ເມນຕວ ເກງ Excel

Excel 2007 เปนโปรแกรมรนใหมท Microsoft ปฏวตตวเองเปลยนโครงสรางเมนทใชเดมไปใชระบบเมนใหมซงตงชอ ใหเรยกกนวา Ribbon ทำาใหผทเคยใช Excel 2003 หรอรนกอนหนานนมานาน เกดความรสกวา ไมอยากเปลยนจาก Excel 2003 มาใช Excel 2007 รนใหมนเลยเพราะพอเปดโปรแกรม Excel 2007 ขนมาแลวหาเมนตวเกงทตนคนเคยไมเจอ

สาเหตท Microsoft เลกใชระบบเมนแบบเดม เนองจากทกครงทโปรแกรม Excel มรนใหมเกดขนจะมคำาสงใหมเกดเพมขนเสมอและเมนระบบเดมไมเออ ตอการจดเกบเมนคำาสงใหมเหลานนกบเมนทจะมเพมขนอกมากในอนาคต ซงกอนท Microsoft จะวางตลาด Excel 2007 ไดผานการทำาวจยพฤตกรรมของผใช Excel มาอยางด เพอทำาใหเกดระบบเมนทชวยใหเกดการใชงานไดอยางสะดวกและรวดเรวมาก ขน

หลายๆคำาสงทเคยปรากฏบนเมนหนาแรก กลบถกยายไปอยทอน เนองจากผลจากการวจยพบวา ผใช Excel สวนมากชอบใชปมลดบนแปนพมพแทน (สงผลใหคนทตดนสยกบการคลกคำาสงบนเมนตองหวเสยเพราะตองเสยเวลา คนหานานกวาจะเจอเมนตวโปรด) และนอกจากนน Microsoft ไดจดเตรยมคำาสงเดยวกนไวหลายทบนระบบเมนตวใหม เพอใหสามารถสงงานไดตอเนอง จากนนพอคลกเลอกคำาสงบนเมนไดตามทตองการแลว จะพบพนทคำาสงงานตวสดทายซงสวนใหญมหนาตายงคงเดมเหมอนทใช ใน Excel 2003 ตามทผใชงานคนเคย

บทความนจะขอยกเฉพาะเมนทสำาคญๆมาเปรยบเทยบใหเหนกนวาเมนระบบ เกาใน Excel 2003 พอเปลยนมาใช Ribbon ของ Excel 2007 แลว คำาสงทตองการใชงานนนถกยายไปอยทใด โดยจะขอใชคำาวาเมนเรยกแทนคำาวา Ribbon ในบทความนดวยเหตแหงความคนเคยไปพลางกอน จงขอใหเขาใจตามน

เมนทใชในการอบรมหลกสตรสดยอดเคลดลบและลดของ Excel

หลกสตรสดยอดเคลดลบและลดของ Excel มงเนนใหใช Excel ไดรวดเรวและสะดวกสบายยงขน แมคณจะไมเคยเขาอบรมหลกสตรนมากอน กขอใหพยายามฝกใชเมนตอไปนใหคลอง ซงจะพบวาเมนสวนใหญมตำาแหนงใน Excel 2007 แตกตางไปจากเดม เวนแตเมน Tools > Options  ซงถกยายไปเกบไวทเมน Office > Excel Options และถาเมอใดทหาเมนไมเจอเพราะจำาชอเมนไมได ใหลองคลกขวาตอลงไปในบรเวณทกำาลงใชงานอย จะพบวา Excel เปดเมนยอยทเกยวของกบงานทกำาลงทำางานคางตอใหเอง (สำาหรบเมนทใชในงานจดการฐานขอมล จะนำามาเสนอตอไป โปรดอดใจรอ...)

ตองการปรบใหกดปม Enter เพอบนทกคาแลวอยทเซลลเดม

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตดกาชอง Move selection after Enter

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตดกาชอง After pressing Enter, Move selection

ตองการปรบใหกดปม F2 เพอ Edit แกไขบน Formula Bar แทนในเซลล

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตดกาชอง Edit directly in cell 

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตดกาชอง Allow editing directly in cells

ตองการเปลยนระบบการคำานวณเปน manual

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > กาชอง Manual

Excel 2007 : Office > Excel Options > Formulas > กาชอง Manual

ตองการเปดใหใช Macro ไดอตโนมตทกแฟมในโฟลเดอรทกำาหนดวาปลอดภย

Excel 2003 : Tools > Macro > Security > Security Level > กาชอง Medium

Excel 2007 : Office > Excel Options > Trust Center > กดปม Trust Center Settings...

