VJEŠTINA VOĐENJA SASTANAKA

Pripremio:

Zoran Pavletić

• Što želim poboljšati pri vođenju sastanaka?

• Na čemu još trebam raditi?

• Što trebam promijeniti?

• Kako me skupina doživljava?

• Kako učitelji sjede na sastancima?• Koliko učitelja sudjeluje u diskusijama?

• Koliko ih se javlja za aktivnosti?• Koliko su redoviti na sastancima?

• Što mislite, gdje su s mislima?• Jesu li upoznati s dnevnim redom?

• Organiziram li na sastancima timski rad?• Govore li ljudi otvoreno na sastacima?

• Koristite li vizuelna sredstva?• Je su li zaključci dostupni svima?

• Primjenjuju li se zaključci u rokovima?• Osjećam li se stručnim započeti sa timskim sastancima?

VRSTE SASTANAKA

• Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi• Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak

stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci

• Sjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljaju

• Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključaka

• Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih problema širem broju ljudi.

PRIPREMA SASTANKA

Tehnička priprema

Vrijeme, Mjesto,

Prostorija, Sjedala,

Tehnička pomagala,

Osvježenje, Poziv,

Materijali,

Zapisnik,

Obavještavanje

Sadržajna priprema

Cilj sastanka,

Problem,

Način rada,

Moguća rješenja,

Stručne osobe,

Izvršitelji i rokovi,

Kontrolni mehanizmi

KOMUNIKACIJA NA SASTANKU

Prava umjetnost konverzacije je govorenje i slušanje!

Dozvolite i drugima da dođu do riječiPoštujte tuđe stavove

Koristite otvorena pitanja

• Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka koji mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak

PRILAGODBA SUDIONICIMA SASTANKA

Kakvi su njihovi interesi i potrebe?Imaju li dovoljno stručnog znanja?

Kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka?Što misle o problemu/ misle li drugačije od voditelja?

Kako ih navesti da se zainteresiraju za problem?Govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe?

Kako potaknuti šutljive na djelovanje?Kako će glasati šutljiva većina?

Kako izaći na kraj s teškim sudionicima?

STILOVI VOĐENJA SASTANAKA

DIKTATORSKI STIL

Voditelj se ne obazire na sudionike, autoritaran, sugestivan,

sudionici ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni.

Prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati

u aktivnostima.

STILOVI VOĐENJA SASTANAKA

KONFUZNI STIL

Očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.

Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su

preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi

približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti.

STILOVI VOĐENJA SASTANAKA

DEMOKRATSKI STIL

Radni materijal se pravodobno dostavljeni tema ukratko izložena,

rasprava o temi, svatko ima pravo reći svoje mišljenje,

vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima,

odluke su izraz volje većine.

OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA

Vrlo sklon dokazivanju

Kontrolirajte reakcije sebe i grupeNastojte u izlaganju naći nešto vrijednoNađite pogrešne dokaze i izložite grupi

Razgovarajte s njim izvan sastanka

Govori izvan predmeta rasprave

Kad uzima dah zahvalite mu, te na pristojan način upozorite da se udaljio od

teme

Nije u pravu

“Shvaćam da tako mislite, no pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom

situacijom”

OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA

Pita vas kao voditelja za mišljenje

Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe.

Sukob ličnosti

Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje.

Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno.

Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu.

Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao,

nego ju bolje izrazite.

ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

• članovi kasne na dogovore• sastanci predugo traju• sastanci su dosadni

• prisutni ne pridonose mnogo raspravi• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog reda, a ona

se brzo kroz sve ostale• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano, iscrpljeno, bez ideja

i imaju osjećaj gubljenja vremena

ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)

• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim sastankom• sastanci se koriste kao forum na kojem se skupljaju

„osobni bodovi“ kod šefa• odluke se ne donose ili su nametnute od voditelja nakon

što rasprava nije urodila zaključkom• sudionici ne slušaju što se govori

UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

Slaba priprema sastanka

Slabo izlaganje cilja i teme sastanka

Slabo vođena diskusija

Slabo određene odgovornosti

• Što prvo želim poboljšati pri vođenju sastanaka?

