贩促费用系统 IT 化管理教程

贩促费用系统 IT 化管理教程

品牌推进部

2007 年 10月


申请人课长 /所长

部长

家中 /家用课长

家中 /家用部长

CI 形象担当

品推部

贩促担当

品推部

部长

最终

决裁者

1 、如果申请的费用属于家用或家中预算范畴，系统的审核流程会自动提交至家用或家中部门等待费用审批。

2 、如果申请的费用为广告宣传、门店装修等，系统识别后自动提交至相关的 CI 形象担当等待审核。

3 、最终决裁者：空调企画本部——空调营业本部长，分公司——分公司总经理

①

②

②

③

审批流程


整个贩促费用系统分为四大块内容：

一、填写单据

1 、填写扩贩企划书

2 、填写付款通知书

二、浏览单据

1 、浏览扩贩企划书

2 、浏览付款通知书

三、查询统计（仅限系统管理员）

四、用户管理（用户本人密码修改，

权限委托功能）

组成结构


步骤：1 、打开网页： 192.168.200.248

3 、输入自己的工号、密码（初始密码 6 个 1 ）、验证码后登陆。

一、贩促费用申请、扩贩企画书的填写

2 、点击“控键下载”，安装相关应用软件。（打印软件等）


步骤：4 、点击填写单据——填写扩贩企画书


步骤：5 、按要求填写相关内容区域——分为全国共通、上海共通、全国共通广告、上海共通广告（仅限品推部申请使用）。其他部门选择地方。类别——分为 PA/VRV 、 RA 、 PRO 、设备、 MQ费用项目——分为说明会、资料作成、大金广告（报纸）、大金广告（户外）、销售店内装支援、广告支援、工事支援、其他支援、展示物、促销品、招待旅行、 OK 样机、贩促劳务、促销餐饮、促销赠送、宣传活动、展示厅、其他预计支付时间——年 / 月 / 日（指申请人付款给对方的大概日期）贩促实施预算——填写数字委托制作预定业者——选填备注栏为领导填写，申请人请勿随便填写。全部填写完成后按确认提交扩贩书，上传相关附件内容（具体上传步骤见后面介绍）


特别提示：当申请人选择申请某一费用项目后，系统会自动提示申请人需要提供的明细类型（如上图所示），申请人在所能提供的附件选项前打 ‘√’，并上传相关附件。


步骤：6 、数据上传由申请人自行上传。每个扩贩编号只能对应一个附件压缩包。

数据上传步骤请事先确认电脑中是否安装有“ WinRAR 压缩软件 ”，没有安装压缩软件的电脑可到Sales-domain\Salesdata\Tools\WinRar 下进行软件的下载或与品牌推进部联系1 、因审核人多为日方人员，日文系统无法打开中文名称的文件，所以附件的命名请用拼音或英语表示。2 、将所需提交附件压缩成“＊ .rar”格式。3 、重新命名压缩后的文件（如提交的扩贩书编号为 071050002 ，则压缩文件也命名为 071050002 ）4、点击“浏览单据”——浏览扩贩企画书，点击需要添加附件的扩贩书编号。（如上图所示）5、浏览、上传文件。（如上图所示）系统将通过超级链接程序将附件添加至相对应的扩贩书上。便于后续领导点击查看。

数据上传

071050002


步骤：7 、扩贩企画书最终审核通过后，如果申请人需要保存，可点击打印键，系统会根据申请人填写的信息，自动生成存档的扩贩企画书。


步骤1 、相关课长、部长用工号登录贩促系统。2 、系统首页会显示等待其审批的所有单据。（上面为扩贩书、下面是付款通知书）3 、点击流水号可以查看详细内容。4 、若对申请内容无意见则点击“通过”，若有问题则点击“否决”，并填写否决理由。系统将会按要求提示申请人审核结果。

课长、部长审核


二、付款通知书的填写

步骤：

1 、申请人点击填写单据——填写付款通知书 .2 、当扩贩书最终审核通过，系统会自动显示出该笔费用可以支付了。3 、点击流水号，进行相关内容填写。



步骤：1 、具体按以往的付款通知书的填写方式进行填写。2 、按要求填写完成后。3 、点击确认、打印键。系统自动生成一张填写完整的付款通知书。4 、电子版的付款通知书会由系统继续提交至上一层审核。而打印出的付款通知书在粘贴发票后，通过手工签字的方式进行审核传递。



步骤：1 、点击填写付款通知书，正确填写企画书编号，该份企画书申请人的工号，预算费用，点击确认。2 、系统自动搜索出符合条件的企画书3 、点击流水号，进行付款通知书的填写。

一张扩贩书会有多人进行费用结算的情况


三、替代领导在系统上对付款通知书进行点击确认（仅限贩促担当有此权限）

步骤：1 、点击流水号进入付款通知书的审核界面。2 、按照领导纸张审核确认的结果在系统上进行点击操作或在备注栏里填写领导批注。


步骤：

1 、浏览者可点击浏览单据——浏览扩贩企画书随时确认费用的审核进度，和审核状态。（申请人在系统中只能浏览自己申请过的费用，课长和部长只能看到自己审核确认过的费用）2 、浏览者也可以按自己的需求对日期、工号、部门、预算费用、审核状态进行排序，浏览自己想要查找的单据。（因为外地办事处是通过 Inter 网进行费用申请，考虑到数据的安全性，所有已结算完成的扩贩书都将由管理员备份在另外个服务器上后，进行删除。办事处若需要相关信息，请与品推贩促担当联系。）付款通知书浏览同上

四、单据的浏览

扩贩企画书付款通知书的浏览


课长、部长、部长以上领导和贩促担当可以对自己审核权限内的所有费用，按照指定的要求进行查询。（例如：可以按部门、类别、促销项目、申请或支付时间对费用进行查询。）

五、查询统计

贩促费用系统 IT 化管理教程六、权限委托

当审核人需要长时间在外出差，无法签字时，可事先在系统上委托相应人员对费用进行审核，责任更为明确。步骤：点击“用户管理”——委托权限设置——输入委托人工号——提交


用户在“用户管理”项目中可以更改自己的登录密码，确保数据审核的安全性。

七、用户管理

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