GMGA 1024 POLITIK DAN PENTADBIRAN1.0PengenalanOrganisasi didefinisikan sebagai satu unit sosial yang sengaja dibentuk (atau pengelompokan manusia) dan dibentuk kembali untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu (Etzioni, 1964). Apabila bercakap mengenai organisasi, kita tidak boleh lari daripada membicarakan mengenai teori-teori organisasi yang ada. Salah satu teori yang paling berpengaruh dalam bidang organisasi dan pentadbiran ialah teori birokrasi. Teori ini diasaskan oleh Max weber, seorang ahli sosiologi dan ekonomi berpengaruh Jerman. Hasil kerja yang dilakukan olehnya adalah sezaman dengan Frederick W. Taylor dan Henri Fayol, namun beliau bekerja mengikut jalannya yang tersendiri.Definisi awal birokrasi menurut Max Weber adalah berbeza dengan pandangan mengenai birokrasi yang ada pada hari ini.Dari segi konsep, Weber merujuk birokrasi sebagai satu jenis struktur pentadbiran yang dibangunkan dalam satu pertubuhan dimana adanya autoriti rasional-sah(Scott, 2003). Weber menerangkan jenis birokrasi yang ideal dari sudut yang positif, beliau menganggap organisasi birokrasi adalah organisasi yang lebih rasional dan lebih cekap. Jenis birokrasi yang ideal termasuklah tidak ada jenis autoriti atau perhubungan yang lain, tidak mempunyai persahabatan dan permusuhan, tidak mempunyai komplot, dan tidak mempunyai badan jawatankuasa.

Sesuatu birokrasi yang dikatakan ideal hanya wujud dimana individu memberi dan menerima arahan sebagai satu peraturan dalam sistem rasional. Weber juga berhujah bahawa jenis birokrasi yang ideal memerlukan alat pentadbiran yang sukar, sifat-sifat alat pentadbiran ini termasuklah ketepatan, kepantasan, tidak ada kekaburan, mempunyai pertimbangan, mengetepikan kepentingan, tidak ada perselisihan, langkah penjimatan, berkesinambungan dan kesepakatan. Beliau juga mengatakan bahawa organisasi tidak dapat dielakkan dari berubah ke arah jenis ideal yang dikatakan olehnya dalam pencarian proses kecekapan yang sangat berkesan (Simset al.,1995).Tulisan-tulisan beliau mengenai konsep dan falsafah birokrasi telah menarik minat ramai pengkaji untuk menyelidik dengan lebih mendalam lagi mengenai konsep ini.

2.0 Definisi BirokrasiPerkataan "birokrasi" berasal daripada perkataan "biro" yang digunakan pada awalabad ke-18diEropah Barat, bukan untuk merujuk kepada meja tulis tetapi untuk pejabat, iaitu tempat bekerja. Maksudbahasa Perancisyang asal bagi perkataanbiroialahbaizeyang digunakan untuk melitupi meja-meja. Istilah "birokrasi" bermula digunakan tidak lama sebelumRevolusi Perancispada tahun1789dan dari sini, tersebar dengan pantas ke negara-negara yang lain. Akhiranbahasa Greekkratiaataukratos bermaksud "kuasa" atau "pemerintahan". Oleh itu, "birokrasi" pada dasarnya bermaksud kuasa pejabat atau pemerintahan pejabat, iaitu pemerintahan golongan pegawai.

3.0 Struktur birokrasiPara sarjana dan tokoh tokoh telah membuat kajian dan mengenalpasti beberapa ciri ciri penting struktur birokrasi.terdapat tiga struktur yang dikenalpasti iaitu hierarki,perbezaan atau pengkhususan dan kelayakan atau kebolehan.HierarkiHierarki ialah ciri yang paling penting kerana ia menggambarkan keupayaan untuk merasionalisasikan kerja-kerja pentadbiran. Max Weber melihat ciri ini sebagai titik permulaan dalam sesebuah organisasi. Weber merujuk birokrasi sebagai elemen yang berkait dengan prinsip-prinsip dan tahap dalam autoriti yang menentukan sistem kakitangan pengurusan dan kakitangan bawahan di mana kakitangan pengurusan akan menyelia kakitangan bawahan. Menurut Weber lagi, sistem yang formal ini pentingdemi menentukan hala tuju, kekuatan, dan kesinambungan dalam sesuatu bentuk pentadbiran.

