BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN -...
Transcript of BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN -...
6
BAB 2
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Percetakan Penebar Swadaya semula merupakan anak perusahaan Majalah
Trubus yang dulu berada di bawah Yayasan Sosial Tani Membangun (YSTM) atau
sekarang lebih dikenal dengan nama Bina Swadaya Group. Majalah Trubus adalah
sebuah majalah yang menjadi cikal bakal PT. Percetakan Penebar Swadaya. Awalnya,
PT. Percetakan Penebar Swadaya muncul karena kebutuhan internal akan unit cetak
tersendiri untuk majalah Trubus. Hal ini dikarenakan pencetakan majalah Trubus
sebelumnya harus dilakukan di Jogjakarta sehingga kendala jarak dan komunikasi
semakin membuat proses tidak efektif dan efisien. Sehingga, pada tanggal 13 Januari
1982, Bina Swadaya Group memutuskan untuk membeli 1 unit mesin cetak untuk
dioperasikan di Kampung Tipar-Cimanggis-Bogor. Unit cetak internal ini dulu diberi
nama PT. Penebar Swadaya dengan personil berjumlah 6 orang. Setelah tiga tahun
berselang, PT. Penebar Swadaya berhasil menambah 1 unit mesin cetak, 3 unit mesin
penunjang, dan 47 orang karyawan.
Setelah mengalami perkembangan yang cukup pesat dan ingin melakukan
ekspansi usaha, pada tahun 1991 percetakan yang semula ada di Kampung Tipar-Bogor
dipindahkan ke kawasan industri Ciracas Jakarta Timur hingga saat ini. Kemudian, pada
tahun 1992 Bina Swadaya Group memberi kewenangan kepada unit percetakan ini untuk
mengurus dirinya sendiri karena prestasi yang telah ditunjukkan. Pemberian
kewenangan ini berarti memerlukan adanya pembenahan manajemen, administrasi,
7
perangkat mesin & sumber daya manusia supaya ketergantungan terhadap Bina
Swadaya yang ada selama ini dapat dihilangkan. Oleh karena itu, pada tahung 2001, PT.
Penebar Swadaya berubah nama menjadi PT. Percetakan Penebar Swadaya dan
memisahkan diri dari unit penerbitan. Hingga tahun 2002, PT. Percetakan Penebar
Swadaya telah memiliki 7 unit mesin cetak dan 11 unit mesin penunjang yang
dioperasikan 24 jam, dan didukung oleh 125 karyawan yang bekerja dalam 3 shift.
PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki visi “Menjadi salah satu percetakan
terkemuka di Indonesia yang mengutamakan pengabdian kepada profesi grafika dan
pelayanan kepada masyarakat luas”. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Percetakan
Penebar Swadaya memiliki misi antara lain Meningkatkan kepuasan dan loyalitas
pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas SDM dan kesejahteraan hidup karyawan,
serta ikut ambil bagian dalam pengembangan keterampilan bagi dunia pendidikan pada
umumnya dan grafika pada khususnya. Perusahaan percetakan ini mempunyai slogan
“Tidak Sekedar Mencetak”. Makna dari slogannya adalah PT. Percetakan Penebar
Swadaya adalah tidak berwawasan bisnis semata (business oriented) tetapi juga
mempunyai komitmen untuk ikut mengembangkan wawasan sosial dan pendidikan
(social and education oriented – masyarakat sosial dan masyarakat pendidikan)
khususnya di lingkungan sekitar PT. Percetakan Penebar Swadaya.
Sejak awal didirikan hingga saat ini, PT. Percetakan Penebar Swadaya yang
bertempat di Jl. Suci/Industri No. 44 Susukan-Ciracas, Jakarta Timur 13750 mengalami
perkembangan yang cukup pesat. Hal ini dikarenakan pengalaman, harga, dan kualitas
yang diberikan cukup memuaskan klien atau customer yang ingin mencetak di sana.
