertujuan untuk mendefinisikan fungsi dan
interface dari sistem. Aktivitas yang akan dilakukan pada tahap analisa ini
mencakup definsi dari usage, functions dan interfaces. Fokus dari Application
domain analysis adalah mengetahui bagaimana sistem digunakan, dengan tujuan
agar didapatkan kebutuhan bagi fungsi dan interface sistem.
Gambar 3.23 Aktivitas Application Domain Analysis
73
Tabel 3.8 Aktivitas dan Hasil Application Domain Analysis
Aktivitas Isi Konsep
Usage Bagaimana sistem
berinteraksi dengan
pengguna dan sistem?
Use case dan actor
Functions Kapabilitas apa saja yang
dimiliki sistem dalam
mengolah informasi?
Function
Interfaces Apa saja kebutuhan
interface dari sistem?
User Inteface dan system
interface
Usage
Dalam aktivitas analisa mengenai usage ini, hasill yang ingin didapatkan
adalah jawaban dari pertanyaan bagaimana sistem berinteraksi dengan orang dan
sistem lain. Hasil dari usage adalah use case. Use case adalah suatu gambaran
umum dari kebutuhan sistem dari sudut pandang pengguna (user) dan
menyediakan suatu dasar untuk menentukan dan melakukan evaluasi basic
function dan kebutuhan interface secara lebih mendalam. Secara singkat, use
case memberikan gambaran pola interaksi antara sistem dan actor. Actor adalah
abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan target sistem.
Penggambaran hubungan antara actor dan use case dapat ditampilkan dalam use
case diagram. Contoh dari use case diagram diperlihatkan pada Gambar 3.24
berikut ini.
74
Gambar 3.24 Contoh Use Case Diagram
Functions
Aktivitas functions bertujuan untuk mendefinisikan properties dari
pemrosesan informasi dari sistem (system information processing capabilities)
untuk membantu actor. Hasil akhir dari aktivitas ini adalah daftar lengkap dari
fungsi-fungsi dengan spesifikasi dari fungsi-fungsi yang kompleks.
Aktivitas interfaces mempunyai tujuan untuk mengidentifikasikan
kebutuhan akan interface dari sistem. Interface adalah suatu fasilitas yang
membuat model dan function dapat berinteraksi dengan actor. Interface terdiri
dari user interface dan system interface. Hasil dari aktivitas ini adalah
perancangan screen atau form, navigation diagram dan deskripsi lainnya.
3.12.4 Architecture Design
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah mendefinisikan criteria,
components dan processes.
75
Gambar 3.25 Aktivitas Architetural Design
Tabel 3.9 Aktivitas dan Hasil Architectural Design
Aktivitas Isi Konsep
Criteria Apa saja kondisi dan criteria
bagi sistem
Criterion
Components Bagaimana sistem distruktur
menjadi komponen?
Component
Architecture dan
Component
Process Bagaimana proses sistem
didistribusikan dan
dikoordinasikan
Process Architecture
dan Process
Yang dimaksud dengan criteria adalah property yang diinginkan dari
suatu arsitektur. Pada aktivitas ini, hasil yang diinginkan adalah criteria dan
kondisi yang tepat bagi suatu desain.
Kriteria umum bagi suatu desain meliputi usable, secure, efficient,
correct, reliable, maintainable, testable, flezible, comprehensible, reusable,
portable dan interoperable. Namun, kriteria utama bagi desain yang baik
76
mencakup 3 kriteria, yaitu usable, flexible dan comprehensible. Selain itu pula,
desain yang baik tidak mempunyai kelemahan utama dan memiliki beberapa
kriteria yang seimbang.
Komponen atau components adalah suatu kumpulan bagian-bagian
program yang mempunyai tugas yang telah ditentukan. Arsitektur komponen
dapat dirancang berdasarkan beberapa pola, yaitu layered architecture, generic
architecture atau client-server architecture.
Tabel 3.10 Bentuk Distribusi dalam Arsitektur Client Server
Client Server Arsitektur
U U+F+M Distributed Presentation
U F+M Local Presentation
U+F F+M Distributed Functionality
U+F M Centralized Data
U+F+M M Distributed Data
Komponen dari sistem terdiri dari 3 bagian, yaitu model, function dan
user interface component. Komponen model mempunyai tugas untuk
menampung objects yang merupakan bentuk dari problem domain. Komponen
function bertugas menyediakan functionality dari model. Komponen user
interface bertanggung jawab atas interaksi di antara actor dan functionality.
Processes
Process atau proses adalah sekumpulan operasi yang dieksekusi dalam
urutan yang terbatas dan terhubung. Jika terdapat proses yang banyak dengan
sumber daya yang digunakan bersama, maka perlu koordinasi antara sumber
daya tersebut, seperti processors, program components atau external devices.
77
Deployment diagram adalah diagram yang menggambarkan processors,
assigned components dan active objects. Contoh deployment diagram
diperlihatkan pada Gambar 3.26.
Gambar 3.26 Contoh Deployment Diagram
3.12.5 Component Design
Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kebutuhan bagi
implementasi dalam suatu kerangka arsitektur. Hasil yang diinginkan dari
component design adalah deskripsi dari komponen sistem. Aktivitas yang
dilakukan dalam perancangan komponen ini adalah desain model component,
function component dan connecting component.
Model component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan
model dari problem domain. Tujuan dari aktivitas model component adalah
mengirimkan data saat ini dan data historic ke function, interface dan kepada
user atau sistem lain.
78
Fokus utama dari perancangan model component adalah struktur. Dengan
demikian, hasil yang diharapkan dari aktivitas ini berhubungan dengan struktur
pula, yaitu revised class diagram dari hasil aktivitas analisa. Revisi dari class
diagram mencakup penambahan class baru, attributes dan structures untuk
menggambarkan events.
3.13 Pengenalan Visual Basic
Ide pembuatan Visual Basic dimulai dari ide untuk membuat simple
scripting language untuk GUI Windows. Visual Basic dapat dikategorikan
sebagai RAD tool (Rapid Application Development) yang memungkinkan
pembangunan dan perancangan software secara cepat dan dapat berhubungan
dengan database.
Visual Basic selama ini telah mengalami perkembangan sampai
terciptanya versi akhir yang dikeluarkan, yaitu Visual Basic 6. Mulai dari versi 5,
Visual Basic telah memiliki kemampuan untuk membuat ActuveX Control
beserta komponennya, yaitu ActiveX DLL dan ActiveX EXE yang memberikan
kemampuan lain bagi Visual Basic dalam teknik pemrograman yang baru dengan
konsep OOP. Versi 6 dari Visual Basic merupakan pengembangan Visual Basic
5 dengan menambahkan kemampuan internet programming, peningkatan
keamanan saat menjalankan thread, COM-based application.