REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA

FUNDACIÓN MISIÓN SUCRE

ALDEA “NARCISO LÓPEZ CAMACHO”

TUCUPIDO MUNICIPIO JOSÉ FÉLIX RIBAS – ESTADO GUÁRICO

TRAYECTO INICIAL – ADMINISTRACIÓN

Administración de Proyectos

FACILITADORA: INTEGRANTES:

AYARI ARVELAEZ RODRÍGUEZ, JEIKA C.I.: 20.957.165

ZAMORA, MARÍA C.I.: 19.374.670

RAMOS, JOSÉ C.I: 26.299.844

NADALES, DAYANA C.I: 22.868.857

TUCUPIDO, NOVIEMBRE 2015

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ÍNDICE

Introducción………………………………………………………………………….3

Administración de Proyectos………………………………………………………..4

Importancia de la Administración de Proyectos…………………………………..4

Funciones de la Administración…………………………………………………….5

Gestión de Proyecto………………………………………………………………….6

Objetivos………………………………………………………………………….…..6

Proyecto: Concepto………………………………………………………………….8

Características………………………………………………………………………..8

Miembros de un Proyecto…………………………………………………………...9

Inicio de un Proyecto……………………………………………………………….10

Diagrama de Gantt…………………………………………………………………13

Diagrama de Pert………………………………………………………..………….14

Conclusión…………………………………………………………………………..16

Bibliografía…………………………………………………………………….……17

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INTRODUCCIÓN

Se puede analizar a la administración como disciplina y como proceso. Como

disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, y

conceptos. Como proceso comprende funciones y actividades que los administradores

deben llevar a cabo para lograr los objetivos propuestos. En este sentido, podríamos

decir que la administración es la conducción racional de las actividades, esfuerzos y

recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia

y crecimiento.

La administración de Proyectos se puede definir entonces como la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto

de manera que se cumplan las necesidades y expectativas de las personas interesadas

en el mismo.

Cualquier proyecto que se desee desarrollar, debe tener una correcta administración

para que pueda ser viable y pueda ser ejecutado. Vista como un proceso, la

administración de un proyecto conlleva la realización de una serie de estudios que se

deben desarrollar para determinar su factibilidad.

La administración como estrategia en la elaboración de proyectos es muy importante

ya que permite un desarrollo bien estructurado y evaluado que indique la pauta a

seguirse así como la correcta asignación de recursos, es por ello que en el siguiente

trabajo de investigación se estará llevando a cabo las definiciones de los aspectos

relacionados con la Administración de Proyectos: Importancia, Funciones, Gestión,

Objetivos, Características, Miembros, Inicio, Diagrama de Gantt y Diagrama de Pert

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un

objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre

cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no

repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan

como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los

recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y

tecnología.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada

en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en

desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la

industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al

mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras

cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los

métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la

administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de

organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están

limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar

acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos,

mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se

engloban en planeación, organización, dirección y control.

Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por

qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar

el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se

necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y

coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y

proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta

etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los

puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento

humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a

los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para

llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un

ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento

obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan

las causas y se corrige lo que sea necesario.

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GESTIÓN DE PROYECTO

La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la

motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios

objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseñado a producir un

único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos

(normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para

alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones

normales de cualquier organización, las cuales son actividades funcionales

repetitivas, permanentes o semi-permanentes que hacen a los productos o al servicio.

En la práctica, la gestión de estos dos sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el

desarrollo de habilidades técnicas y gestión de estrategias diferentes.

El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto, y

los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones

primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario,

y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas

necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.

OBJETIVOS

La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos los términos de

referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la autoridad y el

patrocinador, los objetivos, el ámbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto,

los recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hipótesis,

roles y responsabilidades. Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la

organización es que los objetivos del proyecto estén en perfecta conexión con los de

aquella y además que se hagan explícitos.

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En síntesis podemos decir que las principales razones para el establecimiento de

objetivos son:

Proporcionar una dirección

Enfocar los resultados

Permitir que se lleven a cabo los planes

Priorizar y organizar el trabajo

Motivar al personal

Comunicar el propósito del proyecto

Permitir que se reconozca el éxito

En general, los objetivos deben ser:

Coherentes y alineados con los objetivos de la organización

Mensurables en términos de: Calidad, Cantidad, Tiempo y Coste

Alcanzables

Consistentes

Fáciles de entender

Pocos en número

Además de los objetivos del proyecto se debe establecer el ámbito del mismo,

poniendo de manifiesto:

Departamentos afectados

Personal afectado

Localizaciones o regiones afectadas

Procesos y productos afectados

Se trata de conocer el quién, dónde, cómo y qué del proyecto. Un marco bien

definido evitará tratar de resolver problemas equivocados o perder el tiempo en cosas

poco relevantes.

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PROYECTO: CONCEPTO

Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto

de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un

proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un

presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente

definido.

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herra-

mientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del

proyecto. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un

emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un

resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la

organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés.

El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que

colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.

