Værnesregionen barnevern, presentasjon for Visma 2014.09.25
-
Upload
stjordal-kommune -
Category
Services
-
view
120 -
download
1
description
Transcript of Værnesregionen barnevern, presentasjon for Visma 2014.09.25
Elektronisk arkivVærnesregionen barneverntjeneste
Gunbjørg Furunes Baar Barnevernleder
Bente Kyllo Tollefsen Barnevernkonsulent/systemansvarlig
Tove Berg Fornes Merkantil/systemansvarlig
Vår tjeneste
Interkommunal tjeneste med 5 kommuner,
i både Nord- og Sør-Trøndelag
Tydal kommune 860 innbyggere (ST)
Selbu kommune 4050 innbyggere (ST)
Meråker kommune 2500 innbyggere (NT)
Frosta kommune 2600 innbyggere (NT)
Stjørdal kommune 22900 innbyggere (NT)
Til sammen 32 910 innbyggere
• Vi har oppmøtested i alle kommunene
• På Stjørdal har vi også ansvar for Enslige mindreårige
• Antall ansatte
– Barnevern 28 stillinger
– Enslige mindreårige 6,2 stillinger
• Nettverksorientert (både familie, privat og offentlig nettverk)
– Familieråd
– Flipovermetoden v/ungdom
– Egen modell i akuttsaker m/nettverksfokus
– Undersøkelsesmøter
• Familia siden 2006
Hvorfor elektronisk arkiv?
• Mange ulike fagsystem i kommunene med ulik arkivering
og mye etterarbeid
• Arkiv hadde ønske om en forenklet hverdag med
elektronisk arkiv på flere fagfelt
• Arkivleder forespurte om hvem i kommunen som først
ønsket å starte opp: Det ønsket vi!
Prosjektgruppe
• Arkivleder (Leder for gruppen)
• Konsulent fra IT-avdelingen
• Ledelsen og systemansvarlige fra barneverntjenesten
• Visma
3 møter i prosjektgruppen
• Første møte: 19.04.13
• Tekniske krav og oppgraderinger i Familia
• Hvordan komme i mål med ferdigstilling av
dokumenter og bestilling av script fra Visma
• Laget framdriftsplan
• Arkivinstruks for barnevern
• Ferdigstilling av scanner og kabler
• Gjennomgang av sjekkliste
• Elektronisk arkiv: Ephorte – Familia
Planlagt dato for oppstart
01.10.13
Arbeidsoppgaver for ansatte i
barneverntjenesten Frist 01.07.13
• Rydde i alle aktive papirmapper
• Ferdigstille alle dokumenter
• Rydde huskelisten på Familia
• Rydde feilregistreringer
Avklaringer internt• Famila eller Ephorte?
• Inngående post: hva skal hvor?
• Postmappen til underskriving av leder?
• Elektronisk godkjenning av leder
• Må alt arkiveres i arkivkjernen?
• Gjennomgang og kvalitetssikring av alle maler og
endring til elektronisk underskrift
Uke 39/2013
• Hele uken uten avtaler
– Alle prioriterte elektronisk arkiv
– Gjennomførte ukeplan over hva som skal gjøres fra dag til dag
• Avsluttet rydding av fysiske arkiv i alle 5 kommunene
• Prioriterte å ferdigstille aktive saker
• Informasjonsmøte status på tirsdag
• Flere kvelder med overtid for mange ansatte
• Opplæring ved Visma og oppstart samme dag
Scanning av dokumenter:
• Merkantil åpner post og hver sak/dokument får et
skilleark
Scanning av dokumenter:
• Merkantil åpner post og hver sak/dokument får et
skilleark
• Dokumentene scannes og kvalitetssikres av Merkantil på
scanner, før overføring til Familia
• Merkantil henter opp dokumentene i
Dokumentregistrering i Familia
• Merkantil registrerer kun på en klient
• Saksbehandler finner «posten» sin i Huskelisten, leser
posten sin der, og eventuelt kopierer brevet til søsken
• Saksbehandler ansvarlig for at riktig dokument blir
registrert på rett klient/søsken
Helsefremmende med
elektronisk arkiv
• Ingen dokumenter på avveie
• Nesten ikke underskriving av dokumenter
• Ikke stempling av inngående post
• Ingen arkivering
• Alle dokumenter lett tilgjengelig
– Og praktisk når vi er interkommunal
Epost: