Post on 06-Feb-2018
- 1 - © SEEBURGER AG 2015
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten in SAP® im Healthcare-BereichDr. Martin Köhler Universitätsklinikum Schleswig-Holstein
2. FeRD Konferenz, BerlinBerlin, 01.10.2015
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Agenda
Vorstellung des Unternehmens: Universitätsklinikum Schleswig-Holstein
Eingesetzte Hybrid-Verfahren:– Die BVMed Branchenempfehlung E-Invoice (PDF + EANCOM)– ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)
Ausgangssituation mit Papier-Rechnungen UKSH: Empfang und -weiterverarbeitung der Papierrechnungen
Praxiserfahrung mit E-Invoicing Einsatz von smart-eInvoice® bei UKSH Erfahrungsbericht
Abschluss und Ausblick
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Standorte Kiel und Lübeck
Finanzen u. Rechnungswesen
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Übersicht UKSH
Einziger Maximalversorger in SH
zwei Standorte (Kiel und Lübeck)
größter Arbeitgeber in SH
85 Kliniken, Institute und Sektionen
407.000 amb./stat. Patienten p. a.
2.396 Betten
12.440 Beschäftigte
Finanzen u. Rechnungswesen
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201472 209472227471
239455251733 245987 242683
258575271438
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Anzahl Belege (gesamt) 2008-2016 2015 hochgerechnet2016 Prognose
Belege
Rechnungswesen UKSH
Finanzen u. Rechnungswesen
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Rechnungseingang als Papier (1)Im UKSH gibt es pro Standort eine zentrale Poststelle für Papier-dokumente.Täglich wird dort die eingehende Post sortiert und verteilt.
Die Eingangsrechnungen werden täglich von der Poststelle des UKSH zur Rechnungsabwicklung gebracht. Hier werden die Rechnungen sortiert (nach Sachbearbeiter) und für das Scannen vorbereitet.
Finanzen u. Rechnungswesen
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Rechnungseingang als Papier (2)
Die Rechnungen werden gescannt, archiviert und anschließend an die Nachbearbeitung übergeben.
Dokumente werden nach Scandatum abgelegt. Nach sechs Wochen werden die Originalrechnungen vernichtet.
Finanzen u. Rechnungswesen
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Nachteile von Papier-Rechnungen Langer Postweg
(Posteingang, öffnen, physikalisch weiterleiten, zuordnen, etc.)
manuelle Erfassung der Rechnung im ERP-System
Fehler bei der manuellen Eingabe
hoher Platzbedarf durch Papier-Ablage
langwierige Belegsuche von abgelegten Papier-Rechnungen
hohe Skontoverluste
Personal- und Sachkosten
Finanzen u. Rechnungswesen
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Bisherige Entwicklungsschritte
Papi
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Hauspost zur RG-Bearbeitung
Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost
Hauspost zur RG-bearbeitung
Rechnungs-eingangPoststelle
SachlichePrüfung
Buchung und Zahlungs-ausgang
Rechnungs-erfassungund Validierung
Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Rechnungs-
eingang Poststelle
Sortierung nach Sach-bearbeiter
ScannenFreigabe Workflow/Nachbearbeitung
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Hauspost zur RG-bearbeitung
Finanzen u. Rechnungswesen
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Die BVMed Branchenempfehlung E-InvoiceFür den elektronischen Rechnungsprozess empfiehlt das BVMed Forum eStandardsdie drei nachfolgend aufgeführten Varianten:
Variante 1: Versand eines PDF-Dokuments (Rechnung) per E-Mail
Variante 2: Kombinierter Versand eines PDF-Dokuments und einer elektronisch strukturierten EANCOM-Nachricht (INVOIC)
Variante 3: Ausschließlicher Versand einer strukturierten Nachricht im EANCOM-Format (INVOIC) per EDI
Die Umsetzung der Lösung gemäß der Branchenempfehlung gibt aus Sichtder Lieferanten/Hersteller die Möglichkeit, das System unabhängig von der
eingesetzten Software zu unterstützen!!!
Die Umsetzung erfolgte mit Variante Nr. 2.
