การประชมอยางมประสทธภาพการประชมอยางมประสทธภาพ

ฐตพฒน พชญธาดาพงศบ.ปนซเมนตไทย จากด(มหาชน)

การประชมอยางมประสทธภาพการประชมอยางมประสทธภาพ

หวขอบรรยาย

ทาความรจกกบการประชม เตรยมใหพรอมกอนการประชม การดาเนนการประชม ภารกจหลงการประชม บนได 20 ขนสการนาประชมแบบมออาชพ

ทาความรจกกบทาความรจกกบการประชมการประชม

ความหมายความหมาย//แนวคดของการประชมแนวคดของการประชม

การประชม คอ การทบคคลตงแต 2 คนขนไปมารวมตวกนคดรวมกนเปนกลม มใชรวมกนแลวตางคนตางคด โดยมวตถประสงคหลายประการทจะเรยกประชม อาทเชน การสอขอความ วางแผนกาหนดนโยบาย หรอตองการตดสนใจ ตองการสรางแรงจงใจ

ความสาคญของการประชมความสาคญของการประชม

สงทเสยไปเมอมการประชม คอ เวลา คาใชจาย ซงถาใชไป ในการประชมอยางไรประโยชน หรอไดผลจากการประชมไมคมคา นนกคอ ความสญเปลา

การลงทน

ผลประโยชน/กาไรการประชมเปนเครองมอทดทสดของนกบรหาร เพราะเปน

โอกาสทจะฝกการสอความ เรยนรความคดเหนของคนอน ฝกแกปญหาและถายทอดขอมล

ประโยชนของการประชมประโยชนของการประชม

• ชวยใหการทางานเปนแบบระบบแบงปน• เกดความรบผดชอบผกผนกนภายในหนวยงาน• ชวยใหกระบวนการตดสนใจเปนไปดวยความรอบคอบ รดกม• ชวยใหไดขอมลกวางขวาง ครอบคลม• ชวยใหมการกระจายขาวสาร ถายทอดไปไดทวถงและรวดเรว• ชวยตดตามความคบหนาของงาน• ชวยใหมความร ความคดและประสบการณมากขน

ความจาเปนทตองจดประชมความจาเปนทตองจดประชม

การประชม เปนเครองมอทางการบรหารอยางหนง เพราะสามารถนาผลหรอขอตกลงทไดจากการประชมไปใชใหเกดประโยชนตอไปการพจารณาจดใหมการประชม เปนสงทตอง คานงถงอยางมาก เนองจากมคาใชจายในการประชมสง

การเสยเวลามาเขาประชม = เสยโอกาสในการทารายไดใหกบองคกร

เตรยมใหพรอมเตรยมใหพรอมกอนการประชมกอนการประชม

วตถประสงควตถประสงค

ผทมหนาท หรอเปนผเชญประชม จะตองกาหนดเปาหมายหรอวตถประสงคใหชดเจนเสยกอน ซงควรระบไวในหนงสอเชญประชมดวย เพอใหผเขารวมประชมทราบ และเตมใจทจะเขารวมประชมตลอดจนสงผลใหตองการมสวนรวมแสดงความคดเหนในทประชม และชวยกนทาใหการประชมบรรลวตถประสงคตามทตงไว

เปาหมายของการประชมเปาหมายของการประชม

• เพอรบทราบขอมล หรอแสดงผลงาน• เพอการตดสนใจของกลม หรอเพอทบทวนขอมตจากทประชม• เพอแกปญหาตาง ๆ ในองคกร• เพอแสวงหาการยอมรบในเรองความคดหรอตดสนใจในโครงการใหมๆ • เพอขจดขอขดแยงระหวางหนวยงาน• เพอทราบความเหนภายหลงจากเรมนโยบายใหม ระเบยบปฏบตใหม • เพอสาธตผลผลตใหม ๆ • เพอเผยแพรแนวคด หรอสรรหาความคดสรางสรรคใหม ๆ

ใครควรเขาประชมใครควรเขาประชม

• เปนผใหประโยชนแกทประชมในดานความคดเหน• เปนผมขอมล และรอบรในสงทจะเปนประโยชนตอการประชม• เปนผมสวนไดสวนเสยเกยวของกบเรองทประชม• เปนผอยในฐานะตองใหการรบรองมตหรอผลของการประชม• เปนผมความรบผดชอบในเรองทประชมในฐานะสมาชกของกลม• เปนผมอานาจตดสนใจ หรออนมตใหมการดาเนนการไดตามมต ของทประชม• เปนผทจาเปนตองรสาระทนาเสนอในทประชม

การดาเนนการประชมการดาเนนการประชม

สงทควรทาสงทควรทา//ไมควรทาในการประชมไมควรทาในการประชม

1. ทาความรจกผเขาประชมทกคน 2. การใชภาษาควรคานงถงระดบของผฟง3. สนองตอบความสนใจของผฟง4. นาเสนอเรองราวใหงายและกระชบ โดยใชสอชวย5. รกษาบคลกภาพใหมนคง และแสดงพฤตกรรมเชงบวกไวเสมอ 6. พดชดถอย ชดคา และใชภาษากายใหเกดความกลมกลนกบการพด7. ปฏบตตามระเบยบวาระการประชม และระยะเวลาทกาหนดไว8. นาการประชมใหมชวตชวาโดยสมาชกทกคนตองมสวนรวม

สงทควรทา

สงทควรทาสงทควรทา//ไมควรทาในการประชมไมควรทาในการประชม

สงทไมควรทา1. เพกเฉยกบคาถามของสมาชกบางคน2. รวมอภปรายจนกลายเปนผกขาดการพดคนเดยว3. ตดสนความคดเหนของคนอนเปนลบ ทาใหผแสดงความคดเหน

รสกเสยหนา 4. เพกเฉยตอการทะเลาะถกเถยงทรนแรงของทประชม5. ไมเตรยมขอมลหรอความพรอมในประเดนตาง ๆ ทจะอภปราย6. สบสน หลงประเดน พดวกวน

วธดาเนนการประชมวธดาเนนการประชม

การทาใหสมาชกในทประชมมความคนเคยกนเทคนคนเหมาะสาหรบการประชมทใหญ และผเขาประชม

มากหนาหลายตา ซงตางกไมรจกกน หรอรจกกนแตกไมคนเคยกน ฉะนนเพอใหเกดความคนเคยกน ประธานควรดาเนนการดงน

• ทาใหสมาชกรจกกนโดยการแนะนาตว• ทาทของประธานจะตองไมเปนพธรตองมากเกนไป

วธดาเนนการประชมวธดาเนนการประชม

การชวยใหสมาชกทกคนทาหนาทใหดทสด

• ใหการยอมรบและเออเฟอ พรอมชวยเหลอ เมอมปญหา

• สงเสรมใหสมาชกในกลมเสนอความคดเหน แลกเปลยนประสบการณกบกลม

• ใหขอเทจจรงซงทนตอเหตการณ ปองกน สมาชกอภปรายออกนอกลนอกทาง

เทคนคในการนาประชมเทคนคในการนาประชม

ทาอยางไรจงทาใหสมาชกสนใจทจะเขารวมประชม• การเชญประชม จะตองเชญเฉพาะผทเกยวของในประเดน

ปญหา หรอเรองทจดประชม

• ออกหนงสอเชญอยางเหมาะสม แสดงใหเหนถงการใหเกยรต

• เวลาทนดประชม จะตองเปนเวลาทสะดวกทสด

• การเลอกสถานทจดประชม ไมควรไกลจนเกนไป

เทคนคในการนาประชมเทคนคในการนาประชม

คงสภาพความกระตอรอรนไวใหถาวร• เตรยมการประชมใหพรอม• เรมการประชมใหตรงเวลา• กลาวนาประชมใหดมชยไปกวาครง• โนมนาวใหผเขาประชมเหนความสาคญของการประชม • ประธานพยายามสบตาผเขาประชมใหมาก• ควบคมเวลาใหไดตามกาหนดการประชมในแตละวาระ• จดรปแบบการประชมใหมความหลากหลาย• เปนแบบอยางของการแสดงความกระตอรอรน• จดใหมการหยดพกประชมทก ๆ 90 นาท

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมทนงตดกนคยกนในทประชมสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. เขาอาจแลกเปลยนความคดกนในเรองทประชม

