Процесс закупки товаров, работ, услуг по ФЗ 223...

1

Процесс закупки товаров,

работ, услуг по ФЗ 223-ФЗ.

Начало и особенности (практический пример)

ТПП, 21 ЯНВАРЯ 2016

2

Ключевые области сокращения АУР (КАТЕГОРИИ): • Недвижимость и аренда (стройка, управление, эксплуатация и обслуживание)

• Деловые поездки и транспорт

• IT оборудование, ПО и сервисы

• Маркетинг и ТМЦ (бумага, офисные товары, мебель, печатные издания, POS терминалы, реклама)

• Профессиональные услуги (юридические, образовательные, консалтинговые, переводческие, финансовые, и т.д.)

ВАЖНО:

1. статистика по категориям затрат не

систематизирована по Группе

2. Сбор статистики не централизован и

не доступен в разрезе категорий

расходов, по контрагентам, типам

затрат (работы, товары, услуги).

3. статистику готовят вручную.

ЗАДАЧА:

1. Создание стандартной базы для сбора

данных на базе процессов 223-ФЗ по

Группе.

2. Анализ данных по категориям затрат

по Группе.

3. Создание стратегического плана по

сокращению расходов Группы

Стратегия управления расходами Группы

3

1. Создание структуры, политики и процесса

анализа расходов и выбора контрагентов

• Снижение операционных расходов и их

оптимизация

• Снижение количества контрагентов

• Создание и контроль Политики выбора

контрагентов (223-ФЗ)

2. Внедрение Политики выбора контрагентов

в группу

3. Стабильное и постоянное развитие

процесса

56

5

16

6

8

12

5People cost

Sponsorship

RE/occupancy

IT/communications

Professional

services/HC/security

Advert/Marketing

Travel/cars/Business support

other

Структура расходов в Группе

Пример структуры расходов на рынке Структура расходов Группы

Цели и задачи

4

46%45% 42%

41%

28%

13%14%

18%17%

2011 2014Cost/income PersEx/Income NonpersEx/Income

Ключевые факторы реализации стратегии по управлению расходами при работе с контрагентами:

• Снижение порога материальности для проведения тендеров (с текущих 15 до 3 млн. руб.)

• Отделение функции выбора контрагентов от исполняющих подразделений и централизация ее в Финансовом департаменте

Области снижения расходов к 2014г. ( 580 млн руб ) (снижение NonpersEx/Income

ratio с 18% до 13%) % экономии

Редизайн процессов закупок, внедрение/актуализация процедур и политик, регулирующих

закупки (методология, регламенты)

40%

Управление недвижимостью 30%

Outsourcing избранных сервисов (IT helpdesk, клининг, переезды, управление стройками) 20%

Автоматизация ручного труда с высвобождением ресурсов + прочие источники 10%

• Более 75% контрагентов выбраны более 3-х

лет назад;

• Более 80% платежей производятся авансом

(на рынке не более 30%);

• 6.156 действующих контрагентов (большие

международные компании - около 2.000);

• Проигрывает по бенчмарку типовых расходов

другим участникам Группы

Стратегия управление расходами Группы (принята Правлением 28.12.2012)

5

Стратегия управления расходами Группы

1.01.12 1.01.13 1.08.13 1.01.14

Стандартизация сбора статистики и анализа затрат (разработка общих для Группы инструментов и стандартов: база Контрагентов /договоров, правила и методология процессов закупок и типовых

положений договоров)

Консолидация закупочной силы Группы по категориям:

1. Глобальные/СНГ/РФ закупки с кумулятивными скидками на ключевую продукцию

(~ 35% закупок) 2. Создание центральной команды Procurement (аналитики и специалисты

по закупкам) для управления закупками Группы (90-95% всех закупок)

Отделение функции выбора контрагентов от исполняющих подразделений и ее централизация

Как было: • >10 тыс контрагентов, включая разовых, на сумму 5.5 млрд. руб.\год -без расходов на персонал,

благотворительности, налогов (Personnel, taxes, deposit intangible, deposit insurance and charity).

План: • 87% договоров (1.47 млрд. руб.) – провести через процедуры закупок (223-ФЗ) – снижение на 4%

(18.4 млн. руб.)

