AMON.PROYEC. FDO (1)

Volkswagen de MéxicoAdministración de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernández M. Administración de Proyectos.ppt / 28/01/04

1

ADMINISTRACIÓN

PROYECTOSDE


2

Objetivo General del Curso

Proporcionar a los participantes los

conocimientos y habilidades necesarias para

Planear, Coordinar y Controlar cualquier

Proyecto que tengan bajo su cargo.


3

Indice

Unidad 1. Introducción

•Objetivo•Conceptos Básicos•Ejercicio 1•Fases en la Administración de un Proyecto•Dimensionamiento de un Proyecto•Establecimiento del Objetivo•Ejercicio 2•Personas Relacionadas con el Proyecto•Análisis de Avance

Unidad 2. Definición

•Objetivo•Definición del Proyecto•Portada de Proyecto•Ejercicio 3•Análisis de Avance


4

Indice

Unidad 3. Planeación

•Objetivo•Planeación del Proyecto•Estructura de la División del Trabajo EDT•Ejercicio 4•Matriz de Asignación de Responsabilidades•Matriz de Planeación de Recursos•Ejercicio 5•Orden de las Actividades•Ejercicio 6•Diagrama de Red•Ruta Crítica•Ejercicio 7•Análisis de Avance


5

Indice

Unidad 4. Ejecución y Control

•Objetivo•Ejecución y Control del Proyecto•Cronograma•Ejercicio 8•Control de Avance•Presentación de Informes•Control de Cambios•Análisis de Avance

Unidad 5. Cierre

•Objetivo•Cierre del Proyecto•Evaluación con el Cliente•Evaluación con el Equipo•Análisis de Avance

Análisis Final


6

UNIDAD 1INTRODUCCIÓN


7

Objetivo

•Conocer los conceptos básicos de la Administración de Proyectos.

•Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto.

•Determinar la dimensión de un proyecto.

•Conocer la estructuración del objetivo de un proyecto.

•Distinguir los roles básicos en el equipo de desarrollo del proyecto.


8

Conceptos Básicos

Proyecto

Conjunto de Actividades interrelacionadas para lograr un Objetivo específico mediante la utilización óptima de los recursos.

Atributos o Características de un Proyecto•Siempre tiene un Objetivo•Tiene un Marco de Tiempo específico•Llevado a cabo mediante una serie de Tareas Interrelacionadas.•Utiliza recursos (Físicos y Humanos)•Tiene un Cliente•Incluye un grado de Incertidumbre


9

Conceptos Básicos

Finalidad de todo Proyecto

Es aquel que recibe un producto:

•En el tiempo•Al costo •Y con las especificaciones acordadas en el convenio


10

Ejercicio 1

En colaboración con su compañero, realice lo siguiente:

•Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compañero estén participando (en caso de no estar colaborando en ninguno, enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que seeste desarrollando actualmente en su empresa).

•¿Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descríbalos brevemente.

•De los proyectos, seleccionen el que consideren más importante yenlisten al menos 3 problemas que estén experimentando en dicho proyecto.

•Fin del ejercicio.


11

Conceptos Básicos

¿Qué es administrar un proyecto?

Es algo más que simplemente dividir las asignaciones de trabajo entre las personas y confiar en vano que lograrán un resultado deseado.


12

Conceptos Básicos

Administración de ProyectosArte / Ciencia de Dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo

de la vida de un proyecto usando Técnicas Administrativas para lograr obtener el Costo, Tiempo y Calidad predeterminada.

•Establecer un plan de las actividades a realizar.

•Poner en práctica el plan trazado.

•Supervisar el progreso contra el Plan

•Medir el progreso real en forma oportuna y

periódicamente.

•Aplicar acciones correctivas si es necesario.

•Establecer un plan de las actividades a realizar.

•Poner en práctica el plan trazado.

•Supervisar el progreso contra el Plan

•Medir el progreso real en forma oportuna y

periódicamente.

•Aplicar acciones correctivas si es necesario.


13

Conceptos Básicos

Elementos FundamentalesCALIDAD Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razón

de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criteriosde aceptación acordados con el cliente.

TIEMPO Plazo acordado entre el cliente y la persona u organización encargada de su desarrollo en el cual se debe completar el alcance del proyecto

COSTO Cantidad que esta dispuesta el cliente a pagar por las entregas aceptables del proyecto.


14

Fases en la Administración de un Proyecto

Definición Ejecución yControl Cierre

Esfuerzo

Tiempo

Planeación

1.- Definición2.- Planeación3.- Ejecución y Control4.-Cierre


15


Definición

Ejecución yControl

Cierre

Esfuerzo

Tiempo

Planeación

Esfuerzo y Tiempo Menores

1. Fase de Definición

Tambien llamada Fase de Viabilidad.

En esta fase de Administración de Proyectos se contesta a las preguntas básicas:

•¿Cuál es el propósito del Proyecto?•¿Cuál es su objetivo y alcance?•¿Quién es su líder?•¿Qué entregables deben lograrse?•¿Qué recursos se necesitan?


16


Definición

Ejecución yControl

Cierre

Esfuerzo

Tiempo

Planeación

Esfuerzo y Tiempo Crecientes

2. Fase de Planeación

El propósito de esta fase es:

Organizar tareas del proyecto, asignar responsables y recursos así como establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables identificando riesgos y acciones necesarias para lograr el éxito.