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Krankenhäuser undPharma-Großhandel
Einführung von smart-eInvoice® der SEEBURGER AG für BVMed-Branchenempfehlung
Lieferant
Rechnungen
SEEBURGER
SEEBURGERsmart-eInvoice®
SEEBURGERsmart-
eInvoice®
SAP
PDF+EANCOM
- 12 - © SEEBURGER AG 2015
Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-eInvoice®
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erst
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Hauspost zur RE-Bearbeitung
Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost
Hauspost zur RE-Be-arbeitung
Dunkelbuchung nach erfolg-reicher OCR und Validierung
Rechnungs-eingangPoststelle
SachlichePrüfung
Rechnungs-eingang Poststelle
Sortierung nach der Sach-bearbeiter
Buchung
Scannen
Rechnungs-erfassungund Validierung
Freigabe Workflow/Nachbearbeitung
smar
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voic
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Rechnungseingang per E-Mail und Dunkelbuchung
Freigabe Workflow/Nachbearbeitung
Hauspost zur RG-bearbeitung
PDF+EANCOM
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Lieferant
SEEBURGERsmart-eInvoice®
Krankenhäuser undPharma-Großhandel
Einführung von smart-eInvoice® der SEEBURGER AG für ZUGFeRD
Rechnungen
SEEBURGER
SEEBURGERsmart-
eInvoice®
SAP
ZUGFeRD
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Einordnung: ZUGFeRD und EANCOM
Papier Bild-Datei
Hybrid
BVMED(PDF+
EANCOM)
ZUGFeRD(PDF/A-3inkl. XML)
Web EDI EDI
Verarbeitungstiefe
Allgemeine Verarbeitbarkeit+ -
+-
- 15 - © SEEBURGER AG 2015
ZUGFeRD Rechnungseingang im Detail
SEEBURGERRechnungseingang in SAP©
- Rechnungs-Empfang- Rechnungs-Weiterverarbeitung- Workflow- Nachbearbeitung- Buchung
SEEBURGER smart-eInvoice® SAP
Extraktion ZUGFeRD-XML aus PDF/A-3
Visualisierung ZUGFeRD-XML nach
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Einmalige Einrichtung von Regeln für den Empfang von E-Mails pro Lieferant
- Absender
- Benachrichtigung im Fehlerfall
- Kreditor
- Benachrichtigung im Erfolgsfall
Finanzen u. Rechnungswesen
EANCOM ZUGFeRD
Einfaches Customizing von smart-eInvoice®DocumentSuite: Customizing eInvoice
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E-Mail SAP
In SAP stehen für Anwender drei Transaktionen je nach Berechtigung zur Verfügung
Rechnungseingang in SAP - SEEBURGER
PDF-Rechnung plus EANCOM-Datei
Finanzen u. Rechnungswesen
PDF-Rechnung ZUGFeRD
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Rechnungsempfang und -verbuchung mit smart-eInvoice ®(invoiceCONSOLE: technischer Monitor)
Rechnungen, die komplett mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen, werden dunkel verbucht
Warteschleife für Rechnungen ohne Wareneingangsbuchung
Nachbearbeitung für Rechnungen mit Preisabweichung
Finanzen u. Rechnungswesen
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Rechnungsbearbeitung mit smart-eInvoice ® in SAP ® für Finanzbuchhaltung(SAP Task Manager)
Finanzen u. Rechnungswesen
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Vorteile smart-eInvoice® für Rechnungsempfänger I
Ressourcenschonung (Wegfall von Papierhandling)
Zeiteinsparung durch Automatisierung (Kosten)
beste Qualität der Rechnungserfassung durch Verarbeitung strukturierter Daten (EANCOM, XML)
revisionssicherer Prozess bis zur Archivierung
lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte
Finanzen u. Rechnungswesen
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Vorteile smart-eInvoice® für Rechnungsempfänger II
papierloses und abteilungsübergreifendes Arbeiten durch Workflow-Unterstützung
Prozessintegration in SAP ®
schnelle Belegrecherche
maximale Nutzung von Skonto
schnelles Onboarding von neuen Lieferanten
hohe Akzeptanz durch BVMed Branchenempfehlung im Gesundheitswesen
hohe Akzeptanz durch ZUGFeRD als übergreifender Standard
Finanzen u. Rechnungswesen
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Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-eInvoice®
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erst
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Hauspost zur RE-Bearbeitung
Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost
Hauspost zur RE-Bearbeitung
Dunkelbuchung nach erfolg-reicher OCR und Validierung
Rechnungs-eingangPoststelle
SachlichePrüfung
Rechnungs-eingang Poststelle
Sortierung nach der Sach-bearbeiter
Buchung
Scannen
Rechnungs-erfassungund Validierung
Freigabe Workflow/Nachbearbeitung
smar
t-eIn
voic
e®
Rechnungseingang per E-Mail und Dunkelbuchung
Freigabe Workflow/Nachbearbeitung
Hauspost zur RG-bearbeitung
Finanzen u. Rechnungswesen
PDF+EANCOModer
ZUGFeRD
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UKSH – Nächste Schritte
Analyse Lieferanten nach Umsatz, Belegaufkommen und Bearbeitungsaufwand
Aktives Herantreten an Lieferanten zwecks Übersendung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder BVMed Branchenempfehlung )
Kommunikation intern / extern
Finanzen u. Rechnungswesen
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Referenten/Ansprechpartner
Dr. Martin KöhlerLeiter Dezernat Finanzen und RechnungswesenUniversitätsklinikum Schleswig-HolsteinTel. +49 (451) 500-4443martin.koehler@uksh.de
Dr. Bernd WildGeschäftsführerintarsys GmbH Tel. +49 (721) 384790bwild@intarsys.de
Ghafar ZafariSAP BetreuerUniversitätsklinikum Schleswig-Holstein,Gesellschaft für IT Services mbH (ITSG)Tel. +49 (451) 500-14716ghafar.zafari@uksh.de
Rolf WesselProdukt ManagerSAP®- & Web-Applikationen SEEBURGER AGTel. +49 (7252) 96 1257r.wessel@seeburger.de
Charlotte BrüggemannSales ManagerSAP®- & Web-ApplikationenSEEBURGER AGTel. +49 (7252) 96 1430c.brueggemann@seeburger.de