Perbezaan atau pengkhususan

Ciri struktur yang kedua ialah pengkhususan. Pengkhususan wujudkerana pembahagian tugas dan ia amat penting dalam mewujudkankerjasama di antara satu sama lain demi mencapai objektif yang telah ditetapkan. Perbezaan dalam pengkhususan kerja mewujudkan perananperanantertentu. Peranan-peranan ini pula mestilah berkait antara satudengan yang lain supaya semua individu bergerak mencapai satu matlamat yang sama.

Kelayakan atau kebolehan

Ciri struktur yang ketiga ialah kelayakan. Ciri ini penting dalam menjamin supaya peranan yang telah dikhususkan akan mampu dilakukan dengan efektif oleh individu yang memegang peranan tersebut. Kelayakan ini datang melalui persiapan atau pendidikan. Walau bagaimanapun, persiapan sahaja tidak cukup untuk menjamin keberkesanan sesuatu pekerjaan. Ia mesti juga disertai dengan kebolehan dan kelayakan untuk menyesuaikan dengan peranan yang perlu dimainkan.

4.0Birokrasi kerajaan moden

Birokrasi adalah had kuasa membuat keputusan dan bertindak untuk menentukansistem yang dipraktikkan dalam pentadbiran sesebuah organisasi awam beroperasisecara betul mengikut peraturan yang diterapkan. Sumber peraturan ini adalahdaripada dasar perkhidmatan awam. Aspek pengelasan fungsi dalam birokrasi jugasebenarnya membantu menentukan jenis tugas yang sepatutnya dibereskan dalamperkhidmatan awam dan paling utama implikasinya kepada perkhidmatan yang disediakan kepada rakyat.Shafritz dan Russell menyatakan bahawa birokrasi adalah keseluruhan aspek yang membabitkan pegawai-pegawai kerajaan, aliran kuasa dalam carta organisasi agensi kerajaan dan saluran-saluran yang saling berkait dalam susunan struktur kuasa dan tugas. Kenyataan ini memberi kesan kepada aspek mesej dan medium komunikasi bukan setakat di dalam sesebuah organisasi malah juga di luar organisasi.Doktrin pentadbiran menghendaki setiap penjawat awam untuk patuh kepada prosedur, peraturan dan paling penting melakukannya mengikut format yang dipersetujui oleh organisasi yang berkenaan agar nilai yang bakal diraih hasil hebahan bahan berita yang mengaitkan organisasi awam yang berkenaan selaras dengan matlamat organisasi.Hebahan yang telus, padat dengan maklumat dan seiring dengan keperluanmencapai matlamat organisasi ini akhirnya akan memberi kesan positif kepada rakyat tatkala organisasi awam diwujudkan khusus untuk memberikan perkhidmatan demi pembangunan sosial, ekonomi dan politik negara ini. Rakyat hari ini semakin sensitif kepada tahap kualiti perkhidmatan awam yang diterima.Sekali gus, suasana ini melahirkan sikap tegas dan tingkah laku memerhati setiap satu tindakan pihak kerajaan menjadi lebih ekstrem dan berupaya menjejaskan kredibiliti pihak pemerintah.

