Post on 27-Nov-2020
Virta, Mobility Tool+ ja liikkuvuudenhallinta-
järjestelmätKv-kevätpäivät 2018, Jyväskylä
Riikka Jääskeläinen, Aalto-yliopistoJenni Leinonen, Metropolia AMK
Sami Niemelä, OamkMari Pohjola, Laurea AMK / OPH
VIRTA-opintotietopalvelu
• Korkeakoulut ovat velvoitettuja toimittamaan kopioita osista opiskelijarekisterinsä ja muiden henkilörekisterien tietosisältöä opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostamaan VIRTA-opintotietopalveluun
• Korkeakoulut, opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, Opetushallitus ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ovat sopineet, miten opiskelijoiden ja tutkinnon suorittaneiden kansainväliseen liikkuvuuteen liittyviä tietoja kootaan VIRTA-opintotietopalveluun. • → Opetushallituksen ja Tilastokeskuksen/EuroSTATin liikkuvuustiedonkeruu tapahtuu
VIRTA-opintotietopalvelun avulla
• VIRTA-opintotietopalvelu kokoaa tiedot yli miljoonan opiskelijan opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista, tutkinnoista ja opiskeluoikeuksien aikaisista kv. liikkuvuuksista.
VIRTA-opintotietopalvelu
• VIRTA-opintotietopalvelu oppijan arjessa
Tietojärjestelmät ja ennakkotehtävä
• Erilaisia opintotieto- ja liikkuvuudenhallintajärjestelmäyhdistelmiä on useita, ks. https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/KV-VIRTA+jarjestelmat (tiedot kannattaa pitää ajan tasalla!)• Oodi + MoveON 2; Oodi + Mobility-Online 3; Oodi + SoleMOVE 2; Oodi + muu 1• Winha + MoveON 1; Winha + Mobility-Online 3; Winha + SoleMOVE 5;
Winha + muu 4• Peppi + MoveON 1; Peppi + Mobility-Online 1, Peppi + SoleMOVE 3, Peppi + Muu 1• Opsu + Muu 2• Primus + Mobility-Online 2• Muu + Muu 3; Muu + Mobility-Online 1• Jne jne… ☺
• Session ennakkotehtävään vastasi 33 henkilöä 25 korkeakoulusta,KIITOS!
Opintotietojärjestelmät
6%
18%
24%
24%
28%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
Asio
Oodi
Peppi / Perusrekisteri
Winha
Muu, mikä?
Vastaajia 33
• Roti• Opsu• Primus
Liikkuvuudenhallintajärjestelmät
34%
31%
16%
13%
6%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Mobility-Online
SoleMOVE
MoveON
Muu, mikä?
Asio
Vastaajia 32
• Ei mikään?• Korkeakoulun oma järjestelmä
Tiedonsiirtotapa liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opiskelijatietojärjestelmään ja/tai VIRTAan
21%
21%
25%
18%
15%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
Automaattisesti järjestelmien välilläohjelmointirajapintojen* kautta
Ohjelmointirajapinnan* kautta, mutta se edellyttää siirronmanuaalisen käynnistämisen tai muita teknisiä
toimenpiteitä käyttäjältä
Excel-, csv- tai muun siirtotiedoston avulla
Muu, mikä?
En tiedä / en osaa sanoa
Em. tapojen yhdistelmät
Vastaajia 33
Siirrot liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opintotietojärjestelmään ja VIRTAan
• MoveON → Oodi → Tietovarasto → VIRTA (Aalto)
• Mobility-Online → Peppi → VIRTA (Metropolia)
• SoleMOVE→ Peppi → VIRTA (Laurea)
Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija
Saapuva opiskelija kirjautuu MoveONiin
täyttääkseen hakemuksen-II- -II-
Hakemus käsitellään ja opiskelijalle määritellään
oikea koulutusohjelma opintosuunnitelman
perusteella
-II- -II-
MoveON+Oodi/Peppi
Hak
uva
ihe
Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija
Henkilötiedot jnesiirretään MoveONista
Oodiin rajapinnan kautta (käynnistetään painikkeella MO:ssa)
Osa henkilötiedoista siirretään Mobista
automaattisesti + osa täydennetään excelillä ->
virkailija tekee siirron Peppiin ryhmä kerrallaan
Henkilötiedot jne siirretään SoleMOVEsta Peppiin
siirtotiedostolla
Luo opiskelijanumeron + opinto-oikeuden Oodiin
-II- -II-
MoveON+Oodi
Tied
on
siir
rot
järj
este
lmis
säMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
(suunniteltu)
Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija
Oodi peilaa luodun opiskelijanumeron myös
MoveONiinautomaattisesti
-II- -II-
Vain MoveONissa tieto liikkuvuudesta
Pepissä on liikkuvuusjakso-, henkilö- ja opinto-
oikeustiedot.
