Side 1 af 4

Til medlemmerne af HSU

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Stine Vestergaard HSU-sekretariatet@adm.aau.dk Dato: 29-08-2018 Sagsnr.: 2018-232-00009

Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 25. juni 2018 kl. 13:00-14.30, Frederik Bajers Vej 7 A1-112 (Loungen)

1. Godkendelse af dagsorden / Formand, Per Michael Johansen

Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at udvalget under pkt. 5 drøftede medarbejdersidens fremsendte notat ang. Bemandingsopgaven. Dette blev imødekommet. HSU godkendte herefter dagsordenen.

2. Orientering fra rektoratet / formand, Per Michael Johansen Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet PMJ gennemgik den skriftlige orientering og supplerende med, at AAU har valgt to nye eksterne bestyrelsesmedlemmer. De nye medlemmer bliver Lars Enevoldsen, Executive Vice President I Grundfos og Stener Kvinnsland, Professor i Sundhedsvidenskab ved Universitet i Bergen. PMJ bemærkede, i forlængelse af orienteringen om dialogmøder om ledelsesmæssige prioriteringer, at den Strategiske rammekontakt er på bestyrelsesmødet d. 26. juni. Den forventes underskrevet inden for kort tid.

Medlemmer Til stede Afbud Suppleant fremmødt Suppleant

Per Michael Johansen (PMJ) X X Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) X Henrik Pedersen (HP) X

Mogens Rysholt Poulsen (MRP) X Henrik Halkier (HH) X Anette Terkelsen (JS) Rasmus Antoft (RA) X Søren Kristiansen (SK) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) X Jeppe Emmersen (JE) Lotte Brunø (LB) X X Lis Carlsen (LC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) X Jørgen Stamhus (JS) Per Knudsen (PK) X Klaus Kjær (KK) Jens Kirk (JK) X Jeanne Strunck (JS) Birthe Kennedy (BK) X Finn Büttner (FIB) Meg Duroux (MD) X Louiza Bohn Thomsen (LBT) Lars Rosgaard Jensen (LRJ) X Thomas Lykke Andersen (TLA) Ole Busck (OB) X Anne Bisgaard Pors (ABP) X Morten Denaa (MD) Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS) og Stine Vestergaard (SV) (ref.)

Desuden deltog: Nina Scholdager(NS) vedr. pkt. 5 og Sabine Jensen Jåtog (SJJ) vedr. pkt. 6

Side 2 af 4

Ydermere orienterede PMJ om, at der er nedsat et ekspertudvalg som skal udarbejde en ny model for fordeling af universiteternes basisforskningsmidler. Der bliver i alt brugt ca. 9 milliarder kr. på basisforskningsmidler til Danmarks otte universiteter, hvoraf AAU modtager ca. 10 % af midlerne. Universiteternes otte rektorer vil agere følgegruppe for arbejdet. IA supplere afslutningsvis med, at AAU netop er tildelt en positiv institutionsakkreditering, hvilket betyder at AAU’s kvalitetssikringssystem er fundet tilfredsstillende til at sikre uddannelser af høj kvalitet, der lever op til de standarder, der er på området. Arbejdet med at kvalitetssikre og -udvikle vores uddannelser vil selvfølgelig forsætte fremover. HSU tog orienteringerne til efterretning.

3. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors ABP indledte punktet med at opfordre til, at udvalget ved evalueringen af TAP lønforhandlingerne på mødet den 19. september gives mulighed for både at evaluere dette års proces samt, på baggrund af evalueringen, gives mulighed for at drøfte TAP lønforhandlingerne for 2019. Medarbejdersiden opfordrer ligeledes til, at rammen for næste års lønforhandling ikke udmeldes, samtidig med at evalueringen foretages. Dette skyldes et ønske om, at input fra evalueringen inddrages ved vurderingen af rammen. AC kommenterede, at der i budgetprocessen er behov for at kende rammen, og at det derfor ikke er muligt, at udskyde udmelding af rammen til mødet den 12. december. Medarbejdersiden var forstående over for denne kommentar og ønskede i stedet, at man fremadrettet igangsætter processen tidligere. Dette giver mulighed for at evaluere processen allerede i juni måned 2019 og efterfølgende drøfte ramme og næste års proces på mødet i september 2019. HHS kommenterede, at det er muligt at igangsætte processen allerede i november, såfremt der er enighed om, at man anvender løntal fra november måned ved lønforhandlingerne. Det blev på baggrund af ovenstående besluttet, at der i 2018 foretages en evaluering af lønforhandlingerne på mødet den 19. september. Direktionens udkast til rammen vil ligeledes blive behandlet på mødet. Afslutningsvis vil HSU på mødet drøfte processen for TAP-lønforhandlingerne 2019 med henblik på at udarbejde en proces, der næste år gør det muligt at evaluere tidligere og derved adskille evalueringen fra udmelding af rammen. Medarbejdersiden opfordrede ledelsen til at sende en udmelding til alle tillidsrepræsentanter om, hvordan AAU håndterer sikkerhed, mail og GDPR for tillidsrepræsentanter. Tillidsrepræsentanterne er frustrerede over, at de ikke ved hvordan de skal behandle oplysninger relateret til deres tillidshverv. AC kommenterede, at ansvaret for tillidsrepræsentanternes håndtering af personfølsomme oplysninger delvist ligger hos de faglige organisationer, hvorfor tillidsrepræsentanterne også bør søge rådgivning hos dem. I øvrigt afventer AAU Moderniseringsstyrelsens vejledning, som formentligt kommer i september. RA påtog sig ansvaret for, at der bliver udarbejdet kommunikation til TR, så snart vi har fået en vejledning fra styrelsen. ABP opfordrede til, at man indkalder alle TR til et minikursus, så snart en vejledning er på plads. Afslutningsvis efterspurgte medarbejdersiden formål og baggrund for virksomhedsoverdragelse af ansatte på Studievalg. AC orienterede om begrundelsen for overdragelse. Overdragelsen er blevet behandlet i det lokale samarbejdsudvalg i Studieservice. Overdragelsen kommer på baggrund af nye regler fra ministeriet, og det er derfor ikke en beslutning, som AAU har truffet. HSU tog orienteringerne til efterretning og forholdte sig til medarbejdersidens spørgsmål.

