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TALLER DE ADQUISICIONES

CHILE – Noviembre 2008

ProyectoINNOVACIÓN PARA LA COMPETITIVIDAD

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Contenido:Contenido:

I – Consideraciones GeneralesI – Consideraciones Generales

II- Planeamiento de las AdquisicionesII- Planeamiento de las Adquisiciones

III- Servicios de ConsultoríaIII- Servicios de Consultoría

IV- Adquisición de Bienes y ServiciosIV- Adquisición de Bienes y Servicios

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Parte IParte I

CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES GENERALESGENERALES

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El Convenio Constitutivo del Banco Mundial requiere que:

• El Banco preste dinero solo para fines específicos.

• El Prestatario use los fondos del préstamo únicamente para los fines acordados.

• En la utilización de los fondos del préstamo se de atención adecuada a la economía y eficiencia.

• Las adquisiciones se realicen mediante procedimientos que promuevan el comercio internacional competitivo.

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En la Sección III del Anexo 2

se establecen los procedimientos que los Prestatarios deben seguir en materia de Adquisición de Bienes y Contratación de Obras y Servicios de naturaleza no

intelectual (en adelante “Adquisiciones”) y Contratación de Servicios de Consultoría.

Convenio de PréstamoProcedimientos

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Adquisiciones: Mayo 2004, revisión Octubre 2006

Consultores: Mayo 2004 revisión Octubre 2006

Edición aplicable de las Normas

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Responsabilidades y Relaciones en los Procesos de Adquisición y Contratación

BANCO MUNDIAL

• Convenio de Préstamo• Normas de Adquisiciones• Normas de Consultores

PRESTATARIO• Documentos de Licitación o

de Invitación• Contrato de Suministro de

Bienes y servicios (de no consultoría)

• Contrato de Consultoría• Contrato de Obras

PROVEEDOR

CONTRATISTA

COMSULTOR

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(A) Legales- Ley del país prohíbe relaciones comerciales- Prohibición de las Naciones Unidas

(B) Firmas que intervienen en la preparación de un proyectoNo pueden obtener contratos de obras o bienes durante su ejecución

(C) Empresas gubernamentales a no ser que:- Sean legal y económicamente autónomas- Operen bajo legislación comercial

(D) firmas declaradas inelegibles por el Banco por fraude o corrupción

Normas – Principios generaleselegibilidad - excepciones

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Anuncios, avisos, publicaciones

• Anuncio General de Adquisiciones (AGA)

• Anuncios Específicos:

- de licitaciones, y- de Pedidos de expresiones de interés

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Examen por el Banco de las decisiones en materia de

contrataciones

• En el Plan de adquisiciones se establecerán los contratos sujetos a revisión previa. (Convenio de Préstamo “Sección 3. D”)

Revisión Previa

Revisión Posterior

• Contratos restantes.

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Contrataciones Viciadas

• Contratación no esta conforme con el Convenio de préstamo.

• Procedimientos diferentes a los especificados en Convenio de Préstamo

• Adjudicación después de no objeción del Banco basada en información incompleta, imprecisa o tendenciosa.

Causas:

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Consecuencias:

• El Banco no financia el contrato.

• Es la política del Banco cancelar del préstamo una suma igual a la parte del monto del contrato viciado que habría podido financiar.

• El Banco puede aplicar otras medidas especificadas en Convenio de Préstamo.

Contrataciones Viciadas

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Parte IIParte II

PLAN DEPLAN DE ADQUISICIONES ADQUISICIONES

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• La exitosa ejecución del proyecto y desembolsos del préstamo dependen de una eficiente y oportuna contratación de obras, bienes y servicios

• Las adquisiciones son planificadas a través del plan de adquisiciones, ajustado al plan de ejecución del proyecto

• Desde sep 2006 en algunos países los planes de adquisiciones se gestionan a través del sistema “SEPA”.

Planeamiento de las Adquisiciones

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Sistema de Información de Adquisiciones

Debe contener:

• PLAN DE ADQUISICIONES• LISTA DE CONTRATOS

En el Plan de Adquisiciones se establecen, paracada contrato:

• El método de adquisición / selección• Los requerimientos de revisión previa por el Banco• Los costos estimados / reales• Las fechas estimadas / reales de los procesos

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Plan de Adquisiciones

• El plan puede ser actualizado cada vez que sea necesario, pero como mínimo anualmente, cubriendo siempre los siguientes 18 meses de la implementación del proyecto.

• Los mecanismos de actualización deben precisarse en el Manual Operativo.