•78% договоров перезаключить - без 100% авансового платежа.

• Общая сумма экономии по текущим договорам и скидкам ~880 млн. руб.в 2012 г.

• Команда по закупкам состоит из 2,5 сотрудников

Roadmap управления расходами Группы:

Децентрализованные

Закупки,

старт 223-ФЗ

Частичная централизация –

с центрами и руководители

по категориям

Создание

централизованной

команды по закупкам

Группы

Централизация

закупочной деятельности

Группы по категориям

Сокращение

дублирующих

функций

Под руководством

Комитета по

издержкам Группы

4

6

Регламенты

Нормативы

Документация

Общие процессы

Общие стандарты

Закупочная деятельность Группы

(223-ФЗ)

Комиссия

по

издержкам

Группы

Комиссии

Бюджетная,

По закупкам,

Благотворительности

По издержкам

Структура и инструменты сокращения АУР (включая personnel cost)

и устранения дублирования издержек Группы

7

Алгоритм прохождения документации и ее согласования, утверждения и

подписания

Утвержденный

план закупок/

Бюджет подразделения

План закупок

в ФинД

Протоколом

Комиссии по закупкам

утверждение списка и

способа закупки

Через СДО с ЭЦП подача извещения/документации/

проекта договора, согласованных и завизированным

Нач департамента/Управления прямого

подчинения (доверенность) и ЮрД

Проверка

документации

ФинД

Подготовка к

публикации

Размещение

на сайте

(ФинД)

Согласование проектов

договоров в соответствии с

Инструкцией о заключении

Хоз договор; виза ЮрД и

руководителя

подразделения по эл.докум

Протоколом

Комиссии по закупкам

утверждение контрагента

победителя

Получение и оценка Предложений

совместно с Исполняющим

(Протоколы вскрытия конвертов)

Проверка победителя

службой

безопасности

Распечатка Договора из

Базы согласования

договоров и

Карточки Договора

Подписание договора

Занесение параметров

Договора в эл

документооборот

Нотификация о сроке

Окончания договора

исполняющему

Исполнение Договора

(платежи)

Сбор обратной связи о

Контрагенте (ФД)

Окончание договора

Изменение статуса в эл

документооборот

Составление и утверждение бюджета

и плана закупок на следующий год

(подразделения)

Вывешивание Плана закупок на год на

сайте и ежемесячная корректировка в

ФинД от подразделений

8

Месяц

Всего

заку

пок п

о п

лану

До 5

00 ты

с р

уб

БЕ

З п

уб

лика

ци

и

на с

айте

На о

бщ

ую с

ум

му р

уб

.

Спонсорств

о

не п

уб

ликуе

тся н

а с

айте

На о

бщ

ую с

ум

му р

уб

.

С Е

динств

енны

м К

онтр

агн

том

*

Други

м С

пособ

ом

Заку

пки

## И

звещ

ений в

Раб

оте

## О

пуб

лико

ванны

х И

звещ

ени

й

## за

явок п

о О

пуб

лико

ванны

м

Изв

ещ

ениям

в П

ред

ыд

ущ

ем

и

теку

щем

Месяц

е н

а

рассм

отр

ении

## П

роизв

ед

ен

ны

х за

купок

## за

клю

ченны

х д

ого

воров*

Фе

вр

ал

ь

не

т д

ан

ны

х

19 3,5 млн 6 7.097,7 млн 16 1 1 0 13

85

Ма

рт 99 67 13,2 млн 18 133,3 млн 80 24 6 0 2 0 0

Отчет по закупкам

* Входят договора, заключенные по конкурентным листам 2011 года

Пример ПЕРВОГО отчета по закупкам

• 1. Документы, регламентирующие деятельность заказчика

(Положение о закупке – в течение 15 дней).

• 2. Планы закупок (не менее, чем на год).

• 3. Документы закупки (извещение о закупке, документация,

проект договора, изменения, протоколы). Официальные пороги

для размещения информации о закупке на официальном сайте

100 тыс. руб. – для тех, у кого выручка менее 5 млрд. руб. в год.

и 500 тыс. руб. – для тех, у кого годовая выручка более 5 млрд.

руб.

• 4. Изменения в договоры (если меняются существенные условия

договора – в течение 10 дней).