จากนนกดปม Add new location... เพอเลอกชอโฟลเดอร (Trusted Folder) ตามตองการ

นอก จากนนแฟมนามสกล xls ทม macro หรอรหส VBA เกบไวภายในจาก Excel 2003 ตองถก Excel 2007 สง save เปนแฟมนามสกล xlsm ดวยจงจะมรหส VBA ตดไวตามแฟมเดม

ตองการแกไขขอมลหรอสตรในเซลลหลายเซลลพรอมกน

Excel 2003 : Edit > Replace

Excel 2007 : Home > Editing > Find & Select > Replace (แนะนำาใหกดปม Ctrl+h จะสะดวกกวา)

ตองการแกไขและปรบการ link ขามแฟมในแฟมปลายทาง

Excel 2003 : Edit > Links

Excel 2007 : Office > Prepare > Edit Links to Files

ตองการยกเลกการถาม update เมอเปดแฟมปลายทางซง link ขอมลมาจากแฟมอน

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตดกาชอง Ask to update automatic links

Excel 2007 : ใหจดเกบแฟมไวใน Trusted Folder โดยกำาหนดตำาแหนง Folder ไดเชนเดยวกนกบการเกบแฟมทม Macro ตามทอธบายไปแลวขางตน

ตองการลดขนาดแฟมปลายทาง โดยตด cache data ทเกบขอมลจากแฟมตนทางเอาไว

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > ตดกาชอง Save external link values

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตดกาชอง Save external link values

ตองการเปดแฟมทตองการหลายแฟมพรอมกนโดยใชแฟมแบบ Workspace

Excel 2003 : File > Save Workspace

Excel 2007 : View > Window > Save Workspace

ตองการตงชอ Range Name ใหกบเซลลหรอตงชอ Formula Name ใหกบสตร

Excel 2003 : Insert > Name > Define

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Define Name

ตองการตงชอ Range Name ใหกบเซลลตามขอความบนหวตาราง

Excel 2003 : Insert > Name > Create

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Create from Selection 

ตองการลบชอหรอแกไขตำาแหนงอางองของ Range Name หรอแกสตรของ Formula Name

Excel 2003 : Insert > Name > Define

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Name Manager

ตองการใชการคำานวณแบบ Circular Calculation

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > กาชอง Iterations

Excel 2007 : Office > Excel Options > Formulas > กาชอง Enable iterative calculation

ตองการคนหาตำาแหนงเซลลททำาใหเกด Circular Calculation

Excel 2003 : คลกขวาบนเมนแลวเลอกเมน Circular Reference

Excel 2007 : Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References

ตองการกำาหนดเงอนไขในการบนทกคาหรอสรางปมใหคลกเลอกขอมลในเซลลทตองการ

Excel 2003 : Data > Validation

Excel 2007 : Data > Data Tools > Data Validation

ตองการวาดรปแบบตางๆลงไปในตาราง

Excel 2003 : คลกทปม Drawing Toolbar

Excel 2007 : Insert > Ilustrations > Shapes

ตองการถายภาพของเซลลและ link ไปใชแสดงผลทเซลลอน

Excel 2003 : Copy เซลลตนทางตามปกต แลวไปทเซลลปลายทาง กดปม Shift คางไวแลวสง Edit > Paste Picture Link

Excel 2007 : Copy เซลลตนทางตามปกต แลวไปทเซลลปลายทาง คลกเมน Home > Paste > As Picture > Paste Picture Link

ตองการจดรปแบบเซลลตามเงอนไข

Excel 2003 : Format > Conditional Formatting

Excel 2007 : Home > Conditional Formatting > New Rule / Manage Rules

ตองการเปดโปรแกรม Microsoft Word หรอ link ขอมลจาก Microsoft Word มาแสดงในตาราง Excel

Excel 2003 : Insert > Object

Excel 2007 : Insert > Text > Object

ตองการใช Sensitivity Study เชน Goal Seek, Scenarios, และ Data Table

Excel 2003 : Tools > Goal Seek, Tools > Scenarios, Data > Table 

Excel 2007 : Data > Data Tools > What-If Analysis

ตองการใช Add-in เชน Solver, Analysis ToolPak, หรอ Custom Add-in อนๆ

Excel 2003 : Tools > Add-Ins

Excel 2007 : Office > Excel Options > Add-Ins > เลอก Manage "Excel Add-Ins" แลวกดปม Go

Categories

200-eLearning , 210-CourseManual , 211-ExcelExpertTips , 212-ExcelDatabase , 213-ExcelVBA , 214-ExcelFormula , 220-Article , 240-MisUnderstanding , 300-ExcelCore , 310-ExcelMenu , 360-ExcelVBA , 370-Add-Ins , 380-NextExcel

Copyrightwww.ExcelExpertTraining.com

www.XLSiam.com