Código: FAP502 Versión: 02 Vigencia: 2020-03-27

Calle 26 # 13-19, Bogotá D.C., Colombia. Tel: (57)(1) 5940407 Línea de transparencia: (57)(1)01 8000 914502 www.enterritorio.gov.co

@ENTerritorio @enterritorioco @ENTerritorioCo @ENTerritorioCo NO. CERTIFICADO SG-2019001337 Pág. 1 de 2

*20201200070293* Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20201200070293

Pública X Pública Reservada

Pública Clasificada

Bogotá D.C, 14-05-2020

MEMORANDO

PARA: ALBERTO RODRÍGUEZ ORTIZ Subgerente de Desarrollo de Proyectos BELLANIRIS ÁVILA BERMÚDEZ Subgerente de Operaciones

CARLOS EDUARDO UMAÑA LIZARAZO Jefe Oficina Asesora Jurídica (E) DE: Asesoría de Control Interno Asunto: Informe de auditoría - Estado de liquidación de Convenios y/o Contratos Interadministrativos

de vigencias anteriores Una vez presentadas las observaciones formuladas por la Asesoría de Control Interno relacionadas con la auditoría de gestión cuyo objeto fue el: “Estado de liquidación de Convenios y/o Contratos

Interadministrativos de vigencias anteriores”, envío el Informe Ejecutivo de Auditoría en pdf con el correspondiente soporte en Excel (formato de registro de observaciones y sus anexos). Revisadas las argumentaciones presentadas a la Asesoría de Control Interno en la reunión realizada por teams el 28/04/2020 y la retroalimentación recibida de los auditados por correo electrónico; los auditores encontraron procedente actualizar causas, responsables, criterios y estadísticas para dos observaciones (No. 2 y 4). En el informe de auditoría (adjunto) se señalan los riesgos identificados y las recomendaciones establecidas por esta Asesoría, dando lugar a la estructuración del plan de mejoramiento por parte de los responsables de los procesos. Con soporte en el informe adjunto se requiere que el plan de mejoramiento de esta auditoría de gestión sea formulado a más tardar el 29/05/2020 con plazo de ejecución de las acciones propuestas que no supere diciembre de 2020. En caso de requerir apoyo metodológico de la Asesoría de Control Interno en la formulación de acciones para el plan, o en la revisión y retroalimentación de las acciones formuladas, para validar

Código: FAP502 Versión: 02 Vigencia: 2020-03-27

Calle 26 # 13-19, Bogotá D.C., Colombia. Tel: (57)(1) 5940407 Línea de transparencia: (57)(1)01 8000 914502 www.enterritorio.gov.co

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que las mismas resuelvan las causas de las problemáticas identificadas, este puede hacerse efectivo mediante reunión con los auditores designados. Cordialmente, Mireya López Ch. Asesor de Control Interno Copias: Dra. Maria Elia Abuchaibe Cortés, Gerente General Luis Fernando Ariza Jiménez – Gerente Desarrollo de Proyectos 1 Jesus Eduardo Reyes – Gerente Desarrollo de Proyectos 2 Rosa Elena Espitia Riaño – Gerente Desarrollo de proyectos 3 Leslie Diahann Martinez Luque - Gerente Desarrollo de Proyectos 4 Anny Sofía Alvarez - Gerente Planeación y Gestión de riesgos Andrés Montenegro -Gerente Grupo Defensa Jurídica Omar Hernando Alfonso- Gerente Grupo de Gestión Postcontractual Gerentes de Convenio: Angela Lombana – convenio 197013 – Sonia Castellanos –convenio 194002, 212045, 212027 Alvaro Ruíz Morales – convenios 194048, 197038, 213010 Andrés Mauricio Oyola – convenio 214116 Camilo Fernando Corena – convenio 213063 Claudia Vivas – convenio 217045 - 216227 Doris Patricia León – convenio 213044 Floro Mono – convenio 217050 Marcelo Cano- convenios 213028,215031,215033,215035, 215036, 215037, 215093, 215115,215119, 215030 Vivian Astrid Navarrete – Convenios 193048, 211035, 214012, 215045 Lina Larrota- Convenios 213045, 211017 Paola Andrea Osorio – convenios 2000834, 216136, 216117

Anexos: FAU018-Informe ejecutivo de auditoria, FAU033 registro de observaciones, FAU022 Efectividad de controles y FAU035 Riesgos emergentes Elaboró: Martha Graciela Suárez Suárez Gerente ACI – Claudia Marcela Ospina Gómez – Contrato 2020099 - Auditoras Asesoría de Control Interno

MIREYA LOPEZ CHAPARRO

Firmado digitalmente por MIREYA LOPEZ CHAPARRO Fecha: 2020.05.14 17:19:18 -05'00'

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Fecha (dd/mm/aa): 14/05/2020

Objeto de auditoría (aspecto evaluable):

Estado de liquidación de Convenios y/o Contratos Interadministrativos de vigencias anteriores

Dependencia(s): Subgerencia de Operaciones Subgerencia de Desarrollo de Proyectos Subgerencia Financiera Subgerencia Administrativa Oficina Asesora Jurídica

Proceso(s): Gestión Administrativa - Gestión Financiera -Gestión Jurídica -Gestión de Proveedores - Gerencia de Proyectos

Objetivo (s) estratégico(s):

Transparencia: ejecutar nuestra función pública con transparencia, garantizando el cumplimiento de metas y la satisfacción de clientes y ciudadanía en general Desempeño y Gestión Institucional: Optimizar la gestión Institucional fortaleciendo el modelo integrado de Planeación y Gestión al interior de la entidad, para lograr una adecuada gestión misional acompañada de las mejores prácticas en la administración pública.

Alcance: Control de cumplimiento: Verificar el cumplimiento de requisitos para liquidación de Convenios, Contratos interadministrativos y contratos derivados asociados. Control financiero: Verificar el estado financiero de Convenio, Contratos interadministrativos y contratos derivados asociados. Control de gestión: Establecer cumplimiento de plazos y causales de no liquidación de Convenios, Contratos interadministrativos y contratos derivados asociados.

Restricciones de acceso a información: Las auditoras evidenciaron inconsistencias en la información suministrada por los grupos y la obtenida por FOCUS, DISCOVERER y ORFEO, definiendo en el ejercicio de validación como fuente más confiable los Grupos de Trabajo de ENTerritorio.

Enfoque: Mixto, cualitativo y cuantitativo. Cualitativo: Por el análisis de información para determinar causas o deficiencias de la gestión en la liquidación de Convenio, Contratos interadministrativos y contratos derivados asociados. Cuantitativo: Por la validación de información de ejecución financiera de los convenios y contratos derivados.

Objetivos: 1. Evaluar el cumplimiento de los términos y plazos legales para la liquidación, según aplique. 2. Verificar el cumplimiento y/o avance de los compromisos pendientes establecidos en las actas de liquidación parcial y total. 3. Verificar el estado financiero de los convenios y contratos liquidados o por liquidar. 4. Establecer el diagnóstico de liquidaciones de convenios, contratos y contratos derivados asociados de vigencias anteriores. 5. Evaluar la materialización de riesgos y efectividad de los controles asociados a los procesos objeto de auditoría.

Perfil de auditores: * Abogada, Especialista en Derecho Público, con 2 años de experiencia en auditoria basada en riesgos. * Abogada, Especialista en Gobierno y Gestión del Desarrollo Regional y Municipal, con experiencia superior a 5 años en el tema objeto de auditoría

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Período de análisis: 2007 a 2020 (29 de febrero)

Muestra: Universo: 353 convenios: 245 con saldo contable por ejecutar (69%), 56 con cuentas acreedoras (16%), 23 con actas por firmar por el cliente (7%), 8 con trámite financiero pendiente (2%), principalmente. Muestreo por criterio, no estadístico: 44 Convenios y la contratación derivada asociada a los mismos (3.045 contratos). Los criterios de selección aplicados son convenios con saldo por ejecutar superior a $200 millones, o saldo en cuentas superior a $22 millones, a partir de la información suministrada por presupuesto y contabilidad con corte a febrero de 2020.

Riesgos y controles evaluados:

Riesgos emergentes:

Identificado uno en la auditoría, relativo a convenios con saldos pendientes por liberar que superan tres o más vigencias.

Evaluación de riesgos y controles:

Producto de la auditoría se evaluaron 2 riesgos y 2 controles para los cuales se estableció una efectividad promedio en el diseño del 85% y una efectividad en la operación del control del 66%, con un nivel “Excelente” y “Bueno” respectivamente.

Riesgos Controles Efectividad del diseño (%)

Efectividad de la operación (%)

RGPRO18 CTRGPRO046 97% 67%

RGPRO51 CTRGPRO002 73% 65%

Metodología, procedimientos de auditoria e instrumentos a utilizar:

Procedimientos de auditoría: * Inspeccionar y rastrear documentos de los convenios y contratos interadministrativos en estado de liquidación. * Procedimientos analíticos para verificar los saldos liberados a la entidad y los reintegros al cliente de los convenios y contratos interadministrativos. Instrumentos: * Matriz de trazabilidad de convenios liquidados. * Matriz de trazabilidad de contratos liquidados. * Matriz de compromisos pendientes de actas y constancias de los convenios y contratos liquidados parcialmente y post contractuales. Fuentes de información: * Discoverer * Informe financiero del estado de los convenios con corte a 31 de enero de 2020 (balances económicos). * Listados de egresos e ingresos. * Informe de Presupuesto de ejecución presupuestal * Sistema de gestión documental ORFEO * Sistema de gestión contractual SECOP I y SECOP II

Criterios técnicos de evaluación:

*MDI720- Manual de contratación de ENterritorio * Resolución 276 de 2019, Resolución 241 de 2018, Resolución 411 de 2017, Resolución 373 de 2015 y Resolución 111 de 2013 * PDI760- Cierre y liquidación de convenios y contratos * MAP002(V10)- Manual de presupuesto.

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* PAP143 - Depuración y cierre de ejecución presupuestal de convenios y contratos. * Ley 80 de 1993 (Cuando aplique) * Ley 1150 de 2007. (Cuando aplique) * Ley 1474 de 2011. (Cuando aplique) * Actas de liquidación * Resolución No 00048 de 2013. * Concepto Escobar & Guerrero asociados 30/01/2020

Conclusiones:

Aspectos relevantes

De los 44 convenios auditados, uno con el Ministerio de Educación fue liquidado dentro del término legal para liquidación bilateral y 33 se encuentran dentro del plazo para liquidar (75%).

Se logró determinar qué de 3.045 Contratos derivados revisados, el 20% (609 contratos) fueron liquidados dentro de los términos legales y de conformidad con el manual de contratación, el 31% (932 contratos derivados) que está en estado “terminado, en liquidación o en liquidación judicial” se encuentran en término para liquidar de manera bilateral y unilateral. Sobre la afectación de los objetivos estratégicos Producto de la auditoria se puede concluir que no se han visto afectados con la gestión de las liquidaciones de convenios y contratos derivados los objetivos estratégicos de: desempeño y gestión institucional y transparencia, en la medida en que la probabilidad de ocurrencia o efectos analizados de las observaciones son bajos, y para el caso de la observación no. 7 en que se identifica una alta probabilidad de ocurrencia, no es posible generalizar la conclusión al universo de convenios porque se aplicó un muestreo por criterio que no tiene representatividad estadística. Estado de Liquidación de Convenios Nueve convenios (20% de los verificados) no fueron liquidados dentro del plazo legal, ni se encuentran liquidados a la fecha, referidos a los siguientes clientes: Ministerio de vivienda, INVIAS, SENA, UACT, Municipio de Herrán, Municipio de Florida Blanca, ANH, Departamento de Casanare; y un convenio del Banco Agrario se liquidó unilateralmente fuera del plazo legal. Para el convenio 200834 qué tiene 4 contratos derivados que terminaron en los años 2011 y 2012 por incumplimientos contractuales, el equipo auditor verificó que no se ha dado impulso procesal ya

que el contrato 2110666 que se encuentra en litigio apenas surtió audiencia inicial el 19/05/2016; los contratos 2110665 y 2102420 actualmente están en operación efectiva de póliza; y el contrato 2093398 se encuentra en etapa probatoria desde el 21/08/2014.

El 91% de los 44 convenios auditados presenta saldos sin ejecutar, sin comprometer y/o sin liberar que afectan el trámite de liquidación y cierre financiero, por un valor total de $124.674 millones, explicado básicamente por la falta de gestión de los Supervisores o Gerentes de convenio para tramitar la liberación de saldos sin ejecución, por deficiencia en el seguimiento de las obligaciones post-contractuales de orden financiero o por insuficiente gestión para el reintegro a los clientes de los valores no comprometidos.

Estado de Liquidación de Contratación Derivada

Del análisis de la contratación derivada se encuentra que 997 contratos (33%) fueron liquidados fuera del plazo legal y establecido en las normas internas, los cuales pertenecen a los Convenios

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Conclusiones:

celebrados con: SENA 97%, FONTIC 0.9%, Ministerio de Educación Nacional 0.7%, Banco Agrario 0.3%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y ANH 0.1%. Para 110 contratos derivados (3.6%) se evidenció el vencimiento en los plazos para la liquidación, los cuales corresponden a convenios celebrados con: DNP 37.2% SENA 23%, Fondo Mundial 17.2%, UACT 16.3%, ANH 2.7%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público 2.7%, Ministerio de Educación Nacional 0.9% y el Municipio de Herrán - Santander 0.9%; y estos a la fecha no se han liquidado.

Paro los contratos derivados de los convenios suscritos con el SENA se determinó qué un factor que afecta la liquidación dentro del plazo, específicamente para los contratos de emprendimiento, es la expedición de la Resolución de Condonación a cargo del SENA, con el subsecuente efecto en la liquidación de los contratos Interadministrativos.

El 12.4% de los contratos derivados tienen constancia de archivo porque se vencieron los plazos para liquidar bilateralmente. Se analizó que uno de los factores para que los contratos y convenios no se puedan liquidar de común acuerdo son los incumplimientos de las obligaciones contractuales que generan litigios ante instancias judiciales o arbitrales. Esto pasó en los contratos: 2131744, 2131820, 2171486, 2171705, 2093398 y 2132478 que se encuentran en tribunal de arbitramento. Cumplimiento de Obligaciones Post Contractuales El equipo auditor validó para 10 contratos liquidados o con constancia de archivo en los que se establecieron 17 obligaciones post contractuales, que a la fecha solo se han cumplido 10 obligaciones y se encuentran pendientes de trámite 7 de ellas: para el contrato 2090446 que pertenece al convenio 197013 con el Ministerio de Educación, dar trámite a los recursos no desembolsados al consorcio Santanderes y San José de Cúcuta; para el contrato 2091477 del convenio 197013, dar trámite a los desembolsos del contratista ANDRE LTDA; para el Convenio 197013, liberar la suma de 142 millones y reintegrarla al presupuesto de ENterritorio y afectar el GMF con respecto al contrato 2091477; para el convenio 194002, cancelar la cuenta corriente del proyecto y modificar las garantías de prestaciones sociales y estabilidad de obra; y para el contrato 2053845 del convenio 194002, amortizar saldo pendiente de anticipo por valor de $172 millones. En síntesis, en 7 contratos derivados (270141165-20151451-2060421-2050753-2131753-2140681-2161245-2162413) con obligaciones post contractuales pendientes, se ha cumplido a la fecha con los compromisos contenidos en las Actas de liquidación o Actas de cierre de estos; y no se cumplieron en el convenio 197013 porque quedaron obligaciones pendientes respecto de los contratos (2090446-2091477), los cuales están a la espera de decisión judicial; y en el convenio 194002 del Banco Agrario.

Observaciones:

OBSERVACIÓN No 1. INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES DEL CONVENIO 197013. El convenio 197013 se liquidó bilateralmente con 5 obligaciones pendientes: 1 y 2. Dar trámite a los desembolsos de los recursos comprometidos y no desembolsados de los contratos de obra 2090446 (Consorcio Los Santanderes — I.E. El Progreso (San José de Cúcuta) y 2091477 (Construcciones André Ltda. — I.E. Riofrio — Floridablanca), una vez exista sentencia proferida por los despachos judiciales; 3.Afectar proporcionalmente el valor correspondiente al gravamen de movimiento financiero -GMF ($8.262.638,25), con respecto al valor de cada uno de los desembolsos tramitados para los

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Observaciones:

Contratos de Obra No. 2090446 (Consorcio Los Santanderes — I.E. El Progreso (San José de Cúcuta) y No. 2091477 (Construcciones André Ltda. —I.E. Riofrio — Floridablanca) 4.Liberar la suma de $142.296.430, y reintegrarla al presupuesto de ENTerritorio (antes FONADE), una vez el acta de Liquidación del Convenio Interadministrativo No 197013 (071 MEN) se encuentre debidamente suscrita por las partes. 5. Desembolso de recurso del Contrato de Prestación de servicios No 2140543 de Leonardo Martínez Morales. A la fecha no se han dado las condiciones para ejecutar la obligación 1 y 2 ya que los contratos están pendientes de una decisión judicial. En la obligación 3 no se ha cumplido porque la determinación del GMF por valor de $8.262.638,25 no corresponde a la realidad que se observa del balance financiero definitivo, lo real es $1.087.473,83, quedando un saldo por liberar de $7.175.164. La obligación 4 no se ha cumplido porque depende del cumplimiento de la obligación 3, lo cual afecta el total a reintegrar. La obligación 5 esta cumplida. Criterios: * Acta de liquidación No. 71 del 27 de abril de 2017, la cual establece obligaciones post contractuales * PDI760- V/7A -Punto 3 literal- Documentos Financieros -Liquidación de convenios y contratos...

OBSERVACION No. 2. VENCIMIENTO DEL PLAZO DE LIQUIDACIÓN PARA 9 CONVENIOS El grupo auditor encontró 9 Convenios con vencimiento del plazo legal para liquidación bilateral y unilateral: 197038, 193048, 194048, 194002, 213010, 213028, 200834, 215030 y 215093. Criterios: * Ley 1150 de 2007 Art. 11 que modificó el Art.11 de la Ley 80: "ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. (...) * Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Acta de liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de los tipos de liquidación y cierre, Literal b y f. * Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32

OBSERVACIÓN No 3. INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES DEL CONVENIO 194002. El Banco Agrario expidió acto administrativo de liquidación unilateral el día 22 de mayo de 2013, determinando tres obligaciones post contractuales: a) cancelar la cuenta corriente del proyecto b) Obtener la modificación de la vigencia (fecha de la última actualización) la póliza en los amparos salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra. c) Obtener la escritura individual por cada uno de los beneficiarios por tratarse de un proyecto tipo C Las obligaciones a) y b) no se han cumplido por lo que no se ha realizado el cierre financiero del Convenio. Por otra parte, existe un saldo pendiente por amortizar en el contrato de obra 2053845 por valor de $172.000.000, para lo cual se apropiaron contingencias. La Asesora del Grupo de liquidaciones conceptúa que las obligaciones pendientes por ejecutar son objeto de prescripción. Criterios: * Resolución No 00048 de 2013. * Concepto Escobar & Guerrero asociados 30/01/2020 * Procedimiento interno- PDI760/V9 -Cierre y liquidación de convenios y contratos - Numeral 5.1. Actividad 13: Aplicación de los tipos de liquidación y cierre- Sub numeral b) Acta de liquidación bilateral (Derecho público y privado)- "La liquidación bilateral será el mecanismo idóneo entre las partes para el cierre de los contratos. Sin embargo, en los contratos regidos por el Derecho Privado, FONADE intentará dicha liquidación hasta por el

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Observaciones:

término de 5 años, contados a partir del vencimiento contractual, so pena de realizar la correspondiente Acta de Cierre". * Manual de contratación -MDI720/V10-Articulo 28 - Término de liquidación de contratos y convenios suscritos(...)

OBSERVACION No. 4. VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA LIQUIDACIÓN BILATERAL Y UNILATERAL DE 1.107 CONTRATOS. El grupo auditor encontró 110 contratos derivados (3.6%) para los que a la fecha están vencidos los plazos para liquidación bilateral y unilateral y no han sido liquidados, los cuales pertenecen a los convenios celebrados con: DNP 37.2% SENA 23%, Fondo Mundial 17.2%, UACT 16.3%, ANH 2.7%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público 2.7% Ministerio de Educación Nacional 0.9% y Municipio de Herrán - Santander 0.9%. También encontró 997 contratos derivados (33%) qué fueron liquidados vencidos los plazos para liquidación bilateral y unilateral, los cuales pertenecen a los convenios celebrados con: SENA 97%, FONTIC 0.9%, Ministerio de Educación Nacional 0.7%, Banco Agrario 0.3%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y ANH 0.1%. Sólo 6 Contratos de los 1.107 verificados 0.5% tienen justificación del vencimiento del plazo porque están a la espera de resolución de Tribunal de arbitramento. Criterios: * Ley 1150 de 2007 Art. 11 que modificó el Art.60 de la Ley 80: "ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. (...) * Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Acta de liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de los tipos de liquidación y cierre, Literal b y f. * Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32

OBSERVACIÓN No. 5. ERRORES TIPOGRAFICOS EN EL ACTA DE CIERRE DE DOS CONTRATOS Las auditoras encontraron que el Acta de Cierre del contrato 2171508 del Convenio 2050753 quedó suscrita con fecha de inicio del contrato 21/07/2017 y la fecha de terminación del contrato 30/07/2016, lo que evidencia que la fecha de terminación es anterior a la fecha de inicio del contrato; el Acta de cierre del contrato 2170555 del convenio 212027 quedó con fecha anterior (23/11/2018) a la fecha de terminación real del contrato (29/12/2018). Criterio: Resolución 276 de 20/12/2019, numeral 4,4-Funciones de los grupos de trabajo- subnumeral 1. "Proyectar Actas de liquidación y/o constancias de Archivo demás documentos propios de la actividad post contractual, de acuerdo con su competencia, de conformidad con el Manual de Contratación; así como en el esquema de delegaciones vigente en la entidad ". OBSERVACIÓN No. 6. ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 2091838 SOLICITADA Y NO ELABORADA. Las auditoras de la ACI encontraron que la solicitud de liquidación del contrato 2091838 fue radicada 20134400396203 en el grupo de gestión post contractual el 27/12/2013 y a 13/03/2020 (6 años y 3 meses después), no se ha realizado el Acta de liquidación.

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Observaciones:

Criterios: * Resolución 276 de 20/12/2019, numeral 4,4-Funciones de los grupos de trabajo- subnumeral 1. "Proyectar Actas de liquidación y/o constancias de Archivo demás documentos propios de la actividad post contractual, de acuerdo con su competencia, de conformidad con el Manual de Contratación; así como en el esquema de delegaciones vigente en la entidad”. * Resolución 241 de 2018.Gestión Post Contractual. Subnumeral 4. Proyectar y suscribir Actas de liquidación, constancias de archivo, y/o demás documentos de la(...) * Resolución 411 de 2017: Numeral 5.3. Área de Legalizaciones, Certificaciones y Liquidaciones. Subnumeral 6 Proyectar y Suscribir Actas de liquidación, constancias de archivo y/o demás documentos propios de la actividad postcontractual, de acuerdo con su competencia conforme a lo establecido en el manual de contratación... * Resolución 373 de 2015: Numeral 5. Proyectar el Acta de liquidación de contratación derivada para la firma del ordenador del gasto" * Resolución 111 de 2013: Numeral 5.4- Subnumeral 1: "Proyectar el Acta de liquidación de conformidad con la solicitud, la ficha de liquidación elaborada por el supervisor o interventor del contrato y demás documentos Anexos".

OBSERVACION No. 7. CONVENIOS CON SALDOS QUE AFECTAN EL TRÁMITE DE LIQUIDACIÒN De los 44 convenios auditados, en 9 casos (20%) se venció el plazo legal para liquidar y cuentan con saldos por ejecutar por valor de $25.558 millones, en 2 casos (4.5%) ya liquidados (194002 y 197013) hay saldos por depurar por valor de $458 millones, en 30 casos (67%), que aún están en plazo de liquidación quedan recursos sin ejecutar por $99.115 millones y tres convenios (6.5%) con saldo cero (213044- 215037) o con saldo pendiente menor o igual a un peso (215037) están sin liquidar. Esta información se registra con corte a 29 de febrero de 2020. En síntesis, el 91% de los convenios presenta saldos sin ejecutar, sin comprometer y/o sin liberar que afectan el trámite de liquidación y cierre financiero, por un valor total de $124.674 millones. Criterios: * Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32 * Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Acta de liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de los tipos de liquidación y cierre, Literal b y f.

Recomendaciones a partir de riesgos identificados:

Riesgo operativo, explicado por las siguientes causas:

• Falta de control, revisión y seguimiento por parte de la gerencia del convenio, a las solicitudes de liquidación de contratos y convenios, radicadas ante el Grupo de Gestión Post Contractual y de los documentos generados en el trámite.

• Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de ENTerritorio o del contratista que deben ser resueltos ante un Juez.

• Falta de gestión de liquidación por parte del Supervisor y de la Gerencia del Convenio.

• Falta de gestión del Supervisor y Gerente de convenio para tramitar la liberación de saldos y balances económicos definitivos.

Recomendaciones:

• Elaborar y ejecutar un plan de liquidación para los 33 convenios y 932 contratos derivados que están dentro del plazo y próximos a vencer, que de preferencia se implemente antes de finalizar esta vigencia. (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos - Gerencias de Unidad; Subgerencia de Operaciones- Gerencia de Gestión Postcontractual)

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Recomendaciones a partir de riesgos identificados:

• Gestionar y obtener constancias de archivo para liberación de saldos y cierre financiero de los 9 convenios y 110 contratos derivados que no fueron liquidados en el término legal, que de preferencia se implemente antes de finalizar esta vigencia. (Subgerencia de desarrollo de Proyectos - Gerencias de Unidad; Subgerencia de Operaciones -Gerencia de Gestión Postcontractual)

• Gestionar las 7 obligaciones pendientes señaladas en las observaciones 1 y 3 de este informe, con plazo máximo al 31 de diciembre de 2020. (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos, Gerencias de Convenios -Gerencia Grupo de Desarrollo de Proyectos 1)

• Incluir y actualizar en el mapa de Riesgos de la Entidad el riesgo emergente identificado en la Auditoría (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos - Gerentes de Unidad y Gerente Grupo de Planeación y Gestión de Riesgos)

• Dar impulso procesal a los procesos relacionados con el convenio 200834, específicamente

con los contratos 2110666 y 2093398 (Oficina Asesora Jurídica – Gerente Grupo de

Defensa Jurídica) Riesgo Financiero, explicado por la siguiente causa:

• Insuficiente gestión para el reintegro a los clientes de los valores no comprometidos en los convenios.

Recomendación:

• Priorizar en el plan de liquidación o en la gestión de constancias de archivo para liberación de saldos, los convenios y contratos derivados finalizados antes del 2017 (Subgerencia de Desarrollo de Proyectos - Gerencias de Unidad)

Elaboró:

Auditores - Asesoría de Control Interno: Claudia Marcela Ospina Gómez – Contrato 2020099 Martha Graciela Suárez - Gerente - Asesoría de Control Interno

Aprobó:

Asesor de Control Interno: Mireya López Ch.

CÓDIGO: FAU033

VERSIÓN: 03

VIGENCIA: 2019-12-12

Fecha (dd/mm/aa): 13/05/20

Objeto de auditoría:

Registro y análisis de observaciones:

Posibles Causa(s) Riesgo(s) asociado(s):Ocurrencia, repetición y/o frecuencia

(calcular porcentaje)Efectos

(calcular o definir cualitativamente)

En cumplimiento del objetivo de

auditoría (número)

Afecta el objetivo estratégico (Describirlo si aplica)

Responsable(s)- causas/ riesgos/ cumplimiento

objetivo estratégicoFecha de registro Prueba o evidencia

1. Liquidación definitiva del convenio con unbalance económico preliminar

2. Falta de revisión del balance financierorespecto del valor real ejecutado.

RGPRO51:Inconsistencias en aspectospresupuestales, contables y jurídicos de lasactas de liquidación

41%(7 Obligaciones no cumplidas de 17

verificadas)1.Afectacion del cierre financiero del convenio 3 1.Desempeño y Gestion Institucional

Gerente del convenio y Gestión post contractual.

5/03/2020

1. Balance económico preliminar 26/9/20162. Acta de liquidación No 071 de 2007

3.Balance definitivo con corte 20194. Instrumento Obligaciones post contractuales

pendientes

1.Falta de control y seguimiento por parte del dela gerencia del convenio, a las solicitudes deliquidación de convenios, radicadas ante elGrupo de Gestión Post Contractual.2. Falta de liquiación de los contratos derivados 3. Incumplimientos en trámite judicial 4. Falta de ejecución de contratos derivados porsituaciones de orden público5. Falta de cumplimiento del cronograma deejecucion de los contratos derivados.

RGPRO18:Incumplimiento de los términos parala liquidación de contratos y convenios.

20%(9 Convenios de 44 verificados)

1. Posibles demandas legales.2. Vencimiento de los términos para reclamación del siniestro en contratación derivada.3. Afectación de cierre contable.

1 1.Desempeño y Gestion Institucional Gerente del convenio 17/04/2020 Hoja 2- Instrumento de verificación de Convenios.

1. Falta de segumiento a los plazos devencimiento para liquidacion bilateral de losconvenios, por parte del Gerente del Convenio yel Supervisor.

2.Falta de seguimiento a la amortización deanticipo de un contrato obra.

RGPRO51:Inconsistencias en aspectospresupuestales, contables y jurídicos de lasactas de liquidación

41%(7 obligaciones no cumplidas de17)

1. Afectación del cierre financiero (contable y presupuestal)2. Posible perdida de las contingencias

3 1.Desempeño y Gestion InstitucionalGerente de unidad del grupo;

Gerente del convenio y Gestión post contractual.

17/04/2020

1. Instrumento de verificación de obligaciones post contractuales- hoja3

2.Acta de liquidación Convenio 194002-3. Concepto de Gerreros y Asociados de 30/01/2020

4. Memorando 20203100010203 del 16/01/2020

1.Falta de gestión de liquidación por parte delSupervisor y de la Gerencia del Convenio.2. Incumplimientos en trámite judicial 3. Falta de ejecución de contratos derivados porsituaciones de orden público4. Falta de cumplimiento del cronograma deejecucion de los contratos derivados.5. Para los contratos del SENA la liquidaciónesta sujeta a la Resolución de condonación querealiza la Junta Técnica de Fondo Emprender .

RGPRO18:Incumplimiento de los términos parala liquidación de contratos y convenios.

(1107 de 3045 contratos derivados verificados)

36%

1. Posibles demandas judiciales2. Imposibilidad para liquidar el convenio marco3. Afectación de cierre contable

2 1.Desempeño y Gestion InstitucionalGerente de unidad del grupo;

Gerente del convenio y Gestión post contractual.

17/04/20201.Instrumento de verificación de contratacion derivados

-Hoja1

1.Falla del control CTRGPRO0022.Falla del control CTRGPRO070

RGPRO51 :Inconsistencias en aspectospresupuestales, contables y jurídicos de lasactas de liquidación

0.1% (2 Actas de cierre de 1975 revisadas)

1. Reprocesos 1 1.Desempeño y Gestion Institucional

Gerente Grupo post Contractual Supervisor del contrato

20/03/2020 Acta de cierre de los contratos 2171508 y 2170555

OBSERVACIÓN No. 5. ERRORES TIPOGRAFICOS EN EL ACTA DE CIERRE DE DOS CONTRATOS

Las auditoras encontraron que el Acta de Cierre del contrato 2171508 del Convenio 2050753 quedó suscrita confecha de inicio del contrato 21/07/2017 y la fecha de terminación del contrato 30/07/2016, lo que evidencia que lafecha de terminación es anterior a la fecha de inicio del contrato; el Acta de cierre del contrato 2170555 del convenio212027 quedó con fecha anterior (23/11/2018) a la fecha de terminación real del contrato (29/12/2018).

Criterio:Resolución 276 de 20/12/2019, numeral 4,4-Funciones de los grupos de trabajo- subnumeral 1. "Proyectar Actas deliquidación y/o constancias de Archivo demás documentos propios de la actividad post contractual, de acuerdo consu competencia, de conformidad con el Manual de Contratación; así como en el esquema de delegaciones vigenteen la entidad ".

OBSERVACION No. 4. VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA LIQUIDACIÓN BILATERAL Y UNILATERAL DE 1.107 CONTRATOS.

El grupo auditor encontró 110 contratos derivados (3.6%) para los que a la fecha están vencidos los plazos para liquidación bilateral y unilateral y no han sido liquidados, los cuales pertenecen a los convenios celebrados con: DNP 37.2% SENA 23%, Fondo Mundial 17.2%, UACT 16.3%, ANH 2.7%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público 2.7% Ministerio de Educación Nacional 0.9% y Municipio de Herrán - Santander 0.9%.También encontró 997 contratos derivados (33%) qué fueron liquidados vencidos los plazos para liquidación bilateral y unilateral, los cuales pertenecen a los convenios celebrados con: SENA 97%, FONTIC 0.9%, Ministerio de Educación Nacional 0.7%, Banco Agrario 0.3%, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y ANH 0.1%.Sólo 6 Contratos de los 1.107 verificados 0.5% tienen justificación del vencimiento del plazo porque están a la espera de resolución de Tribunal de arbitramento.

Criterios:* Ley 1150 de 2007 Art. 11 que modificó el Art.60 de la Ley 80: "ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. (...)* Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Acta de liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de los tipos de liquidación y cierre, Literal b y f.* Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32

OBSERVACIÓN No 3. INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES DEL CONVENIO 194002.

El Banco Agrario expidió acto administrativo de liquidación unilateral el día 22 de mayo de 2013, determinando tres obligaciones post contractuales:a) cancelar la cuenta corriente del proyectob) Obtener la modificación de la vigencia (fecha de la última actualización) la póliza en los amparos salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra. c) Obtener la escritura individual por cada uno de los beneficiarios por tratarse de un proyecto tipo CLas obligaciones a) y b) no se han cumplido por lo que no se ha realizado el cierre financiero del Convenio. Por otra parte, existe un saldo pendiente por amortizar en el contrato de obra 2053845 por valor de $172.000.000, para lo cual se apropiaron contingencias. La Asesora del Grupo de liquidaciones conceptúa que las obligaciones pendientes por ejecutar son objeto de prescripción.

Criterios:* Resolución No 00048 de 2013.* Concepto Escobar & Guerrero asociados 30/01/2020* Procedimiento interno- PDI760/V9 -Cierre y liquidación de convenios y contratos - Numeral 5.1. Actividad 13: Aplicación de los tipos de liquidación y cierre- Sub numeral b) Acta de liquidación bilateral (Derecho público y privado)- "La liquidación bilateral será el mecanismo idóneo entre las partes para el cierre de los contratos. Sin embargo, en los contratos regidos por el Derecho Privado, FONADE intentará dicha liquidación hasta por el término de 5 años, contados a partir del vencimiento contractual, so pena de realizar la correspondiente Acta de Cierre". * Manual de contratación -MDI720/V10-Articulo 28 - Término de liquidación de contratos y convenios suscritos(...)

Subgerencia de Operaciones,Subgerencia de Desarrollo de Proyectos ,Subgerencia Financiera,Subgerencia Administrativa y Oficina Asesora Jurídica

Estado de liquidación de Convenios y/o Contratos Interadministrativos de vigencias anteriores

Descripción inicial de la observación

Dependencia(s):

Proceso(s): Gestión Administrativa - Gestión Financiera -Gestión Jurídica -Gestión de Proveedores - Gerencia de Proyectos

OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

AUDITORIA INTERNA

OBSERVACIÓN No 1. INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES POST CONTRACTUALES DEL CONVENIO197013.

El convenio 197013 se liquidó bilateralmente con 5 obligaciones pendientes:1 y 2. Dar trámite a los desembolsos de los recursos comprometidos y no desembolsados de los contratos de obra 2090446 (Consorcio Los Santanderes — I.E. El Progreso (San José de Cúcuta) y 2091477(Construcciones André Ltda. — I.E. Riofrio — Floridablanca), una vez exista sentencia proferida por los despachosjudiciales;3.Afectar proporcionalmente el valor correspondiente al gravamen de movimiento financiero -GMF ($8.262.638,25),con respecto al valor de cada uno de los desembolsos tramitados para los Contratos de Obra No. 2090446 (ConsorcioLos Santanderes — I.E. El Progreso (San José de Cúcuta) y No. 2091477 (Construcciones André Ltda. —I.E. Riofrio— Floridablanca) 4.Liberar la suma de $142.296.430, y reintegrarla al presupuesto de ENTerritorio (antes FONADE), una vez el acta deLiquidación del Convenio Interadministrativo No 197013 (071 MEN) se encuentre debidamente suscrita por las partes. 5. Desembolso de recurso del Contrato de Prestación de servicios No 2140543 de Leonardo Martínez Morales.A la fecha no se han dado las condiciones para ejecutar la obligación 1 y 2 ya que los contratos están pendientes deuna decisión judicial. En la obligación 3 no se ha cumplido porque la determinación del GMF por valor de$8.262.638,25 no corresponde a la realidad que se observa del balance financiero definitivo, lo real es $1.087.473,83,quedando un saldo por liberar de $7.175.164. La obligación 4 no se ha cumplido porque depende del cumplimientode la obligación 3, lo cual afecta el total a reintegrar. La obligación 5 esta cumplida.

Criterios :* Acta de liquidación No. 71 del 27 de abril de 2017, la cual establece obligaciones post contractuales* PDI760- V/7A -Punto 3 literal- Documentos Financieros -Liquidación de convenios y contratos...

OBSERVACION No. 2. VENCIMIENTO DEL PLAZO DE LIQUIDACIÓN PARA 9 CONVENIOS

El grupo auditor encontró 9 Convenios con vencimiento del plazo legal para liquidación bilateral y unilateral: 197038,193048, 194048, 194002, 213010, 213028, 200834, 215030 y 215093.

Criterios :* Ley 1150 de 2007 Art. 11 que modificó el Art.11 de la Ley 80: "ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LALIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. (...)* Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Actade liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de lostipos de liquidación y cierre, Literal b y f.* Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32

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CÓDIGO: FAU033

VERSIÓN: 03

VIGENCIA: 2019-12-12

Fecha (dd/mm/aa): 13/05/20

Objeto de auditoría:

Registro y análisis de observaciones:

Posibles Causa(s) Riesgo(s) asociado(s):Ocurrencia, repetición y/o frecuencia

(calcular porcentaje)Efectos

(calcular o definir cualitativamente)

En cumplimiento del objetivo de

auditoría (número)

Afecta el objetivo estratégico (Describirlo si aplica)

Responsable(s)- causas/ riesgos/ cumplimiento

objetivo estratégicoFecha de registro Prueba o evidencia

Subgerencia de Operaciones,Subgerencia de Desarrollo de Proyectos ,Subgerencia Financiera,Subgerencia Administrativa y Oficina Asesora Jurídica

Estado de liquidación de Convenios y/o Contratos Interadministrativos de vigencias anteriores

Descripción inicial de la observación

Dependencia(s):

Proceso(s): Gestión Administrativa - Gestión Financiera -Gestión Jurídica -Gestión de Proveedores - Gerencia de Proyectos

OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

AUDITORIA INTERNA

1.Falta seguimiento a los tramites radicados enel Grupo de Gestión PostContractual(anteriormente -Liquidaciones ycontroversias)

2. Falta de seguimiento a las solcitudesradicadas en gestión post contractual por partedel supervisor del contrato y/o convenio.

