Горючее на предприятии: от приобретения до списания Налоговый кодекс снял ограничение относительно списания 50% ГСМ на легковой транспорт. Так что в учете все значительно упростилось – если не считать того, что в налоговом учете, к сожалению, расходы на ГСМ будут отражаться в нескольких таблицах. Но обо всем по порядку.

Документальное оформление приобретения горючего

Приобретать горючее предприятие может как по перерасчету, так и за наличные. Отпуск горючего автозаправочными станциями регламентируется Инструкцией № 281.

По безналичному расчету АЗС отпускает нефтепродукты на основании договоров, заключенных с потребителями. Если предприятие работает по перерасчету, то заправляться автомобили могут:

1) по ведомостям;

2) по талонам;

3) по платежным карточкам (так называемым смарт-карточкам).

ГСМ списываются с учетом норм расходов.

Расходы на ГСМ отражаются на счетах общехозяйственных, админрасходов или расходов на сбыт.

Нормы расходов горючего увеличиваются в зависимости от особенностей работы.

Заправка по ведомостям

Количество отпущенного нефтепродукта фиксируется в ведомости, которая ведется непосредственно на АЗС, что подтверждается подписями оператора АЗС и водителя (см. образец 2).

Образец 2

Заполнение Ведомости на отпуск нефтепродуктов

АЗС на основании ведомостей об отпуске нефтепродуктов не реже одного раза в месяц выписывают сводные ведомости-счета по маркам нефтепродуктов и ценам, установленным в течение месяца. В счетах обязательно указываются количество и общая стоимость отпущенных нефтепродуктов, в т. ч. НДС.

Сверяются расчеты с потребителями за отпущенные нефтепродукты ежемесячно не позже пятого числа следующего за отчетным месяца.

Заправка по талонам

При такой форме закупки предприятие уплачивает АЗС аванс на определенное количество горючего. На сумму аванса выдаются талоны на ГСМ. Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает эмитент талона, однако в нем обязательно должны быть его серийный и порядковый номера.

Отпуск нефтепродуктов по платежным карточкам

Такой отпуск осуществляют на основании требований Закона № 2346 и Положения № 137, а также других нормативно-правовых актов. Смарт-карточками можно воспользоваться как на территории Украины, так и за рубежом, причем как на АЗС компании, выпустившей такую карточку, так и на АЗС другой компании, принимающей такие карточки к обслуживанию. То есть система кое в чем напоминает расчеты с использованием банковских платежных карточек.

Учет горючего, полученного по карточкам, ничем особым не выделяется. При таком виде заправки АЗС выдает водителю чек POS-терминала и товарный чек. Не позже 7 числа после отчетного периода предприятие получит накладную на общее количество ГСМ по усредненным ценам. То есть существует возможность, с одной стороны, контролировать водителей, с другой – такой вид сотрудничества с заправочными станциями упрощает учет.

Смарт-карточку стоит отразить на внебалансовом счете наподобие учета доверенностей, например на том же субсчете 08 «Бланки строгого учета»1.

____________ 1 Подробнее об учете топливных карточек см. статью «Заправка автомобиля по карточкам» в «ДК» № 30/2007.

Списание горючего

Списываются ГСМ по факту их использования автомобилем с учетом норм расходов. Для списания горючего, использованного автомобилями, руководствуемся Нормами № 43. При обработке отчетов о списании горючего на автопогрузчик или трактор предприятию необходимо пользоваться Приказом № 156.1 Хотя нормирование расходов горючего осуществляет в большинстве случаев специалист (механик) по автотранспорту, отметим для бухгалтеров, что при пользовании Нормами используется значительное число коэффициентов, дающих возможность учитывать выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации.

____________ 1 Подробно об учете горючего, израсходованного автопогрузчиком или трактором, см. в статье «Нормы расходов горючего для автокаров и тракторов» в «ДК» № 45/2011.

Нормы списания ГСМ показаны в таблице 1.

Таблица 1

Нормы на списание ГСМ

№ п/п

Виды норм расходов ГСМ

Порядок применения Положения Норм № 43

1. Базовая линейная норма (Нs) – на 100 км пробега

Для грузовых автомобилей (кроме самосвалов) в снаряженном состоянии; – для легковых автомобилей и автобусов (полная масса которых не превышает 3,5 т) и самосвалов – с половиной нагрузки; – для автобусов (полная масса которых превышает 3,5 т) – с полной нагрузкой; – для грузопассажирских автомобилей – в снаряженном состоянии с половиной массы пассажиров

Приложения А и Б

2. Нормы выполнения транспортной работы (Нw)*

Для бортовых грузовых автомобилей и седельных тягачей в составе автопоездов, автомобилей-фургонов и грузопассажирских автомобилей, выполняющих работу, которая учитывается в тонно-километрах. Рассчитывается в литрах или куб. м на 100 т·км в зависимости от вида топлива