•¿Qué se necesita hacer?•¿Quién lo hará?•¿Cuánto tiempo necesitará?•¿Cuánto costará?


17


Definición

Ejecución yControl

Cierre

Esfuerzo

Tiempo

Planeación

Esfuerzo y Tiempo Mayores

3. Fase de Ejecución y Control

El propósito de esta fase es:

• Supervisar el avance• Comparar lo planeado contra lo programado• Reportar periódicamente• Tomar acciones correctivas en caso necesario


18


Definición

Ejecución yControl

Cierre

Esfuerzo

Tiempo

Planeación

Esfuerzo y Tiempo Decrecientes

4. Fase de CierreEvaluar el éxito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.

• nivel de satisfacción

• cumplimiento deespectativas

CLIENTE

Análisis de situaciones:

• agradables

• desagradables

EQUIPO

EVALUAR


19

Dimensionamiento de un Proyecto

Clasificación

Varias reuniones 1 – 3 meses

10- 12 en equipo central + equipo ampliado

+ de 15000Grande

Varias reuniones1 – 4 semanas

7 – 121001 – 15000Mediano

2 – 3 reuniones

10 – 25 horas4 – 6301 – 1000Pequeño

1 reunión30 – 60 minutos

2 – 380 – 300Micro

TIEMPO PARA DESARROLLAR

EL PLANNO. PERSONAS

HRS. DE TRABAJO

EMPLEADASTAMAÑO

Nota: Clasificación coincidente en varios autores


20

Establecimiento del Objetivo

¿Que camino debo tomar ahora? -Pregunta Alicia

Eso depende de donde quieres ir -Contesta el gato

No sé a donde debo llegar -Comenta Alicia

Entonces no importa el camino -Comenta el gato


21


El primer paso en la Administración de un Proyecto consiste en clarificar el propósito del proyecto, esto ayudará a centrar el enfoque de los miembros del equipo además de definir las tres principales dimensiones dentro de las

cuales se basará el resto del trabajo (Calidad, Tiempo y Costo).

(verbo infinitivo + entrega principal)

para el (día / mes / año) con un costo no

superior a (horas o pesos).

Estructura


22


Ejemplo Histórico

“El hombre llegará a la luna y regresará a

finales de esta década con un costo no

superior a los 22 mil millones de dolares”


23


John F. Kenedy

Año: 1961

¿Quién y Cuándo?

Fecha de la llegada del hombre a la luna:

22 de julio de 1969


24


Punto Clave

Es el número óptimo de palabras que la mente humana puede:

PROCESARANALIZAR

Y RETENER

Con un mínimo esfuerzo


25


Ejemplos:Certificar a la empresa en el Sistema Ambiental ISO 14001 para

Diciembre de 2005 con una inversión no mayor de $50,000 USD.

Poner en servicio la nueva línea de producción de empaque para el 20 de noviembre del 2001 con un costo no mayor de $250,000.00 pesos

Instalar el nuevo sistema Contra Incendio en Planta Montaje para el 31 de diciembre del 2003 con un costo no superior a 2 millones de pesos.

Construír una casa habitación para el 30 de diciembre del 2001 con un costo no superior a los $175,000.00


26


Contraejemplos:

Reducir las No-conformidades en Auditoría.

Optimizar en un 50% el consumo de material a granel con un costo no superior a los $200, 000.00.

Reducir los tiempos de ciclo.

Desarrollar el programa de capacitación ambiental para el 30 de abril del 2003 sin costo adicional

Implementar el nuevo sistema anti-derrames para fin de año.


27

Ejercicio 2

Junto con su compañero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada realicen lo siguiente:

• Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos.

• Calcule la dimensión de los mismos.

• En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregúntese:

¿Están los objetivos en términos de Calidad, Tiempo y Costo?.¿Están en menos de 25 palabras?

En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos.

• Fin del Ejercicio.


28

Anexo 1

Lista de Proyectos

No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensión Objetivo Revisado

Mi Compañero

Yo

No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensión Objetivo Revisado

Formato de Trabajo para Ejercicios 1 y 2


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Personas Relacionadas con el Proyecto

Afecta

Participa Catalizador

Necesario Identificar:Actitudes

ComportamientosPensamientos

RolesResponsabilidades

Union Sinergia


30


Líder de Proyecto

COMUNICADOR• Fuente de información.• Facilidad de palabra.• Orientado a la acción.

ORGANIZADOR• Formador de equipos.• Negociador.• Optimiza recursos.

PLANIFICADOR• Vision a corto, mediano y largo plazo.• Alineación del proyecto a las metas de la

compañía.• Mantiene enfoque del equipo en objetivos.

CATALIZADOR• Dedicado a la calidad y a los clientes.• Ajuste en el plan para cumplir con los objetivos

pactados.• Activo, optimista y de rápida respuesta a los

problemas.


31


Miembro del Equipo

ESPECIALISTA• Representante de su organización.• Conocimientos y habilidades

especiales requeridos por el equipo.

EJECUTOR• Revisar las tareas asignadas.• Ajustan el alcance, costo y

programa.• Completar tareas.

