Strategic Project Alignment to

Leverage Organization Performance

HiPPS รุนท่ี 12

1. นายกฤษดากร ปนทอง สํานักงานปลัดกระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี

2. นายกวิน สายประเสริฐกิจ กรมทางหลวงชนบท

3. นางสาวกุสุมา คงฤทธิ์ สํานักงานเศรษฐกิจการคลัง

4. นางสาวเกศราภรณ เตชะพิเชฐวนิช กรมอุตุนิยมวิทยา

5. นายฐาปน ภาสะฐิติ แสนยะบุตร กรมสอบสวนคดีพิเศษ

6. นายณัฐกิตต์ิ สิงหเพชร กรมอุตุนิยมวิทยา

7. นางสาวทิพยสุดา อิ่มใจ สํานักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม

8. นายพงษสิริ ตาอินทร กรมศุลกากร

9. นายศักดา ตรีเดช กรมควบคุมมลพิษ

10. นายศุภโชค วุฒิศักด์ิศิลป สํานักงานคณะกรรมการนโยบายรัฐวิสาหกิจ

“E - Office System and Implementation Plan”

1. การวิเคราะหสถานการณ 2

Global Trends in E - Office System

Hot Issue & Supporting

Paperless Reduce the Distance

Time Management

One Stop Service

Cost Reduction

E-Office

Customer Friendly Smart Social City

More service channels

ปจจุบัน การใชระบบ E – Office เพื่อเขามาชวยเพิ่มประสทิธิภาพในการทํางานมีความแพรหลายและมีแนวโนมเพิ่มข้ึน

อยางตอเน่ืองทั่วโลก ทั้งน้ี เพื่อลดปริมาณการใชทรัพยากร ลดเวลาการทํางาน ลดตนทุนในการทํางาน รวมถึง การเพิ่ม

ความสะดวกในการใหบริการแกผูบริโภค เปนตน

1. การวิเคราะหสถานการณ 3

แนวโนมและสถานการณ E – Office ในประเทศไทย

Private Sector Public Sector E-Warehousing

E-Payment

E-Commerce

VPN

E-Auction

E-Sarabun

E-Learning

Online Conference

Gprocurement

dpis

People identification

E-Banking Teleworking

Digital Marketing

Cloud

1. การวิเคราะหสถานการณ 4

SWOT Analysis

จุดแข็ง จุดออน

โอกาส อุปสรรค

ระบบราชการไทย

- ขาดความเปล่ียนแปลง ยึดมั่นกับวิธีการแบบเกาสงผล

ตอสมรรถภาพของหนวยงาน

- การประสานงานระหวางสวนงานไมมปีระสิทธิภาพเพียงพอ

กอใหเกิดความลาชาในการดําเนินงาน

- ยึดหลักการพิจารณาตาํแหนงผานวัยวุฒ ิสําคัญกวาคุณวุฒ ิ

- ทุนตางประเทศของหนวยงานภาครฐั

- หลักสูตร/โครงการพัฒนาบคุลากร อาทิ นปร. , HiPPS,

New Wave เปนตน

- โครงการสัมนา เชน เครือขายกลุมกาํลังคนคณุภาพ

- การทดสอบภาษาอังกฤษ DIFA TES

- งบประมาณและสวัสดกิารไมเพียงพอตอการพัฒนา

บุคลากร/องคกร

- ความรวมมอืจากภาคเอกชนและประชาชนมีไมเพียงพอ

- อัตรากําลังคนไมเพียงพอตอภาระที่เพ่ิมขึน้อันแปรเปล่ียนไป

ตามเทคโนโลยี

- การแบงสวนราชการ กระทรวง ทบวง กรม มีความชัดเจน

ตามกฎกระทรวง

- ระบบสายงานบังคบับัญชาเปนลําดบัขัน้และเขมงวด

- มีการจัดตั้งคณะกรรมการในการดาํเนินงานอันมีตวัแทน

จากสวนตางๆ กอนทําการลงมติเหน็ชอบ

2. เปาหมายของยุทธศาสตร 5

การกําหนดเปาหมายของยุทธศาสตร

1. Product/Service: Resource

Efficiency (ยุทธศาสตรที่ 1)

