Apuntes Sobre Project
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Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
CURSO DE MS-PROJECT 11/11/07 1) PLANIFICACION 2) CONTROL Y SEGUIMIENTO
• PLANIFICACION (PASOS PARA INTRODUCIR AL PROJECT)
1) PRELIMINARES
a) Fecha de comienzo del proyecto
b) Propiedades (información general del proyecto)
c) Opciones de configuración.
2) CALENDARIO
a) Crear el calendario o copiarlo
b) Asignarlo
3) INTRODUCIR TAREAS
4) ELABORAR ESQUEMA
5) INTRODUCIR DURACIONES
6) HACER VINCULACIONES
7) COSTOS
Alt # 1. Costos totales por tarea. (General planificación financiera por tiempo (quincenal, mes)
Alt. # 2. Costos unitarios por recursos (Mas detallada)
Alt. # 3. Costos unitarios por tarea (intermedia)
8) VISTAS E INFORMES.
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
CLASE PRÁCTICA
1) PRELIMINARES
a) Fecha de comienzo
Proyecto → Información del proyecto. (Elija la fecha de inicio del proyecto)
b) Propiedades
Archivo → Propiedades → Modificar: Asunto, Autor y Organización. Aceptar.
c) Opciones de configuración
Herramientas → Opciones.
���� Seleccionar ficha VISTA.
• Formato de fecha: día fecha hora (debe tener este formato). Ejemplo: lun 28/08/08 2:30 PM
• Símbolo moneda
Nota: En opciones de esquema para ‘proyect1’, no aplicar la opción 2 (Mostrar números de esquema). Es opcional, se puede aplicar mas adelante.
���� Ficha GENERAL
Solo cambiar el nombre de usuario.
���� Ficha CALENDARIO
• Año fiscal: Enero
• Hora predeterminada de entrada
���� Ficha de PROGRAMACION
• Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales
• Tipo de tarea predeterminada: Duración fija
• Programada automáticamente (reprogramación)
2) CALENDARIO
a) Crearlo
Herramientas → Calendario laboral → Crear nuevo (Asignar un nombre → Aceptar)
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
- Modificar calendario: Seleccionar con un clic sostenido los días de lunes a sábado, aplicar • Periodo laborable no predeterminado, y modificar horarios
A continuación seleccione Domingo y aplique • Periodo no laborable.
b) Asignar Calendario
Información del proyecto → Calendario (Seleccionar calendario creado).
3) INTRODUCIR TAREAS
Introduzca las tareas del proyecto, Etapas y sub etapas.
4) HACER ESQUEMA
Para hacer esquema seleccione las sub etapas de cada tarea (Una a la vez, no seleccionarlas al mismo tiempo) y aplique sangría con el símbolo de la barra de herramientas de formato.
5) INTRODUCIR DURACIONES
Introduzca los días de duración de cada tarea, dando un clic asigne la duración y aceptar. Los hitos son referencias no tienen duración ni costos. En inicio del proyecto (hito) la duración es 0.
6) VINCULACIONES 18/11/07
Es la parte más importante de la planificación. El objetivo es vincular correctamente la tarea, es decir la dependencia y la funcionalidad como tal. De ello depende el éxito en la programación para un correcto seguimiento.
La primera tarea seleccionada es la predecesora y la segunda es la sucesora.
a) Se selecciona la primera tarea, b) luego ctrl. + clic en la segunda tarea y c) clic al botón vincular tarea de la barra de herramientas.
• Modificación de los periodos no laborales en el diagrama de Gantt.
- Colocar el puntero en el diagrama de Gantt y dar clic en el botón derecho.
- Seleccionar periodo no laborable
- Seleccionar en calendario el calendario del proyecto.
7) COSTOS
Alternativa # 1. Costos totales por tarea.
Menú VER → Mas vistas → Hoja de tareas → Modificar → seleccionar la casilla: Mostrar en el menú → Aceptar → Aplicar.
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
En el menú VER → Tabla: Costo
Costo Fijo: Costo establecido para una tarea, que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.
Costo Total: Es la suma del costo Real mas el costo Restante.