4. Orientering fra HSU-sekretariatet / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard

HHS gennemgik kort udmøntning af OK-18. HR-afdelingen vil udarbejde et resumé af resultaterne og fremsende til ledere og tillidsrepræsentanter i løbet af uge 26. Efterfølgende vil der løbende udgå information fra HR-afdelingen om resultaterne i den takt, der kommer oplysninger fra Moderniseringsstyrelsen om implementeringen.

Side 3 af 4

Medarbejdersiden spurgte ind til, hvornår de nye lønreguleringer træder i kraft. HHS har ikke mulighed for at sige noget med sikkerhed endnu. Moderniseringsstyrelsen håbede på, at reguleringen fra april måned kom med lønnen denne gang, men det er endnu ikke bekræftet. HSU tog orienteringen til efterretning.

5. Status på organisationsændring / Prorektor, Inger Askehave og Nina Schjoldager

IA indledte punktet med at orientere om, at vi på nuværende tidspunkt er i projektets 3. fase, som er bemandingsfasen. Fordelingen af de 122 personer blev godkendt af direktionen den 22. juni og vil blive udmeldt til de berørte personer den 27. juni. Fordelingen er således, at 50 % er blevet placeret i Fælles Service, 25 % i dekansekretariaterne og 25 % på institutterne. De ledere, som skal modtage nye medarbejdere, har den 25. juni modtaget en vejledning til, hvordan de skal gribe opgaven an. Efter den 27. juni går projektet ind i fase 4, som er implementeringsfasen. Implementeringsfasen omfatter fire spor: Opdatering af procedure og regelsæt, den administrative organisering af institutterne, onboarding af nye medarbejdere og understøttelse af den kulturændring, som skal få projektet til skabe den ønskede sammenhængskraft. Ud over de fire planlagte spor har styregruppen valgt at udvide med to yderligere spor: Uddannelsesledelse og Dekansekretariaterne. Det nuværende kvalificerede ansættelsesstop ophører ved udgangen af juni, når vi forlader fase 3. I forbindelse med, at der i fase 4 skal kigges på organiseringen af institutterne, vil der dog blive indført et nyt kvalificeret ansættelsesstop pr. 1. juli, som gælder for hele organisationen indtil videre. LHR gjorde opmærksom på, at SUND fakultetet har indført et generelt kvalificeret ansættelsestop for alle medarbejdergrupper resten af året. Dette har dog intet at gøre med det overordnede kvalificerede ansættelsesstop og vil derfor heller ikke blive ophævet sammen med dette. Udvalget tog orienteringen til efterretning, hvorefter medarbejdersiden fremlagde deres kommentarer. ABP indledte med at orientere om, at der har været en positiv respons fra TR, som mener de har været godt informeret forud for processen og er godt rustet til opgaven. Medarbejdersiden udtrykte dog bekymring for, at der fra den 1. oktober 2018, ikke længere er en projektleder, til at skabe overblik over processen. Der bør være en person, som kan samle op og tage hånd om forskellige uklarheder. Bekymringen blev taget til efterretning. Medarbejdersiden havde på baggrund af bemandingsopgaven fremsendt et notat til rektor og prorektor som omhandler omplaceringer, lønforhandling og nye stillinger. Medarbejdersiden har i notatet gjort opmærksom på, at de ikke mener, at det har været tydeligt meldt ud, at de stillinger, som er sendt ud til fakultetskontorerne i forbindelse med det kvalificerede ansættelsesstop, er en del af omplaceringen og derfor ikke betragtes som en ny stilling. Flere medarbejdere har på denne baggrund været uforstående over for den manglende lønforhandling, og ligeledes at de har skulle afvente opstart til 1. oktober. Medarbejdersiden er enige om, at der ikke skal være en lønforhandling, såfremt man omplaceres til en stilling, som ligner den, man har. Medarbejdersiden mener dog, at det var blevet aftalt, at man ved interne stillingsopslag havde ret til en ny lønforhandling, på samme vilkår som hvis man tiltrådte en stilling med væsentlige ændringer. HHS kommenterede, at det i HSU er vedtaget, at give medarbejdere i dekansekretariaterne en særlig mulighed for at byde ind på ledige tilsvarende stillinger i organisationen i forbindelse med det kvalificerede ansættelsesstop. Det er vedtaget, at omplacerede medarbejdere i udgangspunktet ikke skal have lønforhøjelser, medmindre der er tale om væsentlige ændrede stillinger eller stillingsindhold. Ledelsen betragter disse flytninger som omplaceringer. Ved væsentlige stillingsændringer, derimod, bliver de pågældende medarbejdere varslet og i den forbindelse kan der også aftales nye vilkår. TR er blevet orienteret om, at de skal kontakte HR, såfremt de mener, at der i konkrete tilfælde er tale om væsentlige stillingsændringer, som ikke er blevet behandlet således. Det blev aftalt, at TR drøfter eventuelle konkrete

