ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ADMINISTRACION DE PROYECTOS LIC. EDER ROLDAN MEDINA PROYECTO .Un proyecto es un esfuerzo complejo ,no rutinario ,limitado por el tiempo ,el presupuesto ,los recursos y las especificaciones del desempeo y que se disea para cumplir las necesidades del cliente .Meta de un proyectoSatisfacer las necesidades del cliente Caractersticas de un proyecto Un objetivo establecido Un ciclo de vida definido ,con un principio y un finPor lo general implica que varios departamentos y profesionales se involucren Es comn hacer algo que nunca se ha realizado .Tiene requerimiento especficos de tiempo ,costos y desempeos .

Fases de la administracin de proyectos Inicio Planeacin Ejecucincontrol

Inicio Es la definicin del proyecto Metas y objetivos a alcanzar Decide cuales son las principales tareasDetermina los recursos ,identificar riesgos y restricciones

Planeacin El plan de proyecto muestra .Define el alcance ,los recursos y el tiempo requerido .1exactamente cuantas tareas deben realizarse Quien har cada tarea El costo estimado de cada tarea La secuencia de las tareas (presupuesto)La duracin estimada de cada tarea y longitud de proyecto global (calendario)

Ejecucin Es la puesta en marcha del proyecto Registra el avance del proyecto ,comparando los datos actuales con los estimados originalmente .Revisa los recursos al alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades .controlIndica las acciones correctas necesarias Monitorizacin del trabajo realizado analizando de como el proceso difiere de lo planificado Monitorea las actividades Verifica si las tareas se ejecuten de acuerdo con lo planeado .organizando y dirigido.Ejemplo de un ciclo de vida de un proyecto de desarrollo de softwareTiene 5 etapas Definicin Diseo Cdigo Integracin /comprobacin mantenimiento

importanciaLa administracin de proyectos ya no constituye una administracin para las necesidades especiales ,muy pronto se ha convertido en la manera comn de hacer negocios .vea caso de practica ,la administracin de proyectos en funcionamiento, un porcentaje cada vez mayor del esfuerzo tpico de una compaa se esta dedicando a los proyectos .el futuro promete un aumento en la importancia y en la funcin de los proyectos para contribuir a la direccin estratgica de las organizaciones .Razones por la que es importante Comprensin del ciclo de vida del producto Una de las fuerzas impulsoras mas importantes detrs de la demanda de la administracin de proyectos es el acortamiento del ciclo de vida del proyecto.Competencia global Hoy en da exige productos mas baratos y mejores Exposicin del conocimiento Ha incrementado la complejidad del proyectoReduccin del tamao corporativo Restructuracin fundamental en la vida de la organizacinMayor enfoque en el cliente Mayor atencin al cliente .Planificacin de los parmetros de un proyecto AlcanceEl alcance de un proyecto llamado tambin alcance de trabajo --- es el trabajo que debe hacerse para el cliente, se convenza de que las entregas (las cosas por hacer ), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse ) cumplan con los requisitos o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto . Por ejemplo ,el alcance podra ser el trabajo de limpiar el sueldo ,de construir una casa y de poner la jardinera ornamental segn las especificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista .Estructura Por estructuracin se entiende la facilidad con que las funciones pueden ser compartimentalisadas y la naturaleza jerrquica de la informacin a tratar .a medida que el grado de estructuracin aumenta ,la posibilidad de estimar con presin mejora y ,por consiguiente ,el riesgo disminuye .Bajo el concepto de administracin de proyectos ,se asignan representantes de cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto . Cada miembro del equipo deriva una gua funcional experta y control administrativo del gerente de departamento .el equipo incluye al siguiente personal clave .Gerente de proyectos Ingeniero de proyectos Gerente de construccin de proyectos Coordinador de construccin del proyecto Ingeniero de puesta en marcha del proyecto Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto Supervisor de costo y programas del proyecto Administrador del proyecto Gerente de aprovisionamiento de proyecto Asistente del controlador del proyecto