Costo Previsto: Costo total planeado (costo presupuestado, costo de la línea de base). La información de costo previsto estará disponible una vez que se establezca la información de costo de los recursos asignados y la línea de base (plan previsto: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan previsto es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea de base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.) para la tarea. Agregue el campo Costo previsto a una hoja de tareas cuando desee revisar los costos totales planeados de las tareas. Puede revisar el costo previsto de la tarea como ayuda para establecer el presupuesto de la tarea y del proyecto. Para determinar si la tarea progresa todavía dentro del presupuesto, puede comparar los valores de los campos Costo previsto y Costo. El campo Variación de costo compara estos dos campos. Ejemplo Supongamos que tiene una tarea con una duración de 10 horas y un único recurso asignado a 20 € por hora. El costo previsto de la tarea sería de 200 €. Cuando esté completado al 50 por ciento de la tarea, el campo Costo real se calculará como 100 €. Notas El campo Costo previsto contiene el valor 0,00 hasta que se establezca una línea de base para el proyecto, lo que puede realizarse incluso después de que el proyecto haya comenzado. Para establecer una línea de base, en el menú Herramientas, elija Seguimiento, haga clic en Guardar línea de base y, después, otra vez en Guardar línea de base. Los costos totales actuales de las tareas se copiarán en el campo Costo previsto. Si modifica el contenido del campo Costo previsto, los cálculos de costo previsto de tareas no se verán afectados, ni tampoco los costos previstos de fase temporal para la tarea. Si guarda otra línea de base después de modificar los costos previstos, las modificaciones se sobrescribirán con los nuevos valores previstos. El costo previsto no cambia una vez que se ha guardado, aunque cambie el valor de trabajo.
Costo Real: Costo programado de ejecución a la fecha de corte
Costo Restante: Costo faltante por ejecutar.
Costo Restante → Costos por Recursos (Alt. # 2 y3)
→ Otra Vía (Alt. # 1 → Costos fijos)
8.) INFORMES Y VISTAS
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
• Flujo de Caja
• Menú VER → Informes → Costos → Flujo de caja
• Modificar el tiempo de programación financiera → Seleccionar ventana costo → Flujo de caja → Opción modificar → Cambiar periodo a semanas, mes etc. A su vez el numero de semanas, mes etc. → Aceptar.
INFORME PRESUPUESTO
Menú VER → Informe → Costo → Presupuesto → Modificar.
Mostrar tares de resumen (muestra etapas)
Ficha ordenar → Primer criterio: ID, Ascendente.
Aceptar.
Vista HOJA DE TAREAS en su tabla Costo. Vista preliminar.
CONTINUACION PLANIFICACION 25/11/07
Asistente para diagrama de Gantt. → Siguiente → Ruta Critica → Ninguna → Si → Siguiente → Dar Formato → Salir del Asistente.
Ruta Crítica
Caso 1: Tareas Críticas: Tareas que si se atrasan afectan la duración del proyecto, tienen holgura cero.
Caso 2: Tareas No Críticas: Si se retrasan (hasta la Holgura) no afectan la duración del proyecto, pero si a otras tareas.
Demora total: n días, Demora permisible: 0 días.
Caso 3: Tarea no Crítica: si se retrasa no afecta la duración del proyecto ni a otras tareas.
TRABAJAR EN HOJA DE TAREAS EN SU TABLA PROGRAMACION .
Menú VER → Tabla: Programación
Limite comienzo: Fecha límite que puede comenzar una tarea sin afectar la duración del proyecto.
Limite Fin: Fecha limite que puede finalizar una tarea sin afectar la duración del proyecto.
Demora Permisible: Cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar a otras.
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Demora Total: Cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar la duración del proyecto.
Para el Caso 1.
D.P = 0 , D.T = 0
Para el Caso 2.
D.P = 0 , D.T = n días
Para el Caso 3.
D.P = n días = D.T = n días
Informe Presupuesto
Ver → Informe → Costo → Presupuesto → Modificar → Mostrar tareas de resumen → Mostrar etapas → Ficha ordenar → Primer criterio: Id → • Ascendente → Aceptar
Vista Hojas de Tareas en su tabla Costo → Vista Preliminar
EJEMPLO 2. PROYECTO VIVIENDA.
A) Realizar PRLIMINARES.
B) CALENDARIO:
1.- Copiarlo: Abrir el archivo que tiene el primer calendario creado.
Herramientas → Organizador → Calendario → En calendarios disponibles seleccionar el calendario del primer proyecto → Seleccionar el calendario en la vista derecha → Copiar → Cerrar.
1.- Asignarlo
Proyecto → Información del proyecto → Calendario → Seleccionar calendario.
3) TAREAS
4) HACER ESQUEMA
5) DURACIONES
6) VINCULACIONES
Hacer directamente las vinculaciones en el diagrama de gantt columna Predecesoras.
