第 6 讲 Word 文字编辑

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第 6 讲 Word 文字编辑主讲教师：唐大仕

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课前思考 Word 中你怎样设置格式？

第一层次：分别设置字体、字号第二层次：使用格式刷第三层次：使用样式第四层次：……

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再思考如何区分内容与格式

换行（ Shift+Enter) 分段 (Enter) 分页 (Ctrl+Enter) 空格与缩进 (Tab 、格式—段落—缩进，

或视图—显示—标尺，然后拖动）段前、段后间隔（格式—段落—间隔）

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几个关键一、内容结构化

使用“标题 1” Ctrl+Alt+1, 2, 3 视图—大纲视图 Tab, Shift+Tab 或左右拖动视图—显示文档结构 ( 导航栏 )

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二、格式样式化新建样式：样式下拉，选“保存为新快速样式”

应用样式：对内容直接点相应样式修改样式：在样式上点右键，选修改样式—右下角 ---- 选项 ---- 显示所有样式

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三、处理自动化编号

项目符号与编号插入页码插入页眉、页脚

引用目录（先建章节结构，然后在文章前插入引用—目录）脚注、尾注索引（先标记索引，然后在文章末插入引用—索引）题注：建标签，插入题注，交叉引用，图表目录插入交叉引用：章节书签

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四、审阅合作化查看– 工具栏—审阅批注修订上一处下一处，接受或拒绝

请点击：正式文档常用技巧

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一、内容结构化二、格式样式化三、处理自动化四、审阅合作化请点击：正式文档常用技巧

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关于Office2003/2007(2010)

文件格式变化 Open xml 界面变化

控制菜单加强，菜单减化、与工具条合并成 ribbon 菜单布局，由逻辑转成流程

2003与 2007(2010) 版本的菜单对比在 2010 中显示 2003 菜单（见教学网站）

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本章内容 (一 )Word 的基本知识 (二 ) 文本编辑 (三 ) 格式与版面 (四 ) 模板与样式 (五 ) 表格 (六 ) 图形 (七 ) 对象 (八 ) 打印 (九 ) 进一步知识

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(一 )Word 的基本知识 (1) 了解 Word 的主要功能； (2) 掌握 Word 的启动和退出； (3) 理解 Word 工作窗口的基本构成元素； (4) 了解 Word 帮助命令的使用。

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1. Word 的主要功能 Word 软件的主要功能

文字编辑文字校对格式编排图文处理表格绘制帮助功能

Word 文档的主要内容文 ,图 ,表 , 链

Word 的特点 WYSIWYG ( 所见即所得 )

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图图示示 Computer 是应用电子技术电子技术进行数据处理的机器，主要工作是进行数字计算和信息处理。数字计算是指……。进行加工处理的过程，如科学与工程计算；信息处理是指对字符、文字、图形、图象、声音等信息进行采集、组织、存储、加工、检索的过程，如办公室自动化

n

0kYkXkSn

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关于办公软件关于办公软件

金山 WPS Microsoft Office OfficePro(IBM 的产品 )

关于 Office 95/97 、 Office 2000 、 Office XP（ 2002 ）

Office: Word,Excel,PowerPoint,Outlook,Access,FrontPa

ge, 照片编辑器等

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WPS 集编辑、排版、制表和打印于一体

Word 6.0 7.0 97 2000

字处理软件的发展字处理软件的发展

WS 西文字处理DOS

中 / 西文混合处理Windows

Word 集文字处理与图表处理为一体写字板 /记事本

行编辑 Edlin 全屏幕编辑Edit

字处理基础知识

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所见即所得绘图和制表功能排版功能图、文、表混排技术文件格式转换功能与 Internet接口