Pentadbiran awam di Malaysia telah memainkan peranan yang sangat penting dalam pentadbiran negara, pembangunan ekonomi, sosial dan proses modenisasi di negara ini. Kemajuan negara selama 46 tahun yang lepas tidak mungkin menjadi kenyataan tanpa kebolehan, profesionalisme dan dedikasi yang ditunjukkan oleh kakitangan kerajaan.Bermula pada zaman penjajahan British, dua tujuan utama pentadbiran awam ketika itu adalah untuk mengekalkan undang-undang dan keamanan selain berfungsi untuk mengeksploit sumber asli di negara ini. Ketika itu, orientasi perkhidmatan awam adalah berdasarkan keperluan dan bukannya berdasarkan memberi khidmat kepada rakyat.Kini sebagai sebuah negara yang merdeka, orientasi perkhidmatan awam telah berubah dan komited untuk meningkatkan ekonomi dan perkembangan sosial rakyat. Tanggungjawab dalam usaha pembangunan kemudian terletak di bahu ahli birokrat.Perkembangan birokrasi semenjak hari kemerdekaan sehinggalah ke hari ini selama empat dekad yang lalu telah menunjukkan bahawa sistem pentadbiran yang diacuakan daripada gaya British dahulu telah berubah secara drastik untuk menyesuaikannya dengan nilai-nilai sosiopolitik dan peranan perkhidmatan awam yang pelbagai fungsi.Polisi utama, pertama membentuk dan menguji perkhidmatan awam di awal permulaannya adalah berkaitan dengan pembangunan luar bandar di awal tahun 1960an melalui sistem Buku Merah yang berlatarbelakangkan pembentukan Malaysia dan zaman yang tidak menentu pada ketika itu.Keduanya, pelancaran Dasar Ekonomi Baru (DEB) pada tahun 1970-an yang mana sektor awam memainkan peranan utama untuk menggerak dan menjayakannya. Pada dekad itulah banyak syarikat awam ditubuhkan untuk menjayakan DEB.Zaman berikutnya pula, negara memasuki fasa industrialisasi pada tahun 1980-an yang menyaksikan peningkatan penglibatan sektor swasta berganding bahu bersama-sama dengan sektor awam. Dekad ini juga menjadi saksi bermulanya polisi penswastaan negara.

Pada dekad 1990-an pula telah ditandai dengan perkembangan pesat di bidang komunikasi dan teknologi maklumat (ICT) dan permulaan Wawasan 2020.Sepanjang empat dekad, negara pernah menikmati perkembangan ekonomi yang tinggi dan tidak kurang juga krisis ekonomi yang melanda negara. Perkhidmatan awam telah memainkan peranan utama dalam menguruskan polisi utama dan menangani peristiwa-peristiwa ketika itu.

5.0Birokrasi dalam pentadbiranPengkaji-pengkaji sains sosial mencadangkan penggunaan model sebagai satu cara untuk memudahkan penganalisisan terhadap bentuk-bentuk pentadbiran yang wujud di dunia ini. Terdapat tiga model utama yang sering dibincangkan oleh tokoh-tokoh akademik dalam menghuraikan bentuk birokrasi, iaitu Stateness Model, Model Klasik (Classic Model), dan Model Prismatik (Prismatic Model).Model klasik menggabungkan pendekatan struktur dan tingkah laku dalam pengaplikasiannya. Dari sudut struktur, model ini menggunakan ketiga-tiga unsur penting dalam sesebuah pentadbiran birokrasi iaitu hierarki, pengkhususan, dan kelayakan. Dari sudut tingkah laku pula, model ini menggunakan konsep rasional, iaitu tingkah laku sesuatu pentadbiran mestilah berlandaskan kepada pengetahuan. Terdapat beberapa ciri penting yang mengukuhkan lagi pendekatan rasional dalam pentadbiran, iaitu:

Pengambilan dan promosi pekerja adalah perlu berdasarkan kepada kebolehan, bukan atas dasar kenalan. Perkhidmatan dalam sektor awam adalah bersifat professional dan tertakluk kepada tindakan disiplin jika seseorang penjawat awam itu melanggar sesuatu peraturan dan prosedur kerja. Tugas dan tanggungjawab penjawat awam adalah jelas mengikut pengkhususan dan kebolehan masing-masing dan skop hubungan antara pihak pengurusan dan pekerja adalah jelas.

6.0KRITIKAN-KRITIKAN TERHADAP KONSEP BIROKRASI

Antara kritikan utama terhadap teori birokrasi Weber adalah seperti berikut:-

Kritikan pertama adalah berdasarkan kebergantungan terhadap peraturan. Menurut Robert Merton, peraturan-peraturan yang ketat yang mengawal tingkah laku penjawat-penjawat awam kadang-kala boleh menjadi penghalang dalam usaha mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Di samping itu, faktor tidak dipengaruhi oleh perasaan ketika menjalankan tugas dengan pelanggan boleh menimbulkan konflik bilamana pelanggan merasakan bahawa kehendak mereka tidak dilayan dengan sepenuhnya.