-II-
MoveON+Oodi
Tied
ot
järj
este
lmis
säMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Liikkuvuustiedot päivittyvät Mobista Peppiin 2h välein.
Oodissa ilmoittautuessa passista vahvistetut
henkilötiedot + opinto-oikeustieto
(suunniteltu)
Case Aalto: Tiedonsiirto & • MoveONin räätälöimä toiminnallisuus Aallolle:
Liikkuvuustietojär. MoveON <- -> välityspalvelin (Broker) <- -> opintorek. Oodi
• MoveONiin rakennettu Actions-painikkeet sekä Oodi-tietojen hakuun että liikkuvuustietojen kirjoitukseen Oodiin. Nämä painikkeet toimivat triggereinä, automatiikkaa ei ole tiedonsiirtojen aloituksessa.
• Toteutettiin MoveONin toimittajan, Aallon ja ulkopuolisten koodaajien kanssa yhdessä.
• Painikkeet:• "Export to Oodi" lähettää Oodiin opinto-oikeuksien vaatimat tiedot, Oodi palauttaa MoveONiin
opiskelijanumeron (saapuvat opiskelijat)• "Import from Oodi" kutsuu Oodista opiskelijan opintotietoja (ECTS, GPA, completed degree,
programme, term info, terms present, validity start/end) (lähtevät opiskelijat – ei vielä käytössä)
• Saapuvien opinto-oikeudet tehty tällä tiedonsiirrolla jo useita vuosia
• Lähtevien opintotietoja ei vielä• vaatii myös vaihdon periaatteiden muokkaamista -> otetaanko valintaan vaikuttavat
opintotiedot kaikille hakijoille tiettynä ajankohtana vai kullekin hakemuksen palautushetkellä?
Tiedonkeruu Virtaan, lähtevä opiskelija
Opiskelija tunnistautuu(Shibboleth) MoveONiin
täyttääkseen hakemuksen, jolloin opiskelijanumero
tulee MoveONiin
Opiskelija tunnistautuu (CAS) Mobiin täyttääkseen hakemuksen, kirjaa käsin
opiskelijanumeron jne
Opiskelija tunnistautuu (Shibboleth) SoleMOVEen,
jolloin henkilötiedot, opintotietoja ja
opiskelijanumero tulevat SoleMOVEen
Hakemus käsitellään MoveONissa (kehitteillä
opintotietojen siirtyminen Oodista)
Hakemus käsitellään Mobissa
Hakemus käsitellään SoleMOVEssa
MoveON+Oodi
Hak
uva
ihe
Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Tiedonsiirto Virtaa varten, lähtevä opiskelija
MoveONista ei siirry liikkuvuustietoa
Oodiin
Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin, kun hakemus on partnerin hyväksymä & apuraha on hyväksytty
maksuun
Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin kun hakemus on
hyväksytty Laureassa
Liikkuvuusjakson tiedot siirtyvät Peppiin
Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin
MoveON+Oodi
Tied
on
siir
rot
järj
este
lmis
säMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Liikkuvuusjaksosta ei ole merkintää Oodissa
(suunniteltu)
Tiedonsiirto Virtaan, lähtevät ja saapuvat
"Current" ja "Completed" liikkuvuudet tietovarastoon
(Aalto DW) MoveONista. Vaihtopäivät täsmennetään
vaihdon päätyttyä "paluulomakkeen" tietojen
pohjalta.
