20080417 Presentatie Ocmw Gent
-
Upload
vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw -
Category
Education
-
view
1.948 -
download
2
description
Transcript of 20080417 Presentatie Ocmw Gent
![Page 1: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/1.jpg)
De k
eu
ze v
oor
Du
lle
Gri
et
en
DH
A
![Page 2: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/2.jpg)
Archief 212 april 2023
Inhoud
• Omzwervingen van het Archief
• Dulle Griet
• Databank Hedendaags Archief
• Wat hebben we geleerd?
![Page 3: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/3.jpg)
Archief 312 april 2023
Omzwervingen
• 1987: voorbereiding nieuw administratief complex mét archiefkelder
• 1988: noodontruiming
• 1993: gedeeltelijke verhuis naar nieuwe kelder
• 2001: verbouwingen Campus Prins Filip
![Page 4: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/4.jpg)
Archief 412 april 2023
Omzwervingen
![Page 5: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/5.jpg)
Archief 512 april 2023
Dulle Griet
• 2001: nieuwe archiefverantwoordelijke
• Nieuwe aanpak archiefwerking
Prioriteiten:• Ontsluiten historisch archief• Valoriseren historisch archief• Bekendheid verhogen
![Page 6: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/6.jpg)
Archief 612 april 2023
Dulle Griet
Dus: zoeken naar een systeem om te inventariseren en via het net toegankelijk te maken
Later ook nodig:• Bezoekersregistratie• Bibliotheek• Bruikleenadministratie• Restauratiegegevens bijhouden• Overdrachtslijsten opmaken• …
![Page 7: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/7.jpg)
Archief 712 april 2023
Dulle Griet
Keuze viel snel op Dulle Griet, want:
• Goede contacten met Stadsarchief
• Degelijk systeem, weliswaar niet volgens de laatste standaarden
• Heeft zijn nut bewezen
![Page 8: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/8.jpg)
Archief 812 april 2023
Dulle Griet
2001 / 2002: Dulle Griet wordt aangekocht
Bedoeling: langzaam aanvullen zodat alle functionaliteiten optimaal benut werden
Het is echter niet gelopen zoals men gehoopt had
![Page 9: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/9.jpg)
Archief 912 april 2023
Dulle Griet
Hoe is het zover kunnen komen?
• Geen handleiding / opleiding
• Filemaker: licentie aangekocht, draaide maar op één PC
• Slechte implementatie
• Slechte beschrijvingen
• Beperkte ondersteuning vanwege ICT-dienst en later Digipolis
![Page 10: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/10.jpg)
Archief 1012 april 2023
Na Dulle Griet…
Evaluatie
• Probleem = ondersteuning
• Te ingewikkeld voor opmaak overdrachtslijsten door de diensten
• Besluit: programma in eigen beheer opmaken
![Page 11: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/11.jpg)
Archief 1112 april 2023
DHA - denkoefening
Eenvoudig concept• aparte beschrijving van de
archiefbestanddelen• “klasseren” in virtuele
archiefdozen• koppelen plaatskenmerk aan de
dozen• bijhouden van de vernietigde
stukken
![Page 12: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/12.jpg)
Archief 1212 april 2023
DHA - Denkoefening
Dossier
Dossier
Dossier
Doos
1
2
3
1 Dossier
Dossier
Doos
4
5
2
Overdracht
![Page 13: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/13.jpg)
Archief 1312 april 2023
DHA - stukniveau
• Nummer (automatisch toegekend, fysiek aan te brengen op de omslagen)
• Beschrijving
• Datering (begin- en eindjaar)
• Bewaartermijn
• Redactionele vorm (beperkte lijst)
• Uiterlijke vorm (beperkte lijst)
![Page 14: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/14.jpg)
Archief 1412 april 2023
Stukken
![Page 15: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/15.jpg)
Archief 1512 april 2023
Dozen
• Doosnummer (automatisch toegekend)
• Overkoepelende bewaartermijn
• Inhoud
• Plaatskenmerk
![Page 16: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/16.jpg)
Archief 1612 april 2023
Dozen
![Page 17: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/17.jpg)
Archief 1712 april 2023
DHA - Implementatie
• 2004-2005: opmaak programma (SQL en Access)
• Augustus – oktober 2005: testfase
• november 2005: eerste opleidingen voor de gebruikers
• November - december 2005: laatste kinderziektes eruit
• Maart 2006: eerste overdracht
![Page 18: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/18.jpg)
Archief 1812 april 2023
Voordelen
• Eenvoudig gehouden
• Lage kost voor ontwikkeling
• Makkelijk extra functies aan toe te voegen
• Weinig opleiding nodig (Access is gekend)
![Page 19: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/19.jpg)
Archief 1912 april 2023
Nadelen
• Niet conform laatste standaarden
• Volgt principes archivistiek op sommige vlakken niet
• Te snel geïmplementeerd (het had beter gekund)
![Page 20: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/20.jpg)
Archief 2012 april 2023
DHA - Toekomst
• Conversie naar Access 2003 zal vermoedelijk wat problemen opleveren
• Enkele wijzigingen staan op stapel
• Nieuw systeem voor beheer interne bruikleen wordt opgemaakt
• Alles is nog mogelijk
![Page 21: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/21.jpg)
Archief 2112 april 2023
Wat hebben we geleerd?
• Programma kopen ofwel zelf ontwikkelen heeft voor- en nadelen
• Ideaal systeem bestaat niet
• Beslis niet te snel
• Houdt de eigen situatie voor ogen
• Houdt rekening met conversies en migraties naar een ander (nieuw) systeem
![Page 22: 20080417 Presentatie Ocmw Gent](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062319/5565a451d8b42a0a768b519b/html5/thumbnails/22.jpg)
Archief 2212 april 2023
Info
OCMW Gent Archief Neermeerskaai 1b9000 GENT
Tel. 09 266 94 02Fax 09 266 93 57