• 5. Отчеты (ежемесячный и полугодовой в Росстат, согласно

Приказу 473).

9

Какие документы по 223-ФЗ для должен разместить заказчик на

официальном сайте до начала закупок (28.12.2012)

http://u.to/LRo8Cg

http://u.to/LBo8Cg

• Сопротивление служб и департаментов к открытым тендерам по 223-

фз

• Желание открывать торги только с единственным поставщиком по

любым причинам

• Привлечение высших руководителей для согласования нерелевантных

способов закупки

• Отсутствие времени (начало работы декабрь 2011)

• Отсутствие предварительной работы

• Смена всех процессов и процедур (удаление функции выбора

поставщика от руководителей подразделений)

• Отсутствие команды и специалистов, опыта

• Отсутствие документации

• Децентрализация закупок (один и тот же товар/услуга покупаются по

разным ценам в разных подразделениях у разных поставщиков)

10

Трудности внедрения

21.01.2016 11

Основные этапы процедур закупки

Подготовительные процедуры:

- принятие решения о проведении закупки;

- разработка и утверждение задания;

Извещение (приглашение) о проведении закупки;

Предоставление/рассылка задания, разъяснения, внесение изменений в задание, прием заявок на участие в закупке; отмена закупки;

Вскрытие конвертов с заявками и по эл почте;

Рассмотрение заявок и допуск участников;

Оценка и сопоставление заявок – выбор победителя;

Подписание договора.

21.01.2016 12

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ не являются отдельной процедурой, применяться только в рамках или

совместно с закупочными процедурами

Предквалифика-

ционный отбор

отбор поставщиков, допускаемых для участия в процедуре закупки при условии соответствия их требования и критериям,

установленным заказчиком

Переторжка (при запросе котировок)

Подача альтернативных

предложений (при запросе

предложений, конкурсе)

процедура, предполагающая добровольное изменение первоначальных заявок

(предложений), поданных участниками после их раскрытия (оглашения)

допускается, когда есть различные технические, технологические, организационные, финансовые пути удовлетворения потребностей Заказчика для изучения максим. числа предложений

21.01.2016 13

ПРЕДКВАЛИФИКАЦИОННЫЙ ОТБОР

• Используется : до проведения закупки при проведении конкурса,

аукциона, запроса котировок, запроса предложений,

конкурентных переговоров

• К участию в процедуре закупке допускаются только поставщики,

отобранные по результатам квалификационного отбора

• Порядок, сроки, условия проведения, критерии и порядок отбора

участников определяются в документации о квалификационном

отборе

• Извещение и документация рассылаются/размещаются на

официальном сайте в не менее, чем за 10 -15 дней до даты

окончания подачи заявок по первому этапу, далее подача заявок

от выбранных по результатам первого квалификационного этапа

закупки участников осуществляется в соответствии с правилами

конкретной процедуры

14

Структура и инструменты сокращения АУР (включая personnel cost)

и устранения дублирования издержек

15

■ Empowering увеличение ответственности

■ повышение выбранных руководителей групп по категориям закупок и образование команды

по закупкам Группы

и реструктуризации по категориям расходов

■ Выявление дублирующих позиций

■ Enlarging (объединение функций в 1-2 позициях / группе)

■ Enriching (добавление функций и полномочий руководителям)

Департамент по

работе с персоналом

Подразделения, где проводятся

закупки (исполняющие)

Департаменты по работе с

Персоналом и Проектная

команда Группы (Финансы,

Юристы, Внутренний

Контроль)

Централизация закупочной деятельности

■ Статистика

■ Аналитика

орг структуры

исполняющих

подразделений

■ Сравнение с

рынком

■ определение

областей

оптимизации

Со

кр

ащ

ен

ие ш

тата и

ФО

Т о

т 1

0%

Категории сокращения и устранения дублирования издержек

Группы personnel cost (от 10%)

(План работы Проектной команды Группы)

16

50

20

368

1

134

36

49 1,5

209

14

218

73

14

0

50

100

150

200

250

300

350

400

закр

ыты

й за

прос

кот

иров

ок

закр

ыты

й ко

нкур

с

ед кон

траг

ент

конк

урен

тные

пере

гово

ры

конк

урен

тные

отбо

р

откр

ыты

й за

прос

кот

иров

ок

откр

ыты

й ко

нкур

с

Количество Сумма в млн руб

Сокращение расходов по Группе Цель: 10% - 5,5 млрд руб./год,

(без расходов на персонал, спонсорства и налогов)