COMUNICADOR• Informar en todo momento al gerente

funcional y lider del proyecto.• Comunica un problema y sugiere

alternativas de solución.

REPRESENTANTE (DEL CLIENTE / PROVEEDOR.)

• Representan el punto de vista correspondiente.

• Pueden tomar responsabilidad o contribuir


32

Análisis de Avance

Objetivo Unidad 1

•Conocer los conceptos básicos de la Administración de Proyectos.

•Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto.

•Determinar la dimensión de un proyecto.

•Conocer la estructuración del objetivo de un proyecto.

•Distinguir los roles básicos en el equipo de desarrollo del proyecto.


33

UNIDAD 2DEFINICIÓN


34

Objetivo

•Conocer los puntos clave de la fase: Definición del Proyecto

•Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la “Portada de Proyecto” estableciendo:

• Nombre• Líder• Equipo de Proyecto• Introducción• Objetivo• Alcance


35

Definición del Proyecto

Primera fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada a establecer y/o clarificar:

•El Nombre del Proyecto

•El Objetivo del Proyecto

•El equipo y líder encargados del Proyecto

•El alcance que tendrá el Proyecto

Esta fase es clave para la orientación adecuada de los esfuerzos y recursos sobre un camino único para llegar a la meta establecida.


36

Portada de Proyecto

•Formato estándar que plasma las generalidades del proyecto.

•Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto.

•Es uno de los documentos más importantes (herramienta) en la

Administración de Proyectos porque:

Explica el proyecto por sí mismo.

“Vende el proyecto”“Vende el proyecto”

Mantiene la orientación del equipo hacia el mismo objetivo.

Ayuda a la negociación cliente-equipo de proyecto.


37

Portada de Proyecto

Curso de Administración de Proyectos“Portada de Proyecto”

Nombre del Proyecto: Líder del Proyecto: Equipo de Proyecto:

Página ___ de ____

Introducción:

Objetivo del Proyecto:

Alcance:

Fecha:_____________________


38

Portada de Proyecto

Fecha:

•Colocar la fecha de la última modificación de la Portada.•Se sugiere colocar Revisión y Fecha de la primera elaboración.

Página ____ de ____:

•Número y Cantidad de Páginas que componen la Portada de Proyecto.•Se sugiere que no sea mayor a 2.


39

Portada de Proyecto

Nombre del Proyecto:

•Enunciado representativo del Proyecto

•Identificador dentro de la misma empresa

respecto de otros proyectos.

•No debe ser una transcripción del objetivo.

Líder del Proyecto:

•Nombre completo del Líder del

proyecto.

•Se sugiere anexar datos generales

(área, teléfono, e-mail, etc.)

Equipo de Proyecto:

•Nombre completo de los Miembros del Equipo.•En caso de ser un numero elevado de integrantes colocar al core team únicamente.


40

Portada de Proyecto

Introducción:

•Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto.

•Especie de justificación que sustente el objetivo.

•Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e interés siempre

relacionadas con los beneficios que se obtendrán al concluír el proyecto.


41

Portada de Proyecto

Objetivo:

•Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura:

(verbo infinitivo + entrega principal)

para el (día / mes / año) con un costo no superior a (horas o pesos).


42

Portada de Proyecto

Alcance:

•Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razón de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación acordados con el cliente.

Se sugiere dividir el alcance en tres partes:

ENTREGAS (Sustantivos)•Dadas durante y al final del proyecto.•Tangibles, verificables•Principales (componentes, funciones, procesos).•Auxiliares (manuales, cursos, procedimientos, dibujos)

MEDIDAS (numeros, porcentajes)•Normas, calificadores.•Aplicadas a una entrega o al resultado general del proyecto.•Miden el desempeño (calidad) no el costo o el tiempo del proyecto.•Criterios cuantificables para la aceptación.

EXCLUSIONES•Elementos que no se entregarán.•Transferibles a un proyecto posterior


43

Portada de Proyecto


Nombre del Proyecto: Líder del Proyecto: Equipo de Proyecto:

Página ___ de ____

Introducción:


Alcance:

Fecha:_____________________

“Proyeto Sierra”. Optimización de “Proyeto Sierra”. Optimización de la programación del taller.la programación del taller.

Ricardo Rodríguez RojasRicardo Rodríguez RojasLogística / 2341 / [email protected]ística / 2341 / [email protected]

25/05/0325/05/03 1 21 2

Francisco Fernández Franco Francisco Fernández Franco Calidad / 7334 / [email protected] / 7334 / [email protected] Alvarado Aguilar Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / [email protected]./ 8743 / [email protected] Cazo Contreras Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / [email protected] / 4535 / [email protected]

Debido a la creciente demanda en el servicio de reparación de loDebido a la creciente demanda en el servicio de reparación de los componentes de maquinaria pesada que s componentes de maquinaria pesada que Astilleros de México y su red de sucursales han presentado en loAstilleros de México y su red de sucursales han presentado en los últimos meses, el taller mecánico “El Titanic” s últimos meses, el taller mecánico “El Titanic” ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido aha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programación carente de flexibilidad; una programación carente de flexibilidad; originando el aumento en la mala distribución de cargas de trabaoriginando el aumento en la mala distribución de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de jo, aumento considerable en los costos de ejecución y calidad; además de haber perdido varias órdenes de tejecución y calidad; además de haber perdido varias órdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.rabajo y con esto negocios potenciales.

Desarrollar y entregar un software para la programación de talleDesarrollar y entregar un software para la programación de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo r para el 31 de marzo de 2002, con un costo no superior a 2000 horas.no superior a 2000 horas.

••Programación diaria, semanal, mensual y trimestral.Programación diaria, semanal, mensual y trimestral.••Programación espontánea del trabajo.Programación espontánea del trabajo.••Capacidad de reprogramación.Capacidad de reprogramación.••Documentación de apoyo.Documentación de apoyo.••Curso de capacitación (guía del instructor, cuaderno del estudiaCurso de capacitación (guía del instructor, cuaderno del estudiante, acetatos).nte, acetatos).••Guía de referencia del usuario.Guía de referencia del usuario.••Procedimientos operativosProcedimientos operativos

ENTREGASENTREGAS


44

Portada de Proyecto


Página ___ de ____

Alcance:

Fecha:_____________________ 25/05/0325/05/03 2 22 2

MEDIDASMEDIDAS

••Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos.Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos.••Tiempo de ejecución de la producción por lotes de no mas de 1 Tiempo de ejecución de la producción por lotes de no mas de 1 hora.hora.••Costos de producción de no más de 10,000 pesos por mes.Costos de producción de no más de 10,000 pesos por mes.••El curso de formación de cuatro horas se debe poder impartir en El curso de formación de cuatro horas se debe poder impartir en segmentos de una hora.segmentos de una hora.

••No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX.No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX.••Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.EXCLUSIONESEXCLUSIONES


45

Portada de Proyecto

Alcance (Contraejemplos)

ENTREGAS•Optimizar la Programación•Conseguir información de proveedores de softwares.•Coordinar la implementación del Sistema

MEDIDAS•Tiempo de ciclo reducido.•Proyecto realizado en tiempo y dentro del presupuesto.

EXCLUSIONES•El equipo de proyecto no incluye a nadie de producción debido a su falta de tiempo o interés.•El proyecto podría detenerse debido a la disponibilidad de los programadores.


46

Ejercicio 3

• Seleccione un proyecto. Establezca el nombre. Puede ser un proyecto de la

compañía ya iniciado o a punto de empezar. En caso de que sea ficticio

seleccione uno en el que la mayoría de los integrantes tenga información

(suficiente o el mismo nivel).

• Seleccione un Líder del proyecto. El verdadero si está en el grupo. Enliste

también los miembros del equipo.

• Desarrolle introducción, objetivo y alcance. La definicion mínima del alcance

comprende 8 entregas, 6 medidas, 1 exclusión.

• Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que

aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5

minutos, documentelo y continúe.

• Fin del Ejercicio


47

Anexo 2

“Portada de Proyecto”Nombre del Proyecto: Líder del Proyecto: Equipo de Proyecto:

Página ___ de ____

Introducción:


Alcance:

Fecha:_____________________

Formato de Trabajo para Ejercicio 3


48

Anexo 2

“Portada de Proyecto”Página ___ de ____

Alcance:

Fecha:_____________________



49

Análisis de Avance

Objetivo Unidad 2•Conocer los puntos clave de la fase: Definición del Proyecto

•Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la “Portada de Proyecto” estableciendo:

- Nombre- Líder- Equipo de Proyecto- Introducción- Objetivo- Alcance


50

UNIDAD 3PLANEACIÓN


51

Objetivo

• Conocer los puntos clave de la fase: Planeación del Proyecto

• Definir las actividades específicas necesarias para el desarrollo del proyecto.

• Asignar responsables a cada una de ellas.

• Pronosticar los recursos a utilizar

• Determinar el orden en que se llevarán a cabo.

• Identificar la ruta crítica del proyecto


52

Planeación del Proyecto

Segunda fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada:

•Organizar tareas

•Definir responsables

•Contabilizar Recursos necesarios

•Establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables

•Identificar riesgos y acciones necesarias para lograr el éxito.

Contestanto las siguientes preguntas:

¿Qué se necesita hacer?

¿Quién lo hará?

¿Cuánto tiempo necesitará?

¿Cuánto costará?


53

Estructura de la División del Trabajo E.D.T.

Después de definir la Portada de Proyecto se procede a dividir el trabajo a realizar en partes o paquetes de trabajo con la finalidad de identificar con mayor facilidad las actividades necesarias para ir cumpliendo con el Alcance.

Esta acción se le conoce como división de paquetes de trabajo (Work Breakdown Structure) o EDT.


54


Arból jerárquico que divide el trabajo en piezas o partidas manejables.

Determina que elementos o actividades de trabajo son necesarias para lograr el objetivo.

Esto es: hacer una relación de todas las actividades contestando:

¿qué se hará?

Para proyectos pequeños Lluvia de Ideas

Para proyectos grandes E.D.T.