Peppiin tallennetuista tiedoista (henkilö-, opinto-oikeus-&
liikkuvuusjaksotiedot) luodaan Virta-aineisto (XML) oman
Raporttipalvelun avulla
-II-
Tiedot yhdistyvät tiettyjen tietoavainten
(esim. opisk.nro) perusteella tietovarastossa
automaattisesti
Aineisto siirretään tietokantayhteyttä käyttäen
Virtaan joka yö -> automatisoitu ja ajastettu
prosessi
-II-
MoveON+Oodi
Vir
ta-a
inei
sto
n m
uo
do
stu
min
en Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Henkilötiedot ym. tietovarastoon Oodista
Siirtyvät automaattisesti Virtaan joka yö
(suunniteltu)
Pepissä liikkuvuusjaksot- lähtevät: kun apuraha
maksettu- saapuvat: kun luodaan
opiskeluoikeus&-nro
Muutokset/peruutukset Virta-tietoihin
Muutokset tehdään MoveONiin.
Ei jatkuvaa ja automaattista tiedonsiirtoa MO:n ja Oodin
välillä
Muutokset tehdään Mobiin. Liikkuvuusjaksojen tiedot
päivittyvät automaattisesti Mobista Peppiin 2h välein
-II-
Lähtevillä liikkuvuuden peruutukset kirjataan
MoveONiin
Peruutukset kirjataanMobiin. Peruuntunut
liikkuvuusjakso poistuu automaattisesti Pepistä.
-II-
MoveON+Oodi
Tiet
oje
n y
lläp
ito
Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
Saapuvilla peruutukset kirjataan MoveONiin ja opinto-oikeus perutaan
Oodissa käsin (suunniteltu)Saapuvien opinto-oikeus suljetaan Pepissä käsin.
Seuranta ja virheiden korjaaminen
Virheitä pääsee katsomaan raportilta
Siirtymisen onnistumista ja virhe- ja poikkeustilanteita
seurataan validointiraporteilla
-II-
Korjauksia tehdään yleisimmin liikkuvuustietoihin
MoveONissa
-II-
-II-
MoveON+Oodi
Tied
ot
Vir
rass
aMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi
(suunniteltu)
Seurannassa mm. - Iiikkuvuusjaksojen löytyminen- useampi päällekkäinen jakso- virheellinen koulutusmuoto- jakso ei op.oikeuden sisällä- saapuvilla puuttuva hetu
tai liikkuvuusjakso
Virtaan vaadittujen tietojen lähteet
Tieto MoveONista Oodista
Opiskelijanumero (avain järjestelmien välillä)
x x
Opiskelijan nimet, sukupuoli, kansalaisuus
x
Henkilötunnus X jos on
Opintojen taso saapuville lähteville
Koulutusala x
Liikkuvuusjakson päivät -> kesto
x
Liikkuvuuden suunta, maa, ohjelma ja tyyppi
x
Tiedonsiirto liikkuvuudenhallintajärjestelmästä
Mobility Tool+:aan
Tiedonsiirto Mobility Tooliin
31%
12%
3%
30%
3%
21%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%
Syöttämällä tiedot yksitellen manuaalisesti
Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomallasiirtotiedostolla
Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomallasiirtotiedostolla, jota täydennetään…
Kokonaan manuaalisesti täytetylläsiirtotiedostolla
Osa siirtotiedostolla ja osa käsin syöttämällä.Selvennä, mitkä liikkuvuustiedot siirretään…
Muu, mikä?
En tiedä / en hoida Mobility Tool -siirtoja
Vastaajia 33
Enemmistö SMS & SMP siirtotiedostolla,
STA & STT käsin
SMS käsin täytetyllä siirtotiedostolla,SMP, STA & STT käsin
Tiedonsiirto Mobility Tooliin
• MoveON→Mobility Tool (Oamk, Aalto)
• SoleMOVE→Mobility Tool (Laurea)
• Mobility-Online →Mobility Tool (Metropolia)
Mobility Tool –tiedonsiirtoMoveON
Oamk
Mitä siirretään, miten ja milloin?• Eurooppalaisen liikkuvuuden opiskelijat ja harjoittelijat MoveONin
siirtotiedostoilla (myös yksittäiset liikkujat)• Siirretään aina, kun uusia apurahoja on maksettu ja väli- ja loppuraportin yhteydessä.