FY11-Q2 12 Затраты по категориям в млн руб (2011 пг 2012)

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

Всего 7 548 776 6 988 4 177 7 776

НедвижимостьДеловые поездки/

транспортПроф услуги IT и telecom ТМЦ и Маркетинг

Анализ расходов Группы (6 МЕС, в млн.руб. без НДС)

Данные без ВТБ Капитал Холдинг, Австрия, Ангола НПФ и ДЦ, PLC, Кипр

Потенциал сокращения расходов и

устранения дублирования издержек по Группе,

рассчитанный по предоставленным данным

(по доступным данным)

• Недвижимость – от 900 млн руб

• Деловые поездки/транспорт (автопарк) – от 800 млн руб

• Проф услуги – от 600 млн руб

• IT и telecom – от 500 млн руб

• ТМЦ и маркетинг от 600 млн руб

• Стандартизация и автоматизация процессов – 200 млн руб

Итого: 3,6 млрд руб

Дополнительно и параллельно с процессами:

• Персонал – от 10% (за счет частичной централизации и

оптимизации процессов и функций) – цель 1,9 млрд руб

Исполнение 223-ФЗ 1 пг 2012 по Банку

Экономия:

• по процедурам закупок – 68,4 млн руб за 6 мес 2012

• по другим процессам:

- сокращение валюто-номинированных договоров – на сумму 1,369 млн руб.

- сокращение договоров– 58% на сумму 8,262 млн руб.

- сокращение затрат (savings) на 01.06.2012 – 861,6 млн руб.

6

17

Тендения расходов на такси 2011-2012

-100%

-80%

-60%

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

осквы

Галс

Дев

елоп

мен

т

Казах

стан

Лизи

нг

Мул

ьткар

таБан

к

Стр

ахов

ание

Фак

торинг

Фран

ция

Расходы на такси 2011 пг 2012 в тыс. руб.

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

Сумма 2011 пг 2012

Арена Армения Банк Москвы Галс Девелопмент

Казахстан Лизинг Мульткарта Банк

Страхование Факторинг Франция

Соотношение количества автомобилей

автопарка и расходов на такси

0200400600800

100012001400160018002000

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

осквы

Галс

Дев

ел...

Казах

стан

Лизи

нг

Мул

ьткар

та

Бан

к

Стр

ахова

ние

Фра

нция

кол-во а/м в парке расходы на такси в '0 000

Категории сокращения и устранения дублирования

издержек Группы Деловые поездки/транспорт (Автопарк от 10%)

СТРАТЕГИЯ ОПТИМИЗАЦИИ АВТОПАРКА ГРУППЫ ВТБ – >2055 а/м в Группе

• Стандартизация и унификация автопарка (скидки на Группу от производителей, изменение нормативов)

• Оптимизация управления автопарком (категоризация по типам управления: собственность/лизинг/аутсорсинг/отказ в пользу

такси)

ПРЕДПОСЫЛКИ ОПТИМИЗАЦИИ

• Непрофильная деятельность

• Разнородность автопарка Группы и Банка

• Отсутствие синергии в использовании

• Не используется потенциал закупочной

силы Группы

СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ ПО

БАНКУ:

• Закупка а/м

• ФОТ

• Обслуживание

• Сокращение накладных расходов

(стоянка, закупка/хранение автошин,

аренда склада, мойка и тд.)

