214. Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht 20 februari 2016
Transcript of 214. Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht 20 februari 2016
Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht
Ir. Arjan van HoornProgrammamanager CBC
[email protected] – 755 9168
Medische Faculteit
Wilhelmina Kinderziekenhuis
Academisch Ziekenhuis Utrecht
1.042 bedden
28.888 opnamen
8,3 dagen gem. ligduur
332.376 poli bezoeken
16.307 dagbehandelingen
20.668 SEH bezoeken
Organisatie & Kerncijfers
Raad van Bestuur
12 divisiesWaaronder
• OK/Anes/SEH
• IC
• Heelkundige Spmen
• Hart & Longen
• Hersenen
• Kinderen
• Radio/Nucleair
5 directiesConcernstaf
Organisatie & Kerncijfers
Raad van Bestuur
12 divisiesWaaronder
• OK/Anes/SEH• IC
• Heelkundige Spmen• Hart & Longen
• Hersenen
• Kinderen
• Radio/Nucleair
5 directiesConcernstaf
Abstract
Patientenlogistiek in het UMC Utrecht is belangrijk, helemaal ‘in’ en krijgt vorm in verschillende programma’s. Eén van die programma’s heeft als doel logistieke processen rondom de chirurgische patiënten te optimaliseren middels een scheiding in voorspelbare zorg en complexe cq. spoed zorg van poli tot ontslag. De thema’s Voorspelbaar, Vriendelijk en Veilig zijn leidend in dit programma rondom het Chirurgisch Behandel Centrum (CBC).
Dit krijgt uitwerking in vier projecten: de ontwikkeling van zorgpaden, een one-stop-shop opnameplein met een gecombineerde POS en opnamescreening, een zorginformatiemodel en verbeterde OK-planning. De presentatie gaat kort in op de uitdaging patiëntvriendelijkheid te combineren met doelmatige bedrijfsvoering. De meeste aandacht zal liggen op de logistieke vragen binnen dit programma zoals instroomplanning bij een POS-poli op inloop en verbeterde OK-planning. Daarnaast komen logistieke uitdagingen in de doorstroom van electieve patiënten in de keten OK-IC-beddenhuis aan bod.
Deze presentatie bevat geen resultaten, wel oplossingsrichtingen waar het UMC Utrecht mee aan de gang gaat.
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… is belangrijk
voor het realiseren van medische speerpunten (patiëntgroepen)
medische afdelingen kiezen meer en meer wat ze wel/niet doen
uitwerking van keuzes in ondernemingsvoorstellen per specialisme
met beslag op resources uitgewerkt in aantallen en netwerk van relaties
voor het behoud van concurrentiepositie
voorspelbare zorg scheiden van complexe en onvoorspelbare zorg
vriendelijk, veilig en voorspelbaar aanbieden
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… is helemaal ‘in’
Dreigend capaciteitstekort
door aanbodzijde: tekort verpleegkundigen & OK-medewerkersdoor vraagzijde: verpleegduur stijgt (zorgzwaarte, ontslagbeleid, combi?)
Divisieoverstijgende samenwerkingpoortdivisies gebruiken samen schaarse OK-IC-MC capaciteit
doorstroom afhankelijk van onderliggende planningen & realisatiesgezamenlijk op zoek naar afstemming
Wie heeft mandaat?
Directe betrokkenheid van de top
voorzitter steunt en geeft ruimte binnen duidelijke divisiestructuurstrategische thema’s: Investeren, Samenwerken, Innoveren
Slimmer Beter: investeren in kansrijke innovaties in organisatie van zorg
Patiëntenlogistiek in het UMC…
… krijgt vorm in verschillende programma’s
In de uitvoering van zorgCancer Center:
stroomlijnen multidisciplinaire zorg rondom oncologische patiënten
Chirurgisch Behandel Centrum:optimaliseren zorglogistieke processen rondom chirurgische patiënten
Polikliniek van de Toekomst:efficiënt en klantgericht inrichten van de poliklinische organisatie
In de ondersteuning van zorg
MyUMCpatiëntenportaal via internet, digitale deur met mogelijkheden
Vervanging ZIS (samen met LUMC)plannen voor nieuwe werkwijze door nieuwe ICT-mogelijkheden
Het CBC-programma
Chirurgisch behandelcentrum
Scheiding planbaar vs. complex/spoed van poli tot ontslag
Uitwerking in Zorgpaden
Opnameplein
Zorginformatiemodel
OK-planning
ZOZO!
Blijham matrix, Med Contact, sept 2005
Terugblik 1e Fase CBC-programma:
conceptontwikkeling & eerste resultaten
Conceptontwikkeling
Voor 2006: Renovatie OK tot CBC leidt tot plan optimalisatie patiëntstromen (scheiding voorspelbaar vs. spoed/complex i.p.v. dag vs. klinisch)
2006 McKinsey: “verbeteren OK-proces alleen = suboptimaal, optimaliseer gehele zorglogistiek van chirurgische patiënten; d.w.z. van binnenkomst tot ontslag” � Start CBC-programma met vijf werkstromen
Resultaten werkstromen op hoofdlijnen (december 2007)
Terugblik – Visie – Programma – Deelprojecten – Fasering – Organisatie 11
Concept ‘POS op inloop’ ontwikkeld.
Multidisciplinair akkoord inhoud algemene gezondheidsvragenlijst.
Taaksubstitutie & procesoptimalisatie: VPK’en & ass. zien meeste patiënten
POS-poli
Voor ieder duidelijk: divisieoverstijgend probleem.
Gedachtegoed omarmd, geen akkoord plan planningsbestuur, wel zicht op
knelpunten integrale planning. Vanaf nu buiten CBC-programma.
Integrale capa-
citeitsplanning
Formats & werkwijze ontwikkeld.
Diagnosepaden urologie en orthopedie compleet.
Zorgpaden orthopedie: totale heup, totale knie, wervelkolomchirurgie.
Zorgpaden
Set KPI’s voor (bij)sturing binnen zorgpaden door zorgverleners.
Geslaagde pilot voor ontsluiting logistieke stuurinformatie zorgpaden.
KPI/Zorginfo
Programma van Eisen voor 2 aanpalende OK-locaties in harmonicamodel.
Vanaf nu buiten CBC-programma. Oplevering CBC: Vastgoed & Huisvesting
Fysieke inrichting
Vanuit visie op CBC-zorg
CBC-zorg: patiënt komt graag naar het UMC Utrecht want het zorgproces is voorspelbaar, vriendelijk & veilig georganiseerd
Voorspelbaar
Vooraf opgesteld zorgpad is bekend bij zorgverleners en patiënt
I.p.v. sturen op uitzonderingen, sturen op meerderheid
Vriendelijk
Minder bezoeken aan het ziekenhuis
Nakomen van afspraken, want voorspelbaar
Veilig
Eenduidig proces met minder kans op fouten en verstoringen
Generieke onderdelen van zorgpaden SAFER maken
Uitdaging 1: POS-poli op inloop
Huidige situatie:
- Patiënten komen apart of op een combi-spreekuur naar het UMC Utrecht voor een screening & voorlichting door de anesthesiologie & VPK-intake
- Door taaksubstitutie is doelmatigheidswinst behaald
Logistieke uitdaging:
zonder verlies van servicegraad (langere wachttijden), toch patiëntgericht
Vriendelijk:
- keuze voor alle patiënten: poli op inloop of afspraak andere dag
- flexibiliteit ten koste van doelmatigheid = beleidskeuze
Voorspelbaar:
Uitstroom uit chirurgische poli’s voorspellen/sturen waar mogelijk
B.v.: nieuwe patiënten spreiden over spreekuur
Huidig & Gewenst stroomschema
• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar
• Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult
• Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening
• Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen
• LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek
• POS-fiat tenzij… (cardio)
En…
• Patiënt met OK-datum naar huis
Bezoek x+1 0
Bezoek 1 00
Bezoek x 00
Patiënt met
onbekende klacht
op poli
Tussenstappen
OK-indicatieAndere
behandelwijzenee
ja
VPK
screeningPOS Opnameburo
Verpleegkundig
dossier
Anesthesie
dossier
Patiëntenbrief
Lab & ECG
verwijzing
door POS
Brief opvragen
cardio & long
Pt op WL
Pt gepland
Peri-
operatieve
vragenlijst
invullen
POS-
Fiat
Gezondheids-
vragenlijst
Patiënt meldt zich
telefonisch met
onbekende klacht
Bezoek 1 00
Patiënt met
onbekende klacht
op poli
Gezondheidsvragenlijst
thuis digitaal invullen
Bezoek x 00
OK-indicatieAndere
behandelwijzenee
Tussenstappen
Brief opvragen
cardio & long
Fax POS
Verwijzing
LAB & ECG
GVL Perioperatief deel
digitaal invullen
VPK
screeningPOS Opnameburo
Verpleegkundig
dossier
Anesthesie
dossier
Pt gepland
LAB
& ECG
verwijzing
via
protocol
POS-
Fiat
Patiëntenbrief
Bezoek x+1 00OperatieBezoek x+2 00Operatie
HUIDIG GEWENST
Patiënt meldt zich
telefonisch met
onbekende klacht
VPK
Anamnese
VPK
Anamnese
Huidig & Gewenst stroomschema
• One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar
• Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1e bezoek/consult
• Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening
• Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen
• LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek
• POS-fiat tenzij… (cardio)
En…
• Patiënt met OK-datum naar huis
Bezoek x+1 0
Bezoek 1 00
Bezoek x 00
Patiënt met
onbekende klacht
op poli
Tussenstappen
OK-indicatieAndere
behandelwijzenee
ja
VPK
screeningPOS Opnameburo
Verpleegkundig
dossier
Anesthesie
dossier
Patiëntenbrief
Lab & ECG
verwijzing
door POS
Brief opvragen
cardio & long
Pt op WL
Pt gepland
Peri-
operatieve
vragenlijst
invullen
POS-
Fiat
Gezondheids-
vragenlijst
Patiënt meldt zich
telefonisch met
onbekende klacht
Bezoek 1 00
Patiënt met
onbekende klacht
op poli
Gezondheidsvragenlijst
thuis digitaal invullen
Bezoek x 00
OK-indicatieAndere
behandelwijzenee
Tussenstappen
Brief opvragen
cardio & long
Fax POS
Verwijzing
LAB & ECG
GVL Perioperatief deel
digitaal invullen
VPK
screeningPOS Opnameburo
Verpleegkundig
dossier
Anesthesie
dossier
Pt gepland
LAB
& ECG
verwijzing
via
protocol
POS-
Fiat
Patiëntenbrief
Bezoek x+1 00OperatieBezoek x+2 00Operatie
HUIDIG GEWENST
Patiënt meldt zich
telefonisch met
onbekende klacht
VPK
Anamnese
VPK
Anamnese
Opnameplein op inloop
Onderzoeken (0-meting)
1. Patiënttevredenheid (o.a. wachttijd)
2. Tijdsmeting (o.a. wacht- en consultduur)
Mening & meting zijn 1-op-1 te koppelen
Tevens koppelen aan medische & organisatorische gegevens
Daarmee:
Voorspellende variabelen consultduur te achterhalen
Oordeel over werkelijke wachttijd mogelijk
Inzicht in proces
Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning
TACTISCH
Voorspelbaarheid / betrouwbaarheid van sessieverdeling
NU: op jaarbasis uitdelen – op maandbasis definitief
PLAN: X% garanderen, indien sluiting nodig, uit andere sessies
� Geeft spmen duidelijkheid, vooruit denken/plannen wordt mogelijk
� Met OK-datum naar huis wordt mogelijk ongeacht lengte wachtlijst
Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning
OPERATIONEEL
Kwaliteit van planning
Inschatting chirurgische & anesthesiologische tijd apart
Planning van beide op schipholbord
Plancodes (operatiecodes) als beslissingondersteuning
Lerend vermogen aanspreken in “Keek op de week”
‘Keek op de week’- items:
1. Aantal IC/REC-bedden per dag
2. Onderbenutting (heeft iemand een patiënt voor dit gat?)
3. Overbenutting (te veel verwachte uitloop op zelfde dag/sector)
4. Goudomrande OK’s benoemen (bottleneck in keten)
Sturen op korte termijn, met lange termijn (jaarafspraken) als ijkpunt
Voorstel voor ‘Keek op de week’
Kengetallen per werkdag en per OK:
Specialisme tenzij meerdere sessies (spmen) op 1 dag
Benutting % van sessietijd met patiënt op OK, ook gemiddelde van dag en week
(som zittingstijd / sessietijd)
Late start Op tijd ( 0 min), Kort ( 7), Middel (8-29) of Lang (30+)
Wisseltijd Gemiddelde duur: in getal & categorie (Negatief, 0-15, 16+)
Aantal wisselingen
Einde sessie Tijdstip waarop sessie volgens planning eindigt
Einde laatste zitting Tijdstip waarop laatste zitting daadwerkelijk geëindigd is
Vroeg einde Op tijd (± 15 min), Vroeg (16-60), Zeer vroeg (60+)
Uitloop Op tijd (± 15 min), Kort (16-30), Middel (31-60) Lang (61+)
Afgezegde patiënt Elke afzegging wordt besproken, reden = beschikbaar
Uitdaging 3: de OK in de keten
Chirurgische zorgpaden (aandoening en behandelwijze), vallen uiteen in drie stromen:
Stroom 1: Electief
Stroom 2: Semi-electief
Stroom 3: Spoed
De (semi-)electieve OK-patiëntenzijn het handvat voor sturing.Niet chirurgische IC-patiëntenblijven (nog) buiten beschouwing
Aanname: grootste doorstroom bij gelijkmatige instroom
Uitdaging 3: de OK in de keten
Kortom:ordening patiëntengroepen(na indicatie) op basis van:
1. Aandoening2. Behandelwijze3. Patiëntenstroom (voorspelbaarheid)
Capaciteitsbeslag wordt duidelijk door per patiëntgroep elke stroom te kwantificeren.
Tactisch vraagstuk:
verdeling capaciteit (op OK) zodanig dat elk van de stromen voor elk zorgpad de in-, door- en uitstroom nivelleert.
Uitdaging 3: de OK in de keten
Stroom 1: Electief
Stroom 2: Semi-electief
Stroom 3: Spoed
Huidige oplossingsrichting:
OK-jaarrooster van sessiesverdelingper specialisme met gekoppelde
IC slots zodat instroom IC nivelleert (nog te realiseren)
Uitdaging 3: de OK in de keten
Stroom 1: Electief
Stroom 2: Semi-electief
Stroom 3: Spoed
Nieuwe technieken nodig om:
OK-jaarrooster met gekoppelde IC én MC slots (incl. kliniek?)
zodat instroom, doorstroom
én uitstroom nivelleert
Daarmee is ook doorstroom van niet-chirurgische patiënten beter te sturen
Maar: patiëntgroepen opdelen naar stroomtype � explosie complexiteit
Nodig: data & algoritmen
Uitdaging 3: de OK in de keten
Meerdere snijdende divisies gebruiken capaciteit van divisies OK & IC
Opdracht: benut beschikbare capaciteit samen zo goed mogelijk
Oplossing:
Voor planningsprobleem ligt handvat bij electieve OK-patiënten
Gecombineerde OK-IC slots (tevens goudomrand & gegarandeerd)
Lastig:
Triageregels voor spoedopvang vs. Logistieke regels voor doorstroom