Especificaciones El concepto en la preparaciones de planos y especificaciones es que los planos del proyecto definen la geometra incluyendo dimensiones .forma y detalles mientras que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales ,materiales y la ejecucin necesaria Muchos de los profesionales de la construcciones confan en que los planos contienen lo necesario para ejecutar su proyecto de infraestructura .en el momento en que se requiere mas informacin o cuando surgen discrepancias ,entonces buscan mas detalles en las especificaciones .es entonces donde muchas veces aparecen problemas porque las especificaciones no son adecuadas y en vez de aclarar la intencin del diseador ,crean ,complicaciones adicionales .Tiempos ,costos y recursos La estimacin del tiempo forma parte del proceso de gestin del tiempo de la administracin de proyectos .Establecimiento de la secuencia de las actividades : identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma .Estimacin de recursos de las actividades : estiman el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma .Estima de la duracin de las actividades : estima la cantidad de periodos laborable que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma .Desarrollo del cronograma : analiza las secuencias de las actividades ,la duracin de las actividades ,los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto .Control de cronograma : controla los cambios del cronograma del proyecto .

Costos La estimacin de costos de una actividad es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarias para completar las actividades del cronograma del proyecto .este tipo de estimacin puede presentarse en forma de resumen o en detalle Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican ala estimacin de costos de la actividad ,esto incluye, entre otros ,la mano de obra ,los materiales ,los equipos, los servicios , las instalaciones, la tecnologa de la informacin ,y categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo .Estimacin por tecnologas Determinacin de tarifas de costes de recursos Estimacin ascendente Estimacin paramtrica Software de gestin de proyecto Anlisis de propuestas para licitaciones Recursos La estimacin de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse acabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer un aproximacin en el costo total y plazos del desarrollo del sistema . Para ello se requiere experiencia , acceso a una buena informacin histrica y determinacin para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son datos cualitativos .Factores que afectan a esta estimacin :Las complejidad del proyecto ,cuantificando la misma en funcin:Numero de mdulos y nivel de interrelacin entre los mismo .Numero y tipo de las interfaces externas con otros sistemas ,programas o datos .Grado de distribucin y heterogeneidad del entorno de implantacin .Grado de sofisticacin de las herramientas de desarrollo naturaleza de los algoritmos que se deben disear y programar .Factores que restringen el xito del proyectoSatisfaccin del clienteprogramacostoAlcance Actividades del proyecto Definir las Actividades consiste en identificar las acciones que deben ser llevadas a cabo para conseguir los entregables del Proyecto.Despus de crear la EDT, obtenemos el nivel ms bajo de esta descomposicin, denominadoPaquetes de trabajo. La descomposicin de stos en componentes ms pequeos nos proporciona lasActividadesnecesarias para ejecutar los paquetes de trabajo.

EntradasPlan de Gestin del Cronograma:Determina el nivel de detalle que es necesario para gestionar el trabajo del Proyecto.Lnea base del Alcance: Entregables, restricciones y supuestos del proyecto.La Estructura de Descomposicindel Trabajo y el diccionario de la EDT/WBS es la entrada principal de la definicin de las actividades del Cronograma.Activos de los procesos de la Organizacin: Polticas, procedimientos, alineamientos y procedimientos. Lecciones aprendidas.Factores Ambientales: Sistema de informacin de la gestin de proyectos .

Herramientas y TcnicasDescomposicin (EDT/WBS): Consiste en subdividir los paquetes de trabajo en componentes ms pequeos y fciles de manejar. Estos componentes son las Actividades del Proyecto. Este proceso requiere de la participacin de los miembros del equipo.Planificacin gradual: Elaboracin gradual. El trabajo que debe desarrollarse a corto plazo se planifica en detalle, y el trabajo ms a largo plazo se planifica a un nivel superior de la EDT.Juicio de expertos: Participacin en el proceso de miembros del equipo u otros expertos con experiencia y habilidad en el desarrollo de cronogramas del Proyecto.

SalidasLista de actividades: Lista exhaustiva que abarca todas las actividades del cronograma necesarias para el proyecto. Incluye el identificador de la actividad y una descripcin del alcance del trabajo para cada actividad, con el nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar.Atributos de la actividad: Amplan la descripcin de la actividad. Por ejemplo, cdigo EDT, Nombre, actividades predecesoras y sucesoras, restricciones, relaciones lgicas, responsables, etc.Listado de hitos: Punto de verificacin o evento importante dentro del Proyecto.