Area usaha PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki luas tanah seluas 2.860 m2, luas
bangunan 1.349 m2, dan daya listrik sebesar 105.000 watt. Selain percetakan, sasaran
8
usaha perusahaan ini antara lain desain grafis, pengiriman barang cetakan, dan
packaging.
2.2. Jasa Pelayanan
Seperti yang telah disebutkan di atas, PT. Percetakan Penebar Swadaya tidak
hanya menawarkan jasa cetak. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai jasa yang
ditawarkan:
1. Cetak
Melayani pencetakan majalah, buku-buku penerbit, buletin, brosur, poster,
agenda, kalender, dan masih banyak lagi, dengan kondisi:
• Film separasi dan kertas dari pelanggan
• Film separasi dan kertas dari PT. Percetakan Penebar Swadaya
2. Desain grafis
Melayani pembuatan desain-desain dan layout untuk buku, majalah, kalender,
packaging untuk makanan, dan lain-lain.
3. Packaging
Melayangi pembuatan dus untuk buku, kue, nasi, popcorn, obat-obatan, dan
shopping bag.
4. Pengiriman
Melayani pengiriman barang atau hasil cetakan ke seluruh wilayah nusantara,
bekerja sama dengan kantor pos besar dan jasa kargo. PT. Percetakan Penebar
Swadaya telah berpengalaman mencetak dan mengirimkan hasil cetakan keluar
pulau Jawa seperti Irian Jaya, Maluku, Sumatra, Kalimantan, Bali, dan NTB.
9
2.3. Produk yang Dihasilkan
Produk yang dihasilkan oleh PT. Percetakan Penebar Swadaya sangatlah
bervariasi. Mulai dari poster, flyer, shopping bag, majalah, buku, kalender, katalog,
majalah, dan lain-lain. Namun, untuk memfokuskan pada pokok permasalahan,
pembahasan akan dikhususkan ke produk majalah khususnya majalah bitmap yang
dicetak secara continue di PT. Percetakan Penebar Swadaya. Majalah lain yang juga
dicetak di percetakan ini antara lain Trubus, Biskom, Bank Niaga, Bank Buana, dan lain-
lain. Untuk sebab dan alasan kenapa majalah tersebut yang dibahas, dapat dilihat pada
BAB 5 Analisa dan Pembahasan.
10
2.4. Proses Produksi
Berikut adalah proses produksi dari majalah bitmap yang menjadi fokus pembahasan:
Gambar 2.1 Proses Produksi Majalah
Pelanggan
Order
Pemasaran
Penawaran
Harga/Quotation
Kesesuaian Penyelesaian Order dengan
Jadwal Produksi
Revisi Harga?
Pembatalan Order
OK ?
YA
TIDAK
OK ?
TIDAK
YA
MOU
TIDAK YA
Pracetak(Layout dan Desain)
OK ?YA
TIDAK
OK ?YA
TIDAK
Revisi Film
Persiapan
OK ? YA
TIDAK
Analisa Sebab Akibat
Cetak
Pelipatan Halaman dengan Mesin
Lipat Susun
Penyusunan Halaman Secara Manual
PotongLem
Pembuatan
Separasi Film
Pengecekan Materi
Pembuatan Plat Cetak
Cetak Majalah
Sortir Packaging Kirim
Pengeleman
Majalah dengan Mesin
Pemotongan dengan Mesin
Potong 3 Sisi
Pensortiran
Secara Manual
Pengepakan Majalah
Pengiriman Majalah ke
Tempat Klien
OK ? YA
TIDAK
Revisi Cacat Revisi Materi
11
Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. Pemasaran.