• Eurooppalaisen liikkuvuuden opettajat ja henkilöstö vielä toistaiseksi käsin, mutta tarkoitus on siirtyä näissäkin siirtotiedostosiirtoon ensi lukuvuonna• Siirretään, kun uusia apurahoja on laskettu, vuodenvaihteessa ja väli- ja
loppuraportin yhteydessä
• Globaalissa liikkuvuudessa tiedot viedään MT:iin toistaiseksi käsin johtuen liikkujien pienistä määristä ja monimutkaisista apurahasäännöistä (yleensä vain 1 - 2 henkilöä kerrallaan)• Globaalin liikkuvuuden liikkujat syötetään sitä mukaa kuin apurahasopimuksia
tehdään.
• Voitaisiin siirtää myös MoveONin siirtotiedostolla, mutta toistaiseksi emme ole tallentaneet KA107-apurahasääntöjä MoveONiin
Siirtotiedosto – Perustiedot kuntoon
• MoveONiin tallennetaan Erasmus+ -rahoitussopimuksen perustiedot, jolloin ne siirtyvät suoraan siirtotiedostoon
• Samanaikaisesti voi olla tallennettuna yhden KA103- ja yhden KA107-hankkeen perustiedot
• Useampaa KA107-hanketta raportoitaessa pitää perustiedot muuttaa jokaisen eri hankkeen siirtotiedostoa varten
Siirtotiedosto – Perustiedot kuntoon
• Rahoitustyypit tallennetaan MoveONiin• Funding: esim. Erasmus+ SMS 2017/18; Erasmus+ SMP 2017/18, STA, STT…
• Kauden alku- ja loppupäivämäärät
• Voi seurata myös rahoitustoteumaa
Siirtotiedosto – Perustiedot kuntoon
• Tallennetaan apurahasäännöt • voi olla useita, esim. eri maaryhmille omansa.
• voivat sisältää aikaan perustuvia osia ja könttäsummia
• myös minimi- ja maksimikestot
Siirtotiedosto – Liikkuvuustiedot ja apurahan laskenta• Apurahoja voi laskea yksitellen tai massana (jolloin yhden
apurahasäännön puitteissa maksettavat apurahat voi laskea kerralla)
• MoveON ”osaa” laskea ja pyöristää apurahat samalla tavalla kuin Mobility Tool+(lisätoimintoErasmus calculation)
Siirtotiedosto - Muodostaminen• Siirtotiedosto koostetaan Erasmus+ -apuraharahoituksen alle allokoiduista
apurahoista (planned / actual).
• Hakee tietoja useasta eri MoveONin taulusta: External institutions (esim. PIC, Org. ID yms.), Persons, Stays (pvm:t, ISCED), Grant (kk-apuraha), Erasmus (projektikoodit).
• MoveONissa on oma Error report, joka tarkistaa Mobility Tooliin siirrettävät pakolliset tiedot.
• Tarvittavat korjaukset tehdään MoveONiin, ei siirtotiedostoon →myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen.
• Itse siirtotiedostoa ei tarvitse erikseentäydentää tai korjailla (paitsi ehkäDisadvantaged background ja Special needs–liikkujien osalta).