WordWord 特特点点字处理基础知识

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建立文档编辑文档

字处理软件的功能字处理软件的功能

基本功能

保存文档打开文档

关闭文档


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2. Word 的启动和退出启动

开始程序 Microsoft Word 退出

关闭窗口 Alt+F4

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启动启动 WordWord

启动 Word 是指运行 Word 系统的核心程序 Winword.exe 并将其调入内存，同时进入 Word 应用程序及文档窗口。

含义

直接运行 Winword.exe 文件双击 Word 快捷图标使用 Microsoft Office 快捷工具栏使用“开始”菜单或打开 Word 文档文件

方法


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3. Word 工作窗口

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21WordWord 应用程序窗口应用程序窗口

标题栏菜单栏工具栏格式栏

标尺文本区

插入点

状态栏视图按钮文档窗口


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4. Word 帮助命令的使用进入帮助

菜单：帮助工具栏：快捷键： F1

帮助的内容目录、索引、搜索、助手

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(二 ) 文件操作和文本编辑 (1) 熟练掌握文档的基本操作； (2) 熟练掌握视图的使用； (3) 熟练掌握文本编辑的基本操作； (4) 熟练掌握剪贴、移动和复制操作； (5) 掌握定位、替换和查询操作； (6) 掌握插入符号的操作。

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1. 文档的基本操作新建 Ctrl+N 打开 Ctrl+O 保存 Ctrl+S 打印 Ctrl+P 关闭 Ctrl+W

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工具按钮工具按钮 / / 热键热键 / / 菜单命菜单命令令

建立文档（新文档窗）编辑文档（增、删、改）保存文档（内存外存）打开文档（外存内存）关闭文档（结束文档操作）多文档之间的操作

文档基本操作

方法

文档编辑

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磁盘内存文件

写操作

数据源程序多文档

输入读操作建立文档

打开文档

保存文档写操作关闭文档图图示示

文档的保存保存文件可以有几种选择方式：

退出 Word 应用程序关闭文档窗口只保存文件，不关闭窗口另存文件

输入和编辑文字

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2. 视图的使用

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视图使用“视图”菜单或者在窗口左下角的视图按钮

普通视图（ 2010中无）页面视图大纲视图 Web版式视图阅读视图

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3. 文本编辑的基本操作

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确定插入点确定插入点输入正文输入正文

正文输入

磁盘文件内存

“插入”菜单直接输入剪贴板

文档编辑

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基本的定位鼠标：

单击键盘：

箭头键 Home: 行首 End: 行尾 Ctrl+Home ：文件首 Ctrl+End ：文件尾或在大纲模式中进行操作：视图 |大纲视图

右下角：“选择浏览对象”（ Alt+Ctrl+Home)

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选定文字拖拽：选定任意文档（一个首点，一个尾点）单击：选定一行双击：选定一段三击：选定整个文档 CTRL+单击：选定一句 Alt+拖拽：选定矩形区域 Shift+箭头键：选定开始—编辑—选择：可以方便选定图片

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使用鼠标选定文字选定操作数个连续字符按住鼠标左键并以拖动方式经过这些字符单词 /汉字双击该处图形单击该图形一行文本单击该行左边的选定栏句子按住 Ctrl 键，单击该句中的任一位置一个段落双击该段落左边的选定栏，或三击该段落中的任一位置整个文档三击选定栏

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改删增

定位选择对象发命令

编辑文档

方法

文档编辑

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增加文字插入文字

直接将文字插入到插入点用 Insert 键切换“插入 /改写”状态

插入文件使用菜单“插入文件”

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删除文字使用 BackSpace( 退格键 )删除插入点前面的文字使用 Delete 键删除插入点后面的文字选定内容以后，按 Delete 键选定内容以后，按 Ctrl+X( 或剪切 )

剪切的同时将内容放入到剪贴板中

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4. 剪贴、移动和复制操作复制、粘贴

选定内容后按 Ctrl+C 定位到需要的位置按 Ctrl+V 或者 Ctrl+ 拖动

剪切、粘贴选定内容后按 Ctrl+X 定位到需要的位置按 Ctrl+V 或者直接拖动

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Office 内部的剪贴板打开它

07、 10 ：开始 | 剪贴板 | 右下角下拉 03 中按两次 Ctrl+C 打开或：编辑 Office 剪贴板（ 2003 中）或：任务窗格下拉框 Office 剪贴板（ 2003 中）

复制点击内容即可

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5. 查找、替换和定位操作查找

按 Ctrl+F 或 “编辑查找” 替换

按 Ctrl+H 或 “编辑替换” 注意单个的替换与“全部替换”

定位按 Ctrl+G 编辑定位

07: 开始 | 编辑 | 查找、替换、定位

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复杂的替换替换 (Ctrl_H) ，点击“高级”

文字的替换格式的替换 ( 点击“格式” )

如所有的“计算机”转为黑体使用特殊字符

如去掉空行 ( ^p^p ^p )

