คมอการจดอบรม In-House Training

โดย ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร

คณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตร มหาวทยาลยมหดล

2

ค าน า

การจดท าเอกสารคมอการจดอบรม In-House Training ฉบบน จดท าขนเพอใชเปนแนวทางในการด าเนนงานของส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร โดยมวตถประสงคเพออ านวยความสะดวกใหผมาใชบรการไดรบทราบและเขาใจขนตอนของการปฏบตงานในการจดโครงการอบรม In-House Training ไดอยางถกตองทงน ไดแนบเอกสารแบบฟอรมและตวอยางไวในคมอฉบบนแลว

ผจดท าหวงเปนอยางยงวา ขนตอนรายละเอยดในคมอการจดอบรม In-House Training ของส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรฉบบน จะเปนประโยชนแกทานผใชบรการ และหากมขอเสนอแนะใดๆ เพมเตม อนจะเปนประโยชนตอการจดอบรมน ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรยนดรบไวพจารณา โดยกรณาแจงความจ านงไดท งานวจยและบรการวชาการ โทร. 2110 หรออเมล vilinthorn.xut@mahidol.ac.th จะขอบคณยง คณะผจดท า มถนายน 2561

3

สารบญ หนา

ค าน า 2

สารบญ 3

บทท 1 บทน า 4

1.1 หลกการและเหตผล 4

1.2 วตถประสงค 5

1.3 ขอบเขตของการจดท าคมอ 5

1.4 นยามศพท 5

1.5 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 6

บทท 2 บทบาทหนาทความรบผดชอบ 7

2.1 โครงสรางการบรหารจดการ 7

2.2 บทบาทหนาทความรบผดชอบของต าแหนง 11

2.3 ลกษณะงานทปฏบต 12

บทท 3 กระบวนการด าเนนงาน 13

3.1 หลกเกณฑการปฏบตงาน 13

3.2 ขนตอนการปฏบตงาน (Flow Chart) 13

3.3 เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน 22

3.4 เงอนไข/ขอสงเกต/ขอควรระวง/สงทควรค านงในการปฏบตงาน 23

บทท 4 ปญหาอปสรรคและแนวทางในการแกไขและพฒนางาน 24

4.1 ปญหาอปสรรคและแนวทางการแกไข 24

4.2 การพฒนางาน 24

ภาคผนวก

4

บทท 1 บทน า

1.1 หลกการและเหตผล

การด าเนนภารกจดานการจดโครงการฝกอบรม และการใหบรการทางวชาการแกสงคมของคณะ

สงแวดลอมและทรพยากรศาสตรทผานมา มหนวยงานทรบผดชอบ คอ งานวจยและบรการวชาการ และ งาน

ปฏบตการสงแวดลอมและมาตรฐานสากล โดยผานกระบวนการแตงตงเปนคณะกรรมการ หรอ คณะท างาน

ซงประกอบไปดวยบคลากรของคณะจากงานตางๆ มารวมกนเพอด าเนนงานโครงการฝกอบรม และการ

ใหบรการทางวชาการแกสงคมนนๆ เปนรายกรณไป ไมไดมหนวยงานทท าภารกจนโดยเฉพาะ หรอ สามารถ

ปฏบตงานไดเบดเสรจครบวงจรในหนวยงานเดยว อกทงในปจจบนคณะไดด าเนนการโครงการทเกยวของการ

กบการฝกอบรมทงในประเทศและตางประเทศมาอยางตอเนอง และในอนาคตการจดโครงการฝกอบรม และ

การใหบรการทางวชาการแกสงคมของคณะจะมปรมาณเพมมากขนเรอยๆ กอปรกบคณะยงไดตระหนกถง

ความส าคญของการเผยแพรวชาความรสสงคมและประชาชน การปลกฝงเยาวชนและประชาชนใหเหนถง

ความส าคญของสงแวดลอมและทรพยากรธรรมชาต มจตส านกและความรดานการอนรกษและพฒนาการใช

ทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอมอยางยงยน คณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตรไดมการจดตงศนยวจย

และฝกอบรมของคณะขนตงแตป 2548 เปนตนมา จนถงปจจบนมทงสน 7 ศนย โดยลกษณะการด าเนนงาน

ของศนยจะเปนศนยการปฏบตงานทครบวงจร ทงดานการวจย การพฒนาหลกสตรการเรยนการสอน การ

ฝกอบรม และการใหบรการทางวชาการ อยางเปนรปธรรมและตอเนอง รวมทงเปนศนยเชอมโยงและประสาน

การด าเนนงานของเครอขายตางๆ ทงภาครฐ เอกชน สอมวลชน นกวชาการ และองคกรตางๆ ทงในและ

ตางประเทศ แตในการด าเนนงานของศนยวจยและฝกอบรมนนยงมขอจ ากดในหลายๆ ดาน เชน งบประมาณ

ในการบรหารจดการไมเพยงพอและไมตอเนอง การขาดนกวจยทปฏบตงานแบบเตมเวลา การไมมเจาหนาท

ประจ าศนย ตองอาศยบคคลากรของคณะในการชวยด าเนนงานกจการตางๆ ของศนยฯ ท าใหศนยวจยและ

ฝกอบรมทจดตงขนไมสามารถปฏบตงานไดครบวงจร ไมสามารถตอบสนองตอภารกจของคณะในการแกไข

ปญหาสงแวดลอมอยางบรณาการ

เพอเปนการแกไขปญหาดงกลาวและสนบสนนใหการด าเนนการของคณะเปนไปตามวสยทศนและ

พนธกจของคณะ จงไดจดตง ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร (Establishment of

Office of Environment and Natural Resources Academic Services; ENRAS) ขน เพอเปน

หนวยงานทใหการสนบสนนการด าเนนงานของศนยวจยและฝกอบรม สามารถใหบรการวชาการในทกรป

5

แบบอยางครบวงจร และเปนรปธรรม โดยมเปาประสงคเพอด าเนนการพฒนาหลกสตรการฝกอบรม

ด าเนนการการฝกอบรม และการใหบรการทางวชาการกบหนวยงานรฐและเอกชนอยางเปนรปธรรมและ

ตอเนองอยางครบวงจร ตอบสนองวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคในยทธศาสตรของคณะในการสงเสรมให

คณะมความเปนเลศในการใหบรการวชาการและ /หรอวชาชพทไดมาตรฐานสากล ส านกงานวทยบรการดาน

สงแวดลอมและทรพยากรจะสามารถตอบสนองตอภารกจของคณะในการแกไขปญหาสงแวดลอมไดอยาง

บรณาการ มงสความเปนเลศในการใหบรการวชาการแกสงคม สงเสรมและเผยแพรองคความรเกยวกบ

ทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอมของคณะสสาธารณะ ซงในการด าเนนภารกจส าคญดงกลาว ทางส านกงาน

วทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรจงไดจดท า “คมอการจดฝกอบรม In-House Training” ขน เพอใช

