Arukas ajajuhtimine MS Outlookiga - Selge pilt · 2018. 1. 17. · Valmista arvuti ette Selge Pilt...
Transcript of Arukas ajajuhtimine MS Outlookiga - Selge pilt · 2018. 1. 17. · Valmista arvuti ette Selge Pilt...
-
·24.-25.jaanuar2008
Arukas
ajajuhtimineMSOutlookiga
-
Sisukord
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk1
SisukordValmistaarvutiette................................................................3
Häälestamee-kirjadevaate..............................................................3Häälestameülesandepaani..............................................................4Häälestamekalendrivaate................................................................6
E-kirjad...................................................................................7Kasutareegleid.................................................................................7Säästakirjatöölaega........................................................................9Ühisemeilipostkastiloomine(Office365).....................................13Kirjasaatminemitmeleinimeselekirjamestimisega......................14
Kuidasollategus?.................................................................15Haldaprojekte................................................................................16Haldategevusi................................................................................17Kalendritöövõtted.........................................................................18Tööülesannetetöövõtted...............................................................20
Meeskonnatöövahendid(Office365)...................................23Teams.............................................................................................23Planner...........................................................................................23Kontakt...........................................................................................24Lisa1–töövahendid......................................................................25Lisa2–täiendavatlugemistjavaatamist.......................................27
-
Algus
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk2
Algus
Ajakava
ê Koolitus: 10.00–17.00
ê Lõunapaus: 13.00–14.00
ê Paus: 11.30ja15.15(orienteeruvalt)
Kuidaskaasateha
ê Koolitus on täpselt selline nagu Sa ise soovid – midaaktiivsemaltosaled,sedasuurematkasulõikad.
ê ParimkoolitajaoledSaise–kõigeolulisemonseejutt,midaräägidkoolituseliseendale.
ê Panekõikideedkirja–siiseiläheväärtuslikinfokaduma.
ê Kui hakkad kasvõi paari omandatud nippi kasutama, tasubseeendära.
Osale koolitusel julgelt, väljenda oma mõtteid ja küsi küsimusi.Selleks, et osalejate koolitusel avaldatud arvamused ning äri- jaeraelulised isikustatud kogemused ei leviks väljapoole koolitatavateringi, on osalejatel vaba voli kasutada teisi osalejaid puudutavatkuuldavat ja loetavat infot, kuid ühtegi osalejat ei tohi väljaspoolkoolitust tsiteerida ega parafraseerida, välja arvatud juhul, kuiinimeneonselleksloaandnud.
-
Valmistaarvutiette
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk3
Valmistaarvutiette
Häälestamee-kirjadevaate
1. Kuva paremal e-kirja eelvaade: Vaade/View -> Lugemis-paan/ReadingPane->Paremal/Right.
2. Kuva kirjad vestlustena: Klõps kirjaveeru päises olevalenoolele->ShowasConversations.
3. Kuva paremasse veergu kalender ja lipustatud kirjad:Vaade/View->Ülesanderiba/To-DoBar ->pane linnukeettejaotusteleCalendarjaTasks.
4. Soovikorralmuudavaikimisiliputähtaeg:paremklõpsmõnellipul->SetQuickClick->valisobivlipp->OK.
5. Kuilemmikkaustadejaotusteikuvatavasakuveerukohal,siisValiView -> Folder Pane ->vaata, etFavouritesees olekslinnuke. Sagedamini kausta lisamiseks lohista seelemmikkaustadesse. Eemaldamiseks paremklõps kaustaljaRemovefromFavourites.
Lülitakelladjaviledvälja:
ê File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrivallinnukestest. Kui pead väga kiiresti reageerima meilitsi, siisjätapealetöölauateade.
ê VajaduselmineOffline’i:Send/Receive->WorkOffline.
-
Valmistaarvutiette
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk4
Häälestameülesandepaani
1. HiireklõpsArrangeBy:Flag:DueDatepeal->ViewSettings
2. Columns -> Jäta paremasse veergu Icon/Ikoon,Priority/Prioriteet, Task Subject/Tööülesande teema, StartDate/Alguskuupäev, Due Date/Tähtaeg, Flag Status/Oleku-lipp. Üleliigsed eemalda nende valimisega ja vajutadesRemove.Puuduvadlohistavasakpoolsestnimestikustparem-poolsessesoovitudkohta.LõpuksvajutaOK.