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使用通配符通配符

字符：特殊 (^13表回车 ) [0-9] 数字 [!0-9 ] 非数字 ?任意

次数 {1,2} *(0到多次 ) @(1到多次 ) 位置 <>表示单词首尾括号 ( ) 表示一组在替换时用 \1表示第 1个括号内的组

举例如 1998-10-1 换为 1998年 10月 1 日

([0-9]{2,4})-([0-9]@)-([0-9]@) \1年 \2月 \3日如去掉换行符 ^13([! ]) \1 如”第 x ”回换成标题 1 (<第 ?回>) \1 (加样式）

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小技巧使用查找替换功能，找到一个单词出现的次数

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6. 插入符号使用“插入符号”或“插入特殊符号”

标点符号、数学符号、希腊字母、拼音数字序号、特殊符号、单位符号

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用特殊字体来表示符号注意：符号与字体是相关的

例： Webdings 中的符号

字体的添加：控制面板字体中将字体文件粘贴关于 TrueType 字体与点阵字体程序附件中造字程序

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字体运用小技巧使用 webdings表示各种图标

使用 webdings 2来表示打勾

R T 书法家字体

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7. 自动更正和语言工具自动更正

大小写、符号、分数、错别字等等智能标记 (2003中 )

序号、日期写法等等取消自动更正： Ctrl+Z 设置自动更正

03: 工具自动更正选项 07: Office按钮 |Word 选项 | 校对 | 自动更正选项

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英文及中文的特殊设置对英文

格式更改大小写 07 （开始 |字体 | 更改大小写）

工具拼写和语法（ F7 ） 07 ：审阅 |校对 | 拼写和语法

对中文工具语言中文简繁转换（ 07 ：审阅 |中文简繁转换 ) 工具语言翻译 (07: 审阅 |校对 | 翻译 ) 格式中文版式拼音指南 (07: 开始 |字体 | 拼音文字 ) 格式中文版式带圈文字 (07: 开始 |字体 | 带圈文字 )

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(三 )Word 的格式与版面 (1) 熟练掌握字体、段落和页面设置； (2) 了解项目符号和编号； (3) 掌握边框、底纹、页眉和页脚的添加。

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1. 字体、段落和页面设置记住 03 ：

字体、段落在“格式”菜单或“格式”工具栏页面设置在“文件”菜单 07、 10 在开始及页面布局

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对文档进行总体设置对相应的段落进行设置对个别字符或多个字符进行设置（艺术字、字母大小写、字符的上标 / 下标等）

选定文档 “格式 / 字体或段落”命令方法

整个文档某些段落一个字符…

文档格式编排

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字符格式编排

文档格式编排

字符修饰设置字符格式字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距

TrueType 字体打印机字体高效修饰工具 : 高级查找 / 替换命令宋体三号字，楷体四号字，黑体 16 点字，隶书隶书 2424 点字点字

字符间距H2O

字符缩放上标下标添加边框和底纹

文档排版

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设置字符格式如何设置字体如何设置字号 ( 即字体大小 ) 如何设置字型如何设置文字边框和底纹什么是字间距如何设置字间距利用【字体】对话框设置字体格式

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小技巧：字符格式设置 Ctrl+D 打开字体设置

Ctrl+Shift+F 字体 Ctrl+Shift+P 字号

Ctrl+B 粗体 Ctrl+I 斜体 Ctrl+U 下划线 Ctrl+= 上标 Ctrl+Shift++ 下标中文字体、英文字体要同时设置五号 =10.5pt

小四号 =12pt, 小五号 =9pt ， 1pt=1/72 inch 直接输入字体大小，如 128 ( 单位 pt) 1inch=72pt=96px( 与设置有关 ) 小五号 =9pt=12px

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国家行政机关公文格式 GB/T 9704-1999

段落修饰段落标记对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表标尺

缩排定位（ Indent）

高效修饰 :段落样式

文档排版

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段落格式编排

文档格式编排

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设置段落对齐方式什么是段落对齐方式

段落对齐方式是指段落在水平方向上的对齐方式。五种对齐方式的特点

两端对齐左对齐右对齐居中对齐分散对齐

设置对齐方式的方法 (利用工具按钮和快捷键 )

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设置段落缩进方式什么是段落缩进

段落缩进是指在水平方向上的段落缩进。 4 种段落缩进方式的特点

左缩进右缩进悬挂缩进首行缩进

设置段落缩进方式的操作 07、 10 ：视图—显示—标尺（打勾）

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设置行距和段间距什么行距和段间距

行间距是指行与行之间的距离，而段间距是指段落与段落之间的距离。设置行距的操作 3 种行距的特点

单倍行距 1.5倍行距 2 倍行距

设置段间距的操作

使用“首字下沉”使用“格式” /“ 首字下沉”菜单命令打开“首字下沉”对话框

文档排版

07中 :插入 | 文本 | 首字下沉

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分栏排版格式分栏（ 07 ：页面布局 | 页面设置 | 分栏 )

分栏排版设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，以及是否在两栏之间加线排版多种分栏形式共存

文档排版

页面设置纸张大小走纸方向页眉、页脚页边距标尺分页规则插入“分页符”

页眉 Header

页脚 Footer

Page SizePage Size

左页边距右页边距

顶页边距

底页边距

文档排版文件页面设置07 ：页面布局 | 页面设置

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页面页面设置设置

“文件”菜单 “页面设置”命令方法

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小技巧：段落格式设置 Ctrl+0 段前空行距 Ctrl+M 段首空左距 Ctrl+Alt+1 一级标题 Ctrl+回车分页符 Shift+回车人工换行符 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+J 对齐 Ctrl+1 Ctrl+5 Ctrl+2 行距

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2. 项目符号和编号记住：

使用格式工具栏上的“项目符号和编号” 使用菜单：格式项目符号 /编号点右键，更改项目符号 /编号 (07: 开始 | 段落 | 项目符号 )

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3. 边框、底纹、页眉和页脚记住：

边框、底纹、页面边框在“格式”菜单中页眉、页脚在“视图”菜单中，并会弹出一个“页眉页脚”工具 07 ：开始 | 段落 | 边框、底纹 “ 插入”菜单中有“插入页码” 07 ：插入 | 页眉页脚 | 页码

另外，注意：在“页眉页脚”工具上有，可以设置奇偶页不同删除页眉页脚，进入“页眉页脚”视图以后，全选

Word文字编辑

不同节不同的页眉页脚：在页眉页脚工具栏中，切换“链接到前一个”的状态 07 ：在页眉或页脚处双击后，切换在“设计 | 导航 |链接到前一个” 状态。

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设置页眉与页脚文档排版

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页眉页眉 // 页脚页脚设设置置

页面设置页眉 / 页脚间切换

页码页数页码格式

“视图”菜单 “页眉和页脚”命令

方法

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小技巧：页眉页脚页眉中插入图片

插入公司图标：在页顶的图片制作水印：

在页眉中插入图片，设其为衬于文字下方，并拖到页面中央奇偶页不同

页面设置版式奇偶页不同 07、 10 ：双击页眉后—页眉设计工具 --奇偶页不同

Word文字编辑

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(四 )Word 的模板与样式 (1) 掌握样式和样式库的建立与使用； (2) 了解模板的概念。

Word文字编辑

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1. 样式的建立与使用使用格式工具栏上的“样式框”

建立样式：只需要其中输入名字即可应用样式：只需要从其中选择名字即可

或者使用“格式”菜单中的“样式” 可以修改样式（ 2003版 )也可以在任务窗格上，点右键

创建和管理文档——样式样式样式是一组针对字符或段落的修饰信息。它可以保存在文档中、也可以保存在模板里。只包含字符格式的样式叫“字符格式字符格式”。包含了段落格式的样式叫“段落格式段落格式”。

段落格式段落格式

字符格式字符格式

办公组合软件

Word文字编辑

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2. 模板是样式的集合，文件扩展名为文件另存为，在类型中选择“文档模板（ *.dot)” 工具模板及加载宏，在其中可以选用其他模板

创建和管理文档——模板

.wiz

.dot.dot

页面设置信息纸张大小、页边距设置、页眉 / 页脚的设置默认的排版信息常用的自动功能默认样式（字体、段落排版等修饰信息）

常用的自动图文集词条、宏、工具栏和自定义菜单设置和快捷键。

NormalNormal 模板是适用于任何类型文档的模板。当启动 Word 或单击“新建”命令时， Word 会基于 Normal 模板新建一篇空文档。

模板模板是一种特殊类型文档，它使用户能够很容易地完成文件的创建工作。

办公组合软件

Word文字编辑

创建模板与应用模板创建模板

文件，另存为模板文件（ .dot, .dotx)