เปนคมอส าหรบแสดงรายละเอยดกระบวนการและขนตอนทงหมดในการจดอบรม In-House Training ของ

หนวยงานภายในคณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตรตอไป

1.2 วตถประสงค

1. เพอสรางความรความเขาใจการจดโครงการอบรมใหกบบคลากรของคณะทงผใหบรการและผขอรบบรการ

2. เพอแสดงกระบวนการและขนตอนในการจดอบรม In-House Training ทเปนระบบและมรปแบบมาตรฐานเดยวกน

3. เพอเปนเครองมอในการด าเนนการจดฝกอบรม การใหค าปรกษา แนะน า สรางความเขาใจทชดเจน และระบรายละเอยดของขนตอนการด าเนนงานไดครบถวน 1.3 ขอบเขตของการจดท าคมอ คมอการจดอบรมน จะศกษาเฉพาะรายละเอยดการจดหลกสตรอบรม In-House Training ทส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรด าเนนการประสานงานจดอบรม โดยในแตละขนตอนจะครอบคลม กระบวนการ ระเบยบ และวธการด าเนนงาน ทงกอน ระหวาง และภายหลงการจดอบรม ตลอดจนเอกสารตางๆ ในการด าเนนงาน 1.4 นยามศพท 1. การฝกอบรม หมายถง การด าเนนการจดอบรมโดยครอบคลมทงโครงการอบรม การจดบรรยายพเศษ การจดประชมวชาการ การจดสมมนา โดยเปนกระบวนการทจะท าใหผเขาอบรมเกดความร ความเขาใจในหวขอและเนอหาการอบรมนน และสามารถพฒนาความสามารถของบคลากรภายในองคกรได ทงน การจด

6

อบรมจะประสบผลส าเรจและมประสทธภาพมากขนผรบผดชอบโครงการและทมผประสานงานจะตองด าเนนการตามขนตอนและกระบวนการจดฝกอบรมตามทก าหนดไว 2. การจดหลกสตรอบรม In-House Training หมายถง โครงการอบรมทหนวยงานภายในคณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตรสงขอมลโครงการอบรมใหส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรชวยด าเนนการและประสานงาน โดยทหนวยงานภายในคณะจะเปนเจาของโครงการอบรมเปนหลก เชน การจดบรรยายพเศษ ทจดขนโดยงานบรการการศกษา หรอเปนการจดอบรมทส านกงานวทยบรการฯเปนเจาของโครงการอบรมนนเอง เชน การจดบรรยายพเศษ หรอ Research Talk เปนตน ทงน การเบกคาใชจายเพอด าเนนงานโครงการจะเบกจากรายไดของหลกสตรการศกษา หรองบประมาณทแตละหนวยงานตงคาใชจายเอาไว หรอรายไดคณะ 1.5 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

1. สามารถสรางความรความเขาใจในการจดโครงการอบรมใหกบบคลากรของคณะทงผใหบรการและผขอรบบรการ

2. สามารถแสดงกระบวนการและขนตอนในการจดอบรม In-House Training ทเปนระบบและมรปแบบมาตรฐานเดยวกน

3. คมอสามารถใชเปนเครองมอในการด าเนนการจดฝกอบรม การใหค าปรกษา แนะน า สรางความเขาใจทชดเจน และระบรายละเอยดของขนตอนการด าเนนงานไดครบถวน

7

บทท 2 บทบาทหนาทความรบผดชอบ

2.1 โครงสรางการบรหารจดการ

1. ชอหนวยงาน

ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร คณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตร มหาวทยาลยมหดล (Establishment of Office of Environment and Natural Resources Academic Services; ENRAS)

2. วตถประสงค

1) ท าหนาทเปนศนยกลางการฝกอบรม และใหบรการทางวชาการดานทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอมอยางยงยน ในระดบชาตและระดบนานาชาต ใหแกองคกรภาครฐ เอกชน ประชาชน ทงในระดบชาตและนานาชาตในรปแบบของการจดฝกอบรม การสมมนา การศกษาดงาน ฯลฯ

2) ท าหนาทเปนศนยกลางความรวมมอ และเชอมโยงเครอขาย นกวชาการ นกวจย และผปฏบตงานทเกยวกบทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม

3) ท าหนาทพฒนาหลกสตรฝกอบรม จดการฝกอบรม ประชม สมมนาทางวชาการเกยวกบทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอมแกบคคลทวไปทงภาครฐและเอกชน

4) สงเสรมและเผยแพรองคความรเกยวกบทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอมของคณะสสาธารณะ

3. ทศทางและกรอบการด าเนนงาน

1) สงเสรมและเผยแพรองคความรใหแกองคกรทงภาครฐ ภาคเอกชน และประชาชนทวไป ในรปแบบของการจดฝกอบรม การสมมนา การศกษาดงาน การจดสาธต และสอสงพมพตางๆ ทงภาษาไทยและภาษาองกฤษ

2) ใหบรการแกสงคม ทงระดบชาตและระดบนานาชาต เพอพฒนาบคลากรภาครฐ ภาคเอกชน เยาวชน และประชาชนโดยทวไป ใหมความร ความเขาใจเชงวชาการ มทกษะในการปฏบตงานและการประกอบอาชพ เปนการลดชองวางในการเขาถงองคความรของผรบบรการวชาการ

3) ใหบรการผลตสอ หลกสตร เพอสนบสนนกจกรรมการเรยนการสอน การฝกงาน การฝกอบรม การสงเสรมเผยแพรความรสเยาวชน ประชาชน การประชมสมมนา และการบรการวชาการอนๆ ของคณะ

4) ท าหนาทใหบรการแกองคกร หนวยงานตางๆ ในการพฒนาบคลากรตามความตองการของหนวยงานตางๆ โดยวทยากรผทรงคณวฒ และคณาจารยทเชยวชาญในสาขาตางๆ ทพรอมจะพฒนาบคลากรของหนวยงานใหมศกยภาพในการท างานทสงขน ตามเปาหมายของหนวยงาน

8

5) สนบสนนกจกรรมการด าเนนงานในสวนทเกยวของอนๆ ของคณะ

4. กลมเปาหมาย

บคลากรภาครฐ ภาคเอกชน เยาวชน และประชาชนโดยทวไป

5. วสยทศนและพนธกจ

วสยทศน

ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรชนน าแหงเอเซย

พนธกจ

มงสความเปนเลศในการฝกอบรมและการใหบรการทางวชาการดานสงแวดลอมและทรพยากร เพอสนองความตองการของหนวยงานตางๆทงในระดบชาตและนานาชาต

6. ผลทคาดวาจะไดรบจากการตงส านกงานวทยบรการฯ

1) สามารถใหบรการทางวชาการดานทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม ทงในระดบชาตและระดบนานาชาต แก บคลากรภาครฐ ภาคเอกชน เยาวชน และประชาชนโดยทวไป

2) ผรบบรการมความร ความเขาใจ ความตระหนกดานทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม สามารถพฒนาบคลากรภาครฐ ภาคเอกชน เยาวชน และประชาชนโดยทวไป ใหมความร ความเขาใจเชงวชาการ มทกษะในการปฏบตงานและการประกอบอาชพ เปนการลดชองวางในการเขาถงองคความรของผรบบรการวชาการ

3) สามารถตอบสนองเปาวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคในยทธศาสตรของคณะในการสงเสรมใหคณะมความเปนเลศในการใหบรการวชาการและ/หรอวชาชพทไดมาตรฐานสากล

4) เครอขายความรวมมอดานทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม ทงในระดบชาตและนานาชาต

5) สามารถปฏบตงานในสวนของการใหบรการวชาการของคณะไดอยางรวดเรวและคลองตว เบดเสรจครบวงจรในหนวยงานเดยว

6) เพมประสทธภาพการด าเนนงานดานการฝกอบรม สามารถรองรบการด าเนนการโครงการทเกยวของการกบการฝกอบรมทงในประเทศและตางประเทศ และการใหบรการทางวชาการแกสงคมของคณะทจะมปรมาณเพมมากขนในอนาคต

7. ดชนชวดความส าเรจอยางเปนรปธรรม

จ านวนหลกสตรการจดฝกอบรม ประชม สมมนาทางวชาการ ตอป

9

จ านวนผเขารบการฝกอบรมในระดบตางๆ ตอป จ านวนผเขารวมประชมวชาการในระดบตางๆ ตอป จ านวนประเทศทเขารวมประชมวชาการ ตอป จ านวนผเขาชม และสบคนในเวบเพจของส านกฯ

8. การตดตามประเมนผล

รายงานประจ าป : ผลการด าเนนงานของส านกงานฯ รายงานผลการจดหลกสตรฝกอบรมในรายหลกสตรตางๆ รอยละความพงพอใจของผเขารวมอบรม/ประชมวชาการ

9. โครงสรางของส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร

10

10.โครงสรางของส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร

11. กรอบภารกจตามโครงสราง

1. ฝายการตลาด มหนาทคนหาลกคาในตลาด ศกษา วเคราะหความตองการของหนวยงานตางๆ ตอบสงทลกคา

ตองการหรอเสนอสงทลกคาตองการ วางแผนทางดานการตลาดและการเสนอขายหลกสตรอยางเหมาะสม สรางความสมพนธกบหนวยงานทมาใชบรการของส านกฯ บรหารจดการใหเกดความสมพนธอนดระหวางส านกงานฯ และลกคา ใหเปนลกคาของส านกงานฯ ทยงยนตลอดไป

2. ฝายวชาการฝกอบรมและบรการวชาการ

มหนาทศกษา วเคราะห และพฒนาหลกสตรเพอใชในการถายทอดความร และสนบสนนกจกรรมการเรยนการสอน การฝกงาน การฝกอบรม การสงเสรมเผยแพรความรสเยาวชน ประชาชน การประชมสมมนา และการบรการวชาการตางๆ ตามภารกจของคณะและของศนยวจยและฝกอบรม ประสานงานกบนกวเทศสมพนธในการจดอบรมรวมกบหนวยงานคความรวมมอ รวมทงการประสานความรวมมอทางวชาการกบหนวยงานทงภาครฐและภาคเอกชนทเกยวของทงในระดบชาตและนานาชาต

3. ฝายธรการและประสานงาน

มหนาทบรหารจดการงบประมาณในการด าเนนการ อ านวยความสะดวกในการด าเนนงานตามภารกจของส านกงานฯ ใหเปนไปดวยความเรยบรอย สะดวก และคลองตว บรรลผลส าเรจตามแผนและเปาหมายทก าหนดอยางมประสทธภาพ การด าเนนงานประกอบดวย งานธรการและสารบญ บรหารงานบคคล การเงนและพสด บรการอาคารสถานทและยานพาหนะ

11

4. ฝายพฒนาสอและโสตทศนปกรณ มหนาทในการผลต พฒนา และใหบรการสอเพอการสงเสรมและเผยแพรองคความรตามภารกจของ

ส านกงานฯ ไดแก สอสงพมพ วดโอ วดทศน มลตมเดย ภาพนงตางๆ ในการถายทอดความร เพอสนบสนนกจกรรมการเรยนการสอน การฝกงาน การฝกอบรม การสงเสรมเผยแพรความรสเยาวชน ประชาชน การประชมสมมนา และการบรการวชาการตางๆ โดยกระบวนการการด าเนนการจดหลกสตรอบรม In-House Training ทคณะผจดท าเลอกมาจดท าคมอการปฏบตงานในครงน เปนกระบวนการสวนหนงในภารกจของฝายธรการและประสานงานของส านกงานวทยบรการฯ ดงนนการจดท าคมอเลมนจงสามารถใชเปนการจดการความรเพอใหผปฏบตงานใชเปนแนวทางในการปฏบตงานทตอบสนองภารกจของส านกงานวทยบรการฯ ไดเปนอยางด 2.2 บทบาทหนาทความรบผดชอบของต าแหนง เจาหนาทฝกอบรมของส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรมบทบาทหนาทในการด าเนนการจดหลกสตรอบรม In-House Training ดงน 1. ศกษา วเคราะห และรางงบประมาณ เพอก าหนดความตองการ และความจ าเปนในการจด

โครงการอบรมในระดบคณะ ตลอดจนการจดบรรยายพเศษ การจดประชมวชาการ ทงการวางแผนงานกอน

ระหวางและหลงการจดอบรม เพอเสรมสรางความรความเขาใจใหกบผเขาอบรม การสรางความรวมมอกบ

หนวยงานภายในคณะ และการจดโครงการอบรมบรรลตามเปาหมายทก าหนดไว

2. มสวนรวมในการด าเนนการและประสานงานกบงานสอสารองคกรของคณะในการพฒนารปแบบ

การประชาสมพนธโครงการ หรอกจกรรมของคณะ ทงโครงการในระดบภายในคณะ ( Inbound) รวมถง

แผนการจดฝกอบรม เพอใหการด าเนนงานเปนไปตามเปาหมายและผลสมฤทธตามทก าหนด

3. ศกษาวเคราะห กฎ ระเบยบ และหลกเกณฑตางๆ ทเหมาะสมในการจดหลกสตรอบรม

4. ด าเนนการจดหลกสตรอบรมใหกบหนวยงานภายในคณะ ทงนเพอเสรมสรางและพฒนาศกยภาพ

ความรความเขาใจเพอใหการด าเนนงานเปนไปตามเปาหมายทก าหนดอยางมประสทธภาพและประสทธผล

5. ประเมนความเปนไปได และความเหมาะสมของการจดอบรมในหวขอตางๆ ตลอดจนตดตามการ

ด าเนนการและประเมนผลในแตละโครงการอบรม

6. ด าเนนการจดท าฐานขอมลโครงการอบรม การบรรยายพเศษ การประชมวชาการ ฐานขอมลผเขา

อบรม วทยากร และหนวยงานทใหความรวมมอในการจดอบรมตางๆ

12

7. จดกระบวนการฝกอบรมใหเปนไปอยางมระบบตามระเบยบการจดอบรมของส านกงานวทยบรการ

ดานสงแวดลอมและทรพยากร ทงน เพอตอบสนองตอนโยบายและมการด าเนนงานไดตรงกบกลมเปาหมาย

อยางมประสทธภาพ

2.3 ลกษณะงานทปฏบต

ในการด าเนนการฝกอบรมหลกสตร In-house Training ทส านกงานวทยบรการฯ ไดด าเนนการ มลกษณะงานทปฏบต ซงมรายละเอยดสรปไดดงน

1. กรณทเปนการจดหลกสตรอบรม หรอการประชมวชาการ จะด าเนนการจดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการ เพอใหสามารถแบงหนาทรบผดชอบของฝายวชาการและฝายปฏบตงานใหมความชดเจน แตถาเปนการจดบรรยายพเศษ อาจไมจ าเปนตองแตงตงคณะกรรมการ เนองจากสวนใหญจะจดในวนเดยว ผประสานงานของส านกงานวทยบรการฯ สามารถประสานงานไดเองทงหมด

2. ด าเนนการจดท าหนงสอขออนมตจดโครงการอบรม พรอมแนบเอกสารโครงการ และคาใชจาย เพอใหผบรหารลงนามอนมตใหด าเนนาการ

3. ด าเนนการจดประชมคณะกรรมการ หรอส านกงานวทยบรการฯ อาจประสานสงขอมลการด าเนนงานใหผเกยวของรบทราบ

4. ด าเนนการประสานงานผเกยวของ โดยเฉพาะหนวยงานภายในคณะทเปนเจาของโครงการเพอเตรยมการกอนการจดโครงการอบรม

5. ด าเนนการโครงการอบรม ใหเปนไปตามวตถประสงคและก าหนดการทไดวางแผนงานไว 6. หลงจากโครงการเสรจสนจะด าเนนการสรปผลการประเมน และสวนการสรปรายจายจะเปนหนาท

ของเจาหนาทการเงนทจะชวยด าเนนการในสวนน ทงน การด าเนนงานของส านกงานวทยบรการฯ จะมคณะกรรมการก ากบการด าเนนงานของ

ส านกงานวทยบรการฯ โดยมรายนามตามค าสงแตงตงคณะกรรมการตามภาคผนวกท 10

13

บทท 3 กระบวนการด าเนนงาน

3.1 หลกเกณฑการปฏบตงาน การจดอบรมหลกสตร In-house Training ทส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรไดด าเนนการ จะมหลกเกณฑการปฏบตงาน คอ

1. โครงการทหนวยงานภายในคณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตรประสานงานใหส านกงานวทยบรการฯ ประสานการจดอบรมให ส านกงานวทยบรการฯ จะด าเนนการจดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการ (ถาม) การขออนมตจดโครงการ และการประชาสมพนธการจดโครงการดงกลาว โดยขอมลรายละเอยดโครงการ คาใชจาย วทยากร ทางหนวยงานทเปนเจาของโครงการตองด าเนนการจดท าขอมลและสงใหส านกงานวทยบรการฯ เพอด าเนนการประสานงานตอไป

2. โครงการอบรมทส านกงานวทยบรการฯ เปนเจาของโครงการอบรมเอง ส านกงานวทยบรการฯ จะด าเนนการจดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการ (ถาม) การขออนมตจดโครงการ การประชาสมพนธการจดโครงการ และด าเนนการประสานตามขนตอนการปฏบตงานอบรม

ทงน ในแตละขนตอนของการจดอบรม ทางส านกงานวทยบรการฯ จะเรมประสานงานตงแตกอนการจดอบรม ระหวางการจดอบรม และหลงการจดอบรมเสรจสน ซงรายละเอยดในเรองขนตอน เอกสารทเกยวของตางๆ จะกลาวในล าดบตอไป 3.2 ขนตอนการปฏบตงาน (Flow Chart)

ลกษณะงานบรหารโครงการอบรมมกระบวนการ 3 ขนตอนส าคญ ซงผรบผดชอบในการจดโครงการควรจะตองด าเนนการในแตละขนตอนอยางครบถวน เพอท าใหการจดฝกอบรมด าเนนไปอยางเปนระบบ ดงนนการบรหารโครงการอบรมของคณะของการจดอบรมหลกสตร In-house Training สามารถแบงไดเปน 3 ขนตอน คอ

ขนตอนท 1 การด าเนนการกอนการฝกอบรม มการเตรยมการดงน 1. การรางโครงการหรอกจกรรม กรณทเปนโครงการจากหนวยงานภายในคณะ แตละหนวยงานตองด าเนนการรางโครงการหรอ

กจกรรมทจะด าเนนการจดเอง แตถาเปนกรณทส านกงานวทยบรการฯ เปนเจาของโครงการ จะตองด าเนนการรางรายละเอยดของกจกรรม รายชอวทยากร ก าหนดการ และประมาณการคาใชจายในการด าเนนงาน

14

2. ตวอยางการเขยนรายละเอยดของโครงการ โดยทวไป รายละเอยดโครงการทหนวยงานจดด าเนนการจดเปนหลก จะตองมองคประกอบ

ในการเขยนโครงการ ดงน 1) ชอโครงการ หรอหวขอการจดกจกรรม (ภาษาไทย และ ภาษาองกฤษ) เปนสงส าคญ

เนองจากชอโครงการจะเปนตวบอกใหเราไดทราบวาจะท าโครงการประเภทไหน สามารถจงใจผทจะเขารวมโครงการไดมากนอยเพยงใด ดงนนควรตงชอโครงการทมความสรางสรรคใชภาษาทท าใหตดตาคน จ าไดงาย ควรเปนชอสน ๆ กระทดรด ไมกวางจนเกนไป และตองสามารถท าใหผอานมองเหนภาพหรอคะเนวธการด าเนนงานของโครงการได

2) หลกการและเหตผล เปนการเขยนเพอชแจงถงเหตผลความจ าเปนทตองจดท าโครงการขน ควรเขยนโดยท าใหผอานมองเหนขอดและขอเสยในการท าหรอไมท าโครงการนน อาจอางนโยบายขอก าหนดกฎหมาย ฯลฯ เพอท าใหมเหตผลมน าหนกมากขน การเขยนในหวขอนถอเปนหวใจส าคญทจะท าใหเกดการพจารณาอนมตหรอไมกไดจงควรพถพถนดวยการเรยบเรยงภาษาทสอสารใหเขาใจอยางงาย ๆ และมความชดเจน

3) วตถประสงคของโครงการ คอ การก าหนดเปาหมายปลายทางทตองการใหเกดจากการด าเนนโครงการ ควรเขยนใหชดเจน รดกม เขาใจงาย โดยเขยนใหสอดคลองกบชอโครงการ หลกการและเหตผล สงทเกดขนนนจะตองวดผลและปฏบตไดใหระบเปนขอ ๆ ไมควรเกน 3 ขอ เพราะจะชวยใหผรบผดชอบโครงการสามารถด าเนนงานไดส าเรจตามกรอบทก าหนดไวจรง