RELACIONES DE PRECEDENCIA YSECUENCIALESLa lista de actividades de un proyecto no lo estodo, falta establecer el orden en el cual se deben realizarlas actividades.Algunas actividades, porlgica, resultanser previas (Precedentes), porque su terminacinaparececomo condicinnecesaria parainiciar las actividades siguientes;noobstanteenocasioneshayqueintroducirunelementode conveniencia de realizar primero algunas actividades que otrasUnadelasrazonesparaestablecerrelacionesdeprecedenciaesla disponibilidad de recursos especializados que seposee.Pudiese ser que si programamos muchas actividades simultneas, porque no hay razones lgicas para colocar unas antes de otras, nos encontremos con que no tenemos todos los recursos disponibles para ellas, tambin en forma simultnea.Esto nos obliga a definir una Secuenciacin, que respetando las relaciones lgicas, nos permitacumplirelprogramaconunautilizacinrazonabledelosrecursos disponibles. El resultado de todo esto es una Tabla de Secuencias en la cual seestablece,juntoallistadodeactividades,culesvienenantesycules vienen despus:

Matriz de precedencia o sucesin:

Se empieza por el evento inicial que avanza con la pregunta: qu debe hacerse inmediatamente despus de completar este evento? Hacia atrs, empezando por el evento final se retrocede preguntando: Qu se debe hacer inmediata- mente antes de llegar a este evento ? PERT: desarrolla un esquema que muestra la secuencia en que se realizarn las tareas/actividades del proyecto.PASOSPARA DIAGRAMAR UNPROYECTO1 LISTA DE ACTIVIDADES

Formular la lista de actividades a desarrollar de la siguiente manera:A Estudio de factibilidad.B Diseo general del sistema.C Seleccin del personal.D Capacitacin del personal.E Estudio de aplicaciones.F Estudio de financiacin.G Estudio de equipos.H Seleccin de equipos.I Evaluacin final.J Programacin.K Envo de equipo.L Recepcin de equipo.M Preparacin del lugar.N Instalacin del sistema decomunicaciones.O Instalacin del equipo.P Puesta a punto deprogramas.Q Capacitacin de usuarios.R Prueba del sistema.S Puesta a punto del sistema.T. Operacin paralela1 LISTA DE ACTIVIDADES

2 SECUENCIA LGICA DE ACTIVIDADESSobre la base de la lista anterior se establece la secuencia lgica de las actividades

Cuadro de secuencia lgicade operacionesMatriz de SecuenciasExisten dos procedimientos para conocer la secuencia de lasactividades:A) Por antecedentesPor antecedentes, se lespreguntar a los responsables de los procesos cuales actividades deben quedar terminadas para ejecutarcada una de las que aparecen enla lista. Debe tenerseespecial cuidado que todas y cada una de las actividades tenga por lo menos unaantecedente excepto en el caso de seractividades iniciales, en cuyo caso su antecedente ser cero (0).

b) Por secuencias.Esto es, el reconocimiento de cules son todas las actividades que deben haber finalizado, o son requisitos, para poder ejecutar la actividad siguiente. Por secuencia tcnica de actividades se entender la exigencia fsica que determina la interdependencia entre ellas. Para ello, deber identificarse qu actividades se desarrollan inmediatamente antes de cada una y cules pueden realizarse inmediatamente despus de haber finalizado sta . Ejemplo: La tarea B contina, o se hace despus que la tarea A. La tarea A se denomina TAREA ANTECESORA, y la B, TAREA SUCESORA. Lo mismo con los acontecimientos 1 y 2, 2 y 3.Tipos de actividadLas actividades pueden considerarse de acuerdo con el principio de dependencia, como: Precedentes o Sucesoras Las cuales pueden ser: reales, virtuales o de espera.A (precedente) B (sucesor)

Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM)

Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM) Una de las herramientas utilizadas en el proceso de Desarrollar el Plan de Recursos Humanos son los Organigramas y las Descripciones de los Puestos. Jerrquico, Matricial, de tipo texto.