Side 4 af 4

sager med HHS. HHS anerkender, at det kan være irriterende både for medarbejder og modtagende leder, at man ikke kan foretage flytningen med det samme, men at organisationen også har et hensyn til den afgivende leder og de opgaver, der skal løses der. Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at der i forbindelse med det nye kvalificerede ansættelsesstop udsendes klar kommunikation omkring, hvornår der er tale om en omplacering, og hvornår der er tale om en ny stilling. Medarbejdersiden orienterede afslutningsvis om, at de er positivt overraskede over, at tidsplanen holder, og at det generelt har været en god proces, hvor de berørte medarbejdere føler sig godt behandlet. Medarbejdersiden fremlagde dog ønske om, at status på organisationsændringen forsætter som et fastpunkt på dagsordenen, hvilket ledelsessiden var enige i. HSU tog orienteringen til efterretning og havde en drøftelse af notat ang. bemandingsopgaven, som var fremsendt af medarbejdersiden til rektor og prorektor inden HSU mødet.

6. Status på databeskyttelsesforordningen / Sabine Jensen Jåtog SJJ gav en kort orientering om hvor langt AAU er med implementeringen af persondataforordningen, herunder hvad vi nåede inden den 25. maj, samt hvilke opgaver der ligger i den næste del af projektet.

Projektgruppen har i perioden indtil den 25. maj udarbejdet vejledninger, guidelines og skabeloner for en række områder. Disse kan findes på www.informationssikkerhed.aau.dk. Derudover har projektet indhentet fortegnelser over databehandlingsaktiviteter for hele universitet. Fortegnelserne er endnu ikke kvalitetssikret, men der er et igangværende arbejde, som AAU kan fremvise, såfremt datatilsynet kommer på tilsynsbesøg. Ydermere er der udarbejdet et E-learningskursus til alle ansatte på AAU samt en Privacy Policy som oplyser den registrerede om, hvad vi gør med deres data. Der er forsat mange opgaver som skal løftes, bl.a. skal det udarbejdede materiale overdrages til drift. Der skal tages ejerskab for arbejdet, og det skal sikres, at det bliver udrullet bredt i organisationen. Dette kræver ligeledes kompetenceudvikling af de ansvarlige ledere og udvalgte nøglemedarbejdere. Derudover er de næste projekter at lave yderligere set-up og dokumentation, bl.a. til oplysningspligt, konsekvensanalyse og videregivelse af oplysninger. Ligeledes skal der udarbejdes GAP analysere på baggrund af fortegnelserne. Organisationen har taget databeskyttelse til sig, og der kommer derfor rigtig mange spørgsmål. Der vil blive udarbejdet en FAQ, så indkomne spørgsmål kan komme alle medarbejdere til gode. AAU har endnu ikke modtaget henvendelser fra journalister og der er heller ikke modtaget nogle indsigtsanmodninger. IA bad SJJ sikre, at også studerende bliver klædt på til at håndtere persondata fx i forbindelse med projektarbejde.

HSU tog orienteringen til efterretning og havde ingen yderligere spørgsmål eller kommentarer.

7. Evt. HSU havde ingen kommentarer under eventuelt.

Kommende møder: Onsdag den 19. september 2018 kl. 10.00-12.30 Onsdag den 12. december 2018 kl. 10.00-13.00 på Campus CPH

Til medlemmerne af HSU

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Stine Vestergaard HSU-sekretariatet@adm.aau.dk Dato: 16.05.2018 Sagsnr.: 2018-232-00009

Dagsorden til møde i Hovedsamarbejdsudvalget mandag den 25. juni kl. 13.00-14.30, Fredrik Bajers Vej 7 A1-112 (Loungen) Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet.

1. Godkendelse af dagsorden / formand, Per Michael Johansen (5 min. – 13.00-13.05) Det indstilles, at HSU godkender dagsordenen.

