““ 荷蘭經營經驗”荷蘭經營經驗” 座談會 座談會

流程問題經驗談流程問題經驗談 22-22-1111-2008-2008

荷蘭流程問題經驗談荷蘭流程問題經驗談1.1.決策流程與作業流程決策流程與作業流程2.2.企業決策問題的層級企業決策問題的層級3.3.決策流程的目的及程序決策流程的目的及程序4.4.荷蘭台商的決策流程問題荷蘭台商的決策流程問題5.5.作業流程的項目範圍作業流程的項目範圍6.6.作業流程的目的與程序作業流程的目的與程序7.7.荷蘭台商的作業流程問題荷蘭台商的作業流程問題8.8.結論結論

•決策流程問題決策流程問題 ::決策未定決策未定 ,, 如何做成決策的過程如何做成決策的過程 ..

•作業流程問題作業流程問題 ::決策已定決策已定 ,, 如何達成任務的過程如何達成任務的過程 ..

決策流程與作業流程決策流程與作業流程

決策流程問題決策流程問題

企業決策問題的層級企業決策問題的層級•決策決策問題的層級 問題的層級 1.1. 政策性決策政策性決策 :: 是指有關企業發展方向的決策，是指有關企業發展方向的決策， 由高層管理人員決定。 由高層管理人員決定。 2.2. 策略性決策策略性決策 :: 是指有關實現企業目標的決策，是指有關實現企業目標的決策， 由中層管理人員決定。 由中層管理人員決定。 3.3. 業務性決策業務性決策 :: 是指有關解決日常作業的決策，是指有關解決日常作業的決策， 由低層管理人員決定。 由低層管理人員決定。

•決策決策問題分級的困難 問題分級的困難 •授權決策的困難 授權決策的困難

決策流程的程序決策流程的程序1.1.問題內容問題內容2.2.層級研判層級研判

參照參照 :: 責任授權、專業知識 責任授權、專業知識 承擔風險、例外原則 承擔風險、例外原則

3.3.建立檔案建立檔案4.4.搜集資訊搜集資訊5.5.方案評估 方案評估 6.6.作成決策作成決策

制定決策流程的目的制定決策流程的目的

• 提高決策的準確性提高決策的準確性• 避免情緒影響避免情緒影響• 避免草率決定避免草率決定• 留下參考檢討記錄留下參考檢討記錄• 經驗傳承經驗傳承

新創業

財務 稅務 總務用人

處所配備 業務 會計

組織 運作 控制

決策流程的項目舉例決策流程的項目舉例

荷蘭台商決策流程的實務荷蘭台商決策流程的實務

•荷蘭台商的決策流程有建檔控制嗎荷蘭台商的決策流程有建檔控制嗎 ??•荷蘭台商制定決策流程的問題荷蘭台商制定決策流程的問題聽命於上級聽命於上級自作主張自作主張沒有建立制度沒有建立制度沒有記錄習慣沒有記錄習慣直截判斷省事直截判斷省事決策品質不追蹤決策品質不追蹤

•建議建議 : : 設立決策檔案專櫃設立決策檔案專櫃

作業流程問題作業流程問題

作業流程的項目舉例作業流程的項目舉例•行動作業流程行動作業流程

接待接待 (( 來客 來電來客 來電 ))維護維護 (( 建築物 設備 用品建築物 設備 用品 ))倉運倉運 (( 存貨 進貨 出貨存貨 進貨 出貨 ))

•買賣作業流程買賣作業流程報價往來報價往來成交確認成交確認買賣合約買賣合約交貨安排交貨安排買賣糾紛買賣糾紛摧收帳款摧收帳款

• 行政作業流程行政作業流程 設立公司 設立公司 人事行政 人事行政 存貨控制 存貨控制 記帳申報 記帳申報 收款付款 收款付款 保險索賠 保險索賠 簽約解約 簽約解約 法律訴訟 法律訴訟 維修安排 維修安排

作業流程的目的作業流程的目的

•提高效率提高效率•避免疏忽避免疏忽•工作輪替工作輪替•經驗傳承經驗傳承•系統設計系統設計•內部協調內部協調

制定作業流程的程序制定作業流程的程序1.1.確定作業目標確定作業目標2.2.建立作業流程圖建立作業流程圖3.3.作業流程系統化作業流程系統化4.4.擬定工作說明書擬定工作說明書5.5.完成職位設計完成職位設計6.6.僱用合適人員僱用合適人員7.7.執行及核對目標執行及核對目標8.8.定期檢討作業流程定期檢討作業流程