3. GroupBy/Rühmita->EemaldalinnukeAutomaticallygroup
accordingtoanarrangementeest->Priority/Prioriteet->
Descending/Laskuv->OK.
4. Sort/Sorteeri->teevaliklähtuvaltomatööst:Due
Date/Tähtaeg:Ascending/TõusevvõiStartdate/Algusaeg:
Descending/Laskuvvõi(none)/(puudub)
->OK.
5. Filter/Filtrid->Advanced/Täpsemalt->
a. DateCompleted/doesnotexist
b. FlagCompletedDate(kuipuudub,siisleiadselleAll
MailFieldsnimestikust)/doesnotexist
c. StartDate/onorbefore/Today(Täna)või
Tomorrow(Homme)
d. StartDate/doesnotexist
e. OK
-
Valmistaarvutiette
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk5
6. OtherSettings->Usecompactlayoutinwidthssmallerthan
40characters->OK
7. ConditionalFormatting->Add->Algabtäna->Font...->
Underline->OK->Condition...->Advanced->StartDate/
today->OK->OK->Lohistaveerudsobivasselaiusesse.
8. VajutaOKseni,kuniaknadkinni.
9. LohistaTo-DoBar’ivasakustservastseesobivasselaiusesseja
timmisellelolevadväljadsobivasselaiusesse.
10. TeeparemklõpsmõnetööülesandelipukeseljavaliMäära
kiirklõps.../SetQuickClick->Kuupäevata/Nodate.
11. SuleOutlookjaavahetkepärastuuesti.
KuiSaeinäejaotustViewSettings:
1. KlõpsaekraanivasakulülaservasQuickAccessToolbar’i
paremasservasolevaleallasuunatudnoolele->More
Commands...
2. ValiPopularCommandsrippmenüüstAllCommands.
3. KerikuniChangeViews->valisee->Add->OK
4. Ülesvasakuleilmusnupp
5. Valisuvalineülesannetööülesandepaanil.
6. Klõpsanuppu,millelisasid.
7. ManageViews->New->Annavaatelenimi.
8. Jätkaülesandepaanihäälestamise2.sammust.
-
Valmistaarvutiette
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk6
Häälestamekalendrivaate
1. Avakalendrivaadeuuesaknas(paremklõps+Avauuesaknas
/OpeninNewWindow).
2. ValiAvaleht/Home->Nädal/Week.
3. Kuikalendriallpolenähaigapäevasttegevusnimestikku,
Vaade/View->Päevaneülesandeloend/DailyTaskList->
Tavaline/Normal.
4. ValiFail/File->Suvandid/Options->Kalender/Calendarning
eemaldasoovikorralvaikimisikalendrisündmusemärguanne
võimuudaseekõigesagedaminivajaminevaks.LisaKuva
kuuvaatesjakuupäevanavigaatorisnädalanumbrid/Show
weeknumbersintheDateNavigatorettelinnuke.Outlook
2016näitabnädalanumbreidvaikimisi.
5. VajutaOKseni,kunihäälestusaknadkinni.
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk7
E-kirjad
Kasutareegleid
Loevähemolulisikirjuhiljem
Office 365 püüab ise sorteerida ebavajalikud kirjad “Tarbetu” või“Clutter”kausta.Sedasaabaidatajatäiustada,kuiebaolulisedkirjadtõstaisetarbetutekirjadetaustajatarbetutessekirjadessesattunudkirjadtõstatagasisisendkausta.
Outlooki veebiliides nimetab seda automaatsorteerimist ‘FocusedInbox’ ning kuvab sisendkaustale alamjaotused ‘Focused’ ja ‘Other’.Kuikirisattuseksikombel‘Other’kausta,teekirjalparemklõpsjavalihüpikmenüüst “(Always)Move to Focused”. Kirja tõstmiseksOther’ialla tee kirjal paremklõps ja vali hüpikmenüüst “(Always) Move toOther”.