2. Process: Reduce Idle Time

(ยุทธศาสตรที่ 2)

3. Paradigm Shift : Integrated ICT

Platform (ยุทธศาสตรที่ 3)

4. Position : Organization

Awareness (ยุทธศาสตรที่ 4)

Conceptual Model

2. เปาหมายของยุทธศาสตร 6

การกําหนดเปาหมายของยุทธศาสตร

3. การกําหนดยุทธศาสตร 7

ยุทธศาสตรท่ี 1

ยุทธศาสตรที่ 1 : การสงเสริมการใชทรัพยากรใหเกิดประโยชนสูงสุดและมีประสิทธิภาพ

ดวย E - Office

ผลผลิต (Output) : มีระบบ E - Office

ผลสัมฤทธิ์ (Outcome) : มีกระบวนการทํางานท่ีมีประสิทธิภาพและการใชทรัพยากร

ใหเกิดประโยชนสูงสุด

กิจกรรม/มาตรการ (Activities) :

• จัดทําระบบ E - Office ประกอบดวย E - Form, E - Document/E - Filing, E -

Workflow, E - Procurement, E - Bidding, E - Management และระบบอ่ืนๆท่ี

เกี่ยวของเพ่ือสนับสนุนงานดานตางๆภายในองคกรใหอยูในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส

3. การกําหนดยุทธศาสตร 8

ยุทธศาสตรท่ี 1

แนวทางดําเนินการ (Action Plan) :

• พัฒนาระบบสราง - สง - ลงนามเอกสาร เพ่ือใหสามารถสรางเอกสาร

ในลักษณะ digital เพ่ือการสงและลงนามในเอกสารอยางเปนระบบระบบไดโดยงาย

และรวดเร็ว

• พัฒนา E-Signature/Digital signature สําหรับการลงนามและพิสูจนตัวตนให

บุคลากรในองคกร

• พัฒนาระบบหนังสือเวียนและระบบสารบรรณภายในองคกร เพ่ือการจัดเก็บและ

จัดเสนทางเดินของเอกสาร (Document Storage and Routing) ไดอยางมีประสิทธิภาพ

• พัฒนาระบบการจัดซ้ือจัดจางและการประมูล

• จัดหาคอมพิวเตอรใหบุคลากรในองคกรเพ่ือใหสามารถรองรับการใชระบบงานตาง ๆ ได

3. การกําหนดยุทธศาสตร 9

ยุทธศาสตรท่ี 2

ผลผลิต (Output) : ระเบียบและหลักเกณฑการใช E - Office ในการปฏิบัติงาน

ผลสัมฤทธิ์ (Outcome) : มีแนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศเปนหนึ่งเดียวได

อยางย่ังยืน

กิจกรรม

กิจกรรม/มาตรการ (Activities) :

• กําหนดมาตรฐาน เพ่ือวางระเบียบ หลักเกณฑตางๆ เพ่ือรองรับการใช E – Office

ใหเกิดกระบวนงานอยางสรางสรรค

ยุทธศาสตรที่ 2 : การวางระเบียบ หลักเกณฑการใชงาน เพ่ือบูรณาการให E - Office

สามารถใชงานไดอยางยั่งยืน

3. การกําหนดยุทธศาสตร 10

ยุทธศาสตรท่ี 2

แนวทางดําเนินการ (Action Plan) :