ИТОГО: > 0,5 млрд руб/год

90

36%

На примере автопарка ГО Банка

250

68

71

21

Данные без ВТБ Капитал Холдинг, Австрия, Ангола НПФ и ДЦ, PLC, Кипр

160 Закупка автомобилей 2011

Общий автопарк Группы >2055 а/м

9 1

72

6 11 2 1 144 32

7

162

1114

1

80

11 6 1 3 1

2215

36

63

70

20406080

100120140160180200

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

оскв

ы

Бел

арус

ь

Галс

Дев

елопм

ент

Казах

стан

Лиз

инг

Мул

ьтка

рта

ТКБ

Укр

аина

Фран

ция

Бан

к

Стр

ахов

ание

Сумма млн руб Количество

18


издержек Группы Деловые поездки/транспорт

Соотношение затрат Группы по билетам

2011г.(Лизинг, Факторинг, Украина, ТКБ, Капитал Холдинг,

Страхование, Австрия, Ангола, ДЦ - нет данных)

econom; 121,28

business; 77,12

econom business

Соотношение внутренних и междунарожных

рейсов по Группе 2011 пг 2012

(нет данных от Лизинг,Факторинг, Украина, Страхование, Австрия,

Капитал Холдинг, Ангола, ДЦ)

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

Азе

рбай

джан

Каза

хста

н

Мул

ьтик

арта

ОДК

Фра

нция

Галс-де

вело

пмен

т

Бел

арус

ь

Бан

к Мос

квы

Аре

на

Арм

ения

ОАО В

ТБ Б

анк,... Т

КБ

Герм

ания

Кипр

ВТБ 2

4

Международные ВнутренниеСоотношение затрат на билеты млн руб. 2011 г (Лизинг, Факторинг, Украина, ТКБ, Капитал Холдинг, Страхование,

Австрия, Ангола, ДЦ - нет данных)

121,28

23,75

77,12

26,46

0,00

50,00

100,00

150,00

200,00

250,00

Группа Банк

econom business

Способы сокращения расходов на деловые поездки (практика на рынке)

1. Внедрение и контроль travel policy до 50% 2. Трехсторонние договора с авиакомпаниями 5-10% 3. Участие в премиальных программах провайдеров 2-10% 4. Креативная тарификация/поиск лучших тарифов до 50% 5. Консолидированная гостиничная программа до 15 % 6. Административная поддержка и координация нет данных

Основные перевозчики Группы для оптимизации тарифов: АЭРОФЛОТ, СИБИРЬ, ТРАНСАЭРО, LUFTHANSA, AIR FRANCE, AIR ASTANA,

АEROSVIT, BRITISH AIRWAYS, EMIRATES

Данные без ВТБ Капитал Холдинг, Австрия, Ангола НПФ и ДЦ, PLC

Соотношение стоимости (средней) билетов Банка

и Группы (2011)(Лизинг, Факторинг, Украина, ТКБ, Капитал Холдинг, Страхование,

Австрия, Ангола, ДЦ - нет данных)

10 085 6 541

48 019

42 830

0

10 000

20 000

30 000

40 000

50 000

60 000

70 000

Банк Группа без Банка

econom business

20%

25%

64%

100%

19

Соотношение типа гостиниц используемых в Группе

(Мультикарта, Казахстан, Страхование - нет данных)

404

174 1 371

49

1 202 39

156

14026

54

80

0 47

17

9 667

394

14

120818

85

0 0 4

53

31 857

660

2382

8

0%

10%

20%30%

40%

50%

60%

70%80%

90%

100%

Азе

рбай

джан

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

оскв

ы

Бел

арусь

ВТБ24

Галс

Дев

елоп

мен

т

Фра

нция

Бан

кОДК

5* 4* 3* 2* 1*

Средняя стоимость ночи по категориям гостиниц в Группе

(на данных 2011 пг 2012)

0

5 000

10 000

15 000

20 000

25 000

Азе

рбай

джан

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

оскв

ы

Бел

арусь

ВТБ24

Галс

Дев

елоп

мен

т

Бан

кОДК

Фра

нция

5* 4* 3* 2* 1*

План сокращения издержек:

1. Создание основных принципов политики организации

деловых поездок по Группе (в т.ч. Нормативов)

- сокращение ~ 30% (от 50 млн руб/год)

2. Заключение прямых договоров с гостиницами на Группу –

сокращение ~10% (от 15 млн руб/год)

3. Трехсторонние договора с перевозчиками на Группу

– сокращение ~10% (от 30 млн руб/год)

4. Структуризация и стандартизация процесса организации

деловых поездок в Группе (через агентства)

- сокращение затрат (в т.ч. ФОТ ~3% (от 10 млн. руб/год)

ИТОГО: от 105 млн. руб.