(1)(1) 確定作業目標確定作業目標

明明白白寫下來明明白白寫下來 ::作業的目標及作業的目標及要達成的任務要達成的任務

(2)(2) 建立作業流程圖建立作業流程圖

•作業流程圖是作業流程的基礎作業流程圖是作業流程的基礎

•作業流程圖是職位設計的準則作業流程圖是職位設計的準則

•作業流程圖是系統化設計的依據作業流程圖是系統化設計的依據

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入帳進倉連絡

TaiwanForwarder

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Documentsor Advice

Documentsor Advice

IMPORT PROCEDUREIMPORT PROCEDURE

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General LedgerLED.frm

PAYA

A/P ListLED.frm

PAY

PAYA

TCUM-1

ACCOUNTING SYSTEMACCOUNTING SYSTEM

(3)(3) 作業流程系統化作業流程系統化•不用電腦控制的作業流程不用電腦控制的作業流程1.1. 合理化合理化2.2. 效率化效率化3.3. 互助化互助化

•可用電腦控制的作業 – 資料處理可用電腦控制的作業 – 資料處理1.1. 電腦化電腦化2.2. 網路化網路化

•資料處理資料處理 ::輸入資料 輸入資料 >> 整理分析 整理分析 >>報表報告報表報告 (1)(1) 電腦工具軟體電腦工具軟體 :: 文書處理、列表、資料庫、簡報、圖片、網頁編輯 文書處理、列表、資料庫、簡報、圖片、網頁編輯

只要設計格式 只要設計格式 ,,輸入資料輸入資料 ,,即可產生報表即可產生報表 .. (2) (2) 程式化軟體程式化軟體 : : 自己設計自己設計軟體軟體 : : 可用如可用如 Access, dBase Access, dBase 套裝會計軟體及 套裝會計軟體及 ERPERP軟體軟體 : : 如如 Account View, SAAccount View, SAP P

• 荷蘭台商小規模經營的企業或新設立從小開始的大企業荷蘭台商小規模經營的企業或新設立從小開始的大企業 ,,

電腦工具軟體普遍採用電腦工具軟體普遍採用 MS Office. MS Office. 至於程式化軟體至於程式化軟體 ,, 考慮到經濟性、擴充性與相容性考慮到經濟性、擴充性與相容性 ,,則可用則可用 AccessAccess 自行設計或選用自行設計或選用 MS DynamicsMS Dynamics..

Microsoft Dynamics productsMicrosoft Dynamics products• Microsoft Dynamics AX (outlook-ERP)Microsoft Dynamics AX (outlook-ERP)• Microsoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRM• Microsoft Dynamics GP (process)Microsoft Dynamics GP (process)• Microsoft Dynamics NAV (Navision)Microsoft Dynamics NAV (Navision)• Microsoft Dynamics – Point of SaleMicrosoft Dynamics – Point of Sale• Retail Management System (RMS)Retail Management System (RMS)• Microsoft Dynamics SL (project)Microsoft Dynamics SL (project)• Microsoft Dynamics Snap (catch data quickly)Microsoft Dynamics Snap (catch data quickly)• Microsoft ForecasterMicrosoft Forecaster• Microsoft FRx (financial analysis)Microsoft FRx (financial analysis)• Microsoft Office Accounting Professional Microsoft Office Accounting Professional • Microsoft Small Business FinancialsMicrosoft Small Business Financials

(4)(4) 擬定工作說明書擬定工作說明書

對於作業流程中的每一項工作對於作業流程中的每一項工作 ,, 詳細擬定詳細擬定 ::•工作目的工作目的•工作內容工作內容•作業方式作業方式•標準要求標準要求•協調對象協調對象

(5)(5) 完成職位設計完成職位設計

•設計企業組織圖設計企業組織圖•明確縱的從屬關係明確縱的從屬關係、、權責範圍權責範圍•表明橫的協調關係表明橫的協調關係、、支援範圍支援範圍

ManagingDirector

Administration Business Support

ReceptionOperator

AccountingFinancial

Purchase

Sales

StockIn & Out

R.M.A.Assembly

Assistant

Marketing

EngineerOffice Keeper E. U.

Non E. U.

(6)(6) 僱用合適員工僱用合適員工

•前提前提 ::決策目標決策目標作業流程作業流程電腦軟體電腦軟體工作說明書工作說明書職位設計職位設計

•僱用合適員工僱用合適員工

(7)(7) 執行及核對目標執行及核對目標

•付諸執行付諸執行•隨時察視隨時察視•年終考核年終考核

(8)(8) 定期檢討作業流程定期檢討作業流程

•承辦人的意見承辦人的意見•外在環境的變化外在環境的變化•企業規模的變化企業規模的變化

荷蘭台商作業流程的實務荷蘭台商作業流程的實務

•荷蘭台商的有沒有作業流程圖荷蘭台商的有沒有作業流程圖 ??工作說明書工作說明書 ??

•荷蘭台商制定作業流程的問題荷蘭台商制定作業流程的問題工作自然形成工作自然形成員工自己負責員工自己負責有事再處理有事再處理沒有建立制度沒有建立制度想做沒時間想做沒時間

結 論結 論1.1. 流程是落實管理的指標流程是落實管理的指標2.2. 流程是長期經營的見證流程是長期經營的見證3.3. 建立流程要儘早開始、養成習慣建立流程要儘早開始、養成習慣4. “4. “按進度做事”的人生按進度做事”的人生

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