Jika diteliti, proses produksi PT. Percetakan Penebar Swadaya sudah dimulai di
tahap Pemasaran. Mengingat saat customer mulai tertarik untuk mencetak di Penebar
Swadaya, tenaga pemasaran sudah harus tahu scheduling dari proses produksi yang
sedang berlangsung sehingga dapat menjanjikan kapan order dapat diselesaikan. Bagian
pemasaran juga mempunyai tugas untuk mengkalkulasi kebutuhan customer seperti jenis
kertas, oplah, film, variasi cetak, finishing, tebal, dan masih banyak lagi. Kemudian,
memberitahukan kepada bagian PPKP atau PPIC untuk mengetahui ketersedian bahan,
waktu, sumber daya manusia, dan hal lainnya.
2. Pracetak
Pada proses pracetak, unit ini akan memvisualisasikan dalam format grafis atau
desain yang diinginkan oleh customer atau pelanggan. Unit ini juga dilengkapi dengan
komputer-komputer grafis yang cukup powerfull, jaringan, dan Internet. Proses
pembuatan film dilakukan di proses ini dan PT. Percetakan Penebar Swadaya didukung
oleh 3 biro film separasi yang berpengalaman untuk menghasilkan output film dengan
kualitas optimal.
12
Gambar 2.2 Bagian Pracetak
3. Persiapan
Pada proses ini akan melakukan montage film sesuai dengan bidang cetak, yang
selanjutnya diproses ke bidang plat untuk dicetak.
4. Cetak
Proses pencetakan majalah dilakukan setelah film diproses ke plat dengan
menggunakan mesin printing seperti Heidelberg. Pada proses cetak, majalah bitmap
yang sudah selesai dicetak terutama cover akan diberi finishing berupa vernis. Finishing
vernis bertujuan untuk memberi kesan mengkilat pada cover majalah agar tambah
menarik perhatian. Pada proses ini, didukung oleh operator cetak, pembantu operator
cetak, dan bagian gudang untuk menyediakan bahan baku kertas. Kesalahan atau
penyebab cacat yang terjadi di proses ini adalah bagian roll pada mesin cetak yang
kadang bergeser sehingga membuat hasil cetak buram atau berbayang, warna kurang
sesuai dengan harapan, hasil cetakan kurang tajam, dan cetakan tidak rapi.
13
Gambar 2.3 Mesin Cetak Majalah
5. Finishing
Proses produksi untuk finishing terdiri dari beberapa proses yang saling berkaitan
satu dengan yang lainnya, yaitu Lipat, Susun, Lem, Potong, Sortir, Packaging, dan
Pengiriman. Berikut ini penjelasannya:
a. Lipat
Proses ini dilakukan secara manual dan mekanis, tergantung dari produk yang
dibuat. Proses ini melipat halaman yang telah dicetak agar memudahkan proses
selanjutnya.
b. Susun
Pada proses ini, dilakukan penyusunan halaman sesuai dengan yang telah
ditentukan sebelumnya. Proses ini bisa dilakukan secara manual maupun mekanis.
Di proses ini, kesalahan yang biasa terjadi yaitu penyusunan halaman yang berganda,
halaman kurang, dan kesalahan urutan halaman majalah
14
Gambar 2.4 Proses Susun
c. Lem
Pada proses ini, majalah bitmap akan dilem dengan menggunakan mesin lem.
Biasanya, kesalahan yang terjadi di proses ini relatif kecil karena mesin lem relatif
stabil atau memiliki sedikit error. Yang perlu diperhatikan adalah daya rekat lem
sehingga majalah dapat tahan lama setelah dijual ke pasar.
15
Gambar 2.5 Mesin Lem
d. Potong
Setelah majalah selesai dilem, dilakukan pemotongan sesuai dengan tanda
potong yang telah diberikan saat membuat film. Presisi potong yang tepat diperlukan
untuk menjaga hasil potong sesuai dengan tanda potong yang telah diberikan. Faktor
setting mesin, manusia dari segi presisi dan daya tahan terhadap lelah, serta tanda
potong merupakan kunci hasil potong yang benar. Kesalahan yang umum terjadi
adalah hasil potong tidak sesuai harapan, kesalahan setting mesin, lelah, metoda
yang salah, dan lain-lain.