2. Orientering fra rektoratet / formand, Per Michael Johansen (15 min. – 13.05-13.20) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet

3. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors (15 min. – 13.20-13.35) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

4. Orientering fra HSU-sekretariatet / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard (10 min. – 13.35-13.45) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

Pause (10 min. – 13.45-13.55)

5. Status på organisationsændring / Prorektor, Inger Askehave og Nina Schjoldager (20 min. – 13.55-14.15)

Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

6. Status på databeskyttelsesforordningen / Sabine Jensen Jåtog (10 min. – 14.15-14.25) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

7. Evt. (5 min. – 14.25-14.30)

Kommende møder: Onsdag den 19. september 2018 kl. 10.00-12.30 Onsdag den 12. december 2018 kl. 10.00-13.00 på Campus CPH

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-232-00009

Dato: 07-06-2018

2. Orientering fra rektoratet Anledning:

Rektoratet orienterer om organisatoriske og politiske tiltag, som kan have interesse for HSU. Fast punkt på dagsordenen.

Bilag:

Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet

Sagsfremstilling:

Rektoratet har udarbejdet en kort skriftlig orientering over relevante emner. Rektoratet kan evt. supplere mundtligt til mødet.

Indstilling:

Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

Sagsbehandler:

Mette Marie Abildgaard 07-06-2018

Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget

20 Rektor Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg rektor@aau.dk Tlf. 9940 9500

Dato: 07-06-2018

Orientering fra rektoratet

Manglende sidefagsforlængelse på gymnasieuddannelser AAU blev for nylig gjort opmærksom på, at studieordningen for sidefaget geografi ikke levede op til ministeri-ets retningslinjer. Det skete, da en fagkonsulent i Undervisningsministeriet afviste at lade to AAU-dimittender med hovedfag i samfundsfag og sidefag i geografi påbegynde pædagogikum, fordi de manglede de påkræ-vede ekstra 30 ECTS-point i deres sidefag.

Sagen har fået os til at iværksætte en større intern undersøgelse for at sikre, at alle universitetets gymnasie-læreruddannelser lever op til ministeriets retningslinjer. Undersøgelsen viste, at der i lige over 100 tilfælde i løbet af de seneste fem år ikke er sket den påkrævede sidefagsforlængelse. Derudover er 44 nuværende kandidatstuderende berørt af den samme problemstilling. Den påkrævede sidefagsforlængelse er i langt de fleste tilfælde sket korrekt, og det er kun i et fåtal af de over 150 fagkombinationer, der kræver sidefagsfor-længelse, at forlængelsen i nogle tilfælde ikke er sket.

Vi er nu i færd med at undersøge, hvilke konsekvenser manglende sidefagsforlængelse har for de berørte dimittender. Samtidig får de nuværende studerende deres sager vurderet individuelt, så man for hver enkelt finder den bedste måde for dem at opnå de krævede 30 ECTS-point i sidefagsforlængelse. De studerende vil blive tilbudt individuelt tilpassede forløb, der passer bedst muligt til deres uddannelse og til deres situation generelt.

Styrelsen for Forskning og Uddannelse er gjort bekendt med sagen, og i dialog med AAU er vi ved at under-søge, hvilke konsekvenser manglende sidefagsforlængelse har for de berørte dimittender og hvilke løs-ningsmuligheder, der kan findes.

De to dimittender, som fik afslag på at påbegynde pædagogikum har klaget til Folketingets Ombudsmand over ministeriets afgørelse og over AAU’s håndtering af sagen. Ombudsmanden har endnu ikke udtalt sig i sagen, men har bedt om AAU’s svar til de to dimittender.

AAU Indstillingsorgan og AAU Udpegningsorgan Universitetet har i henhold til universitetsloven nedsat et indstillingsorgan og et udpegningsorgan. AAU Ind-stillingsorgan har til opgave at fastlægge kriterier for nye eksterne bestyrelsesmedlemmer og på baggrund af åbent opslag at indstille bestyrelsesformanden og de øvrige eksterne bestyrelsesmedlemmer. AAU Udpeg-ningsorgan har til opgave at udpege bestyrelsesformanden og de øvrige eksterne bestyrelsesmedlemmer på baggrund af indstillingen fra AAU Indstillingsorgan. For så vidt angår bestyrelsesformanden udpeger udpeg-ningsorganet én kandidat til godkendelse ved uddannelses- og forskningsministeren.

AAU Indstillingsorgan sammensættes af bestyrelsesformanden, der er formand for indstillingsorganet, 1 eks-ternt bestyrelsesmedlem udpeget af bestyrelsen, 1 internt bestyrelsesmedlem udpeget af bestyrelsen, 1 re-præsentant for Uddannelses- og Forskningsministeriet udpeget af ministeriet samt 2 eksterne medlemmer udpeget af AAU Udpegningsorgan.

AALBORG UNIVERSITET HSU: 25.06.2018 Pkt.: 2 Bilag: 2.1

AAU Indstillingsorgan er sammensat af følgende medlemmer:

• Lene Espersen – direktør, Danske Arkitektvirksomheder (formand for AAU Indstillingsorgan) • Grimur Lund – Executive Vice President, AVEVA • Jane Bjerregaard Rasmussen – strategisk rådgiver, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, AAU • Nikolaj Veje – direktør, Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte • Jesper Sand Damtoft – direktør, Aalborg Portland A/S • Mette Schmidt – teknisk chef, Aalborg Havn

AAU Udpegningsorgan sammensættes af 5 medlemmer fra erhvervsliv, myndigheder og øvrige uddannel-sesinstitutioner m.v. udpeget af rektor, 1 eksternt bestyrelsesmedlem, der ikke er bestyrelsesformanden, ud-peget af bestyrelsen, 1 repræsentant for de ansatte udpeget af og blandt medlemmer, der repræsenterer det valgte videnskabelige personale i et af de akademiske råd efter tur samt 1 repræsentant for de studerende udpeget af og blandt studenterrepræsentanterne i Studiemiljørådet.

