كتابة خطواتإلكترونية رسائل

مهنية

Wadi2016

الرسائل • كتابة خطوات األشخاص بعض يجهلكتابتها يؤدي فقد مهنية، بطريقة اإللكترونية

أمام المهنية صورتك تشويه الى خاطئ بشكلاآلخرين.

ال • كي بدقة الخطوات كافة اتباع على احرص لذا. اآلخرين لدى شخصيتك عن سلبي انطباع تترك

1 : نفسك. فعن عر�

ال • الذين لألشخاص نفسك تقديم على احرصقوية، مهنية عالقة بهم تربطك ال أو F جيدا تعرفهم

معه تتواصل الذي الشخص أن تفترض فال. يتذكرك أو يعرفك

الوظيفي • ودورك اسمك ذكر على احرص لذاتفاصيل الى التطرق قبل وواضح مختصر بشكل

العمل.

األمور. 2 حول التحدث تجنبالشخصية:

كتابة • عند وشخصية خاصة مواضيع الى تتطرق الآخرون أشخاص عليه يطلع فقد إلكتروني، بريد

. المتلقي الشخص غيرفحسب، • العامة األمور مناقشة على Wز رك لذا

. الهاتف عبر الشخصية األمور حول وتحدث

التعجب. 3 عالمات تستخدم البكثرة:

يترك • بكثرة التعجب عالمات استخدام ان . شخصيتك عن F سيئا F انطباعا

باعتدال، • العالمات هذه استخدام على احرص لذافقط واحدة تعجب عالمة استخدام يفضل حيث

. الواحد البريد في

الوقت. 4 في البريد عن أجبالمناسب:

البريد • عن لالجابة طويلة فترة االنتظار يفضل الويترك مهني غير أمر فذلك استلمته، الذي

. شخصيتك عن F سلبيا F انطباعاالمثالي • الوقت أن الى الخبراء يشير حيث

بين ما يتراوح االلكترونية الرسائل عن لالجابة.48و 24 ساعة

األخطاء. 5 ارتكاب تجنبالنحوية:

كاإلمالء، • الكتابة في تتبعه الذي األسلوب ان . شخصيتك يعكس والنحو الترقيم وعالمات

قبل • مرة من أكثر البريد قراءة على احرص لذامن خلوه من للتأكد المعني الشخص الى ارساله F انطباعا ترك ولتجنب االمالئية أو النحوية األخطاء

. شخصيتك عن F سلبيا

المختصرة. 6 الكلمات استخدام تجنب: الغريبة والمصطلحات

تخلق • قد التي المصطلحات استخدام تجنب. المتلقي الشخص لدى F تشويشا

االلكتروني • البريد عبر األشخاص مع فالتواصلحيث الهاتف عبر معهم التحدث عن يختلف

وغير الغامضة المصطلحات شرح يمكنكالمفهومة.

7: المشاكل. عن التحدث تجنب

عن • التحدث أو السيئة األخبار ذكر تجنبالمواضيع الى التطرق يفضل ال اذ المشاكل،

عن فالتحدث االلكتروني، البريد في الشخصية . شخصيتك عن F سلبيا F انطباعا يترك قد المشاكل

عبر • أو لوجه F وجها المشاكل حل يفضل حيثالهاتف.

8: واضح. عنوان اكتب

االلكترونية • الرسائل آالف المهنيون معظم يتلقىواضح، عنوان كتابة على احرص لذا ،F يوميافمن الرئيسي، بالموضوع ويرتبط ودقيق

الى المبهمة العناوين ارسال يتم بأن المحتمل . بها المرغوب غير الرسائل ملف

مع • يتناسب عنوان كتابة على F أيضا واحرص. االلكتروني البريد موضوع

األشخاص. 9 الى البريد ارسل: فحسب المعنيين

في • شملتهم الذين األشخاص كافة أسماء راجع . يبدي ال فقد اليهم البريد ارسال قبل البريد