16
Gambar 2.6 Mesin Potong
e. Sortir
Dibandingkan semua proses yang ada di atas, proses sortir merupakan proses
kunci dari pengendalian kualitas dan tolak ukur hasil cetak majalah bitmap. Pada
proses ini dilakukan pengecekan terhadap majalah yang sudah jadi dan siap
dipacking. Bagian-bagian yang diperiksa antara lain: cover majalah, hasil lem,
banyaknya halaman, urutan halaman, kualitas cetak di halaman dalam, kesalahan
potong, dan kemungkinan kesalahan di setiap proses yang telah dijabarkan seperti di
atas.
Dalam menanggani kemungkinan kesalahan yang mungkin terjadi seperti faktor
4M1E (Man, Method, Machine, Material, Environment), percetakan mengambil
kebijakan untuk mencetak lebih majalah atau biasa disebut buffer. Misalnya, jika
order majalah sebesar 3.000 eksemplar, maka percetakan akan mencetak 3.300
sebagai buffer untuk mengganti majalah yang cacat.
17
Gambar 2.7 Proses Sortir Manual
f. Packing
Setelah disortir, majalah yang sudah sesuai standar atau keinginan customer
dibungkus kertas agar terlindung dan tetap bersih saat dikirim.
Gambar 2.8 Proses Packaging
18
g. Pengiriman
Majalah yang telah dibungkus rapi siap diantar ke tempat customer.
2.5. Ruang Lingkup Perusahaan dan Struktur Organisasi
Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi dan manajemen yang baik,
karena dengan adanya struktur organisasi yang baik, setiap perusahaan dapat mengerti
dan menentukan tugas dan tanggung jawab-jawab masing-masing karyawan. Melalui
struktur organisasi yang baik setiap tugas dapat dikelompokkan sehingga karyawan
dapat melaksanakan tugasnya secara terarah untuk mencapai apa yang menjadi tujuan
perusahaan. Struktur organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya adalah sebagai
berikut:
19
Gambar 2.9 Struktur Organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya
20
Susunan Organisasi:
Komisaris Utama : Pinus Lingga
Komisaris : Ir. Hj. Kuslistyorini
Ir. Yani Trisnawati
Direktur Utama : Soekatno
Direktur : Dwi Wahyuni
Manager Keuangan dan Akutansi : Dwi Wahyuni
Manager Pemasaran : Richard Radja R
Manager Umum & Personalia : Icuk Sugiyarmi
Manager Produksi : Adi Nugroho
Sekretariat : Suminar N
Kepala Percetakan Unit II : Sunito
Kabag Pemasaran Unit II : Ratna Hendarti
Kabag Akunt dan Keu Unit II : Siti Sa’adah
Kabag Produksi Unit II : Sunito
Kabag Umum Personalia Unit II : Murni Handayani
21
2.6. Unit Perencanaan Pengendalian dan Kontrol Produksi
Unit PPKP atau yang lebih dikenal dengan nama PPIC (Product Planning &
Inventory Control) di Percetakan Penebar Swadaya memegang peranan yang cukup
penting. Tugas unit ini antara lain:
1. Melakukan penyusunan anggaran saat order sudah diterima
2. Menentukan ukuran plano yang sesuai dengan produk yang dicetak.
3. Menentukan material yang dibutuhkan seperti banyaknya kertas
4. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang dan pembelian mengenai
stok material yang tersedia untuk produksi.
5. Menuliskan detil spesifikasi majalah yang akan dicetak di kantong order.
Unit PPKP bisa dibilang memiliki tugas untuk memantau keseluruhan proses.
Orang bertanggung jawab di unit ini memiliki alur hampir ke semua proses dan unit lain.
Jika ada kesalahan saat proses produksi, unit inilah yang pertama akan diberitahu.