应用模板文件—新建 --- 选择模板 07: office按钮 | 文件 | 新建 | 选已安装的模板

Normal.dot C:\Documents and Settings\*****\Application

Data\Microsoft\Templates

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Word文字编辑

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(五 )Word 表格的建立与编辑 (1) 熟练掌握表格的建立； (2) 掌握表格格式和内容的基本编辑。

Word文字编辑

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1. 表格的建立菜单：“表格” 常用工具栏：插入“表格” 常用工具栏：打开“表格工具” 手绘表格：边框与底纹 “ 表格”“文字转表格” 07: 插入 | 表格 | 插入表格

注意表格工具“设计”

Word文字编辑

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2. 表格格式和内容的基本编辑选定：用鼠标增删单元格：用菜单或手绘合并：用右键，或用菜单，或用工具栏上的合并折分：同上自动套用格式：用菜单文字对齐：点右键格式化表格：用菜单

表格的编辑“自由表格”工具栏的使用文字对齐（垂直方向、水平方向）数字对齐（以小数点居中对齐）单元格合并自动套用格式

表格制作

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小技巧：表格 Alt + 5(数字键盘的 5) 选定整个表第一格内，“表格裁分表格” : 表前加空行最后一格内，按 Tab ，新增一行表格标题行重复表格排序（如参考文献的排序） 07: 表格工具“设计”

表格样式选项、边框、绘制表格

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(六 )Word 图形的制作与编辑 (1) 掌握绘制自选图形的操作； (2) 掌握图形元素的基本操作。

Word文字编辑

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1. 绘制自选图形 03 ：绘图工具栏 07 ：插入 | 插图 | 形状、图片、剪贴画

Word文字编辑

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绘制图形绘制图形启动绘图工具启动绘图工具常用工具按钮的使用常用工具按钮的使用绘制图形绘制图形

绘图和图形处理技术

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2. 图形元素的基本操作使用“绘图工具栏”

选择图形对象边线及填充阴影与三维旋转编辑顶点

点右键叠放次序组合及取消组合对齐

Word文字编辑

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小技巧：图形鼠标配合键盘

Ctrl+ 表示复制 Alt+ 表示精细 Shift+ 表示对齐

最好将图形放入框中在 2000 中，插入对象 Word 图片在 2003 中，自动产生一个框

Word文字编辑

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(七 )Word 对象的插入 (1) 掌握图形的插入； (2) 掌握文本框的插入； (3) 掌握图文混排技术。

Word文字编辑

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1. 图片的插入插入图片剪贴画插入图片来自文件注：

在Word 中，图形、图片概念是很不正规的在Word 中，自绘图形和图片的编辑方法是不一样的。自绘图形的创建和编辑往往是结合在一起的，而图片则是在其它图形处理软件中编辑好后通过插入等方法导入

Word 文档的。

Word文字编辑

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启动“图片”工具栏图片操作图片操作绘图和图形处理技术

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2. 文本框的插入插入文本框在框上点右键，设置其属性

Word文字编辑

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3. 图文混排技术图片上点右键，设置图片格式版式设置环绕方式

在 2002及 2003 中，还经常要点“高级” 07 ：图片上右击 | 设置图片格式或绘图工具“格式”菜单

嵌入图与浮动图嵌入图随文字移动，其控制点为黑点浮动图随段落移动，其控制点为白点

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2.微机系统的三个层次

在微机系统中存在着从局部到全局三个层次：— —微处理器微型计算机微型计算机系统。

微处理器（MPU）是微型计算机的 CPU，是微型计算机的核心部件，通常由一片大规模集成电路或超大规摸集成电路组成。微型计算机以微处理器为核心，加上存储器、

输入/输出接口和系统总线组成。有的微机将这些部件集成在一个超大规摸芯片上，称之为单片微型计算机，简称单片机。

微型计算机系统是以微型计算机为核心，再配以相应的外部设备、电源、辅助电路和控制微型计算机工作的软件而构成的完整的计算系统。

图文表混排示例

图

文

表

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嵌入型方式，即图片在文档中与文字一样占有固定位置；图形环绕文字方式，这时图片在文档中将随着文字的移动而移动；层次方式，即图片浮于文字上方或文字下方。