издержек Группы Деловые поездки/транспорт

Распределение уровня используемых Группой

гостиниц

0

5 000

10 000

15 000

20 000

25 000

30 000

35 000

40 000

5* 4* 3* 2* 1*

Россия СНГ Остальные страны

20

План: 1. создать процедуру сравнения KPI с рыночными значениями (источники данных, поправочные коэффициенты, описание процесса

сравнения)

2. создать схему распределения зон измерения и ответственности (кластеризация и классификация портфеля недвижимости):

Например: Юридическое лицо 1 Здание 1 Здание 2 в них входят: Склад, Хранилище, Архив, Операционный зал, Офисное пространство,

Конференц залы и т.д.

3. в рамках такой структуры необходимо обозначить также зоны ответственности сотрудников (департамента недвижимости, финансистов

/бухгалтерии, АД…).

4. проверить эффективность использования площадей по созданных методикам

5. разработать своего рода scorecard (методики расчета и шкалы всех KPI, целевые значения по этим KPI) – как внешний вид отчета из

базы данных недвижимости и методологию расчета.

6. четко прописать источники информации для всех перечисленных параметров из внутренней базы данных по портфелю недвижимости и

определить порядок занесения информации в такую базу (исходно-разрешительная документация, свидетельства государственных

органов, договора аренды, обмеры BOMA, измерения БТИ и т.п.)

7. разработать стандарты для всех прочих типов помещения (столовые, зоны отдыха…).

8. разработать модель расчета общего размера помещений, которая ведется отделом недвижимости.


издержек Группы Недвижимость

В данном расчете доступны

сведения от ~50% площадей Группы

10% -аренда

21

Сравнение затрат на ПО\поддержку и затраты на

IT оборудование 2011 пг 2012

0

500 000 000

1 000 000 000

1 500 000 000

2 000 000 000

2 500 000 000

3 000 000 000

Азе

рбай

джан

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

оскв

ы

Бел

арусь

Галс

Дев

елоп

мен

т

Фра

нция

Бан

кОДК

Стр

ахова

ние

Казах

стан

Мул

ьтик

арта

Лиз

инг

ТКБ

Фак

тори

нг

Service/soft Hardware

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

Соотношение суммы оплаты за оборудование/услугу определенного бренда к

количеству поставщиков данного бренда

Сумма по Группе млн р Кол-во поставшиков

Сравнение платежей по некоторым поставщикам

Банка и Группы

0

50 000 000

100 000 000

150 000 000

200 000 000

250 000 000

300 000 000

350 000 000

400 000 000

450 000 000

Ай-Теко АСТЕРОС Диасофт РДТех Софт-Лайн-

Трейд

Новая

Афина

Си-Эн-Эс

Банк Группа без Банка

* Си-Эс-Эс – только Галс-Девелопмент

Количество поставщиков оборудования в Группе

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Принтеры Копиры АРМ Мониторы

кол-во поставщиков сумма млн руб


издержек Группы IT затраты

План сокращения издержек: 1. Сбор статистики по Группе по контрагентам

2. Анализ и сокращение контрагентов по Группе 7.

3. Консолидация закупок и использование покупательной силы Группы

4. Увеличение скидок

5. Стандартизация IT оборудования и политики его использования (нормативы)

Данные без 7 членов Группы

22

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

Азерб

айдж

ан

Арена

Армен

ия

Банк М

оскв

ы

Белар

усь

Галс

Дев

елоп

мен

т

Каза

хста

н

Лизин

г

Мул

ьтик

арта

Стр

ахов

ание

ОДК

ТКБ

Украи

на

Фра

нция

Банк

Фак

тори

нг

Сумма '000 000 Кол-во поставщиков

Средняя стоимость пачки бумаги

0

100

200

300

400

500

600

Азе

рбай

джан

Аре

на

Арм

ения

Бан

к М

оскв

ы

Бел

арус

ь

Галс

Дев

елоп

мен

т

Фра

нция

ОДК

Каза

хста

н

Мул

ьтик

арта

Украи

на

Фак

тори

нг


издержек Группы ТМЦ - бумага

Соотношение затрат на бумагу

к количеству поставщиков

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Аре

на

Бан

к М

оскв

ыБан

к

Мул

ьтик

арта

Галс

девел

опмен

т

ОДК

Фак

тори

нг

Канцтата Канцлер Комус

Стоимость бумаги у общего поставщика для юр лиц Группы

Средняя стоимость на рынке при крупных закупках

23

Классы расходов к сокращению:

• Люкс (расходы, сокращение которых имеет риск малых последствий для бизнеса)

например:

- новые проекты, сумму затрат на которые еще не просчитаны и релевантность неизвестна,

- деловые поездки, которые могут быть заменены ВКС,

- замена бизнес-класса – эконом,

- интенсивное использование ВКС

- бюджеты на сотрудников, которые еще не наняты,

- бюджеты на бонусы, связанные с недостижимыми результатами бизнеса,

- бюджеты на мероприятия, вероятность проведения/участия в которых низкая.

• Комфорт (расходы, сокращение которых имеет медиум риск последствий для бизнеса),

например:

- расходы, которые могут повлиять на некоторые слои сотрудников (снижение нормативов),

- бюджеты на внутренние конференции (проводить в своем офисе),

- инвестиции в недвижимость, которая не будет задействована для работы Банка.

• Необходимость (расходы, сокращение которых имеет высокий риск последствий для бизнеса)

например:

- аренда, обслуживание недвижимости,

- закупка необходимых ТМЦ (POS терминалы, бумага),

- реклама и т.д.

Стратегия управление расходами Группы на 3 года

24

Результаты 6 мес 2012

Статистика закупочной деятельности пг 2012 в соответствии с 223-ФЗ

50

20

368

1

134

36

49 1,5

209

14

218

73

14

0

50

100

150

200

250

300

350

400

закр

ыты

й за

прос

кот

иров

ок

закр

ыты

й ко

нкур

с

ед кон

траг

ент

конк

урен

тные

пере

гово

ры

конк

урен

тные

отбо

р

откр

ыты

й за

прос

кот

иров

ок

откр

ыты

й ко

нкур

с

Количество договоров Сумма в млн руб

Произведено по 223-ФЗ 654 закупки на общую сумму 1,5 млрд руб.

25


Исполнение 223-ФЗ

Статистика

17.02.2012-30.06.2012 : • закупок проведено >670

• обработано заявок >1100

• экономия от бюджета >30 млн руб,

по договорам >0,5 млрд руб.

• проведено семинаров по 223-ФЗ

>15

• проведено консультаций по 223-ФЗ

>1400

• Создан блок плана закупок в эл виде

(в действии)

• Создается soft по документообороту

по 223-ФЗ (к 01.12.2013)

• выработаны форматы документов по

процессу

• проведено >25 заседаний Комиссии

по закупкам

• обсуждено >250 вопросов

• ведется «Личная страница» Банка на

сайте Росимущества

• отчетность Правлению

• Отчетность в гос органы (Роскомстат)

26

1.Редизайн

процессов

закупок

2. Анализ и

планирование

сокращения издержек

3. Приложения 2. Результаты пг 2012

Результаты централизации закупочной

деятельности Банка: • Сокращение валюто-номинированных договоров –

на сумму 3,298 млн руб.

• Сокращение договоров – 58% на сумму 8,262 млн руб.

• Сокращение затрат (savings) на 01.04.2012 – 871,4 млн руб.

• Создан блок План закупок в эл базе договоров и контрагентов

Проекты: 1. Глобальные контракты на Группу : - выбор поставщика тревел услуг

- подписание договоров с Marriott chain, Aeroflot, BA, Lufthansa

- оптимизация автопарка

2. Проекты на Группу по СНГ и Москве: - Создание Travel program на Группу

- Создание электронного документооборота по закупочной

деятельности и 223-ФЗ (Группа)

- МТС (продолжение)

- Билайн

- Travel management company RFP

- Холидей Инн

- Метрополь

- Измайлово

- Марриотт

- Сокращение площадей (повышение эффективности их

использования)

-Автомобили (Мерседес, Тойота, Ниссан, Форд)

3. Проекты Банка -IT (перевод закупок в ДИТ и периферийного оборудо-

вания в лизинг)

Количество действующих договоров

с движением денежных средств

-36%

Количество договоров, шт

658335

614

196

октябрь 2011 июнь 2012

Более 3х лет Менее 3х лет

-58%

Стоимость договоров, млн. руб.

