Anleitung Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung (RK-Abrechnung) besteht aus insgesamt 3 Blättern:

1. Deckblatt

2. Chronologie (in der Reisekostenabrechnung im Tabellenblatt zu finden)

3. Reisekostenabrechnung Autobelegung

Das Deckblatt soll immer ausgefüllt werden. Die Chronologie nur dann, wenn man zur Inventur mit dem Privatwagen gefahren ist. Zudem muss dann auch das Formular „Reisekostenabrechnung Autobelegung“ ausgefüllt werden. Hier werden die Mitarbeiter eingetragen, die zur Inventur mitgenommen worden sind.

Achtung: Die Kosten werden nur dann erstattet, wenn das Auto mit mind. 3 Personen besetzt wurde (incl. Fahrer). Sollte das nicht der Fall sein, dann bitte den zuständigen Teammanager darauf hinweisen.

Vorgehensweise

Entstandene Kosten durch Quittungen

Im Grunde könnten euch folgende Kosten entstehen:

- Ihr fahrt mit einem Auto zur Inventur und müsst in einem Parkhaus parken Parkquittung

- Ihr fahrt mit einem Mietwagen zur Inventur und müsst den Wagen tanken Tankquittung

- Ihr müsst, nach Anweisung des Teammanagers, Unterlagen versenden Portoquittung

All diese Quittungen könnt ihr über die RK-Abrechnung geltend machen.

Vorgehensweise:

Alle Quittungen werden sortiert, nach Parkquittungen, Tankquittungen und Portoquittungen. Dann werden alle Quittungen (bitte ein Blatt für Parkquittungen, ein Blatt für Tankquittungen usw. verwenden. NICHT alle auf ein Blatt kleben) auf ein DINA4 Papier geklebt (bitte die Rückseite nicht benutzen, nur die Vorderseite). Wichtig ist, dass die Quittungen mit einem Kleber (z. B. Pritt oder UHU) geklebt werden, bitte NICHT tackern!!!!

Jede Quittung muss leserlich beschriftet werden, auch wenn es sich um Cent Beträge handelt. In Zukunft werden nicht beschriftete Quittungen nicht mehr abgerechnet. Auch nicht geklebte Quittungen werden nicht mehr abgerechnet.

Die Quittungen bitte folgendermaßen beschriften:

Parkquittungen: Tag der Inventur 11.06.2012 welche Inventur hat stattgefunden Inventur Gerry Weber Ort der Inventur Speyer also: 11.06.2012 Inventur Gerry Weber Speyer

Tankquittungen: Tag der Inventur 12.06.2012 welches Auto wurde betankt Tank Mietwagen HH-GO 257 Bei welcher Inventur Inventur Gerry Weber Ort der Inventur Speyeralso: 12.06.2012 Tank Mietwagen HH-GO 257 Inventur Gerry Weber

Speyer

Portoquittungen: Versanddatum 05.06.2012 Was wurde versendet Porto Versand System also: 05.06.2012 Porto Versand System

Beispiel:

Denkt bitte daran: Egal welche Kosten euch entstehen, müsst ihr uns eine original-Quittung (keine Kopie) zukommen lassen. Wenn ihr uns keine Quittung zuschickt, dann können wir leider die Kosten nicht abrechnen. Ein Kundenbeleg (s. Bild) ist keine Quittung. Diese ist für die Steuer nicht verwendbar!

Die jeweiligen Summen werden dann nur noch Addiert und auf das Deckblatt eingetragen.

Tankquittungen und Parkquittungen:

Porto:

Entstandene Kosten durch Fahrten mit dem Privatwagen

Nutzt bitte dafür die Chronologie in der Reisekostenabrechnung.

Ihr sucht in der Spalte „TAG“, den Tag raus, an dem die Inventur stattgefunden hat. Dann tragt ihr bitte in der Zeile folgendes ein:

- Spalte „Antritt“: die Uhrzeit, wann ihr von zu Hause losgefahren seit- Spalte „Ende“: die Uhrzeit, wann ihr wieder zu Hause wart- Spalte „von-nach-zurück“: bitte nur die Orte eintragen, von wo aus ihr mit dem Team

losgefahren seid, dann den Ort, wo die Inventur stattgefunden hat, und dann den Ort zu dem ihr wieder zurück gefahren seid. zum Beispiel: Köln-Leverkusen-KölnBitte keine Straßennamen eintragen.

- Spalte „km“: hier werden die gefahrenen km eingetragen. Hier richten wir uns nach www.google.maps.de. Kosten werden von Ortsmitte bis Ortsmitte erstattet (in google.maps. Ort ohne Straßennamen eingeben). Sobald ihr die km eingetragen habt, rechnet EXEL automatisch die Pauschale aus und überträgt die Summe auf das Deckblatt in die Spalte „Pauschale lt. Chronologie“.

Chronologie:

Deckblatt:

Wichtig: wenn ihr die km-Pauschale abrechnet, dann müsst ihr noch das Formular „Reisekostenabrechnung Autobelegung“ mit einreichen. Bitte so ausfüllen, wie es im Muster vorgegeben ist. Euch selber müsst ihr nicht eintragen, denn es ist ja klar, dass ihr mit im Auto wart.

NEU: Bankverbindung auf dem Deckblatt bitte nicht vergessen.

WICHTIGE TERMINE:

- Die kompletten Unterlagen für die RK-Abrechnung müssen bis zum 05ten des nächsten Monats bei uns vorliegen. Alles was später ankommt, kann erst im Folgemonat berücksichtig werden.

- RK-Abrechnungen die älter als 2 Monate sind, können nicht mehr abgerechnet werden.

- Die Abrechnung erfolgt am 20ten des Monats. (der Zahlungseingang auf eurem Konto kann 3 - 5 Tage abweichen)

- Es gilt: pro Monat eine RK-Abrechnung und die Quittungen müssen mit dem Monat übereinstimmen!!!

Für die Abrechnung ist zuständig:

Julia Kremer

0173 3629016

j.kremer@inventory-service.de

Reisekostenabrechnung und Quittungen bitte an die folgende Adresse senden:

Inventory Service GmbH & Co. KGz. Hd. Julia Kremer

Godesberger Allee 189c/o Dreizehnmorgenweg 54 / Euromaster

53175 Bonn

Ich wünsche euch ein gutes Gelingen!!!!