• El uso de los métodos definidos en el plan es obligatorio y su incumplimiento está sujeto a declaración de contratación viciada.

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Archivos

• El Banco requiere a los Prestatarios que mantengan adecuados sistemas de archivo con el objeto de realizar revisiones ex-post y auditorías.

• Los archivos deben contener documentos originales, ordenados cronológicamente, en un lugar seguro y exclusivo de acceso restringido.

• El archivo debe tener un responsable y se debe llevar un registro de expedientes.

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Parte IIIParte III

SERVICIOS SERVICIOS DE CONSULTORIADE CONSULTORIA

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Las Normas se aplican a servicios de consultoría de tipo intelectual o de asesoría.

NO CUALQUIER SERVICIO ES UNA CONSULTORIA

- Si el servicio no es de naturaleza intelectual, NO aplican las Normas de Consultoría.

- Tampoco aplican para servicios en que predominan aspectos físicos: obras, bienes, etc.

IntroducciónAplicabilidad de las normas:

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Política:Las opiniones y recomendaciones de los consultores deben:

• ser profesionales

• ser imparciales

• responder a los intereses del contratante

• eliminar toda consideración a futuros trabajos

• evitar conflictos con:

- otros trabajos

- intereses corporativos

IntroducciónConflicto de interés

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No debe contratarse consultores:

• Que tengan conflicto de interés con trabajos internos o trabajos para terceros

• Que no puedan poner los intereses del contratante en primer lugar

• No pueden participar: agencias del prestatario o sub-prestatario ni sus empleados

Introducción(continuación)

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Selección basada en calidad y costo (SBCC)(es el método preferido)

Otros métodos de selección pueden aplicarse cuando:

• La SBCC no es apropiada• Está especificado en el Convenio de Préstamo, o • Ha sido acordado con el Banco y se incluyó en el

plan de adquisiciones, aprobado por el Banco.

IntroducciónProcedimientos de selección

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•Preparación de términos de referencia

•Preparación de estimación de costo y presupuesto

•Publicación de pedido de expresiones de interés

• (RP) Preparación de lista corta de firmas (contratos < US$ 500 mil pueden estar integradas sólo con firmas nacionales)

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC) - Etapas

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Expresiones de Interés y Lista Corta

• Etapa no competitiva • Importancia

• Publicación (esfuerzos adicionales)

• Consultas, respuestas y solicitud de información adicional (antes de recibir la expresiones de interés)

• Evaluación • Criterios de evaluación• Nacionalidad• Consorcios• Estatus jurídico

Cambio de

método

formulario

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• (RP) Preparar y emitir el pedido de propuestas

•(RP) Evaluación de las propuestas tecnicas

•Evaluación de las propuestas financieras

•Evaluación conjunta calidad y precio (se envía al Banco para su información)

•Negociación del contrato con la firma seleccionada

• (RP) Adjudicación del contrato

•También requieren RP las asociaciones entre consultores en la lista corta, las modificaciones al PP, rechazo de todas las propuestas, borrador de contrato negociado, enmiendas sustanciales al contrato.

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC) - Etapas

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•Sección 1: carta de invitación

•Sección 2: información para los consultores, hojas de datos, apéndice. negociaciones financieras.

•Sección 3: propuesta técnica - formularios estándar

•Sección 4: propuesta financiera - formularios estándar

•Sección 5: términos de referencia

•Sección 6: formularios de contrato estándar

Pedido de Propuestas EstándarContenido

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•ANEXO I SERVICIO DE CONSULTORIA: SERVICIOS COMPLEJOS EN BASE AL TIEMPO TRABAJADO

•ANEXO II SERVICIOS DE CONSULTORIA: REMUNERACION MEDIANTE PAGO DE UNA SUMA GLOBAL

•ANEXO III TRABAJOS MENORES POR TIEMPO

•ANEXO IV TRABAJOS MENORES MEDIANTE PAGO DE UNA SUMA GLOBAL

Pedido de Propuestas EstándarTipos de Contrato

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1. Selección Basada en la Calidad (SBC)

2. Selección cuando el Presupuesto es Fijo (SBPF)

3. Selección Basada en el Menor Costo (SBMC)

4. Selección Basada en las Calificaciones de los consultores (SCC)

5. Contratación Directa (SSF)

Otros métodos de selección

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Es apropiada cuando el trabajo:

•Es complejo (estudios de sector, desarrollo institucional, funciones de administración, plantas industriales complejas)

•Tiene consecuencias posteriores importantes y es esencial obtener la mejor capacidad y experiencia técnicas (factibilidad y diseño de grandes presas, puentes, o puertos, estudios nacionales de políticas.