П. 1.3

3. Нормы на одну тонну снаряженной массы (Нg)

Используется при превышении снаряженной массы автомобиля, прицепа или полуприцепа над массой, используемой для расчета линейной нормы. Рассчитывается в литрах или куб м. на 100 т·км в зависимости от вида топлива

П. 1.4

4. Норма на поездку с грузом (Нz) на одну поездку

Для автомобилей-самосвалов и автопоездов с кузовами самосвалов нормы установлены на одну единицу подвижного состава на одну поездку и учитывают увеличение расходов топлива, связанное с маневрированием и выполнением операций погрузки-разгрузки

П. 1.5

5. Норма на пробег при выполнении специальной работы (Нsc) – на 100 км

Для специальных и специализированных автомобилей, выполняющих работы во время движения (снегоочистители, поливомоечные и пр.)

Таблица Б2 приложения Б

6. Норма на работу специального оборудования, установленного на автомобиле (Ноб)

Для специальных и специализированных автомобилей, выполняющих работы во время стоянки (автокраны, компрессорные буровые установки и пр.)

Таблица Б1 приложения Б

7. Норма на работу независимого обогревателя (Нон)

Для автомобилей с независимым обогревателем. Рассчитывается на один час работы

Приложение Г

8. Нормативы расходов смазочных материалов (Qн)

Рассчитывается на 100 л горючего Приложение В

* Предельно допустимые (максимальные) нормы в зависимости от вида горючего: бензин – 2,0 л/100 т·км, дизельное горючее – 1,3 л/100 т·км; сжиженный нефтяной газ – 2,5 л/100 т·км,

сжатый природный газ – 2,0 м3/100 т·км; при газодизельном питании двигателя – природного газа 1,2 м3/100 т·км и дизельного горючего 0,25 л/100 т·км (п. 1, 3 Норм № 43).

Кроме бензина, для работы автотранспорта требуются масла (моторные, трансмиссионные), которые списываются из расчета на 100 л использованного бензина.

Немного о зимних нормах

Поскольку на пороге зима, напомним, что расходование горючего увеличивается при езде зимой. В частности, пп. 3.1.1 Норм № 43 предусмотрено, что норма расходов топлива при работе в зимних условиях повышается в зависимости от температуры следующим образом:

от 0°С к -10°С – до 5%;

от -10°С к -20°С – от 5% до 10%;

от -20°С и ниже – от 10% до 15%.

Эти надбавки вводятся после установления в течение не менее трех дней в восемь часов утра температуры в определенном диапазоне.

Владельцам автотранспорта необходимо также помнить, что п. 3.4 Норм № 43 разрешает дополнительное потребление топлива также в случае длительного простоя автомобиля в зимнее и холодное время года с работающим двигателем, например при перевозке специальных грузов, требующих постоянного обогрева салона (кузова) автомобиля. Один час простоя в таком случае соответствует расходу топлива по линейной норме на 5 км пробега автомобиля.

Поскольку все вышеизложенные корректирующие коэффициенты и дополнительные расходы топлива на работу автомобилей и обогревателей салонов зависят от температуры воздуха, ее (температуру) следует соответствующим образом документировать. Так, в пп. 3.1.1 Норм № 43 сказано, что данные по температуре воздуха должны быть получены:

1) либо в сводках территориального подразделения государственной службы гидрометеорологии;

2) либо по результатам собственных измерений, должным образом задокументированных.

Если на предприятии приобрели автомобиль, нормы расходов горючего на который Нормами № 43 не предусмотрены, то необходимо разработать временные нормы расходов топлива. Как это сделать, описывается в разделе 2 Норм № 43. Кстати, такие Нормы разрабатывает ГосавтотрансНИИпроект в пределах 45 календарных дней.

ГП «ГосавтотрансНИИпроект» Государственное предприятие «Государственный автотранспортный научно-исследовательский и проектный институт» Адрес: 03113, г. Киев, пр. Победы, 57 Идентификационный код по ЕГРПОУ: 01527695 Обслуживающий банк: филиал – Главное управление по г. Киеву и Киевской области ОАО «Сбербанк» Текущий счет: 260003011057

МФО: 322669 Индивидуальный налоговый номер: 015276926580 Свидетельство о регистрации плательщика НДС: № 36085418 Тел. приемной: (+380 44) 456-3030 (+380 44) 201-0810 факс: (+380 44) 455-6791 e-mail: info@insat.org.ua www.insat.org.ua

Нормы, установленные таким образом, учитываются контролирующими органами (налоговой инспекцией) при проверке правомерности отнесения на расходы затрат на топливо.

Налоговый учет ГСМ

Напомним, что с вступлением в силу НКУ правило первого события относится только к учету НДС. Согласно п. 198.6 НКУ, предприятие имеет право на НК на основании полученной налоговой накладной, т. е. в момент перечисления средств на АЗС. Фактически при работе с одной АЗС за месяц получаем минимум три документа:

1) НН на сумму аванса;

2) корректировку на ту же сумму аванса;

3) НН на фактически полученные ГСМ.

Напомним, что при заправке за наличные средства в НК по чеку без подтверждения налоговой накладной можем включить только чеки на сумму в пределах 240,00 грн (т. е. НДС в пределах 40,00 грн за день). Поэтому водителей следует обеспечить заверенными копиями свидетельства плательщика НДС.

Каких-то сложностей с отражением НК по НДС сейчас нет. Если предприятие использует транспорт, отработавший свой ресурс и соответственно потребляющий бензин сверхнормативно, слишком осторожный бухгалтер может сторнировать НК по НДС на сумму перерасходов, т. е. в декларации по НДС начислить НО на сумму перерасходов. Такие суммы отражаются в строке 1 декларации по НДС и в приложении Д5 в строке «Iнші». Бухгалтер, который блюдет интересы работодателя, предложит составить приказ, подтверждающий целесообразность использования «автоветеранов» и повышенных норм списания ГСМ. Это же касается и прибыли, и хотя в НКУ отсутствует ссылка на Нормы № 43, налоговая считает, что сверхнормативные расходы никак не связаны с хозяйственной деятельностью, а значит, не могут быть учтены при расчете объекта налогообложения согласно п. 139.1.1.

Полученный от АЗС «Розрахунок коригування кількісних і вартісних сум до податкової накладної» кроме Реестра НН внесем в строку 16.1 декларации по НДС и в «Розрахунок коригування сум податку на додану вартість до податкової декларації з ПДВ» (приложение Д1).

В Декларации по налогу на прибыль расходы на горючее будут отражаться в зависимости от того, где используется транспорт, а именно:

1) расходы горючего на работу транспорта и механизмов на стройплощадке отразим в строке 05.1 декларации и в приложении СВ;

2) расходы горючего на работу транспорта в отделе сбыта предприятия покажем в строке 06.3 декларации и в приложении ВЗ;

3) расходы на заправку легковушки директора найдут отражение в строке 06.2 декларации и в приложении АВ.

Бухгалтерский учет ГСМ

Хотя материальный отчет о расходовании ГСМ составляет, как правило, не бухгалтер, функции контроля лежат именно на нем. Основным документом, на основании которого списываются топливо и горюче-смазочные материалы, является путевой лист – документ установленного образца для определения и учета работы ТС (ст. 1 Закона об автотранспорте), см. образец 1 и образец 3. Приказом № 488/346 утверждены типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля, а именно:

1) Путевой лист грузового автомобиля (форма № 2-ТН);

Образец 1

Заполнение путевого листа легкового автомобиля

____________ 1 Расходы горючего проводим из расчета 13 л на 100 км (табл. А1 Приказа № 43).

Образец 3

Заполнение путевого листа грузового автомобиля

____________ 1 При расчете количества горючего руководствуемся нормой, указанной в табл. А7 Приказа № 43 – 26 л на 100 км дополнительно на пробег с грузом 1,3 л на 100 т/км (26 л : 100 км х 240 км + 1,3 л : 100 км х 960 км = 74,8 л « 75 л).

2) Путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (форма № 1 (международная));

3) Талон заказчика (форма № 1-ТЗ).

Для учета работы служебного легкового автомобиля Приказом № 74 утверждена типовая форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля».

Итак, на что необходимо обратить внимание?

Во-первых, путевые листы должны быть зарегистрированы.

Во-вторых, на документах должны быть все необходимые подписи.

В-третьих, если автомобиль передвигается по городу, в путевом листе должно быть указано, с какой улицы, из какого учреждения и куда было перемещение, в частности это касается легкового автотранспорта. На налогового аудитора не произведет впечатления запись в путевом листе легкового автомобиля: «по городу» и пробег на протяжении дня 400 км. Если автомобиль работает на участке, то это нужно заверить подписью и штампом мастера участка, а увеличенный расход горючего на тонно-километры подтверждается ТТН. Часы работы механизмов у заказчика должны быть подтверждены подписями ответственных лиц. Увеличенные расходы горючего при низких температурах дополнительно подтвердим распечатками с сайта Гидрометцентра. И напомним, что путевые листы легковых автомобилей выписываются ежедневно.

Учет ГСМ осуществляется на субсчете 203 «Топливо» счета 20 «Производственные запасы». При необходимости на нем также ведется аналитический учет по субсчетам в разрезе видов топлива, мест хранения и пр. Списывается горючее:

– при использовании счетов класса 8 – на субсчет 803 «Расходы топлива и энергии»;

– при использовании счетов класса 9 – на счетах общехозяйственных, административных расходов или расходов на сбыт.

Внимание: топливные карточки также следует учитывать! Если срок действия карточки меньше года, то на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если больше – то на счете 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

Проиллюстрируем на примере, как заправка по смарт-карточкам отразится в учете.

Пример ООО «Галинжпром» заключило с АЗК «ОККО» договор о заправке автомобилей по системе «Окко-кард» и перечислило на АЗК ОККО концерна «Галнефтегаз» 19935,00 грн, в т. ч. НДС 3322,50 грн. Из этих средств 60 грн (в т. ч. 10,00 грн НДС) предназначены для покупки 2 смарт-карточек, а 19875,00 грн – для зачисления на смарт-карточки. На смарт-карточку 1 перечислено 14625,00 грн для заправки 1500,00 л дизтоплива, на смарт-карточку 2 – 5250,00 грн для заправки 500 л бензина. В конце месяца (или точнее, до 7 числа месяца, следующего за отчетным) предприятие получает сводную накладную. Представитель предприятия (механик) проводит сверку на основании чеков и контролирует списание горючего. В учете предприятия приобретение и списание ГСМ отразится так, как показано в таблице 2.

Таблица 2

Отражение в учете предприятия аванса на горючее

№ п/п

Название хозяйственной операции Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Налоговый учет

Д-т К-т Доходы Расходы

1. Перечислены деньги на смарт-карточку 371 311 19935,00 – –

Отражен налоговый кредит по НДС на основании НН

641/НДС 644 3322,50 – –

2. Оприходованы смарт-карточки 22 631 50,00 – –

Отражено налоговый кредит по оприходованным карточкам

644 631 10,00 – –

3. Зачисление задолженности 631 371 60,00 – –

4. Карточки с зачисленными на них суммами переданы подотчетным лицам

91 (по сумме)*

22 50,00 – 50

5. Отражена карточка в составе бланков строгого учета

08 – 50,00 – –

6. Оприходован бензин по карточкам Заправлено 1500 л дизтоплива по карточке № 1 Заправлено 500 л бензина по карточке № 2

2031 644

2032 644

631 631

631 631

12187,50 2347,50

4375,00 875,00

– –

– –

7. Зачисляем задолженность по карточке № 1 631 371 14625,00 – –

8. Зачисляем задолженность по карточке № 2 631 371 5250,00 – –

9. На основании сводного отчета списано дизтопливо в количестве 1460 л на общепроизводственные нужды

91 203 11862,50 – 11863**

10. На основании сводного отчета списан бензин в количестве 485 л на админрасходы

92 203 4243,75 – 4244

* Передаем по накладным карточкам материально ответственным лицам и отражаем 2 единицы карточек на внебалансовом счете 08. Принимаем условно, что цены не изменяются.

** Датой признания расходов будет дата получения дохода.

Кратко о заправке за наличные средства

Нередко водители заправляют автомобили за счет наличных средств, полученных под отчет или в случае выезда в командировку. Напомним, что согласно пп. 170.9.2 НКУ отчитаться за средства, выданные на командировку, следует не позже пятого банковского дня после прибытия из такой командировки.

К авансовому отчету водитель должен приложить документы, подтверждающие приобретение ГСМ, а именно:

– расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию и пр.);

– налоговую накладную, если сумма в чеке превышает 200 грн (за день) и продавец является плательщиком НДС.

В соответствии с поданными документами бухгалтер оприходует топливо, приобретенное в пути, на субсчет 203. При наличии налоговых накладных или кассовых чеков, если сумма не превышает 200 грн (без НДС), т. е. 240 грн с НДС (за день), она относится к составу налогового кредита на субсчет 641.

Нормативная база • НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI. • Закон об автотранспорте – Закон Украины от 05.04.2001 г. № 2344-III «Об автомобильном транспорте». • Закон № 2346 – Закон Украины от 05.04.2001 г. № 2346-III «О платежных системах и переводе средств в Украине». • Положение № 137 – Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137. • Приказ № 74 – Приказ Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения». • Нормы № 43 – Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43. • Нормы № 156 – Нормы расходов горюче-смазочных материалов на работу дорожно-строительных и специальных машин Н218 «Укравтодор» 043-96», утвержденные приказом по корпорации «Укравтодор» от 14.08.96 г. № 156. • Приказ № 488/346 – Приказ Минтранса и Минстата от 29.12.95 г. № 488/346 «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля». • Инструкция № 281 – Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранссвязи, Госпотребстандарта от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155. • Инструкция № 291 – Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

Богдана АНДРУЩАК, «Дебет-Кредит»