4) วธด าเนนการโครงการ คอ วธการปฏบตงานทจะชวยใหงานบรรลวตถประสงคอาจเปนการก าหนดแผนหรอกจกรรมทตองท าใหชดเจนเรยงตามล าดบกอนหลง โดยเรมตงแตเสนอโครงการไปจนถงขนตอนสดทายของโครงการเพอใหผปฏบตสามารถด าเนนงานไดอยางถกตองและตอเนอง

5) เปาหมาย หมายถง ความมงหมาย ความเจาะจงใหไดตามเจตนา เปนเปาประสงคทผเสนอโครงการตองการใหเกดผลสมฤทธในโครงการนนใหได โดยระบ หวขอการเรยนร คณสมบตของผเขารวมโครงการ จ านวนผเขารวมโครงการ หวขอวชา ขอบเขตเนอหา

6) ระยะเวลาด าเนนโคนงการ ควรก าหนดชวงเวลาของการปฏบตโครงการตงแตเรมตนจนสนสดโครงการใหชดเจน บางโครงการอาจจะปฏบตงานแควนเดยว หรอบางโครงการอาจจะใชเวลาหลายวนกไดแลวแตเราจะก าหนด ทงนตองระวงดวยวาเวลาทใชหลายวนจะมผลกระทบตองบประมาณทมจ ากด

7) สถานทด าเนนการ คอ สถานททใชในการปฏบตงานตามโครงการ ควรระบใหชดเจนและเจาะจงจะไดทราบวามการปฏบตงาน ณ ทใดบาง

8) หนวยงานผรบผดชอบ ใหระบชอหนวยงานซงเปนผดแลรบผดชอบโครงการใหชดเจน หากมปญหาหรอมการตดตอจากบคคล/องคกรภายนอก จะไดสามารถตดตามและตรวจสอบได

9) ผลทคาดวาจะไดรบ เปนการคาดคะเนผลการด าเนนโครงการลวงหนา สามารถน าไปใชตรวจสอบความส าเรจของโครงการภายหลงจากโครงการเสรจสนไดควรเขยนระบเปนขอ ๆ ใหสอดคลองกบวตถประสงคเปนรายขอ (ผลทคาดวาจะไดรบอาจมจ านวนขอมากกวาวตถประสงคได)

15

10) การประเมนผล และการรบรองผลการจดฝกอบรม 11) ประมาณการรายจาย เปนหวใจส าคญในการขบเคลอนโครงการ ผเขยนควรประมาณ

คาใชจายทงหมดในการด าเนนโครงการดวยตวเลขงบประมาณทสมเหตสมผล มการแจกแจงหมวดการใชเงนอยางชดเจน และควรระบแหลงทมาของเงนดวย

3. การประมาณการคาใชจาย

ผจดฝกอบรมตองการประมาณการคาใชจายในการด าเนนการจดฝกอบรม โดยระบจ านวนวนของการฝกอบรม จ านวนผเขารบการฝกอบรม ซงคาใชจายในการด าเนนการจดฝกอบรมมกจะมรายละเอยด ดงน

1. คาจดเลยง 2. คาอาหารตอคนตอมอ 3. คาผลตเอกสาร (ถาม) 4. คาตอบแทนวทยากร 5. คาของทระลก 6. คาพาหนะ

โดยใหสามารถถวจายกนไดทกรายการ

4. การขออนมตจดโครงการฝกอบรม ศนยวจยและฝกอบรม คณาจารย และ เจาหนาทของคณะทประสงคจะจดอบรม จะตองสงแบบ

ค าขออนมตจดหลกสตรฝกอบรม (ENRAS-1) พรอมทงแนบเอกสารเพอประกอบการพจารณาอนมต ซงประกอบดวย รายละเอยดโครงการ รายชอวทยากร ตารางการอบรม และงบประมาณของโครงการ โดยผานหนวยงานตนสงกดมายงส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร และส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรจะด าเนนการพจารณาอนมตการด าเนนงาน โดยใชระยะเวลาไมเกน 3 วนท าการ ตอ 1 โครงการ โดยเรมนบจากวนทส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรไดรบแบบค าขออนมตจดอบรม พรอมทงแนบเอกสารเพอประกอบการพจารณาอนมตทครบถวนสมบรณ จนถงวนทส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากรแจงผลการพจารณาอนมตหลกสตรใหแกหนวยงานตนสงกดทราบ

โดยแบบค ารองขอจดฝกอบรมจะประกอบไปดวย 6 สวน ดงน 1) ขอมลทวไป ผมความประสงคจะขอจดหลกสตรฝกอบรมจะตองกรอกขอมลตางๆ

ซงประกอบไปดวย ชอ-สกล ต าแหนงของผขอจด ชอหลกสตรฝกอบรม ประเภทการฝกอบรม ระยะเวลาทจด สถานทจด หวขอการบรรยายพรอมรายชอวทยากร และเอกสารประกอบการพจารณาอนๆ หากม

2) ขอมลเกยวกบการบรณาการงานบรการวชาการกบการเรยนการสอน และการวจย 3) ขอมลเกยวกบคาใชจายโครงการ อาท คาตอบแทน คาใชจายของหลกสตร และ

ขนตอนการรบเงน

16

4) ขอมลเกยวกบตารางก าหนดการฝกอบรม ซงตองเปนตารางทใหขอมลเกยวกบวน เวลาทจด หวขอทจะบรรยาย รายชอวทยากรหรอรายชอผด าเนนการในแตละขนตอน

5) ขอมลเกยวกบการจดท าใบประกาศนยบตร 6) ขอมลเกยวกบการด าเนนการอนๆ ทจ าเปนตอการจด

หลงจากไดรบการอนมตใหจดอบรมจากส านกงานวทยบรการฯ แลว ส านกงานวทยบรการฯ จะด าเนนการท าหนงสอขออนมตการจดโครงการตอคณบด ด าเนนการแตงตงคณะกรรมการด าเนนงานโครงการ โดยจะตองมเจาหนาทหลกทรบผดชอบโครงการกบผทประสงคจะจดอบรม (เจาของงาน) และจะตองมการประชมเพอวางแผนการฝกอบรม การแบงภาระงาน โดยระบกจกรรมตางๆ ขนตอนการด าเนนการอยางละเอยด และผรบผดชอบของแตละกจกรรมใหชดเจน เพอทผปฏบตจะไดปฏบตตามขนตอน มการประสานงานกน สามารถตดตามการปฏบตงานได ตลอดจนลดความผดพลาดทอาจจะเกดขน

5. การสรรหาวทยากรและตดตอวทยากร 1) การคดเลอกวทยากรจะพจารณาคดเลอกจากผทรงคณวฒทเกยวของกบหวขอทจะอบรม

โดยจะตองเตรยมชอวทยากรไวหวขอละประมาณ 2-3 ชอ กรณทชอแรกไมสามารถเปนวทยากรได 2) เมอมรายชอทเหมาะสมทจะเชญเปนวทยากรแลว ส านกงานวทยบรการฯ จะด าเนนการ

ตดตอทาบทามให โดยแจงวตถประสงคของโครงการอบรม หวขอทจะเชญบรรยาย แจงรายละเอยดของผเขารบการอบรม และวนเวลาและสถานทจดอบรม

3) เมอวทยากรตกลงรบเชญแลว ส านกงานวทยบรการฯ จงสงหนงสอเชญ หนงสอขออนญาตจากผบงคบบญชา พรอมแนบเอกสารทเกยวของ เชน รายละเอยดของโครงการ ก าหนดการ รายละเอยดหวขอวชา รายละเอยดของผเขารบการอบรม เปนตน

4) หลงจากนน จะตดตอขอรายละเอยดเกยวกบ เอกสารประกอบการบรรยาย อปกรณทวทยากรตองการใช ขอประวตยอวทยากร สอบถามความตองการเกยวกบการเดนทาง

6. การประชาสมพนธโครงการ การแจงเวยนและท าบญชรายชอผเขารบการอบรม การประชาสมพนธโครงการดงกลาวเพอใหสาธารณชนทราบวาคณะมภารกจน โดยมการ

ประชาสมพนธผานสอตางๆ ไดแก

การแจงเวยนผานหนงสอราชการ

การแจงเวยนผานอเมล

โฮมเพจของคณะและมหาวทยาลย

สารมหาวทยาลย/จลสารของคณะ

17

ปายประชาสมพนธในคณะ

การประชาสมพนธโครงการ การแจงเวยนและท าบญชรายชอผเขารบการอบรม

1. ผด าเนนการจดอบรมท าบนทกหรอหนงสอแจงเวยนหวหนาหนวยงานใหพจารณามอบหมายผทเกยวของมาเขารบการอบรม แลวสงรายชอมายงผด าเนนการจดอบรมภายในเวลาทก าหนด หรอท าการประชาสมพนธไปยงสอตางๆ โดยใหระบ ชอหลกสตร วน เวลา และสถานทในการฝกอบรม คาลงทะเบยน โดยใหระบการเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการไดจากทใดใหชดเจน ควรแนบก าหนดการฝกอบรม แผนทของสถานทฝกอบรม ในกรณทมการฝกอบรมหลายรนใหท าตารางแบงรนวารนไหนมจดวน เวลาและสถานทไหนบาง

2. จดท าแบบตอบรบในการเขารบการอบรม

7. การประสานงานดานการฝกอบรม เปนการประสานงานดานการฝกอบรม เชน การประสานวทยากร การจดเตรยมสถานท /

โสตทศนปกรณ อาหาร อาหารวางและเครองดม เอกสารประกอบการฝกอบรม จดท าค ากลาวพธเปดการฝกอบรม โดยแบงออกไดดงน

1) การประสานวทยากร โดยการสงหนงสอเชญวทยากรพรอมแนบก าหนดการฝกอบรมและแผนทสถานทฝกอบรมใหแกวทยากรหรอหนวยงานตนสงกดของวทยากร หลงจากนนท าการประสานอกครงเพอนดสงเอกสารตนฉบบทวทยากรจะน ามาใชประกอบการอบรมใหความร โดยผจดการฝกอบรมจะตองน าตนฉบบดงกลาวไปผลตเอกสารประกอบการฝกอบรม

2) การจดเตรยมสถานท / โสตทศนปกรณ ตองประสานกบเจาของสถานทกอนทกครงทจะมการจดการอบรมเพอใหมการจดเตรยม

สถานท ซงสวนใหญจะจดสถานทในรปแบบหองเรยน มโตะรบแขกใหประธานนง โพเดยมส าหรบการกลาวรายงานและการท าพธเปด – ปด โครงการ โตะวางโนตบคและเกาอส าหรบวทยากรนงบรรยายบนเวท เมอทราบก าหนดการทแนนอนตองรบจองหองทจะใชในการฝกอบรม รวมทงตองพจารณาเรองสถานทรบประทานอาหารดวย

การเลอกใชหองอบรม ควรเลอกหองทมขนาดเหมาะสมกบจ านวนผเขารบการอบรม เหมาะสมกบเทคนค วธการอบรมหรอกจกรรมในการฝกอบรม หองทใชฝกอบรมควรมสงอ านวยความสะดวก และกวางขวางพอสมควร ทจะจดโตะส าหรบผอบรมและวสดอปกรณทจ าเปนตองใช

ตดตงและตรวจสอบโนตบค และอปกรณตอพวงตางๆ ระบบอนเตอรเนต เครองฉาย LCD และจอรบภาพส าหรบใชในการบรรยาย

18

ตรวจสอบความเยนของเครองปรบอากาศ ความสวาง โตะ และเกาอ ส าหรบผเขารวมการฝกอบรม

ตรวจสอบเครองขยายเสยงและไมโครโฟน การจองหองพกใหกบวทยากร (ถาม)

3) การจดเตรยมอาหาร อาหารวางและเครองดม ทงน หรอประสานงานผประกอบการจาก

ภายนอกเขามาด าเนนการ 4) การจดเตรยมเอกสารประกอบการอบรม น าเอกสารตนฉบบไปด าเนนการจดท าเอกสาร

ส าหรบผเขารบการอบรม โดยผจดการอบรมอาจเปนผด าเนนการเองหรอประสานเจาหนาทรานถายเอกสารเพอด าเนนการ พรอมนดหมายวน เวลา สถานทสงเอกสารทงหมด และด าเนนการประสานผเกยวของ/เจาหนาทพสดเพอด าเนนการจดซอจดจางตามระเบยบพสด

5) การวางแผนส าหรบพธเปดและปดการอบรม การเปดการฝกอบรมเปนสวนส าคญของการฝกอบรม เนองจากสามารถสรางความรสกใหผเกยวของ สามารถตระหนกถงความส าคญของโครงการนน

6) การเชญประธานในพธ เมอทราบวาผ ใดจะเปนประธานในพธเปดแล ว ตองตดตอประสานงานกบเลขานการของประธาน เพอจดสงโครงการ ก าหนดการ รางค ากลาวเปด และประสานงานในรายละเอยดอนๆ เมอใกลถงวนเปดจะตองโทรศพทเพอยนยนอกครง

7) การเชญแขกทมารวมในพธเปด อาจท าเปนหนงสอเชญ หรอเรยนเชญทางอเมลกได 8) ก าหนดการตางๆ ในพธเปด จะตองมการเตรยมการในเรองสถานท การตอนรบ เครองดม

อาหาร (ถาม) การเชญแขก ใหพรอม นอกจากนนตองมการซกซอมพธการเพอใหก าหนดการในพธเปดด าเนนไปดวยด

9) การจดท าค ากลาวพธเปดและค ากลาวรายงาน ตองเตรยมรางค ากลาวรายงาน รางค ากลาวเปด/ปด โดยด าเนนการสงใหผจะกลาว

รายงาน และกลาวเปด/ปด เปนการลวงหนา รางค ากลาวเปด - ปด ใหวเคราะหโครงการ/สรปเนอหาของหลกสตรการฝกอบรม