2. เขาอาจเบอหนายการประชม ทาใหคย กนนอกเรอง

3. เขาไมทราบมารยาทในทประชม คดวา คยกนเขา ๆ คงไมเปนไร

1. ทาใหแนใจวาผเขาประชมเขาใจวตถประสงคของการประชมชดเจน

2. ทาใหบรรยากาศการประชมนาสนใจ3. หยดนงสกครโดยไมเรยกความสนใจเปน พเศษ

4. ขอพกการประชม5. สอบถามผทคยกนวาตองการแลกเปลยนความคดเหนกบกลมหรอไม

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมไมกลาแสดงความคดเหนสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. ไมมความรในเรองทประชมดพอ 2. ไมมประสบการณในการเขารวมประชม มากอน

3. กลววาความเหนของตนจะไมเปนทยอมรบ

4. ไมคนเคยกบผรวมประชมและเปนคน ขอาย

5. เกรงวาจะมผลเสยกบตน หากแสดงความคดเหน

1. สรางความคนเคยกอนเรมประชมอยางเปนทางการ

2. ประธานเกรนนาเรองอสระในการแสดงความคดเหน

3. ตงคาถามระบตวผตอบ โดยเลอกคาถาม ทเขาสามารถจะแสดงความคดเหนได ใหการยกยองเมอเขาพดแสดงความ-คดเหนในครงตอไป

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมบางคนพยายามครอบงาความคดของทประชมสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. เปนคนคดเรว พดคลอง พยายามชวยผนาการประชมสรปเรองใหบรรลวตถประสงค

2. พยายามทจะเรยกรองความสนใจจากผนาประชม

1. กอนการประชมพดกนตรง ๆ วาบทบาทการนาและสรปการประชมควรเปนหนาทของประธาน

2. เตรยมผเขาประชมคนอนไวคอยวจารณความคดของเขาทกครงทเขาอภปรายความคดเหน

3. หากความคดของเขาออกนอกลนอกทางใหขอมตจากทประชมชวยชขาด

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมอภปรายนอกขอบเขตของตนสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. ประเมนตนเองสงเกนไป2. ขาดขอมลหรอไมสนใจเอกสารการ ประชม

3. มประโยชนไดเสยในเรองทพจารณา4. ชอบพดใหตนเองเดน

1. พจารณาผเขาประชมทมคณสมบต และระดบการตดสนใจทสอดคลองกบ ระเบยบวาระการประชม

2. กาหนดวตถประสงคการประชมให ชดเจน

3. ประธานไมควรเปดชองใหเขาอภปราย บอยหรอนานเกนไป

4. พดตรง ๆ วาเปนการอภปรายนอก ขอบเขต

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมทะเลาะถกเถยงกนสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. ผเขาประชมไดรบการกระตนโดยเรองทกาลงอภปราย

2. ผเขาประชมใชทประชมปะทะคารม และแสดงอารมณ

3. ผเขาประชมไมมวฒภาวะ มปญหาสวนตวระหวางกนมากอน

1. ประธานตองเขมแขง เดดขาด วางตน เปนกลาง

2. ควบคมใหอภปรายเขาประเดน เมอม การแสดงอารมณรนแรง

3. ประธานตงคาถามกบผอนใหออกความ-คดเหนในประเดนทกาลงพจารณากนอย จนกวาบรรยากาศในทประชมจะผอน-คลาย

4. หากจาเปนอาจสงพกการประชม

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมชอบคดคานความคดเหนของคนอนสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. ผเขาประชมมนสยชอบคดคาน2. ผเขาประชมชอบแสดงออกวาเปนตวของตวเอง ไมรบความคดเหนของใครงาย ๆ

3. ผเขาประชมไมพอใจประธานหรอผทกาลงอภปราย

1. ประธานหาสาเหตใหพบวามอคตจาก อะไร

2. ทาความเขาใจกบเขากอนเขาหอง ประชมและขอไมใหนาเรองสวนตวมา เกยวของ

3. ประธานตองไมโตแยงดวย แตปลอยใหทประชมโตแยงแทน

4. สนบสนนใหผอนแสดงความราคาญในเรองทเขาพด

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

มผบงคบบญชาชนสงนงอยในทประชมดวยสาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. ผบงคบบญชาบางคนสนใจทกเรอง2. ผบงคบบญชาไดรบเชญใหเขารวมการประชม

3. ผบงคบบญชาสนใจเรองทประชมเปนพเศษ

4. ผบงคบบญชาตงใจมาควบคมผลการประชม

1. ประธานอยาทาใหทประชมรสกวาผบงคบบญชามฐานะพเศษเหนอกวาคน อน ๆ

2. จดทนงใหผบงคบบญชานงรวมประชมเหมอนกบผเขาประชมคนอน ๆ

3. ขอรองผบงคบบญชาอยาอภปรายความ-คดเหนใดๆ เปนการชนาหรอครอบงา ความคดเหนของผเขาประชมอน ๆ รวม-ทงอยาบนทกอะไรในขณะทผอนอภปราย

ปญหาทอาจพบในทประชมปญหาทอาจพบในทประชม

ผเขาประชมกระสบกระสาย ตองการออกจากทประชม สาเหต แนวทางปองกน/แกไข

1. การประชมเลยเวลาทกาหนด2. การประชมไมมสาระ ไมเกดผล ไมมคณคาและผเขาประชมรสกวาเสยเวลาโดยเปลาประโยชน

3. ผเขาประชมมนดหมายอนหรอมงาน สาคญทตองทาใหเสรจ

4. ผเขาประชมไมสบาย5. ทประชมอบทบ อากาศเสย มกลนเหมน

1. ประธานรกษาเวลาใหเปนไปตามกาหนด 2. ไมประชมนานเกนไป นาเฉพาะเรองทสาคญและนาสนใจจรง ๆ มาบรรจในระเบยบวาระการประชม

3. จดสถานทประชมใหมสงอานวยความสะดวกพรอม

4. สรปผลความคบหนาของการประชมใหเหนประโยชนและคณคาของการประชม

เทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหาเทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหา

ผเขาประชมทมาสายเปนประจา แนวทางแกไข

1. เมอเขาเดนเขามาในทประชม ใหหยดการประชม พรอมทง จองมองเมอเขานง และนาเอกสารการประชมออกมา

2. ไมกลาวทกทาย ไมใหความสนใจสอบถามความคดเหนเปนเวลา 5-10 นาท

เทคนคการจดการกบผเขาประชมทเทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหาเปนปญหา

ผเขาประชมชางพด แนวทางแกไข

1. เรยกชอเขาในขณะทเขาจอไมหยด2. อนญาตใหพดไดถามเหตผลและอยในประเดน รบหาจงหวะ

แทรกเพอขอบคณ 3. รบเปลยนไปใหความสาคญกบสมาชกทานอน ๆ 4. บอกตรงๆ ถงกฎ กตกา มารยาทในการประชม ทตองใหผอน

ไดแสดงความคดเหนบาง

เทคนคการจดการกบผเขาประชมทเทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหาเปนปญหา

ผเขาประชมเงยบสงบ แนวทางแกไข

1. กระตนใหพดแสดงความคดเหนในทก ๆ ประเดน2. ใหเวลาในการคด แลวกระตนใหมอกครง3. หากการทเขาไมพด เปนเพราะเขาไมมสวนไดสวนเสยใน

ประเดนทกาลงพจารณา ประธานอาจจะตองชแจงเหตผลทเชญใหเขาเขาประชม เพราะเรองนอาจมผลตอเขาในอนาคต หรอความคดของเขาอาจเปนประโยชนแกผเกยวของโดยตรง

เทคนคการจดการกบผเขาประชมทเทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหาเปนปญหา

ผเขาประชมทชอบขดคอหรอโตแยงโดยไมมเหตผล แนวทางแกไข

• หยดการประชม แลวถามถงเหตผลทเขาคดคาน พรอมทง ใหเสนอแนะวธอน ๆ ทสามารถเปนไปได และตองดกวาความคดเหนทเขาคดคาน

เทคนคการจดการกบผเขาประชมทเทคนคการจดการกบผเขาประชมทเปนปญหาเปนปญหา

ผเขาประชมทกาวราว แนวทางแกไข

1. ตองหยดเขาใหเรวทสด2. อธบายกฎ กตกา ในการประชมใหชดเจน3. ถายงหยดไมได ใหพกการประชม และพดคยเปนการสวนตว

วธการนาเสนอความคดเหนวธการนาเสนอความคดเหน

1. พดสน กระชบไดใจความ ไมเยนเยอ2. การพดทดไมควรแสดงโวหาร หรอใชคารมคมคาย3. ไมแสดงอารมณขณะพด4. การโนมนาวใจทด ควรมเหตผลสนบสนนความคดเหนทกครง5. การประชมทด ณ เวลาใด ๆ ควรมผพดเพยงคนเดยว เมอตองการ

พดตอควรใหผอนพดจบกอน6. การพดเพอนาเสนอในทประชม ควรใชนาเสยงทดงพอไดยนทงหอง7. ผพดทดจะตองเปนนกฟงทด จบประเดนความคดเหนไดรวดเรวและ

สามารถพดแสดงความคดเหนไดสอดคลอง ตรงประเดน

ขนตอนการปดประชมขนตอนการปดประชม

1. สมาชกทกคนจะตองใหความเหน เพอรวมกนสรปผลการประชม

2. ประธานสรปสาระสาคญหรอผลทไดจากการประชมในครงนน ๆ

3. กลาวขอบคณ

4. ชแจงหรอนดหมายการประชมครงตอไป

5. ปดการประชม

---กอนปดประชม--- ควรสรปผลการตดสนใจ การมอบหมายกจกรรมทงหมด ในทกๆวาระ เพอความเขาใจทชดเจนและถกตองตรงกนและปดประชมใหตรงเวลา

ภารกจหลงการประชมภารกจหลงการประชม

ภารกจหลงการประชมภารกจหลงการประชม

การตดตามผลการประชม การประเมนผลการประชม- โดยประธาน- โดยผเขาประชม- โดยผสงเกตการณ

การจดทารายงานการประชม

บนไดบนได 2020 ขนขน สการนาประชมแบบมออาชพสการนาประชมแบบมออาชพ

1. วางแผนการประชมดวยความรอบคอบ ใคร ทาอะไรเมอไร ทไหน ทาไม อยางไร

2. จดเตรยมวาระการประชม และสงใหผเขาประชม ลวงหนา

3. มาถงหองประชมกอนเวลาจดเตรยมทกอยางใหพรอมกอนการประชม 30 นาท

กอนเรมประชม

บนไดบนได 2020 ขนขน สการนาประชมแบบมออาชพสการนาประชมแบบมออาชพ

4. เรมใหตรงเวลา

5. เปดโอกาสใหผเขาประชมแนะนาตวและบอกสงท คาดหวงจากการประชม

6. ทบทวนวาระการประชม

7. กาหนดเวลาแตละวาระใหชดเจน

8. ทบทวนสงทเปนเรองสบเนองจากการประชมครงทแลว

เมอเรมประชม

บนไดบนได 2020 ขนขน สการนาประชมแบบมออาชพสการนาประชมแบบมออาชพ

9. ตงคาถาม10. รบฟงความคดเหน11. ทาความเขาใจประเดนปญหาตาง ๆ ใหชดเจน 12. ระดมสมองเพอหาทางเลอก 13. พจารณาปญหา และเลอกวธแกไขโดยยด

วตถประสงคเปนเกณฑ 14. ใชวาระการประชมควบคมการดาเนนการประชม15. สรปครอบคลมทกขอตกลง16. ใหขอมลเพมเตมเสรมสงการตดสนใจ

ระหวางการประชม

บนไดบนได 2020 ขนขน สการนาประชมแบบมออาชพสการนาประชมแบบมออาชพ

17. มอบหมายงานทตองไปปฏบตหลงการประชม โดยระบ ใคร ทาอะไร กาหนดเสรจเมอไร

18. กาหนดวน และสถานทสาหรบนดประชมครงตอไป

19. ปดการประชมอยางรวดเรว มนใจและไดผลท สรางสรรค

เมอเสรจสนการประชม

บนไดบนได 2020 ขนขน สการนาประชมแบบมออาชพสการนาประชมแบบมออาชพ

20. ตดตามกจกรรมทไดรบมอบหมาย และเรมวางแผนการประชมครงตอไป

หลงการประชม