AAU Udpegningsorgan er sammensat af følgende medlemmer:

• Niels Buus – CEO i GomSpace (formand for AAU Udpegningsorgan) • Henning Toft Bro – biskop over Aalborg Stift • Thomas Kastrup Larsen – borgmester i Aalborg Kommune • Jens Oddershedde – professor emeritus, formand for Danmarks Forsknings- og Innovationspoliti-

ske Råd • Christina Aabo – forskningsdirektør i Ørsted, Wind Power • Torben Möger Pedersen – adm. direktør i PensionDanmark • Ditte Kolbæk – adjunkt ved Institut for Læring og Filosofi, AAU • Christian Obel Pinstrup – stud.med., AAU

To nye eksterne bestyrelsesmedlemmer Aalborg Universitets bestyrelse skal have to nye eksterne medlemmer for perioderne 1. juli 2018-30. juni 2022 og 1. august 2018-31. juli 2022, da to nuværende eksterne bestyrelsesmedlemmer, Jens Kristian Gøtrik og Ann-Helén Bay, udtræder af bestyrelsen med udgangen af hhv. juni og juli 2018. Deadline for fremsendelse af indstillinger var den 27. maj, og der er blevet foreslået 45 kandidater.

Ifølge universitetsloven og vedtægten for Aalborg Universitet skal bestyrelsens eksterne medlemmer af-spejle universitetets opgaver. De eksterne medlemmer skal tilsammen have indsigt i forskning, forsknings-baseret uddannelse, ledelse, organisation og økonomi, herunder vurdering af budgetter og regnskaber. De eksterne medlemmer skal have en kandidatuddannelse eller en uddannelse på tilsvarende niveau, og mindst ét af de eksterne medlemmer skal have erfaring som anerkendt forsker. Der skal blandt de eksterne medlemmer være en afbalanceret repræsentation i forhold til sektorer, det regionale og det nationale. De eksterne medlemmer udpeges i deres personlige egenskab. De må ikke repræsentere særlige interesser, men skal virke for fremme af Aalborg Universitets interesser.

Foruden de kriterier, der er fastlagt i universitetsloven og Aalborg Universitets vedtægt, har AAU Indstillings-organ fastlagt yderligere kriterier. Der ønskes to forskellige, komplementerende profiler, som tilsammen skal dække nedenstående krav. Som kandidat skal man således opfylde mindst et og gerne flere af følgende kri-terier:

• Erfaring som anerkendt forsker • Erfaring fra et sundhedsvidenskabeligt fagmiljø eller branche • Erfaring fra et ingeniørvidenskabeligt fagmiljø eller branche • Erfaring fra en videnstung virksomhed med stærkt udviklings-/forskningsmiljø.

Ifølge universitetsloven skal samtlige kandidater i øvrigt have en kandidatuddannelse eller en uddannelse på tilsvarende niveau.

AAU Indstillingsorgan foretager vurderingen af de foreslåede kandidater, og indstiller mindst to kvalificerede kandidater for hvert ledigt mandat til AAU Udpegningsorgan, der træffer beslutningen om de kommende be-styrelsesmedlemmer.

Førstkommende bestyrelsesmøde efter udpegningen er den 22. - 23. oktober 2018, hvor bestyrelsen er på besøg hos Norges Tekniske og Naturvidenskabelige Universitet i Trondheim.

Dialogmøder om ledelsesmæssige prioriteringer Som led i de nye budgetprincipper gældende fra 2019 fordeles 5% af uddannelsesrammen og 5% af basis-forskningsmidlerne efter en ledelsesmæssig prioritering, som foretages én gang årligt. Midlerne anvendes til at understøtte kerneaktiviteterne på fakulteterne, hvor der er behov for særligt fokus. Prioriteringen sker in-den for rammerne af AAU’s strategi Viden for Verden 2016-2021 og universitetets strategiske rammekon-trakt. Derudover har fakultetet mulighed for at adressere fakultetsspecifikke fokusområder, som ligger ud over strategi og rammekontrakt.

Der er i perioden april-maj 2018 måned gennemført en række dialogmøder mellem rektoratet og lederkred-sen på de enkelte fakulteter, hvor mødedeltagerne har drøftet fakulteternes oplæg til prioritering for 2019 i form af et aftaleudkast. Fakulteterne er på baggrund af drøftelserne nu i gang med at færdiggøre aftalerne, som formelt indgås mellem rektor og den enkelte dekan. Opfølgning på aftalens målsætninger sker én gang årligt på baggrund af en skriftlig afrapportering og møde mellem rektorat og fakultetsledelse. Første opfølg-ning sker i foråret 2019.

