PMO - Oficina de Gestin de Proyectos

2014, Marzo

Nro. PMO-001/2014

PMPs PMOs

Artculo de: Liderdeproyecto.com

Resumen

Cuntas veces no hemos escuchado lo importante que es implementar las mejores prcticas en administracin de proyectos dentro de las organizaciones y que stas mejores prcticas van a permitirnos desempear la ejecucin de nuestros proyectos de una manera ms eficiente; pero, sabemos por qu y cmo lograrlo?

PMPs PMOs

Durante los ltimos aos hemos visto un fenmeno muy peculiar dentro de las

organizaciones acerca de la administracin de proyectos y es la urgencia de las

mismas de contar con el mayor nmero posible de PMPs si bajo el entendimiento

de que contar con recursos certificados nos va a permitir desempear de mejor

manera nuestros proyectos; pero qu hacen las organizaciones para explotar los

conocimientos y experiencia de los PMPs, y as facilitarles su trabajo?

Por lo anterior, la pregunta que nos debemos hacer en la bsqueda de mejorar

nuestro desempeo organizacional en administracin de proyectos es si queremos

como organizacin contar con PMPs o con una PMO.

Lo primero es entender los beneficios que nos trae como organizacin contar con una

PMO y contar con PMPs.

Claro que en cincuenta aos ha habido avances en tcnicas y mtodos para mejorar

la planificacin y control, como la simulacin de Montecarlo o el mtodo EVMS.

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El objetivo de la PMO de manera general es establecer la metodologa, procesos,

lineamientos y herramientas a utilizar dentro de la organizacin para administrar los

proyectos que debamos desarrollar; as como consolidar y monitorear los resultados

el portafolio de proyectos organizacional alineado a la estrategia para responder a 4

sencillas preguntas:

1. Qu proyectos debemos perseguir? 2. Qu proyectos debemos empezar? 3. Qu proyectos debemos continuar? 4. Qu proyectos debemos desechar?

Si contamos con una PMO slida para el aspecto operativo de la administracin de

proyectos, fcilmente los PMPs podrn explotar sus conocimientos y experiencia

debido a que van a contar con el soporte y la infraestructura provista por la PMO;

entidad que previamente debi haber identificado las mejores prcticas y habilidades

necesarias que la organizacin requiere para administrar de manera ms eficiente y

efectiva sus proyectos.

Es importante recalcar que bajo un esquema de PMO organizacional, no debera ser

obligatorio que todos los administradores de proyectos sean PMPs; nicamente el

equipo de la PMO.

La razn de esto es porque el equipo de la PMO deber conocer a detalle las

mejores prcticas y habilidades en administracin de proyectos a nivel terico y

contrastarlas con las necesidades operativas de proyectos de la organizacin para

as definir una metodologa de administracin de proyectos propia.

Los administradores de proyectos nicamente aplicarn la metodologa en

administracin de proyectos definida por la PMO y aportarn su experiencia y

habilidades gerenciales para la administracin de proyectos.

Lo que NO debera ser es contar con PMPs sin que la organizacin cuente con una

PMO, ya que generaramos en los PMPs un sentimiento de frustracin al no contar

con la infraestructura organizacional requerida para desempear su rol de

administrador de proyectos.

Si decidimos implementar una PMO debemos tomar en cuenta los siguientes puntos:

Estructura orgnica bajo la cual se desarrollan las operaciones y proyectos de la

organizacin (funcional, matricial, compuesta, orientada a proyectos, etc.)

Gobernabilidad organizacional.

Nivel de madurez organizacional en administracin de proyectos.

Tipo de Oficina de Administracin de Proyectos que requiera la organizacin; por

ejemplo, Oficina de Administracin Proyectos Operativa o Tctica, Oficina de

Administracin de Proyectos Estratgica, Oficina de Administracin de Proyectos por

unidad de negocio o institucional, etc.

Integracin de la Oficina de Administracin de Proyectos con la definicin de la

estrategia organizacional (mapas estratgicos, definicin de iniciativas, indicadores

clave de desempeo, etc.).

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Infraestructura tecnolgica que soportar los procesos administrativos de la

Oficina de Administracin de Proyectos.

Estrategia de administracin del cambio para la adopcin de nuevos procesos y la

metodologa en administracin de proyectos.

Perfil del administrador de proyectos que requiere la organizacin.

Plan de entrenamiento al equipo de la Oficina de Administracin de Proyectos y a

los administradores de proyectos y miembros de los equipos de los proyectos.

PMPs o PMO? Contar con ambos aspectos dentro de la organizacin es muy

valioso si lo que buscamos es mejorar nuestro desempeo en la manera en que

administramos proyectos.

Es importante hacer notar que para ser competitivo en el ambiente de proyectos

hoy en da es indispensable contar con tres aspectos:

1. Infraestructura Tecnolgica.

2. Infraestructura Metodolgica (PMO).

3. Gente.

De manera ideal deberamos contar con los tres aspectos para obtener resultados

positivos a mediano o largo plazo en nuestro desempeo administrado proyectos;

por un lado, la infraestructura organizacional; por otro, el conocimiento y

experiencia de los PMPs para realmente explotar tanto los conocimientos como la

integracin de las mejores prcticas y habilidades en administracin de proyectos

dentro de la organizacin; y finalmente la tecnologa que nos permitir automatizar

los procesos a seguir en la administracin de proyectos y que nos permitir trabajar

en un ambiente colaborativo (tecnolgicamente hablando).