Yhteiskehittämisestä ekosysteemeihin – tapaus Varaamo

Jussi Vehviläinen

Disclaimer

Esitys perustuu kolmeen subjektiiviseen näkökulmaan.

Kolme pääaihetta

• Yhteiskehittäminen

• Ekosysteemit

• Digitalisaatio

• Case: Varaamo

Case: Varaamo

Vähän taustaa

varaamo.hel.fi

• Tilavarauspalvelu vai jotain muuta?

Taustaa lyhyesti

• Varaamo-projekti aloitettiin 2015 ja palvelun kautta on tehty tähän mennessä 40 500 tila- ja

laitevarausta.

• Alfa-vaiheen tavoitteena oli kyseenalaistaa hankkeen ideavaiheessa tehdyt suunnitelmat ja

kokeilla järjestelmän prototyyppiä testiympäristössä

• Beta-vaihe julkaistiin joulukuussa 2015

• Beta-vaihe on jatkuva prosessi

• Rahoitus Helsingin kaupungin Innovaatiorahastosta vuosille 2016-2017

• Mukana kirjasto, nuorisotoimi, kanslia, varhaiskasvatusvirasto ja FVH

• Kytkyjä muihin hankkeisiin: Kalasataman Joustotilat, kaupungin Tilat jakoon, 6Aika,

Digitaalinen Helsinki, Keskustakirjasto

• Espoo mukana kehittämässä, kiinnostusta muuallakin

7

Tylsää…

• Mitä oikeastaan tapahtui?

8

Projektin tavoitteet

pähkinänkuoressa

Tilojen varaus ennen:Tilat vaikeasti löydettävissä

Monimutkaiset toimintatavat

Paljon manuaalista työtä

Projektin tavoitteet

pähkinänkuoressa

Tilojen varaus tulevaisuudessa:Tilat helposti löydettävissä

Selkeät toimintatavat

Vähän manuaalista työtä

Tavoitteet ja keinot

Tavoitteena:

- (sisäinen) toimintatavan muutos digitalisaation mahdollisuudet

- (ulkoinen) toimintamallin muutos ekosysteemi + alusta

Keinot:

- Yhteiskehittäminen, osallistaminen, palvelumuotoilu

- Nopeat kokeilut, nopea palaute

- Ketterä ja avoin (ohjelmisto)kehitys

Yhteiskehittäminen

Mistä puhumme, kun puhumme yhteiskehittämisestä?

12

Yhteiskehittäminen on…

• Käyttäjälähtöisyyttä?

• Asukaslähtöisyyttä vaiko asiakaslähtöisyyttä?

• Osallistumista, osallistamista vaiko osallisuutta?

• Kuka on lopulta aktiivinen toimija?

13

Yhteiskehittäminen on jees, mutta…

• Toteutuuko tasavertaisuus?

• Vai jääkö homma lattehipstereiden puuhasteluksi?

• Miten saadaan hauraat asiakasryhmät mukaan?

• Miten saadaan yritykset mukaan?

• Mitä tapahtuu projektin jälkeen?

• Hankintalain kiemurat?

14

Vähän keinoista

• Miten välttää se, että keksitään aina sama pyörä uudestaan?

• Taas tätä lappujen liimailua…

• Mutta miten viedään tulokset käytäntöön?

• Palvelumuotoilu on nykyisin pop, mutta se on vain yksi väline.

• Vanha kunnon suunnitteluosaaminen kunniaan!

15

Ketterä ja kokeileva kehittäminen

• …vaatii menetelmäosaamista

• …vaatii jämäkkyyttä

• …vaatii (tuote)omistajuutta

• …vaatii rohkeutta?

16

Yhteistyön sopiminen

Nykytilanteen kartoitus

Alustavat suunnitelmat

Discovery

Alpha

Beta

Prototyypit

Kehitystyö

Testaus

Palvelun julkaisu

Jatkokehitys

03/2015- 06/2015

06/2015- 12/2015

12/2015 -->

Ketterä kehitys

Avoin lähdekoodi

Avoimet rajapinnat

Alustavat

määrittelyt,

kevät 2015

RESPA-tietokanta

ja avoimet

rajapinnat,

kesä 2015

Käyttöliittymä,

syksy 2015

VARAAMON

JULKAISU

7.12.2015

Käyttöliittymän

jatkokehitys,

kevät 2016

Järjestelmän

jatkokehitys,

kesä 2016

Konsepti-

suunnittelija

+ kirjaston

työntekijät

Kaupunginkanslian

kumppanikoodarit

+ kirjaston

projektipäällikkö

NK + VAKA mukaan

projektiin

Fast Monkeys Palaute asiakkailta

ja

henkilökunnalta,

käytettävyys-

testaus (Haaga-

Helia)

Ixonos Oy

(puitesopimus)

Kaupunginkanslian

kumppanikoodarit

VARAAMO.HEL.FI

Tilat avoimiksi -kokeiluprojekti,

talvi 2015-2016

Kokeilevan kehittämisen toimintamalli,

kevät 2016

Fiksu Kalasatama / Joustotoimisto

Forum Virium

Kaupunginkanslia

Avoin data ja rajapinnat -kärkihanke6aika

MELKEIN VALMIS VAI IHAN

VAIHEESSA?

MAHTAVAA, ETTÄ

TÄLLAINEN ON!

VOIVATKO MUUTKIN KUIN

HELSINKILÄISET KÄYTTÄÄ?

MIKS EMME TIENNEET

TÄSTÄ?

MELKEIN VALMIS VAI IHAN

VAIHEESSA?

MIKSEI KIRJASTOKORTILLA

VOI TUNNISTAUTUA?

MIKSEI OLE ENEMPÄÄ

ERILAISIA TILOJA?

MIKSI TÄLLAINEN

VARAUSPALVELU ON TEHTY

JOS SILLÄ EI SAA VARATTUA

TILOJA?

Ekosysteemit

Mistä oikeastaan puhumme, kun puhumme ekosysteemeistä?

22

Ekosysteemit

• Verkostossa kukin toimii itsenäisesti ja tavoittelee omia etujaan.

• Ekosysteemissä kaikilla jäsenillä on yhteinen päämäärä.

YHTEISTÄ HYÖTYÄ vai nollasummapeliä?

23

Toimintamallit & prosessit

Toimivat tilavarauspilotit

Varaamo, Stadin tilapankki,

Joustotila, Refill jne.

Avoimet, harmonisoidut

rajapinnat ja käytännöt

Tilavarausoperointi

Asukkaat

3. sektori

Yritykset

Kaupunki

Avoin lähdekoodi jakoon

yhteiskehittämistä ekosysteemi

Ekosysteemi?

Digitalisaatio

Kai meilläkin on se sellainen digitalisaatio-ohjelma?

25

Digitalisaatio ei ole valinta

• Ei pelkästään tekniikkaa vaan radikaali toimintaympäristön muutos.

• Meidän täytyy itse päättää haluammeko pysyä kyydissä.

• Komputerisoidaanko vai ajatellaanko asiat uusiksi?

26

Case: Varaamo

Miten se maksullisen tilan varaaminen oikeastaan menikään?

28

29

30

Pakollinen Lillrank

Ainoastaan arvolla on merkitystä. Prosessit on kaikki se pakollinen käsien

heiluttelu, jota arvon tuottamiseksi tarvitaan.

31

Digitalisaatio vaatii uusia keinoja

• Ketteryyttä

• Kokeiluja

• Verkostoja ekosysteemejä

• Tilannekuvaa

• Holistista ajattelua Mistä palvelu alkaa?

32

Toimintamallit & prosessit

Toimivat tilavarauspilotit

Varaamo, Stadin tilapankki,

Joustotila, Refill jne.

Avoimet, harmonisoidut

rajapinnat ja käytännöt

Tilavarausoperointi

Asukkaat

3. sektori

Yritykset

Kaupunki

Avoin lähdekoodi jakoon

yhteiskehittämistä ekosysteemi

Alusta?

Palvelupolut

Mistä palvelu alkaa?

34

Resurssi vai palvelu?

• Mitä asiakas oikeastaan haluaa?

Mistä palvelu alkaa ja mitä siihen kuuluu?

35

36

Työtila + lounas + parkkipaikka…

Kokoustila + tarjoilut + kyydit…

Seiniä vai palvelua?

Kuka tuottaa?

Ketä kiinnostaa?

KAUPUNKI (LUOTTAMUS)ALUSTANA?

Näin Tokiossa

Milloin meillä?

37

38

Lopputulema

Mitä jäi käteen?

39

Kolme pointtia +1

1. Vain (asiakas)arvolla on merkitystä

yksinkertaiset ja selkeät prosessit yksinkertaiset ja elegantit palvelut.

2. Tekniikka yleensä hoituu – ihmiset ovat hankalia.

3. Palveluja on johdettava ja niillä on oltava (tuote)omistaja.

40

Loppupeleissä luottamus ratkaisee.

41

Kiitos!

Jussi Vehviläinen

jussi.vehvilainen@hel.fi

040 583 4953

42

Materiaalia

Digitalisaatio

- The Second Machine Age: Work, Progress, and Prosperity in a Time of

Brilliant Technologies Paperback - Erik Brynjolfsson, Andrew McAfee

Prosessit

- This is Lean - Niklas Modig, Par Ahlstrom

Siilot, ekosysteemit

- The Silo Effect: The Peril of Expertise and the Promise of Breaking Down

Barriers – Gillian Tett

- Team of Teams - Stanley A. McChrystal