• Na čemu još trebam raditi?

• Što trebam promijeniti?

• Kako me skupina doživljava?

UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

I Slaba priprema sastanka

- tehnička- stručna

- sadržajna- nepravodobno upoznavanje sudionika s

temom sastanka- preopširan dnevni red

- smanjena pozornost zbog okolnosti

IZ PRAKSE..... LIPANJ U ŠKOLI• 03. - 06. - zamjena ravnatelja (Dezi Karlić – Došen)• 12. - 12:30 – sjednica RV• 13. - 12:30 - sjednice PN, UV• 14. - skraćeni satovi, čitanje ocjena učenicima• 17. - početak radova na održavanju zgrade• - zajedničk izlet radnika škole• 20. - popravni ispiti za osmaše• - potpisivanje svjedodžbi učenika VIII razreda• 21. – 10:00 podjela svjedodžbi osmašima• 26. – 9:00 popravni ispiti• 28. - 9:00 podjela svjedodžbi I – VIIr• - sjednica UV 10:00• Ostali poslovi:• sređivanje pedagoške dokumentacije• izrada nastavničkih izvješća • zamjena 6 prozora Copelitom, polukat• premještaj zida u kabinetu TZK i preuređenje u učionicu• premještaj vrata na učionici HJ• bojanje hodnika, učionica HJ i B i Praputnjak• postavljanje SPLIT sistema grijanja u učionicama - Praputnjak• postavljanje vrata iz dvorane u učionicu EJ• preuređenje učionice EJ u svlačionice i kabinet TZK• potraga za sponzorima za putovanje u Švedsku (ravnatelj,

tajništvo)• Cijena marende: 55,00 kn• uplata do 10.06.• Dežurstvo učenika:• 03. - 07. VII, VIa• 09. - 14. VIIb, VIb

Dnevni red:

1. Analiza rada u proteklom mjesecu

2. Lipanj u školi

3. Razno

Hvala na pažnji,

Zoran

UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka

- čitanje teza - preopširne teze- čitanje izlaganja

- slabo izražavanje

UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

III Slabo vođena diskusija

- voditelj gubi konce, diskutanti ne diskutiraju u vidu rješenja, niti

argumentirano- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja

- odluta se od teme- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili

autoritarna atmosfera

UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA

IV Slabo određene odgovornosti

- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi- nisu određeni kontrolni mehanizmi

KAKO POPRAVITI SASTANKE

- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red- sastanci počinju i završavaju na vrijeme

- vođenje sastanka se dobro pripremi- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i

kriterijima provjere njihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku

- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka i pojašnjavanju dogovora

KAKO POPRAVITI SASTANKE

- uvođenje procesa rješavanja problema kao sastavnog dijela donošenja odluka

- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi

osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi

ŠTO URADITI?

• Organizirajte što manje sastanaka.

• Odredite koji je cilj sastanka i držite se teme.

• Tražite da se ne kasni na sastanke.

• Držite disciplinu na sastanku – samo jedna osoba smije govoriti.

• Ne dozvolite prekidanje sastanaka.

ŠTO URADITI?

• Načelno, sastanak ne bi trebao trajati dulje od 90-100 minuta.

• Ako želite da vaš prijedlog prođe organizirajte sastanak kada su već svi

umorni.

KAKO ZAVRŠITI SASTANAK

• Napravite rezime sastanka i sastavite pisani zapisnik sa sastanka.

• Na osnovu sastanka formulirajte konkretne zadatke koji se moraju ispuniti

do slijedećeg sastanka.

• Na idućem sastanku prvo provjerite da li su provedeni zaključci sa prethodnog

sastanka (motivacija).