Elektronisk arkivVærnesregionen barneverntjeneste

Gunbjørg Furunes Baar Barnevernleder

Bente Kyllo Tollefsen Barnevernkonsulent/systemansvarlig

Tove Berg Fornes Merkantil/systemansvarlig

Vår tjeneste

Interkommunal tjeneste med 5 kommuner,

i både Nord- og Sør-Trøndelag

Tydal kommune 860 innbyggere (ST)

Selbu kommune 4050 innbyggere (ST)

Meråker kommune 2500 innbyggere (NT)

Frosta kommune 2600 innbyggere (NT)

Stjørdal kommune 22900 innbyggere (NT)

Til sammen 32 910 innbyggere

• Vi har oppmøtested i alle kommunene

• På Stjørdal har vi også ansvar for Enslige mindreårige

• Antall ansatte

– Barnevern 28 stillinger

– Enslige mindreårige 6,2 stillinger

• Nettverksorientert (både familie, privat og offentlig nettverk)

– Familieråd

– Flipovermetoden v/ungdom

– Egen modell i akuttsaker m/nettverksfokus

– Undersøkelsesmøter

• Familia siden 2006

Hvorfor elektronisk arkiv?

• Mange ulike fagsystem i kommunene med ulik arkivering

og mye etterarbeid

• Arkiv hadde ønske om en forenklet hverdag med

elektronisk arkiv på flere fagfelt

• Arkivleder forespurte om hvem i kommunen som først

ønsket å starte opp: Det ønsket vi!

Prosjektgruppe

• Arkivleder (Leder for gruppen)

• Konsulent fra IT-avdelingen

• Ledelsen og systemansvarlige fra barneverntjenesten

• Visma

3 møter i prosjektgruppen

• Første møte: 19.04.13

• Tekniske krav og oppgraderinger i Familia

• Hvordan komme i mål med ferdigstilling av

dokumenter og bestilling av script fra Visma

• Laget framdriftsplan

• Arkivinstruks for barnevern

• Ferdigstilling av scanner og kabler

• Gjennomgang av sjekkliste

• Elektronisk arkiv: Ephorte – Familia

Planlagt dato for oppstart

01.10.13

Arbeidsoppgaver for ansatte i

barneverntjenesten Frist 01.07.13

• Rydde i alle aktive papirmapper

• Ferdigstille alle dokumenter

• Rydde huskelisten på Familia

• Rydde feilregistreringer

Avklaringer internt• Famila eller Ephorte?

• Inngående post: hva skal hvor?

• Postmappen til underskriving av leder?

• Elektronisk godkjenning av leder

• Må alt arkiveres i arkivkjernen?

• Gjennomgang og kvalitetssikring av alle maler og

endring til elektronisk underskrift

Uke 39/2013

• Hele uken uten avtaler

– Alle prioriterte elektronisk arkiv

– Gjennomførte ukeplan over hva som skal gjøres fra dag til dag

• Avsluttet rydding av fysiske arkiv i alle 5 kommunene

• Prioriterte å ferdigstille aktive saker

• Informasjonsmøte status på tirsdag

• Flere kvelder med overtid for mange ansatte

• Opplæring ved Visma og oppstart samme dag

Scanning av dokumenter:

• Merkantil åpner post og hver sak/dokument får et

skilleark

Scanning av dokumenter:

• Merkantil åpner post og hver sak/dokument får et

skilleark

• Dokumentene scannes og kvalitetssikres av Merkantil på

scanner, før overføring til Familia

• Merkantil henter opp dokumentene i

Dokumentregistrering i Familia

• Merkantil registrerer kun på en klient

• Saksbehandler finner «posten» sin i Huskelisten, leser

posten sin der, og eventuelt kopierer brevet til søsken

• Saksbehandler ansvarlig for at riktig dokument blir

registrert på rett klient/søsken

Helsefremmende med

elektronisk arkiv

• Ingen dokumenter på avveie

• Nesten ikke underskriving av dokumenter

• Ikke stempling av inngående post

• Ingen arkivering

• Alle dokumenter lett tilgjengelig

– Og praktisk når vi er interkommunal

Epost:

postmottak@varnesregionen.no