Проект компании

КАК ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С КЛИЕНТАМИ

Денис БаяновМенеджер проектов

Проект «ЭДО с внешними контрагентами» с применением системы Диадок

Старт проекта: сентябрь 2012

Статус проекта: выполняется

О себе

КАК СТАРТОВАТЬ ЭДО

ПОДГОТОВКА

• Определить цель

• Определить ответственного за ЭДО

• Внести изменения в учетную политику

• Выбрать целевую цепочку документов

• Выбрать оператора ЭДО

• Подобрать техническое решение

• Рассказать всем о плане

√√√

ЗАПУСК

• Пилотный проект

• Выбор способа отправки документов

• Пригласить клиентов к обмену

• Начать обмен

√√√

РАЗВИТИЕ И КОНТРОЛЬ

• Контролировать качество

• Контролировать показатели

• Совершенствовать процесс

• Расширять применение

√√√

ЦЕЛЬ

Пример цели № 1:

• Попробовать обмен документами «как есть»

• Интегрировать учетную систему с системой ЭДО

• Провести пилотный проект с лояльными контрагентами

Пример цели № 2:

• Перейти на ЭДО с 50% контрагентов

• Сохраняя уровень подписываемости 85-90%

• В течение трех месяцев

…

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО

Талантливый и мотивированный:

• Руководитель, менеджер, специалист …

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО

Правильно:

• Наделить полномочиями

• Предоставить поддержку руководства

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЭДО

Должен быть готов:

• Принять ответственность на себя

• Действовать самостоятельно

• Быстро учиться

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

В учетную политику добавить пункт:

«Хозяйственные операции в бухгалтерском учете

оформляются типовыми первичными документами,

которые утверждены законодательно, а также формами,

разработанными предприятием самостоятельно в

электронном виде»

ЦЕЛЕВАЯ ЦЕПОЧКА ДОКУМЕНТОВ

Самые массовые и проблемные документы

Например,

• Акты, накладные, счета-фактуры

• Счета на оплату, договоры, соглашения

- …

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 1

• Надежность компании

• Простота системы

• Сеть контрагентов

• Темп расширения

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 1

• Методологическая поддержка пользователей

• Обучающие вебинары

• Материалы, шаблоны, подсказки

• Поддержка внедрения ЭДО «от оператора»

• Помощь в активации контрагентов

• Помощь в выполнении интеграционных проектов

• Наличие опыта внедрений в вашей отрасли

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 2

• Доступность технической поддержки

• Многопользовательский режим

• Наличие элементов СЭД в системе ЭДО

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 2

• Базовые возможности интеграции «от оператора»

• Открытость и документированность API

• Отношение оператора к роумингу ЭДО

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 4

• Ответственность оператора:

• соглашение об уровне предоставления (SLA)

• обязательства по хранению данных

• обязательства по предоставлению доступа к данным

• обязательства по защите данных

• Поддержка англоязычного интерфейса

• Наличие предложения White Label

ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО 3

• Региональный охват сети сервисных центров

• Роль продукта в бизнесе оператора

ВЫБОР СПОСОБА РАБОТЫ

• WEB-интерфейс

• Готовые решения для интеграции

• Для популярных бухгалтерских программ

• Для систем класса ERP и систем СЭД

ВЫБОР СПОСОБА РАБОТЫ

• Коннекторы – программное обеспечение,

автоматизирующее отправку большого числа

документов

• Быстрый запуск ЭДО на больших объемах

• Открытый программный интерфейс COM / HTTP API

• Сопровождение готовых модулей своими силами

• Разработка своего решения для интеграции с системой

ПИЛОТНЫЙ ПРОЕКТ

• Пробный обмен документами с лояльными клиентами

• Первыми контрагентами могут стать ваши партнеры

• Цель – отработать технологию, настроить процессы

ПРИГЛАШЕНИЕ КЛИЕНТОВ

• Выявить точки контакта

• Выпустить официальное письмо

• Разместить информацию на сайте

• Разослать приглашения к ЭДО

• Наблюдать за результатами

• Сделать email-рассылку

• Позвонить ключевым клиентам

• Доверить активацию оператору

ОБ ИСПЫТАНИИ ВЕРЫ

ЖЕЛЕЗНЫЕ АРГУМЕНТЫ

• Квалифицированная электронная подпись

• Наделяет электронный документ юридической силой

• Закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 6, пункт 1

• Согласие на обмен может быть выражено

• Письменно

• Устно

• Конклюдентными действиями

• Заключать соглашение об ЭДО не обязательно

• Достаточно обменяться приглашениями

ЖЕЛЕЗНЫЕ АРГУМЕНТЫ

• ФНС принимает электронные документы

• Судебная система признает электронные документы

• Все используют электронный документооборот с ФНС

РАЗВИТИЕ И КОНТРОЛЬ

• Понять что нужно сделать

• Делать

• Оценивать результат

• Изменять подход или продолжать

• Повторять

… вспоминаем Дёминга :-)

О ПРЕИМУЩЕСТВАХ ЭДО

Материальная выгода

• Экономия времени

• Экономия трудозатрат

• Экономия ресурсов

Нематериальная выгода

• Больше личной свободы

• Больше смысла в жизни

• Больше возможностей

НЕСКОЛЬКО ФАКТОВ ОБ ЭДО

Через систему Диадок, с 2012 года, передано:

• 112,5 млн документов

• 45,5 млн. счетов-фактур

• 33 млн. ТОРГ-12

• 4,9 млн. актов

сдачи-приемки

В 2015 году электронными

документами обменялись

972 тысячи компаний

Проект компании

Денис БаяновМенеджер проектов СКБ Контур

+7 912 62 11 581

bayan@skbkontur.ru

Департамент общих служб

www.diadoc.ru