•No pueden definirse con suficiente precision, o puede realizarse de maneras sustancialmente diferentes.

Selección Basada en al Calidad

(SBC)

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Es apropiada para:

• Cuando el trabajo es sencillo y se puede definir con

precisión.

•Los TDR se deben preparar con especial cuidado para

garantizar que el presupuesto sea suficiente.

• El Consultor que haya presentado la propuesta técnica mejor

clasificada de todas debe ser seleccionado e invitado a negociar

un contrato.

Selección cuando el Presupuesto es Fijo (SBPF)

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Es apropiada para:

• Trabajos estándar de tipo rutinario (p.ej.: auditorías,

encuestas, etc.)

• Normas y practicas establecidas

• Monto del contrato es pequeño (menor de us$200,000)

Selección Basada en el Menor Costo(SBMC)

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Aplicación:

•Contrato muy pequeños (menor de US$100,000)

•No se justifica preparar y evaluar propuestas

Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores

(SCC)

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Inconvenientes

•No permite obtener los beneficios que produce la competencia

•Falta de transparencia

•Se presta para practicas inaceptables

Contratación Directa (SSF)

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Aplicación•Sólo en casos excepcionales

•Cuando hay ventajas claras en relación con procedimiento competitivo

•Continuación de trabajos en ejecución

•Selección rápida es esencial (emergencias)

•cuando solo una firma tiene las calificaciones, o posee excepcional experiencia para realizar el trabajo

Contratación Directa (SSF)

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Contratación de consultores individuales

Es justificable cuando:

•No se requiere trabajo en equipo (excepción: UEP)

•No se requiere apoyo profesional (oficina matriz)

•La interacción personal es fundamental

No se recomienda:

•Contratar gran numero de consultores individuales debido a dificultades y costo de coordinar los trabajos

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Procedimiento de selección

•calificaciones personales (comparación de 3 CV)

•pueden pedirse expresiones de interés

•referencias y contactos directos

Factores de evaluación

•antecedentes académicos

•experiencia

•conocimiento local, idioma

Considerar duración total de los servicios para definir necesidad de revisión previa

Contratación de consultores individuales

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Por suma global(formulario estándar contrato, junio de 1995)

•se usa cuando se conoce con certeza

contenido y duración de los servicios

lo que se espera de los consultores

Contratos de ConsultoríaTipos de contratos de consultoría y

disposiciones contractuales importantes

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• principales ventajas

•los pagos vinculados a los productos o resultados

•no se requiere justificación de recursos usados ni gastos efectuados para efectos del pago

•supervisión es simple

•ejemplos de aplicación

•estudios simples de planificación, medio ambiente, diseño detallado de estructuras estandarizadas, etc.

Contratos de ConsultoríaContinuación, por suma global

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Por tiempo trabajado

Se usa cuando es difícil definir•contenido y duración de los servicios

•actividades de los consultores

•actividades de terceros

•diversas opciones de insumos y actividades

ejemplos de aplicación•estudios de planificación y de factibilidad, ingeniería de detalle y supervisión, asistencia técnica

Contratos de Consultoría

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Parte IVParte IV

Adquisición de Bienes y Servicios Adquisición de Bienes y Servicios de naturaleza no intelectual de naturaleza no intelectual

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Licitación Publica Internacional (LPI)Principios

• Adecuada y oportuna notificación y publicidad

• Igualdad de acceso para interesados elegibles - plazo razonable para preparar y presentar las ofertas

- condiciones contractuales equitativas

• Igualdad de tratamiento de los licitantes - criterios de evaluación explícitos

- especificaciones y requerimientos no discriminatorios

• No riesgo cambiario para contratistas y proveedores

• Adjudicación del contrato al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la más baja

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Licitación PúblicaEtapas

• (RP) Notificación y Publicidad

• (RP) Preparación y emisión de los documentos de precalificación

• (RP) Precalificación

• (RP) Preparación y emisión de los documentos de licitación

(RP) : REVISION PREVIA POR EL BANCO, si aplica al Contrato

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• Presentación de las ofertas.

• Apertura pública de las ofertas.

• Envío al Banco del acta de apertura.

• Evaluación de las ofertas.

• Selección de oferta (menor precio evaluado).

• Poscalificación de oferente menor precio.

• Preparación informe de evaluación.

• (RP) Adjudicación del contrato.

• Ejecución del contrato.

