RoadShow Docsvision: Государственный сектор — предложения Docsvision
Управление архивом на платформе Docsvision
-
Upload
docsvision -
Category
Documents
-
view
6.099 -
download
1
description
Transcript of Управление архивом на платформе Docsvision
![Page 1: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/1.jpg)
Управление архивом Автоматизация архивного делопроизводства
на платформе DocsVision
![Page 2: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/2.jpg)
Оп
ер
ати
вно
е х
ран
ен
ие
Формирование и ведение НД
Формирование дел
Оформление дел
Формирование сдаточных описей
Выделение документов текущего хранения к уничтожению
Вед
ом
стве
нн
ое
хр
анен
ие
Прием дел СП по описям
Учет использования документов
Экспертиза ценности документов
Информационно-справочная работа
Подготовка дел к передаче в ГАРФ (Сводные описи организации)
Выделение дел к уничтожению (Акт об уничтожении документов)
Госу
дар
стве
нн
ое
хр
ане
ни
е
Организация хранения документов
![Page 3: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Предпосылки автоматизации
Необходимость применения регламентных подходов к работе с архивными документами
Выполнение требований к хранению и уничтожению документов
Повышение эффективности поиска и выдачи документов из архива
![Page 4: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/4.jpg)
Функциональность решения
Создание автоматизированной системы архивного делопроизводства
Автоматизация процесса
архивного хранения
документов
Создание средств поиска
документов
Повышение эффективности
процесса взаимодействия архива со всеми
подразделениями компании
![Page 5: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Архитектура
• Используется единое хранилище данных • Взаимодействие с любыми
установленными модулями, в т.ч., установленными позднее
• Гибкость доработки, т.к. используемые
компоненты хранятся на сервере и обновляются на клиентах автоматически
Архивариус Бумажный архив Делопроизводители
• Номенклатура дел • Описи • Акты об уничтожении • Хранение информации о
состоянии документа в архиве • Списание документов в дела • Управление доступом к архиву на
основе ролей
![Page 6: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/6.jpg)
Преимущества
• Прием и размещение дел в архиве
• Передача дел на внешнее хранение
• Контроль сроков возврата
• Своевременное уничтожение устаревших дел
• Оперативное оповещение о состоянии дела (в архиве, уничтожено выдано руки)
• Обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год
• Соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства
• Получение сводной статистики по заведенным делам за отчетный год для принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение
21 сентября 2012 г. 6
Для архивариусов
![Page 7: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/7.jpg)
Преимущества
• Наличие номенклатуры дел на текущий год, определяющий группировку документов по делам
• Возможность в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой дела
• Списание зарегистрированных в СЭД документов в дела
• Освобождение пространства оперативного и временного хранения дел путем:
o уничтожения устаревших дел
o передачи дел в архив
21 сентября 2012 г. 7
Для делопроизводителей
![Page 8: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/8.jpg)
Классификация документов по срокам хранения
• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно)
• документы долговременного срока хранения (более 10 лет)
• документы постоянного срока хранения
• документы по личному составу (не менее 75 лет)
1999
Ве
ст
ь -
Ме
та
те
хн
ол
ог
ия
8
![Page 9: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/9.jpg)
Схема разделов сводной номенклатуры
21 сентября 2012 г. 9
![Page 10: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/10.jpg)
Настройка модуля
21 сентября 2012 г. 10
![Page 11: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/11.jpg)
Номенклатура дел
21 сентября 2012 г. 11
![Page 12: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/12.jpg)
Печать номенклатуры дел
21 сентября 2012 г. 12
![Page 13: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/13.jpg)
Информация о хранении документа в архиве
21 сентября 2012 г. 13
![Page 14: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/14.jpg)
Справочник сроков хранения
21 сентября 2012 г. 14
![Page 15: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/15.jpg)
Выбор сроков хранения дела
21 сентября 2012 г. 15
![Page 16: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/16.jpg)
Карточка дела
21 сентября 2012 г. 16
![Page 17: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/17.jpg)
Карточка описи (режим архивариуса)
21 сентября 2012 г. 17
![Page 18: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/18.jpg)
Карточка описи (режим делопроизводителя)
21 сентября 2012 г. 18
![Page 19: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/19.jpg)
Массовое списание
21 сентября 2012 г. 19
![Page 20: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/20.jpg)
20
Функциональность DocsVision
Накопление: • Поддержка потокового сканирования • Хранение реквизитов и образов • Фоновое распознавание Хранение: • Долговременное хранилище • Разграничение прав доступа • Индексирование Использование: • Атрибутивный, полнотекстовый поиск • Программные интерфейсы внешнего доступа (веб-доступ, интеграция
с ИС) • Организация удаленной работы из филиалов (интеграции с порталом
MS SharePoint) • Удобный интерфейс, настройка индивидуальных рабочих мест
![Page 21: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Электронный архив на базе DocsVision
АРМ
сканированияАРМ
пользователя
Хранилище
данных
СУБД
MS SQL 2000, 2005
СЕРВЕР БД
СЕРВЕР
ПРИЛОЖЕНИЙ
MS IIS
Сервер DocsVision
П/С ВВОДА П/С СКАНИРОВАНИЯ
П/С ЭКСПОРТА/ИМПОРТА
П/С ВНЕШНИХ
РЕГЛАМЕНТОВ
СЕРВЕРНЫЕ П/С
Удаленные системы
и пользователи
П/С ПОИСКА
АИС
![Page 22: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Дополнительные преимущества DocsVision
Автоматизация прикладных процессов управления документаций с помощью решений на базе DосsVision:
• СЭД и архивное дело
• Потоковый ввод
• Обработка первичной документации
• Управление проектами
• Управление процессами
• ….
![Page 23: Управление архивом на платформе Docsvision](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052223/557f94f0d8b42a522c8b4c21/html5/thumbnails/23.jpg)
199178, Санкт-Петербург
наб. реки Смоленки, д. 33
тел. +7 (812) 346-58-33
факс +7 (812) 346-58-34
[email protected] www.digdes.ru
115230, Москва
Варшавское шоссе, д. 36
стр. 8, подъезд 5
тел. +7 (499) 788-74-94 тел./факс +7 (499) 788-74-95
Спасибо за внимание!
21 сентября 2012 г. 23