Politisk aftale om forenkling af erhvervsfremmesystemet Regeringen indgik den 24. maj 2018 politisk aftale med Dansk Folkeparti om forenkling af erhvervsfremme-systemet, og herunder også om innovationsfremmeordningerne på Uddannelses- og Forskningsministeriets område. Aftalen følger anbefalingerne fra Forenklingsudvalget dog med den forskel, at der etableres syv er-hvervshuse plus fem filialer i stedet for de fem erhvervshuse, som udvalget anbefalede.

Hensigten har været at lave et erhvervsfremmesystem, der er efterspørgselsdrevet og har virksomhedernes behov i centrum. Målet har været mere innovation og mindre administration. Det var et klart politisk ønske, at der skulle ske en forenkling fra tre til to niveauer i indsatsen.

De centrale elementer i aftalen er:

• Etablering af syv tværkommunale erhvervshuse og fem filialer samt en digital platform. Erhvervshu-sene skal placeres de steder, hvor Væksthusene ligger i dag. I Nordjylland vil det sige Aalborg. Der-udover oprettes en filial på Nykøbing Mors.

• De regionale vækstfora nedlægges. • Etablering af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, der overtager ansvaret for at uddele midler fra

de regionale vækstfora. Videninstitutionerne får én ud af 16 pladser i Erhvervsfremmebestyrelsen. • Klyngeindsatsen konsolideres, og antallet af klynger reduceres til 10-12 styrkepositioner og et min-

dre antal klynger indenfor spirende teknologier og markeder. Skal ske gradvist fra 2019. • De statslige midler til Innovationsmiljøerne udfases i løbet af 2019. Indsatsen forankres fremover i

Innovationsfonden. Universiteterne inddrages i udmøntningen. • Der afsættes midler til ”proof of concept” (40 mio. kr. i 2019, 54 mio. kr. i 2020 og 33 mio. kr. i 2021). • Der etableres én indgang for låne- og egenkapitalformidling (Vækstfonden) og én indgang for til-

skudspuljer til innovation, udvikling og demonstration (Innovationsfonden).

AAU har mange relationer og konkrete samarbejdsprojekter, som er en del af erhvervs- og innovationsfrem-meindsatsen. Det gælder både projekter sammen med Region Nordjylland, samarbejdet i klyngerne som Brains Business, House of Energy med flere, og det gælder samarbejdet med innovationsmiljøet Borean om investeringer i start ups.

AAU’s strategi Viden for Verden rækker ud over det lokale. Vi er en del af vores omverden både lokalt, regi-onalt, nationalt og internationalt, så for os er regional forankring og international anerkendelse forbundne kar. Vi samarbejder med virksomheder om videnoverførsel og innovation i hele landet, dvs. både i Hoved-stadsområdet og i Region Nordjylland.

Målet med forenklingen af erhvervsfremmesystemet har været at forenkle systemet, så der bliver færre aktø-rer, der formidler de penge, som staten giver til erhvervs- og innovationsfremme, og som Danmark henter hjem fra EU’s fonde. Hensigten har været, at få ”mere innovation til virksomhederne” for de samme penge. Det har ikke været en spare-øvelse, men en administrativ forenklingsøvelse. I det nye set up, får universiteterne mere direkte indflydelse på, hvordan pengene skal udmøntes. Universi-teterne får en plads i den nationale Erhvervsfremmebestyrelse. De midler, der i dag gives til innovationsmiljøerne skal stadig gå til innovationsfremme i danske virksomhe-der, men fremover skal de udmøntes af Innovationsfonden og Vækstfonden. Universiteterne bliver inddraget tættere i, hvordan Innovationsfonden udmønter midlerne. Fra AAU’s side vil vi gøre vores indflydelse gældende, når det nye set up skal fastlægges og udmøntes.

Undervisningens dag Den 2. og 3. maj 2018 blev der holdt Undervisningens Dag i hhv. København og Aalborg. Omdrejningspunk-tet var de studerendes engagement, som blev drøftet og belyst med både paneldebatter og workshops. Om-kring 110 undervisere deltog på dagen i København, og godt 240 var med i Aalborg. Formålet med Under-visningens Dag er at kompetenceudvikle det videnskabelige personale og sætte fokus på den gode under-visning.

Professor ved ETH Zürich Manu Kapur var keynote speaker, og ligeledes var vinderen af Det Obelske Fami-liefonds Undervisningspris 2018 Louise Møller Haase inviteret til at tale om sin undervisning. I løbet af efter-middagen i Aalborg var der 6 forskellige workshops, hvor underviserne fik mulighed for blandt andet at ar-bejde med grafisk facilitering, stemmetræning og digitalisering af undervisningen. Undervisningens Dag blev afrundet med en reception og en poster session, hvor resultaterne af 17 forskellige PBL-projekter blev præ-senteret.

Overordnet set var dagen en succes. Evalueringen viser, at 81 pct. af deltagerne var tilfredse eller meget tilfredse med Undervisningens Dag 2018. Det Strategiske Uddannelsesråd følger op på evalueringen, så den gode udvikling af Undervisningens Dag kan fortsætte næste år.