Kritikan yang kedua ialah pekerja bawahan tidak semestinya akan menuruti segala perintah daripada pihak pengurusan. Sebagai contoh, kajian yang dijalankan ke atas jururawat di Amerika Syarikat menunjukkan bahawa mereka akan lebih cenderung mematuhi arahan pegawai atasan mereka yang berkelayakan daripada pegawai yang mempunyai hierarki yang sama tetapi tidak mempunyai kepakaran.

Kritikan yang terakhir ialah teori birokrasi Weber adalah berdasarkan pengamatan beliau politik dan pentadbiran yang berlaku di negara-negara maju seperti Eropah Barat dan Amerika Syarikat. Negara-negara ini kebanyakkannya mempunyai ciri-ciri yang sama dari segi sosial, politik, dan ekonomi. Oleh itu, teori birokrasi yang diamalkan dinegara tersebut tidak semestinya boleh dipraktikkan dengan sempurna di Negara negara membangun yang mempunyai struktur pemerintahan, sistem pentadbiran, sistem sosial, politik, dan ekonomi yang berbeza antara satu dengan yang lain. Oleh itu, penerangan mengenai birokrasi di negara-negara membangun mestilah mengambil kira faktor-faktor persekitaran, kuasa-kuasa yang berpengaruh, dan agen-agen yang bertanggungjawab dalampenggubalan dasar sekiranya ingin menghuraikan mengenai pengaplikasian birokrasi di negara-negara tersebut.

7.0Birokrasi di Malaysia

Birokrasi sememangnyasatu skop yang berkait rapat dengandasar ketidaktelusan dan kecerewetan dalam urusan pentadbiran kerajaan. Kebiasaanya bila membicarakan tentang birokrasi maka tanggapan masyarakat menjurus kepadaJabatan Perkhidmatan Awam ataupun pejabat-pejabat kerajaan.Birokrasi sebenarnya tidak salah pada dasarnya namun jika birokrasi ini menjadi amalan harian pentadbirankaunter-kaunter kerajaan maka timbulah pelbagai permasalahandan kelemahan-kelemahan kepada Negara.

Ahli-ahli di dalam perkhidmatan awam merupakan kakitangan kerajaan yang akan melaksanakan polisi-polisi yang telah digubal oleh kerajaan.Kakitangan ini hendaklah bertugas secara bebas, adil, dan berani. Mereka mestilah berkecuali dalam memberi sokongan terhadap mana-mana parti politik. Ahli-ahli perkhidmatan awam telah ditentukan oleh perlembagaan.maka kaitangan awam mesti bertugas berpandukan pada perlembagaan yang ditetapkan bagi mereka.Kegagalan mematuhi arahan-arahan pentadbiran yang ditentukan oleh pelembagaan akan memberikan impak kepada organisasi dari segi pencapaian matlamat dan pembangunan organisasi tersebut.Birokrasi tidak sepatutnya menjadi penghalang bagi pencapaian sebuah Negara.

Mengikut Perlembagaan, kakitangankakitangan awam yang berkhidmat di bawah agensi badan-badan berkanun dan Kerajaan Tempatan tidak dikategorikan sebagai kakitangan perkhidmatan awam. Mereka adalah dilantik oleh Lembaga Pengurus Agensi masing-masing yang ditubuhkan di bawah undang-undang Persekutuan atau Negeri. Walau bagaimanapun, agensi ini juga turut dipanggil perkhidmatan awam kerana masih bergantung kepada sumber kewangan dari kerajaan di samping anggota-anggotanya masih tertakluk kepada syarat-syarat perkhidmatan awam seperti kakitangan awam yang lain.