• Ei kuitenkaan tunnista liian suuria/pieniä apurahoja
Siirtotiedosto - Muodostaminen
Siirtotiedosto - Lataaminen
• MoveONin mukaan virheetön siirtotiedosto menee ”lähes kivuitta” sisään Mobility Tooliin ☺
• PAITSI: jos osa organi-saatioista on syötetty käsinja osa siirtotiedostolla, voi tulla virheilmoitus ”Another organisation exists in the project with different ID andthe same PIC”→ Organisation ID täytyykorjata joko MoveONissa tai Mobility Toolissa
Mobility Tool –tiedonsiirtoSoleMOVE
Laurea
Mitä siirretään, miten ja milloin
• Erasmus+ eurooppalainen liikkuvuus siirretään kaikki siirtotiedostolla• Yhdellä tiedostolla kaikki opiskelijat, sekä vaihdot että harjoittelut
• Toisella tiedostolla kaikki henkilöstö
• Siirrot tehdään vähintään 4 kertaa vuodessa
• Globaalin liikkuvuuden liikkujat kirjataan käsin• Liikkujamäärät huomattavasti pienemmät
• Myös saapujia
• Käytännössä kuitenkin myös globaalien liikkujien tiedot voitaisiin viedä samoilla siirtotiedostoilla
• Tiedot kirjataan MT:iin heti kun liikkuvuus varmistuu (grant agreement tehty)
Tietojen ylläpito SoleMOVEssa
• Siirtotiedoston vaatimia tietoja ylläpidetään eri osioissa SoleMOVEssa
• PIC-koodit yms. partnerien tiedoissa ->• Harjoittelupaikan tiedot opiskelijalta
• Liikkuvuuden tiedot hakemuksella• Apurahat haetaan ja hyväksytään erillisessäSoleGRANT-järjestelmässä• Keskustelee MOVEn kanssa mutta kuukausi-apuraha täydennetään MOVEn hakemuksellekäsin
• Alakoodit järjestelmän "taustatiedoissa"
Siirtotiedoston muodostaminen
• Järjestelmä poimii tiedostoon kaikki hyväksytyt lähtevien opiskelijoiden hakemukset, joiden vaihto-ohjelmana on Erasmus+
• Voidaan viedä myös alustavia tietoa, tiedot päivittyvät siirtojen myötä vanhojen päälle
Siirtotiedoston täydentäminen, tarkistettavia
• Tarkistetaan Field of education – järjestelmässä ollut käytössä 3-lukuisia koodeja joita MT ei enää hyväksy
• Täydennetään pakolliset if no PIC -kentät harjoittelukohteille (jos tietoja puuttuu)
• Lisätään Receiving city jos puuttuu (partnerit korjataan SoleMOVEen)
• Täydennetään puuttuvat Main instruction work/volunteering language
• Lisätään puuttuvat Monthly grant – sellaisia tapauksia joissa apurahaa ei vielä ole maksettu
• Tarkistetaan jos on perheellisiä tai special needs -tapauksia
Siirtotiedoston täydentäminen, korjattavissa
• Lisätään Grant agreement no
• Lisätään Sending organisation id
• Kopioidaan harjoittelupaikkojen nimet sarakkeisiin Receivingorganisation id ja Receiving organisation business name
• Lisätään kaikille Sending city
• Täydennetään ’0’ Non funded duration days
• Lisätään ’0’ Additional non-EU grant
• Lisätään ’NO’ Draft mobility
Siirtotiedoston korjaaminen error login mukaan
• Yleensä vaatii noin 3-6 yritystä ja erehdystä ennen kuin tiedosto menee Mobility Tooliin sisään, välissä enemmän tai vähemmän korjaamista
• Useimmiten korjaamista on mm. Erasmus- ja PIC-koodeissa ja niiden yhdistelmissä
• Lisäksi korjaamista aiheuttavat erilaiset puuttuvat tai vääränlaiset koodit
• Kun tarvittavat korjaukset tehdään SoleMOVEen, niin myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen
Mobility Tool –tiedonsiirto / MOBILITY-ONLINE – Metropolia AMK• Välimalli MoveONin ja SoleMOVEn välillä
• Ei pakko laskea Mobin laskurilla apurahoja, siirtotiedoston saa ulos ilmankin
• Kaikkia tietoja ei saa kuitenkaan luotettavasti sellaisenaan: käsin täydennämme mm.• Previous Erasmus Months – opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa
• Receiving Organisation City - opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa
• Field of Education – alakoodit kerätty eri muotoon
• Main Language – kielikoodit kerätty eri muotoon
Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 1
• Puutteet tiedon määrässä ja laadussa• Kattavuus: joskus vaikea löytää kaikkia toimijoita, joilla tiedossa liikkuvuuksia
• Standardimuoto: kampukset / ryhmät, joille ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää - tieto on eri tavoin organisoitua ja puutteellista -> käsin muokkaus
• Tietoa kerätty liikkuvuusjärjestelmässä eri kenttiin / eri muodossa -> käsin yhdistäminen
• Virta-tiedonkeruu vaatii korkeakoulussa eri toimijoiden yhteistyötä• Tiedonkulku: eri ihmiset hoitavat eri osuudet - miten pitää kaikki ajan tasalla?
• Kokonaiskuva ja vastuiden määrittely: "Kaikissa järjestelmissä on eri vastuutahot, ja kenelläkään ei ymmärrystä kokonaisuudesta" , jääkö jokin ohjeistamatta / tarkastamatta?
• Riippuvuus muiden aikatauluista
• Puutteelliset ja/tai toimimattomat rajapinnat järjestelmien välillä
• Jos ei tiedonkeruussa tai -siirrossa automaatiota• Kahden eri järjestelmän ylläpitämisen haaste, peruneiden poistot käsin jne• Inhimillisten virheiden riski (niin koordinaattorilla kuin opiskelijoilla)• Siirtotiedostoilla siirrettäessä hidas päivitystiheys
• Yhdestä liikkuvuusjärjestelmästä raportoidaan eri raportointeihin samaa tietoa eri muodossa• käsityö lisääntyy (koodien muuttamista yms.)• ei vertailukelpoisia listoja (esim. OPH:n tiedonkeruu karsii alle 5pv-matkat:
järjestelmissä myös 2-4pv matkoja, saapuvat tuplatutkarit jne)
• Tuleviin muutoksiin varautuminen lähes mahdotonta• Johtaa jopa tällä hetkellä turhan tiedon keräämiseen, varmuuden vuoksi• Vrt. GDPR - ylimääräistä tietoa ei saisi kerätä
Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 2
• Erasmus-sopimusliitteet uusitaan kovin myöhään suhteessa muuhun vaihdon aikatauluun; uusiin tiedonkeruutarpeisiin ei ehditä varautua• -> käsityötä tai arvailua raportointivaiheessa...
• Mobility Toolissa ei voi erotella esim. eri koulujen/tiedekuntien liikkuvuuksia - tähän toiveita muutoksesta tulevaisuudessa?
• Toolin siirtotiedoston kankeus vs. käsinsyöttö: käsinsyöttäessä voi syöttää myös osin puutteellisia liikkuvuuksia (Draft). • Siirtotiedostossa pitää olla kaikki tiedot oikein, tai ainakaan ei ole tietoa, mitkä
tiedot ovat pakollisia ja mitkä eivät, jotta voisi tallentaa liikkuvuuksia draft-muotoon siirtotiedostolla.
Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 3 / Tool
Hyviä käytäntöjä - VIRTA• Selkeä prosessi ja päivitetty ohjeistus toimijoille, mitä tietoja tarvitaan jne
• Luodaan erillinen ”tilastointilomake” tapauksille, joiden liikkuvuusprosessiin ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää; lomaketta käytetään ympäri vuoden ja sen täyttäminen yhdistetään muihin prosesseihin
• Erillinen lomake/lomakkeet lyhyille liikkuvuuksille, jotka eivät mene normaalin vaihtoprosessin mukaan.
• Mahdollisuus: integraatiot muihin järjestelmiin; järjestelmien kilpailutuksissa ja rakentamisessa huomioidaan jo tilastointi- ja integraatiotarpeet
• Tiedonsiirto Virtaan sujunut hyvin, koska on voitu sopia kotimaisten järjestelmätoimittajien kanssa määrittelyistä yms (esim. Oodi)
• Validointiraportit: tiedonkeruun mahd. virhemerkinnät jäävät kiinni ajoissa
• Hyviä vinkkejä yleisöstä Virta-tiedonkeruun onnistumiseen? TAMK? SAMK?
• MT on kehittynyt vuosien varrella ja tuottaa nykyään OK dataa liikkuvuuksista
• Siirtotiedostojen käyttö on koettu kyselyn perusteella korkeakouluissa joko sujuvana tai työläänä (riippuu ilmeisesti liikkujamääristä); "käsinsyöttäminen on loppujen lopuksi vaivattomin tapa"
• Liikkuvuustietojärjestelmän oma siirtotiedoston virheloki, jolla löytää ilmiselvät virheet jo ennen tiedoston lataamista Mobility Tooliin (esim. MoveON)• Mistä järjestelmistä löytyy?
• "Kokeilu - erehdys -periaatteella oppii käyttämään siirtotiedostoa"
• "Nopeampaa syöttää SMP, STA ja STT yksitellen suoraan Tooliin. Yleensä SMS viedään siirtotiedostona."
• Miten voisimme jakaa hyviä vinkkejä tähän? FB-ryhmät?
Hyviä käytäntöjä - Mobility Tool
Yhteenveto
• Erilaisten järjestelmien ja niiden yhdistelmien runsaus – aina ei ole helppoa löytää keskustelukumppania, jolla olisi täsmälleen samat järjestelmät• Järjestelmiä myös käytetään eri tavalla
• Eroja on enemmän liikkuvuudenhallintajärjestelmien sisällä ja Mobility Tool -siirtokäytännöissä kuin Virta-siirroissa• Virtaan siirretään samaa dataa järjestelmästä riippumatta.• Mobility Toolin siirtotiedostot muodostetaan eri tavoilla eri järjestelmissä
• Yhteistyö ja toimintatapojen benchmarkkaus parhaat tavat kehittää ohjelmistoja (käyttäjien kesken ja järjestelmien välillä)
• Jatketaan keskustelua!
Keskustelua ja kommentteja sessiossa• VIRTA-virheraporttien tarkastelu: miten tehdään? Korkeakoulun Virta-yhdyshenkilöltä saa
raportteja tarkasteltavaksi tai tietohallintoon toimitetaan kv-toimistosta lista liikkuvuuksista, jotka pitäisi olla tilastoituina.
•"Automaattinen" VIRTA-siirtokin: tiedoissa virheitä paljon, työläs manuaalinen tarkastus
•Voiko MoveON määrittää pienemmän apurahan kuin mitä päivät antaisivat, jos esim. Opiskelija ei suorittanut tarpeeksi opintopisteitä koulun sääntöjen mukaan? Ei ole rakennettu tällaista mahdollisuutta MoveONin sisälle.
•Pitääkö Solemoven toimittajan tekemistä muutoksista siirtotiedostoon maksaa erikseen? Ei tällä hetkellä pienissä korjauksissa. Toimittaja on ollut kehitystehtävissä aktiivinen ja kommunikoinut käyttjien kanssa.
•SoleMoven käyttäjäverkostossa tuetaan toisiaan toimintojen käytössä - best practises prosessien hallinnassakin keskustelussa. Yhteiset toiveet järjestelmän toimittajille.
•EU Survey ei Laureassa lähde henkilöstölle kovin usein, koska siirtotiedosto viedään MobilityTooliinvain n. 4 krt vuodessa -> massamuistutukset Surveyn tekemisestä MT:stä kaikille siirtojen sen sijaan.
•Ongelmana VIRTA-siirroissa: korkeakoulun sisällä tieto ei kulje: Esim. Opintohallinnon hallussa myös kv-tiedonsiirto, jolloin voi jäädä liikkuvuuksia puuttumaan. CSC: tavoite on että Virrassa olisi ajantasaista tietoa; ei vain varmistunut tieto liikkuvuudesta vaihdon loputtua. Kelakin saa tiedon Virrasta, joten se olisi hyvä olla siellä jo ennen vaihdon alkua.
KIITOS!
Sami.Niemela@oamk.fiJenni.Leinonen@metropolia.fi
Riikka.Jaaskelainen@aalto.fi
Mari.Pohjola@oph.fi
Muistakaa antaa palautetta kevätpäivien lomakkeen kautta! =)