Folkemøde på Bornholm

• AAU deltager i Folkemødet på Bornholm den 14.-17. juni 2018. • AAU er aktiv partner i ingeniørteltet sammen med IDA, DTU, SDU og AU. Her deltager vi bl.a. i de-

batter om ”Færre piger læser IT – hvordan får vi knækket kurven” og ”Smarte IT-systemer og per-sonsikkerhed – drøm eller mareridt”.

• Derudover deltager AAU’s eksperter i en række debatter indenfor deres faglige område. Det spæn-der vidt fra debatter om fremtidens folkeskole, danskernes mentale sundhed og grøn omstilling af energisystemet.

• Direktionen deltager i Folkemødet med henblik på debatter, networking og uformelle møder med vo-res interessenter blandt både politikere, organisationsfolk og meningsdannere.

• Der forventes deltagelse af ca. 70 repræsentanter fra AAU på Folkemødet.

Side 1 af 1

Punkt: Beslutningstagning

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: ABP/

Dato: 08-06-2018

3. Orientering fra medarbejdersiden

Anledning: Punktet er et fast punkt på dagsordenen, hvor medarbejdersiden orienterer ledelsen om forhold, som de finder væsentlige. Ligeledes har medarbejdersiden mulighed for at fremsætte spørgsmål til ledelsen, som der ønskes et svar på.

Bilag: Ingen bilag

Sagsfremstilling: Medarbejdersiden har følgende skriftelige punkter til orientering.

1. TAP-lønforhandling 2018

Medarbejdersiden vil gerne opfordrer til, at der sammen med evaluering af TAP lønforhandlingerne på HSU mødet 19. september 2018 gives mulighed for både at evaluere året TAP lønforhandling samt drøfte TAP lønforhandlinger 2019 med henblik på at tage læring fra evalueringen med i proces, pulje og principper for TAP lønforhandlinger 2019.

2. Sikkerhed og mail for tillidsrepræsentanter (GDPR) Flere tillidsrepræsentanter har været i dialog med ITS samt HR omkring tillidsrepræsentanternes rolle som databehandler. Ledelsen opfordres til at sende en udmelding til alle tillidsrepræsentanter om, hvordan AAU håndtere sikkerhed, mail og GDPR for tillidsrepræsentanter.

3. Virksomhedsoverdragelse af ansatte på Studievalg Medarbejdersiden har via tillidsrepræsentanter modtaget information omkring virksomhedsoverdragelse af AAU ansatte på Studievalg til Studievalg Danmark (Styrelsen for institutioner og uddannelsesstøtte). Det undrer medarbejdersiden, at udvalget ikke har modtaget orientering herom, og efterspørger formål og baggrund.

Indstilling: Det indstilles, at HSU tager kommentarer til efterretning samt forholder sig til spørgsmål

Sagsbehandler: Anne Bisgaard Pors, Næstformand HSU 08-06-2018

Sagsfremstilling til møde i AAU Hovedsamarbejdsudvalg

Side 1 af 2

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-232-00009

Dato: 25-06-2018

4. Orientering fra HSU-sekretariatet

Anledning: HR-chefen orienterer om nyheder og/eller ændringer inden for HSU-sekretariatets område som kan have interesse for HSU. Punktet er fast på dagsordenen.

Bilag: Ingen

Sagsfremstilling: Det videre forløb med den generelle handlingsplan efter HAMiU-HSU-fællesmødet d. 8. maj 2018 På HAMiU-HSU-fællesmødet d. 8. maj 2018 blev der i seks grupper arbejdet med revision af den generelle handlingsplan vedr. VIP’ernes organisatoriske og sociale arbejdsmiljø og med udarbejdelse af handlingsplaner for TAP’ernes organisatoriske og sociale arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøsektionen (AMS) har i skrivende stund (23. maj) ikke modtaget input fra alle seks grupper endnu. Så snart alle seks gruppers input foreligger udarbejder AMS et udkast til revideret handlingsplan (både VIP og TAP). Udkastet bliver behandlet på HAMiU’s næste møde d. 15. september 2018. Såfremt HAMiU vedtager handlingsplanen, vil den efterfølgende blive formidlet til AAU’s institutter og FS-afdelinger mhp. indarbejdelse i institutternes hhv. FS-afdelingernes arbejdsmiljøarbejde. Udmøntning af OK-18 HR-afdelingen udarbejder i forbindelse med overenskomst-18 en opsamling af resultatet af overenskomstforhandlingerne i hovedpunkter inden udgangen af juni. De nye overenskomster gælder for perioden 1. april 2018 til og med 31. marts 2021. Eftersom overenskomsterne og de dertil hørende organisationsaftaler endnu ikke er færdigredigerede, kender vi på nuværende tidspunkt ikke det endelige indhold. Vi vil imidlertid kunne udtale os om hovedpunkterne i forliget, herunder:

de generelle lønforhøjelser spisepausen som en overenskomstmæssig ret midler til kompetenceudvikling, herunder lederudvikling af det organisatoriske og

sociale arbejdsmiljø ny stillingskategori for chefkonsulenter med personaleledelse analyse af chefområdet med henblik på en chefaftale på universiteterne og afskaffelse af 100-timers reglen for eksterne lektorer

HR-afdelingen vil efterfølgende, når informationerne og organisationsaftalerne foreligger, levere materiale om de lønmæssige konsekvenser af overenskomstaftalerne, som de vil blive udmøntet i flere tempi i indeværende og de kommende år.

Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget

2

Indstilling: Det indstilles, at HSU tager orientering til efterretning.

Sagsbehandler: Stine Vestergaard, HR-afdelingen 08-06-2018

Side 1 af 2

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2017-009-00040

Dato: 25-06-2018

5. Omorganiseringsprojektet Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft

Anledning: HSU er følgegruppe for projektet

Bilag: Ingen yderligere bilag.

Sagsfremstilling: Styregruppen behandlede arbejdsgruppernes indstilling om opgavefordeling og organisering den 25. maj 2018. Alle indstillinger blev godkendt, dog således, at der blev taget forbehold for bl.a. organisatorisk placering af ph.d.-administrationen, som er henvist til behandling i direktionen. Arbejdsgruppernes indstillinger blev taget godt i mod og der blev givet anerkendelse for grundigt arbejde og gode fremstillinger. Da indstillingerne har en sådan karakter, at medarbejdere ud fra opgavebeskrivelser kan se, på hvilket niveau de mest sandsynsligt placeres, er indstillingerne fortrolige indtil videre. Dog er der lagt materiale på hjemmesiden www.organsationsudvikling.aau.dk i form af slides og resumé fra mødet. På studieområdet er der endvidere offentliggjort en overordnet beskrivelse af opgaveplacering i forbindelse med et medarbejdermøde, afholdt den 7. maj. Denne oversigt giver mulighed for at forudse mulig placering for nogle. Dog har det været af afgørende betydning at få den brede medarbejderskares input til forslaget, da der i den forrige fase var efterlyst konkret involvering af institutternes medarbejdere, særlig på studieområdet. De input, der blev modtaget fra medarbejderne, har indgået i arbejdsgruppens videre arbejde. Medarbejderens input findes også hjemmesiden. Derudover har projektledelsen, Nina Schjoldager og Jacob Glensvang deltaget i medarbejdermøder ved begge fakultetskontorer, for at besvare de mange spørgsmål, som medarbejderne har. Der har været mulighed for at aflevere spørgsmål til projektledelsen anonymt. Projektet er nu inde i fase 3, bemandingsfasen, hvor der iht. proces godkendt af HSU den 25. maj, er deadline for indstilling til omplacering af medarbejdere torsdag den 14. juni (deadline er flyttet fra tirsdag den 12. juni). De opgaver, der skal placeres på institutniveau er forelagt institutterne til overvejelse, hvorefter institutlederne har meldt ind med bud på ressourcebehov indenfor områderne økonomi, studieadministration og kommunikation. Der placeres ikke nye opgaver på institutterne på ph.d.-området hvilket er baggrunden for, at ph.d. ikke er inkluderet. Ift. de tilbagemeldinger institutterne har givet, er der rent matematisk set overensstemmelse mellem ressourceefterspørgsel og de medarbejdere der skal omplaceres, både for så vidt gælder institutter og Fælles Service. Der nedsættes placeringsudvalg ud fra institutternes tilbagemeldinger, så lederne for de enheder, der skal modtage medarbejdere deltager i arbejdet med at finde gode match mellem ressourcebehov, kompetencer og personer. Placeringsudvalgene er nedsat ud fra de kriterier, som er beskrevet i HR-afdelingens notat, behandlet ved HSU’s ekstraordinære

Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget

2

møde den 25. maj, dog således, at de koordinerende/konstituerede ledere ved fakultetskontorene ikke medvirker i alle udvalg. Baggrunden er, at der ved EST ikke er en koordinerende eller konstitueret leder. Vurderingen er dog, at udvalgene er godt og tilstrækkeligt kompetente med de nuværende områdeledere. Indstillingerne vedr. bemanding skal behandles i styregruppen den 18. juni, hvorefter de behandles i direktionen den 22. juni. På den baggrund bliver det givet en mundlig orientering til HSU-mødet den 25. juni.

Indstilling: Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning

Sagsbehandler: Nina Schjoldager 08-06-2018

Side 1 af 1

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-054-00015

Dokumentnr: 1209832

Dato: 25-06-2018

6. Status på GDPR på AAU

Anledning: Medarbejdersiden har ønsket et kort oplæg om databeskyttelsesforordningen

Bilag: Bilag 6.1: Præsentation med status (kommer senere)

Sagsfremstilling: Der gives en kort status på følgende: - Hvor langt er AAU med arbejdet, hvad nåede vi inden den 25. maj - Hvordan gik det den 25. maj, mærkede vi noget - Hvad er de næste skridt

o Driftsopgaver nu hvor forordningen er trådt i kraft o Projekt 2

Indstilling: Det indstilles, at HSU tager orientering til efterretning

Sagsbehandler: Sabine J. Jåtog, ITS 08-06-2018

Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget