El Material a continuación son extractos del libro: Administración un Enfoque Basado en Competencias – Hellriegel, Jackson y Slocum – 11ª. Edición – Cengage Learning. Todos los derechos de autoría pertenecen a dicha editorial. Se coloca como material complementario y uso exclusivo para los estudiantes de los Cursos de Administración Moderna 1 y 2. Se prohíbe su publicación y/o reproducción por cualquier medio, incluyendo los tecnológicos. Como aclaración final este contenido no sustituye por ningún concepto al libro en mención, ya que será necesario leerlo para poder comprender estos extractos y como la modalidad de ambos cursos es la metodología de libro abierto, los exámenes son elaborados en base al libro.

CAPITULO 10

Fundamentos del Control

Son los procesos para garantizar que los comportamientos y las decisiones se apeguen a las normas de la organización y a los requisitos legales, incluidas sus reglas, políticas, procedimientos y metas

Cómo interactúan la Planeación y los Controles

Los controles sirven para garantizar que las decisiones, las acciones y resultados sean congruentes con esos planes

Los controles sirven para mantener y redirigir los comportamientos y los resultados reales.

Los Controles ofrecen una parte importante de esta información

Los planes indican para qué propósitos sirven los controles

Controles Preventivos

Son mecanismos que tienen por objeto reducir la probabilidad de que se presente un hecho no deseado, por lo mismo, que minimizan la necesidad de aplicar medidas correctivas

Algunas Formas:

Normas y reglas

Estándares

Procedimientos de reclutamiento y selección

Programas de capacitación y desarrollo

Controles Correctivos

Son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar los comportamientos o los resultados no deseados y, con ello, sirven para que la situación regrese a la observancia de los reglamentos y las normas de la organización

Algunas Formas:

Supervisión directa y retroalimentación

Acción Disciplinaria

Procedimientos para reportar conductas inadecuadas

Reportes financieros, mensuales incluso diarios

Cuánto Control Organizacional ?

• Preguntas Centrales

o Para cuáles comportamientos y resultados deseados se deben desarrollar controles organizacionales?

o Cuáles son los costos y los beneficios de los controles organizacionales?

o Cuáles son los costos y los beneficios de utilizar controles alternos para obtener los comportamientos y los resultados deseados, como su mayor dependencia de los equipos autodirigidos, el control informal de los compañeros o el autocontrol de la persona?

Control Interno

Es un proceso que siguen el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización y que ha sido diseñado para brindar una seguridad razonable respecto a la consecución de metas dentro de diversas categorías

Categorías de Control Interno

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de los informes financieros

Observancia de las leyes y los reglamentos aplicables

Limitaciones del Control interno

No pueden hacer que un mal administrador se vuelva bueno

Los factores externos están fuera del control del administrador

Los juicios pueden ser incorrectos

Dos o más empleados pueden coludir y rodear los controles

Métodos de Control Mecanicista

Uso de reglas y procedimientos detallados en la medida de lo posible

Autoridad de la cima hacia abajo, con énfasis en el poder del puesto

Descripciones de puestos basadas en las actividades que delinean los comportamientos diarios

Énfasis en recompensas extrínsecas (salarios, Pensiones, símbolos de status)

Desconfianza de los equipos debido a los supuestos de que las metas del equipo entran en conflicto con las de la organización

Métodos de Control Orgánico

Uso de reglas y procedimientos detallados tan sólo cuando es necesario

Autoridad flexible, con énfasis en el poder experto y las redes de influencia

Descripciones de puestos basadas en los resultados que hacen hincapié en las metas que se deben alcanzar

Énfasis en las recompensas extrínsecas e intrínsecas (trabajo con sentido)

Uso de equipos debido al supuesto de que las metas del equipo y sus normas contribuyen a alcanzar las metas de la organización

Controles de Mercado

Implican recabar y evaluar datos relativos a las ventas, los precios, los costos y las utilidades con el objeto de que guíen las decisiones y sirvan para evaluar los resultados.

Requisitos de control de Mercado:

Medir en términos monetarios los costos de los recursos que se emplean para fabricar los productos

Establecer precios en términos monetarios y definir con claridad el valor de los bienes y los servicios producidos

Establecer, en términos competitivos, los precios de los bienes y servicios producidos

Controles Financieros

Incluyen mecanismos para prevenir o corregir el uso o la asignación indebida de los recursos, sobre todo la de los monetarios

Control Financiero Comparado: La Evaluación de la condición financiera de la empresa para dos periodos o más

Análisis de Razones: Seleccionar dos cifras significativas (o una combinación de una serie de cifras) para expresar su relación en forma de fracción o porcentaje y comparar el valor para dos o más períodos

Ejemplo: rendimiento sobre la inversión se refiere a la utilidad neta antes de impuestos dividida entre el valor patrimonial neto y es una medida de la eficiencia del activo total

Control Presupuestal: Se refiere al proceso empleado para monitorear, comparar y evaluar los niveles de gasto Reales de diversas categorías frente a los montos correspondientes presupuestados y para aplicar los cambios que fueran necesarios dentro del periodo del presupuesto

Propósitos del presupuesto

Ayudar a la planeación efectiva del trabajo

Ayudar a ubicar recursos

Ayudar a controlar y monitorear recursos durante el periodo de presupuesto

Controles Basados en la Automatización

Automatización: El uso de aparatos y procesos que se rigen solos y que operan sin depender de las personas

Maquinas: Utiliza instrumentos o aparatos que se rigen solos para evitar y corregir desviaciones que se apartan de normas previamente establecidas

En procesos continuos y operaciones robóticas, maquinas controlan a otras maquinas

Gobierno Corporativo

El patrón de relaciones y controles entre los grupos de interés, cámara de directores y la alta gerencia

Expectativas: Son establecidas por la organización a través de políticas, procedimientos, prácticas y lineamientos

Comunicación: Se asegura que las expectativas sean entendidas por toda la organización, y que se reciba el entrenamiento necesario

Cuentas: Se entiende como pedir cuentas a las personas por su obligación de cumplir con las expectativas establecidas

Control Interno de Mecanismos

Consejeros Independientes

Autoevaluación

Compensación de los directivos.

Evaluación del presidente o director general

Asignación de recursos

Responsabilidad y control Fiduciarios