Электронный документооборот на Alfresco

Электронный документооборот

на платформе Alfresco

Бутова Елена Консалтинговая группа

«Борлас» тел.: +7 (495) 545-59-30

E-mail: [email protected]

Предпосылки внедрения Alfresco

Alfresco Moscow Meetup 2014. Электронный документооборот на платформе Alfresco

Требуется создание новой системы управления

информацией

Есть разрывы в интегрированных бизнес-

процессах управления информацией

Требуется более высокий уровень управления

информацией и взаимодействия сотрудников

при решении задач

Сбор, хранение, обработка информации

Документооборот Портал

организации

Интеграция с оргструктурой, назначение заместителей

Гибкие бизнес-процессы добавление новых этапов процессов «на лету»

дочерние и взаимосвязанные бизнес-процессы

Расширенное управление реестрами документов создание новые типы реестров и карточек документов

настройка автоматической нумерации документов в реестрах

прикрепление к одному документу несколько файлов

заполнение поля карточки документа, используя справочники

добавление документы в реестры по одному или сразу пакетами

Рабочие области (сайты) для управления проектными работами и кейсами ведение контрольные списки по проекту

ведите список внешних контактов по проекту

Комитеты создание повестки совещания

автоматическое формирование и согласование протокола

Расширения Alvex для Alfresco


Лицензируется аналогично Alfresco

Функциональные возможности


Электронный архив


Регистрация административных документов (карточек документов)

Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция Организационно-распорядительный документ

приказ, распоряжение, протокол, повестка, решение

Информационно-справочный документ служебная записка, докладная записка, корпоративное письмо

Договорной документ договор, дополнительное соглашение

Поручение Управленческий нормативный документ

процедура, положение, инструкция, классификатор, перечень, номенклатура, стандарт

Доверенность общая, специальная, разовая

Извещение Акт


Настройка карточки документа занимает менее 1 дня

Архивное дело


Организационно-распорядительный документооборот


Согласование и исполнение административных документов

Последовательное и параллельное выполнение задач при согласовании и исполнении документа

Возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования

Сквозной контроль процесса согласования Общие и адресные комментарии Прикрепление файла с комментариями Групповое согласование Добавление задач в процессе движения документа по

маршруту Исполнителем документа Формирование листа согласования Переназначение задач другому исполнителю Информация о версиях документов и истории

согласования


Канцелярия


Договорной документооборот


Совещания


Интеграция с другими системами


Alfresco – кроссплатформенное ПО, работающее на Windows,

Linux, MacOS

Alfresco предоставляет интерфейсы для интеграции со

сторонними приложениями (MS Office, Apple IWORK, Adobe

Creative Suite, Google Docs, 1С и др.)

Возможна интеграция с корпоративными бухгалтерскими, финансовыми и производственными системами

Интеграция с системами потокового распознавания: Kofax, ABBYY, Ephesoft и др.

Информационная безопасность

Механизмы разграничения прав доступ пользователей и защиты данных

Аутентификация пользователей на основе

LDAP или Active Directory

Внутренней системы ведения пользователей

Разграничение доступа на уровне групп, отдельных пользователей, операций с документами, отдельных документов

Подключение ЭЦП

Журнализация


Поддержка распределенной архитектуры

В Alfresco Enterprise есть возможность репликации данных между репозиториями Alfresco: Сервис репликаций позволяет

контролировать какие данные, куда и когда дублировать

Администратор может настраивать проводимые репликации в соответствии с требованиями ИТ-ландшафта организации через интерфейс Alfresco Share

Отслеживание статусов текущих репликаций, прекращение выполняемых в данный момент репликаций

Автоматическое выполнение репликаций Alfresco Moscow Meetup 2014. Электронный документооборот на платформе Alfresco

Масштабирование системы


Один физический

или виртуальный

сервер

Возможность кластеризации

Основные компоненты

разнесены по разным серверам и

дублированы

внешние сервера хранения данных

выделенный сервер индексации и поиска

выделенный сервер трансформации

масштабируемые сервера приложений, поверх которых работает распределенный сервер Alfresco

СУБД в режиме кластера

Сервер приложений в режиме кластера

Спасибо за внимание !

Адрес: Россия, 117105, Москва, Новоданиловская наб., дом 4а

Телефон: (495) 545-59-30 Факс: (495) 545-59-31

E-mail: [email protected], [email protected]

Электронный документооборот на Alfresco

Technology

Transcript of Электронный документооборот на Alfresco