เพอน ามาท าค ากลาวเปด – ปดการฝกอบรม รางค ากลาวรายงาน ใหเนนวตถประสงคความส าคญและผลประโยชนทผเขารบการ

ฝกอบรมไดรบและสามารถน าไปใชใหเกดประโยชนในการปฏบตงาน 10) การบนทกภาพพธเปด ตองมการเตรยมการ หลงจากพธเปดเสรจเรยบรอย จะไดด าเนนการ

สงขาวเพอประชาสมพนธการฝกอบรมตอไป 11) การด าเนนงานในพธปดกจะคลายกบพธเปด แตในพธปดจะมการมอบวฒบตร (ถาม) 12) การเตรยมวสด อปกรณ อนๆ ส าหรบใชในการอบรม ประกอบดวย ปากกา กระดาษ

กระดานไวทบอรด ฟลปชารต ปากกาเขยนไวทบอรด

19

13) การประเมนผลโครงการ ในขนตอนของการจดโครงการอบรม จะตองค านงถงการประเมนผลการอบรมไวดวยวา จะด าเนนการประเมนผลดวยวธการใดบาง โดยใชเครองมออะไร และจะด าเนนการตดตามผลการฝกอบรมหรอไม เมอใด ทงนเพราะเมอการฝกอบรมเสรจสนลงแลว ผรบผดชอบโครงการควรจะตองสรปประเมนผลการอบรม และจดท ารายงานเสนอใหผบงคบบญชา ไดพจารณาถงผลของการฝกอบรม สวนผรบผดชอบโครงการกจะตองนาเอาผลการประเมนโครงการฝกอบรมทงหมดมาเปนขอมลยอนกลบหรอ Feedback ใชพจารณาประกอบ ในการจดโครงการในครงตอไป หรอใชประกอบในขนตอนของการหาความจ าเปนในการฝกอบรมวาควรจะตองมการพฒนา หรอปรบปรง หรอการด าเนนการในการบรหารงานฝกอบรมอยางไรบาง เพอจะท าใหการอบรมเกดสมฤทธผลตรงตามวตถประสงคของโครงการเพมขน การจดท าแบบประเมนผลโครงการอบรมส าหรบผเขารบการฝกอบรมใหคะแนนความพงพอใจกบโครงการอบรม ควรใหครอบคลมในดานตาง ๆ ดงน

ความเหมาะสมของหวขอ เนอหาสาระแตละหวขอและเอกสารประกอบการสอน ความสามารถในการถายทอดความรของวทยาการ ความเหมาะสมของสถานท ระยะเวลาในการอบรม การน าความรไปใชประโยชน ภาพรวมโครงการอบรม ขอคดเหน/ขอเสนอแนะในการฝกอบรม

14) การขออนมตยมเงนทดรองจาย เพอเปนคาใชจายในการในการด าเนนการจดอบรมตามยอดประมาณการคาใชจายทไดตงไวโดยจะตองไมเกนจากจ านวนเงนงบประมาณทไดขออนมตตอนเสนอโครงการ

ท าสญญายมเงนทดรองจาย โดยกรอกรายละเอยดในสญญายมเงนพรอมลงลายมอชอ

แนบเอกสารประกอบการยมเงน ไดแก หนงสอขออนมตจดโครงการ สญญาการยมเงน จ านวน 2 ชด และประมาณการคาใชจาย จ านวน 1 ชด

ขนตอนท 2 การด าเนนการระหวางการฝกอบรม มการเตรยมการดงน

1. การจดรถรบ-สงวทยากร

2. การจดเลยงอาหาร ส าหรบเขารบการอบรมในกรณทก าหนดใหมการจดเลยงในแตละมอ พรอมอาหารวาง ทงนเปนไปตามงบประมาณทก าหนด

3. พธเปด-ปดการอบรม รายละเอยดทตองด าเนนการ ไดแก 1) จดเตรยมสถานทพธเปดและโสตทศนปกรณ

20

2) ลงทะเบยนผเขารบการอบรม (ชวงกอนพธเปด) 3) เตรยมผเขารบการอบรมใหพรอมในหองประชม 4) เตรยมค ากลาวรายงาน/ค ากลาวเปด/ค ากลาวปด/ค ากลาวตอนรบ 5) ตอนรบประธาน/ตอนรบแขก 6) พธกรด าเนนการตามก าหนดการ 7) ด าเนนพธเปด-ปด 8) ถายภาพหม 9) สงแขกทมารวมงาน

4. การด าเนนการระหวางการดแลความพรอมของสถานท 1) ดแลความพรอมของหองประชม โตะประชม เครองปรบอากาศ หองอาหาร หองน า 2) ใบเซนชอของผเขารบการอบรม 3) เอกสารทจะแจกใหกบผเขาอบรม 4) การตอนรบวทยากร การแนะน าวทยากร จดเตรยมเครองดม คาตอบแทนวทยากร

5) การจดเลยงอาหาร ควรมการสอบถามผเขาอบรมกอนในเบองตน เชน อาหารทไมสามารถทานได เพอเตรยมการจดไดอยางเหมาะสม 6) แบบประเมนผล อาจใชเพยงแบบประเมนภาพรวมชดเดยว หรออาจแยกเปนแบบประเมนวทยากร แบบประเมนการศกษาดงาน ทงนขนอยกบความเหมาะสมกบการจดอบรมดงกลาว

ขนตอนท 3 การด าเนนการหลงการจดอบรม มการเตรยมการดงน

ไดด าเนนการดงน 1. รวบรวมเอกสาร หลกฐาน และสรปคาใชจายทใชในการด าเนนการจดการอบรมทงหมดสงงานคลง

และพสด 2. ประมวลผล และสรปผลจากแบบประเมนผลโครงการ 3. น าผลการประเมนมาประชมในคณะกรรมการด าเนนงานโครงการและจดประชมกรรมการจด

โครงการอบรมเพอเปนแนวทางในการด าเนนการโครงการอนๆ ตอไป โดยการสรปผลการด าเนนงาน ซงประกอบดวยผลสรปจากแบบประเมน ผลการประชมสรปการด าเนนการ งบประมาณทใชจายในโครงการ ทงน เพอน าไปปรบปรงในการจดอบรมครงตอไป

4. เ ผ ย แ พ ร ผ ล โ ค ร ง ก า ร จ ด ก า ร อ บ ร ม ท า ง เ ว บ ไ ซ ต http://www.en.mahidol.ac.th /new/index.php/th/research/enras น าภาพกจกรรมการจดโครงการฝกอบรม และเอกสารประกอบการฝกอบรม (ถาม) ประชาสมพนธผานทางเวบไซตของ ส านกงานวทยบรการดานสงแวดลอมและทรพยากร (Establishment of Office of Environment and Natural Resources Academic Services; ENRAS)

21

5. การตดตามผเขารบการอบรมภายหลงจบการอบรมเพอสรางเครอขายและตดตามความกาวหนา การพฒนาในงาน และการน าขอมลทผานการอบรมไปใชปฏบตงานไดจรง

ทงน สรปขนตอนการจดโครงการอบรม In-House Training เปน Flow Chart ไดดงน

หนวยงานภายในคณะทขอรบบรการสงรางโครงการอบรม/

การบรรยายพเศษ/ การจดประชม

ส านกงานวทยบรการฯ สอบถามขอมลรายละเอยด ประมาณการคาใชจาย ประสานงานกบหนวยงานภายในคณะทขอรบบรการ

สงแบบค าขออนมตจดหลกสตรฝกอบรม (ENRAS-1) ตอส านกวทยบรการฯ

ส านกวทยบรการฯ เสนอขออนมต

การจดโครงการตอคณบด

แตงตงคณะกรรมการด าเนนงานโครงการ (ถาม)

ประชมวางแผนการด าเนนการจดโครงการ /

จดท าตารางการด าเนนงาน

การประชาสมพนธโครงการ การแจงเวยนและท าบญช

รายชอผเขารบการอบรม

การประสานงานดานการอบรม เชน การประสานวทยากร การ

จดเตรยมสถานท / โสตทศนปกรณ การจดเลยงอาหาร

ด าเนนการจดโครงการ

22

3.3 เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน

ขอมลผลการด าเนนงานโครงการและเอกสารหนงสอราชการหรอบนทกขอความทเกยวของกบ การด าเนนการ ทตองใชประกอบคกนหรออางองเพอใหการปฏบตงานในกระบวนการจดโครงการอบรมหลกสตร In-House Training มความถกตอง สมบรณเปนไปในแนวทางเดยวกน โดยมขอมลและรายการเอกสาร ทเกยวของในการปฏบตงานดงน

เอกสาร หมายเลข

รายการเอกสาร (ตวอยาง) อางอง

1 แบบค าขออนมตจดหลกสตรฝกอบรม (ENRAS-1) ภาคผนวก 1 2 ตวอยางโครงการอบรม/ การจดบรรยายพเศษ ภาคผนวก 2 3 ตวอยางหนงสอขออนมตจดโครงการ ภาคผนวก 3 4 ตวอยางใบส าคญรบเงน ภาคผนวก 4 5 ตวอยางแบบประเมนผล ภาคผนวก 5 6 แบบขออนมตยมเงนทดรองจาย ภาคผนวก 6 7 สญญาการยมเงน ภาคผนวก 7 8 ค าสงแตงตงคณะกรรมการก ากบการด าเนนงานส านกงานวทย

บรการดานสงแวดลอมและทรพยากร ภาคผนวก 8

สรปการประเมนผลการจดโครงการ

จดท ารายงานผลการจดโครงการเสนอผบรหาร น าขอมลทไดไปเปน

แนวทางในการปรบปรงโครงการครงตอไป

สรปคาใชจายทใชในการด าเนนการจดการโครงการ

ประชมสรปผลการด าเนนงาน

ตดตามผเขารบการอบรมภายหลงการอบรมเสรจสน

23

3.4 เงอนไข/ ขอสงเกต/ ขอควรระวง/ สงทควรค านงในการปฏบตงาน เงอนไข ขอสงเกต ขอควรระวง หรอสงทควรค านงในการปฏบตงานทเกยวของในการด าเนนการจดอบรมหลกสตร In-house Training ทส านกงานวทยบรการฯ ด าเนนการ ทควรค านงถงในการปฏบตงาน คอ 1. การประมาณการรายจาย หรองบประมาณทใชในการด าเนนงาน ควรด าเนนการดวยความละเอยดและรอบคอบ เพอใหครอบคลมกบการประมาณการรายรบและรายจาย แตถาเปนการจดบรรยายพเศษจะไมมแหลงทนหรอการจดเกบคาลงทะเบยน เปนการใชเงนตามทส านกงานวทยบรการฯ ตงงบประมาณด าเนนการไว จงควรประมาณการเฉพาะคาใชจายตามความเหมาะสม 2. การแบงหนาทรบผดชอบในการด าเนนงาน อาจมการระบชอกรรมการผปฏบตงาน หรอการตกลงด าเนนงานรวมกนระหวางหนวยงานภายในของคณะทมาขอรบบรการจากส านกงานวทยบรการฯ วาจะปฏบตงานในสวนใดบาง เพอไมใหเกดความซบซอน

24

บทท 4 ปญหาอปสรรคและแนวทางในการแกไขและพฒนางาน

4.1 ปญหาอปสรรคและแนวทางการแกไข ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงานดานการจดฝกอบรม In-house Training จะเกดจากขนตอนตางๆ ในการด าเนนการ มรายละเอยดดงน

1) ปญหาอปสรรค ในขนตอนท 1 การด าเนนงานกอนการฝกอบรม เกยวกบการเสนอจดโครงการอบรม/ การบรรยายพเศษ: เมอหนวยงานภายในคณะประสานงานมายงส านกงานวทยบรการฯ เพอใหด าเนนการจดหลกสตรอบรม In-house Training ไดแก การจดบรรยายพเศษ แตหนวยงานดงกลาวไมใหขอมลทชดเจนวา หนวยงานนนจะด าเนนการประสานงานใหในสวนใด และตองการใหส านกงานวทยบรการฯ ประสานงานและชวยเหลอในสวนใด แนวทางแกไข คอ หนวยงานภายในคณะทขอรบบรการควรแจงรายละเอยดการด าเนนการจดโครงการอบรมใหชดเจน โดยเฉพาะควรมหวขอการจดอบรม หรอการบรรยาย รายชอวทยากร ประมาณการคาใชจาย แลวสงขอมลใหทางส านกงานวทยบรการฯ ด าเนนการประสานในขนตอนตอๆ ไป

2) ปญหาอปสรรค ในขนตอนท 1 การด าเนนงานกอนการฝกอบรม เกยวกบจ านวนผเขารวมโครงการอบรม หรอผเขาฟงการจดบรรยายพเศษ: จ านวนผเขารวมอบรม หรอเขารวมฟงการบรรยายพเศษ สวนใหญจะมจ านวนคอนขางนอย ไมเปนไปตามเปาหมายทก าหนดไว แนวทางแกไข คอ ควรมระยะเวลาในการประชาสมพนธอยางนอย 2 สปดาหกอนเรมจดโครงการ ทงน ควรขอความรวมมองานสอสารองคกรของคณะชวยหาชองทางการประชาสมพนธการจดโครงการอบรม หรอบรรยายพเศษใหเพมมากขน 4.2 การพฒนางาน 1. จดท าแผนและก าหนดขนตอนการปฏบตงานใหชดเจน เพอการก ากบ ดแล และตดตามงานใหด าเนนการไดตามระยะเวลาก าหนดของแตละโครงการอบรม 2. จดประชม หรอการใหขอมลการปฏบตงานและเกณฑการควบคมภายในการจดอบรมหลกสตร In-house Training ใหแกบคลากรในส านกงานวทยบรการฯ และหนวยงานผขอรบบรการ เชน งานสารสนเทศ งานบรการการศกษา เปนตน