12 ek-004 kali̇te yöneti̇m si̇stemi̇

KALİTE EL KİTABI Doküman No: 12-EK-04

Yayın Tarihi: 22.10.2009

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ Revizyon No/Tarihi: 1 / 07.01.2014

ASPB Sayfa No: 1/4

HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN

4 Kalite Yönetim Sistemi

4.1 Genel Şartlar

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, TS EN ISO 9001:2008 Standard’ın şartlarına uygun bir

Kalite Yönetim Sistemi’ni oluşturmuş, dokümante etmiş, uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta ve

etkinliğini sürekli iyileştirmek için çalışmalar yürütmektedir.

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü oluşturduğu, uyguladığı yönetim sistemi ile,

- Kalite Yönetim Sistemi’nin gerektirdiği süreçleri ve bu süreçlerin Aile ve Sosyal Politikalar İl

Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşlarındaki tüm hizmet uygulamalarının sırasını ve etkileşimini

belirlemiştir,

- Bu süreçlerin etkin olarak uygulanması ve kontrolünü güvence altına almak için gereken kriter ve

metotları belirlemiştir,

- Bu süreçlerin uygulanmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin

varlığını güvence altına almıştır,

- Bu süreçleri izlemekte, ölçmekte (uygulanabilir olduğunda) ve analiz etmektedir,

- Planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bu süreçleri sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri

gerçekleştirmektedir.

Tüm süreçler Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşları tarafından Standard’ın

şartlarına uygun olarak yönetilmektedir.

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, sunduğu sosyal hizmetlerin şartlara uygunluğunu

etkileyecek herhangi bir süreci dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiğinde, bu tür süreçlerin üzerindeki

kontrolünü de güvence altına almaktadır. Bu süreçlere uygulanacak kontrolün tipi ve kapsamı Kalite

Yönetim Sistemi içinde tanımlanmaktadır.

Bkz.

Kalite El Kitabı

12-EK-(Ek-05) Süreçler ve Etkileşimleri Tablosu)

12-EK-(Ek-04) Prosedür ve Süreç Listesi

ASPB-PR-16 Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Prosedürü




ASPB Sayfa No: 1/4


4.2 Dokümantasyon Şartları

4.2.1 Genel

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; Kalite Politikası,

kalite hedeflerini, kalite el kitabını, ilgili ISO Standartlarının “dokümante edilmiş prosedür”

biçiminde zorunlu kıldığı prosedürleri ve kayıtları, süreçlerin etkin olarak planlanması, yürütülmesi

ve kontrolünü sağlayacak ve Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından ihtiyaç duyulan tüm

dokümanları ve standartların gerektirdiği kayıtları kapsar.

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sistemi’nde yer alan doküman türleri ve

tanımları;

Prosedür : Belirli bir faaliyet ve operasyon dizisinin yürütülme yöntemini anlatan sistem

dokümanıdır. Prosedürler genellikle, faaliyetler arası ilişkileri kapsar. Prosedür bir işle ilgili olarak

5N-1K; Ne, Nerede, Nasıl, Ne Zaman, Neden ve Kim gerçekleştirecek sorularına cevap verir. İl

Kalite Yönetim Sisteminde Prosedür Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı tarafından oluşturulur ve

yayınlanır.

Süreç Akış Şemaları : Prosedürlerde belirtilen faaliyetlerin, iş akışı şeklinde ayrıntılı olarak nasıl

uygulanacağını kabul görmüş semboller kullanılarak anlatan dokümanlardır.

Talimat : Prosedürlerde belirtilen faaliyetlerin, ayrıntılı olarak nasıl uygulanacağını anlatan

dokümanlardır.

Form : Prosedür, talimatlar veya süreçleri destekleyen kayıtların tutulduğu alt seviyedeki doküman

tipidir.

Plan : Belirli bir ürün veya hizmetin, proje veya sözleşmeyle ilgili özel kalite uygulamalarını,

kaynakları ve faaliyetlerin bilgisini, sırasını ve sorumlularını veren dokümanlardır.

Şartname : Satınalmalar ile ilgili teknik ve idari şartları beyan eden dokümanlardır.

Dış Kaynaklı Doküman : Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü dışında hazırlanıp yayınlanan ve

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü içinde kullanılması gereken, kullanıcı tarafından revize

edilmeyen dokümanlardır (yasa, mevzuat, standart, teknik resimler, makina ve ekipman kullanım

kılavuz veya kitapçıkları vb).