La definición más tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado

para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio

retroactivo. Esto en definición con la forma más tradicional de trabajar, sobre la base

de procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos

o servicios una y otra vez".

CARACTERÍSTICAS

De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las

características de un proyecto son:

La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del

negocio que respaldan la producción o la distribución.

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Una película como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un

proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para

determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la

sociedad.

La singularidad es una característica no tan importante de los productos entrega-

bles de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero

cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente

ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia

la condición fundamental, única de manejo y propósitos de un proyecto.

Elaboración gradual.

La elaboración gradual no es una buena característica de los proyectos que

acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa

desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de

un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más

explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más

completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La

elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.

MIEMBROS DE UN PROYECTO

Los gerentes y los grupos de personas tienen diferentes roles en los equipos de

proyecto. Algunos de estos roles no más orientados al liderazgo, mientras otros son

intensivos en cuanto a trabajo. También hay equipos de proyectos que en realidad no

trabajan en proyectos, pero, en cambio, mantienen el proyecto en movimiento. Las

compañías ajenas también podrían jugar un rol importante para la realización del

proyecto. Cualquiera que sea el caso, usualmente, los proyectos son divididos en

diversas tareas para Los miembros del equipo son todos los empleados que trabajan

en el proyecto a parte del gerente de proyecto.

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Los miembros del equipo son asignados en lugares o tareas específicas del

proyecto. Algunos miembros, incluso podrían manejar múltiples tareas extensas,

dependiendo de la longitud del proyecto. Por ejemplo, un escritor, gerente de

publicidad, analista de marketing de investigación, gerente de logística, y gerente de

producto podrían ser involucrados en un proyecto encargado de expandir la

distribución a nuevos mercados.

El líder de producto puede tomar el rol de gerente de proyecto. Un miembro del

equipo como el escritor puede ser responsable de crear folletos y visuales para las

reforzar las ventas. El líder de investigación puede conducir encuestas en los

mercados para determinar la aceptación de los clientes hacia los productos.

El gerente de logística puede estudiar qué almacén y puntos de venta de

distribución satisfacen mejor las necesidades de la compañía, mientras que el gerente

de publicidad crea anuncios de prueba para el proyecto. Los miembros del equipo

deben completar sus tareas en las fechas establecidas por el gerente de proyecto.

INICIO DE UN PROYECTO

Para la realización de un proyecto hay que diferenciar de un trabajo común que se

realiza de manera rutinaria en el trabajo. El proyecto que tiene objetivos específicos,

que va de la mano con una secuencia de tareas con un principio y final, donde el

tiempo es limitado, debes contar con un presupuesto claro, los recursos humanos

necesarios, para que el proyecto sea exitoso. Cumpliendo las metas específicas, y que

siempre se de beneficio para la empresa o para el lugar donde labores.

Para la realización de un proyecto en su fase de iniciación, es decir sobre los

proyectos que se van a realizar primero, y que estos tengan metas específicas para el

beneficio de la empresa, tomando en consideración los riesgos y restricciones que

puedan ocasionar problemas después de que el proyecto se haya iniciado.

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La parte principal de la fase de inicio, es establecer las prioridades y la selección

de proyectos, para realizarlo de una manera fácil, es elaborar una lista donde

enumeres todos los proyectos que se tienen contemplados para su realización, a largo

plazo. Poniendo al principio de la lista los de mayor importancia, y que estos sean

factibles para su realización.

Tareas: Una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin, un proyecto

normal se compone de una serie de tareas relacionadas, una tarea representa una

cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que

sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar, después se realiza una

estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea y se introduce como una

duración. Para desglosar la lista de tareas con objeto de que aparezca más organizada

y legible, sólo se debe aplicar o anular sangría en las tareas del proyecto para crear un

esquema de tareas de resumen y sub-tareas como se verá más adelante.

Hito: La aplicación Hitos permite planificar un proyecto, administrar hitos y

gestionar los elementos entregables de un proyecto, ya que esta le permite establecer

las fechas clave para cada fase del proyecto, así como asociar hitos a listas de tareas.

En general, los hitos se utilizan para resaltar momentos importantes del proyecto, y de

esta manera, ayuda a mejorar el control del proyecto. Cualquier proyecto, no importa

el tamaño que sea, debe ser dividido en pequeñas partes o sub-tareas.

Recursos: Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos. Los

recursos necesarios para su desarrollo generalmente se clasifican en cuatro tipos:

a) Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto hay que disponer

de personas adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas

previstas. Cuando los proyectos tienen como propósito contribuir al desarrollo

comunitario, partimos de que hay dos partes claramente identificadas, una

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compuesta por los miembros de las comunidades relacionadas y otra por el

grupo de apoyo o de agentes de desarrollo. Para que la participación y el

compromiso de cada una de las partes sea efectivo, es indispensable que

ambas estén en capacidad de hacerlo. Siempre hay que dejar en claro el papel

de cada uno de los miembros del grupo y el hecho de que asumir tareas

diferentes no quiere decir necesariamente que se establezca en vertical o

dominante de una parte sobre la otra.