RGPRO18: Incumplimiento de los términos parala liquidación de contratos y convenios

0.5%(1 Contrato de 176 solicitudes

redicadas)

1. Perdida de competencia para la liquidación bilateral.2.Posibles demandas 3.Posible incidencia disciplinaria por incumplimiento de las funciones de los grupos de trabajo de la entidad,

4

3. Transparencia: Ejecutar nuestra función pública con transparencia, garantizando el cumplimiento de metas y la satisfacción de clientes y ciudadania en general.

Gerente Grupo post Contractual 13/03/2020

1. Correo recibido ACI 13/03/2020 con lacertificacion

2. Memorando solicitud de liquidación 20134400396203

3.Correos electrónicos enviados ACI 5-11-12 y 13 de marzo de 2020.

1. Falta de gestión del Supervisor y Gerente de convenio para trámitar la liberación de saldos sin ejecución para la liquidación.2. Deficiencias en el seguimiento por parte de los supervisores o gerentes de convenio al cumplimiento de las obligaciones post-contractuales de orden financiero3. Insuficiente gestión para el reintegro a los clientes de los valores no comprometidos.

RIESGO EMERGENTE:Impacto legal yfinanciero derivado de contratos y convenios consaldos pendientes por liberar que superan tres omás vigencias, por causa de falta de gestión delSupervisor y Gerente de convenio en el tramitede liquidación o constancias de archivo paraliberación de saldos que permitan el cierrefinanciero y el reintegro a los clientes de losvalores no comprometidos.

91%(40 Convenios de 44)

1.Afectación de la imagen con los clientes y posibles reclamaciones.2.Incumplimiento de obligaciones de los Gerentes de Convenios con posible efecto disciplinario.3.Mayores costos a la entidad por posible solicitud de actualización de los recursos

3 1.Desempeño y Gestion Institucional

Gerente de unidad del grupo; Gerente del convenio y /o supervisor Gestión post

contractual.

23/04/2020

1. 45 Informes de saldos contables de convenios y contratos interadministrativoscon corte a 29/02/2020

2. 45 Estado de ejecución presupuestal de convenios y contratos interadministrativos con corte a 29/02/2020

3, Balances financieros con corte 29/02/2019

Auditores - Asesoría de Control Interno:

Asesor de Control Interno:

Claudia Marcela Ospina Gómez – Contrato 2020099Martha Graciela Suárez - Gerente - Asesoría de Control Interno

Aprobó:Mireya López Ch.

Elaboró:

OBSERVACION No. 7. CONVENIOS CON SALDOS QUE AFECTAN EL TRÁMITE DE LIQUIDACIÒN

De los 44 convenios auditados, en 9 casos (20%) se venció el plazo legal para liquidar y cuentan con saldos por ejecutar por valor de $25.558 millones, en 2 casos (4.5%) ya liquidados (194002 y 197013) hay saldos por depurar por valor de $458 millones, en 30 casos (67%), que aún están en plazo de liquidación quedan recursos sin ejecutar por $99.115 millones y tres convenios (6.5%) con saldo cero (213044- 215037) o con saldo pendiente menor o igual a un peso (215037) están sin liquidar. Esta información se registra con corte a 29 de febrero de 2020.En síntesis, el 91% de los convenios presenta saldos sin ejecutar, sin comprometer y/o sin liberar que afectan el trámite de liquidación y cierre financiero, por un valor total de $124.674 millones.

Criterios:* Manual de contratación MDI720/V10 Art. 29 Literal a y Art. 32* Procedimiento interno- Cierre y Liquidación de Convenios y Contratos - PDI760/V.9.- Numeral 4 Definiciones -Acta de liquidación bilateral (derecho público y privado) / No 5 Condiciones General/ Subnumeral 5.1 Aplicación de los tipos de liquidación y cierre, Literal b y f.

OBSERVACIÓN No. 6. ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 2091838 SOLICITADA Y NO ELABORADA.

Las auditoras de la ACI encontraron que la solicitud de liquidación del contrato 2091838 fue radicada20134400396203 en el grupo de gestión post contractual el 27/12/2013 y a 13/03/2020 (6 años y 3 meses después),no se ha realizado el Acta de liquidación.

Criterios:* Resolución 276 de 20/12/2019, numeral 4,4-Funciones de los grupos de trabajo- subnumeral 1. "Proyectar Actasde liquidación y/o constancias de Archivo demás documentos propios de la actividad post contractual, de acuerdocon su competencia, de conformidad con el Manual de Contratación; así como en el esquema de delegacionesvigente en la entidad”. * Resolución 241 de 2018.Gestión Post Contractual. Subnumeral 4. Proyectar y suscribir Actas de liquidación,constancias de archivo, y/o demás documentos de la(...)* Resolución 411 de 2017: Numeral 5.3. Área de Legalizaciones, Certificaciones y Liquidaciones. Subnumeral 6Proyectar y Suscribir Actas de liquidación, constancias de archivo y/o demás documentos propios de la actividadpostcontractual, de acuerdo con su competencia conforme a lo establecido en el manual de contratación...* Resolución 373 de 2015: Numeral 5. Proyectar el Acta de liquidación de contratación derivada para la firma delordenador del gasto"* Resolución 111 de 2013: Numeral 5.4- Subnumeral 1: "Proyectar el Acta de liquidación de conformidad con lasolicitud, la ficha de liquidación elaborada por el supervisor o interventor del contrato y demás documentos Anexos".

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