3 946

10 519

5 264

940

октябрь 2011 июнь 2012Более 3х лет Менее 3х лет

14 465

6 204-57%


27

3. Приложения

1.Редизайн

процессов

закупок


Продвижение по roadmap 2012 (красным - выполнено)

1 квартал 2 квартал 3 квартал 4 квартал

•Наем персонала

• Утверждение Положения о

Закупках Наблюдательным

Советом (ФЗ 223-ФЗ) и его

публикация

• Аналитика затрат

• Пересмотр нормативов и

создание Положений

• Сбор данных по контрагентам

• Обучение и работа по Эл торгам

• Модернизация/создание

Методологии отбора

контрагентов и закупок

• Категоризация и

приоритизация расходов,

консолидация контрагентов

• Публикация закупок на

официальном сайте

•Семинары по новым процессам закупочной деятельности Сокращение количества договоров • Сокращение валюто-номини- рованных договоров

· Проведение конкурентного

отбора по крупным

закупкам/контрагентам

• Создание консолидированной

базы договоров с

расширенными возможностями

получения аналитики

• Работа с текущими

крупными контрагентами по

оптимизации сумм договора

• Начать автоматизацию

процессов

•Подведение первых

итогов

• Расширение штата и

развертывание полного цикла

функций

• Создание базы договоров

• Аналитика затрат Группы с

выявлением крупных

центров затрат

• Проведение конкурентного

отбора по крупным

закупкам/контрагентам

• Создание автоматизированной

системы согласования

договоров

•Подведение итогов

•Разработка стратегии

сокращения расходов Группы

(категоризация и

приоритизация расходов,

консолидация контрагентов)

•Создание консолидированных

планов и отчетов на 2013 г.

(ФЗ 223-ФЗ)

• Проведение конкурентного

отбора по крупным затратам

• Статистика и аналитика затрат

2012 г по Банку и план закупок

• Публикация Плана закупок на

2013 год на официальном сайте

• Планирование штата для

полного включения функций на

все закупки

С 3 квартала – начало работы по аналитике и консолидации покупательной

силы Группы с получением результатов в 2013 г.

2. План сокращения

издержек 2012


28


1.Редизайн

процессов

закупок


1 квартал 2 квартал 3 квартал 4 квартал

2. План сокращения

издержек 2012

Органы управления

расходами

1.Изменение состава БК

2.Изменение состава Комитета

по благотворительности/

спонсорству

Методология/политики/

нормативы

1.Положение о Закупках по 223-ФЗ

2. Положение об УАКЗ

Органы управления расходами

1.Комиссия по издержкам при УКГ 2.Комиссия по закупкам Методология/политики/

нормативы

1.Положение о Комиссии по закупкам 2.Положение о закупочной документации и управлении Договорами 3. Положение о Комиссии по издержкам УКГ 4. Изменение нормативов

Методология/политики/нормативы по отдельным видам

расходов

1.Управление площадями

2.Использование мебели

3.Услуги связи

4.Расходы на деловые поездки

5.ТМЦ (канцелярия, бытовая техника, визитные карточки,

посуда, и т.д.)

6.Периферийная техника

7.Типографские/почтовые услуги

8.Средства связи

9.Служебный транспорт

Продвижение по roadmap - редизайн процессов и документации 2012


Настоящая презентация является конфиденциальной и предназначена для использования только ее получателями. Презентация подготовлена исключительно в качестве общей информации и не относится к услугам профессионального консультирования. Пользователи презентации не должны предпринимать какие-либо действия на ее основе без обращения к профессиональным консультантам. Презентация подготовлена на основании общедоступной информации, документов и мнений различных экспертов, в отношении которых в презентации не дается никаких заверений или ручательств (явно выраженных или подразумеваемых). Перевод отдельных терминов, которые приводятся в презентации, не может считаться официальной интерпретацией этих терминов. Любое использование информации, приведенной в презентации, осуществляется пользователями на свой страх и риск. © 2016«Ирина Кузнецова». Все права защищены.

29

Процесс закупки товаров, работ, услуг по ФЗ 223...

Documents

Transcript of Процесс закупки товаров, работ, услуг по ФЗ 223...