Licitación PúblicaEtapas (continuación)

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Documentos de licitación(Bases)

Objetivo:

• Instruir a los licitantes sobre los procedimientos para presentar oferta

• Describir el alcance del contrato (bienes que se van a adquirir u obras que se van a ejecutar)

• Especificar los criterios de evaluación

• Estipular las condiciones del contrato

• Proporcionar especificaciones técnicas

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Documentos de LicitaciónUso de Lotes

• El procedimiento de adquisición por lotes es el más adecuado para la adquisición de bienes cuando éstos incluyen grupos de elementos (o ítems) semejantes entre sí.

• El procedimiento también es de aplicación para licitar obras, cuando se desea que empresas de diversos tamaños participen de la competencia.

• El documento de licitación debe definir si se usa el procedimiento de lotes.

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Utilizar documentos estándar de licitación del Banco

Utilizar documentos estándar acordados con el Banco

Documentos de LicitaciónProcedimiento

LPI

LPN

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Parte 1: Procedimiento de licitación i. Instrucciones a los Licitantes (IAL) - fijo ii. Datos de la licitación (DDL) /hoja de datos (especifico) iii. Criterios de evaluación y calificación iv. Formularios de la Oferta v. Países Elegibles

Parte 2: Requisitos de Bienes y Servicios vi. Lista de Requisitos (Esp. Téc., Serv. Conexos, planos, etc.)

Parte 3: Contrato vi. Condiciones Generales del Contrato (CGC) – fijo viii. Condiciones Especiales del Contrato (especifico) ix. Formularios del Contrato - fijo x. Llamado a licitación (especifico)

Documentos de LicitaciónPartes y Secciones

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Especificaciones Técnicas(Bases)

• No incluir restricciones innecesarias a la competencia.

• Trabajo conjunto de Técnicos y especialistas en adquisiciones.

• No incluir cláusulas relacionadas con el proceso licitatorio o contractuales.

• Relacionadas con otros requisitos de la Sección VI.

• Tener en consideración que van a ser usadas por el comité evaluador para verificar el cumplimiento técnico de los bienes ofertados

- Lista de bienes y plan de entregas- Lista de servicios conexos y plan de entregas- Planos y diseños- Inspecciones y pruebas

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Se aplican cuando:• La LPI no es el método más eficiente y económico

• Otros procedimientos son mas apropiados

Principios básicos:• Satisfacer los requisitos de economía y eficiencia

• Utilizar procedimientos adecuados para los requerimientos

• Utilizar preferentemente procedimientos competitivos

Requisitos para su utilización:• Está especificado en el Convenio de Préstamo, o • Ha sido acordado con el Banco y se incluyó en el plan de

adquisiciones, aprobado por el Banco.

Otros métodos de Adquisiciones

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Licitación internacional limitada (LIL)*

Licitación publica nacional (LPN)

Comparación de precios (CP)

Contratación directa

Umbrales por método

Otros métodos de Adquisiciones

LPI LPN CP

Obras ≥ US$ 5M US$ 5M – 350 mil < US$ 350 mil

Bienes y Servicios

≥ US$ 350 mil <US$ 350 - 100 mil < US$ 100 mil

/*) Sólo para Subproyectos

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• Definir los Criterios de Adjudicación

• No es necesaria apertura pública de ofertas

• Fecha y hora límite para recepción (tentativa)

• 3 ofertas válidas (confirmación de participación)

• Invitaciones (carta, fax, e-mail)

• Garantías no son necesarias

• Tiempo preparación ofertas

• Archivo de los procesos

Comparación de Preciosgeneralidades

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• COMPETENCIA ABIERTA

• EL PRECIO ES EL PRINCIPAL FACTOR DE EVALUACION

• PRESENTACION DE OFERTAS EN UN SOBRE UNICO

• APERTURA DE OFERTAS EN UN SOLO ACTO

• SE NEGOCIA LOS CONTRATOS SOLO EXCEPCIONALMENTE

• LISTA CORTA

• AUNQUE EL PRECIO SEA NORMALMENTE UN FACTOR DE EVALUACION, LA CALIDAD ES EL PRINCIPAL FACTOR

• PRESENTACION DE OFERTAS EN DOS SOBRES

• APERTURA EN DOS ETAPAS

• SE NEGOCIAN LOS CONTRATOS COMO REGLA GENERAL

ADQUISICION DE OBRAS,BIENES y SERVICIOS

CONTRATACION DE FIRMAS CONSULTORAS

Principales diferencias entre Normas