图文混排的方式图文混排技巧

Word文字编辑

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图图文文混混排排方方法法

图文框利用“设置图片格式”对话框

图文混排技巧

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4. 其他对象的插入艺术字公式组织结构图图表声音视频其他程序的对象

Word文字编辑

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(八 )Word 文档的打印 (1) 掌握打印预览； (2) 掌握打印的基本参数设置和打印输出。

Word文字编辑

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1. 打印预览文件打印预览

Word文字编辑

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2. 打印的基本参数设置文件打印

Word文字编辑

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打印预览与打印打印预览与打印

“文件”菜单

“打印”命令

方法确认打印机

打印范围

打印方式

打印份数

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打印文档在打印文档前，可以先预览文档的打印效果。只要是可打印区内的所有内容，都显示在预览窗口中，并可查看普通视图下无法显示的内容。选取“文件”下拉式菜单中的“打印预览”命令，或单击工具栏上的“打印预览”按钮，将出现如图 5.18所示的窗口。下面分别介绍窗口中的工具按钮。

Word文字编辑

107“打印预览”窗口

Word文字编辑

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(1) 打印：打印当前文档。 (2) 放大镜：单击需要放大显示的位置，该部分将按比例放大显示。 (3) 单页显示：可在页面视图中观察整个页面。 (4) 多页显示：可在页面视图中显示多个页面。 (5) 显示比例：在下拉式列表中选取文档扩大或缩小的比例。 (6) 全屏显示：隐藏除文档和工具栏以外的其它屏幕元素。 (7) 关闭：退出打印预览状态，返回文档。

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（九）进一步知识

Word文字编辑

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小技巧全文字符加大

Ctrl+A , Ctrl+Shift+> 显示比例加大

Ctrl+滚轮 07 ：窗口右下角的“显示比例”

打印时缩放文件页面设置缩放

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正式论文文档常用技巧文档结构

设标题级别（在样式框中选取）大纲模式查看文档结构图

样式新建样式应用样式格式刷

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长文档常用技巧大纲视图视图 | 文档结构图及标题级别定位（编辑定位）（ Ctrl+G ）窗口并排（窗口新建窗口，窗口并排比较）

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文档注分节 , 分页 , 页面设置

分节的目的：不同的节有不同的页面设置、页眉、页码目录

先设置各个标题级别，然后，插入引用索引及目录索引

插入引用索引及目录，注：先要标记各个索引项常用工具栏上有个 { 显示 /隐藏编辑标记 }

脚注 , 尾注题注（参见前面的表图自动编号）

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书签文档内的链接 07 ：插入 | 链接 | 书签

链接 Ctrl+K 链接到本文件中链接到其它文件

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宏样式模板文件

Normal.dot 宏

录制 ,,指定快捷键编辑

宏病毒域

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自定义自定义工具栏

在工具栏上点右键，选“自定义” 将命令图标拖放到工具栏中

设置选项工具选项工具自动更正选项

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其他文字处理软件 WPS2000

裘伯君简洁 ; 符合中国人的习惯竖排 ,环绕 , 表格 , 图片

永中 Office WordPerfect 方正排版系统

出版界广泛使用非所见即所得以标记来表示排版命令

如：〓〖HT6SS〗〖 JZ〗中国文学之最

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Unix环境下的文字处理编辑软件： ed, vi 排版软件： LaTeX 办公软件： OpenOffice (Windows平台也可用 )

基于 Web的 Office 如 docs.google.com

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网络上的电子文档 Pdf 文档

如何阅读 pdf 文件 : 使用 adobe acrobat reader 如果将Word 转为 pdf （在 2010 中可以直接另存为 pdf)

安装 adobe acrobat professional 或 Flash Paper 后在 word 中转换或打印 Rtf 文档

通用的丰富文本文档 Wdl 文档

DynaDoc Reader Chm 文档

帮助文档 www.ssread.com 超星数字图书馆 : caj(北大图书馆电子期 , 方正书生

参见 : www.lib.pku.edu.cn (北大图书馆电子期刊 )

http://www.ssread.com/

第 6 讲 Word 文字编辑

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