• กําหนดกระบวนงาน (workflow) ภายใตระบบ E - Office เพ่ือความชัดเจน

ในการดําเนินงาน

• การทบทวนกระบวนการทํางาน (การ Streamline งาน) ท้ังระบบ เพ่ือลดความ

ซํ้าซอนในการทํางาน

• กําหนดมาตรฐานและหลักเกณฑของระบบงานสารสนเทศตาง ๆ รวมถึงการรักษา

ความปลอดภัยของขอมูล และการจัดลําดับชั้นการเขาถึงขอมูลภายในองคกร

• กําหนดมาตรฐาน รูปแบบของขอมูลและหลักเกณฑในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ตางๆ ท่ีอาจเกิดขึ้นในอนาคต เพ่ือใหสอดคลองกับระบบงานท่ีไดมีการพัฒนาขึ้น

• วางระเบียบและขอบังคับในการใชงานระบบสารสนเทศตางๆ เพ่ือใหเปนไปตาม

แผนพัฒนาระบบ E - Office อยางย่ังยืนภายในองคกร

3. การกําหนดยุทธศาสตร 11

ยุทธศาสตรท่ี 3

ผลผลิต (Output) : มีโครงขายและระบบสารสนเทศตางๆ ท่ีเชื่อมตอถึงกัน

ผลสัมฤทธิ์ (Outcome) : สามารถบูรณาการระบบสารสนเทศตางๆในองคกรไดอยาง

มีประสิทธิภาพและมีเอกภาพ

กิจกรรม/มาตรการ (Activities)

• การบูรณาการระบบสารสนเทศตางๆในองคกรใหเปนหนึ่งเดียวภายใตระบบ

E - Office

ยุทธศาสตรที่ 3 : การวางโครงขายและระบบสารสนเทศใหมีประสิทธิภาพและเปนเอกภาพ

ดวย E - Office

3. การกําหนดยุทธศาสตร 12

ยุทธศาสตรท่ี 3

แนวทางดําเนินการ (Action Plan) :

• วางโครงขายสําหรับการเชื่อมโยงและบริหารจัดการระบบสารสนเทศตาง ๆ ในองคกร

ใหเขาถึงกัน เพ่ือใหบุคลากรสามารถเขาถึงและแบงปน (share) ขอมูลไดอยางสะดวก

รวดเร็ว รวมถึง การปฏิบัติงานพรอมกันบนไฟลเดียวได

• การทํา Single - Sign - On สําหรับใชงานระบบตางๆ โดยมีรหัสผูใชเดียว

เพ่ือลดความยุงยากในการจดจํารหัสผานของผูใชงาน

• เพ่ิมระบบรักษาความปลอดภัยและระบบสํารองตาง ๆ ในการใช E - Office

ท้ังขณะปฏิบัติงานภายในและภายนอกองคกร

• เพ่ิมความสามารถในการใชงานและเขาถึง Internet wifi ความเร็วสูงใหแกขาราชการ

และบุคลากรในองคกร

3. การกําหนดยุทธศาสตร 13

ยุทธศาสตรท่ี 4

ผลผลิต (Output) :

• พนักงานมีความรูความเขาใจในการดําเนินงานระบบ E - Office

• พนักงานเกิดความตระหนักรูถึงความสําคัญและประโยชนของระบบ E - Office

ตลอดจนเกิดจิตสํานึกในการพัฒนาองคกรดวยระบบ E - Office

• พนักงานสามารถนําความรูท่ีไดรับมาปรับใชในการปฏิบัติงานระบบ E - Office

ไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ

ยุทธศาสตรที่ 4 : การสรางความตระหนักรูและความสําคัญของ E - Office ตอบุคลากร

3. การกําหนดยุทธศาสตร 14

ยุทธศาสตรท่ี 4

กิจกรรม/มาตรการ (Activities) :

• การประชาสัมพันธ รณรงค และเผยแพรการดําเนินงานระบบ E- Office

• การอบรมใหความรูความเขาใจในการดําเนินงานระบบ E- Office เพ่ือใหเกิดทักษะ

ในระหวางปฏิบัติงานดวยระบบ E-Office โดยมีบุคลากรแกนนําเปนผูใหคําแนะนํา

(On the job training)