Pärast paarinädalast treenimist toimibOutlooküsnaeksimatult, entsellest hoolimata tasub kord päeva-paari tagant “Tarbetu” kaustkorraülevaadata.
Ebaoluliste kirjade kaust nimega “Tarbetu” (või Samsungi telefonikasutamisel ka “Clutter”) tekib iseenesest, kui Outlook märkab, etkasutaja pole mõne saatja kirju järjepidevalt avanud või on neidkustutanudläbilugemata.Kohe,kuiseekaustonilmunud,saabsedaasudatreenima.
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk8
Filtreerikoopiakirjaderaldikausta
1. Reeglid/Rules->LooReegel…/CreateRule...
2. ValiTeisaldaseekausta/movetheitemtofolderningvalivõilookaustValikaust/SelectFolderabil.
3. ValiTäpsemadsuvandid.../AdvancedOptions...
4. TeelinnukeainultKusminunimionväljalKoopiasaaja/wheremynameisintheCCboxettejaEdasi/Next.VajadusellooerandidjaklõpsaEdasi/Next.
5. AnnareeglileniminingklõpsaValmis.
Hoiavastustootavadkirjadkontrolliall
1. Teekaust“Ootabvastust”.
2. Looreegel:Reeglid/Rules->Haldareegleidjamärguandeid…/ManageRulesandAlerts->Uusreegel.../NewRule...->Edasi/Next->jätalinnukefromnimiettejaklõpsaallosasnimele,leiaomanimi,valisee;lisaksvaliwheremynameisintheCcboxjaOK,vaata,etstopprocessingmoreruleseesolekslinnuke->Next->teelinnukemoveittothenimifolderettejaklõpsaallosaskaustalingilejavalidelegeeritudkirjadekaustjaOK->Next->Next->annareeglilenimi->Finish.
3. Sorteerivastustootavatekirjadekaustadressaadi(To:)järgi.
4. Võidlisadavastustootavalekirjaleendalemeeldetuletuslipu,et kirja saajale tegevust mõni päev enne tähtaega meeldetuletada.
Edaspidilisasellistekirjadepuhulennastkirjakoopiasaajaks.
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk9
Kui tahadomakirja selle saajaleautomaatseltmeelde tuletada, valikirjakirjutamiseaknastFollowup->Addreminder:FlagforRecipients-> Sisesta meeldetuletuse aeg ja tekst. Sel juhul saab kirja saajameeldetuletusevalitudajal.
Säästakirjatöölaega
ê Kiirklõpsudega:
ê Ctrl+N=New
ê Ctrl+R=Reply
ê Ctrl+Shift+R=ReplyAll
ê Ctrl+F=Forward
ê Ctrl+Alt+R=Lookirjastkoosolekukutse
ê Ctrl+E=Search
ê Ctrl+A=SelectAll
ê Ctrl+C=Copy
ê Ctrl+X=Cut
ê Ctrl+V=Paste
ê Alt+Tab=Vahetaakent
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk10
Märkus: Kui Windowsis klõpsida Ctrl+R, siis Outlook ei avavastamiseks mitte uut akent, vaid laseb kirjutada vastuseeelvaatepaanis.Kui tahad,etOutlookavaksvastuseuuesaknas,valimenüüst:
File ->Options ->keri alla sektsiooniniRepliesand forwardsningtee linnuke tekstiOpen replies and forwards in a newwindowette.
Kiirosade(QuickParts)kasutamine:
ê Vajadusel kirjuta ja seejärel vali hiirega tekst,mida vajad kaedaspidi.
ê KlõpsaAlt+F3võivali Insert ->QuickParts ->SaveSelectiontoQuickPartGallery...
ê Salvesta.
ê Kuiedaspidihakkadtekstikirjutama,siisOutlookküsib,etkassoovidsisestadakiirteksti (Outlook2007puhulseeei toimi).Kuinii,siisvajutaEnter.AlternatiivinavõidvalidatekstiInsert->QuickParts—>AutoText.
ê Malli kustuta saad selmoel,et valid Insert ->QuickParts ->AutoText->valigaleriistvastavehitusplokk->teeparemklõpsja valiOrganize and Delete.... Ehitusploki nimemuutmiseksvaliEditProperties...
Märkus:KuikirjakirjutamiselteebOutlooktarbetuidparandusi,siis vali menüüst: File -> Options -> Mail ->jaotusestComposeMessagesnuppSpelling and Autocorrect… -> AutocorrectOptions… ->eemalda linnuke akna alumises reas olevaAutomaticallyusesuggestionsfromthespellingcheckereest.
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk11
Kategooriad
Kategooria lisamiseks vali e-kiri, kalendrisündmus või tööülesanne,klõpsaparemathiirenuppujavaliHome->Tags->Categorize...->AllCategories..., sisesta kategooria nimi ja vali soovi korral värv.Eelmised kategooriad võid kustutada või ümber nimetada. Kui sa eisoovi valitud asja kategoriseerida, siis eemalda enne akendesulgemistkategooriateeestlinnukesed.
ê Soovi korral võid luua filtri nii, et näiteks teatud inimesekirjadsaavadautomaatseltkülgekindlakategooria.
ê Valiselleltinimeseltsaadudkirijateeparemklõpskirjal.ValimenüüstRules->CreateRule...
ê TeelinnukeinimesenimeettejavaliAdvancedOptions...
ê KlõpsaNext–>teelinnukeassignittothecategoryettening klõpsa alumises tekstikastis category peal ja valisobivkategooria(vajaduselloosee).
ê Next->Next->Annareeglilenimi->Finish.
Otsing
E-kirjaleidmiseksklõpsaotsingukastile.Outlookkuvabnüüdotsingu-riba.
Näide: kui soovid leida kelleltki saadudkirju,milleleon lisatud .pdf,millesonväljend“osundatudpuudused”,siis:
ê klõpsanupulHasAttachment,
ê lisaotsinguväljaletekst:pdf“osundatudpuudused”
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk12
Otsingukaustad
Outlookis saad sagedamini kasutatavaid otsinguid kasutada kahelmoel:
ê OtsinguribalklõpsatesnupuleRecentSearchesvõi
ê Otsingukaustade(SearchFolders)abil.Uuekaustaloomiseks
liigukaustapuulõppuningteeOtsingukaustad/Search
Folderspealparemklõpsjavali,millisteletingimustele
vastavatotsingukaustasoovidluua.
Otsingukaustatekitaminesaatjajateemajärgi
ê TeekaustadeloetelusparemklõpsSearchFolderspeal->New
Search Folder… ->keri loetelu alla ja valiCreate a custom
SearchFolder->
ê Choose… ->kirjuta otsingukausta nimiNameväljale -
>Criteria…->
ê Search for the Word(s):kirjuta, milliseid sõnu otsid -> selle
altrippmenüüstin:vali,kasotsidteemarealtvõikogukirjast
ê ->From:kirjutasaatjaaadressvõiselleosa.
Kui tahad veel täpsemat otsingukausta teha, kasuta selleks
sakkiAdvanced.
ê VajutaOK,kuniaknadkinni.
Kuiotsingukaustasonainultviimaseaastakirjad,agavajadpikematajalugu, siis valiFile -> Account settings… -> Account settings ->vali
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk13
omakonto loetelust ->Change… ->Lohistaoffline settingsall skaalalolev kastike paremasse serva, kuni kuvatakse selle kõrvaltekstAll.Klõpsaok,kuniaknadkinni.
Kontaktirühmad
Soovi korral saad luua kontaktide rühmi, säästes selmoel aega, kuitahadsaatasagelikirjukindlalesaajateringile.
1. NewContactGroup->AddMembers.
2. Annarühmalenimijasulgeaken.
KontaktideimportimiseksExcelist:vaatahttp://support2.microsoft.com/kb/295664
Ühisemeilipostkastiloomine(Office365)
ê SiseneOffice365haldusliidesesseaadressilhttps://portal.office.com/adminportal/home
ê ValivasakustmenüüstGroups–>Sharedmailboxes
ê Lisauusmeiliaadressningvali,kelleOutlookisjagatudkirjakastkuvatakse.
JagatudkirjakastilmubOutlookimeilivaateskasutajakirjakastialla.Kõiksellestehtudmuudatusedonnähakateistelkirjakastikasutajatel.Jagatudkirjakastisaavadkuuludasamassedomeenikuuluvadkasutajad.
Alternatiivinavõibluuarühma.SellepuhultekibkasutajameilikastialajaotusenajaotusGroupsningselleallrühmad,millessetakuulub.Erinevaltmeilipostkastistjagabgruppkakalendrit,failejaOneNote’i
-
E-kirjad
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk14
märkmeid,entkirjueisaakatalogiseerida,kategoriseeridaegalipustada.
Kirjasaatminemitmeleinimeselekirjamestimisega
ê Loo Exceli tabel, milles näiteks veerud, mida soovidlaialisaadetavas kirjas muuta. Olgu neiks näiteks Nimi,Ettevõte,SeminaritoimumiskohtjaKuupäev.Salvestafail.
ê TeeuusWordidokument,millessekirjutadvalmiskirjasisu.
ê VõtaMailings -> Select Recipients… -> Use Existing List… javaliäsjasalvestatudExcelifail->OK
ê Lisa tekstidokumenti väljad: Insert Merge Field -> Nimitervitusseinimesenimeasemele.Samamoodiasendateisedkohad.
ê Kuikirivalmis,vajutaPreviewResults jasirvinooltegakirjadläbi,etveendudainfoõigsuses.
ê ValiFinish&Merge…->SendE-mailMessages…->To:väljalevali E-posti aadress -> Kirjuta teemarida ehk Subject Line ->Vajuta OK kirjade saatmiseks. Kirjade saatmiseks peabOutlooklahtiolema.
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk15
Kuidasollategus?
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk16
ê Käi läbi võimalikud tegevused ideede nimestikus või kirja-kastisükshaavalning
ê Otsusta,kastegevusonpraegutähtis:
ê hetkelolulineja
ê tegutsetav.
Haldaprojekte
Kirjuta olulised suuremad tööd ja protsessid tähtsuse järjekorrasolulisemate jamahukamate tegevuste loetelusse. Seda loetelu võibhoidatööülesannetes:
ê eraldi nimekirjana: Tööülesannete vaates Folder -> NewFolder -> ValiTööülesandedvõiTasks ->Annakaustalenimi->OK.Sel juhulsünkroniseeruvadülesandedApple’i telefoniReminders’isseeraldinimekirjana.
ê kategoriseerituna: loo projektile kategooria (vt lk 11) jaedaspidilisaselleprojektiülesannetelevastavkategooria.
ê eesliiteabil:kasutalihtsaltselleprojektiülesannetenimeeesmingiteesliidetjaleiaselleprojektiülesandedotsinguabil.
ê WindowsisOnenote’imärkmena:Loouuemärkmenaprojektitöödenimekiri,lisadesigaülesandeettennlinnutamisekasti.Outlooki tööülesannetega sidumiseks klõpsa ribal OutlookTaskspealninglisavastavatähtajagalipp.
ê Office365kaustajad:Planneriabil(vtlk23).
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk17
Haldategevusi
Keskendu järgmisele konkreetsele tegevusele! Väldi multitaskingutehkrööprähklemist!
ê Pisiasjad
ê teekohevõi
ê kogu ja tee hiljem sarnased tegevused järjest. Soovikorralvõidpisiasjadtähistadavastavakategooriaga
ê Kuisaaddelegeerida,delegeeri.Iseteevõimaluselainultneidülesandeid,midasaadtehavaidsinajaeikeegiteine:
ê Mõtleläbi:kes?mida?miks?misajaks?kuidas?
ê Kohtujaräägiläbi.
ê Märgi endale üles. Vajadusel jäta kirjalik jälg,kasutadesnnkoopiareeglit(vtlk8).Alternatiivinavõitööülesandedelegeerida(vtlk22).
ê Tuletameelde(häirivõimalikultvähe!):
ê paarpäevaennetähtaega,
ê tähtajal.
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk18
Kalendritöövõtted
Loouuskohtumine
ê Lihtsaim viis kohtumise tekitamiseks onmärkida hiirega ärakohtumise aeg ja vajutada Ctrl + N või kirjutada kohtumisepealkiri,
ê Teiste osalejate kutsumiseks vali Invite Attendees ja sisestaosalejatenimed.
ê Kui soovid aega kohendada osalejatele sobivamaks, avaSchedulingAssistantningleiasobivaimaeg.
ê Alternatiivina võid avada teisteosalejate kalendrid, klõpsatanende kalendri päises olevale noolele, valida seejärel endakalendri, märkida koosoleku aeg ning valida ribalt NewMeeting/NewMeetingwithAll...
Palunvastaalatikoosolekukutsetele!
Korduvakohtumiseloomiseks:
ê Loouuskalendrisündmus.
ê ValiReccurence
ê Valikohtumisekordumisesagedus.
ê Vajaduselmäärakorduvuselõpuaeg.
Kohtumisemärkmetesalvestamine
Kohtumistemärkmedonkasulik salvestadaOneNote’iabil.Kuivalidavatud kohtumise menüüst või kalendrikohtumiselt paremahiireklõpsuga Meeting Notes, siis Outlook küsib, kas soovid tehamärkmeidendalevõijagadaneidkõigiosalejatega.
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk19
Hiljem saad OneNote’i märkmeid soovi korral saata teisteleosalejateleOneNote’istmenüüFile->Sendabil.
Jagaomakalendrit
ê Paremklõps kalendri kaustal -> Share -> Share Calendar...,vali,milliseltasemelinfotkirjasaajanäeb,jasaadakiriära.
ê Kalendri kasutajate õiguste muutmiseks tee paremklõpsvastavakalendrikaustal->Share->CalendarPermissions.Valiinimesenimivõirühmjaseavajalikudõigused.
Avajagatudkalender
ê ParemklõpsMycalendarspeal->AddCalendar
ê Kui inimeneon sinugaoma kalendri juba jaganud, siisOpenSharedCalendar->Namejavaliinimesenimi.
ê Kui inimene pole sinuga veel kalendrit jaganud, siis FromAddressBookjasaadatallekalendrijagamisepalve.
ê Kui sul on avatud mitu kalendrit, siis saad neid vaadeldaüksteisepeal,kuivajutadkalendripäisesnimekõrvalolevalenoolele.
Lookoosolekteistele
ê Kutsukoosolekuleosalejad.
ê Märgi pärast kutsumist oma kalendris kohtumisekategooriaks“Minaeiosale”.
ê Häälestakalender selliseks,et seeeinäitaksneidkohtumisi,milleoledkokkukutsunud,agamillelsaeiosale:
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk20
ê Avakalender.
ê View -> Change View -> Manage Current Views -> Copy ->Minu kohtumised -> OK -> Filter -> Advanced -> Field /Frequently Used Fields / Categories tingimuseks does notcontain/Value’ksMinaeiosale->OK->OK->OK.
ê Kui tahad vaadata ainult oma kohtumisi, siis vali View ->ChangeView->Minukohtumised.
Tööülesannetetöövõtted
Häälestametööülesannetevaate
1. AvauuesaknasTööülesanded/Tasks.
2. ValiMinutööülesannete/MyTasksaltÜlesandeloend/To-Do
List.
3. Lülitalugemispaanvälja:View->ReadingPane->Off.
4. NimekirjajärjestustsaadmuutaVaade/View->Arrangement
abil.
5. Kuisoovidkuvatavatinfotmuuta,siisteeparemklõpstulbal
Tööülesandeteema/TaskSubjectjavaliFieldChooser.Kuisa
mõndaveergueivaja,siishaarahiirevasakunupugaselle
päisestjalohistaFieldChooser’ikasti.Kuimõnivajalikvälion
puudu,siisleiaseeFieldChooser’istjalohistahiiregaOutlooki
aknasvajalikkukohta.Kristjaniarvutisonnähaveerud:Ikoon,
Prioriteet,Valmis,Teema,Algusaeg,Tähtaeg,Olekulipp/
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk21
Icon,Priority,Complete,TaskSubject,StartDate,DueDate,
Categories,FlagStatus.Kuivalmis,siislohistaveerud
sobivasselaiusessejasuleFieldChooser.