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
Por ejemplo: 5cc+1 (todo junto)
7) COSTOS 02/12/07
Alt.# 2. COSTOS UNITARIOS POR RECURSO
Trabajar en la hoja de recursos.
• Tipo Material (Unidad de Medida).
• Capacidad Máxima (no se coloca nada, se utiliza cuando el trabajo es tiempo).
• Tasa estándar (Costo Unitario).
a) Introducir los recursos
b) Asignar recursos
• Ver diagrama de Gantt
• Doble clic a la tarea que se le quiere asignar recurso
• Clic en ficha recurso
• Seleccionar el recurso, en unidad asignar la cantidad de obra
c) Revisar Costos
Ver HOJA DE TAREAS en su Tabla COSTO
d) Guardar Línea de Base
8) VISTA E INFORMES
Informe flujo de caja
Ver → Informe → Costos → Flujo de caja → Modificar → seleccionar con Asignación de Recursos → Aceptar.
Recomendación: Nivel de detalle para costo directos.
VISTA USO DE TAREA.
• Corregir calendario
II MM PPOORRTTAANNTTEE:: EEss ccoonnvveenniieennttee tteenneerr ddooss aarrcchhiivvooss uunnoo ppaarraa ccoossttooss ddii rreeccttooss yy oottrroo ddee ccoossttooss ddee vveennttaa..
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
Ubicarse en escala de tiempo → clic derecho → Seleccionar escala temporal → ficha Periodo no laborable → Seleccionar calendario del proyecto.
INSERTAR LA COLUMNA COSTO en la ventana izquierda.
• Colocar puntero en el encabezado de la columna trabajo → Clic al botón derecho de Mouse → Insertar columna → Nombre del campo: Costo → Aceptar
• En la tabla derecha → clic derecho → seleccionar COSTO
���� VISTA HOJA DE RECURSOS EN SU TABLA TRABAJO
Clic derecho en el cuadro de la parte superior izquierda → seleccionar Trabajo.
Se hace para evaluar las cantidades de obra y el avance físico.
���� VISTA HOJA DE RECURSOS EN SU TABLA COSTO
Control financiero (Contabilidad). Se puede asignar el costo real de la actividad
Costo Total = Costo Real + Costo Restante
Nota: Ocultar los nombre de los recursos.
Colocar el puntero en el diagrama de Gantt y dar clic al botón derecho → Estilos de barra → Ficha texto → En nombre de los recurso aplicar suprimir → Aceptar
9/12/07
Continuación
- Asistente Diagrama de Gantt
- Demoras
• Ver Hoja de Tareas
• Ver tabla → Tabla → Programación
EJEMPLO # 3
PROYECTO MEJORAMIENTO DE CARRETERA
ALT. #3 Costos unitarios por tarea
���� Realizar pasos del 1 al 7
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
16/12/07
Guardar Línea de Base
Herramientas → Seguimiento → Guardar línea de Base
Aceptar
DIAGRAMA DE RED (PROYECTO VIVIENDA)
• Clic diagrama de red.
El diagrama de red se utiliza para observar el proyecto de manera funcional (poder apreciar la correcta dependencia que existe entre las tareas del proyecto)
Para quitar Leyenda (opcional)
Configurar pagina → Leyenda → Ninguna
Mover Cuadros
Colocar el puntero en el Diagrama de red y clic derecho
• Clic en Diseño
• Permitir colocación manual de los cuadros
• Mostrar saltos de página
II SEGUIMIENTO
� Creación de tablas
���� Crear Tabla Operativa Físico Ejecutado
• Crear la Estructura de la Tabla
Ver → Hoja de Tareas → Tabla → Costo
� Mas Tablas
En su tabla Costo → Copiar
• Visible en el Menú
Nota: Suprimir o eliminar todos los campos que no se necesitan.
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Dejar el ID y el NOMBRE únicamente
Para eliminar un campo: Ubicarse en el campo y ejecutar eliminar fila.
Nombre Alin Titulo Ajust. Encabezado
ID Centro Si
Nombre Izquierda Nombre Tarea Si
Texto 1 Centro Unidad Si
Numero 1 Derecha Cantidad Si
Numero 2 Derecha Ejecutado Antes Cantidad (Físico) Si
Número 3 Derecha Ejecutado Periodo Cantidad Si
Numero 4 Derecha Ejecutado Acumulado (Físico) Si
Text 2 Derecha % Ejecutado Acumulado Si
% Completado Derecha _____________ Si
• Aceptar
• Aplicar
� Introducir Datos de Unidades y Cantidades
Nota: Dividir Horizontalmente la Ventana
• Introducir Datos ( En unidad y cantidad)
• Quitar división
Introducir Formulas
Formular del
- Ejecutado Acumulado (Fisico)
Colocar el puntero en el encabezado de la columna, clic al botón derecho.
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• Personalizar Campo
Clic a formula en el Cuadro.
Formula: Ejecutado Antes Cantidad + Ejecutado Periodo Cantidad
Campos: [Numero2] + [Numero3]
Ingresarlo de la siguiente manera:
Campo → Numero → Numero → Personalizado → Numero2 → Cilc → + → Numero → Personalizado → Numero3
Aceptar
Aceptar
Aceptar
23/12/07
CONTINUACION
- % Ejecutado Acumulado
Ejecut. Acumulado Cant. X 100
Cantidad
En forma de Campo
[Numero4]/[Numero1] x 100
IIF(expr, parte verdadera, parte falsa)
IFF ([Numero1]>0, [Numero4]/[Numero1] x 100,0)
• Colocar el puntero en el encabezado de la columna y clic al boton derecho (% Ejec. Acumul.)
•Personalizar Campo → Formula → Función → General → IIF
•Borrar: exp.
• Campo → Numero → Numero Personalizado → Numero1
• Introducir: > 0
•Borrar: parte_verdadera
Seleccionar campo → Numero → Numero Personalizado → Numero4
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•Introducir: /
• Campo → Numero → Numero Personalizado → Numero1
• Introducir: * 100
•Borrar: parte_falsa
• Introducir: 0
Aceptar
Aceptar
Aceptar
� CREAR SEGUNDA TABLA
� Tabla de Avance Financiero Acumulado
** Crear la Estructura de la Tabla
Ver → Tabla → Mas Tabla → Copiar
Nombre: Tabla de Avance Financiero Acumulado
• Visible en el Menú
- Eliminar los campos que no se van a necesitar
- Seleccionar el campo a partir del Numero2 y siguientes, dar eliminar fila.
Nombre Alin Titulo Ajust. Encabezado
ID Centro Si
Nombre Izquierda Nombre Tarea Si
Texto 1 Centro Unidad Si
Numero 1 Derecha Cantidad Si
Costo 1 Derecha P. Unitario Si
Costo Previsto Derecha Precio Total Si
Numero 5 Derecha Total % Pesado Si
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CPTP Derecha Programado Acumulado Si
Cantidad
Numero 6 Derecha Programado Acumulado % Si
Numero 7 Derecha Programado Acumulado % Si
Pesado
Aceptar
Aplicar
Nota: Fecha de Estado = Fecha de Corte.
Copiar la fecha de inicio de proyecto en la fecha de estado, para que el campo CPTP sea cero.
INTRODUCIR FORMULAS
- Precio Unitario.
Precio Total/ Cantidad
[Costo Previsto]/[Numero1]
IIF([Numero1>0, [Costo Previsto]/[Numero1],0)
•Personalizar Campo → Formula → Función → General → IIF
Aceptar
Aceptar
Aceptar
- Total % Pesado.
Precio Total x 100
∑ Precio Total
En forma de Campo:
[Costo Previsto]/133,969.27 * 100
•Personalizar Campo → Formula
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Aceptar
Aceptar
• Resumen → Suma
Aceptar
- Programado Acumulado %.
Prog. Acumulado Cant. X 100
Precio Total
[CPTP] / [Costo Previsto] X 100
IIF([Costo Previsto]>0, [CPTP]/[Costo Previsto]*100,0)
• Personalizar Campo → Formula → Función → General → IIF
Aceptar
Aceptar
Colocar filas de resumen de tareas y grupos • Usar Formula
Aceptar
- Programado Acumulado % Pesado.
Programado Acum. % x Total % Pesado / 100
[Numero6]x[Numero5] / 100
Personalizar Campo → Formula
Aceptar
Aceptar
• Resumen → Suma
Aceptar
� Crear la Tabla de Avance Físico Acumulado
Ver → Tabla → Mas Tabla → Copiar
Nombre: Tabla de Avance Físico Acumulado
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• Visible en el Menú
Cambiar el campo: CPTP → Escribir Numero8 → Aceptar → Aplicar.
Formula
Programado Acumulado Cantidad
Programado Acum. % * Cantidad / 100
[Numero6] x [Numero1] / 100
•Personalizar Campo → Formula
Aceptar
Aceptar
Aceptar
06/01/08
II SEGUIMIENTO
Resumen de la creación de las tablas.
1- Creación de la Tabla Operativa Físico Ejecutado.
2 - Creación de la Tabla Avance Financiero Acumulado con lo Programado.
3 - Creación de la Tabla Avance Físico Acumulado con lo Programado.
4 - Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Físico Acumulado.
5 - Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Financiero Acumulado.
Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Físico Acumulado.
• Trabajar en la Tabla Avance Físico Acumulado.
Ver → Tabla → Mas Tabla → Tabla Avance Físico Acumulado.
- Ejecutado Acumulado Cantidad
- Colocar puntero en el último encabezado de la columna, clic al botón derecho.
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero4
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-Titulo: Ejecutado Acumulado Cantidad
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
- Ejecutado Acumulado %
- Colocar puntero en el último encabezado de la columna, clic al botón derecho.
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero9
-Titulo: Ejecutado Acumulado %
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
Ejecutado Acumulado Cantidad x 100
En forma de campo:
[Numero4] / [Numero1] x 100
• Personalizar Campo → Formula → Función → General → IIF
Aceptar → Aceptar → Aceptar .
- Ejecutado Acumulado % Pesado.
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero10
-Titulo: Ejecutado Acumulado % Pesado
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
• Personalizar Campo → Formula
[Numero9] x [Numero5] / 100
Aceptar → Aceptar
Cantidad
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• Resumen → Suma
Aceptar.
Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Financiero Acumulado.
Ver → Tabla → Mas Tabla → Tabla Avance Financiero Acumulado con lo Programado.
- Ejecutado Acumulado Cantidad
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Costo2
-Titulo: Ejecutado Acumulado Cantidad
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
• Personalizar Campo → Formula
[Numero9] x [Costo Previsto] / 100
Aceptar → Aceptar
• Resumen → Suma
Aceptar
- Ejecutado Acumulado %
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero11
-Titulo: Ejecutado Acumulado %
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
• Personalizar Campo → Formula → Función → General → IIF
IIF([Costo Previsto]>0, [Costo2]/[Costo Previsto]*100,0)
Aceptar → Aceptar
• Usar Formula
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
Aceptar
- Ejecutado Acumulado % Pesado
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero10
-Titulo: Ejecutado Acumulado % Pesado
- Aceptar
- Mover la Columna al Final
PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO
Ir a la Tabla Costo
Costo Total = Costo Previsto (Para el control interno del constructor, de lo que se esta ejecutando realmente)
Guardar Línea de Base 1
Herramientas → Seguimiento → Guardar Línea de Base: Línea de Base 1
• Aceptar
� COPIA DE RESPALDO (Importante antes del Seguimiento)
- Guardar el Archivo
- Guardar Como → Nombre: Proyecto Vivienda Copia Inicial
- Cerrar la copia inicial.
- Abrir el Proyecto Vivienda.
• PRIMER PERIODO
Inicio:
Trabajo Completado a una fecha de corte (Ej. 29/12/07)
Ver → Diagrama de Gantt.
Herramientas → Seguimiento → Actualizar Proyecto
Introducir fecha de corte Sab 29/12/07 04:00 pm (Tener cuidado en el formato de fecha)
Aceptar
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Ver → Hoja de Tareas
13/01/08
PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO (RESUMEN).
** Guardar Línea de Base 1
** Copia de Respaldo
** Primer Periodo:
Inicio:
- Trabajo Completado a la fecha de corte (29/12/07)
- Ver informe: 1. Avance Financiero Acumulado 2. Avance Físico Acumulado
Final.
• Introducir las Cantidades de Obra del Periodo
Ver → Hoja de tarea → Tabla → Tabla Operativa
En la columna: Ejecutado Periodo Cantidad → Introducir:
3 → 1
4 → 36
5 → 268
6 → 10
7 → 8
9 → 30
NOTA: % Completado → Es el % programado a la fecha de corte. Los % en las ETAPAS las calcula en función del tiempo y no en base al físico o financiero, por lo tanto no considerarlo.
(∑ Días ejecutados/ ∑ Días totales)
- Ver Informes → Tabla Avance Financiero Acumulado
� Copia de Respaldo
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
Guardar
Guardar como: Proyecto Vivienda 291207 → Cerrar la copia.
• SEGUNDO PERIODO
** INICIO
Si se requiere introducir una orden de cambio, para este caso suponer que la tarea 17 Ladrillo de Barro se cambio a 14 m².
Cambiar la cantidad, introducir 14 en lugar de 7
Hacer las nuevas asignaciones.
- Doble clic a la tarea a modificar (17) → Ficha recursos → Introducir la nueva cantidad (14) cada recurso.
- Aceptar.
- Guardar como Línea de Base únicamente la tarea modificada.
- Seleccionar la tarea modificada (17)
- Herramientas → Seguimiento → Guardar Línea de Base. → • Tarea Seleccionada →
� Para todas las tareas de resumen
- Aceptar → Si.
Actualizar la Formula del Total % Pesado
Personalizar campo → Formula Borrar el total anterior (133,969.27) y colocar 135,291.08
Aceptar → Aceptar
- Cambiar a la Tabla Costo
- Ver → Tabla → Mas Tablas → Copiar
- Nombre: Tabla Variación Ordenes de Cambio.
- • Visible en el menú
- Aceptar → Aplicar.
Solo por esta vez crear la Tabla de Variación de Ordenes de Cambio
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� Colocar el puntero en el encabezado Real → Insertar Columna
Nombre del Campo: Costo Previsto 1
Titulo: Costo Base.
Nota: Costo Previsto (es el programado con la orden de cambio)
� En el encabezado Real → Insertar Columna
Nombre del Campo: Costo7
Titulo: Variación Ordenes de Cambio
Personalizar campo → Formula
Costo Previsto – Costo Previsto 1
Aceptar → Aceptar
Resumen: Suma
Aceptar.
Convención Project: Variación es (+) (Mas dinero gastado).
Variación es ( –) (Menos dinero gastado)
� Condición Obligatoria
- Copiar los % Ejecutados Acumulados a % Completados (con el fin de hacer ajustes y recuperar el tiempo retrasado)
- Ver → Tabla Operativa
- Seleccionar la columna % Ejecutado Acumulado y copiar
- Seleccionar la columna % Completado y pegar.
- Introducir 100 al hito del inicio (1) en la columna % Completado
� Condición Obligatoria: Reprogramación
Herramienta → Seguimiento → Actualizar Proyecto
• Reprogramar trabajo restante para después de 29/12/07
Aceptar → Aceptar
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20/01/08
II SEEGUIMIENTO
Resumen anterior:
Procedimiento:
1. Guardar Línea de Base 1.
2. Copia de respaldo
3. Primer Periodo:
Inicio:
- Trabajo completado a la fecha de corte.
- Tablas de Avance Físico y Financiero Acumulado.
Final:
- Introducir las cantidades de Obra del Periodo.
- Tablas de Avance Físico y Financiero.
- Copia de respaldo.
Segundo Periodo:
Inicio:
- Si hay aplicar orden de cambio.
- Cambiar cantidad
- Cambiar asignaciones
- Guardar la Línea de Base de la Tarea.
- Actualizar total % Pesado.
• Por solo esta vez:
• Crear la Tabla de Orden de Cambio. .
• Copiar los % Ejecutados Acumulados a % Completados.
• Reprogramar el trabajo restante.
REPROGRAMAR
OBLIGATORIO
OBLIGATORIO
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
- Presentar la línea de fecha de Estado o de Corte.
Clic derecho Diagrama de Gantt → Cuadricula → Seleccione fecha de Estado → Color → Tipo de línea → Aceptar
� Aplicar ajustes si son necesarios (Reprogramar el tiempo)
� Mostrar Ruta Critica.
Tarea Duración
10 6 a 4
11 4 a 2
• SEGUNDO PERIODO
- Trabajo Completado a la Segunda Fecha de Corte (5 de enero 08)
• Herramientas → Seguimiento → Actualizar Proyecto al 05/01/08.
-Ver Tablas de Avance Físico y Financiero Acumulado.
Final:
� Copiar el Ejecutado Acumulado Cantidad (Físico) y pegar en la columna Ejecutado Antes cantidad (Físico)
- Ver Hoja de Tareas Tabla Tabla Operativa Físico ejecutado.
- Seleccionar columna Ejecutado Acumulado Cantidad y copiar, después seleccionar la columna Ejecutado Antes Cantidad y pegar.
- Borrar datos de la columna Ejecutado Periodo Cantidad
- Introducir las cantidades de obra del periodo.
Tareas Cantidades de Obra
9 30
10 1411
11 94
12 26.9
13 0
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
14 8.75
- Ver tablas de Avance Financiero y de Avance Físico.
- Hacer copia de respaldo.
Guardar → Guardar como: Proyecto Vivienda 050108 → cerrar
Abrir archivo Proyecto Vivienda.
PROCEDIMIENTO
TERCER PERIODO
Inicio:
1. - Copiar los % Ejecutados Acumulados a los % Completados
- 2. - Reprogramar trabajo restante para que empiece después de 05/01/08
3. - Aplicar Ajustes
4. - Trabajo completado al 12/01/07
5. - Tablas
Final:
6. - Copiar el Ejecutado Acumulado Cantidad a Ejecutado Antes Cantidad
7. - Borrar datos de Ejecutado Periodo Cantidad
8. - Introducir cantidades de obra
9. - Tablas
10. - Copia de respaldo
Para el ejemplo Hacer pasos 1 y2
Paso 3: Cambiar la duración a la tarea 16 → de 45 a 44 días.
* Para presentar los porcentajes ejecutados a la fecha de corte.
Reprogramación
Programado
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Presentar % Ejecutados en el Diagrama de Gantt.
Clic derecho en el diagrama de Gantt → Estilos de Barra →Texto→ Derecho Numero 9 → Aceptar.
- Hacer pasos 4 → Fecha de corte 12/01/08
- Hacer pasos 5 → Ver Tablas
- Hacer pasos 6 → Copiar y pegar
- Hacer pasos 7
- Hacer pasos 8
13 → 33.3
14 → 26.25
16 → 58.64
- Hacer pasos 9
- Hacer pasos 10
PREPARAR UN NUEVO PROYECTO PARA DARLE SEGUIMIENTO
** Abrir el proyecto origen (Ej. Proyecto Vivienda)
** Abrir el proyecto destino (Ej. Proyecto Carretera)
- Copiar tablas y formulas (Campos)
- Seleccionar el archivo origen
Herramientas → Organizador → Ficha Tablas
Proyecto Vivienda
Proyecto Carretera Proyecto Vivienda
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1. En la ventana de la derecha seleccionar las tablas a copiar: a ) Tabla de Avance Financiero Acumulado, b) Tabla de Avance Físico Acumulado c) Tabla Operativa Físico Ejecutado d) Tabla Variación Ordenes de Cambio. 2. Copiar 3. Seleccionar la ficha CAMPOS. 4. En la ventana derecha seleccionar todos los campos de formula: Costo 1,2 y 7, Número del 4 al 11, Texto 2 5. Copiar. 6. Cerrar
En el Proyecto Carretera ir a la tabla Avance Financiero Acumulado. - Introducir Unidades y Cantidades. - Dividir ventana horizontalmente - Actualizar la formula del total del % Pesado (61776851.94) - Aceptar → Aceptar.
Copiar la fecha de comienzo a la fecha de estado. Proyecto → Informe de Proyecto → Copiar fecha de comienzo y pegar fecha de estado → Aceptar.
03/02/08 CONTINUACION (Resumen)
- Preparar un Nuevo Proyecto - Copiar las tablas y formulas - Introducir los datos de cantidades de obras - Actualizar la formula de total % Pesado. - Copiar la fecha de comienzo a la fecha de estado Seguimiento - Guardar Línea de Base 1 • Herramientas → Seguimiento → Guardar Línea de Base → Línea de Base 1 - Hacer copia de respaldo • Guardar → Guardar como: proyecto Carretera copia inicial - Cerrar la copia de respaldo - Abrir el proyecto Primer Periodo Inicio
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
- Trabajo completado a la fecha de corte (31/01/08) • Herramientas → Seguimiento → Actualizar proyecto al 31/01/08 - Ver Tablas de Avance Físico y Financiero. Final - Introducir los volúmenes de obra del periodo Para el ejemplo introducir las siguientes cantidades: Tarea Ejecutado Periodo 3 1 4 0.7 6 0.53 7 0.78 - Ver tablas de Avance Físico y Financiero - Copia de raspaldo Primer Periodo • Guardar • Guardar como: Proyecto carretera 310108 - Cerrar - Abrir Proyecto Carretera Segundo Periodo Inicio - No hay órdenes de cambio - Copiar los % Ejecutados Acumulados a % Completados (al hito inicio introducir 100%) - Reprogramar el trabajo restante • Herramientas → Seguimiento → Actualizar Proyecto → Reprogramar trabajo restante al: 31/01/08 - Ver Tablas de Avance Físico y Financiero (Colocar la fecha de corte y/o fecha de estado) - Trabajo completado a la fecha de corte (29/02/08) • Herramientas → Seguimiento → Actualizar proyecto al 31/01/08 - Ver Tablas de Avance Físico y Financiero. Final - Copiar la columna de Ejecutado Acumulado Cantidad a Ejecutado Antes Cantidad - Borrar las cantidades de la columna Ejecutado Periodo Cantidad - Introducir los volúmenes de obra del periodo - Ver tablas de Avance Físico y Financiero - Copia de raspaldo Segundo Periodo