Independientemente del mtodo utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequivoco y de que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades. Una matriz de asignacin de responsabilidades (RAM) se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad.

Un ejemplo de RAM es un matriz RACI, que son las siglas de las palabras que en ingles significa Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I) (persona responsable, que rinde cuentas, consultada, informada). Otro tipo de matriz tambin utilizada se llama LRC (Linear Responsability Chart)

*Responsable: Aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente hay un solo rol con el tipo de participacin de responsable, aunque otros pueden asumir el mismo al ser delegada dicha responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.

* Accountable: (la persona que rinde cuentas sobre la actividad, tambin definido como la autoridad final de aprobacin). El responsable en ltima instancia por la realizacin correcta y completa de la entrega o la tarea, y aquel a quien el Responsable debe rendirle cuentas. En otras palabras, un Accountable debe firmar la aprobacin del trabajo que es proporcionado por el Responsable. Slo debe haber un Accountable especificado para cada tarea o entrega. * Consultado: Aquellos que no estando directamente implicados en el desarrollo de las actividades, se les solicita opiniones, y con quien exista una comunicacin bidireccional. * Informado: Aquellos que se mantienen al da sobre los progresos, a menudo slo cuando la tarea se termina o entrega, o que reciben las salidas de un proceso y con el que slo hay una va de comunicacin. Una matriz de asignacin de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles que tienen las personas en los procesos de negocios, as como sus responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar cierta confusin al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de uno de estos procesos. Por supuesto que el diagrama RACI es simplemente un tipo de matriz de asignacin de responsabilidades; y el gerente del proyecto puede elegir otras opciones, en reemplazo de las clsicas sealadas anteriormente, segn resulten apropiadas para el proyecto. Existe una diferencia entre el rol o papel asignado a una persona y las personas en forma individual; un rol o papel es un descriptor de un conjunto asociado de tareas, que puede ser realizado por muchas personas, y una persona puede realizar muchas funciones. Definiciones importantes: Rol: Describe la parte de un proyecto de la cual una persona es responsable (analista de negocio, ingeniero, coordinador, tester). Por cada rol debera identificarse su nivel de autoridad y responsabilidad. Autoridad: El derecho de comandar a otros, tomar decisiones dentro de ciertos lmites y firmar aprobaciones. Los niveles individuales de autoridad deberan coincidir con las responsabilidades individuales Responsabilidad: El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo para completar una actividad del proyecto. Competencia: La habilidad y la capacidad necesaria para completar las actividades del proyecto Accountability: Es la rendicin de cuentas final por asumir la responsabilidad del manejo de algo de valor (contrato, proyecto, equipo). El PM puede asignar la responsabilidad y delegar la autoridad pero siempre ser el responsable final y rendir cuentas respecto del proyecto hacia sus superiores

Problemticas que pueden presentarse Quien hace qu ? Quien puede hacer qu? Cuando tenemos estas dudas en el equipo del proyecto es porque no se ha comunicado claramente al inicio del mismo las responsabilidades y tareas de cada miembro. La composicin del equipo es inadecuada: faltan roles o quien ejecuta el rol no est capacitado. Existe carencia de algn conocimiento/skill. Es preciso identificar las necesidades no cubiertas y hacer seguimiento estrecho de aquellos recursos de los que tengamos dudas.Quien decide que? Quien se responsabiliza de que? Producto de la carencia de la matriz de roles y responsabilidades o que la misma no fue aceptada o bien informada. Tener especial cuidado en aquellas tareas que no tienen un claro owner identificado, dado que por lo general no se realizan. Identificar al responsable de cada tarea. Poner nfasis tambin en las tareas que debe realizar el cliente, y que deben figurar en el Plan del Proyecto. Concensuar con el cliente sus tareas y conseguir su compromiso. Quien interviene y cuando ? Sucede en roles claves que no son ejecutados por una nica persona y se pasan la responsabilidad unos a otros. No hay una visin compartida.

Examen primera unidad