6. Soovikorralvõidlisadatänaalgavataülesanneteesiletõste:
ConditionalFormatting->Add->Algabtäna->Font...->
Underline->OK->Condition...->Advanced->StartDate/
today->OK->OK->OK.
KuisaeinäetööülesanneteaknapäisesridaKlõpsakesiin,etlisadauustööülesanne/ClickheretoaddanewTask,siis
1. ValiVaatesätted/ViewSettings.
2. ValiMuudsätted/OtherSettings.
3. Vaata,etoleksparemisesülemiseskolmeskastikeses
linnukesedsees.
4. KlõpsakakskordaOK.
Looe-kirjasttööülesanne
Tööülesandesaadluuakolmelviisil:
ê Lohista e-kiri Outlooki mooduli valikus tekstile Tasks võitööülesannete ikoonile.Outlook loobuuetööülesande,millesisuskirjatekstikoopia.Kirjutateemareale,midaonvajatehaning lisa soovi korral ülesande algus- ja lõpuaeg. Salvesta jasulge aken. Hiljem saad ülesandest luua e-kirja lohistadessellehiiregamoodulivalikustekstileMail.
ê Soovikorralvõidluuatööülesande,milleseesonkirjakoopiakoos manuste koopiatega. Selleks lohista kiri parema
-
Kuidasollategus?
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk22
hiirenupuga Tasks’i peale, vabasta hiire parem nupp ja valihüpikmenüüstCopyHereasaTaskwithAttachment.
ê Kui kavatsed kirjale vastata täna-homme, siis võid kirjalelisadalihtsaltlipukesejavajaduselkatähtaja.
Kui kustutad aegunud tööülesandeid, siis ära kustuta lihtsaltülesannet,sestjuhul,kuitegemiston‘lipustatud’kirjaga,kustubkae-kiri.SelleasemelteeparemklõpstööülesandelipuljavaliClearFlag/DeleteTask.
Rutiinsetööülesandelisamine
ê Avauusülesanne.
ê ValiKorduvus/Recurrence.
ê Vali,millisesagedusegaülesannekordub.
ê Seadistakorduvuselõpp.
Tööülesandedelegeerimine
TööülesandeidsaabdelegeeridaainultWindowsiOutlookis.
ê Avaülesannevõiloouus
ê ValiMääratööülesanne/AssignTask
ê Valiadressaat,sõnastaülesannejalisavajalikinfo,määravajaduselalgusejalõpukuupäev,lisavajaduselfollow-up’iaegningsaadaära.
ê TeisteledelegeeritudülesannetevaatamiseksvaliülesandevaatesView->ChangeView->Assigned.ParemklõpsOwneripeal->GroupbythisField.
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk23
Tööülesannetejagamine
Tööülesannete jagamine käib sama moodi nagu meilikaustadejagamine:tööülesandekaustalparemklõps->Share->ShareTasks...-> vali inimesed ja nende õigused ning saada kiri ära. AlternatiivinavõidribaltvalidaFolder->ShareTasks...
Meeskonnatöövahendid(Office365)
Teams
Microsoft Teams hoiab ühe projektirühma vestluse samas kohas(Conversations). Samuti saab kasutada ühist faililadu ja vikit. Kuivajutadvastavatöörühmamenüüs+,saadlisadaerinevaidOffice365äppejapistikuid.
Teams ei oska praegu suhelda Outlookiga. Võib-olla saab sedaMicrosoftFlowabilteha.
Planner
Planneri abil saab luua lihtsamaid projektiplaane ning ülesandeiddelegeerida. Paraku ei oska Planner luua Outlooki tööülesannet.Võib-ollasaabsedatehaFlowabil.
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk24
Midateenpärastkoolitustteisiti?