55


Nivel 3:Tareas

Nivel 1:Proyecto

Nivel 2:Bloquesprincipalesdeactividad

Nivel 4:Subtareas

Nivel 5:Paquetes detrabajo

•En la mayoría de los casos se puede utilizar las entregas para este nivel.•No se pongan nombres de departamentos o personas.•Para la construcción, las fases son una posibilidad.•Cuando haya pocas entregas se toma la más grande y se define el siguiente nivel. Estas se convertirán en entregas (la entrega original era demasiado grande).•Cuanto mas horizontal mejor.

•Colocar verbo + sustantivo

•Colocar el Nombre del Proyecto


56


Puntos Clave

No existe una estructura única para dividir un proyecto, depende del tipo de

proyecto, el entorno, la empresa, el equipo de proyecto, etc.

Criterios para decidir cuanto detalle o niveles:

•El nivel al cual a una persona u organización se le puede asignar la

responsabilidad de realizar el paquete de trabajo.

•El nivel al cual la persona responsable del control de proyecto desea manejar el

presupuesto,supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto,

tiempos, etc.


57

Ejercicio 4

• Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su área de análisis.

• Ponga el nombre del proyecto en la primera nota adhesiva en el nivel 1.

• La transferencia de las entregas del alcance serán una parte del nivel 2. Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el trabajo de proyecto se puede desempeñar entre los bloques de este nivel que tiene hasta este momento.

• Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin hablar entre sí. Para cada bloque identifique de 3 a 15 tareas.

• Cuando todos los bloques tengan tareas subyacentes, revíselas. La persona que creo las tareas las leerá. El resto del equipo ayudará identificando las tareas que faltan, asegurándose de que se utiliza verbo + sustantivo, aclarando palabras, etc.

• Fin del ejercicio


58

Matriz de Asignación de Responsabilidades

La Matriz de Asignación de Responsabilidades identifica quién(es) será(n) el(los) encargado(s) de terminar cada elemento de la Estructura de la División del Trabajo.

También es utilizada para identificar:

Responsable: Es la persona que esta a cargo de la actividad en cuestión y hará todo lo posible (y hasta lo imposible) para llevarla a cabo y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.

Participa: Es la persona que contribuye/colabora junto con el responsable y los demás participantes para llevar a cabo la actividad y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.


59


Fran

cisc

o Fd

ez.

Fra

nco

Cal

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Ric

ardo

Rod

rígue

z Roj

asLí

der

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roye

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Alv

arad

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guila

rM

ante

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ontr

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Prod

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ón

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omín

guez

Dur

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Este

vez

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stec

imie

ntos

Ben

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aez

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Fina

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Gus

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Gar

cía

Gue

rra

Inge

nier

ía

Héc

tor

Her

rera

Her

nánd

ezIn

geni

ería

Ines

Iñig

uez

Itur

bide

Ven

tas

Jose

Jím

enez

Jar

amill

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ovee

dore

s

Kar

ina

Kur

i Kam

azak

iPr

ovee

dore

s

TBD

25/0

6/0

3

Tal

ler

TBD

25/0

6/0

3In

geni

ería

TBD

25/0

6/0

3Pr

oduc

ción

RE

SPO

NSA

BL

ES

ACTIVIDADES

A INICIO

2 Recibir orden de Proceder

1 Recibir Contrato

3 Mantener reuníón Inicial

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto

5 Terminar Fase I Ingeniería

6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa

7 Terminar Fase II Ingeniería

B DISEÑO DEL SISTEMA

8 Preparar y Aprobar Documentación

C MATERIALES

9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES


60


Cuando hay una persona que solo tiene una tarea asignada, lo

mejor es que se pase la tarea al gerente del

proyecto.

Cuando hay una persona que solo tiene una tarea asignada, lo

mejor es que se pase la tarea al gerente del

proyecto.

Para colocar un símbolo es indispensableque contribuya

activamente y este de acuerdo.

Para colocar un símbolo es indispensableque contribuya

activamente y este de acuerdo.

Cuando no haya un miembro del equipo

definido se pone (TBD) y se especifica la fecha última para ser definido.

Cuando no haya un miembro del equipo

definido se pone (TBD) y se especifica la fecha última para ser definido.

En línea horizontal no puede haber dos

En línea horizontal no puede haber dos

Consejos


61

Matriz de Planeación de Recursos

Basada en las opiniones de los responsables asignados en la Matriz de Asignación de Responsabilidades, la Matriz de Planeación de Recursos se elabora para pronosticar, de acuerdo a su consumo, los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Identifica entre otros:

RECURSOS HUMANOS• Conocimiento técnico y aptitudes requeridos• Horas (días) hombre requeridas en promedio.• Costo estimado de recursos involucrados.