المحدد، بالموضوع اهتمام أي األشخاص بعض. سلبية نتائج على ستحصل وبالتالي

األشخاص • الى البريد ارسال على احرص لذاارسال " خيار على الضغط قبل فحسب المعنيين

." األشخاص لكافة

10 : .E مختصرا البريد اجعل

البريد • واجعل مهمة غير تفاصيل ذكر تجنب . االمكان قدر F وموجزا F مختصرا

واستخدم • مباشرة الرئيسي الموضوع في ادخل. والفقرات التنقيط عالمات

عند. 11 اآللي الرد استخدمالضرورة:

في • استلمته الذي البريد على االجابة عدم إنعن F سلبيا F انطباعا يترك المناسب الوقت

شخصيتك.اجازة • أخذ عند آلي رد استخدام على احرص لذا

التي الفترة تحديد على واحرص العمل منيقوم الذي الشخص اسم واذكر فيها، ستغيب

. غيابك فترة خالل في مهامك بأداء

12: مناسبة. اللهجة استخدم

الرسائل • في استخدامها يجب التي اللهجة تعتمدتربطك التي العالقة نوعية على االلكترونيةلهجة استخدام عليك يتعين حيث بالشخص،ويمكنك الشخص، تعرف ال كنت إن رسمية

كانت حال في رسمية غير لهجة استخدام. جيدة عالقة به تربطك

خاصبكفي. 13 توقيع أضف : البريد نهاية

بك • الخاصة االتصال وبيانات التوقيع يعكسخاص توقيع اضافة على احرص لذا شخصيتك،الخاص التصميم واستخدام البريد نهاية في بك

عن البحث عند العمالء تشويش لتجنب بشركتك. بك الخاصة االتصال بيانات

أية. 14 عن االفصاح تجنب: معلوماتسرية

لمسائل • االلكتروني البريد استخدام يمكن . االفصاح تجنب لذا F كتابيا لكونه F نظرا قانونية،ذكر أو شركتك حول سرية معلومات أية عنالى البريد ارسال يتم فقد شخصية، تفاصيل

. الخطFأ الشخص

15: والفكاهة. المزاح تجنب

في • ساخرة بطريقة والتحدث المزاح تجنبهذه فهم يساء فقد االلكتروني، البريد

الحصول وبالتالي األحيان، بعض في المعلومات. سلبية نتائج على

16: المناسب. الخط استخدم

البريد • كتابة عند معين خط استخدام يفضلااللكتروني.

الذي • الخط نوع استخدام على واحرصمثل عادة األشخاص معظم Arialيستخدمه

استخدام Times New Romanو الى باالضافة ،. ثابت وحجم خط

االلكترونيفي. 17 البريد ارسال: المناسب الوقت

االلكترونية، • الرسائل الرسال معينة مواعيد يوجدفي االلكترونية الرسائل ارسال يفضل حيث

. المتلقي بالشخص الخاصة العمل ساعات خاللساعات • خالل في الرسائل ارسال تجنب

. االطالق على مهني غير أمر فذلك المساء،قبل • الدول بين التوقيت فرق على االطالع على

. االلكترونية الرسائل ارسال

الملفات. 18 من تحققالمرفقة:

بالبريد • كبير حجم ذات ملفات ارفاق عدم يفضلصعوبة المتلقي الشخص يواجه فقد االلكتروني،

الشخص اعالم على واحرص تحميلها، في . ارسالها قبل الكبيرة الملفات بحجم المتلقي

االلكتروني • البريد في ملفين ارفاق يفضل كماالى يؤدي الملفات من المزيد فارفاق الواحد،

. المتلقي الشخص تشويش

19: اآلخرين. خصوصية احترم

خاصية "• استخدام ارسال" BCCيفضل عند. عالقة أية تربطهم ال شخص من أكثر الى البريد

بيانات • عن االفصاح عند مشاكل تواجه فقد. األشخاص ببعض الخاصة االتصال

الخطوات. 20 اتباع على اآلخرين ساعدالسابقة:

الرسال • المناسبة الخطوات على تعرفت أن بعدزمالئك مساعدة على احرص إلكتروني، بريد

. عينها الخطوات اتباع على ومرؤوسيكباتباع • فحسب واحد موظف يقوم بأن جدوى فال

هذه في اآلخرون يفشل حين في الخطوات هذهالعملية.