Veri : Bir iş sürecinde veya süreçte elde edilen sınıflandırılmış ve yorumlanarak yönetirken karar

verebilecek hale dönüştürülmüş değerlerdir.

Kayıt : Gerçekleştirilen faaliyetlerin delilini sağlayan veya elde edilen sonuçları beyan eden anlamlı

bilgi ve rakamlardır.




ASPB Sayfa No: 1/4


Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon türleri aşağıdaki

şekildedir:

■ Kalite El Kitabı

■ Prosedürler

■ Görev Tanımları

■ Süreçler

■ Talimatlar

■ Formlar

■ Destek Dokümanlar

■ Kalite Planları

Bkz:

ASPB-PR-09 İl Doküman Hazırlama ve Kontrolu Prosedürü

4.2.2 Kalite El Kitabı

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, standartların gereklerini karşılamak ve Kalite Yönetim

Sistemini tanımlamak için bu Kalite El Kitabını oluşturmuş ve sürekliliğini sağlamaktadır.

Kalite El Kitabı,

Kalite Yönetim Sistemi kapsamı ile hariç tutma ayrıntı ve gerekçelerini,

Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan dokümante edilmiş prosedürler veya bunlara atıfları,

Kalite Yönetim Sistemi süreçleri arasındaki ilişki, bağlantı ve etkileşimlerini açıklamaktadır.

4.2.3 Dokümanların Kontrolü

Kalite Yönetim Sistemi açısından gerekli görülen dokümanlar kontrol altında bulundurulmaktadır.

Dokümanların kontrolüne ait yöntem ve sorumlulukları gösteren bir prosedür oluşturulmuş ve

sürdürülmektedir. Bu prosedür aşağıdaki konuları kapsamaktadır.

■ Yayınlanmadan önce Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından sisteme uygunluğu kontrol edilir

ve ilgili kişiler tarafından tam ve yeterlilik açısından imzalanarak onaylanır.

■ Dokümanlar, her yıl Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı öncesinde Hazırlayan

tarafından, Üç yıl boyunca revizyona uğramayan dokümanlar Kalite Yönetim Temsilcisi ve

diğer ilgili kişiler tarafından Belge Yenileme Denetlemesi öncesinde değişen şartlara göre

güncelliği ve yeterliliği açısından gözden geçirilir ve gerektiğinde revize edilir.

■ Doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun tanımlanması sağlanmıştır,

■ Yürürlükteki dokümanların uygun baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir

olmasının sağlanması ve güvence altına alınmış olması sağlanmıştır.

■ Dokümanların okunabilir kalması ve kolaylıkla ayırtedilebilir olması sağlanmıştır.

■ Dış kaynaklı dokümanların tanımlanmış olması ve bunların dağıtımının kontrol altında

olması sağlanmıştır.




ASPB Sayfa No: 1/4


■ Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir

amaçla saklanmaları durumunda, uygun bir tanımlama belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

Kalite El Kitabı’nın revizyonu “Doküman No” grubu bazında yapılır. El Kitabında, 12-EK-(Ek-01)

nolu İçindekiler, Revizyon, Dağıtım Tablosu dokümanında revizyon tarihi, revizyon no ve çıktısı

alınarak Kontrollu Kopya olarak dağıtımı yapılacak dağıtım listesinden oluşan tablo üzerine işlenerek

takip edilir. Çıktısı alınarak Kontrolu Olarak teslim edilen Kalite El Kitabı’nı hazırlamaktan, kontrol

etmekten, yayınlamaktan, onaylatmaktan ve revizyonunu takipten Kalite Yönetim Temsilcisi

sorumludur. Kalite El Kitabı’nı onaylamaktan İl Müdürü sorumludur.

Bkz:

ASPB-PR-09 İl Doküman Hazırlama ve Kontrolu Prosedürü

4.2.4 Kayıtların Kontrolü

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü’nde kayıtlar, Kalite Yönetim Sistemi’nin şartlara

uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulmuş, muhafaza edilmekte ve

kontrol altında tutulmaktadır.

Kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, ulaşılabilir olması, elde tutulması ve elden

çıkarılması amacı ile yöntem ve sorumlulukların belirlendiği dokümante edilmiş prosedür

oluşturulmuştur.

Kayıtlar kalıcı bir okunabilirliğe sahip, kolaylıkla ayırt edilebilir ve ulaşılabilir bir şekildedir.

Bkz :

ASPB-PR-10 İl Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü

12 ek-004 kali̇te yöneti̇m si̇stemi̇

Documents

Transcript of 12 ek-004 kali̇te yöneti̇m si̇stemi̇