INSTALACIONES• Tipos de edificios o áreas de trabajo necesarios.• Espacio y horas o días requeridos

EQUIPO• Tipos de equipo• Horas o días de utilización• Costo estimado del equipo involucrado

MATERIALES / SUMINISTROS• Cantidades de cada uno• Costo estimado

REQUERIMIENTOS ESPECIALES• Cantidades de cada uno• Costo estimado


62

Matriz de Planeación de Recursos

TIP

O D

E

RE

CU

RSO

ACTIVIDADES

A INICIO

2 Recibir orden de Proceder

1 Recibir Contrato

3 Mantener reuníón Inicial

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto

5 Terminar Fase I Ingeniería


7 Terminar Fase II Ingeniería


8 Preparar y Aprobar Documentación

TIEMPOMEDIO

(M)

HUMANOS COSTOEQUIPOS E

INSTALACIONESCOSTO MATERIALES COSTO TOTALES

2 días

2 días

3 días 3 Meseros $ 300 Hotel “INN” $2,500 Renta EquipoAudiovusual $1,500 $4.300

1 día 1Capturista $ 500 Papelería $1,000 $1,500

3 días 2 Pasantes $6,000 Lab. InformaticaMóvil $6,000 $12,000

1 día Satelite/Telefono $3,500 $3,500

2 días Lab. Pruebas “Houston” $9,500 Consumilbes

Prototipo $6,700 $22,200

2 días Papelería $3,000 $3,500

9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

C MATERIALES

3 días Consumibles e Instalación $9,000 $9,000

2 Pasantes $6,000

1Capturista $ 500

MATRIZ DE PLANEACION DE RECURSOS


63

Ejercicio 5

• Identifique con letras los Bloques Principales de Actividad (Nivel 2 de la EDT) y numere progresivamente todas las Tareas (Nivel 3 de la EDT), Subtareas (Nivel 4 de la EDT) y Paquetes de Trabajo (Nivel 5 de la EDT).

• Transfiera la información de la EDT a la Matriz de Asignación deResponsabilidades y Matriz de Asignación de Recursos en las columnas correspondientes (Formato Anexo 3)

• Identifique las organizaciones y miembros del equipo.

• En conjunto con todo el equipo asigne responsables, participantes y recursos a utilizar.

• Fin del ejercicio


64

Anexo 3

Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y

PLANEACION DE RECURSOS



65

Anexo 3

Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y

PLANEACION DE RECURSOS



66

Orden de las Actividades

Existen 2 procedimientos para conocer el orden de las actividades

•Por antecedentes

•Por secuencias


67


Matriz de Antecedentes

Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de precedencias y presentación de la red.

•Hacer lista general de actividades.

•Preguntar: ¿qué actividad(es) debe(n)

quedar terminada(s) para ejecutar cada

una de las que aparecen en la lista?.

•¿Cuáles actividades se pueden hacer

concurrentemente con esta?

•Cuidar que todas y cada una de las

actividades tengan al menos un

antecedente.

•En las actividades iniciales la actividad

antecedente sera cero.


68


Matriz de Secuencias

Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de secuencias y presentación de la red.

•Hacer lista general de actividades.

La actividad cero indica solamente el

punto de partida.

•Preguntar: ¿qué actividades se

pueden iniciar hasta que se termine

esta?

•¿Qué actividades se tienen que

hacer concurrentemente con esta?.


69


Matriz de antecedentes

Matriz de SecuenciasColumna de antecedente pasa en orden númerico como “actividad”

Columna de actividad pasa a la derecha como “secuencias”.

Matriz de secuencias


70


Matriz de Tiempos

Tiempo Medio (M):Tiempo normal

necesario para la ejecución de la

actividad, basado en la experiencia personal

del informante.

Tiempo Medio (M):Tiempo normal

necesario para la ejecución de la

actividad, basado en la experiencia personal

del informante.

Tiempo Optimo (o):Tiempo mínimo

disponible sin importar el costo o cuantía de los recursos humanos o materiales que se

requierean.

Tiempo Optimo (o):Tiempo mínimo

disponible sin importar el costo o cuantía de los recursos humanos o materiales que se

requierean.

Tiempo Pésimo (p):Tiempo excepcionalmente grande

debido a imprevistos. Debe contarse solamente el tiempo en el que se ponga remedio al problema,

no el tiempo ocioso

Tiempo Pésimo (p):Tiempo excepcionalmente grande

debido a imprevistos. Debe contarse solamente el tiempo en el que se ponga remedio al problema,

no el tiempo ocioso

Tiempo Estándar (t):Con los datos anteriores se

calcula el tiempo estandar (el cual recibe la influencia del

pésimo y del óptimo a la vez)

o + 4M + p6

Tiempo Estándar (t):Con los datos anteriores se

calcula el tiempo estandar (el cual recibe la influencia del

pésimo y del óptimo a la vez)

o + 4M + p6t=

Punto a recordar:La unidad de tiempo puede ser minutos, horas, días, semanas, meses o años; con la condición de que se tenga la misma medida para todo el proyecto.


71


Matriz de Información•Resumen de los datos obtenidos de las matrices de secuencias y tiempos.

•Matriz utilizada para construír la red.

Matriz de Secuencias Matriz de Tiempos


72

Ejercicio 6

• De acuerdo a la numeración que le asignó a las tareas (Nivel 3 de la EDT) realice:

Matriz de Antecedentes (Formato Anexo 4)

Matriz de Secuencias (Formato Anexo 5)

Matriz de Tiempos (Formato Anexo 6)

Matriz de Información (Formato Anexo 7)

• Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y continúe.



73

Anexo 4

Matriz de Antecedentes



74

Anexo 5

Matriz de Secuencias



75

Anexo 6

Matriz de Tiempos



76

Anexo 7

Matriz de Información



77

Diagrama de Red

El plan es un mapa que muestra cómo ir desde donde uno se encuentra en la

actualidad hasta donde se quiere estar.