b) Físicos: Los recursos físicos tradicionalmente comprenden varios ítems como

terrenos, edificios, maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografía,

documentación, medios de transporte, etc. Sin embargo, este tipo de recursos

no siempre deben ser adquiridos, pero sí puede ser cubiertos o suplidos con lo

que se tiene. Cuando hay convencimiento y suficiente motivación para

emprender una misión, es importante fomentar la movilización de recursos en

donde todos ponen lo que puedan. Un ejercicio muy oportuno es hacer un

inventario de los recursos con que cuenta tanto las comunidades como los

grupos de apoyo. A veces por simple desconocimiento se deja de disponer de

lo que son hasta su supuesta consecución.

c) Técnicos: En caso de que el proyecto contemple este tipo de componente, es

necesario establecer las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a

utilizar. Cuando un proyecto contempla la adopción de innovaciones

tecnológicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la adopción de

la innovación no se va a producir en un su totalidad. El proceso de

transferencia de tecnología es de doble vía, es decir, la propuesta

generalmente presentada por el grupo de agentes de desarrollo, al encontrarse

con la tecnología tradicionalmente implementada en las comunidades, entra

en un procesos de diálogo en donde ambas se transforman para evolucionar a

una tercera propuesta producto de su conjunción.

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d) Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto

necesario para la operación del proyecto. Sabemos que cualquier acción tiene

un costo que es asumido por todas las partes comprometidas en su puesta en

marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de entidades

especializadas en financiar proyectos. Aunque dependiendo de las

especificidades, estos recursos externos pueden ser indispensables, los aportes

principales provienen de los grupos de apoyo de influencia local y de las

mismas comunidades participantes. El costo de oportunidad del tiempo de los

productores que asisten a las reuniones y talleres, el costo de movilización de

los promotores de desarrollo hacia las veredas, el tiempo dedicado a las

labores específicas del proyecto por los mismos promotores locales, el uso del

sitio en donde se hacen las reuniones, el costo de uso de la tierra en las fincas

de los productores para el montaje de parcelas demostrativas, son algunos

ejemplo de los recursos financieros aportados por los dueños del proyecto.

DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el

tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo

total determinado. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones

existentes entre actividades.

Dada la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan

identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien,

entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.

Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos

(superiores a 25 actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de

precedencia como CPM o los diagramas PERT. Estas redes relacionan las actividades

de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar

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una escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del

presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre

tiempo y carga de trabajo.

En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las

diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias

entre unidades mínimas de trabajo.

Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una

herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de

representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un

proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el

método más eficiente.

Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen

las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que

muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.

DIAGRAMA DE PERT

El diagrama PERT es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas

del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla. El

método pert está basado en la teoría de las redes y circuitos, donde las técnicas Tratan

de conseguir la mejor utilidad de los medios empleados en la producción durante el

desarrollo y realización de proyectos y trabajos complejos.

El planteamiento de cualquier problema pert, bajo el punto de vista de la función

de planificación y control de la producción exige el planteamiento de las siguientes

etapas: dividir el trabajo en las actividades o tareas que lo forman. El grado de detalle

que se debe alcanzar en este fraccionamiento depende de la magnitud del proyecto.

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Un diagrama de Evaluación del Programa y de Revisión Técnica es una

herramienta que se utiliza en escenarios de gestión de proyectos. Los diagramas

PERT son útiles para seguir el tiempo y los recursos necesarios para completar un

objetivo, así como para mantener en perspectiva la secuencia correcta de todas las

tareas. Aunque es menos común que el diagrama de Gantt, que se encuentra en la

mayoría de los software de gestión de proyectos, los diagramas PERT son más

eficaces en la contabilidad de la incertidumbre en un proyecto, específicamente la

incertidumbre de los tiempos. Con todo, el conocimiento de la estructura básica de los

diagramas PERT es una necesidad para cualquier persona en la gestión de proyectos.

CONCLUSIÓN

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Los proyectos en su desarrollo deben pasar por etapas sucesivas de análisis y

evaluación; por lo que cada una de éstas debe estar claramente definida en cuanto a

sus alcances y contenido. Una ventaja del estudio por fases es la de permitir que al

estudio mismo, se destine un mínimo de recursos. Esto es así porque, si una etapa se

llega a la conclusión de que el proyecto no es viable técnica y económicamente,

carece de sentido continuar con las siguientes. Por lo tanto se evitan gastos innece-

sarios

Realizar la administración de un proyecto resulta imprescindible ya que este com-

prende la aplicación de un conjunto de acciones que permitirán analizar, definir,

prever y sistematizar lo que se quiere conseguir, en qué tiempo y qué recursos se

necesitaran. Constituye un instrumento de gestión y de toma de decisiones para alcan-

zar la visión y los objetivos inicialmente trazados.

La administración de un proyecto debe asumirse de tal manera que al final del

mismo se pueda concluir con éxito. El proceso de administración de proyectos es

continuo, no hay un antes y un después, primero se inicia con la decisión de

implementar el proyecto y concluirá con las evaluaciones luego de concluido ya en su

etapa de operación.

BIBLIOGRAFÍA

17

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