• การประเมินผลความรูความเขาใจและความพึงพอใจในระบบ E - Office

แนวทางดําเนินการ (Action Plan) :

• จัดทําแผนพับประชาสัมพันธการปฏิบัติงานดวยระบบ E- Office

• จัดหลักสูตรอบรมพนักงานเพ่ือเรียนรูระบบปฏิบัติงาน E- Office

• จัดระบบการเรียนรูดวยการปฏิบัติงานและแบบพ่ีสอนนอง

• จัดทําแบบประเมินความรูความเขาใจและความพึงพอใจตอระบบ E- Office

4. การนํากลยุทธไปใชและการประเมินผลกลยุทธ 15

Roadmap

ปที่ 1 – 2 (พ.ศ. 2560-2562)

เปดหนวยงานนํารองที่ดําเนินงานโดยใชเทคโนโลยีสารสนเทศ

ปที่ 3 – 5 (พ.ศ. 2562-2565)

ขยายผลไปถึงหนวยงานอื่นๆ ในกรมหรือกระทรวง

ปที่ 5 – 10 (พ.ศ. 2565-2570)

ยกระดับเปนหนวยงานตัวอยางที่ไดรับการยอมรับจากหนวยงานภายนอก

แนวทางการดําเนินงาน

วิสัยทัศน การนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาใชสนับสนุนการดําเนินงานของหนวยงาน

เพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพ ความโปรงใส

4. การนํากลยุทธไปใชและการประเมินผลกลยุทธ 16

ตัวช้ีวัด

การสงเสริมการใชทรัพยากรใหเกิด

ประโยชนสูงสุดและมีประสทิธิภาพ

ดวย E - Office

วางระเบียบ หลักเกณฑการใชงาน

เพื่อบูรณาการให E-Office สามารถใช

งานไดอยางย่ังยืน

การวางโครงขายและระบบสารสนเทศ

ใหมีประสิทธิภาพและเปนเอกภาพ

ดวยระบบ E - Office

การสรางความตระหนักรูและ

ความสําคัญของ E-office ตอบุคลากร

เปาหมาย ปริมาณวัสดุและอุปกรณมีการใช

ลดลง

ยุทธศาสตร

เปาหมาย ขั้นตอนและระยะเวลาในการ

ทํางานลดลง

เปาหมาย มีความสะดวกในการบริหาร

จัดการขอมูลและเอกสารมากขึ้น

4. การนํากลยุทธไปใชและการประเมินผลกลยุทธ 17

Concept การบริหารจัดการ

ยุทธศาสตร

การสงเสริมการใช

ทรัพยากรใหเกิดประโยชน

สูงสุดและมีประสิทธิภาพ

ดวย E - Office

วางระเบียบ หลักเกณฑ

การใชงาน เพื่อบูรณาการ

ให E-Office สามารถใช

งานไดอยางยั่งยืน

การสรางความตระหนักรู

และความสําคัญของ

E-office ตอบุคลากร

เปาหมาย การลดปริมาณการใชงานอุปกรณสํานักงานของงานตั้งแตปจจุบัน

เปนตนไป โดยการใช E - Office

เปาหมาย จัดหมวดหมูเอกสารตางๆ ในอดีตและนําเขาขอมูลตางๆ สูระบบ

ฐานขอมูล และสามารถเขาถึงและแบงปน (share) ขอมูลไดสะดวก ปลอดภัย

เปาหมาย บูรณาการขอมูลท้ังหมด เพ่ือจัดทําฐานขอมูลกลางสําหรับสนับสนุน

การดําเนินงานทุกอยาง และสามารถปฏิบัติงานรวมกันไดอยางแทจริง

ปท่ี 1-2

ปท่ี 3-5

ปท่ี 5-10

การวางโครงขายและ

ระบบสารสนเทศใหมี

ประสิทธิภาพและเปน

เอกภาพ ดวย E - Office

4. การนํากลยุทธไปใชและการประเมินผลกลยุทธ 18

Concept การบริหารจัดการ

ยุทธศาสตร

การสงเสริมการใช

ทรัพยากรใหเกิดประโยชน

สูงสุดและมีประสิทธิภาพ

ดวย E - Office

วางระเบียบ หลักเกณฑ

การใชงาน เพื่อบูรณาการ

ให E - Office สามารถใช

งานไดอยางยั่งยืน

การวางโครงขายและ

ระบบสารสนเทศใหมี

ประสิทธิภาพและเปน

เอกภาพ ดวย E - Office

การสรางความตระหนักรู

และความสําคัญของ E-

office ตอบุคลากร

เปาหมาย ลดความซํ้าซอนในการทํางานโดยการทบทวนกระบวนการทํางาน

พรอมวางระเบียบ หลักเกณฑ ท่ีเอ้ือตอการดําเนินงานภายใต E – Office

เปาหมาย พัฒนาระเบียบและหลักเกณฑของระบบงานสารสนเทศตางๆ และ

รูปแบบมาตรฐานของขอมูล (Platform) ในลักษณะตางๆ

เปาหมาย มีการประยุกตใชเทคโนโลยีสารสนเทศเขากับกระบวนงาน

ไดอยางเปนระบบ และมีมาตรฐานเดียวกัน

ปท่ี 1-2

ปท่ี 3-5

ปท่ี 5-10

4. การนํากลยุทธไปใชและการประเมินผลกลยุทธ 19

Concept การบริหารจัดการ

ยุทธศาสตร

การสงเสริมการใช

ทรัพยากรใหเกิดประโยชน

สูงสุดและมีประสิทธิภาพ

ดวย E - Office

การสรางความตระหนักรู

และความสําคัญของ E-

office ตอบุคลากร

เปาหมาย ประชาสัมพันธ รณรงค เผยแพร และจัดอบรมการดําเนินงานระบบ

E-office เพ่ือใหบุคลากรเกิดความรูความเขาใจระบบ E-office

เปาหมาย การเพ่ิม Incentive ตางๆเพ่ือเปนแรงจูงใจใหบุคลากรเกิดความ

สนใจ และในการใชระบบ

เปาหมาย จัดทําการประเมินผลรายบุคคลท่ีพิจารณาจาก คุณภาพ ปริมาณ

และเวลาในการทํางานท่ีไดรับมอบหมาย

ปท่ี 1-2

ปท่ี 3-5

ปท่ี 5-10

วางระเบียบ หลักเกณฑ

การใชงาน เพื่อบูรณาการ

ให E - Office สามารถใช

งานไดอยางยั่งยืน

การวางโครงขายและ

ระบบสารสนเทศใหมี

ประสิทธิภาพและเปน

เอกภาพ ดวย E - Office

5. สรุป 20

สรุป

ปจจัยที่จะทําใหการใช E – Office ในสวนราชการ

ประสบความสําเร็จไดตามหลัก 4Mนั้นขึ้นอยูกับ

Man : ผูบริหารจะตองผลักดันนโยบายดังกลาวอยางจริงจัง ขณะเดียวกันบุคลากรในองคกร

จะตองมีความต้ังใจท่ีจะเรียนรูระบบการทํางานของ E – Office

Money : ควรมีการวางแผนงบประมาณระยะยาวเพ่ือสราง บํารุงรักษา รวมท้ังปรับปรุงระบบ

ใหมีเสียรภาพเสมอ

Material : ควรมีการวางหลักสูตรเพ่ือใหบุคลากรของหนวยงานสามารถเรียนรูท่ีจะใชระบบ E

– Office ไดอยางมีประสิทธิภาพ

Management : ควรมีการกําหนดมาตรฐานดานเทคโนโลยีสารสนเทศ เพ่ือปรับปรุงแกไข

กฎหมาย ระเบียบขอบังคับและระบบงานท่ีเกี่ยวของเพ่ือรองรับการใช

เทคโนโลยีสารสนเทศ