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
• Guardar • Guardar como: Proyecto carretera 290208 - Cerrar - Abrir Proyecto Carretera PROYECTO NUEVO 1) Preliminares a) Fecha inicio del Proyecto b) Propiedades • Titulo: Costos Indirectos Vivienda c) Opciones de configuración - Guardar el proyecto: CI Proyecto Vivienda 2) Calendario - Copiar - Asignar Guardar el archivo Guardar como: Consolidado 3) Introducir tareas En la fila 15 Insertar → Tarea repetitiva → Prueba de laboratorio Duración: 1d • Semanalmente Cada dos semanas
� Lunes
Comienzo: Lun 07/01/08 • Terminar después de: 3 veces
10/02/08 REPASO
1. Preliminares 2. Calendario 3. Tareas 4. Esquema 5. Duraciones 6. Vinculaciones
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
7. Costos a) Introducir Recursos b) Asignar Recursos
* Ratificar la condición de Duración Fija no condicionada por el esfuerzo. - Ver Diagrama de Gantt. Seleccionar col. Nombre de la tarea Ficha Avanzado Tipo de tarea: Duración Fija. Condicionada por el esfuerzo. (Dejar cuadro en blanco) - Aceptar.
• PREPARAR UN NUEVO PROYECTO - Abrir proyecto origen (Ej. Proyecto Vivienda Tablas Completas) - Abrir proyecto destino (Ej. Proyecto Nuevo) ** Copiar las Tablas y Formulas
Seleccionar proyecto origen Herramientas → Organizador: Copiar Tablas y Campos
- Introducir Unidades y Cantidades - Actualizar Formula de Total % Pesado - Copiar la fecha de comienzo a fecha de estado. SEGUIMIENTO - Guardar Línea de Base 1 - Copia de respaldo Primer Periodo:
• Inicio - Trabajo completado a la fecha de corte - Generar tablas: de Avance Financiero Acumulado Completado.
Avance Físico Acumulado Completado.
• Final - Introducir Cantidades de Obra del Periodo - Generar tablas: de Avance Financiero Acumulado Completado.
Avance Físico Acumulado Completado - Copia de respaldo. Segundo Periodo:
• Inicio - Si hay ordenes de cambio ejecutar. - Copiar los % Ejecutados Acumulados a % Completados. (Al hito inicio introducir 100%) - Reprogramar trabajo restante. - Hacer Ajustes si son necesarios.
Apuntes de Clase Ms Project Ing. Marlon Domingo Martínez M.
- LO NUEVO: En la Tabla Operativa Físico Ejecutado y seleccionar la columna Programado Acumulado Cantidad costo (CPTP) copiar y en la columna Programado Antes Cantidad pegar.
- Trabajo completado a la fecha de corte - Generar tablas: de Avance Financiero Acumulado Completado.
Avance Físico Acumulado Completado.
• Final - Copiar el Ejecutado Acumulado Cantidad a la columna Ejecutado Antes Cantidad. - Borrar los datos de la columna Ejecutado Periodo Cantidad. - Introducir las cantidades de obra del nuevo periodo. (En ejecutado periodo cantidad) - Generar tablas: de Avance Financiero Acumulado Completado.
Avance Físico Acumulado Completado - Copia de respaldo. CONSOLIDADO - Abrir los archivos a consolidar (Ej.: Proyecto Vivienda Copia Inicial, CI Proyecto Vivienda) - Crear o abrir el archivo Consolidado. - Insertar el Primer Proyecto. • Colocar puntero (clic) en la fila en blanco, debajo de la tarea cero. En la ficha del menú Insertar → Proyecto → Seleccionar Proyecto (Ej. Proyecto Vivienda Copia Inicial) - Insertar - Insertar el Segundo Proyecto (Ej. CI Proyecto Vivienda)