8.0Peranan Birokrasi

Proses-proses pemodenan yang berlaku di dalam perkhidmatan awam di Malaysia pada hari ini adalah berasaskan kepada peranan-peranan yang perlu dimainkan sejajar dengan tuntutan semasa. Konsep-konsep baru seperti penswastaan, pengurangan saiz birokrasi, pembentukan budaya keusahawanan, pengurusan awam, dan penekanan dalam kualiti kerja adalah merupakan perubahan-perubahan yang berlaku dalam perkhidmatan awam sepanjang tempoh 1980an dan 1990an. Perubahanperubahan ini berlaku kerana perkhidmatan awam di Malaysia terpaksa mengikuti arus perubahan dunia yang menuntut reformasi dalam perkhidmatan awam bagi meningkatkan tahap keberkesanan pentadbiran kerajaan. Perkhidmatan awam di Malaysia telah melalui tiga tahap penting yang telah menyebabkan berlakunya perubahan dalam peranan perkhidmatan awam.antaranya adalah seperti berikut:

Pemeliharaan undang-undang dan peraturan

Tugas utama perkhidmatan awam ialah untuk menjaga dan memelihara undang-undang dan peraturan di dalam negara. Di samping itu, perkhidmatan awam ini juga bertanggungjawab melaksanakan polisipolisi British di Tanah Melayu seperti membantu pembangunan sumbersumber perlombongan dan pertanian melalui pembinaan jalan keretapi,sistem perparitan dan saliran; menubuhkan pasukan keselamatan untukmenjaga kehidupan dan harta benda awam; membina mahkamah,membuka hospital-hospital dan sekolah-sekolah; dan menghapuskan semua halangan-halangan ke atas perdagangan, perniagaan, dan perindustrian. Penekanan Terhadap Pentadbiran Penyelenggaraan

perkhidmatan awam terpaksa memperluaskan fungsinya dan secara tidak langsung menyebabkan saiz perkhidmatan awam juga turut menjadi besar.Di samping bertanggungjawab memelihara undang-undang dan peraturan, perkhidmatan awam dalam tempoh ini juga terpaksa menggubal dasar-dasar pembangunan, menguruskan pembangunan di kawasan luar bandar, dan melaksanakan pembangunan industri. Peranan-peranan yang semakin bertambah ini wujud kerana negara Malaysia pada ketika itubaru sahaja mencapai kemerdekaan dan perlu menumpukan kepada pembangunan nasional.

Penekanan terhadap Pentadbiran Pembangunan

Dasar-dasar seperti penswastaan dan persyarikatan telah dilancarkan bagi menggembleng tenaga pihak swasta dalam merealisasikan matlamat DEB. Dasar penswastaan yang dilancarkan pada bulan Mac 1983 bertujuan mengurangkan beban kewangan kerajaan, meninggikan kecekapan dan penghasilan kerja, menggalakkan pertumbuhan ekonomi, mengagihkan sumber dengan lebih cekap, dan mempercepatkan pencapaian hasrat DEB. Dasar Persyarikatan Malaysia yang juga diperkenalkan pada tahun yang sama berhasrat mengurangkan persaingan di antara sektor awam dan juga swasta.

9.0Kekuatan teori birokrasi

Teori birokrasi ini mempunyai kekuatannya yang tersendiri, walaupun teori ini sering dikaitkan dengan pelbagai streotaip negatif, namunteori birokrasi ini juga banyak memberikan sumbangan kepada teori dalam pengurusan sumber manusia.Menurut Kettner (2002), terdapattiga pertimbangan yang diambil kira dalam teori birokrasiiaitu pertama ialah kebertanggungjawapan (accountability), kedua ialah hierarki dan definisi tanggungjawab, manakala yang ketiga pula ialah penyediaan untuk kerja. Kesemua instrumen tersebut adalah kekuatan kepada teori ini dan inilah yang membezakannnya dengan teori organisasi yang lain.

KebertanggungjawapanDalam sesebuah organisasi yang memerlukan kebertanggungjawapan yang tinggi dalam pembuatan keputusan, birokrasi adalah merupakan satu pilihan yang lebih praktikal.

Hierarki dan definisi tanggungjawapIanya dapat memberi kekuatan terhadap organisasi birokrasi kerana ia dapat memantapkan lingkungan kuasa yang ada pada jabatan, program, unit kecil dan bagi setiap pekerja itu sendiri.Salah satu lagi kelebihannya disini ialahsetiap pekerja amat jelas serta tahu kerja dan tugas harian yang patut dilakukan oleh mereka.

Penyediaan untuk kerjaOrganisasi birokrasi mengamalkan kaedah pemilihan pekerja yang benar-benar layak untuk bekerja di organisasinya dan tujuan utamanya ialah untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan tugas.

10.0 Kelemahan teori birokrasiSalah satu kelemahan yang sering dikaitkan dengan birokrasi ialahred tape. Istilah ini merujuk kepada satu peraturan birokrasi yang sangat berlebihan sehingga menyebabkan kelewatan kepada sesuatu urusan ataupun proses. Menurut struktur birokrasi Weber yang diberikan oleh Etzioni dalam bukunya, sistem pencatatan perlu dilakukan untuk merekod segala tindakan, keputusan dan peraturan dalam pentadbiran. Peraturan inilah yang sebenarnya menyebabkan red tapekerana iamenyebabkan proses perjalanan urusan dokumentasi menjadi lambat.Peraturan seperti ini dilihat mendatangkan tujuan yang tidak berguna dan sering diberi sindiran dengan istilah red tape (Simset al.,1995). Contoh bagi menggambarkan masalahred tapedisini ialah seseorang individu ingin mendapatkan khidmat bantuan kebajikan daripada sebuah agensi, bagi mendapatkan bantuan tersebut, individu itu perlulah mendapat pengesahan daripada beberapa pihak tertentu dari pihak bawahan sehinggalah ke pihak atasan bagi membuktikan bahawa individu tersebut benar-benar layak menerima bantuan. Individu tersebut terpaksa menyediakan dokumen, membuat temu janji dengan pihak-pihak tersebut, membuat perjalanan ke hulu dan ke hilir dan akhirnya dalam jangka masa yang panjang barulah permohonan individu tersebut diluluskan dan memperolehi bantuan kebajikan tersebut. 11.0KesimpulanDaripada huraian diatas dapat dinilai bahawa teori ini mempunyai kekuatan dan kelemahannya yang tersendiri apabila diaplikasikan ke dalam sesebuah organisasi. Teori birokrasi yang dihuraikan oleh Weber banyak berhubungkait dengan pengurusan saintifik dimana teori ini menekankan kepada rasionaliti, kebolehan untuk diramal, tidak dipengaruhi oleh perasaan, kecekapan teknikal dan autoritarianisme. Walaupun teori birokrasi ini lebih sinonim dikaitkan dengan kelemahan-kelemahan tertentu, namun dalam bidang pengurusan khidmat manusia, masih terdapat pelajaran dan pengetahuan yang kita dapat pelajari daripada teori birokrasi dan seterusnya dapat memberi sumbangan kepada teori pengurusan khidmat manusia.Menurut Kettner (2002), ramai pekerja kerja sosial profesional dan pengamal perkhidmatan manusia yang lain, termasuk ramai pengurus dapat melaksanakan tugas bahagian mereka dengan baik dan profesional apabila bekerja di dalam sebuah organisasi birokrasi. Pada hari ini kita dapat melihat bahawa birokrasi banyak dipraktikkan di dalam agensi kerajaan, hospital, instituisi pertahanan, pertubuhan badan bukan kerajaan (NGO), syarikat korporat, kelab-kelab sosial, institusi akademik dan sebagainya lagi. Hal ini membuktikan bahawa teori birokrasi bukanlah sekadar ideologi semata-mata namun sebenarnya dapat diaplikasikan ke dalam mana-mana jenis organisasi yang ada.

12.0 Rujukan

Etzioni, A. (1964).Modern Organization. United States: Prentice-Hall, Inc.

Hall, R. H. (1999).Organizations: Structures, Processes, and Outcomes.(7th ed). United States: Prentice-Hall, Inc.

Kettner, P. M. (2002).Achieving Excellence in the Management of Human Service Organizations. United States: Pearson Education, Inc.

Mouzelis, N. P. (1967).Organization and Bureaucracy. Great Britain: Routledge 11 New Fetter lane.

Robbins, S. P. & Coulter, M. (2009).Management.(10th ed). New Jersey: Pearson Education, Inc.

Scott, W. R. (2003).Organizations: Rational, Natural, and Open Systems. (5th ed). New Jersey: Pearson Education, Inc.

Sims, D., Fineman, S. & Gabriel, Y. (1995).Organizing & Organizations: An Introduction.London: Sage Publications, Ltd.

13210815