La esencia de la planeación es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un

proyecto con el fin de estudiar cómo se puede hacer mejor.


78

Diagrama de Red

DefiniciónGráfico que define la secuencia de actividades y la interrelación entre éstas

para el logro de un objetivo

0 5 10 15


79

Diagrama de Red

Construcción de la Red

actividad

ligaContinuación o

Tiempo de espera

Varias actividades pueden terminar

o partir en un mismo evento

Se debe evitar:

•Iniciar una actividad en la parte intermedia de otra actividad.

Incorrecto Correcto

•Dejar eventos sueltos.Todos los eventos deben relacionarse con un evento incial o con un evento final

Incorrecto Correcto


80

Diagrama de Red

Representación de Situaciones1. La actividad B no puede ser iniciada

sin haber terminado la actividad A.

A B

ACTIVIDADES SECUENCIALES

4. Terminada la actividad A no puede inciar la actividad C sin antes haber terminado

la actividad B

ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )

A

BC

3. Terminada la actividad A pueden ser efectuadas simultaneamente las actividades

B y C.ACTIVIDADES SIMULTANEAS

AB

C2. La actividad A se puede hacer

simultaneamente con la actividad B y ambas deben terminarse para hacer la

actividad C.

A

BC

ACTIVIDADES SIMULTANEAS


81

Diagrama de Red

Representación de Situaciones5. Una actividad A tiene escasa duración la cual es despreciable y no justifica que se considere una unidad de tiempo.

Ejemplo: La unidad con la cual se trabaja es una semana y la actividad A tiene una duración de 1 ó 2 horas.

ACTIVIDAD CON TIEMPO CERO

A

B

A


82

Diagrama de Red

Ejemplo de Construcción de la RedSuponga que hecho el análisis de las actividades para la realización del

proyecto “Sierra” y, aplicadas las herramientas previas para la definición de la

secuencia(Matriz de antecedentes y Matriz de secuencias ); se llegó a la

siguiente Matriz de información.

1. Construya la red de vencimientos sucesivos.

2. Determine la duración del proyecto.

Nota. Se consideraron solamente las primeras 9 tareas (como si

fuera la totalidad del proyecto)con la finalidad de tratar a

manera de ejemplo práctico la construcción de la Red y

Cronograma.


83

Diagrama de Red

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

4

41

3

2

2

3

5

5

3

6

1

2

9

8

4

7

3Duración del Proyecto:13 Unidades


84

Ruta Crítica

Definición• Serie de actividades que define la duración del proyecto.

• Es la secuencia de actividades que sin interrupción inician con el proyecto y terminan cuando este concluye.

• De tal forma que cualquier retraso de alguna de ellas; provocaría un retraso en todo el proyecto.


85

Ruta Crítica

4

41

3

2

2

3

5

5

3

6

1

2

9

8

4

7

3

La secuencia de las actividades 3, 6, 8, y 7 definen la duración del proyecto: Con un tiempo total de 13 unidades.

La secuencia de las actividades 3, 6, 8, y 7 definen la duración del proyecto: Con un tiempo total de 13 unidades.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15


86

Ejercicio 7

• Estructure el Diagrama de Red del Proyecto basado en la Matriz de Información que realizó en el Ejercicio Anterior.

• Identifique la Ruta Crítica.

• Determine la Duración del Proyecto




87

Anexo 8



88

Anexo 8



89

Análisis de Avance

Objetivo Unidad 3• Conocer los puntos clave de la fase: Planeación del Proyecto.

• Definir las actividades específicas necesarias para el desarrollo del proyecto.

• Asignar responsables a cada una de ellas.

• Pronosticar los recursos a utilizar.

• Determinar el orden en que se llevarán a cabo.

• Identificar la ruta crítica del proyecto.


90

UNIDAD 4EJECUCIÓN Y CONTROL


91

Objetivo

• Conocer los puntos clave de la fase: Ejecución y Control del

Proyecto.

• Identificar el uso del Cronograma como herramienta de

Planeación / Control.

• Definir el contenido de los informes relacionados con el

avance.

• Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.


92

Ejecución y Control del Proyecto

Tercera fase en el Ciclo de Vida de un proyecto enfocada a:

•Supervisar el avance•Comparar lo planeado contra lo programado•Reportar periódicamente•Tomar acciones correctivas en caso necesario

La clave para un control efectivo del proyecto es medir el progreso real y

compararlo con el planeado sobre una base periódica y oportuna; y llevar a cabo la

acción correctiva de inmediato en caso necesario.


93

Cronograma

Concepto

Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el mapa que los participantes convierten en acción. Inicia el trabajo e indica el punto final de cada tarea.

•Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el cronograma.

•Contiene una lógica que puede ser trazable en cualquier momento.

•Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas demoradas.


94

Cronograma

El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan instantáneas del mismo.

Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial para mantener la atención, responder a los problemas y hacer que el proyecto avance.