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
Muudatustegaalustan......................................................jaajaselleks
paninomakalendrissekirja.
Kontakt
KristjanOtsmannwww.selgepilt.eeee.linkedin.com/in/kristjanotsmann/www.facebook.com/[email protected]&twitterkristjanotsmann
SelgePildiOffice365majutabMicrosoftikuldpartnerPrimend,vtwww.primend.com
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk25
Lisa1–töövahendid
Taustamaterjalid:
ê IdeedetalletajaMicrosoftOneNote(www.onenote.com)
ê MärkmevaraSimplenote(www.simplenote.com)
ê IdeedetalletajaEverNote(www.evernote.com)
ê IdeedetalletajaGoogleKeep(www.google.com/keep)
Ajahaldus:
ê MicrosoftOutlook(office.microsoft.com/et-ee/outlook)
Tegevusnimestikud:
ê Todoist(www.todoist.com)
Projektijuhtimine:
ê ProjectLibre(www.projectlibre.org)
ê GanttProject(www.ganttproject.biz)
Mõttekaardivara:
ê XMind(www.xmind.net)
ê FreeMind(freemind.sourceforge.net)
ê MindjetMindManager(www.mindjet.com)
ê MindMeister(www.mindmeister.com)
ê MindMup(www.mindmup.com)
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk26
Ajamonitooring:
ê Toggl(www.toggl.com)
Varia:
ê PausimeenutajaWorkrave(www.workrave.org)
ê MasinakirjaõpeKeyboardPro(www.ellermaasoft.ee/kbp.php)
Veebivara:
ê VeebikalenderGoogleCalendar(www.google.com/calendar)
ê GoogleCalendarisünkroniseeriminemobiiltelefoniga(www.google.com/mobile/sync/)
ê GoogleCalendarisünkroniseerimineMicrosoftOutlookiga(www.fieldstonsoftware.com/software/gsyncit4/)
ê MeeskondlikajajuhtimisvaraTrello(www.trello.com)
ê MeeskondlikajajuhtimisvaraAsana(www.asana.com)
ê KohtumisteksajaleidjaDoodle(www.doodle.com)
ê KohtumisteajaplaneerijaCalendly(www.calendly.com)
Pihuarvutilejanutitelefonile:
ê iPhone:Fantastical2
ê iPhone:Calendars5byReaddle
ê iPhone:TaskTaskMobileTasks(www.tasktaskapp.com)
ê Android:aCalendar
ê Android:TouchDownbySymantec(www.symantec.com/theme/touchdown)
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk27
ê Android:UniqTecTasksandNotes(www.uniqtec.eu/applications/notes-with-activesync.html)
ê WindowsPhone:ChronosCalendar+
ê WindowsPhone:WunderListvõi2Day
Täiendavinfotarkvarakohta:ê www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php
Lisa2–täiendavatlugemistjavaatamist
Veebikeskkonnad
ê KristjanOtsmanniajaveeb–www.selgepilt.ee
ê ZenHabits–www.zenhabits.net
ê BulletJournal:www.bulletjournal.com
ê GettingResultsinAgileWay–www.gettingresults.com
ê TheDavidAllenCompany–www.davidco.com
ê MichaelLinenberger–www.michaellinenberger.com
ê Lifehack–www.lifehack.org
Raamatud
ê Kristjan Otsmann, Hetk. 12 sammu parema elu poole, EestiEkspressiKirjastus2010
ê MichaelLinenberger,TotalWorkdayControlUsingMicrosoftOutlook,5thEdition,NewAcademyPublishers2017
-
Meeskonnatöövahendid(Office365)
SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk28
ê David Allen, Getting Things Done – Revised 2015, PenguineBooks2015
ê Carson Tate, Work Simply: Embracing the Power of YourPersonalProductivityStyle,Portfolio2015
ê FranciscoCirillo,ThePomodoroTechnique,pomodorotechnique.com
ê StephenR.Covey,FirstThingsFirst,SimonandSchuster1994
Video
ê RandyPauschlecture:TimeManagement:www.youtube.com,otsi„RandyPauschTimeManagement“