95

Cronograma

PROYECTO “SIERRA”A INICIO

1 Recibir Contrato 4 3 R. Rodríguez

2 Recibir orden de Proceder 5 2 I. Iñiguez


C MATERIALES

3 Mantener reuníón Inicial 6 5 R. Rodríguez

4 Preparar y Publicar el Manual delProyecto

7 4 H. Herrera

5 Terminar Fase I Ingeniería 7 3 G. García


8,9 1 E. Enríquez

7 Terminar Fase II Ingeniería ---- 3 H. Herrera

8 Prep. y Aprobar Documentación 7 4 F. Fernández

9 Ident. Y Acelerar Mats. Escasos ---- 2 E, Enríquez

1

2

3

4

5

6

8

9

7

9

8

2

13

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


96

Ejercicio 8

• Estructure el Cronograma del Proyecto basado en la Matriz de Asignación de Responsabilidades y la Matriz de Información realizadas en los Ejercicios Anteriores.

• Defina su codificación

• Incluya el Nombre del Proyecto (Nivel 1 de la EDT) y los Bloques de Actividad (Nivel 2 de la EDT)

• Identifique la Ruta Crítica




97

Anexo 9



98

Anexo 9



99

Anexo 9



100

Anexo 9



101

Control de Avance

Consiste en recopilar periódicamente información sobre el desempeño del proyecto comparando el progreso real con el planeado.

Calculo de

Porcentaje de Avancey

Recursos Utilizados

Planeado y Presupuestado


102

Control de Avance

Es importante considerar que:

“Las actividades que definen la ruta crítica de un proyecto

son aquellas sobre las cuales se deberá tener un mayor

control sobre su avance”.


103

Presentación de Informes

El Periodo de presentación de informes depende de la complejidad o duración global del proyecto

•Para proyectos con duración de:5 años el periodo entre reporte y reporte podría ser de 1 mes

•Para proyectos con duración de:1 mes el periodo entre reporte y reporte podría ser de 1 día

En general........mientras más corto sea el periodo de tiempo que

transcurre entre informes, mayor será el control del proyecto

Se aconseja reducir el periodo, durante la duración de una acción correctiva


104

Presentación de Informes

Resultado de Acciones correctivasAcciones correctivas

Planeadas

PROBLEMAS

Contenido del Informe de AvancesLo alcanzado y no

alcanzado LOGROS

Planeado vs.RealizadoALCANCE

Que se planean alcanzarLOGROS


105

Control de Cambios

Origen de Cambios en el Proyecto:

• Cliente.

• Equipo.

• Suceso imprevisto.

Todo cambio significativo generará una modificación al plan,...... en términos de

Calidad, Tiempo y Costo

Mientras más tarde se generan los cambios, mayor es su efecto sobre el logro del objetivo del proyecto


106

Control de Cambios

Procedimiento

1. Analizar el programa para determinar que áreas necesitan acción correctiva.

2. Decidir que acciones correctivas específicas se deben llevar a cabo.

3. Revisar el plan para incorporar la (s) accion (es) correctivas seleccionadas.

4. Dar seguimiento a la (s) accion (es) correctivas aplicada (s).

5. Actualizar el programa ante posibles alteraciones al mismo.


107

Análisis de Avance

Objetivo Unidad 4• Conocer los puntos clave de la fase: Ejecución y Control del

Proyecto.

• Identificar el uso del Cronograma como herramienta de

Planeación / Control.

• Definir el contenido de los informes relacionados con el

avance.

• Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.


108

UNIDAD 5CIERRE


109

Objetivo

• Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

• Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto


110

Cierre del Proyecto

Evaluar el éxito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.

• nivel de satisfacción

• cumplimiento deexpectativas

CLIENTE

Análisis de situaciones:

• agradables

• desagradables

EQUIPO

EVALUAR


111

Evaluación con el Cliente

Como parte fundamental del éxito del proyecto es importante sostener una reunión con el(los) cliente(s) con la finalidad de determinar:

Si el proyecto cubrió las espectativas que éste tenía.

Su nivel de satisfacción respecto a los resultados.


112

Evaluación con el Equipo

Inicia cuando se completa la realización del proyecto y el cliente acepta el resultado.

Es el momento de hacer una evaluación:

Del objetivo del proyecto.

De la situación financiera.

Del desempeño del equipo humano.

Con la finalidad de obtener información respecto al desempeño general para:

en proyectos futuros.

Repetir situaciones agradables.

Eliminar situaciones desagradables.


113

Evaluación con el Equipo

Respecto al objetivo del proyecto

Verificar que:

•Las partidas de trabajo acordadas con el

cliente han sido cubiertas y entregadas.

•La información relevante sea conservada

adecuadamente.

Respecto a la situación financiera

Verificar que:•El pago del costo del proyecto ha sido cubierto.

•Hayan sido cubiertos los pagos a la gente ( interna y externa ), que participó en el proyecto.

•Preparar un análisis financiero para comparar los costos reales con el presupuesto del proyecto.

Respecto al desempeño del proyecto.

Realizar reuniones de evaluación con los miembros del equipo que participó en el proyecto:

•En forma individual•Con el grupo completo


114

Análisis de Avance

• Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

• Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto


115

Análisis Final

Proporcionar a los participantes los

conocimientos y habilidades necesarias para

Planear, Coordinar y Controlar cualquier

Proyecto que tengan bajo su cargo.


116

FIN DEL CURSO

GRACIAS

FERNANDO FERNÁNDEZ [email protected]

(222) 2 30 64 24

AMON.PROYEC. FDO (1)

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